Wrocław, dnia 15.05.2014 ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące wyboru ofert na usługę wynajmu sal szkoleniowych w związku z realizacją przez Kancelaria Projekty Europejskie. Mirosława Adamczak projektu Aby Romom żyło się lepiej Romengie kaj te dziwen fededyr, nr projektu: KSI POKL.01.03.01-00-655/13 realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 1.3.1. Projekty na rzecz społeczności romskiej, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu. 1. ZAMAWIAJĄCY Kancelaria Projekty Europejskie. Mirosława Adamczak, ul. Sudecka 74/28, 53-129 Wrocław, e-mail: adamczak@projektyeuropejskie.com.pl, tel. 71 79 28 030, fax. 71 79 28 029, osoba do kontaktu: Kamila Rudnicka 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zasada konkurencyjności dotycząca beneficjentów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zwolnionych z obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych. (Zasady Finansowania POKL w wersji z dnia 22.12.2011, pkt. 2.2.7.2 Zasada konkurencyjności) Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm). 3. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (CPV - WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ): 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 4. ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Szczegółowy zakres zamówienia obejmuje wynajem sali szkoleniowej we Wrocławiu i Kamiennej Górze w okresie ok. 14 miesięcy trwania rekrutacji, przygotowania IPD oraz wsparcia psychologiczno-doradczego, szkoleń i warsztatów w projekcie " Aby Romom żyło się lepiej Romengie kaj te dziwen fededyr Zakres obowiązków: 1) wynajem sali szkoleniowej we Wrocławiu i Kamiennej Górze w terminach wskazanych przez Zamawiającego, w okresie od 05.2014 do 06.2015 2) zagwarantowanie sali szkoleniowej o powierzchni odpowiedniej dla 10 osób z dodatkowym pomieszczeniem na przerwę kawową we Wrocławiu i Kamiennej Górze
3) zagwarantowanie w jednym czasie dwóch sal na przeprowadzenie rekrutacji i IPD, wyposażonych w miejsce dla psychologia/doradcy zawodowego i uczestnika 4) wynajem sali w godzinach i terminach ustalanych przez Zamawiającego 5) Minimalne wyposażenie sali szkoleniowej: 4 a) Wrocław: - stoliki z krzesłami dla min. 10 osób z możliwością dowolnego ustawienia stolików - laptop, - flipchart, - rzutnik, - ekran do rzutnika, 4b) Kamienna Góra: - stoliki z krzesłami dla min. 10 osób z możliwością dowolnego ustawienia stolików - laptop, - flipchart, 6) sala powinna znajdować się w bliskiej odległości od Biura Projektu znajdującego się we Wrocławiu przy ul. Sudeckiej 74/26 oraz w Kamiennej Górze. 5. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: 1) W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy dysponują salą spełniająca warunki wymienione w punkcie 4 zapytania ofertowego. 2) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 3) Nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, 4) Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciw obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 5) Wobec których sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, 6. WYMAGANE OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY Do przesłanej oferty należy obowiązkowo dołączyć nw. oświadczenia i dokumenty: 1) Załącznik nr 1 Formularz ofertowy - wypełniony i podpisany zgodnie z formą reprezentacji oferenta 2) Załącznik nr 2 Oświadczenie oferenta - wypełniony i podpisany zgodnie z formą reprezentacji oferenta
3) Załącznik nr 3 (Oświadczenie o braku powiązań) - wypełniony i podpisany zgodnie z formą reprezentacji oferenta. Uwaga! Niezłożenie wszystkich wymaganych oświadczeń i dokumentów zgodnie z opisem lub zmiana treści oświadczeń z Załączników nr 2 i 3 będzie skutkowała odrzuceniem oferty z powodu braku spełnienia kryteriów formalnych. 7. PRZYGOTOWANIE OFERT 1) Ofertę sporządza się w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. W przypadku sporządzania oferty w innym języku należy do wszystkich składanych dokumentów załączyć tłumaczenie na język polski, sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Waluta przedstawiona w ofercie: złoty polski. 2) We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczątkach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci zawierającego co najmniej oznaczenie nazwy firmy i siedziby. 3) Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 4) Oferta winna być przygotowana na Formularzu Ofertowym i złożona wraz z załącznikami od 2 do 3 do zapytania ofertowego. 5) Oferta i wszystkie załączniki do oferty stanowiące oświadczenia Oferenta winny być podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Oferenta oraz zawierać nazwę Oferenta lub pieczątkę nagłówkową firmy. 6) Ofertę należy złożyć w kopercie, zapieczętowanej w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczających jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Koperta winny być oznaczone następująco: Kancelaria Projekty Europejskie. Mirosława Adamczak, ul. Sudecka 74/28, 53-129 Wrocław Oferta na realizację usługi dotyczącej wynajmu sal szkoleniowych w projekcie pn.: " Aby Romom żyło się lepiej Romengie kaj te dziwen fededyr Nie otwierać przed 29.05.2014 7) W przypadku braku ww. danych Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia mogące wyniknąć z powodu tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia, a w przypadku składania oferty pocztą kurierską jej nieotwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. 8) Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. 9) Oferent jest związany z ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 10) Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania. 8. KRYTERIA WYBORU OFERTY I ICH ZNACZENIE Ocena ofert ma dwa etapy: a. Formalny, b. Merytoryczny.
Aby przejść do oceny merytorycznej, oferta musi zostać oceniona pozytywnie we wszystkich punktach oceny formalnej, przy czym możliwe jest uzyskanie oceny albo pozytywnej albo negatywnej (TAK/NIE). Tym samym, jeżeli któryś z punktów oceny formalnej zostanie oceniony negatywnie, oferta nie będzie podlegała ocenie merytorycznej. O dopuszczeniu oferty do oceny merytorycznej decydować będą następujące kryteria formalne: 1) przysłanie podpisanej oferty w formie papierowej na adres Zamawiającego; 2) przysłanie podpisanej oferty w terminie nieprzekraczającym ostatecznego terminu składania ofert podanego w ofercie, przy czym decyduje data wpływu oferty do siedziby firmy; 3) przysłanie podpisanych dokumentów i oświadczeń, zgodnych z punktem 6 zapytania, 4) zawarcie ceny brutto 1 godziny wynajmu sali szkoleniowej, odległości od Biura Projektu, terminie płatności oraz terminów rezerwacji na Formularzu Ofertowym; 5) przysłana oferta obejmuje całość usług, nie jest ofertą wariantową ani częściową O wyborze oferty decydować będą następujące kryteria merytoryczne: 1) Cena brutto 1 godziny usługi wynajmu Sali szkoleniowej waga 50% ( 50 pkt.) Najniższa oferowana cena za usługę X 50 Oferowana cena brutto za usługę 2) Odległość Sali szkoleniowej od siedziby Biura Projektu waga 25% (25 pkt.) Najbliższa odległość od BP X 25 Odległość od BP 3) Termin płatności 20% (20 pkt.) Oferowany termin płatności za usługę X 20 Najdłuższy oferowany termin płatności 4) Termin z jakim wyprzedzeniem należy rezerwować salę 5% (5 pkt) Najkrótszy termin rezerwacji X 5 Oferowany termin rezerwacji Maksymalna ilość punktów: 100 9. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT
Zapytanie ofertowe obejmuje okres od 15.05.2014r. do 29.05.2014 do godz. 16:00 Oferty należy dostarczyć osobiście, kurierem lub pocztą na adres: Kancelaria Projekty Europejskie. Mirosława Adamczak, ul. Sudecka 74/28, 53-129 Wrocław do dnia 29.05.2014 do godz. 16.00 10. WYBÓR WYKONAWCY I OGŁOSZENIE WYNIKU POSTĘPOWANIA W terminie 10 dni roboczych od dnia zamknięcia postępowania ofertowego, Zamawiający wybierze najlepszą Ofertę i powiadomi mailowo o wynikach wszystkich Oferentów przystępujących do zamówienia. 11. INNE a. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od podpisania umowy w przypadku nie zaakceptowania przez oferenta wzoru umowy. Ze względu na fakt, iż niniejsza usługa realizowana jest w ramach projektu współfinansowanego z EFS Zamawiający informuje, że umowa z oferentem zawierać będzie następujący warunek: I. możliwość zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku ewentualnych zmian we wniosku o dofinansowanie projektu wprowadzonych w okresie jego realizacji; b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny lub do zamknięcia postępowania bez wyboru oferty; c. Do upływu terminu składania ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego Zapytania ofertowego; d. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia w tekście zapytania ofertowego oczywistych pomyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta. W terminie 1 dnia od dnia zawiadomienia Oferent może nie zgodzić się na poprawienie w treści oferty oczywistych pomyłek pisarskich, w takim przypadku jego oferta podlega odrzuceniu i nie podlega ocenie formalnej ani merytorycznej. e. Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia zgodności stanu faktycznego z opisem zawartym w ofercie. 12. ZAŁĄCZNIKI
Do zapytania dołączono następujące załączniki, które stanowią jego integralną część: Zał. 1. Formularz Ofertowy Zał. 2. Oświadczenie oferenta; Zał. 3. Oświadczenie o braku powiązań;. ( miejscowość, data ). (podpis, pieczątka)
FORMULARZ OFERTOWY Na podstawie treści zapytania ofertowego na wynajem sal konferencyjnych ze sprzętem na potrzeby realizacji szkoleń w projekcie Opiekun Aby Romom żyło się lepiej Romengie kaj te dziwen fededyr nr projektu KSI POKL.01.03.01-00-655/13 podejmuję się wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z dobrą praktyką, wiedzą, obowiązującymi przepisami oraz należytą starannością i składam ofertę w postępowaniu ofertowym na realizację usługi dotyczącej wynajmu sal szkoleniowych I. Dane Oferenta Nazwa Oferenta:... Osoba do kontaktu... Siedziba... NIP... Numer z właściwego rejestru (np.: REGON lub KRS). Numer telefonu:... Numer faksu... E-mail... II. Cena ofertowa Łączna cena brutto za 1 godzinę świadczenia usług wymienionych w punkcie 4 zapytania ofertowego (zł):. słownie.. III Lokalizacja Sali szkoleniowej:......... IV Opis wyposażenia Sali:...... V Termin płatności.
VI Termin z jakim wyprzedzeniem należy rezerwować salę:.. VII Załączniki: Zał. 1. Formularz Ofertowy Zał. 2. Oświadczenie oferenta; Zał. 3. Oświadczenie o braku powiązań;. ( miejscowość, data ). (podpis, pieczątka)
Zał. 2. Oświadczenie oferenta Niniejszym oświadczam, że: 1. Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności wymagane ustawowo, 2. Posiadam niezbędną wiedze i doświadczenie do wykonania zamówienia oraz potencjał Techniczny, 3. Znajduje sie w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia 4. W ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania nie wyrządziłem szkody, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie 5. Nie otwarto wobec mnie likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 6. Nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych 7. Jako wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 8. Sąd nie orzekł wobec mnie zakazu ubiegania sie o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźba kary. 9. Zapoznałem się z treścią zapytania i akceptuję przedstawione warunki; 10. Przysłana oferta obejmuje całość usług, nie jest ofertą wariantową, częściową ani wspólną; 11. W przypadku udzielenia zamówienia zobowiązuję się do zawarcia umowy na warunkach wskazanych przez Zamawiającego; 12. w przypadku udzielenia zamówienia zobowiązuję się do zawarcia umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego; 13. w przypadku udzielenia zamówienia zobowiązuję się do realizacji usługi w terminie, miejscu i ilości określonej przez Zamawiającego; 14. zapoznałem się w sposób wystarczający i konieczny ze szczegółowym zakresem zamówienia zawartym w zapytaniu oraz wszystkimi informacjami niezbędnymi do zrealizowania zamówienia, a nieznajomość powyższego stanu nie może być przyczyną dodatkowych roszczeń finansowych. Oświadczam, że wszystkie podane wyżej informacje oraz wszystkie załączone do niniejszej oferty dokumenty i oświadczenia są zgodne z prawdą.
... Podpis i pieczęć... Data i miejsce Zał. 3. Oświadczenie o braku powiązań Oświadczam, że nie zachodzą okoliczności dotyczące powiązań osobowych lub kapitałowych, w tym w szczególności na: 1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; pomiędzy (pełna nazwa oferenta):... a Kancelaria Projekty Europejskie. Mirosława Adamczak... Podpis i pieczęć... Data i miejsce