Regulamin Pracy Urzędu Gminy i Miasta w Zdunach Załącznik nr 3 I Postanowienia ogólne 1 Regulamin Pracy Urzędu Gminy i Miasta w Zdunach ustala porządek wewnętrzny w Urzędzie jako zakładzie pracy. 2 1. Postanowienia Regulaminu Pracy obowiązują wszystkich pracowników Urzędu, dla których zwierzchnikiem służbowym jest kierownik Urzędu Burmistrz. 2. Zastępca Burmistrza jest zobowiązany czuwać nad przestrzeganiem przepisów Regulaminu. II Czas pracy 3 Czas pracy nie może przekraczać 40 godzin na tydzień i 8 godzin na dobę. 4 Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególne dni tygodnia określa Burmistrz w drodze zarządzenia. 1
5 Czas pracy należy wykorzystywać całkowicie na wykonanie zadań służbowych. 6 1. Każdy pracownik po przyjściu do pracy zobowiązany jest podpisać listę obecności. 2. Jako formy kontroli wykorzystania czasu pracy stosuje się: a) listę obecności, b) ewidencję wyjść w godzinach służbowych, c) ewidencję wyjazdów (delegacji służbowych), d) ewidencję zwolnień od pracy oraz okresów nieobecności w pracy, e) ewidencję spóźnień do pracy. 3. Brak podpisu pracownika na liście obecności lub wpisu do ewidencji wyjścia w godzinach pracy oznacza nieobecność wymagającą wyjaśnienia. 4. Listy obecności i zbiory ewidencyjne wyszczególnione w punkcie 2 prowadzi sekretariat. 7 Wyjście pracownika poza Urząd w godzinach pracy jest możliwe po uzyskaniu zgody bezpośredniego przełożonego i dokonaniu odpowiedniego wpisu w książce wyjść. 8 1. W Urzędzie zatrudnia się wyłącznie pracowników dyspozycyjnych. 2. Pracownik jeżeli wymagają tego potrzeby Urzędu, może wykonywać pracę poza normalnymi godzinami pracy na polecenie przełożonego. 9 O udzielenie urlopu, zwolnienia od pracy oraz o usprawiedliwienie nieobecności i spóźnień do pracy decyduje Burmistrz. 2
10 W czasie pracy pracownikowi przysługuje przerwa na spożycie posiłku (ok. 15 min). Przerwa ta nie może zakłócać normalnego toku pracy (obsługi interesantów). III Obsługa interesantów 11 Interesantów przyjmuje się przez cały czas urzędowania z wyjątkiem kasy, która czynna jest w godzinach ustalonych odrębnie. 12 Posłowie na Sejm, Senatorowie oraz Radni przyjmowani są w pierwszej kolejności. 13 Interesanci zamiejscowi powinni być przyjmowani przed interesantami zamieszkałymi na terenie gminy i miasta. 14 1. Obsługa mieszkańców powinna być rzeczowa i sprawna z zachowaniem zasad uprzejmości. 2. Jeżeli sprawa wymaga uzupełnienia dodatkowych dokumentów lub wniesienia opłaty skarbowej, czynności te wykonuje pracownik. Pracownik odpowiedzialny jest również za potwierdzenie otrzymania dokumentu (podania lub wniosku) 3
IV Zabezpieczenie akt i mienia Urzędu 15 1. Akta, pieczątki, maszyny i inne przedmioty (urządzenia służbowe) powinny być zabezpieczone (zamknięte) przed dostępem osób postronnych. 2. Zabrania dokumentów oraz wyposażenia poza teren Urzędu wymaga zgody bezpośredniego przełożonego. 16 Pracownik opuszczający jako ostatni lokal biurowy obowiązany jest zamknąć ten lokal a klucz umieścić w przeznaczonej na ten cel gablocie (miejscu). 17 1. Zezwoleń na pozostawanie w biurze poza godzinami pracy, udziela Burmistrz lub jego Zastępca. 2. Pracownik, który uzyskał zezwolenie pozostania w biurze poza godzinami służbowymi, obowiązany jest zgłosić sprzątaczce, że po skończonej pracy opuszcza biuro. 18 Pracownicy są informowani o osobach posiadających klucze do budynku Urzędu. Informacje te stanowią tajemnice służbową. V Obowiązki i uprawnienia 19 Pracownicy są odpowiedzialni przed Burmistrzem za wykonanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności za: 4
zgodność z prawem opracowanych projektów decyzji, przygotowanie projektów zarządzeń, uchwał pod obrady Rady Miejskiej właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów, terminowe załatwianie spraw, dokładną znajomość przepisów prawnych w zakresie obowiązującym na danym stanowisku pracy. Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu reguluje kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególnie dotyczące prowadzenia określonych spraw. Do podstawowych obowiązków pracowników należy: 1) realizacja zadań wspólnych wynikających z regulaminu organizacyjnego, 2) sumienne, rzetelne i bezstronne wykonywanie powierzonych zadań, 3) przestrzeganie ustalonego w zakładzie pracy czasu pracy i porządku, 4) zachowanie tajemnicy w każdym przypadku gdy dobro tego wymaga, 5) zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikiem, podwładnym i współpracownikami, 6) zachowanie szczególnej grzeczności w kontaktach z mieszkańcami, 7) zachowanie się z godnością w pracy i poza nią, 8) staranny i estetyczny ubiór. 20 Ustawowe obowiązki pracowników określa ustawa z dnia 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 21 poz.124 z późniejszymi zmianami). 21 Obowiązki pracodawcy: 1) należyta organizacja pracy, 2) umożliwienie pracownikom podnoszenia kwalifikacji i szkolenia ich, 3) prezentacja nowo przyjętego pracownika, 4) terminowe wypłacanie wynagrodzenia oraz innych świadczeń, 5) stosowanie kar dyscyplinarnych w każdym przypadku zaniedbania obowiązków, 5
5a) zaznajomienie pracowników z obowiązkami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, 6. organizowanie spotkań z pracownikami w celu omówienia spraw dotyczących Urzędu, 22 Pracownik uprawniony jest do: 1) otrzymania urlopu zgodnie z planem urlopu zatwierdzonym najpóźniej do 15 stycznia na dany rok kalendarzowy, 2) do awansu, jeżeli praca wykonywana jest nienagannie i co zostało stwierdzone coroczną oceną, 3) do urlopu okolicznościowego w przypadkach określonych Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawach regulaminów pracy z 20 grudnia 1974 (Dz. U. Nr 49 poz. 290, z późniejszymi zmianami). VI Wyróżnienia i kary 23 1. Wyróżnienia otrzymuje pracownik tylko wówczas, kiedy poza obowiązkami wynikającymi z przydzielonych mu zadań: a) wykonuje inne zadania, b) przez okres dłuższy niż dwa tygodnie zastępuje innego pracownika, c) wykazuje troskę o gminę i mieszkańców, d) systematycznie podnosi swoje kwalifikacje, e) wykazuje inicjatywę. 2. W stosunku do pracowników, którzy nie przestrzegają ustalonego porządku i dyscypliny pracy oraz nie wykonują lub wykonują niesumiennie obowiązki stosowane są kary: a) w stosunku do pracowników z wyboru i powołania: pozbawienie dodatku służbowego na ściśle określony czas lub bezterminowo, odwołanie ze skutkiem natychmiastowym. 6
b) w stosunku do pracowników mianowanych: kara porządkowa upomnienie, kary dyscyplinarne: nagana, nagana z ostrzeżeniem, nagana z pozbawieniem możliwości awansowania przez okres do dwóch lat do wyższej grupy zaszeregowania lub na wyższe stanowisko, przeniesienie na niższe stanowisko, wydalenie z pracy w Urzędzie. c) w stosunku do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę: kary przewidziane w art. 108 kodeksu pracy tj.: upomnienie, nagana, kara pieniężna. VII Obieg dokumentów 24 W sprawie prowadzenia dokumentów stosuje się instrukcję kancelaryjną, a ponadto: 1. Korespondencja wpływająca do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana. 2. Korespondencja, która wymaga dyspozycji Burmistrza zostaje skierowana do adresata po zwrocie od Burmistrza. Sekretariat Urzędu jest odpowiedzialny za uzupełnienie rejestru symbolami adresata i niezwłocznie kierowanie każdej korespondencji do właściwego adresata. Sekretariat jest odpowiedzialny za odbiór korespondencji od Burmistrza. 3. Korespondencja do Rady Miejskiej przyjmowana jest do rejestru w sekretariacie (rejestr ogólny) i niezwłocznie kierowana do biura Rady Miejskiej. 4. Korespondencja zawierająca jedynie imię i nazwisko adresata bez opatrzenia jej pieczęcią nadawcy winna być traktowana jako prywatna i nie podlega rejestracji. Jeżeli okaże się, ze korespondencja ta nie miała charaktery prywatnego, adresat niezwłocznie przedkłada ją do zarejestrowania i opatrzenia właściwą pieczęcią i numerem rejestru. 7
5. Korespondencja wysłana związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sadowym wysyłana jest listami poleconymi. 6. Samodzielne stanowiska wysyłają korespondencję zwykłą za pośrednictwem sekretariatu, prowadząc własny rejestr. VIII Akta spraw 25 1. Każda sprawa otwierająca postępowanie administracyjne wymaga założenia teczki akta sprawy. 2. Jeżeli z okoliczności wynika, że sprawa wymaga wyłączenie odpowiedzi, bez szukania i kompletowania dokumentacji, pismo wraz z odpowiedzią wpina się do teczki korespondencji. Teczka korespondencji zawiera zawsze pismo i odpowiedź ewentualnie adnotację bez odpowiedzi. 3. Poza wymienionymi w pkt.2 każdy samodzielny pracownik przechowuje akta sprawy w teczkach: a) sprawy do załatwienia, b) sprawy załatwione. 4. Pracownik prowadzi terminarz spraw do załatwienia. 5. Terminarzem może być odpowiedni program komputerowy. IX Oznaczenia stanowisk oraz zasady podpisywania pism 26 1. W korespondencji obowiązują oznaczenia podane w schemacie graficznym. Pisma i akta normatywne oznacza się pieczęciami wg. wzorów podanych w instrukcji kancelaryjnej. 2. Korespondencję podpisuje Burmistrz lub osoba upoważniona. 3. Decyzje, postanowienia oraz oświadczenia podpisuje Burmistrz lub upoważniona przez niego osoba. 4. Korespondencję w toku postępowania podpisuje inspektor po otrzymaniu pełnomocnictwa. 8
5. Wszystkie strony pisma lub innego dokumentu sporządzonego w gminie muszą być oznaczone w lewym dolnym rogu podpisem inspektora. X Zasady współpracy między pracownikami, Burmistrzem i Radą Miejską oraz zasady aktów prawnych 27 1. Projekty uchwał pod obrady Rady Miejskiej i Zarządzenia Burmistrza przygotowują pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska (inspektor) z własnej inicjatywy lub polecenia Burmistrza. 2. Projekty kierowane są do Burmistrza, a następnie pod obrady komisji Rady Miejskiej. 3. Projekt uchwały winien odpowiadać wymogom ustalonym przez Radę Miejską w statucie gminy lub regulaminie. 4. Kontrolę merytoryczną przedkładanego projektu uchwały wykonuje Burmistrz, a następnie przed włączeniem uchwały do porządku obrad Przewodniczący Rady Miejskiej. 5. Uchwały Rady Miejskiej po jej podjęciu kierowane są do właściwego stanowiska. Potwierdzenie odbioru uchwały odbywa się w rejestrze uchwał. XI Interpelacje, wnioski i skargi 28 Burmistrz nie oczekuje na pisemną informację z sesji, niezwłocznie przystępuje do realizacji wniosków, interpelacji czy skarg zgłoszonych podczas sesji i na które nie było możliwości udzielić wyczerpującej odpowiedzi podczas jego przebiegu. 9
XII Postanowienia końcowe 29 Wyposażenie stanowisk pracy w niezbędne materiały oraz sprzęt zapewnia sekretariat. 30 Burmistrz Gminy i Miasta przyjmuje swoich pracowników codziennie w godzinach urzędowania. 31 Regulamin wchodzi w życie po podaniu go do wiadomości pracowników z dniem podpisania. 10