SPIS TREŚCI WPROWADZENIE DO PROCEDUR... 2 WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ... 3 INFORMACJE O BENEFICJENCIE... 6 PROCEDURA ZGŁASZANIA WNIOSKÓW... 7 PROCEDURA ZAWIERANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE I ANEKSÓW DO UMOWY O DOFINANSOWANIE... 10 POWOŁANIE ZESPOŁU REALIZUJĄCEGO PROJEKT... 13 PROCEDURA EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH... 14 PROCEDURA POTWIERDZANIA KOPII DOKUMENTÓW ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM... 15 PROCEDURA PRZESYŁANIA WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ... 17 MONITORING RELIZACJI PROJEKTU... 18 PROCEDURA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ I AUDYTU... 20 PROCEDURA PROWADZENIA DZIAŁAŃ INFORMACYJNO PROMOCYJNYCH... 21 PROCEDURA ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI PROJEKTOWEJ... 23 ZMIANA PROCEDURY POZYSKIWANIA FUNDUSZY ZEWNĘTRZNYCH... 24 1
WPROWADZENIE DO PROCEDUR Procedury Pozyskiwania funduszy zewnętrznych mają na celu ujednolicenie zasad postępowania związanych z przygotowaniem i realizacją wszystkich projektów finansowanych bądź współfinansowanych ze środków zewnętrznych w tym ze środków Unii Europejskiej w Starostwie Powiatowym w Pabianicach, a takŝe ma na celu zapewnienie nadzoru i kontroli w/w projektów. Określa takŝe zadania, kompetencje i odpowiedzialność poszczególnych komórek/jednostek organizacyjnych na wszystkich etapach realizacji projektu z wyłączeniem uregulowań określonych odrębnymi przepisami: 1) Organizacji przetargów i zawierania kontraktów, 2) Obiegu dokumentów finansowo-księgowych; 3) Ewidencji finansowo-księgowej, dla danego projektu, stanowiącą integralną część zakładowego planu kont. Szczegółowe zasady realizacji poszczególnych projektów, z uwzględnieniem wykazu osób upowaŝnionych do realizacji projektu, są wprowadzane odrębnymi uchwałami. W przypadku jednostek organizacyjnych oświaty i pomocy społecznej cała dokumentacja kontrolowana jest i przekazywana przez komórkę merytoryczną/nadzorującą Wydział Oświaty i Wychowania Starostwa Powiatowego w Pabianicach, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie. 2
WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ SKRÓT OPIS STAROSTA Starosta Pabianicki WICESTAROSTA Wicestarosta Pabianicki CZŁONEK ZARZĄDU Członek Zarządu Powiatu Pabianickiego Członkowie Zarządu Członkowie Zarządu Powiatu Pabianickiego ZARZĄD Zarząd Powiatu Pabianickiego RADA Rada Powiatu Pabianickiego Skarbnik Skarbnik Powiatu Pabianickiego EFRR Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego EFS Europejski Fundusz Społeczny PO KL Program Operacyjny Kapitał Ludzki RPO Regionalny Program Operacyjny IF Wydział Inwestycji i Funduszy N-IF Naczelnik Wydziału Inwestycji i Funduszy P-IF Pracownik Wydziału Inwestycji i Funduszy IP Instytucja Pośrednicząca Urząd Marszałkowski w Łodzi BENEFICJENT, PP Powiat Pabianicki BZ Biuro Zarządu FN Wydział Finansowy Starostwa Powiatowego w Pabianicach N-FN Naczelnik Wydziału Finansowego Starostwa Powiatowego w Pabianicach P-FN Pracownik Wydziału Finansowego Starostwa Powiatowego w Pabianicach P-BZ Pracownik Biura Zarządu Starostwa Powiatowego w Pabianicach Główny Księgowy Główny Księgowy dot. jednostek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Pabianicach KP Koordynator Projektu 3
BO JPP/WYDZIAŁY PP Beneficjenci Ostateczni Jednostki organizacyjne powiatu/wydziały Starostwa Powiatowego w Pabianicach Beneficjent osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, korzystająca z publicznych środków wspólnotowych i z publicznych środków krajowych na podstawie umowy o dofinansowanie. Jednostka organizacyjna naleŝy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Powiatu oraz wydziały Starostwa Powiatowego w Pabianicach Koszt kwalifikowalny wydatki niezbędne dla potrzeb realizacji projektu i bezpośrednio z nim związane zgodnie z podręcznikiem kwalifikowalności wydatków Okres realizacji projektu okres określony w umowie o dofinansowanie zgodny z wnioskiem aplikacyjnym; jest to czas w jakim realizowany jest projekt do chwili całkowitego rozliczenia rzeczowego i finansowego. Wniosek aplikacyjny Projekt Projekt partnerski formularz zawierający niezbędne dla danego przedsięwzięcia zapisy (cel projektu, zadania, budŝet, harmonogram) przedsięwzięcie Powiatu finansowane lub współfinansowane przez Unię Europejską (z funduszy zewnętrznych) realizowane zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniach, dokumentach programowych, umowach oraz instrukcjach właściwych dla danego funduszu posiadające następujące cechy: - słuŝy realizacji określonego celu - stanowi pewną zamkniętą całość - jest ograniczony w czasie; - posiada określony budŝet i zasoby; - ma wyjątkowy charakter projekt realizowany wspólnie z innymi jednostkami samorządowymi bądź podmiotami prawnymi, działającymi zgodnie z zapisami umowy partnerskiej stworzonej dla potrzeb realizacji projektu. Zarządzanie projektem jest to system działań począwszy od chwili powstania pomysłu na realizację projektu poprzez inicjację, planowanie, realizację, 4
Koordynator projektu Trwałość projektu Udział własny Monitoring monitoring, rozliczenie końcowe a na ewaluacji projektu skończywszy osoba odpowiedzialna za całościową realizację projektu kaŝdy z projektów finansowanych ze środków unijnych musi funkcjonować w okresie długoterminowym. Długotrwałość projektu oznacza, iŝ projekt musi spełniać kryteria i normy obowiązujące w Unii Europejskiej. Beneficjent jest równieŝ zobowiązany do utrzymania projektu przez do czasu określonego w umowie o dofinansowanie. to nakłady finansowe lub rzeczowe dysponowane przez Powiat, za pomocą których zgodnie ze szczegółowymi zasadami funduszy beneficjent jest zobowiązany współrealizować projekt; udział własny nie podlega zwrotowi to proces systematycznego zbierania/analizowania ilościowych i jakościowych informacji o realizowanym projekcie, celem zapewnienia zgodności realizacji projektu z wcześniej przyjętymi załoŝeniami i celami zapisanymi we wniosku aplikacyjnym. Promocja projektu działania informacyjne i promocyjne mające na celu zaakcentowanie udziału Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu. 5
INFORMACJE O BENEFICJENCIE NAZWA BENEFICJENTA FORMA PRAWNA ADRES OSOBY UPOWAśNIONE DO PODPISANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE zgodnie z art. 48 ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym JEDNOSTKA REALIZUJĄCA POWIAT PABIANICKI SAMORZĄD TERYTORIALNY WOJ. ŁÓDZKIE POWIAT PABIANICKI 95-200 PABIANICE UL. PIŁSUDSKIEGO 2 Zgodnie z uchwałą Zarządu Powiatu Pabianickiego podjętą dla potrzeb realizacji projektu Nazwa jednostki realizującej projekt 6
PROCEDURA ZGŁASZANIA WNIOSKÓW Lp. OSOBA WYKONUJĄCA CZYNNOŚĆ OPIS CZYNNOŚCI 1. JPP/WYDZIAŁ Zgłasza do Wydziału Inwestycji i Funduszy PP propozycję PROJEKTU zawierającą opis proponowanego projektu, podstawowe załoŝenia projektowe, budŝet i harmonogram projektu 2. IF IF przedstawia propozycję PROJEKTU zgodnie z Zał. Nr 1 na spotkaniu ZARZĄDU 3. JPP/WYDZIAŁ Po pozytywnej opinii ZARZĄDU, JPP/WYDZIAŁ PP PP przygotowuje wniosek 4. JPP/WYDZIAŁ JPP/WYDZIAŁ PP przekazuje podpisany przez PP osoby odpowiedzialne za przedłoŝony projekt i przez członka ZARZĄDU nadzorującego daną JPP/WYDZIAŁ PP wniosek do wydziału IF na 60 dni przed zamknięciem konkursu 5. IF Wydział IF sprawdza wniosek pod względem formalnym. JeŜeli wynik sprawdzenia jest negatywny następuje zwrot dokumentów do JPP/WYDZIAŁ PP celem wyjaśnienia zaistniałych nieprawidłowości lub zastrzeŝeń. JeŜeli wynik sprawdzenia jest pozytywny JPP/WYDZIAŁ PP przygotowuje projekt Uchwały RADY w sprawie wyraŝenia zgody na aplikowanie o dofinansowanie projektu. Po przyjęciu w/w uchwały przez RADĘ JPP/WYDZIAŁ PP występuje do ZARZĄDU z projektem Uchwały Zarządu w sprawie UWAGI Zał. Nr 1 Protokół ZARZĄDU Podpisy: P-IF N-IF 7
upowaŝnienia osób do podpisania wniosku o dofinansowanie. NaleŜy dołączyć do wniosku interpretację w sprawie odzyskania podatku VAT od towarów i usług, o którą występuje JPP/WYDZIAŁ PP, jeŝeli jest ona wymagana i stanowi załącznik do wniosku aplikacyjnego zgodnie z zapisami dokumentacji konkursowej 6. IF Jeśli dokumentacja konkursowa wymaga kontrasygnaty Skarbnika na wniosku, IF przekazuje przygotowany wniosek do FN celem sprawdzenia pod względem formalnorachunkowym i dokonania kontrasygnaty Skarbnika. W przypadku wymaganego wkładu własnego naleŝy wskazać źródło finansowania. 7. Skarbnik JeŜeli wynik sprawdzenia jest pozytywny, następuje dokonanie kontrasygnaty i przekazanie wniosku do N-IF celem dalszej realizacji procedur. JeŜeli wynik sprawdzenia jest negatywny następuje zwrot dokumentów do N-IF celem wyjaśnienia zaistniałych nieprawidłowości lub zastrzeŝeń. 8. IF IF lub JPP/WYDZIAŁ PP przekazuje wniosek do wytypowanych Uchwałą Zarządu osób celem sprawdzenia i podpisania przygotowanego wniosku. 9. Członkowie Sprawdzają wniosek pod względem ZARZĄDU merytorycznym. Wniosek winien być sprawdzony przez FN w ciągu 5 dni roboczych Podpisy: P-FN Skarbnik Podpisy: 2 Członków 8
JeŜeli wynik sprawdzenia jest pozytywny Członkowie Zarządu podpisują przygotowany wniosek o dofinansowanie a następnie przekazują go do IF 10. IF lub Przygotowuje pismo przewodnie, kompletuje JPP/WYDZIAŁ wniosek o dofinansowanie i przekazuje go do IP. PP 11. IF Jeden egzemplarz umowy o dofinansowanie przekazuje do dokumentacji Projektu. Kopie wniosku otrzymują: FN i IF Zarządu 9
PROCEDURA ZAWIERANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE I ANEKSÓW DO UMOWY O DOFINANSOWANIE Zawieranie umowy o dofinansowanie projektu Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, JPP/WYDZIAŁ PP, w przypadku udziału wkładu własnego pokrywanego: ze środków budŝetu Powiatu Pabianickiego winien dokonać stosownych zmian w budŝecie w przypadku finansowania z innych źródeł winien udokumentować zabezpieczenie środków. Lp. OSOBA WYKONUJĄCA CZYNNOŚĆ OPIS CZYNNOŚCI 1. STAROSTA Niezwłocznie po otrzymaniu od IP 4 egzemplarzy WICESTAROSTA umowy o dofinansowanie projektu przekazuje je do N-IF celem rozpoczęcia procedury zawarcia umowy o dofinansowanie. 2. IF Sprawdza umowę pod względem merytorycznym, a następnie przekazuje jeden egzemplarz umowy o dofinansowanie projektu do Radcy Prawnego w celu zatwierdzenia jej poprawności pod względem formalno-prawnym. 3. Radca Prawny JeŜeli wynik sprawdzenia jest pozytywny następuje przekazanie umów do N-IF celem dalszej realizacji procedur. JeŜeli wynik sprawdzenia jest negatywny następuje zwrot dokumentów do N-IF celem wyjaśnienia z IP zaistniałych nieprawidłowości lub zastrzeŝeń. UWAGI Podpisy: - P-IF - N-IF Podpisy: -Radca Prawny 10
4. N-IF Przekazuje egzemplarz umowy o dofinansowanie projektu do FN celem sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym i dokonania kontrasygnaty Skarbnika. 5. Skarbnik JeŜeli wynik sprawdzenia jest pozytywny, następuje dokonanie kontrasygnaty i przekazanie umowy do N-IF celem dalszej realizacji procedur. JeŜeli wynik sprawdzenia jest negatywny następuje zwrot dokumentów do N-IF celem wyjaśnienia z IP zaistniałych nieprawidłowości lub zastrzeŝeń. 6. N-IF Przekazuje 4 egzemplarze umowy o dofinansowanie projektu do ZARZĄDU w celu złoŝenia podpisów przez upowaŝnione osoby. 7. IF Przekazuje oryginał umowy do dokumentacji Projektu. 3 oryginały przekazuje do IP. Kopie umowy otrzymuje IF i FN Umowa winna być sprawdzona przez FN w ciągu 2 dni roboczych Zawieranie aneksu do umowy o dofinansowanie projektu OSOBA Lp. WYKONUJĄCA CZYNNOŚĆ 1. JPP/WYDZIAŁ PP OPIS CZYNNOŚCI Po stwierdzeniu konieczności składania aneksu do umowy JPP/WYDZIAŁ PP przygotowuje wniosek do IP i przekazuje go UWAGI 11
do IF. 2. N-IF Sprawdza aneks do umowy i przekazuje do FN Skarbnika W przypadku pojawienia się znaczących zmian w harmonogramie rzeczowofinansowym realizacji projektu zostaje przygotowana pisemna informacja do Skarbnika w celu dokonania zmian w budŝecie PP, jeŝeli jest to konieczne w celu prawidłowej realizacji umowy z IP. 3. JPP/WYDZIAŁ PP Wysyła informacje do IP, która przygotowuje aneks do umowy o dofinansowanie. 4. IF Po otrzymaniu z IP aneksów postępuje się jak przy umowie 12
POWOŁANIE ZESPOŁU REALIZUJĄCEGO PROJEKT Dla potrzeb realizacji projektu zostaje powołany Zespół realizujący projekt. Zespół odpowiada za zarządzanie strategiczne projektem oraz monitoring postępu realizacji projektu. Na czele zespołu stoi Koordynator Projektu. Zadania Zespołu Realizującego Projekt: 1. Nadzór nad prawidłową realizacją projektu, zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji. 2. Sprawowanie nadzoru nad zawieraniem kontraktów z wykonawcami oraz ich realizacją 3. Sprawowanie nadzoru nad pracami InŜyniera Kontraktu oraz zewnętrznych konsultantów 4. Obsługa finansowo-księgowa 5. Ewidencja dochodów i budŝetu 6. Monitoring projektu 7. Promocja projektu 13
PROCEDURA EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH Procedura ewidencji środków trwałych dla projektu jest prowadzona w oparciu o Klasyfikację Środków Trwałych oraz o procedury obowiązujące w Starostwie Powiatowym w Pabianicach. Po otrzymaniu zakupionych środków trwałych Wydział Inwestycji i Funduszy przekazuje faktury do Biura Zarządu celem wprowadzenia zakupionych środków trwałych do ewidencji środków trwałych. Środki trwałe zostają zaewidencjonowanie w Księgach Inwentarzowych pod nazwą projektu z datą przyjęcia ich na stan. Wpisu dokonuje się ze znakiem ustalonym dla danego projektu. JeŜeli realizacja projektu dotyczy jednostki organizacyjnej powiatu pabianickiego środki trwałe naleŝy przekazać właściwej jednostce na podstawie protokołu przekazania zawierającego wszystkie warunki wynikające z umowy o dofinansowanie. JeŜeli JPP realizuje sama projekt, środki trwałe przyjmuje zgodnie z zasadami przyjętymi w jednostce. 14
PROCEDURA POTWIERDZANIA KOPII DOKUMENTÓW ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM Lp. OSOBA WYKONUJĄCA CZYNNOŚĆ OPIS CZYNNOŚCI 1. P-IF W momencie rozpoczęcia procedury P-FN przygotowania wniosku beneficjenta o płatność P-FN, P-IF przygotowuje za dany okres następujące dokumenty: 1. Kopie wyciągów bankowych dotyczących wydatków w ilości zgodnej z zapotrzebowaniem. 2. Kopie list wypłat wraz z załącznikami 3. Kopie faktur/rachunków 4. Kopie dokumentów merytorycznych 2. N-IF Sprawdza poprawność przygotowanego materiału. W przypadku nieścisłości odsyła materiał do P-IF, P-FN celem naniesienia poprawek. JeŜeli wynik sprawdzenia jest pozytywny, przekazuje zgromadzony materiał wraz z oryginałami do osób upowaŝnionych do potwierdzania za zgodność z oryginałem. 3. Osoby Osoby upowaŝnione, po uprzednim upowaŝnione sprawdzeniu, potwierdzają za zgodność z oryginałem przygotowane kserokopie dokumentów. W przypadku nieścisłości odsyłają dokumenty do N-IF celem naniesienia poprawek. UWAGI 15
4. N-IF Przekazuje komplet dokumentów wraz z pismem przewodnim do IP Potwierdzenie za zgodność z oryginałem winno zawierać: pieczęć ogólną Starostwa Powiatowego w Pabianicach z adresem pieczęć Powiatu Pabianickiego pieczęć lub zapis za zgodność z oryginałem datę potwierdzenia za zgodność z oryginałem podpisy osób upowaŝnionych uchwałą Zarządu Powiatu Pabianickiego podjętą dla potrzeb projektu (pieczątka i podpis), upowaŝnione zgodnie z umową 16
PROCEDURA PRZESYŁANIA WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ OSOBA Lp. WYKONUJĄCA CZYNNOŚĆ 1. JPP/WYDZIAŁY PP 2. JPP/WYDZIAŁY PP 3. JPP/WYDZIAŁY PP 4. Członkowie ZARZĄDU 5. JPP/WYDZIAŁY PP OPIS CZYNNOŚCI Przygotowuje wniosek beneficjenta o płatność. JPP/WYDZIAŁY PP przekazuje wniosek do P-FN celem sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym do Skarbnika a następnie do Członków ZARZĄDU Gromadzi dokumenty finansowe potrzebne do wniosku beneficjenta o płatność (listy płac, faktury, rachunki, wyciągi z rachunków bankowych). W tym celu zwraca się do FN o przygotowanie materiału Przekazuje zgromadzone dokumenty do akceptacji osób upowaŝnionych Członków ZARZĄDU Członkowie ZARZĄDU, po uprzednim sprawdzeniu, potwierdzają swoim podpisem prawidłowość przygotowanego wniosku o płatność wraz z załącznikami. W przypadku nieścisłości odsyłają dokumenty do JPP/WYDZIAŁY PP celem naniesienia poprawek. Przesyła do IP wniosek beneficjenta o płatność w wersji papierowej i elektronicznej wraz z wymaganymi załącznikami. UWAGI 17
MONITORING RELIZACJI PROJEKTU Monitoring to proces systematycznego zbierania, analizowania i interpretowania ilościowych i jakościowych informacji opisujących postęp i efekty projektu. Beneficjent zobowiązany jest do monitorowania realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie i odpowiednich dla danego programu wytycznych. Produktem tego procesu jest przygotowanie informacji do sprawozdania z realizacji Projektu: Okresowej, Końcowej. Rodzaje monitoringu i wskaźniki monitoringowe Monitoring wspomaga proces zarządzania pomocą ze środków unijnych. W zaleŝności od charakteru dostarczanych danych, monitoring dzielimy na: Rzeczowy, Finansowy. Monitoring rzeczowy Monitoring rzeczowy dostarcza danych, obrazujących postęp we wdraŝaniu projektu oraz umoŝliwiających ocenę jego wykonywania w odniesieniu do celów ustalonych we wniosku. Wskaźniki produktu Odnoszą się one do rzeczowych efektów działalności. Liczone są w jednostkach materialnych. Wskaźniki rezultatu Odpowiadają one bezpośrednim i natychmiastowym efektom wynikającym z wdroŝenia projektu. Monitoring finansowy Monitoring finansowy dostarcza danych, dotyczących finansowych aspektów realizacji projektu, będących podstawą do oceny sprawności wydatkowania przeznaczonych na niego środków. Zgodnie z zapisami zawartymi w umowie o dofinansowanie monitoring finansowy 18
odbywa się w oparciu o sprawozdania - okresowe i końcowe - obejmujące projekt, które przedstawione są do Instytucji Pośredniczącej. Dodatkowo sprawozdania zawierają informacje nt. postępu realizacji planu finansowego w okresie sprawozdawczym oraz prognozę w tym zakresie na następny okres sprawozdawczy. Monitoring, w zaleŝności od projektu, będzie realizowany przez zespół projektowy bądź firmę do tego zatrudnioną zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie. 19
PROCEDURA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ I AUDYTU Kontrola wewnętrzna Wewnętrzna kontrola realizacji Projektu obejmuje następujące czynności: 1. stosowanie przyjętych procedur, 2. monitorowania skuteczności przyjętych procedur i rozwiązań organizacyjnych oraz wprowadzania niezbędnych zmian. Podstawowym narzędziem kontroli procesów jest Podręcznik Procedur Beneficjenta. 20
PROCEDURA PROWADZENIA DZIAŁAŃ INFORMACYJNO PROMOCYJNYCH Projekt będzie promowany zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, z Rozporządzeniem Komisji Europejskiej (WE) Nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 roku ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego. Podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w Polsce określone są w Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013 oraz w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2007 roku w zakresie informacji i promocji, wydane na podstawie ustawy z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. 2006 r., Nr 227, poz. 1658 z późn. zm.). Lp. OSOBA WYKONUJĄCA CZYNNOŚĆ OPIS CZYNNOŚCI 1. ZARZĄD Zleca IF zaplanowanie prowadzenia działań informacyjno - promocyjnych, które muszą być zgodne z harmonogramem realizacji Projektu. 2. JPP/WYDZIAŁ Zaplanowanie z uwzględnieniem następujących PP działań promocyjno informacyjnych: umieszczenie i aktualizacja na stronie internetowej www.powiat.pabianice.pl informacji nt. Projektu oznakowanie wychodzącej dokumentacji znakami wymaganymi dla danego projektu wraz z informacją o UWAGI 21
dofinansowaniu projektu oznakowanie siedziby PP logo UE, i logo określonego programu operacyjnego wraz z informacją o dofinansowaniu projektu przygotowanie materiałów promocyjnych: plakatów, ulotek, długopisów, itp. zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie przekazanie informacji do prasy (zakup ogłoszeń) 3. ZARZĄD Weryfikuje zaplanowane działania. JeŜeli wynik weryfikacji jest pozytywny zleca IF/JPP/WYDZIAŁ PP realizację zaplanowanych działań. JeŜeli wynik weryfikacji jest negatywny zleca IF uzupełnienie zaplanowanych działań. 22
PROCEDURA ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI PROJEKTOWEJ W ramach zarządzania dokumentacją Projektu kierownik jednostki organizacyjnej/naczelnik wydziału odpowiada za zorganizowanie Archiwum Projektu. Dokumentacja projektowa do dnia zakończenia projektu i zatwierdzenia sprawozdania końcowego z jego realizacji jest gromadzona i dostępna w jednostce/wydziale starostwa realizującego projekt. Po zatwierdzeniu wykonania projektu przez Instytucję Zarządzającą danym programem operacyjnym lub funduszem dokumentacja z nim związana zostanie przekazana zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami do archiwum zakładowego lub archiwum jednostki. Dokumenty będą umieszczone w specjalnie oznakowanym miejscu przy zachowaniu wskazań zawartych w odpowiednich wytycznych ws. informacji i promocji projektów. Zakres obowiązkowo archiwizowanej dokumentacji obejmuje w szczególności: wniosek o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami, umowę o dofinansowanie, umowy z wykonawcami, faktury/rachunki, protokoły zdawczo odbiorcze, wnioski o płatność, sprawozdania z audytu, raporty o nieprawidłowościach, informacje pokontrolne oraz inne dokumenty związane z realizacją projektu. Generalną regułę określającą obowiązek i zakres archiwizacji dokumentów związanych z wykorzystaniem funduszy strukturalnych stanowi art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, zgodnie z którym wszystkie dokumenty uzupełniające dotyczące wydatków i audytów danego programu operacyjnego są przechowywane do wglądu KE i Trybunału Obrachunkowego przez okres trzech lat po dokonaniu przez KE płatności końcowej dla danego okresu programowania. KaŜdorazowo termin oraz formę przechowywania dokumentacji projektowej określa umowa o dofinansowanie projektu. 23
ZMIANA PROCEDURY POZYSKIWANIA FUNDUSZY ZEWNĘTRZNYCH Procedur podlegają aktualizacji stosowanie do zmian w aktach prawnych oraz organizacyjnych mających wpływ na realizację poszczególnych procesów. Lp. OSOBA WYKONUJĄCA CZYNNOŚĆ OPIS CZYNNOŚCI 1. JPP/WYDZIAŁY Zgłoszenie zmiany prawnej/ organizacyjnej PP do IF a następnie do ZARZĄDU. 2. N-IF Dostosowanie procedury do zmiany we wskazanym akcie prawnym/ zarządzeniu. 3. N-IF Przekazanie zmodyfikowanej procedury do ZARZĄDU celem zatwierdzenia. 4. ZARZĄD JeŜeli opis procedury jest zgodny z obowiązującym stanem prawnym/ organizacyjnym ZARZĄD zatwierdza zmiany w podręczniku procedur. JeŜeli opis procedury jest niezgodny z obowiązującym stanem prawnym/ organizacyjnym ZARZĄD zwraca podręcznik do N-IF wraz ze wskazaniem i uzasadnieniem zastrzeŝeń. UWAGI Do czasu zatwierdzenia Nowego Podręcznika Procedur obowiązuje dotychczasowy. Opracowała Aneta BroŜyna 24