REGULAMIN ORGANIZACYJNY. Biura Nadzoru Inwestycyjnego

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 9/2012 Marszałka Województwa Wielkopolskiego Z dnia 22 lutego 2012 REGULAMIN ORGANIZACYJNY Biura Nadzoru Inwestycyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu Poznań rok 1

2 I Postanowienia ogólne 1 Biuro Nadzoru Inwestycyjnego zwane dalej Biurem działa na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu ustalonego Uchwałą Nr 1293/2011 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 10 listopada 2011 roku ze zmianami oraz niniejszego Regulaminu Organizacyjnego. 2 Nadzór merytoryczny nad działalnością Biura sprawuje Wicemarszałek Województwa Wielkopolskiego ZW-II. 3 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. Urzędzie- rozumie się przez to Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego, 2. Sejmiku- rozumie się przez to Sejmik Województwa Wielkopolskiego, 3. Komisji- rozumie się przez to Komisje Sejmiku Województwa Wielkopolskiego, 4. Dyrektorze- rozumie się przez to Dyrektora Biura Nadzoru Inwestycyjnego, 5. Inwestorze rozumie się przez to inwestora jako uczestnika procesu budowlanego w rozumieniu prawa budowlanego, którym w zadaniu wymienionym w 9 jest Województwo Wielkopolskie Całokształtem pracy Biura kieruje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa Dyrektor. 2. Dyrektora podczas jego nieobecności zastępuje pracownik wyznaczony przez Dyrektora. 3. W przypadku nieobecności poszczególnych pracowników Biura ich obowiązki i uprawnienia przejmują pracownicy wskazani w imiennych zakresach czynności lub wyznaczeni przez Dyrektora. 5 Ustala się następującą strukturę organizacyjną Biura z oznaczeniem sposobu oznakowania akt: 1. Dyrektor Biura BI 2. Stanowisko obsługi sekretarsko-administracyjnej Biura BI.I 3. Stanowisko ds. budowy i dokumentacji technicznej BI.II 4. Stanowisko ds. budowy i rozliczeń finansowych BI.III 5. Stanowisko ds. nadzoru inwestorskiegoinspektor nadzoru robót budowlanych BI.IV 6. Stanowisko ds. nadzoru inwestorskiego- BI.V inspektor nadzoru robót sanitarnych 7. Stanowisko ds. nadzoru inwestorskiego- BI.VI inspektor nadzoru robót elektrycznych 2

3 Zakres działania Dyrektora: II. Zakres działania Kierownictwa Biura 6 1. Kierowanie i sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą Biura. 2. Wykonywanie zadań określonych Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu 3. Wykonywanie innych prac zleconych przez Marszałka Województwa oraz wynikających z uchwał Sejmiku oraz ustaleń komisji Sejmiku. 4. Współdziałanie z Sejmikiem i jego Komisjami, Zarządem Województwa, innymi Departamentami Urzędu, administracją rządową i samorządową, wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnymi, administracją zespoloną, organizacjami gospodarczymi i społeczno- zawodowymi oraz instytucjami naukowobadawczymi w zakresie realizacji zadań Biura oraz zadań wspólnych Departamentów Urzędu. 5. Udział w posiedzeniach Zarządu Województwa. 6. Reprezentowanie Biura w kontaktach zewnętrznych. 7. Składanie sprawozdań z działalności Biura organom Samorządu Województwa Wielkopolskiego. 8. Parafowanie pism po podpisu Marszałka i Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 9. Współdziałanie ze Skarbnikiem Województwa przy opracowaniu planu budŝetu oraz spraw finansowych związanych z realizacją zadań Biura. 10. Nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy i zapewnienie pełnego wykorzystania czasu pracy przez pracowników Biura 11. Udzielanie pracownikom urlopów wypoczynkowych i okolicznościowych 12. Prowadzenie polityki kadrowej Biura 13. Dokonywanie kontroli wewnętrznej w Biurze oraz sprawowanie nadzoru nad organizacją i funkcjonowaniem kontroli zewnętrznej. 7 Kierownictwo Biura przy wykonywaniu zadań współpracuje z Komisją BudŜetową Sejmiku Województwa Wielkopolskiego. III Planowanie pracy w Biurze 1. Planowanie pracy w Biurze słuŝy realizacji zadań określonych między innymi przez: akty normatywne określające zadania samorządu województwa programy działania Urzędu Zarząd Województwa Wielkopolskiego 8 3

4 2. Przy planowaniu pracy uwzględnia się własne inicjatywy i uwarunkowania wynikające z zawartych wcześniej umów. IV Organizacja i zakres działania Biura Biuro realizuje zadania w zakresie kompleksowej obsługi inwestycyjnej zadania p.n. Budowa siedziby Urzędu Marszałkowskiego i Sejmiku Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu Do zakresu działania Biura naleŝy: 1. Realizowanie zadań nałoŝonych na Inwestora w ustawach i przepisach wykonawczych, 2. Zapewnienie nadzoru autorskiego, 3. Zapewnienie nadzoru inwestorskiego, 4. Odbiór i przekazanie inwestycji do uŝytkowania, 5. Rozliczenie finansowe zadania inwestycyjnego. 11 Do zakresu działania stanowisk organizacyjnych Biura naleŝy: 1. Stanowisko ds. obsługi sekretarsko-administracyjnej Biura BI.I przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji, prowadzenie ewidencji dokumentacji projektowej, przygotowywanie i obsługa narad i spotkań, udział w wyznaczonych komisjach, prowadzenie biblioteki technicznej. 2. Stanowisko ds. budowy i dokumentacji technicznej BI.II prowadzenie spraw organizacyjnych i prawnych zadania inwestycyjnego, zapewnienie aktualnej i kompletnej dokumentacji projektowej, reprezentowanie Inwestora w komisjach odbiorowych na budowie, opracowywanie informacji o realizacji zadania, opracowywanie propozycji korekt wniosków do Wieloletniego Programu Finansowego przygotowanie projektów Uchwał Zarządu Województwa w sprawach dotyczących przypisanych zadań, ocena zasadności wykonania robót dodatkowych, przygotowywanie materiałów na posiedzenie Zarządu Województwa i Komisje Sejmiku, przygotowanie dokumentów i reprezentowanie Inwestora na odbiorze końcowym, odbiorach gwarancyjnych i pogwarancyjnych, współdziałanie przy realizowaniu zadania inwestycyjnego oraz przekazania majątku trwałego (PT), 4

5 reprezentowanie Inwestora w procedurze stosowania materiałów i urządzeń równorzędnych i zamiennych. 3. Stanowisko ds. budowy i rozliczeń finansowych BI.III prowadzenie spraw związanych z finansowaniem zadania inwestycyjnego, kontrola zgodności harmonogramu rzeczowo-finansowego ze stanem faktycznym na budowie- opracowywanie informacji i analiz, sprawdzanie zgodności dokumentów finansowych z ustaleniami umowy oraz obowiązującymi przepisami i ich akceptowanie, prowadzenie rejestru faktur, kontrola zgodności finansowania zadania z przyjętym zbiorczym zestawieniem kosztów, analiza zgodności i zgłaszanie wniosków ew. korekt i zmian w ZZK, opracowywanie miesięcznych planów zaangaŝowania środków finansowych, opracowywanie wniosków do korekt Wieloletniej Prognozy Finansowej, przygotowywanie projektów Uchwał Zarządu w sprawach dotyczących finansowania zadania, rozliczenie finansowe umowy o wykonanie zadania oraz nadzór autorski, rozliczenie finansowe zadania inwestycyjnego. 4. Stanowisko ds. nadzoru inwestorskiego BI.IV Inspektor nadzoru inwestorskiego robót budowlanych koordynator inspektorów nadzoru wykonywanie czynności inspektora nadzoru inwestorskiego robót budowlanych wynikających odpowiednich przepisów oraz umowy o pracę z Inwestorem o pełnienie funkcji inspektora nadzoru, udział w odbiorach częściowych robót budowlanych, odbiorze końcowym, gwarancyjnym i pogwarancyjnym, rozliczenia bieŝące Wykonawcy zrealizowanych zgodnie z umową prac, przygotowanie obiektu do uŝytkowania, przygotowanie rozliczenia końcowego budowy i zadania inwestycyjnego, przygotowanie opinii w sprawie zastosowania materiałów i wyrobów równowaŝnychzamiennych, koordynacja pracy inspektorów nadzoru, zgłaszanie i opiniowanie konieczności wykonania robót dodatkowych. 5. Stanowisko ds. nadzoru inwestorskiego BI.V Inspektor nadzoru inwestorskiego robót sanitarnych wykonywanie czynności inspektora nadzoru inwestorskiego robót sanitarnych wynikających z odpowiednich przepisów oraz Umowy o pracę z Inwestorem o pełnienie funkcji inspektora nadzoru, udział w odbiorach częściowych robót sanitarnych, odbiorze końcowym, gwarancyjnym i pogwarancyjnym, rozliczanie bieŝące Wykonawcy ze zrealizowanych zgodnie z umową robót sanitarnych, przygotowanie obiektu do uŝytkowania, w tym przeprowadzenie prób, rozruchów itp. przygotowanie rozliczenia końcowego budowy i zadania inwestycyjnego w zakresie robót sanitarnych, przygotowanie opinii w zakresie zastosowania materiałów i wyrobów równowaŝnychzamiennych, 5

6 zgłaszanie konieczności wykonania robót dodatkowych w zakresie instalacji sanitarnych. 6. Stanowisko ds. nadzoru inwestorskiego BI.VI Inspektor nadzoru inwestorskiego robót elektrycznych wykonywanie czynności inspektora nadzoru inwestorskiego robót elektrycznych, teletechnicznych, automatyki wynikających odpowiednich przepisów oraz Umowy o pracę z Inwestorem o pełnienie funkcji inspektora nadzoru, udział w odbiorach częściowych robót elektrycznych, odbiorze końcowym, gwarancyjnym i pogwarancyjnym, rozliczanie bieŝące Wykonawcy ze zrealizowanych zgodnie z umową robót elektrycznych, przygotowanie obiektu do uŝytkowania w tym przeprowadzenie prób, rozruchów itp. przygotowanie rozliczenia końcowego budowy i zadania inwestycyjnego w zakresie robót elektrycznych, przygotowanie opinii w zakresie zastosowania materiałów i wyrobów równowaŝnychzamiennych, zgłaszanie konieczności wykonania robót dodatkowych w zakresie instalacji elektrycznych. 12 zadań. Jednostki organizacyjne Biura zobowiązane są do współdziałania w zakresie realizacji 13 Skargi i wnioski wpływające do Biura załatwiane są zgodnie z trybem określonym w 33 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. V Zasady podpisywania pism i decyzji oraz tryb składania dokumentów Zarządowi i Sejmikowi 14 Przy podpisywaniu pism i decyzji przez Dyrektora Biura obowiązują następujące zasady: 1. Pisma podpisywanie przez Dyrektora parafuje w lewym dolnym rogu sporządzający pismo pracownik. 2. Dyrektor podpisuje wszystkie pisma związane z zakresem działania Biura, niezastrzeŝone do właściwości Marszałka, Wicemarszałków i Członków Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 3. Dyrektor Biura parafuje w lewym dolnym rogu pisma (decyzje) podpisywane przez Marszałka, Wicemarszałków i Członków Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 6

7 15 1. Pieczęcie urzędowe będące na stanie Biura są ewidencjonowane a ich odbiór potwierdzony na piśmie. 2. Pieczęcie są przechowywane pod zamknięciem w sposób uniemoŝliwiający dostęp osób nieupowaŝnionych. 3. Postępowanie z dokumentami odbywa się na zasadach określonych w przepisach szczególnych Projekty uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego oraz inne dokumenty przedkładane Zarządowi przekazywane są do Departamentu Organizacyjnego i Kadr najpóźniej na trzy dni przed posiedzeniem Zarządu w 11 egzemplarzach. 2. Projekty uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego winny być zaparafowane przez: Dyrektora Biura, Członka Zarządu sprawującego nadzór nad Biurem, Skarbnika Województwa Wielkopolskiego-gdy wywołują skutki finansowe. 17 Projekty uchwał Sejmiku Województwa Wielkopolskiego oraz inne dokumenty przedkładane Sejmikowi przekazywane są po uprzednim uzyskaniu akceptacji Zarządu do Kancelarii Sejmiku : 1. w formie pisemnej 1 oryginał 2. w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu e-radni zgodnie z Zarządzeniem Nr 23/08 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 22 kwietnia 2008r. w sprawie procedur zamieszczania materiałów na Komisje i sesje Sejmiku w systemie e-radni. VI Zasady organizacji kontroli 18 Kontroli wewnętrznej w Biurze podlega: 1. Wykonywanie zadań na stanowiskach pracy, 2. Dyscyplina pracy. Kontrolę rzeczywistą wykonuje dyrektor Biura. Elementem kontroli jest równieŝ wstępne parafowanie dokumentu (pisma) lub ostateczne podpisanie dokumentu (pisma). 19 7

8 1. Biuro w zakresie ustalania kierunków kontroli współdziała z Departamentem Kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. 2. Zasady i tryb przeprowadzenia kontroli określają przepisy Rozdziału VI 34 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego oraz odrębna uchwała Zarządu. VII Postanowienia końcowe 20 Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Biura. Nieprzestrzeganie regulaminu Biura stanowi naruszenie obowiązków słuŝbowych. 21 Regulamin na charakter aktu wewnętrznego i nie moŝe być przywołany jako podstawa działania w korespondencji między stronami. 22 Pracownicy Biura swoim podpisem potwierdzają przyjęcie do wiadomości i stosowania postanowienia Regulaminu. 23 W zakresie spraw nie ujętych w Regulaminie obowiązują postanowienia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. 8