SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługę opracowania oraz wydania publikacji promującej programy i fundusze europejskie oraz ich wykorzystanie w ramach komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie mazowieckim, tj. na opracowanie i wydanie w 2010 roku 4 numerów biuletynu informacyjnego o działalności Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych, promującego projekty realizowane na Mazowszu w ramach priorytetów regionalnych PO KL (m.in. zasady aplikowania, kryteria wyboru projektów itp.). I. Cele zamówienia: Przygotowanie wydawnictwa ma na celu: przekazanie potencjalnym beneficjentom aktualnych informacji związanych z wdraŝaniem funduszy strukturalnych na Mazowszu: komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 oraz zaprezentowanie działalności Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych; przedstawienie odbiorcom publikacji wybranych projektów realizowanych na Mazowszu i tzw. dobrych praktyk, które w ocenie Zamawiającego zasługują na upowszechnienie i rozpropagowanie; zaprezentowanie regionu jako skutecznego beneficjenta funduszy pomocowych; budowę pozytywnego wizerunku funduszy strukturalnych oraz instytucji zaangaŝowanych w ich wdraŝanie; promocję programów i funduszy europejskich, a w szczególności Europejskiego Funduszu Społecznego (m.in. cele, załoŝenia, zasady aplikowania, kryteria wyboru projektów, typy projektów itp.). II. Opis przedmiotu zamówienia Biuletyn informacyjny promujący fundusze europejskie na Mazowszu komponent regionalny Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, jest adresowany do wszystkich 1
potencjalnych beneficjentów środków unijnych z województwa mazowieckiego oraz do instytucji centralnych i samorządowych. Publikacja ta będzie stanowić źródło informacji o aktualnych działaniach Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych, terminach naboru wniosków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wybranych projektach, a takŝe zaprezentuje róŝnorodność oraz atrakcyjność projektów zrealizowanych w układzie podregionalnym, z uwzględnieniem właściwego uzasadnienia potrzeby i celu realizacji projektu. Będzie równieŝ prezentowała przykłady tzw. dobrych praktyk na terenie Mazowsza. Biuletyn powinien być atrakcyjny pod względem merytorycznym, graficznym, zawierać dobrej jakości fotografie, natomiast zamawiane materiały powinny być napisane przystępnym i zrozumiałym dla przeciętnego odbiorcy językiem. Źródła finansowania biuletynu: publikacja będzie finansowana ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. a) Do zadań Wykonawcy naleŝy: - sporządzenie propozycji harmonogramu wydawniczego do akceptacji Zamawiającego; - przygotowanie oprawy graficznej wydawnictwa po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu: 3 propozycje winiety ( Fundusze Europejskie dla Mazowsza, z podtytułem Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013 oraz wkomponowanym hasłem Człowiek najlepsza inwestycja i oprawy graficznej do akceptacji okładki i proponowany skład 4 działów wydawnictwa rozkładówki, w tym 2 działy obligatoryjne, wyznaczone przez Zamawiającego, propozycję realizacji graficznej: tabelek/wykresów, lidów, śródtytułów, zasad ułoŝenia zdjęć na stronie, numeracji stron, paginacji i wyróŝniania graficznego waŝnych wiadomości/ sentencji wyrwanych z tekstów itp. elementów); 2
- pozyskiwanie zdjęć do wyboru dla Zamawiającego (część z nich moŝe zostać pozyskana od beneficjentów przez Zamawiającego), obróbka graficzna zdjęć, uregulowane majątkowe prawa autorskie do nich, około 25 fotografii na jedno wydanie biuletynu; - pozyskiwanie kaŝdorazowej zgody/zgód osób fotografowanych czy teŝ obiektów przez Wykonawcę i przedstawienie ich kaŝdorazowo Zamawiającemu drogą mailową/faxem/scan przed oddaniem do druku materiału (sporządzenie w dokumencie Word formatki zgody wraz z dodanym plikiem JPG zdjęć/cia skan dokumentu z podpisem i pieczątką osoby/obiektu fotografowanej/ego); - zredagowanie, wybranie lidów, śródtytułów na zlecenie Zamawiającego materiałów do biuletynu dotyczących wybranych tematów lub projektów i zilustrowanie ich zdjęciami; - redakcja tekstów techniczna oraz stylistyczna, skład DTP, potrójna korekta, przygotowanie do druku całości, wykonanie proof ów UGRA FOGRA do akceptu z całości, wykonanie impozycji; - wydrukowanie biuletynu (druk z blach CTP) w nakładzie 3000 egzemplarzy na jedno wydanie w cyklu kwartalnym, w wersji polskojęzycznej (4 numery w ciągu roku); - dostarczenie wszystkich egzemplarzy do siedziby Zamawiającego. b) Proponowana zawartość biuletynu: - Spis treści W numerze ; stała rubryka; - Słowo wstępne; stała rubryka; strona poświęcona Dyrekcji/ Kierownictwu/ Redaktorowi Naczelnemu MJWPU; - Wywiad; stała rubryka; wywiad przeprowadzony ze znaną osobą zajmującą się funduszami, ze szczególnym uwzględnieniem województwa mazowieckiego; - Wydarzenia; dział wymienny; wydarzenia w MJWPU, w innych instytucjach wdraŝających programy unijne i w Europie; - Aktualności; dział wymienny; aktualności dotyczące MJWPU, wdraŝania funduszy; szkoleń dla beneficjentów; - Kalendarium; dział wymienny; daty i planowane imprezy/ nabory/ zmiany ich/ aktualizacje 3
- Dobre praktyki; stała rubryka; wywiad przeprowadzony z wybranym Beneficjentem o projekcie realizowanym z funduszy europejskich w poprzednim okresie programowania; - ABC funduszy; wywiad/ artykuły o początkach zainteresowania się potencjalnych Beneficjentów funduszami, ich problemy, miejsca gdzie mogli znaleźć informacje na ten temat i na jakim są aktualnie etapie; pomocnik dotyczący składania wniosków z konkretnych priorytetów zgodnie z harmonogramem ogłoszeń; - Oddziały Zamiejscowe; miejsce na promocję Oddziałów Zamiejscowych na terenie Mazowsza i działań prowadzonych na ich terenie; - Europejski Fundusz Społeczny ludzie związani z EFS, najwaŝniejsze osiągnięcia, rubryka wymienna; - Konkurs dla czytelników np. z czym nam się kojarzy Europejski Fundusz Społeczny, wybieramy najlepsze hasło promujące EFS Wykonawca opracuje według wskazówek Zamawiającego załoŝenia konkursu lub zaproponuje inny konkurs, zamiennie, do jednego wydania biuletynu w ciągu roku (2 numer) oraz zaproponuje kryteria oceny i metody opracowania kolejnych tekstów dotyczących konkursu, nagrody, zaprezentowanie zwycięzców konkursu; - od Redakcji stała rubryka; omówienie istotnych tematów w bieŝącym wydaniu, zapowiedź dotycząca kolejnego wydania, zaproszenie czytelników do udziału w konkursach; - nie wykluczamy dodatkowo: stron reklamowych: MJWPU/ innych jednostek samorządu terytorialnego, które są zaangaŝowane we wdraŝanie funduszy europejskich; stron poświęconych kolejnym priorytetom i działaniom PO KL; stron poświęconych kolejno ogłaszanym konkursom/ naborom/ szkoleniom/ warsztatom związanym z działaniami załoŝonymi na rok 2010. Przykładowe teksty/ tabele, otrzymacie Państwo do wykonania projektów biuletynu: Elementy graficzne, zdjęcia i infografiki powinny zajmować ok. 30-50% powierzchni biuletynu. c) Specyfikacja techniczna biuletynu: 4
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie grafiki, opracowanie redakcyjne, redakcja techniczna, korekta, skład, łamanie i druk 4 numerów biuletynu Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych, w języku polskim, pod roboczym tytułem Fundusze Europejskie dla Mazowsza. 1) 4 kolejne numery biuletynu; 2) Format: A4 netto po obcięciu 3) Oprawa broszurowa, szyta, dwie metalowe euro zszywki oczkowe z oczkami do segregatora; 4) Liczba stron: okładka + środki 12 stron, 5) Liczba kolorów: okładka 4+4, środki 4+4; 6) Nakład: 3000 egzemplarzy na jedno wydanie; 7) Papier: środki kreda matowa 150 g/m 2, okładka kreda matowa 250 g/m 2 ; 8) Uszlachetnienia: Okładka folia matowa jednostronnie + lakier punktowy UV jednostronnie; 9) Skanowanie ilustracji wraz z obróbką kolorystyczną około 25 fotografii; 10) Proof Ugra Fogra z całości; 11) Redakcja merytoryczna tekstów; 12) Redakcja techniczna/stylistyczna materiałów; 13) Korekta x 3; 14) Ilustracja fotograficzna tekstów (fotografie własne lub agencyjne z uregulowanymi prawami majątkowymi przechodzącymi na rzecz Zamawiającego); 15) Impozycja kolorowa złoŝona całości biuletynu do akceptu. 16) MoŜliwość wydrukowania erraty do 4 numerów biuletynu: A4, 1+1 wraz z insertowaniem do całości nakładu na papierze kredowym 150g/m 2 przyciętym do formatu. 5
17) Pakowanie po 50 szt., ścisła paczka, biała kartka przyklejona do kaŝdej paczki z opisem, np. Biuletyn PO KL nr 1/2010 50 egz. 18) Transport do siedziby MJWPU w Warszawie. Numer pojedynczy: Lp. druk nakład format oprawa papier+uszlachetnienia objętość 1 środki 3 000 A4 netto po szyta, kreda matowa 150 g/m 2 12 stron obcięciu dwie metalowe 4+4 (full kolor) 2 okładka 3 000 A4 netto po obcięciu 3 transport, pakowanie eurozszywki razem ze środkami kreda matowa 250 g/m 2 4+4 (full kolor) + folia mat. jednostronnie + lakier punktowo jednostronnie 4 strony 3 000 - - - - III. Informacje uzupełniające: Autorskie prawa majątkowe do dzieła przechodzą na Zamawiającego. Podczas przygotowania publikacji obowiązują następujące standardy: 1. Pozyskiwanie tekstów i materiałów uzupełniających. Teksty zawarte w biuletynie będą opracowywane przez zespół osób odpowiedzialnych za redagowanie biuletynu w Wydziale Promocji i Wydawnictw Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych, natomiast teksty zlecone Wykonawcy przez Zamawiającego przez zespół osób zaproponowanych w ofercie. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji tekstów, Ŝądania poprawy lub opracowania tekstu od nowa (jeŝeli jego poprawienie nie będzie moŝliwe). Wykonawca zapewni we własnym zakresie zgodę na posługiwanie się danymi osobowymi, wizerunkiem opisywanych/fotografowanych osób, a takŝe fotografii, projektów, makiet, itp. oraz prawa do wykorzystania materiałów i przeniesienie majątkowych praw autorskich na Zamawiającego. Wykonawca we własnym zakresie będzie pozyskiwał zdjęcia (grafiki, itp.) odpowiadające tematyce tekstów w zakresie określonym w specyfikacji technicznej. 6
2. Redakcja techniczna Wykonawca wykona czynności niezbędne do przygotowania materiału do składu i druku. 3. Przekazanie biuletynu kaŝdorazowo po zaakceptowaniu ostatecznej wersji Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego biuletyn informacyjny w formie papierowej w nakładzie 3000 egzemplarzy zapakowanych w paczkach oraz w formie elektronicznej na nośniku CD w formacie PDF oraz w otwartych plikach graficznych. 4. Termin wykonania: przedstawienie propozycji oprawy graficznej: nie później niŝ 15 dni od daty podpisania umowy; przedstawienie numeru pilotaŝowego: nie później niŝ 30 dni od daty podpisania umowy; termin wykonania kolejnych numerów biuletynu: nie później niŝ 10 dni od momentu otrzymania materiałów od Zamawiającego. 5. Wykonawca zapewni moŝliwość bezpośredniego kontaktu z Zamawiającym w ciągu 2 godzin od momentu powiadomienia o wystąpieniu takiej konieczności. 6. Zamawiający w przypadku wydawania numerów podwójnych oraz wkładek tematycznych będzie stosować ceny, wynikające z mnoŝenia ceny za stronę numeru pojedynczego przez liczbę stron numeru podwójnego bądź wkładki. 7. Zamawiający przekaŝe Wykonawcy wszystkie informacje niezbędne do uzyskania właściwej wizualizacji biuletynu, spójnej ze strategią informacji i promocji funduszy strukturalnych, w tym wszystkie logotypy oraz niezbędne informacje dotyczące kolorystyki. Oprawa graficzna wydawnictwa powinna być spójna z księgą identyfikacji wizualnej przekazaną Wykonawcy przez Zamawiającego. 8. W kaŝdym numerze biuletynu znajdzie się logotyp PO KL, informacja Egzemplarz bezpłatny, informacje o finansowaniu publikacji ze środków Unii Europejskiej, oraz hasło. 7