dr Artur J. Ko uch Identyfikacja podstawowych faz procesu bud etowania cego zaspokajaniu potrzeb spo eczno ci lokalnych za enia teoretycznego modelu referencyjnego UR w Krakowie
Ka de zorganizowane dzia anie wymaga planowania. Wi e si ono m.in. z okre laniem celów organizacji, z poszukiwaniem odpowiedzi o jej istot. Cele organizacji stanowi zatem kardynalne pytania nauki o zarz dzaniu. A ich formu owanie opisuj ce funkcjonowanie i przekszta canie (w tym rozwój) organizacji stanowi wa ny element zarz dzania, jako funkcji kierowniczej.
Specyfika dzia ania administracji publicznej i samorz dowej powoduje, e cele ich dzia ania s wynikiem przej cia od radykalnej partykularno ci przedsi biorcy, udzia owców, czy grupy sko rozumianego interesu do wymiaru, w którym ods ania si to, co ponadjednostkowe czyli publiczne, a czego inwariantem jest dobro wspólne.
Funkcjonowanie struktur publicznych jest wynikiem potrzeby bycia mi dzy lud mi, co powoduje, e podkre li trzeba zarówno ugie trwanie podmiotów publicznych oraz co istotniejsze, e sfera publiczna nie jest tylko wiatem idei, ale wymaga kreowania i implementacji dzia i inicjatyw wynikaj cych z potrzeb tych, którzy z dobrodziejstwa tej sfery korzystaj inicjatyw oddolnych. Powoduje to, e w JST podobnie jak w dzia alno ci organizacji wszystkich sektorów wyst puje nie jeden cel, ale ich wi zka, obrazuj ca ró ne obszary aktywno ci.
Obowi zek kierowania si interesem publicznym powoduje, e JST realizuj g ównie cele okre lane przez mieszka ców s ce zaspokojeniu ich potrzeb. Wi zka podstawowych celów JST uwzgl dnia tak e d ugoterminowe funkcjonowanie oraz potrzeb rozwoju, zwi kszania potencja u s cego realizacji us ug publicznych, a tak e zdolno do absorbowania z otoczenia, nowych technologii i sposobów dzia ania.
Jednym z zasadniczych dzia s cych usprawnianiu zarz dzania JST, poprzez zapewnienie odpowiedniego poziomu zaspokojenia potrzeb mieszka ców, jest wykorzystanie procesów bud etowania opartego na kosztach i ich rachunkach.
Koszty pozwalaj na okre lanie wymaganych zasobów, ich struktury i niezb dnych w danych warunkach wydatków zapewniaj cych realizacj zamierze przy okre lonym poziomie jako ci realizowanych us ug. Zasadniczego znaczenia nabiera w tym kontek cie odchodzenie od metody kasowej i wykorzystywanie w procesach bud etowania zasady memoria owej.
Prawid owe okre lenie zapotrzebowania na zasoby niezb dne do realizacji us ug publicznych w danym okresie jest mo liwe tylko w warunkach pe nego rozpoznania potrzeb zg aszanych przez obywateli.
Znajomo potrzeb daje osobom odpowiedzialnym za funkcjonowanie samorz dów mo liwo uwzgl dnienia w realizowanych us ugach tych funkcji, które powoduj, e osi gana jest wymagana u yteczno tych us ug. W warunkach gospodarki rynkowej u yteczno powoduje, e klienci s zainteresowani produktem. Skupianie procesów wytwarzania na tym co organizacja potrafi wykona jest przyczyn marnotrawienia zasobów.
Faza pierwsza procesu bud etowania w JST winna obejmowa identyfikacj potrzeb i oczekiwa obywateli (cech i funkcji us ug, którymi obywatele s zainteresowani). Jej realizacja daje odpowied na pytanie: jakimi us ugami, o jakich cechach i funkcjach s zainteresowaniu uczestnicy danej wspólnoty, a tak e, które nie powoduj zwi kszenia poczucia zadowolenia z bycia mieszka cem danej JST.
Faza pierwsza zapewnia tak e wiedz o zg aszanej przez obywateli wa no ci poszczególnych cech i funkcji. W warunkach ograniczono ci rodków publicznych stanowi to zapewnienie dla skupienia uwagi na tych obszarach dzia alno ci samorz dów, które s istotne z punktu widzenia ich celu g ównego.
W fazie tej nale y tak e zapewni skorygowanie wynikaj cych z badania potrzeb wa no ci poszczególnych cech i funkcji przez osoby odpowiedzialne urz dników danej JST. Jest to niezb dne w przypadku kluczowych funkcji produktu, które mog nie by wysoko cenione przez obywateli, a s np. regulowane przepisami prawa.
Przej cie do fazy drugiej procesu bud etowania wymaga rozpoznania poziomu kosztów, które dana jednostka jest w stanie ponie na realizowane przez siebie us ugi. (koszt dopuszczalny koszt docelowy)
Proces ten uto samia si z okre leniem kosztu wytworzenia poszczególnych us ug celem udzielenia odpowiedzi, czy warto ta odpowiada kooperantom, jest akceptowalna przez spo eczno lokaln, lub te w jakiej pozostaje relacji do rynkowej ceny zakupu takich samych us ug w innych, w tym komercyjnych organizacjach. Za warto spo ecznie akceptowaln uznaje si tak warto rodków publicznych, która mo e by przeznaczona na realizacj okre lonych us ug, przy za eniu dobrowolnej rezygnacji spo eczno ci z alternatywnych sposobów zagospodarowania tych zasobów
W fazie drugiej procesu bud etowania opartego na kosztach i ich rachunkach ustala si koszt poszczególnych cech i funkcji us ug realizowanych w danej JST. Jest on wypadkow kosztu dopuszczalnego (docelowego) i wa no ci cechy lub funkcji zg aszanej przez obywateli.
Faza trzecia procesu bud etowania opartego na kosztach i ich rachunkach pozwala na okre lenie struktury kosztów realizacji poszczególnych us ug z podzia em na koszty komponentów (dzia, cz ci sk adowych) tych us ug. Realizacja tej fazy wymaga zaanga owania osób bezpo rednio wykonuj cych zadania zwi zane z realizacj poszczególnych us ug. Ich zadaniem jest okre lenie, które komponenty i w jakim stopniu zapewniaj dan cech us ugi lub s realizacji funkcji cenionych przez obywateli.
Faza I Cechy i funkcje us ugi Wa no cechy lub funkcji w skali w % Docelowy koszt cechy lub funkcji A 2,8 20,0% 500 x 20% = 100 B 4,2 30,0% 150,00 C 1,4 10,0% 50,00 D 2,1 15,0% 75,00 E 3,5 25,0% 125,00 Razem 14 100,0% 500,00 Faza II Cechy i funkcje us ugi Komponenty x 1 x 2 x 3 x 4 x 5 Docelowy koszt cechy lub funkcji A 0,5 x 100 = 50 0,3 x 100 = 30 0,2 x 100 = 20 100,00 B 0,2 x 150 = 30 0,8 x 150 = 120 150,00 C 1 x 50 = 500 50,00 D 0,6 x 75 = 45 0,4 x 75 = 30 75,00 E 0,1 x 125 = 12,5 0,3 x 125 = 37,5 0,6 x 125 = 75 125,00 Docelowy koszt komponentu 62,5 112,5 50 80 195 500,00 Faza III
Zalet modelu wykorzystuj cego w procesie informacyjnodecyzyjnym koszty i ich rachunki jest eliminacja marnotrawstwa, wynikaj ca z zapewniania celowo ci zu ycia zasobów oraz ukierunkowania na u yteczno wyników procesu wiadczenia us ug publicznych. Ma to szczególne znaczenie w dzia alno ci JST zwi zanej z presj obowi zuj cych przepisów prawnych g ównie narzucaj cych wykonywanie okre lonych zada oraz innych wzgl dów (np. politycznych), które bezpo rednio nie wynikaj z oczekiwa cz onków wspólnoty.
W tym przypadku, dok adna analiza potrzeb organizacji i powi zania zachodz cych procesów z potrzebami spo eczno ci lokalnych jest podstaw eliminacji dzia niecelowych.
Dzi kuj za uwag!