Urząd Miejski w Gliwicach Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego KAW.1711.4.4.2012 Gliwice, 11.10.2012 r. nr kor. UM-488051/2012 PROTOKÓŁ KONTROLI I. Dane dotyczące jednostki kontrolowanej. 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej:, ul. Kościuszki 17, 44-100 Gliwice. 2. Nazwa i adres organizatora: Miasto Gliwice, ul. Zwycięstwa 21, 44-100 Gliwice. 3. Osoba upoważniona do reprezentacji jednostki kontrolowanej: pani Grażyna Lazar Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gliwicach. II. Dane dotyczące przebiegu kontroli. 1. Podstawa prawna przeprowadzania kontroli: zarządzenie nr KAW.1711.4.4.2012 z 20 sierpnia 2012 r. 2. Przedmiot kontroli: Ustalenie wysokości osiągniętych wpływów i wydatków w 2011 r. 3. Termin przeprowadzenia kontroli: od 27 sierpnia do 30 sierpnia 2012 r. 4. Przeprowadzający kontrolę: Arkadiusz Allamoda, Joanna Faron. 5. Metodyka prowadzenia kontroli: ustaleń w protokole kontroli dokonano na podstawie ewidencji księgowej, wyciągów bankowych i raportów kasowych. Podstawy kontroli nie stanowiły dokumenty źródłowe. III. Ustalenia kontrolne. 1. Podstawy prawne funkcjonowania jednostki jest samorządową instytucją kultury działającą na podstawie: ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (jt. Dz. U. z roku 2012 poz. 642), ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (jt. Dz. U. z roku 2012 poz. 406), statutu nadanego uchwałą nr XXI/430/2012 Rady Miejskiej w Gliwicach z 28 czerwca 2012 roku w sprawie nadania statutu Miejskiej Bibliotece Publicznej w Gliwicach. U r z ą d M i e j s k i ul. F r e d r y 6 4 4-1 0 0 G l i w i c e s e k r e t a r i a t w y d z i a ł u K A W t e l. ( 3 2 ) 2 3 9-9 2-6 3
2. Stan i obroty środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz w kasie Zgodnie z pisemną informacją głównego księgowego (zał. nr 1) Miejska Biblioteka Publiczna posiada następujące rachunki bankowe: 1) rachunek bieżący 40 1050 1285 1000 0002 0211 2819, 2) rachunek OKO 39 1050 1285 1000 0022 8355 0768, 3) rachunek ZFŚS 93 1050 1285 1000 0002 0211 2835, 4) rachunek Lokata ecall 67 1050 1285 1000 0023 0822 8325. Na podstawie przedstawionych wyciągów bankowych, rachunków bankowych oraz raportów kasowych stan i obroty środków pieniężnych w roku 2011 (zał. nr 2) przedstawiały się następująco: Rodzaj ewidencji Stan na 01.01.2011 Suma wpływów Suma wydatków Stan na 31.12.2011 Rachunek bieżący 76 084,37 6 662 924,90 6 710 839,98 28 169,29 Rachunek OKO 29 781,96 621 380,45 540 036,00 111 126,41 Rachunek ZFŚS 8 700,68 315 575,56 309 112,74 15 163,50 Rachunek lokata ZFŚS 10,00 111 098,22 111 108,22 0,00 Kasa 2 440,35 111 924,07 109 829,58 4 534,84 Kasa ZFŚS -0,03 14 280,03 14 280,00 0,00 razem 117 017,33 7 837 183,23 7 795 206,52 158 994,04 przepływy pomiędzy rachunkami (zał. nr 2) 1 643 609,08 1 643 609,08 zwrot niewykorzystanych zaliczek (konto 234) 7 556,22 7 556,22 Wpływy i wydatki po eliminacji wewnętrznych przepływów 6 186 017,93 6 144 041,22 3. Stan i rodzaj należności i zobowiązań na początek oraz koniec roku Na podstawie ewidencji księgowej (zał. nr 3) oraz sprawozdawczości finansowej (zał. nr 4) stan należności na początek i koniec roku 2011 wynosił: Rodzaj należności 01.01.2011 31.12.2011 201 rozrachunki z czytelnikami (wydanie karty, duplikatu karty, usługi ksero, internet, wydruki, kary za zgubienie książki), rozrachunki z odbiorcami (wynajem sal, czynsz najmu, katalogi, 2 313,05 2 676,10 ksero) 202 rozrachunki z dostawcami 60,00 60,00 234 pozostałe rozrachunki z pracownikami z tytułu pożyczki ZFM, zaliczek 116 332,00 88 974,00 240- kaucje, potrącenia z wynagrodzeń 121,35 121,35 300- materiały w drodze (rozliczenie zakupu) 2 090,59 2 129,22 Razem 120 916,99 93 960,67 Razem zmiana stanu należności - 26 956,32 Na podstawie ewidencji księgowej (zał. nr 3) oraz sprawozdawczości finansowej (zał. nr 4) stan zobowiązań na początek i koniec roku 2011 wynosił: Rodzaj zobowiązań 01.01.2011 31.12.2011 202- rozrachunki z dostawcami z tytułu zakupu książek, prenumeraty, mediów, wyposażenia, środków trwałych, 19 099,23 11 578,71 materiałów biurowych, usług 225- rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu pobranej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych 26,00 0,00 2
Rodzaj zobowiązań 01.01.2011 31.12.2011 229- rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, fundusz pracy, PFRON 4 685,00 4 946,00 231- rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń 0,00 4,53 240- kaucje, potrącenia z wynagrodzeń 18 553,00 13 143,00 850- środki ZFŚS 125 039,65 104 134,50 300-dostawy niefakturowane (rozliczenie zakupu) 27 428,78 26 496,75 Razem 194 831,66 160 303,49 Razem zmiana stanu zobowiązań - 34 528,17 4. Przychody oraz koszty 2011 roku, w tym nie ujęte w rachunku zysków i strat Zgodnie z ewidencją księgową oraz rachunkiem zysków i strat (zał. nr 3 i 4) struktura przychodów w roku 2011 kształtowała się następująco: Źródło przychodów Nr konta Rodzaj przychodów Dotacje od organizatora 740 Dotacja podmiotowa 5 992 038,85 Dotacje obce 740 Dotacje Fundacji Orange i Biblioteki Narodowej 82 958,91 700 Sprzedaż usług (produktów) 153,80 740 Otrzymane darowizny 475,00 Przychody własne 740 Kary należne 45 529,12 740 Inne 25 967,46 760 Przychody finansowe (z tytułu odsetek od depozytów i najmu) 6 387,50 Przychody 740 Dary rzeczowe 26 942,00 niefinansowe 740 Odpis z tytułu sfinansowania amortyzacji 72 417,50 Razem 6 252 870,14 Wykaz wpływów do jednostki nie ujętych w przychodach (zał. nr 5): Rodzaj przychodów Dotacja inwestycyjna od organizatora ujęta na koncie 800 13 663,02 Dotacja podmiotowa od organizatora (wykorzystana na zakup środków trwałych ujęta na koncie 800) 7 961,15 Zmiana stanu należności 26 956,32 Razem 48 580,49 Wykaz przychodów odniesionych na rachunek zysków i strat nie związanych z wpływem środków pieniężnych w 2011 r. (zał. nr 3, 4 i 6): Rodzaj przychodów Dary rzeczowe 26 942,00 Pokrycie amortyzacji 72 417,50 Razem przychody nie stanowiące wpływów 99 359,50 Wg ewidencji księgowej (zał. nr 3) struktura kosztów w roku 2011 następująco: kształtowała się Nr konta Rodzaj kosztów 401* Zużycie materiałów i energii 593 663,19 402* Usługi obce 756 061,09 3
Nr konta Rodzaj kosztów 403 Podatki i opłaty 63 031,00 404 Wynagrodzenia 3 356 988,20 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 697 607,08 406* Zakup amortyzacja zbiorów bibliotecznych 635 976,26 408 Amortyzacja 75 186,02 409 Pozostałe koszty 27 694,48 701 Koszt własny sprzedaży materiałów i towarów 148,80 770 Koszty finansowe 58,00 Razem 6 206 414,12 * na kontach księgowych 401, 402, 406 ujęto zarówno amortyzację środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jak również zakup i zużycie materiałów, zakup usług obcych, zakup prenumeraty prasy. Wykaz kosztów odniesionych na rachunek zysków i strat nie będących wydatkiem (zał. nr 3): Rodzaj kosztów Amortyzacja środków trwałych niskocennych (4017) 128 904,96 Amortyzacja zbiorów bibliotecznych (4061, 4063) 518 093,41 Amortyzacja zbiorów bibliotecznych darów (4064, 4065) 26 942,00 Amortyzacja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych amortyzowanych stopniowo (408) 75 186,02 Amortyzacja środków trwałych ogółem 749 126,39 Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych (4027) 4 832,98 Zużycie materiałów w związku z wykorzystaniem posiadanych zapasów 324,02 Razem koszty nie stanowiące wydatków 754 283,39 Wykaz poniesionych wydatków nie będących kosztem (zał. nr 3): Rodzaj kosztów Zmiana stanu zobowiązań 34 528,17 Zakup środków trwałych (011) 21 624,17 Zakup środków trwałych niskocennych (013) amortyzacja 100% 128 904,96 Zakup zbiorów bibliotecznych (014) amortyzacja 100% 518 093,41 Zakup wartości niematerialnych i prawnych (020) amortyzacja 100% 4 832,98 Razem wydatki nie stanowiące kosztów 707 983,69 5. Wpływ rozliczeń z tytułu podatku VAT na ogólną wysokość wpływów i wydatków Jednostka nie rozlicza podatku VAT 6. Uzgodnienie przychodów i kosztów z wpływami i wydatkami na rachunkach bankowych oraz w kasie Przychody wynikające z rachunku zysków i strat 6 252 870,14 Przychody nie związane z wpływami środków pieniężnych w 2011 r. - 99 359,50 Wpływy nie ujęte w rachunku zysków i strat jako przychody 2011 r. 48 580,49 Razem przychody stanowiące wpływy 6 202 091,13 Wpływy wynikające z rachunków bankowych i kasy 6 186 017,93 Różnica 16 073,20 4
Koszty wynikające z rachunku zysków i strat 6 206 414,12 Koszty nie będące wydatkiem - 754 283,39 Wydatki nie będące kosztem 707 983,69 Razem koszty stanowiące wydatki 6 160 114,42 Wydatki wynikające z rachunków bankowych i kasy 6 144 041,22 Różnica 16 073,20 Pozostała różnica pomiędzy wpływami i wydatkami, a przychodami i kosztami w wysokości 16 073,20 zł nie została wyjaśniona. IV. Obowiązki i uprawnienia jednostki kontrolowanej. W terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania protokołu, osoba upoważniona do reprezentowania jednostki zobowiązana jest do: podpisania protokołu, zaparafowania wszystkich jego stron oraz zwrócenia 1 egzemplarza protokołu do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego, lub wniesienia do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego w formie pisemnej zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole oraz zwrot wszystkich niepodpisanych egzemplarzy protokołów. Nie wypełnienie obowiązków, o których mowa powyżej skutkuje uznaniem, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej strony postępowania kontrolnego. Załączniki pozostawia się w aktach prowadzonych przez kontrolującego, z możliwością ich przeglądania przez kontrolowanego. (-) Arkadiusz Allamoda (podpis kontrolującego) (-) Joanna Faron (podpis kontrolującego) Dnia 22.10.2012 r. (-) Grażyna Lazar (czytelny podpis lub podpis i pieczęć reprezentującego jednostkę kontrolowaną) 5
Wykaz załączników do protokołu : 1. Informacja o posiadanych przez Miejską Bibliotekę Publiczną kontach bankowych. 2. Stan i obroty środków pieniężnych na rachunkach bankowych i w kasie. 3. Zestawienie obrotów i sald za rok 2011. 4. Sprawozdanie finansowe (wprowadzenie do sprawozdania finansowego za rok 2011, bilans jednostki, rachunek zysków i strat, dodatkowa informacja i objaśnienia). 5. Karta kontowa konta 800. 6. Informacja z dziennika dotycząca dokumentu 1928. 6