Redukcja obciążeń administracyjnych oraz inicjatywa Lepsze prawo jako czynniki zwiększające konkurencyjność regionu Morza Bałtyckiego

Małgorzata Kałużyńska 1 Redukcja obciążeń administracyjnych oraz inicjatywa Lepsze prawo jako czynniki zwiększające konkurencyjność regionu Morza Bałtyckiego Wprowadzenie Inicjatywa Lepsze prawo jest uznawana za nowy typ polityki określany także jako metapolityka, a konkretnie rodzaj meta-regulacji 2 z którym są związane określone instytucje, procedury, który dysponuje własnym zestawem narzędzi analitycznych i jest skierowany do określonej kategorii podmiotów. W jej ramach przyjęto nowe, scentralizowane zasady formułowania, oceny i wdrażania regulacji, w szczególności zasady przeprowadzania konsultacji społecznych, tworzenia regulacji, oceny ich funkcjonowania oraz identyfikacji i eliminowania obciążeń administracyjnych. Wskutek realizacji inicjatywy Lepsze prawo doszło de facto do rozrostu regulacji pozorny paradoks polega na tym, że jeśli państwo ma zamiar zredukować otoczenie regulacyjne, musi zwiększyć liczbę meta-zasad. Dodatkowo, zarówno państwa, jak i organizacje międzynarodowe poświęcają coraz więcej uwagi wypracowywaniu nowych skuteczniejszych metod wprowadzania w życie zasad Lepszego prawa. Na poziomie politycznym podejmuje się deklaracje oraz przyjmuje programy reformy regulacji. W wypadku zaś takich przedsięwzięć, jak Strategia lizbońska chodzi o to, by zasady i instrumenty inicjatywy Lepsze prawo zostały wprowadzone do procedur legislacyjnych Komisji Europejskiej oraz państw członkowskich. Kluczem do sukcesu jest przede wszystkim opracowanie takiej strategii, która motywuje do działania tych, którzy ją wdrażają. Drugą istotną kwestią jest wypracowanie konkretnych instrumentów, pozwalających na zmierzenie rezultatów podejmowanych działań. Po trzecie, ważną rolę odgrywa komunikacja i promocja wspomnianych działań i osiągniętych wyników. 1 Dyrektor Departamentu Analiz i Strategii, UKIE 2 C. Radaelli, Towards better research on Better Regulation, paper delivered to the Advanced Colloquium on Better Regulation, Centre for Regulatory Governance, University of Exeter, s. 3. Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 1

Niniejszy tekst jest poświęcony kwestii redukcji obciążeń administracyjnych 3 w państwach regionu Morza Bałtyckiego. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Central Planning Bureau (CPB) w Holandii, obciążenia administracyjne mierzone w stosunku do PKB, kształtują się na poziomie: 6,8% w państwach bałtyckich, 5,0% w Polsce, do 1,9% w Niemczech oraz 1,5% w Szwecji i Finlandii. Warto podkreślić, że państwa regionu Morza Bałtyckiego jako pierwsze sięgnęły po model redukcji obciążeń administracyjnych wypracowany w Holandii. Mogą więc służyć jako swego rodzaju poligon doświadczalny, a w przyszłości być może również jako lider w stosowaniu innowacyjnych rozwiązań w dziedzinie poprawy jakości i upraszczania prawa. Celem tego artykułu jest przyjrzenie się działaniom zmierzającym do ograniczenia biurokracji, podejmowanym przez państwa UE leżące w regionie Morza Bałtyckiego oraz zastanowienie się nad tym, jakie kroki należałoby podjąć w ramach Strategii UE dla regionu Morza Bałtyckiego, żeby przyspieszyć proces odbiurokratyzowania prawa. W opracowaniu zostały również omówione nowatorskie sposoby poprawy jakości prawa, które powstały w Unii Europejskiej, a zwłaszcza w samym regionie Morza Bałtyckiego. Kilka lat temu za innowacyjną koncepcję był uznawany holenderski Model Kosztu Standardowego (MKS), który stał się jednym z najbardziej znanych instrumentów inicjatywy Lepsze prawo. Dzisiaj bywa z tą inicjatywą wręcz utożsamiany. Na doświadczeniach ze stosowania właśnie tego modelu opiera się inicjatywa zmierzająca do redukcji obciążeń administracyjnych. Obciążenia administracyjne zostały w nim zdefiniowane jako koszty ponoszone przez przedsiębiorców (obywateli, administrację) w związku z wypełnianiem przez nich obowiązków informacyjnych wynikających z regulacji prawnych nałożonych przez państwo. Obciążenia informacyjne w przeszłości nie były przedmiotem analizy ze strony prawodawców. Metodologia MKS pomogła przezwyciężyć ten problem. MKS, co stanowi pewnego rodzaju novum w porównaniu z innymi instrumentami Lepszego prawa daje bowiem możliwość oszacowania wpływu eliminacji obciążeń administracyjnych na wzrost PKB i podniesienie wydajności pracy. 3 Synonimem obciążeń administracyjnych jest red tape. Red tape (dosłownie czerwona tasiemka ) określa regulacje, które są uważane za zbędne lub biurokratyczne oraz utrudniają lub uniemożliwiają podejmowanie decyzji lub działań. Termin pojawił się po raz pierwszy w zapiskach historycznych z XVI wieku. Angielski król Henryk VIII wysłał do papieża Klemesa VII ok. osiemdziesiąt petycji w sprawie unieważnienia jego małżeństwa z Katarzyną Aragońską. Każdy z tych dokumentów przewiązany był zgodnie z obowiązującym zwyczajem czerwoną tasiemką. Angielska praktyka przewiązywania dokumentów oraz oficjalnych papierów czerwoną tasiemką została spopularyzowana w pismach Thomasa Carlyle protestujących przeciw inercji urzędniczej takimi wyrażeniami jak "Niewiele więcej niż biurokratyczna ( red tape ). Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 2

W latach 2003 2007 MKS był prezentowany przez administrację holenderską w państwach członkowskich Unii Europejskiej 4. Większość państw zdecydowała się na zastosowanie metodologii zaproponowanej przez Holendrów u siebie. Państwa regionu Morza Bałtyckiego były jednymi z pierwszych, które to uczyniły. Państwa regionu Morza Bałtyckiego mają już pewne doświadczenia, a także osiągnięcia w dziedzinie upraszczania prawa i eliminowania barier administracyjnych. Niniejszy artykuł skłania do zastanowienia się nad tym, w jaki sposób można byłoby najskuteczniej rozpropagować najlepsze praktyki, tak by stworzyć przyjazne otoczenie regulacyjne dla przedsiębiorstw i w ten sposób przyczynić się do podniesienia konkurencyjności regionu Morza Bałtyckiego. 1. Zasady tworzenia regulacji i rozpowszechniania narzędzi inicjatywy Lepsze prawo Według administracji brytyjskiej (Better Regulation Executive) zasady formułowania dobrego prawa to: proporcjonalność, odpowiedzialność, zwięzłość, przejrzystość i ukierunkowanie na cele. Podobna lista została przedstawiona w raporcie Mandelkerna 5, z którego wynika, że siedem głównych zasad poprawy jakości prawa to: konieczność, proporcjonalność, subsydiarność, przejrzystość, odpowiedzialność, dostępność i prostota. Chociaż wymienione zasady jedynie w ograniczonym stopniu mogą służyć jako wytyczne do tworzenia dobrych regulacji, przyjmuje się, że jakość otoczenia regulacyjnego biznesu zależy od spełnienia tych podstawowych kryteriów. Bardziej konkretną listę wskazówek przedstawiła Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD). Według OECD zasady Lepszego prawa to: przyjęcie na poziomie politycznym szerokich programów reformy regulacji, które stawiają jasne cele oraz tworzą ramy dla ich wdrożenia, systematyczna ocena wpływu oraz poddawanie regulacji przeglądowi, a tym samym zadbanie o to, by skutecznie i efektywnie przyczyniały się one do realizacji zamierzonych celów w zmieniającym się i złożonym środowisku gospodarczo-społecznym, dbanie o to, by regulacje, instytucje regulacyjne, których zadaniem jest ich wdrażanie oraz procesy regulacyjne były przejrzyste i niedyskryminacyjne, przegląd polityki konkurencji pod kątem jej efektywności i stopnia egzekwowania w praktyce, 4 W tym czasie projekt redukcji obciążeń administracyjnych był innowacyjnym podejściem do eliminacji kosztów legislacji. 5 Mandelkern Group on Better Regulation, final report, 2001, s. 9. Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 3

projektowanie regulacji gospodarczych we wszystkich sektorach tak, by pobudzać konkurencję i wydajność oraz eliminowanie regulacji gospodarczych, poza sytuacjami kiedy argumenty merytoryczne potwierdzają celowość ich istnienia ze względu na szeroko rozumiany interes społeczny, eliminowanie niepotrzebnych barier regulacyjnych w handlu oraz inwestycjach przez nieustanną liberalizację oraz silniejsze uwzględnienie oraz lepszą integrację liberalizacji rynku w całym procesie regulacyjnym, a tym samym umacnianie ekonomicznej wydajności oraz konkurencyjności, określenie ważnych związków z innymi celami polityki oraz opracowanie polityki dla osiągnięcia tych celów w sposób wspierający reformę 6. Z punktu widzenia ekonomii politycznej głównym problemem jest stworzenie odpowiednich zachęt do stosowania zasad Lepszego prawa i do zaangażowania się biurokratów, polityków, przedsiębiorców oraz całego społeczeństwa w realizację tej polityki. W literaturze na temat innowacyjności twierdzi się, że wzorce rozprzestrzeniania innowacyjności są kształtowane przez już ustalony porządek krajów liderów oraz krajów pozostających w tyle. Państwa oceniają siebie w porównaniu z innymi państwami lub ich grupami. Punktem odniesienia jest fakt, że pewne państwa mają reputację innowatorów o większej wiarygodności niż inne. Mechanizm dotrzymywania kroku prowadzi do szerokiego rozprzestrzeniania polityki. W wypadku inicjatywy Lepsze prawo w Unii Europejskiej powstała grupa państw-liderów. Zalicza się do niej obecnie Wielką Brytanię, Holandię oraz Danię. W 2006 r. OECD 7, po zbadaniu potencjału zarządzania regulacyjnego administracji polskiej 8, wskazała Polskę jako potencjalnego nowego lidera inicjatywy Lepszego prawo. Według nowszej literatury, w procesie upowszechniania projektów kluczowa rola przypada ponadnarodowym sieciom relacji. Organizacje międzynarodowe, think-tanki, ale także sieci krajowych urzędników mogą ułatwiać rozpowszechnianie instrumentów inicjatywy oraz 6 C. Radaelli, A.C.M. Meuwese, Better Regulation in the European Union, The political economy of Impact Assessment, Centre for Regulatory Governance, Department of Politics, University of Exeter, s. 9. 7 Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju. 8 W 2006 r. OECD dokonała, w ramach projektu SIGMA (Support for Improvement in Governance and Management), przeglądu procesu tworzenia prawa oraz stosowania zasad inicjatywy Better Regulation w państwach, które przystąpiły do Unii Europejskiej w 2004 r. Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 4

naśladownictwo transnarodowe, działając jako kanały transferu. W wypadku inicjatywy Lepsze prawo istnieje wiele formalnych i nieformalnych sieci rozpowszechniania informacji: Better Regulation Directors (DBR), High Level Group of National Experts on Better Regulation działająca przy Komisji Europejskiej, grupa robocza ds. zarządzania i reformy regulacji Regulatory Management and Reform działająca w ramach OECD, nieformalna grupa państw stosujących Model Kosztu Standardowego Standard Cost Model Network (SCM network) 9. 2. Redukcja obciążeń administracyjnych w regionie Morza Bałtyckiego Mniej znaczy więcej takie hasło architekt Ludwig Mies van der Rohe, przedstawiciel nurtu minimalistycznego, przyjął jako swoje motto. Opisywało ono estetyczną taktykę polegającą na uwypuklaniu i podkreślaniu szkieletu budynku, eliminacji ścian zewnętrznych oraz redukcji struktury do mocnej, przezroczystej, eleganckiej powłoki. Począwszy od 2005 r. slogan Mniej znaczy więcej zaczął funkcjonować coraz częściej jako hasło promujące redukcję obciążeń administracyjnych w Unii Europejskiej 10. Przez szereg lat projektem flagowym inicjatywy Lepsze prawo był proces Oceny Wpływu 11. Jednym z problemów Oceny Wpływu jest trudność w jednoznacznym stwierdzeniu, czy proces ten wywiera jakikolwiek wpływ na rzeczywistość legislacyjną. Uzyskanie poparcia i wiarygodności dla inicjatywy Lepsze prawo wymagało znalezienia takich instrumentów, które pozwalają ukazać konkretne i wymierne cele, np. liczbę anulowanych aktów prawnych oraz wzrost poziomu PKB, dzięki działaniom podjętym w zakresie inicjatywy Lepsze prawo. Takim instrumentem stał się właśnie Model Kosztu Standardowego. Holandia była pierwszym państwem Unii Europejskiej, które zdecydowało się na redukcję obciążeń administracyjnych. Począwszy od połowy lat 90. ubiegłego stulecia Holandia realizowała program ograniczania obciążeń administracyjnych dla przedsiębiorców 12. W 2006 r. Bank Światowy i OECD uznały ten program za wiodący w skali światowej 13. 9 K. Wegrich, The Administrative Burden Reduction Policy Boom In Europe. Accelerated policy learning, blind copying or bureaucratic politics?, s. 4. 10 W marcu 2005 r. Better Regulation Task Force zaprezentował raport Less is more, przygotowany na zlecenie premiera Wielkiej Brytanii w celu rozważenia możliwości zastosowania holenderskiego Modelu Kosztu Standardowego mierzenia obciążeń administracyjnych. BRTF zarekomendowało przyjęcie Modelu Kosztu Standardowego i przeprowadzenie systemowego pomiaru obciążeń administracyjnych w Wielkiej Brytanii. 11 Ang. Impact Assessment. 12 Najważniejszym jej elementem było systematyczne stosowanie metodologii Modelu Kosztu Standardowego. W uproszczeniu, według metodologii MKS najpierw identyfikowane są wszystkie obowiązki informacyjne przewidziane w danej regulacji, np. obowiązek przechowywania danych dla celów podatkowych, przekazywanie informacji statystycznych czy gromadzenie danych dotyczących bezpieczeństwa pracy. Następnie szacuje się koszty ponoszone Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 5

Rząd holenderski wypracował blisko 190 narzędzi zmniejszania obciążeń dla przedsiębiorców, których wdrażanie zostało zaplanowane na lata 2003 2007. Do marca 2007 r. rządowi Holandii udało się obniżyć obciążenia administracyjne o 20%. W 2007 r. podjęto decyzję o wyznaczeniu kolejnego celu netto redukcji obciążeń administracyjnych na poziomie 25% pomiędzy 2007 2011 r. poprzez dalszą realizację wspomnianej strategii pomiaru obciążeń, wskazywania obszarów możliwych uproszczeń i sprawne ich wdrażanie. W ramach nowego celu od marca 2007 r. do lipca 2008 r. przeprowadzono redukcję netto obciążeń administracyjnych o 6%. Pierwszymi państwami Unii Europejskiej, które postanowiły naśladować projekt holenderski były państwa regionu Morza Bałtyckiego: Szwecja, Dania i Polska. Szwecja i Dania rozpoczęły systematyczne pomiary obciążeń w 2004 r. 14 W marcu 2007 r. Rada Europejska zobowiązała Komisję Europejską do redukcji do 2012 r. obciążeń administracyjnych wynikających z prawa wspólnotowego o 25% oraz wezwała państwa członkowskie do wyznaczenia do końca 2008 r. równie ambitnych celów w tym zakresie. Do chwili obecnej cele redukcji obciążeń administracyjnych wyznaczyło pięć państw regionu. Tabela 1. Obciążenia administracyjne w państwach regionu Morza Bałtyckiego DE DK FI PL RE SE UE-25 OA jako część PKB (w %) 3,7 1,9 1,5 5,0 6,8 1,5 3,5 RE: państwa bałtyckie, Malta oraz Cypr Źródło: Kox: Intra-EU differences in regulation-caused administrative burden for companies, CPB Memorandum 136, Haga 2005. Źródło: Commission Staff working document, Impact Assessment accompanying the Action Programme for Reducing Administrative Burdens in the European Union Brussels, SEC(2007) 84. przez przedsiębiorstwa w związku z koniecznością wypełniania tych obowiązków. Istotne są tutaj dwa czynniki: po pierwsze, ile czasu przeciętna firma potrzebuje na ich wypełnienie, po drugie, ile przedsiębiorstw musi wywiązywać się z takich obowiązków i jaka jest częstotliwość wypełniania tego obowiązku informacyjnego: czy odbywa się to raz w roku? Mnożąc liczbę przedsiębiorstw przez częstotliwość wykonywania obowiązku i jego koszt uzyskuje się wielkość obciążenia dla całej gospodarki. 13 Rozpoczęta w 1994 r. i znacząco wzmocniona w 2003 r. holenderska reforma regulacji w zakresie redukcji obciążeń administracyjnych została uznana za wiodącą w skali światowej. Jest ona rozpoznawalna na arenie międzynarodowej jako jedna z najbardziej innowacyjnych inicjatyw w dziedzinie redukcji obciążeń regulacyjnych. Od 2003 r. dzięki tej reformie udało się wyeliminować lub złożyć zobowiązania do eliminacji obciążeń administracyjnych o wartości 4 mld euro nałożonych na przedsiębiorców. Holandia jako pierwsze państwo w Unii Europejskiej osiągnęła 25% cel redukcji obciążeń administracyjnych. Zob. Word Bank Group Review of the Dutch Administrative Burden Reduction Programme, 2006. 14 Pierwsze doświadczenia Danii w zakresie pomiaru obciążeń administracyjnych pochodzą z 2001 r. W Szwecji pierwsze pilotażowe pomiary obciążeń administracyjnych miały miejsce już w 2003 r. Z kolei Polska przeprowadziła badania pilotażowe pomiaru obciążeń administracyjnych w sektorze transportu drogowego w roku 2004. Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 6

Tabela 2. Cele redukcji obciążeń administracyjnych w państwach regionu Morza Bałtyckiego Dania Estonia Finlandia Litwa Łotwa Niemcy Polska Szwecja Cel (%) 25% 25% X X X 25% 25% 25% Termin realizacji 2010 2012 X X X 2011 2010 2010 Uczestnictwo w Tak Tak Nie Nie Tak Tak Tak Tak sieci SCM Źródło: Opracowanie własne. W Szwecji the Agency for Economic and Regional Growth we współpracy z ministerstwami przeprowadziła pomiary obciążeń administracyjnych w dziedzinach, które mają największe znaczenie dla szwedzkich przedsiębiorców i w których występują znaczne obciążenia administracyjne dla biznesu. W sumie pomiary dotyczyły 19 dziedzin, wśród których znalazły się takie obszary, jak: podatki, rachunkowość, ustawodawstwo w dziedzinie środowiska, prawo pracy, statystyka, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne, prawo budowlane, ustawodawstwo w dziedzinie energii i telekomunikacji, legislacja transportowa, rozpoczynanie działalności gospodarczej, zamówienia publiczne. Szacuje się, że pomiarem zostało objętych 90% 95% obciążeń administracyjnych. Dania rozpoczęła bazowy pomiar obciążeń administracyjnych w 2004 r.; jego rezultaty opublikowano w 2006 r. W przeglądzie wzięło udział 15 ministerstw, przygotowujących projekty aktów prawnych dotyczących przedsiębiorców. Poziom obciążeń administracyjnych w 2006 r. został oszacowany na ponad 3,7 mld euro. Obciążenia administracyjne nałożone na biznes, mierzone w stosunku do PKB stanowiły 1,9%. Według danych opublikowanych w maju 2008 r. obciążenia administracyjne udało się zredukować o 10,1%. W Danii myślą przewodnią działań na rzecz redukcji obciążeń administracyjnych jest wykorzystanie ICT. Świadczy o tym zaprezentowana przez duński rząd w czerwcu 2007 r. nowa strategia informatyzacji sektora publicznego na lata 2007-2010. Strategia zawiera ok. 35 inicjatyw w trzech głównych dziedzinach: lepsze usługi informatyczne, poprawa wydajności, lepsze mechanizmy koordynacyjne i lepsze wykorzystywanie danych będących już w systemie. Projekty uproszczeniowe związane z zastosowaniem ICT stają się wyróżnikiem duńskiego podejścia do Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 7

kwestii redukcji obciążeń administracyjnych. Przyjęto tam m.in. Environmental Licensing Bill ustawę, która wprowadza procedurę jednego okienka (jedna zintegrowana procedura uzyskiwania pozwoleń i jedna instytucja odpowiedzialna za procedurę single authority) dla osób i przedsiębiorstw ubiegających się o zezwolenie na działalność gospodarczą, która może mieć wpływ na środowisko. Wprowadzenie tego systemu oznacza, że osoba lub firma, która będzie chciała np. rozpocząć budowę nowego budynku, będzie mogła uzyskać wszystkie niezbędne pozwolenia w ramach zintegrowanej procedury: jedna licencja środowiskowa, jeden system odwoławczy i jedna instytucja realizująca procedurę. Stosowny wniosek zaś będzie mogła złożyć przez Internet. W nowym systemie jedna licencja środowiskowa zastąpi 25 pozwoleń, które były do tej pory wydawane, każde w odrębnym trybie (np. dotyczące rozbiórki, budowy budynków, korzystania z budynków lub urządzeń, działalności, która ma wpływ na środowisko wodę, powietrze, glebę, rośliny i zwierzęta, krajobraz oraz miejsca dziedzictwa kulturowego). W ocenie skutków regulacji wskazano, że wprowadzenie systemu licencji środowiskowej obniży koszty administracyjne dla przedsiębiorców o 33,2 mln euro rocznie, natomiast dla gospodarstw domowych o 3 mln euro rocznie. Projekt XBRL (extensible Business Reporting Language) język sprawozdawczości finansowej pozwala przedsiębiorcom na ograniczenie wydatków na doradztwo podatkowe i rachunkowe. Dzięki udostępnieniu raportów sprawozdawczych przedsiębiorcy zaoszczędzą średnio 33% czasu poświęcanego na sprawy księgowe. Nowe ustawodawstwo duńskie daje firmom ubezpieczeniowym możliwość dostarczania informacji o ubezpieczeniach poprzez stronę internetową zabezpieczoną hasłem zamiast tradycyjnie, w formie przesyłki pocztowej. Dzięki temu rozwiązaniu 68 duńskich firm ubezpieczeniowych zaoszczędziło w ciągu roku 15 mln euro. Oszczędności są możliwe dzięki ograniczeniu kosztów drukowania i kosztów znaczków pocztowych. Inwestycje, które firmy musiały ponieść na dostarczanie danych nową drogą są szacowane na poziomie od 7 do 15 mln euro. W Danii opracowano także narzędzie informatyczne, które jest wykorzystywane do przygotowania prawa do funkcjonowania w e-administracji 15. Przed opracowaniem narzędzia zostało wykonane 15 W Norwegii od 2003 r. działa portal Altinn służący wykonywaniu obowiązków raportowych przedsiębiorców. Portal umożliwia obecnie złożenie ponad 100 formularzy dla potrzeb kilku urzędów, w tym m.in. Norweskiej Administracji Podatkowej, Nadzoru Finansowego (Kredittylsynet), Norweskiego Urzędu Konkurencji, Urzędu Statystycznego, Urzędu Patentowego oraz urzędów nadzorujących rolnictwo, łowiska, lotnictwo cywilne oraz emisję zanieczyszczeń. Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 8

badanie w celu identyfikacji natury i częstotliwości występowania barier. Objęło ono tylko te ustawy, które regulują działalność przedsiębiorstw i leżą w kompetencjach 7 ministerstw (7 resortów nakłada największe obciążenia administracyjne na przedsiębiorców). Przeglądem zostało objętych 167 aktów prawnych. W 17% aktów prawnych zidentyfikowano takie bariery, jak: brak podstawy prawnej do przejścia na system elektroniczny, wymagana forma składania wniosków (złożenie podpisu w obecności urzędnika, wymóg podpisu, wymóg przesłania dodatkowo wniosku w formie papierowej), wymóg zachowania poufności. Jeśli chodzi o bariery dotyczące formy składania dokumentów, uznano, że 58% z nich można wyeliminować, natomiast w wypadku braku postawy prawnej możliwe jest wyeliminowanie 100% barier. W sumie w Danii można wyeliminować 64% barier prawnych utrudniających funkcjonowanie e-administracji. Częścią projektu upraszczania prawa w Danii jest także kampania informacyjna, której celem jest przekazanie informacji firmom o dotychczas przeprowadzonych redukcjach w prawie i promowanie nowych zmian uproszczeniowych. W Danii trwają prace nad wspólną marką (tzw. common brand), która nadawana byłaby taki propozycjom uproszczenia prawa, które mają rzeczywistą wartość uproszczeniową. Administracja duńska podjęła współpracę z artystami i projektantami, którzy zaproponowali różne propozycje wizualizacji tej marki. W Finlandii nie został przyjęty cel redukcji obciążeń administracyjnych i państwo to nie ma dużego doświadczenia w stosowaniu MKS. Ministerstwo Pracy i Gospodarki rozpoczęło prace nad przygotowaniem odpowiedniego planu redukcji. W tym celu utworzono grupę sterującą (steering Niewielka część formularzy dostępna jest również w języku angielskim. Dostęp do portalu Altinn jest możliwy z dowolnego miejsca za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Z portalu można korzystać 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Portal został zintegrowany z rejestrami, w tym Rejestrem Centralnym (Brønnøysund Register Centre) dostarczającym dane o 280 tys. przedsiębiorstwach, wierzytelnościach, bankructwach i upadłościach, majątkowych umowach małżeńskich; zapewnia też dostęp do ok. 1,3 mln rocznych sprawozdań finansowych i raportów audytorskich. Innym rejestrem z którym współpracuje Altinn jest Norweski Rejestr Produktów (rejestr substancji chemicznych w ramach systemu REACH). Formularze mogą być zarówno w całości sporządzane na portalu, jak i przekazywane w postaci projektu z systemów księgowych firm do portalu, gdzie ostatecznie są podpisywane oraz wysyłane. Część danych w formularzach może być wypełniona automatycznie dzięki współpracy z rejestrami. Funkcjonowanie portalu Altinn opiera się na zastosowaniu języku znaczników XML, środowiska programistycznego NET oraz architektury SOAP. Według badań, wykonywanie obowiązków raportowych zajmuje norweskim przedsiębiorcom ok. 7300 etatów przeliczeniowych, a przechodzenie na elektroniczne raportowanie przyczyni się do zmniejszenia obciążeń w tym zakresie. W świetle informacji podanych na stronach internetowych Altinn w ciągu czterech lat przekazano tą drogą blisko 15 mln formularzy. Norweski portal jest stale rozwijany. Najważniejszy obszar, w którym znajduje zastosowanie to formularze podatkowe oraz obowiązki sprawozdawcze spółek publicznych. Według celów założonych na 2008 r. 75% raportowania 15 najczęściej wykorzystywanych formularzy powinno być przekazywane drogą elektroniczną. Przynajmniej 30% formularzy w ramach pozostałych e-usług powinno następować drogą elektroniczną. Satysfakcję z powodu jakości usług elektronicznych w tym zakresie powinno deklarować 70% przedsiębiorców. Jak wynika z powyższego, projekt norweski zapełniany jest nowymi kategoriami dokumentów w horyzoncie wieloletnim z zastosowaniem priorytetyzacji dla formularzy, które są najczęściej wykorzystywane przez przedsiębiorców. Inną charakterystyczną cechą projektu jest jego oparcie o wymianę danych z publicznymi rejestrami. Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 9

group) oraz grupę projektową, które będą odpowiedzialne za przygotowanie tego planu. Zespół rozpoczął prace w sierpniu 2008 r. W jego skład oprócz przedstawicieli ministerstw weszli również przedstawiciele przedsiębiorców. Rząd fiński podjął też decyzję, że pomiary zostaną skoncentrowane na wybranych obszarach priorytetowych (w których potencjalnie występują największe obciążenia dla przedsiębiorców). Zgodnie z przyjętymi założeniami projekt krajowego planu redukcji obciążeń administracyjnych powinien zostać przygotowany pod koniec 2008 r. W planie powinna się też znaleźć informacja o zdefiniowaniu celu (bądź celów) redukcji 16. Na Łotwie i w Estonii przeprowadzane są pomiary w wybranych obszarach. Estonia przyjęła podejście pomiaru i eliminacji obciążeń administracyjnych w dziedzinach, które nakładają najwięcej obciążeń i są najbardziej problematyczne. W Estonii pomiary obciążeń dotyczyły: VAT, sprawozdawczości statystycznej w zakresie płac, transportu drogowego, wdrażania funduszy strukturalnych i zatrudniania pracowników 17. Łotewskie Ministerstwo Gospodarki, Agencja Inwestycji i Rozwoju przeprowadziły w 2007 r. łącznie siedem pomiarów obciążeń administracyjnych Objęto nimi m.in. administrację podatkową (VAT, podatek dochodowy, akcyzę), prawo budowlane, stosunki pracy, proces uzyskiwania licencji, działalność podejmowaną przez samozatrudnionych pracowników. Ministerstwo Rolnictwa przeprowadziło badanie pilotażowe dotyczące obciążeń administracyjnych w zakresie płatności bezpośrednich dla rolników. W 2008 r. zaplanowano dalsze prace nad pomiarem obciążeń na przykład w dziedzinie rozpoczynania działalności gospodarczej w wybranych obszarach czy krajowej sprawozdawczości statystycznej. Rząd Republiki Federalnej Niemiec przyjął w 2003 r. założenia do programu Wspieranie MSP zwiększanie zatrudnienia wzmacnianie społeczeństwa, mającego na celu zmniejszenie biurokracji. Program ten wpisuje się w program rządu Nowoczesne państwo nowoczesne zarządzanie, przyjęty w bieżącej kadencji. Kolejną decyzją rządu federalnego było przyjęcie w 2006 r. Programu zmniejszenia obciążeń administracyjnych i stanowienia lepszego prawa. Podstawowe punkty tego programu to: - powołanie do życia (ustawą) Rady ds. kontroli norm (Normenkotrollrat) jako niezależnego gremium kontrolnego i doradczego, 16 Warto odnotować fakt, że w styczniu 2007 r. The Northern European Subset (NES), inicjatywa grupy państw, w której skład wchodzi Szwecja, Dania, Norwegia, Islandia oraz Finlandia podjęła we współpracy z Wielką Brytanią decyzję o wspólnej implementacji eprocurement standard UBL 2.0. Celem tej inicjatywy jest przyspieszenie utworzenia przez państwa uczestniczące w tej inicjatywie wspólnej platformy elektronicznych zamówień publicznych. 17 Pomiary te przeprowadzono w latach 2005 2007. Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 10

- wprowadzenie metody identyfikowania i mierzenia określonych kosztów administracyjnych na podstawie holenderskiego modelu kosztu standardowego, - powołanie przy Rządzie Federalnym koordynatora ds. zmniejszenia obciążeń administracyjnych i stanowienia lepszego prawa, - uchwalenie ustawy zmniejszającej obciążenia MSP (Mittelstandsentlastungsgesetz). Rząd federalny postawił sobie za cel obniżenie do 2011 r. o 25% kosztów obciążeń administracyjnych dla firm i obywateli. Pod koniec września 2007 r. Rada ds. Kontroli Norm przedłożyła Parlamentowi raport z pierwszego roku swojej działalności (Unterrichtung durch den Nationalen Normenkontrollrat Drucksache 16/6756). Rada podkreśla w nim, że za swoje główne zadanie uznała zapobieganie powstawaniu nowych obciążeń informacyjnych i kosztów oraz ograniczenie już istniejących obciążeń i kosztów do niezbędnego minimum. Rada sprawdza, czy autor danego projektu prawidłowo skwantyfikował koszty i czy wybrał najkorzystniejszą kosztowo alternatywę. Ta transparentność kosztów pozwoli wszystkim zaangażowanym w proces legislacyjny na ocenę, czy obciążenia są proporcjonalne do oczekiwanych efektów. Od grudnia 2006 r. Rada skontrolowała 190 projektów przygotowanych przez ministerstwa, które przewidują łącznie odciążenie przedsiębiorstw o ponad 790 mln euro. Rząd zlecił Federalnemu Urzędowi Statystycznemu dokonanie pomiaru kosztów administracyjnych wynikających z 10 900 obowiązków informacyjnych nałożonych na podmioty gospodarcze. W kwietniu 2008 r. został przedstawiony rządowi raport na temat realizacji Programu redukcji biurokracji i lepszego stanowienia prawa. Można znaleźć w nim informację, że według stanu na koniec marca 2008 r., obciążenia administracyjne przedsiębiorców kształtują się na poziomie 30 mld euro rocznie. W porównaniu z rezultatami z raportu na temat stosowania Modelu Kosztu Standardowego, prezentowanego w 2007 r., przeprowadzono dodatkowo pomiary ok. 500 obowiązków informacyjnych. Wielkość obciążeń administracyjnych zwiększyła się jedynie o 3 mld euro rocznie. Oznacza to, że w pierwszej fazie pomiarów obciążeń udało się wychwycić najbardziej uciążliwe obowiązki informacyjne. W Polsce na początku 2008 r., w ramach realizacji zadania identyfikacji i redukcji obciążeń administracyjnych Programu Reformy Regulacji, sfinalizowano pomiary obciążeń administracyjnych w kilku kluczowych obszarach prawa: środowisko, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne, zabezpieczenie społeczne, prawo działalności gospodarczej, prawo pracy, usługi turystyczne, znakowanie wyrobów jubilerskich. W ich rezultacie stwierdzono, że Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 11

wielkość obciążeń administracyjnych w tych dziedzinach, wynikających z pojedynczego aktu prawnego, kształtuje się na poziomie od 50 mln do ok. 20 mld złotych rocznie. W celu realizacji zobowiązań wynikających z członkostwa w Unii Europejskiej oraz ustaleń z posiedzenia Rady Europejskiej w dniach 8 9 marca 2007 r., Rada Ministrów w marcu 2008 r. wyznaczyła cel redukcji obciążeń administracyjnych dla priorytetowych obszarów prawa. Rada Ministrów zdecydowała, że redukcja obciążeń powinna nastąpić w terminie do 31 grudnia 2010 r. Cel redukcji został wyznaczony na poziomie 25%. Polskie Ministerstwo Gospodarki we współpracy z Instytutem Wzornictwa Przemysłowego rozpoczęło współpracę nad ogłoszeniem międzynarodowego konkursu na projekt krzesła antybiurokratycznego. Konkurs ten jest pilotażowym projektem popularyzującym projekt pomiaru i redukcji obciążeń administracyjnych. Będzie on sposobem na przedstawienie obywatelom i urzędnikom celów projektu redukcji obciążeń administracyjnych czyli: rozpoznania, zmierzenia i zmniejszenia tych obciążeń. Ma również promować Polskę i inne państwa grupy Standard Cost Model network w Unii Europejskiej jako nowoczesne kraje, aktywnie uczestniczące w międzynarodowych inicjatywach i walczące z biurokracją. Jest to otwarty, międzynarodowy konkurs, skierowany do projektantów, absolwentów i studentów wzornictwa oraz architektury wnętrz. Konkurs ma pokazać nowatorskie, uwolnione od rutyny podejścia do prostego przedmiotu codziennego użytku. Dla Polski współpraca ta jest powrotem do korzeni współpracy polskiej administracji państwowej ze środowiskiem artystów związanych ze sztuką stosowaną, które sięgają lat 30. XX wieku. Potrzeba budowania wizerunku młodego, dynamicznie rozwijającego się kraju, który odzyskał niepodległość oraz konieczność wzmacniania poczucia tożsamości narodowej po odzyskaniu niepodległości były powodami, dla których skorzystano z profesjonalnej pomocy polskich artystów-projektantów. Ponadkulturowy język sztuki i bardzo wysoka jakość projektów spowodowała, że administracja państwowa zamawiała zarówno projekty wyposażenia urzędów oraz instytucji, jak i zapraszała artystów do tworzenia graficznego opracowywania akcji propagandowych i publikacji o charakterze popularyzatorskim. Taka współpraca wzmacniała wizerunek Polski jako kraju szanującego własną kulturę oraz podnosiła prestiż działań instytucji, które korzystały ze współpracy artystów. Polska szkoła rzemiosła oraz plakatu świadczyła usługi, tworząc wizerunki dokumentów, kampanii propagandowych. Konsulaty, polskie misje oraz ambasady wyposażono w meble, zastawy stołowe, tkaniny projektowane przez polskich artystów specjalnie na zamówienie rządowe. Do dzisiaj w budynkach instytucji publicznych znajdują się przykłady kolekcjonerskich rarytasów, np. mebli projektowanych przez najlepszych polskich Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 12

artystów zdobywców złotych medali na wystawach światowych w 1925 i 1937 r. Łącznie do udziału w konkursie zgłosiło się 131 artystów, w tym 67 zgłoszeń otrzymano z zagranicy. Drugim najbardziej aktywnym państwem po Polsce była Dania. Duńscy designerzy przysłali 27 zgłoszeń na konkurs. Taka forma kreacji i łączenia projektów ma szczególne znaczenie ze względu na duży potencjał rozwojowy ma przemysłu kreatywnego (np. wzornictwa przemysłowego). Spośród dziesięciu najbardziej konkurencyjnych gospodarczo krajów osiem stanowi najważniejsze ośrodki współczesnego wzornictwa. Do wspomnianej grupy państw zaliczają się m.in. Finlandia, Niemcy, Szwecja i Dania. Coraz częściej obok tradycyjnych instrumentów tej inicjatywy pojawiają się innowacyjne sposoby poprawy jakości prawa. Aktywność państw regionu Morza Bałtyckiego w wypracowaniu innowacyjnych narzędzi inicjatywy Lepsze prawo i ich rozprzestrzeniania nie jest imponująca. Do państw, które są liderami w zakresie innowacyjnych rozwiązań w dziedzinie poprawiania jakości prawa należy przede wszystkim Wielka Brytania i Holandia. W tych państwach powstają albo są testowane takie instrumenty i podejścia analityczne jak: common commencement date, budżety regulacyjne, on-line kalkulator obciążeń administracyjnych, podejście oparte na ryzyku w tworzeniu, wdrażaniu i kontroli stosowania prawa, wymiana informacji o przedsiębiorcach między organami administracji publicznej (korzystanie przez administrację z elektronicznych rejestrów danych zamiast żądania dostarczania danych przez przedsiębiorców), powiązanie reformy regulacji z cyklem budżetowym (ministerstwa, raportując o wykonaniu budżetu, składają jednocześnie raport z realizacji programu reformy regulacji). Redukcja obciążeń administracyjnych przyczynia się do znacznego wzrostu poziomu PKB. Różne badania pokazują, że dzięki 25% eliminacji tych obciążeń możliwy jest wzrost PKB o 1,4% 1,8% PKB (ok. 150 190 mld euro). Według prognozy Gelauff and Lejour (2006) 18 redukcja obciążeń administracyjnych o 25% powinna się przyczynić do wzrostu PKB do 1,4%. Zgodnie z przyjętymi założeniami, częścią składową obciążeń administracyjnych są płace. Oznacza to, że redukcja tych obciążeń przełoży się też na wzrost efektywności pracy. Wpływ na PKB w państwach członkowskich będzie zależał od rozmiarów i udziału procentowego kosztów pracy w PKB 19. 18 G.M.M. Gelauff, A.M. Lejour, Five Lisbon highlights: The economic impact of reaching these targets, CPB Document 104, prepared for DG ENTR, 2006. 19 Zmiany w wydajności pracy są kalkulowane na podstawie wzoru: eff = 0.25 * (obciążenia administracyjne /PKB) / (koszt pracy /PKB), gdzie: eff jest zmianą w wydajności pracy; obciążenia administracyjne/pkb jest udziałem obciążeń w łącznym PKB; koszt pracy/pkb jest udziałem kosztów pracy w łącznym PKB. Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 13

Jeśli chodzi o poprawę wydajności pracy w regionie Morza Bałtyckiego, można zaobserwować znaczne różnice między państwami członkowskimi od 0,6% w Szwecji do 3,3% w państwach bałtyckich. Tabela 3. Redukcja obciążeń administracyjnych a wpływ na wydajność pracy Państwo członkowskie Obciążenia administracyjne Koszty pracy jako udział w Wzrost wydajności pracy jako udział w PKB (w %) wartości dodanej (w %) eff (w %) Niemcy 3,7 57,4 1,6 Dania 1,9 62,5 0,8 Finlandia 1,5 53,6 0,7 Polska 5,0 52,2 2,4 RE * 6,8 52,0 3,3 Szwecja 1,5 65,2 0,6 EU-25 3,5 56,9 1,6 RE: państwa bałtyckie, Malta oraz Cypr Wartości użyte w Gelauff and Lejour (2006) na podstawie Kox (2005). Źródło: Commission Staff working document, Impact Assessment accompanying the Action Programme for Reducing Administrative Burdens in the European Union Brussels, SEC(2007) 84. Szacunki Komisji Europejskiej z 2006 r., oparte na tej samej metodologii, dają podobne rezultaty. Dodatkowo sugerują, że redukcja obciążeń administracyjnych w UE-25 o 25% powinna w perspektywie długookresowej doprowadzić do wzrostu PKB o 1,3%. Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 14

Wykres 1. Długookresowe efekty redukcji obciążeń administracyjnych w wybranych państwach regionu Morza Bałtyckiego o 25% w 2040 r. (wpływ na PKB) 2,5 2 2 PKB 1,5 1 1,6 1,3 1,3 1,5 0,5 0 Niemcy Dania Szwecja Finlandia Polska Państwo członkowskie Źródło: Opracowanie własne na podstawie G.M.M. Gelauff, A.M. Lejour, The new Lisbon Strategy An estimation of the economic impact of reaching five Lisbon Targets, report prepared for DG ENTR, 2006 [za] WorlScan simulations, Cumulated difference in % compared to the baseline in 2040. Wykres 2. Długookresowe efekty redukcji obciążeń administracyjnych w wybranych państwach regionu Morza Bałtyckiego o 25% w 2040 r. (wpływ na konsumpcję per capita) Konsumpcja per capita 2 1,8 1,6 1,4 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 1,8 1,5 1,5 1,3 1,2 Niemcy Dania Szwecja Finlandia Polska Państwa członkowskie Źródło: Opracowanie własne na podstawie G.M.M. Gelauff, A.M. Lejour, The new Lisbon Strategy An estimation of the economic impact of reaching five Lisbon Targets, report prepared for DG ENTR, 2006 [za] WorlScan simulations, Cumulated difference in % compared to the baseline in 2040. Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 15

Wnioski Większość państw członkowskich regionu Morza Bałtyckiego ma doświadczenia w stosowaniu Modelu Kosztu Standardowego. Większość z nich ma również wyznaczone cele redukcji obciążeń administracyjnych. Ze względu na brak pomiarów bazowych (analizy obciążeń administracyjnych w całości legislacji) nie jest możliwe porównywanie skali obciążeń na podstawie badań przeprowadzonych w państwach członkowskich. Symulacje przeprowadzone przez Komisję Europejską pozwalają na określenie rozmiarów zjawiska. Obciążenia administracyjne, mierzone w stosunku do PKB, kształtują się na poziomie od 6,8% w państwach bałtyckich i 5,0% w Polsce do 1,9% w Niemczech i 1,5% w Szwecji i Finlandii. Między państwami członkowskimi występują także różnice w poziomie redukcji obciążeń administracyjnych. Niemcy, Dania i Szwecja mają zaawansowane programy redukcji obciążeń i mają rzeczywiste osiągnięcia. Redukcja obciążeń jest na trwałe wpisana w reformę regulacji. W Polsce, państwach bałtyckich i Finlandii redukcja obciążeń nie odbywa się w sposób systematyczny. Dania i Szwecja, które jako pierwsze zastosowały MKS, mają w Unii Europejskiej reputację wiodących państw w reformowaniu sektora publicznego. Nie można pominąć faktu, że przyjęcie MKS przez Wielką Brytanię, uznawaną za championa inicjatywy Lepsze prawo, odegrało znaczącą rolę w upowszechnianiu się metodologii MKS w całej UE. Potwierdza się hipoteza, że wzorce rozprzestrzeniania innowacyjności są kształtowane przez już ustalony porządek krajów liderów oraz krajów pozostających w tyle. Zalążek sieci ekspertów ds. obciążeń administracyjnych powstał na postawie niekonwencjonalnych kontaktów między urzędnikami wyższego szczebla z Holandii, Szwecji oraz Danii. Z czasem kontakty te doprowadziły do powstania w 2003 r. nieformalnej międzynarodowej sieci ekspertów ds. Modelu Kosztu Standardowego. Od tego czasu, ta luźna forma organizacji, utworzona na bazie reprezentantów wydziałów ds. reformy regulacji z poszczególnych państw, zaangażowała do udziału w swoich pracach prawie wszystkie państwa Unii Europejskiej. Obecnie w jej skład wchodzą przedstawiciele 21 państw stosujących Model Kosztu Standardowego, w tym Australia i Turcja. Kilka lat po utworzeniu sieć SCM zaczęła odgrywać ważną rolę jako międzynarodowy kanał wymiany informacji. Obecnie ściśle współpracuje z Komisją Europejską i OECD. Sieć ta odegrała też ważną rolę w utworzeniu międzynarodowego forum promocji i wymiany informacji na temat zastosowania jednego instrumentu Modelu Kosztu Standardowego. Należy zwrócić Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 16

uwagę, że grupa ta skoncentrowała się na promowaniu jednego instrumentu a nie ogólnych zasad inicjatywy Lepsze prawo. W takim podejściu należy również szukać źródła sukcesu Modelu Kosztu Standardowego. Komisja Europejska docenia tę grupę jako źródło innowacyjnych sposobów na realizację polityki redukcji obciążeń administracyjnych. Komisja korzysta z wiedzy grupy przy realizacji swojego projektu dotyczącego pomiaru i redukcji obciążeń administracyjnych. The SCM Red Tape Reduction Award konkurs sieci SCM na najlepszy pomysł na redukcję obciążeń administracyjnych będzie obecnie wykorzystywany przez Komisję Europejską. Komisja rozpoczęła akcję pod nazwą The Best Ideas for Red Tape Awards, której celem jest identyfikacja innowacyjnych pomysłów na redukcję obciążeń administracyjnych nakładanych przez prawo wspólnotowe. Państwa regionu Morza Bałtyckiego nie są obecnie liderami w tworzeniu innowacyjnych instrumentów inicjatywy Lepsze prawo. W państwach tych tkwi potencjał związany z wykorzystywaniem narzędzi informatycznych do redukcji obciążeń administracyjnych oraz nowatorskim podejściem do komunikowania projektów w zakresie Lepszego prawa. Implikacje dla Strategii UE dla regionu Morza Bałtyckiego Region Morza Bałtyckiego jest liderem europejskim wśród porównywalnych regionów, jeśli chodzi o indeks konkurencyjności biznesowej (BCI) Światowego Forum Ekonomicznego. Zajmuje także pierwsze miejsca w innych rankingach konkurencyjności takich, jak: indeks konkurencyjności wzrostu (GCI) czy indeks konkurencyjności globalnej (Global CI). Państwa regionu Morza Bałtyckiego mogłyby utworzyć nieformalną sieć (na kształt SCM network), w której ramach prowadzono by wymianę informacji na temat innowacyjnych rozwiązań w dziedzinie Lepszego prawa powstających w regionie, wspólnie gromadzono informacje na temat podobnych rozwiązań stosowanych przez inne państwa członkowskie oraz prowadzono wspólne projekty pilotażowe w dziedzinie innowacyjności. Celem projektu byłoby uczynienie z regionu bałtyckiego regionu innowacyjnego w zakresie inicjatywy Lepsze prawo. Około 40% 50% obowiązków informacyjnych wywodzi się z ustawodawstwa wspólnotowego. Państwa regionu Morza Bałtyckiego mogłyby wspólnie przedstawiać Komisji Europejskiej listę aktów prawnych UE wymagających uproszczenia. Coraz częściej uproszczenie realizacji obowiązków informacyjnych przedsiębiorców a w konsekwencji oszczędzanie czasu oraz środków z tym związanych może następować Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 17

poprzez wykorzystanie narzędzi elektronicznych. W świetle badań OECD 20 narzędzia elektroniczne mogą być stosowane jako mechanizmy dystrybucji informacji, mechanizmy transakcyjne oraz współdzielenia informacji. Ważnym rozwiązaniem pozwalającym przedsiębiorcom na poczynienie oszczędności poprzez ograniczenie kosztów związanych z wyszukiwaniem informacji oraz wymianą dokumentów z urzędami jest jedno okienko, które może występować zarówno w postaci fizycznej, jak i w postaci elektronicznej. Elektroniczne jedno okienko stanowi najczęściej jeden z kanałów kontaktu (kiosk informacyjny, telefon, sms, Internet, telewizja) z fizycznym jednym okienkiem i na ogół jest częścią szerszego portalu e-government, adresowanego do przedsiębiorców (Adele we Francji, Biz Pal w Kanadzie, Biz Portal w Nowej Zelandii czy realizowany na zasadach partnerstwa publiczno-prywatnego duński portal Virk). Zakres usług dostępnych elektronicznie jest zróżnicowany. Z jednej strony, może przybierać formę wortali ograniczonych do jednego rodzaju procedur (np. licencyjnych, jak m.in. kanadyjski BizPal lub raportowych, jak np. norweski Altinn), z drugiej zaś, portali obejmujących zakresem dostępnych informacji i procedur całość cyklu życia przedsiębiorstwa (tak np. koreański G4B). Raport OECD egovernment for better government wskazuje następujące kryteria, które umożliwiają optymalne zastosowanie teleinformatyki do świadczenia usług publicznych, niezależnie od ich zakresu: (1) ześrodkowanie na potrzebach użytkownika, (2) wielokanałowość dostawy usług, (3) kompleksowe odwzorowanie procesów biznesowych (takich jak np. e-usługi publiczne związane z wynagrodzeniami, e-usługi publiczne związane z rachunkowością firm, e-usługi) oraz (4) badanie racjonalności biznesowej usług e-government celem prezentacji korzyści, identyfikacji priorytetów oraz uniknięcia e-usług uciążliwych dla biznesu. Państwa regionu Morza Bałtyckiego mogłyby się pokusić o stworzenie wzorcowych rozwiązań kątem zakresie wykorzystywania usług e-governance jako sposobu ograniczania obciążeń administracyjnych. W Holandii grupy mieszane, specjalne komitety, strony internetowe i tzw. przedsiębiorstwa modelowe były wykorzystywane do określenia głównych problemów i obciążeń, z którymi przedsiębiorstwa się stykają, prowadząc działalność gospodarczą. Pomimo tych wysiłków holenderskie firmy wyrażały zaniepokojenie, że nie zawsze rząd rozwiązuje właściwe problemy. W związku z tym Bank Światowy i OECD przygotowały rekomendacje co do poprawy sposobów identyfikowania (a następnie eliminacji) obciążeń, które w największym stopniu przeszkadzają przedsiębiorstwom oraz większego zaangażowania interesariuszy w 20 Cutting Red Tape. National Strategies for administrative simplification, OECD, Paris, 1996, s. 60-83 Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 18

proces formułowania i tworzenia programów uproszczeniowych. Takie działania powinny wzmocnić trafność programów upraszczania i redukcji obciążeń z perspektywy biznesu. Bank Światowy i OECD zaproponowały wprowadzenie business surveys, żeby zapełnić tę lukę. Bank Światowy i OECD zarekomendowały dla tego typu programów strategię komunikacyjną, której cechami charakterystycznymi są: wybór wśród zainteresowanych stron rzeczników, którzy będą przekazywali informację o osiągniętych rezultatach, większe skoncentrowanie się na zarządzaniu oczekiwaniami zainteresowanych stron, wykorzystywanie środków komunikacji masowej w celu bardziej efektywnego przekazywania informacji, porównywanie podejmowanych działań z podobnymi reformami w innych państwach, organizowanie publicznych wydarzeń z udziałem zainteresowanych stron. Niektóre z elementów tej strategii komunikacyjnej mogłyby zostać użyte wspólnie przez państwa regionu. Dodatkowo państwa regionu Morza Bałtyckiego mogłyby wykorzystywać i promować istniejące już w regionie nowatorskie sposoby komunikacji projektów Lepszego prawa, takie jak polski konkurs na krzesło antybiurokratyczne czy duński pomysł na nadawanie wspólnej marki projektom uproszczeniowym. Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 19

Bibliografia Publikacje książkowe Radaelli C., Towards better research on Better Regulation, Paper delivered to the Advanced Colloquium on Better Regulation, Centre for Regulatory Governance, University of Exeter Radaelli C., Meuwese A.C.M., Better Regulation in the European Union. The political economy of Impact Assessment, Centre for Regulatory Governance, Departament of Politics, University of Exeter Dokumenty Commission Staff working document, Impact Assessment accompanying the «Action Programme for Reducing Administrative Burdens in the European Union», SEC(2007) 84 Gelauff G.M.M., Lejour A.M., The new Lisbon Strategy - An estimation of the economic impact of reaching five Lisbon Targets, report prepared for DG ENTR, Holandia 2006 Kox, Intra-EU differences in regulation-caused administrative burden for companies, CPB Memorandum 136, Haga 2005 Mandelkern Group on Better Regulation, final report, 2001 Regulation of the business community 2006/2007, summary of the report to the Danish Parliament, 2008 Inne źródła Wegrich K., The Administrative Burden Reduction Policy Boom In Europe. Accelerated policy learning, blind copying or bureaucratic politics? Word Bank Group Review of the Dutch Administrative Burden Reduction Programme, 2006 Strategia UE dla regionu Morza Bałtyckiego 20