Tworzenie aktów prawnych w formacie XML zgodnie z wymogami ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i innych aktów prawnych od roku 2012.

EAP XML Legislator Podręcznik użytkownika Tworzenie aktów prawnych w formacie XML zgodnie z wymogami ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i innych aktów prawnych od roku 2012. Autorzy: Krzysztof Radzimski;Piotr Jegorow;Ryszard Adam Grytner www.abcpro.pl

Spis treści Wprowadzenie... 4 Obowiązki wynikające z regulacji wchodzących w życie od 2012 r.... 4 Zastosowanie EAP XML Legislator... 4 Dla kogo przeznaczony?... 5 Podstawowe funkcje... 5 Podstawa prawna... 6 Wymogi prawne dotyczące sporządzania aktów podlegających ogłoszeniu w dzienniku urzędowym... 7 Wymagania dotyczące załączników w postaci plików PDF... 8 Przekazywanie załączników w postaci plików XML... 10 Przekazywanie załączników w formacie większym aniżeli A4... 10 Plany zagospodarowania przestrzennego... 11 Podpis elektroniczny znakowanie czasem... 12 Wymagania dotyczące instalacji EAP XML Legislator... 13 Pierwsze uruchomienie... 13 Rejestracja... 13 Strona początkowa... 14 Opcje... 16 Organy wydające... 16 Ogólne... 17 Dane rejestracyjne... 17 Opcje administracyjne... 17 Ustawienia proxy... 18 Ustawienia edytora... 18 Ustawienia formatowania... 18 Sprawdzanie... 27 2

Integracja z programem Besti@... 27 Integracja z programem Wizja... 27 Dodatki... 27 Tworzenie aktów prawnych... 28 Podstawowe zasady tworzenia aktów... 28 Tworzenie nowego aktu prawnego... 29 Dodawanie podpisów pod aktem... 33 Zapisanie dokumentu... 34 Dodawanie załączników... 35 Dodawanie załączników XML... 35 Dodawanie załączników binarnych... 36 Dodawanie załączników jako Wyspa... 37 Uzasadnienie... 38 Dodawanie tabel... 39 Dodawanie obrazów... 40 Dodawanie przypisów... 41 Podpisywanie aktów... 42 Wprowadzenie... 42 Warunki techniczne... 42 Kwestie merytoryczne... 43 Składanie bezpiecznego podpisu elektronicznego... 44 3

Wprowadzenie Obowiązki wynikające z regulacji wchodzących w życie od 2012 r. W związku z wejściem w życie nowelizacji ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i innych aktów prawnych oraz rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy, wprowadzono szereg zmian w sposobie tworzenia oraz zapisu plików zawierających akty prawne w formacie XML. Zmiany te dotyczą nie tylko formatu pliku ale też sposobu tworzenia poszczególnych elementów aktu prawnego. Prosimy zatem o zwrócenie szczególnej uwagi na te fragmenty, w których omawiane są sposoby dołączania elementów zewnętrznych (map, obrazów i tabel) oraz sposobu ich prezentacji. Prosimy też zwrócić baczną uwagę na skutki nowych regulacji opisanych w sekcji Podstawa prawna. EAP XML Legislator pozwala na realizację wszystkich wymaganych przepisami czynności mających na celu utworzenie aktu prawnego i przekazanie go celem publikacji we właściwym promulgatorze oraz publikacji w Bazie Aktów Własnych dostępnej pod adresem www.prawomiejscowe.pl. Niniejszy podręcznik ma na celu przekazanie niezbędnych informacji wspomagających powyższy proces. Zastosowanie EAP XML Legislator EAP XML Legislator służy do tworzenia aktów normatywnych i innych aktów prawnych, podlegających ogłoszeniu w Dziennikach Urzędowych oraz szeroko rozumianego prawa stanowionego przez organy samorządu terytorialnego, samorządowe i rządowe jednostki organizacyjne, publikowane na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej. W przeciwieństwie do standardowych procesorów tekstu, EAP XML Legislator dostarcza narzędzi niezbędnych do tworzenia prawa w sposób strukturalny i jednoznaczny. Strukturalizacja prawa wynika ze względów czysto praktycznych, a zasady określone w ustawie z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych oraz rozporządzenia do tej ustawy są naturalną konsekwencją tej nadrzędnej potrzeby. Częsta aktualizacja (nowelizacja) prawa zarówno na poziomie samorządowym jak i centralnym, jak i potrzeba zachowania tego prawa przez czas nieokreślony skłoniła ustawodawcę do sprecyzowania warunków technicznych z tym związanych. 4

Wszystkie niezbędne dokumenty zostały zebrane i dostępne są na stronie www.abcpro.pl/articles/elektronizacjaprawa EAP XML Legislator został opracowany właśnie w tym celu, aby wszystkie obowiązujące wymogi można było spełnić w sposób możliwie łatwy, wygodny i efektywny nawet w odniesieniu do najbardziej skomplikowanych i najtrudniejszych aktów. Dla kogo przeznaczony? EAP XML Legislator jest aplikacją, która służy do tworzenia aktów prawnych i innych dokumentów w postaci strukturalnych dokumentów XML. Tworzone w EAP XML Legislator akty prawne można przekazywać celem ogłoszenia do: Wszystkich 16 Redakcji Wojewódzkiego Dziennika Urzędowego, Redakcji Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego, Redakcji Dzienników Urzędowych Ministerstw i urzędów centralnych EAP XML Legislator przeznaczony jest dla wszystkich podmiotów, które uczestniczą w procesie legislacyjnym, zarówno na etapie redakcyjnym jak i uzgodnieniowym (stanowienie, podpisywanie oraz przekazywanie do ogłoszenia lub publikacji w BIP) tj.: Urzędów gmin, miast i gmin, miast, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich, Urzędów wojewódzkich, Ministerstw i urzędów centralnych, Sądów administracyjnych, Krajowych biur wyborczych, - i innych podmiotów sporządzających akty prawne podlegające ogłoszeniu (np. biura planowania przestrzennego). Podstawowe funkcje 1. Tworzenie i edycja aktów prawnych w formacie XML, 2. Podpisywanie aktów prawnych bezpiecznym podpisem elektronicznym, 3. Wysyłanie aktów do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym, 4. Publikacja i zarządzanie dokumentami w Bazie Aktów Własnych. 5

Podstawa prawna Z dniem 1 stycznia 2012r. weszły w życie zmiany przepisów dotyczących przekazywanych do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym aktów prawnych. Nowe uwarunkowania zawarte są w niżej wymienionych aktach prawnych: 1) Ustawa z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2011r. Nr 197 poz. 1172), zwana dalej ustawą, 2) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz. U. z 2011r. Nr 289, poz. 1699), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie wymagań technicznych, 3) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 października 2011 r. w sprawie określenia wzoru graficznego winiety dzienników urzędowych oraz pierwszej i ostatniej strony Dziennika Urzędowego Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski B, a także wzoru okładek i strony tytułowej załączników do tego dziennika urzędowego (Dz. U. z 2011 r. Nr 214, poz. 1269), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie winiet. Głównymi zmianami wynikającymi z ustawy są: 1) Oryginał aktu prawnego podlegającego ogłoszeniu w dzienniku urzędowym ma postać dokumentu elektronicznego (art. 15 ust.1 ustawy), 2) Oryginał dziennika urzędowego jest w postaci elektronicznej (art. 2a ustawy). Jednym z celów wprowadzenia ww. zmian jest skrócenie czasu pomiędzy przyjęciem aktu przez redakcję dziennika, a jego ogłoszeniem. Realizacja ww. możliwa jest jedynie wówczas gdy przekazywane do ogłoszenia akty są zgodne z rozporządzeniem w sprawie wymagań technicznych. Ponieważ od 1 stycznia 2012 r. pojęcie papierowego oryginału przestaje mieć zastosowanie, akty prawne powinny być od samego początku tworzone w edytorze XML. Ograniczenia techniczne formatu XML i narzędzi oraz regulacje prawne mogą warunkować sposób ułożenia treści. Przygotowywanie i przekazywanie na sesję aktów prawnych utworzonych w zwykłym procesorze tekstu, może skutkować 6

poważnymi problemami podczas przygotowania aktu do ogłoszenia w dzienniku urzędowym. Wymogi prawne dotyczące sporządzania aktów podlegających ogłoszeniu w dzienniku urzędowym Akty nie spełniające poniższych warunków, mogą nie zostać ogłoszone w dzienniku urzędowym jako nie spełniające wymogów wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Prosimy o uważne zapoznanie się z wymogami. 1. Dokumenty elektroniczne zawierające akty normatywne i inne akty prawne, podlegające ogłoszeniu, zgodnie z 3 ust.1 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, sporządza się w formacie XML w postaci tekstu strukturalnego, z zachowaniem wymogów określonych w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia. 2. Załączniki do aktu prawnego podlegającego ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym, zgodnie z 5 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych mogą być sporządzane w postaci: 1) pliku XML o strukturze specyficznej dla danego rodzaju załącznika wraz ze schematem zdefiniowanym w formacie XSD oraz wygenerowaną na podstawie tego pliku wizualizacją w formacie PDF zgodnym z minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwanymi dalej minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych ww. wymagania spełnia każdy załącznik nie będący załącznikiem binarnym; 2) pliku XML w jednym z formatów określonych w minimalnych wymaganiach dla systemów teleinformatycznych, którego postać: a) umożliwia konwersję do pliku PDF, b) umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk treści w formacie A4 w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu; 3) pliku PDF generowanego w sposób umożliwiający przeszukiwanie tekstu dokumentu, którego postać umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk treści w formacie A4 w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu. Z przytoczonej treści 5 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych wynika, że załączniki do aktów podlegających ogłoszeniu, z technicznego punktu widzenia, mogą być przygotowywane w praktyce na dwa sposoby: 7

1) jako załączniki utworzone bezpośrednio w edytorze (karta Wstawianie: opcje Załącznik lub Wyspa) 2) jako załączniki binarne -tylko i wyłącznie w postaci przeszukiwalnego pliku PDF, w formacie A4, z zachowaniem zasad dotyczących formatowania i nagłówka załącznika określonych w załączniku Nr 1 do rozporządzania w sprawie wymagań technicznych (o czym szerzej jest mowa poniżej). Wymagania dotyczące załączników w postaci plików PDF Mając na uwadze to, że redakcje dziennika nie mają możliwości ingerencji w treść załącznika binarnego w postaci pliku PDF, w przypadku przekazywania do ogłoszenia takiego załącznika, musi on spełniać następujące wymagania określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie warunków technicznych: 1) załącznik musi mieć ustawiony margines górny co najmniej na 25 mm. W nagłówku załącznika przekazywanego do ogłoszenia organ wydający akt, nie może umieszczać żadnych informacji (tam ma pozostać miejsce na nagłówek dodawany w redakcji), 2) w stopce załącznika przekazywanego do ogłoszenia również nie mogą znajdować się żadne informacje. W szczególności nie należy umieszczać tam informacji o numerach stron nie będą się one bowiem wówczas zgadzały z numerami stron publikowanej pozycji w dzienniku, 3) marginesy boczne załącznika mają być ustawione na 18 mm, 4) wymagania dot. czcionki: Times New Roman, 11 pkt, 5) w prawym górnym rogu pierwszej strony załącznika należy zamieścić standardową informację o numerze załącznika, formie prawnej, numerze aktu, organie wydającym oraz dacie aktu. UWAGA! W przypadku aktów przekazywanych do ogłoszenia w Dzienniku Ustaw i Monitorze Polskim, należy ściśle stosować się do zaleceń Rządowego Centrum Legislacji, a w przypadku Wojewódzkiego Dziennika Urzędowego, do zaleceń właściwego Urzędu Wojewódzkiego. 8

Poniżej przykład poprawnie sformatowanego załącznika binarnego w PDF: Z powyższego wynika, że w przypadku przekazywania załączników do aktu w postaci plików binarnych w formacie PDF, winny być one sformatowane ściśle wg zasad określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych. 9

Przekazywanie załączników w postaci plików XML Równocześnie należy mieć na uwadze, że załączniki można przekazywać wraz z aktem głównym w postaci plików XML (zgodnie z par.5 ust.1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych). Rozwiązaniem rekomendowanym jest przekazywanie załączników w postaci plików XML. Wynika to z dwóch zasadniczych powodów: 1) po pierwsze dlatego, że wbrew pozorom, przygotowanie załączników w formacie XML jest de facto znacznie łatwiejsze aniżeli w PDF (w przypadku PDF zachodzi bowiem konieczność odpowiedniego sformatowania załącznika, etc.); 2) po drugie dlatego, ponieważ system e-dziennik używany przez Redakcję Dziennika Urzędowego, wyposażony jest w specjalne mechanizmy pozwalające na automatyzację prac redakcyjnych w oparciu o pliki w formacie XML, co w efekcie pozwala na znaczące usprawnienie prac redakcyjnych i tym samym daje możliwość skrócenia do absolutnego minimum, czasu oczekiwania na ogłoszenie aktu w wojewódzkim dzienniku urzędowym. Przekazywanie załączników w formacie większym aniżeli A4 Biorąc pod uwagę specyfikę i szczególny charakter niektórych rodzajów załączników, co sprawia, że prawidłowe ich sporządzenie w standardowo wymaganym formacie A4 nie jest możliwe, zgodnie z dyspozycją zawartą w 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, organ wydający dziennik urzędowy może dopuścić aby załączniki do: a) uchwał w sprawie uchwalenia budżetu (wraz ze zmianami), b) sprawozdań finansowych, - były przekazywane do publikacji większym formacie. W związku z powyższym, proponujemy aby w porozumieniu z właściwym organem wydającym dziennik, w przypadku tabel wielokolumnowych, stosować orientację poziomą dla A4, co w konsekwencji pozwala na uzyskanie szerokości tabeli o rozmiarach jak w A3. W odniesieniu do zdecydowanej większości tabel takie rozwiązanie powinno okazać się wystarczające. Należy zważyć na fakt, że w tabelach budżetowych zasadniczym problemem jest szerokość tabeli nie ich długość. Tak więc, w wypadku gdy wykorzystamy A3 w pionie, czy A4 w poziomie, to dla rozmiaru obszaru roboczego (możliwej szerokości tabeli) praktycznie nie ma różnicy, ale przy drukowaniu różnica jest ogromna, gdyż w przypadku A4 w poziomie tabelę o szerokości A3 możemy nadal wydrukować na kartce w formacie A4 dlatego też takie właśnie rozwiązanie 10

jest rekomendowane, natomiast możliwość zastosowania formatu A3 dopuszczalne jest jedynie w nadzwyczajnych, uzasadnionych przypadkach (w przypadku orientacji strony A3 w poziomie, możemy umieścić na niej tabele o naprawdę dużej liczbie kolumn np. rozbudowane wieloletnie prognozy finansowe) i tylko w porozumieniu z właściwym Urzędem Wojewódzkim. Plany zagospodarowania przestrzennego Organ wydający dzienniku urzędowy, może również dopuścić dołączanie do uchwał w sprawie zagospodarowania przestrzennego map w postaci oryginalnych plików graficznych - jako załącznik binarne. W praktyce oznacza to, że nie będzie konieczności dzielenia oryginalnego planu zagospodarowania na obrazki w formacie A4. Włączane do załącznika aktu prawnego w XML pliki zewnętrzne (np. w przypadku map będą to najczęściej pliki w formacie JPG, SVG), jako włączone w treść aktu elementy zewnętrzne, są przechowywane w osobnych dokumentach elektronicznych, i co bardzo istotne - są w takim przypadku opatrywane podpisem elektronicznym w momencie podpisywania całego aktu. Tym samym taki sposób realizacji spełnia wymagania wynikające z przepisów rozporządzenia w sprawie warunków technicznych - jest zgodny z wymaganiami określonymi w 4 ust.2 pkt. 3 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych oraz 2 ust. 4 załącznika nr i 2 pkt 6 załącznika Nr 3 do cyt. rozporządzenia. O możliwości takiego sposobu dołączania planów zagospodarowania przestrzennego, poinformuje Państwa właściwy Urząd Wojewódzki, w momencie kiedy uzyska techniczną możliwość publikacji takiego aktu. Do tego czasu plany zagospodarowania należy przekazywać zgodnie z dotychczas obowiązującymi wymogami Urzędu Wojewódzkiego w tym zakresie. 11

Podpis elektroniczny znakowanie czasem Zgodnie z postanowieniami 6 rozporządzenia, akty przekazywane do ogłoszenia mają być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Od 01 stycznia 2012 r. zgodnie z formatem zapisu określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, może to być podpis XADES-BES (bez znacznika czasu). Podpis elektroniczny złożony pod dokumentem musi być tożsamy z wizualizacją tego podpisu. Innymi słowy jeżeli pod dokumentem widnieje podpis np.: przewodniczącego rady, dokument elektroniczny musi być również podpisany przez przewodniczącego rady. W innym wypadku powstaje niezgodność pomiędzy informacją wyświetlaną (podpis przewodniczącego) z faktycznym podpisem złożonym pod dokumentem elektronicznym. 12

Wymagania dotyczące instalacji EAP XML Legislator Program może zostać zainstalowany jako aplikacja systemu Windows XP, Vista, 7. Do prawidłowego działania wymagana jest instalacja bezpłatnego pakietu Microsoft.NET Framework 3.5 SP 1 lub 4. Zalecane jest zaktualizowanie przeglądarki Microsoft Internet Explorer do wersji 9. Program można zainstalować na udziale sieciowym, jeżeli dostarczony klucz licencyjny zezwala na użycie go w trybie Network. Udział sieciowy może znajdować się na dowolnym innym komputerze z systemem Windows, Windows Server lub Linux z poprawnie skonfigurowaną usługą Samba. W przypadku instalacji na udziale sieciowym, zalecane jest włączenie opcji (PlikOpcjeOpcje administracyjnezaawansowane) Kopiuj pliki wersji sieciowej do lokalnego katalogu użytkownika. Pierwsze uruchomienie Rejestracja Podczas pierwszego uruchomienia aplikacji zostanie wyświetlony poniższy formularz. Pierwsze trzy pola wypełniamy nazwą użytkownika, hasłem i nazwą urzędu z Urzędowej Poczty Elektronicznej. Informacje te są niezbędne do weryfikacji klucza licencyjnego, pobierania organów wydających z Urzędowej Poczty Elektronicznej, prawidłowego działania Bazy Aktów Własnych i wysyłania aktów do ogłoszenia w dzienniku urzędowym województwa. 13

Ostatnie pole wypełniamy kluczem wysłanym przez Biuro Obsługi Klienta na adres e-mail, uzgodniony podczas realizacji zamówienia zakupu programu EAP Legislator. Po wprowadzeniu wszystkich danych wybieramy przycisk Zarejestruj klucz. Strona początkowa Po kilku sekundach powinna pojawić się na ekranie strona początkowa programu EAP XML Legislator. Na stronie początkowej dostępne są wszystkie elementy niezbędne do codziennej pracy z programem. Po lewej stronie znajduje się rząd przycisków służących do: Nowy Tworzenie nowego aktu prawnego, Otwórz Otwiera okno dialogowe wyboru pliku aktu prawnego, Aktualności otwiera zakładkę zawierającą aktualne informacje dla użytkowników programu, informacje o aktualizacjach oraz dane urzędu który zakupił licencję na program w szczególności datę ważności licencji, Ostatnio używane otwiera zakładkę zawierającą listę wcześniej otwieranych plików, 14

Utwórz / Importuj otwiera zakładkę zawierającą listę możliwych do utworzenia, nowych dokumentów oraz zaimportowania innych plików jako nowe akty prawne, Pomoc otwiera zakładkę zawierającą z listą niezbędnych podręczników oraz formularz zgłoszenia problemów lub propozycji zmian, Wyślij do ogłoszenia uruchamia kreatora wniosku o ogłoszenie aktu w wojewódzkim dzienniku urzędowym, Baza Aktów Własnych uruchamia panel zarządzania Bazą Aktów Własnych, Opcje uruchamia okno z opcjami konfiguracyjnymi programu, Zakończ zamyka program oraz wszystkie otwarte pliki. Podczas pracy z dokumentami, wszystkie opisywane wyżej elementy dostępne będą w menu Plik. 15

Opcje Przy pierwszym uruchomieniu należy upewnić się, że wszystkie opcje są prawidłowo ustawione. Po wybraniu przycisku Opcje na stronie początkowej zostanie otwarte poniższe okno. Organy wydające Pozwala na dodawanie i usuwanie organów wydających. Organy wydające mogą należeć do grupy wewnętrznych (domyślne) lub zewnętrznych organy występujące w porozumieniach, aneksach itp. Zakładka organy wydające pozwala na dodawanie i usuwanie tych organów. Dodawanie i usuwanie organów nie ma wpływu na pliki aktów prawnych. Dane na tej zakładce traktujemy jako słownik używany podczas tworzenia i edycji aktów prawnych. Organ można oznaczyć jako domyślny, wówczas pojawia się jako domyślny podczas tworzenia nowych dokumentów. Organ można oznaczyć jako wewnętrzny lub zewnętrzny za pomocą przycisku Wewnętrzny/Zewnętrzny. 16

Organy można zaimportować z Urzędowej Poczty Elektronicznej za pomocą przycisku Przywróć z UPE. Ogólne Opcje pozwalają na zmianę motywu oraz włączenie rozpoznawanie mowy (komendy). Funkcja rozpoznawania mowy jest domyślnie wyłączona, ze względu na wysokie wymagania techniczne. Dane rejestracyjne Zawiera dane wpisane podczas rejestracji. Ponadto w tym oknie wprowadzamy klucz do odblokowania funkcji Edytora Tekstów Jednolitych. Od wersji 2.0.0.10 możliwe jest też podanie danych osoby występującej na wniosku o ogłoszenie. Po wypełnieniu tych danych, podczas tworzenia nowego wniosku o ogłoszenie, dane te będą domyślnie wpisywane w polu Imię, Nazwisko, Stanowisko. Opcje administracyjne Opcje podpisu Zawiera opcję zezwalającą na użycie podpisów niekwalifikowanych oraz przycisk instalujący w systemie certyfikaty głównych urzędów certyfikacyjnych. Zaawansowane Zawiera przyciski otwierające folder aplikacji (instalacyjny) oraz folder użytkownika (ustawień). W przypadku instalacji na udziale sieciowym, zalecane jest włączenie opcji Kopiuj pliki wersji sieciowej do lokalnego katalogu użytkownika. Zaznaczenie opcji pozwala aplikacji kopiować nowe wersje programu do lokalnego katalogu użytkownika z udziału sieciowego, tym samym przyspiesza uruchamianie aplikacji. Po wpisaniu (wybraniu) ścieżki folderu w polu domyślny katalog wszystkie okna dialogowe Otwórz / Zapisz będą domyślnie odwoływać się do tego folderu. Logi aplikacji W tym polu możliwe jest przeglądanie logów aplikacji. 17

Ustawienia proxy Pozwala na ustawienie danych serwera proxy. Dane te używane są przy łączeniu się programu z usługami Urzędowej Poczty Elektronicznej, Bazy Aktów Własnych i innych usług internetowych oraz podczas pobierania znacznika czasu. Ustawienia edytora Zawiera ustawienia domyślne dla nowo tworzonych dokumentów. Pozwala na ustawienie: Logika wartość domyślna bez logiki. Po wybraniu logika aktów prawnych podczas dodawania kolejnych akapitów edytor podpowiada kolejne numery jednostek redakcyjnych. Domyślna czcionka pozwala na ustawienie domyślnej czcionki dla nowo tworzonych dokumentów. Logika art., - pozwala na wybranie domyślnego justowania paragrafów i artykułów. Zalecamy pozostawienie opcji z lewej gdyż jest ona zgodna z zasadami technik prawodawczych. Pozwalaj na stosowanie akapitów włącza możliwość dodawania akapitów w dokumencie głównym aktu prawnego (bez przypisania do jednostki redakcyjnej). Pozwalaj na stosowanie akapitów w załączników j.w. w odniesieniu do załączników. Nie rozpoznawaj jednostek redakcyjnych w załącznikach zaznaczenie opcji powoduje wyłączenie rozpoznawania jednostek w załącznikach. Wszystkie elementy za wyjątkiem nagłówka załącznika i tabel są interpretowane jako akapity. Opcję tę można stosować w odniesieniu do załączników zawierających definicje formularzy, wniosków czy wzorów pism. Ustawienia formatowania Okno zawiera domyślne ustawienia formatowania dla nowych dokumentów. Okno opcji formatowania podzielone jest na osiem modułów pozwalających na określenie sposobu formatowania dla każdego elementu aktu prawnego. Ustawienia dokumentu 1. Czcionka i Rozmiar - pozwala na zmianę globalnych parametrów dokumentu dotyczących czcionki i jej wielkości. Zgodnie z tymi ustawieniami akty prawne będę tworzone w aplikacji. 18

2. Wyrównanie - Za pomocą opcji wyrównanie można ustawić np. justowanie całego tekstu dokumentu (domyślnie tekst jest wyjustowany). Ustawienia strony 1. Liczba kolumn Do wyboru (jedna, dwie), w zależności od ilości kolumn, w jakiej ma być wygenerowany akt. 2. Odstępy pomiędzy kolumnami (cm) Parametr określający odległość pomiędzy kolumnami w centymetrach. Opcja aktywna, w przypadku wyboru dwóch kolumn. 3. Domyślna orientacja Opcja określająca orientację strony w tworzonym akcie. Do wyboru orientacja pionowa oraz pozioma. Orientację stron można określać dla wybranej strony również podczas tworzenia aktu. 4. Rozmiar Pozwala na określenie rozmiaru strony tworzonego aktu (do wyboru strona A4 lub strona A3) Marginesy Pozwala na określenie marginesów strony tworzonych aktów prawnych. Podawane wielkości marginesów określane są w centymetrach. Stopka Użytkownik posiada możliwość całkowitego wyłączenia widoku stopki, poprzez odznaczenie pozycji Widoczna. W przypadku kiedy stopka jest widoczna mamy możliwość ustawienia następujących parametrów stopki: 1. Czcionka i rozmiar Proponowany rozmiar czcionki dla stopki to 9 pt. W zależności od potrzeb użytkownik posiada możliwość regulacji rozmiaru jak i rodzaju czcionki. 2. Pokaż numer ID Umożliwia włączenie / wyłączenie opcji wyświetlania numeru identyfikacyjnego ID aktu. 3. Pokaż status aktu Znajduje się tuż obok numeru ID, określa status aktu określony w metryce aktu (po podpisaniu aktu status zmieniany jest na Podpisany ). 4. Pokaż numer strony Umożliwia wyłączenie numeracji stron. 5. Pokaż ilość stron Umożliwia wyłączenie wyświetlania łącznej ilości stron w dokumencie. 19

Inne 1. Automatycznie skaluj obrazy do wielkości strony opcja automatycznie skaluje obrazy do aktualnej wielkości strony. Jeżeli opcja jest włączona, w zakładce Edycja można umieszczać obrazy o dowolnej wielkości. 2. Dla dokumentów ze statusem Projekt stosuj pustą datę i numer aktu Zaznaczenie tej opcji skutkuje pominięciem daty i numeru aktu w generowanych podglądach jeżeli ustawiony został status Projekt. Nawet jeżeli data i numer zostanie wpisana w metryce aktu, podglądy będą w miejscu ich wystąpienia wyświetlać wykropkowanie lub puste miejsce w zależności od ustawienia opcji daty i numeru aktu. Ustawienia metryki 1. Sposób wyświetlenia Użytkownik posiada cztery sposoby wyświetlania metryki: a) Standardowy b) Jak dla decyzji c) Jak dla wyroków d) Jak dla ustaw sejmu RP 2. Wyrównanie do wyboru z listy rozwijanej podstawowe opcje wyrównania metryki. 3. Wypełnienie numeru i daty aktu ustawienie będzie stosowane w przypadku, gdy numer lub data aktu nie zostanie podana, a opcja Zawsze pokazuj zostanie zaznaczona dla numeru i daty aktu. a) Wykropkowanie miejsce, w którym ma być wstawiony numer i data będzie wykropkowane na widoku projektu i po eksporcie aktu b) Spacje - miejsce, w którym ma być wstawiony numer i data będzie puste na widoku projektu i po eksporcie aktu do PDF 4. Nazwa miejscowości To pole będzie aktywne tylko i wyłącznie dla sposobu wyświetlania Jak dla decyzji. Jest one w pełni edytowalne, więc można wpisać dowolną miejscowość. 5. Pokazuj godło Opcja dostępna dla sposobu wyświetlania Jak dla decyzji oraz Jak dla wyroków. Użytkownik posiada możliwość wyłączenia wyświetlanego godła w obrębie metryki. Typ aktu Użytkownik określa czy typ aktu ma być wyróżniony wytłuszczeniem oraz czy mają być stosowane wielkie litery. Domyślnie ustawione są wielkie wytłuszczone litery czyli obie opcje są zaznaczone. 20

Organ wydający Podobnie jak przy typie aktu, również organowi wydającemu możemy określić pewne parametry formatowania. Ustawiamy czy tekst ma być wytłuszczony, czy mają to być wielkie litery oraz czy organ wydający akt ma być wyświetlany na dokumencie. Numer aktu Opcja ta dostępna jest tylko i wyłącznie przy sposobie wyświetlania - Standardowy. Mamy możliwość określenie sposobu wyświetlania numeru aktu prawnego: a) Pokazuj pomiędzy typem aktu a datą aktu ustawienie domyślne b) Pokazuj nad metryką po lewej stronie c) Pokazuj pomiędzy datą a tytułem aktu Dodatkowo istnieje możliwość wytłuszczenia. Opcja Zawsze pokazuj używana jest do wyświetlania wykropkowania w miejscu numeru jeżeli nie został on podany. Data aktu Możemy wyróżnić datę poprzez Wytłuszczenie jej. Dodatkowo cały układ z dnia. możemy określić by był wyświetlany wielkimi literami. Opcja Zawsze pokazuj używana jest do wyświetlania wykropkowania w miejscu daty aktu jeżeli nie została ona podana. ponadto, użytkownik posiada możliwość regulacji odstępami przed i po dacie. Tytuł aktu W tej części należy określić czy tytuł będzie wyróżniony wytłuszczeniem czy ma być wygenerowany wielkimi literami. Dodatkowo istnieje możliwość ustawienia wyrównania tytułu, ustawienia odstępów i interlinii. Ustawienia pieczęci Jeżeli istnieje konieczność dołączenia do dokumentu informacji nagłówkowych, to można wykorzystać opcję Ustawienia pieczęci. Ustawienia notki projektu Pozwala na wprowadzenie dodatkowego standardowego tekstu wyświetlanego w podglądzie i w pliku PDF, jeżeli akt posiada status projekt. Notkę projektu możemy wyłączyć odznaczając pole Widoczna. Poza tym istnieje możliwość wyłączenia widoku samego tekstu nagłówka Projekt, jak również wpisania własnego indywidualnego tekstu. 21

Ustawienia jednostek systematyzacyjnych wyższego rzędu W tej części ustawiamy poszczególne parametry dla jednostek systematyzacyjnych wyższego rzędu. Wyróżniamy sześć jednostek: 1) Część 2) Księga 3) Tytuł 4) Dział 5) Rozdział 6) Oddział Dla każdej z tych jednostek określamy odpowiednie parametry konfiguracyjne: 1) Typ numeracji do wyboru z listy rozwijanej cyfry rzymskie oraz arabskie. 2) Wytłuszczony czy nazwa jednostki ma być wyróżniona wytłuszczeniem. 3) Wszystkie wersaliki czy nazwa jednostki ma być pisana wielkimi literami. 4) Prefiks określa jak ma być wyświetlana nazwa jednostki. 5) Postfiks określa znak, jaki znajdzie się po numerze jednostki. 6) Interlinia określa wysokość wiersza. Dla każdej jednostki systematyzacyjnej wyższego rzędu określamy formatowanie tytułu: 1) Wytłuszczony czy tytuł jednostki ma być wyróżniony wytłuszczeniem. 2) Wszystkie wersaliki czy tytuł jednostki ma być pisany wielkimi literami. 3) Tytuł od nowej linii czy tytuł ma rozpoczynać się od nowego wiersza. 4) Wyrównanie Wyrównanie tytułu. 5) Odstępy pozwala na ustawienie odstępu przed i po tytule oraz wysokości wiersza (interlinia). Ustawienia jednostek redakcyjnych Użytkownik posiada możliwość sprecyzowania parametrów formatowania tekstu dla każdej jednostki redakcyjnej z osobna. Wyróżniamy osiem jednostek redakcyjnych: 1) Artykuł 22

2) Paragraf 3) Ustęp 4) Punkt 5) Litera 6) Tiret 7) Wielka litera 8) Cyfra rzymska Każda z nich posiada takie same opcje, które podzielone zostały na dwie zakładki. Zakładka ogólne: Sekcja Ogólne tu określimy, w jaki sposób ma być wyrównany tekst danej jednostki redakcyjnej. Sekcja Wcięcia pozwala na określenie wcięć danej jednostki redakcyjnej z wyróżnieniem wcięcia pierwszego wiersza. Opcja względem poprzednika pozwala określić czy wcięcia mają być wyświetlane względem strony (w przypadku odznaczenia tej opcji) czy też względem poprzedniej jednostki redakcyjnej (w przypadku jej zaznaczenia). Sekcja Odstępy pozwala na określenie akapitów dla danej jednostki redakcyjnej. Sekcja Formatowanie umożliwia wytłuszczenie tekstu znajdującego się w danej jednostce. Po zaznaczeniu opcji Wszystkie wersaliki treść danej jednostki będzie wygenerowana wielkimi literami. Sekcja Paginacja - zaznaczenie opcji razem z następnym spowoduje, że dana jednostka zostanie złączona z kolejną jednostką takiego samego typu i umieszczona na tej samej stronie. Zaznaczenie opcji wiersze razem spowoduje nie rozdzielenie tekstu danej jednostki redakcyjnej pomiędzy dwie strony (całość zostanie przeniesiona na kolejną stronę) Zakładka Numerowanie: W tej zakładce znajduje się opcje dodatkowe: Określenie położenia numeru jednostki. 23

Ustalenia wyglądu prefiksu dodając znak [], charakteryzujący twardą spację, otrzymamy odstęp pomiędzy prefiksem a numerem Zdefiniowaniu postfiks'a Wytłuszczony pogrubiający numer danej jednostki Ustawienia jednostek pomocniczych Podobnie jak przy podstawowych jednostkach redakcyjnych tak przy pomocniczych możemy określić poszczególne parametry formatowania. Wyróżniamy trzy jednostki pomocnicze: 1) Akapit 2) Podstawa prawna i preambuła 3) Blok Dla każdej z nich przypisane zostały identyczne opcje. Sekcja Ogólne tu określimy, w jaki sposób ma być wyrównany tekst danej jednostki redakcyjnej. Dla elementu akapit wyrównanie ustawiamy na poziomie konkretnego elementu. Jeżeli w całym dokumencie akapity mają zostać wyjustowane, to należy zaznaczyć opcję Wymuś justowanie. Sekcja Wcięcia pozwala na określenie wcięć danej jednostki redakcyjnej z wyróżnieniem wcięcia pierwszego wiersza. Opcja względem poprzednika pozwala określić czy wcięcia mają być wyświetlane względem strony (w przypadku odznaczenia tej opcji) czy też względem poprzedniej jednostki redakcyjnej (w przypadku jej zaznaczenia). Sekcja Odstępy pozwala na określenie akapitów dla danej jednostki redakcyjnej. Sekcja Formatowanie umożliwia pogrubienie tekstu znajdującego się w danej jednostce. Po zaznaczeniu opcji Wszystkie wersaliki treść danej jednostki będzie wygenerowana dużymi literami. Sekcja Paginacja zaznaczenie opcji razem z następnym spowoduje, że dana jednostka zostanie złączona z kolejną jednostką takiego samego typu i umieszczona na tej samej stronie. 24

Zaznaczenie opcji wiersze razem spowoduje nie rozdzielenie tekstu danej jednostki redakcyjnej w przypadku pomiędzy dwie strony (całość zostanie przeniesiona na stronę kolejną) Ustawienia elementów dodatkowych Do tych elementów zaliczymy: 1. Załącznik: 1) Ogólne gdzie ustawimy wyrównanie nagłówka załącznika oraz określimy zaznaczając opcję Umieść od nowej strony, czy kolejne załączniki wyświetlane będą na kolejnych stronach aktu. Zaznaczając opcję Rozpocznij ponownie numerowanie stron uzyskamy oddzielne numerowanie stron dla załączników. Należy przy tym pamiętać o wyłączeniu opcji Pokaż ilość stron na zakładce Ustawienia dokumentu. 2) Wcięcia gdzie określimy wcięcie nagłówka załącznika 3) Odstępy gdzie zdefiniujemy odstępy przed i po nagłówku załącznika. 2. Załącznik binarny: 1) Ogólne gdzie ustawimy wyrównanie nagłówka załącznika oraz określimy zaznaczając opcję Umieść od nowej strony, czy kolejne załączniki wyświetlane będą na kolejnych stronach aktu. Zaznaczając opcję Rozpocznij ponownie numerowanie stron uzyskamy oddzielne numerowanie stron dla załączników. Należy przy tym pamiętać o wyłączeniu opcji Pokaż ilość stron na zakładce Ustawienia dokumentu. 2) Wcięcia gdzie określimy wcięcie nagłówka załącznika 3) Odstępy gdzie zdefiniujemy odstępy przed i po nagłówku załącznika. 3. Uzasadnienie podzielono na dwie zakładki: 1) Zakładka Tytuł gdzie możemy wyróżnić tytuł Uzasadnienie tekstem wytłuszczonym zaznaczając opcję Wytłuszczony bądź też zaznaczyć opcję Wszystkie wersaliki, która wygeneruje nam tytuł wielkimi literami. Ponadto możemy ustalić odstępy między poszczególnymi znakami (Opcja odnosi się do dokumentów DOC, DOCX) czy zastosować opcje jak dla załączników. 2) Zakładka Jak dla załącznika Podzielić ją możemy na trzy sekcje: 25

Ogólne gdzie ustawimy wyrównanie Uzasadnienia oraz określimy czy ma ono wyświetlać się na nowej stronie poprzez zaznaczenie opcji Umieść od nowej strony. Zaznaczając opcję Rozpocznij ponownie numerowanie stron uzyskamy oddzielne numerowanie stron dla załączników. Należy przy tym pamiętać o wyłączeniu opcji Pokaż ilość stron na zakładce Ustawienia dokumentu. Wcięcia gdzie określimy wcięcia z lewej i prawej strony. Odstępy gdzie ustawimy odstępy przed i po Uzasadnieniu oraz określimy odległości pomiędzy wierszami za pomocą interlinii. 4. Treść przypisów Znajdują się tu wszystkie ustawienia formatowania dla przypisów. Podzielić ją możemy na dwie zakładki. 1) Zakładka Ogólne składająca się z pięciu sekcji: Sekcja Ogólne gdzie ustawimy, w jaki sposób ma być wyrównany tekst przypisów. Sekcja Wcięcia gdzie określimy wielkości wcięć z lewej i prawej strony, a dodatkowo przy opcji Pierwszy wiersz wprowadzimy wartość wcięcia dla pierwszego wiersza w przypisie. Sekcja Odstępy gdzie wprowadzimy wartości odległości przed pierwszym przypisem oraz po kolejnych. Dodatkowo istnieje możliwość określenia odstępów między wierszami każdego przypisu (interlinia). Sekcja Formatowanie gdzie ustawimy czy tekst przypisów ma być wyświetlany wytłuszczonym drukiem oraz czy treść przypisów ma być wyświetlana wielkimi literami. Sekcja Paginacja - zaznaczenie opcji razem z następnym spowoduje, że dana jednostka zostanie złączona z kolejną jednostką takiego samego typu i umieszczona na tej samej stronie. Zaznaczenie opcji wiersze razem spowoduje nie rozdzielenie tekstu danej jednostki redakcyjnej w przypadku pomiędzy dwie strony (całość zostanie przeniesiona na stronę kolejną) 26

2) Zakładka Inne w tej zakładce ustawimy rodzaj oraz rozmiar czcionki dla przypisów oraz opcje Przypisy na stronie (obecnie opcja ta jest w fazie rozwojowej i jest domyślnie wyłączona). 5. Tabela bez obramowania tu ustawimy rodzaj oraz rozmiar czcionki dla tabel bez obramowania. 6. Tabela z obramowaniem - tu ustawimy rodzaj oraz rozmiar czcionki dla tabel z obramowaniem. 7. Podpisy i lista członków organu (Organ poświadczający) Pozwala na określenie niezbędnych elementów dot. podpisu w wyeksportowanym akcie. Opcji podpisu nie należy mylić z podpisem elektronicznym. Sprawdzanie Pozwala na ustawienie opcji autokorekty oraz włączenie opcji sprawdzania polskiej pisowni. Do sprawdzania pisowni wykorzystywany jest słownik dla OpenOffice.org oraz dodatkowy słownik pozwalający na wprowadzanie wyjątków. Integracja z programem Besti@ Pozwala na ustawienie połączenia do bazy danych programu Besti@. Integracja z programem Wizja Pozwala na wskazanie pliku konfiguracyjnego programu Wizja. Dodatki Pozwala na zarządzanie ustawieniami dodatków EAP XML Legislator. Dodatki programu EAP XML Legislator mogą być tworzone przez firmy zewnętrzne za pomocą interfejsów API. Domyślnie instalowany jest dodatek przeznaczony do wysyłania dokumentów za pomocą poczty e-mail lub mechanizmów Google Documents API 1. 1 http://code.google.com/intl/pl-pl/apis/documents/ 27

Tworzenie aktów prawnych Podstawowe zasady tworzenia aktów EAP XML Legislator pozwala na utworzenie dokumentu w formacie XML zgodnego z obowiązującymi przepisami, wykorzystując sposób tworzenia dokumentu znany ze standardowych aplikacji biurowych. Jednak, aby powstały dokument XML był w pełni prawidłowy należy pamiętać o kliku, następujących warunkach: 1. Podpis pod dokumentem informacja o osobach składających podpis pod dokumentem (nie mylić z bezpiecznym podpisem elektronicznym). Jeżeli po przeklejeniu aktu EAP XML Legislator nie rozpoznał podpisu lub jest to podpis złożony (kilka osób np.: przy porozumieniu) wówczas należy dodać nowe podpisy wybierając opcję Podpis z karty Jednostki 2. Przypisy dolne można tworzyć tylko i wyłącznie z poziomu aplikacji. Przeklejenie tekstu zawierającego przypisy dolne spowoduje wprowadzenie treści przypisów w treści aktu gdzie wystąpił przypis. 3. Metryka dokumentu aby zastosować niestandardową metrykę dokumentu, lub po przeklejeniu treści aktu wraz z metryką EAP XML Legislator nie rozpoznaje metryki, wprowadź dane do metryki z poziomu karty Narzędzia główne Metadane dokumentu lub wykorzystaj opcję ukrywania standardowej metryki. 4. Należy zadbać o to aby przeklejana treść aktu była odpowiednio sformatowana w aplikacji, z której jest kopiowana (MS Word / Oo Writer). Legislator wklei skopiowaną treść z wszystkimi znakami formatowania tekstu tj: znakami nowej linii, podziałami sekcji i podziałami strony, przenoszenie do nowej linii poprzez wstawienie kilku / kilkunastu pustych spacji. Jeżeli kopiowany tekst był formatowany przy użyciu tych elementów (zamiast przy użyciu np.: twardych spacji Ctrl+Shift+Spacja, wklejony akt może różnić się formatowaniem od oryginału. 5. Zgodność tworzonego aktu z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie "Zasad techniki prawodawczej". EAP XML Legislator dba o to aby tworzony akt był zgodny z powyższym rozporządzeniem. Przeklejenie do aplikacji aktu niezgodnego z rozporządzeniem może spowodować, że wygenerowany XML nie będzie prawidłowy, a co za tym idzie późniejsza jego nowelizacja może okazać się utrudniona lub wręcz niemożliwa. 28

UWAGA Jeżeli akt utworzony w WORD / OO Writer po przeklejeniu do EAP XML Legislator wygląda nieprawidłowo, w pierwszej proszę wkleić tekst do programu Notatnik lub Wordpad, a następnie zawartość programu Notatnik lub Wordpad wkleić do EAP XML Legislator. W przypadku gdy taki akt zawiera również tabele lub obrazki przeklejamy go stopniowo przeklejając tabele i obrazki do Legislatora bezpośrednio z WORD / OO Writer z pominięciem programu Notatnik. Tworzenie nowego aktu prawnego Na stronie startowej należy wybrać przycisk Nowy. 29

Po chwili powinien zostać wyświetlony dialog metadanych nowo tworzonego dokumentu. Na liście Forma prawna dokumentu należy wybrać rodzaj aktu prawnego. Jeżeli na liście organów nie znajduje się pożądana pozycja, to można ją dodać za pomocą przycisku Dodaj nowy organ wydający. Jednak najlepiej jest zadbać o to aby dane organów wydających znajdujące się w Urzędowej Poczcie Elektronicznej pokrywały się z tymi znajdującymi się w EAP XML Legislator. W tym celu wprowadź wszystkie organy w Urzędowej Poczcie Elektronicznej dostępnej pod adresem https://upe.com.pl, a następnie w opcjach programu Organy wydające wybierz przycisk Przywróć z UPE. W polu Data dokumentu domyślnie wstawiana jest data bieżąca. Jeżeli data aktu nie jest jeszcze znana, należy wybrać przycisk Wyczyść na liście rozwijanej. Jeżeli znany jest numer aktu, to należy go wpisać w polu Numer dokumentu. W polu Przedmiot regulacji należy wpisać zwięzły opis przedmiotu jaki obejmuje akt prawny. 30

Na tym etapie uzupełnianie danych w pozostałych zakładkach nie jest konieczne. Aby utworzyć nowy akt prawny należy wybrać przycisk Zastosuj. Po chwili na ekranie pojawi się okno nowego niezapisanego dokumentu. Zalecamy zmianę danych metadanych dokumentu poprzez wywołanie opcji Metadane dokumentu dostępnej z poziomu zakładki narzędzia główne lub przycisku Zmień na belce powyżej tekstu. Edytowanie metadanych dokumentu w widoku projektu może spowodować jej niepoprawne zapisanie w pliku XML. Dokument tworzymy bezpośrednio w widoku wydruku. Tworząc poszczególne jednostki redakcyjne z poziomu zakładki Jednostki lub wpisując je ręcznie. W pierwszej kolejności wpisujemy podstawę prawną. Wyrażenie Na podstawie dodawane jest automatycznie. Tylko tekst rozpoczynający się od zwrotu Na podstawie, Działając na podstawie lub Porozumienie zawarte na podstawie zostanie rozpoznane przez EAP XML Legislator jako element podstawa-prawna. 31

Następnie wprowadzamy kolejną jednostkę redakcyjną wpisując ją ręcznie w widoku projektu lub wybierając z zakładki Jednostki. Analogicznie wprowadzamy kolejne jednostki redakcyjne przechodząc klawiszem ENTER do nowej linii. 32

Dodawanie podpisów pod aktem Podpis pod aktem dodajemy wybierając na karcie Jednostki opcję Podpis, a następnie w wyświetlonym oknie wprowadzamy dane osoby podpisującej dokument. Możemy określić rodzaj podpisu dzięki temu zostanie on dodany do aktu z dodatkowymi atrybutami, np. w porozumieniu, za zgodność z oryginałem. Podpisy dodawane są jako elementy tabeli podpisów. Tabela ta służy tylko i wyłącznie do zapisywania informacji o podpisach. Nie należy umieszczać w niej innej zawartości. 33

Po zastosowaniu (OK), element podpis zostanie dodany pod treścią aktu w tabeli: kolejne podpisy należy dodawać ustawiając kursor za tabelą podpisów i ponownie wybierając przycisk Podpis na karcie Jednostki. Edycja podpisu możliwa jest za pomocą prawego przycisku myszy wybierając opcję Edytuj podpis. UWAGA: W przypadku decyzji lub innych aktów, gdzie oprócz standardowych jednostek redakcyjnych występują jeszcze elementy dodatkowe np.: adresaci decyzji elementy takie umieszczamy za tabelą podpisu. Nie należy ich dodawać w tabeli podpisów. Zapisanie dokumentu Utworzony dokument możemy zapisać w dowolnym momencie wybierając opcję Zapisz z menu Plik lub poprzez skrót klawiszowy Ctrl+S. Można także użyć opcji tzw. pełnego zapisu za pomocą skrótu Ctrl+Shift+S. Podpis taki trwa dłużej, podczas tego zapisu generowane są pliki XML oraz pliki zgodności z Edytorem Aktów Prawnych XML. Po wybraniu opcji Zapisz dla nowych dokumentów zostanie wyświetlony standardowy dialog zapisywania pliku. Pliki aktów prawnych EAP XML Legislator mają rozszerzenie.zipx. 34

Dodawanie załączników Dodawanie załączników XML Załącznik XML dodajemy wybierając na karcie Wstawianie przycisk Załącznik. Można także użyć łatwo dostępnych przycisków, znajdujących się w prawym dolnym rogu okna. Po wybraniu tej opcji zostanie dodana nowa zakładka w dokumencie, w której wpisywana jest treść załącznika. Nie należy dodawać załączników w treści dokumentu głównego, gdyż nie zostaną one poprawnie rozpoznane i zapisane do pliku XML. Jeżeli załącznik może być w przyszłości nowelizowany, koniecznie należy go utworzyć jako Załącznik XML. Inne typy załączników nie można objąć nowelizacją za pomocą Edytora Tekstów jednolitych XML. Dodając nowy załącznik, należy wprowadzić numer jako liczbę lub ciąg znaków bez spacji, oraz tytuł. Jeżeli załącznik ma zostać logicznie powiązany z innym załącznikiem, to należy wybrać odpowiednią opcję na liście rozwijanej Element nadrzędny. Jeżeli występujące w tekście numeracje nie mają zostać rozpoznane jako ustępu, punkty, litery i tirety to należy zaznaczyć opcję Nie rozpoznawaj jednostek redakcyjnych w tym załączniku. Cały tekst będzie reprezentowany w XML jako akapity. 35

Po wybraniu przycisku Zastosuj dodana zostanie nowa zakładka z tekstem Załącznik wraz z wpisanym numerem. Plik załącznika XML dodawany jest w postaci pliku PDF do dokumentu głównego PDF aktu prawnego. Stopka zawierająca status, identyfikator i numer strony dodawana jest automatycznie podczas generowania dokumentu PDF dla całego aktu prawnego. Dodawanie załączników binarnych Przed rozpoczęciem lektury tego rozdziału prosimy zapoznać się z wytycznymi z sekcji Wymagania dotyczące załączników w postaci plików PDF. Załącznik binarny dodajemy wybierając na karcie Wstawianie przycisk Załącznik binarny. Można także użyć łatwo dostępnych przycisków, znajdujących się w prawym dolnym rogu okna. Dodając nowy załącznik, w oknie dialogowym należy wprowadzić numer jako liczbę lub ciąg znaków bez spacji, oraz tytuł. Tytuł oraz nazwa załącznika binarnego nie 36

będzie wyświetlana w pliku PDF, ale informacja ta zostanie zapisana do pliku XML. Jeżeli załącznik ma zostać logicznie powiązany z innym załącznikiem, to należy wybrać odpowiednią opcję na liście rozwijanej Element nadrzędny. Za pomocą ikony (...) w polu Nazwa pliku wskaż w oknie dialogowym plik PDF. Plik PDF powinien zostać przygotowany zgodnie z wytycznymi Wymagania dotyczące załączników w postaci plików PDF. Plik PDF załącznika binarnego dodawany jest w niezmienionej postaci do dokumentu PDF aktu prawnego. Stopka zawierająca status, identyfikator i numer strony dodawana jest automatycznie podczas generowania dokumentu PDF dla całego aktu prawnego. UWAGA: Nagłówek załącznika nie jest dodawany automatycznie. Dodawanie załączników jako Wyspa Wyspa jest specjalnym rodzajem załącznika binarnego. Jego treść zapisywana jest w pliku archiwum CAB za pomocą kodowania Base64 i w przypadku EAP XML Legislator jest plikiem zgodnym ze specyfikacją OOXML (Dokumenty programu Microsoft Word 2007 - DOCX). Wyspa stosowana jest do dodawania takich części aktu prawnego jak wielostronicowe sprawozdania, formularze podatkowe. W elemencie Wyspa można: Dowolnie formatować tabele, Dowolnie formatować tekst, Stosować punktory i numeracje. Podobnie jak w przypadku załączników binarnych, należy zadbać, aby te dokumenty nie posiadały żadnej dodatkowej stopki i nagłówka. 37

Wyspa dodawana jest w postaci pliku PDF do dokumentu głównego PDF aktu prawnego. Stopka zawierająca status, identyfikator i numer strony dodawana jest automatycznie podczas generowania dokumentu PDF dla całego aktu prawnego. UWAGA: Nagłówek załącznika nie jest dodawany automatycznie. Uzasadnienie Uzasadnienie jest specjalnym rodzajem załącznika XML dodawanym na końcu dokumentu. W dokumencie powinno znajdować się tylko jedno uzasadnienie. Uzasadnienie zazwyczaj nie jest ogłaszane w dzienniku urzędowym. Uzasadnienia nie należy mylić z częścią aktu występującą w dokumentach typu decyzja lub wyrok. Uzasadnienie dodajemy wybierając na karcie Wstawianie przycisk Uzasadnienie. Można także użyć łatwo dostępnych przycisków, znajdujących się w prawym dolnym rogu okna. Plik uzasadnienia dodawany jest w postaci pliku PDF do dokumentu głównego PDF aktu prawnego. Stopka zawierająca status, identyfikator i numer strony dodawana jest automatycznie podczas generowania dokumentu PDF dla całego aktu prawnego. 38

Dodawanie tabel Tabelę można dodać: Wybierając na kacie Wstawianie opcję Tabela. Wklejając tabelę z innego programu: edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego (Skrót klawiszowy Ctrl+V lub opcja Wklej w menu kontekstowym). Jeżeli tabela jest dodawana do: Dokumentu głównego, Załącznika XML, Uzasadnienia - to po jej przeklejeniu należy z karty Narzędzia tabel Układ wybrać opcję Autodopasowanie wszystkich tabel. Jeżeli tabela zawiera formularz podatkowy lub inną tabelę gdzie zachowanie formatowania jest nieodzowne (nieregularne złączenia komórek, różne wielkości i kroje czcionek oraz tła komórek), należy wykorzystać załącznik typu Wyspa. Jeżeli tabela nie mieści się w pionowym układzie tabeli to należy sprawdzić, czy rozwiązaniem nie jest zmiana orientacji z pionowej na poziomą. W tym celu na karcie Układ strony wybieramy Orientacja Pozioma. 39

Jeżeli w dokumencie lub załączniku znajduje się już treść, która ma zachować orientację poziomą, to przed tabelą należy wstawić podział sekcji. Na karcie Układ strony wybieramy Znaki podziału Sekcja na następnej stronie, a następnie na karcie Układ strony wybieramy Orientacja Pozioma. Efekt takiego działania przedstawia poniższa ilustracja. Dodawanie obrazów Obraz można wstawić w dokumencie głównym, załączniku XML, wyspie i uzasadnieniu: Wybierając na karcie Wstawianie opcję Obraz. Opcję tę stosuje dla stosunkowo niewielkich grafik; Pliki o dużej rozdzielczości dodajemy wybierając na karcie Wstawianie opcję Wstawi przeskaluj Obraz, Jako załącznik binarny (dotyczy planów zagospodarowania przestrzennego), Wklejając obraz z innego programu (Skrót klawiszowy Ctrl+V lub opcja Wklej w menu kontekstowym). 40

Obrazy w dokumencie głównym, załączniku XML i uzasadnieniu zapisywane są w pliku aktu prawnego ZIPX. Łącza względne do tych plików umieszczane są w dokumencie XML. Dodawanie przypisów Przypisy dodajemy wybierając na karcie Wstawianie opcję Wstaw przypis. W oknie dialogowym wpisujemy treść przypisu. Przypis może zawierać zwykły tekst. Numer przypisu wyznaczany jest automatycznie. Treść przypisu nie jest wyświetlana w trybie edycji. Zmianę treści przypisu można wykonać: Za pomocą menu kontekstowego numeru przypisu, Za pomocą zakładki przypisy w lewym menu. Umiejscowienie i prezentację przypisów w dokumencie należy sprawdzać korzystając z opcji Podgląd (Skrót klawiszowy F9). Przypisy nie są automatycznie tworzone podczas przeklejania z MS Word / OO Writer. Przypisy dodajemy wyłącznie za pomocą dostępnej w edytorze funkcji Wstaw przypis. 41

Podpisywanie aktów Wprowadzenie Jeżeli akt musi zostać ogłoszony w Dzienniku Urzędowym, to należy go podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym. Ponieważ akt prawny składa się z wielu plików i może być wielokrotnie podpisywany (np. przez wszystkich członków organu), funkcja podpisywania została dodana bezpośrednio do EAP XML Legislator. Aktów prawnych utworzonych za pomocą EAP XML Legislator nie należy podpisywać za pomocą programów dołączanych do zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Oprogramowanie dołączane do takiego zestawu nie jest przeznaczone do tego celu. Warunki techniczne EAP XML Legislator wspiera proces podpisywania za pomocą dowolnego zestawu do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego o ile spełnione są poniższe warunki: W systemowym magazynie certyfikatów użytkownika znajduje się certyfikat osoby podpisującej, W odpowiednim systemowym magazynie certyfikatów zaufanych, znajdują się certyfikaty wystawcy certyfikatu osoby podpisującej, W odpowiednim systemowym magazynie certyfikatów zaufanych, znajdują się certyfikaty niezbędne do weryfikacji certyfikatu wystawcy certyfikatu osoby podpisującej, W systemie zainstalowany jest sterownik czytnika kart, W systemie zainstalowane jest oprogramowanie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania karty kryptograficznej oraz interfejsy PKI: o o Microsoft Crypto API PKCS#11 W przypadku gdy powyższe nie są spełnione, podpisanie aktu prawnego może okazać się niemożliwe. Od 1 stycznia 2012 r. akty prawne nie muszą być znakowane czasem. 42

Kwestie merytoryczne Jak to wcześniej wskazano, akty prawne w formacie XML są od 1 stycznia 2012 r. źródłem prawa. Oryginał elektroniczny aktu prawnego musi być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym walidowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Akt prawny, który nie zostanie podpisany posiada wadę w postaci braku podpisu i zgodnie z rozporządzeniem nie może być ogłoszony w Dzienniku Urzędowym. Nie jest możliwe zweryfikowanie, czy dany akt prawny został uchwalony przez organ, który widnieje w tytule, ponieważ nie ma odpowiednika papierowego, pod którym zazwyczaj znajdowały się pieczątki i odręczne podpisy organu wydającego. Jeżeli akt jest podpisywany przez organ wieloosobowy (Rada, Zarząd) to bezpieczny podpis elektroniczny jest składany na tej samej zasadzie co podpis odręczny. Jeżeli oryginał papierowy podpisywał np. Przewodniczący Rady Gminy, to w odniesieniu do podpisu elektronicznego należy stosować te same zasady. EAP XML Legislator umożliwia składanie podpisu wielokrotnego. Podpisywanie aktów przez wszystkich członków organu jest możliwe pod warunkiem, że wszyscy członkowie organu posiadają bezpieczny podpis elektroniczny. Certyfikat osoby podpisującej powinien posiadać informację o kontekście w jakim występuje (np. Przewodniczący Rady Miasta Bydgoszczy). Jeżeli w certyfikacie dane te nie zostały ujęte, to zalecane jest ich wpisanie w oknie wyboru certyfikatu. 43

Składanie bezpiecznego podpisu elektronicznego Jeżeli dokument nie został jeszcze zapisany to należy to zrobić przed rozpoczęciem podpisywania. Składanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w EAP XML Legislator rozpoczynamy od wybrania z karty Narzędzia główne opcji Podpisz. EAP XML Legislator zapisze wszystkie zmiany i wyświetli poniższe okno, w którym wybieramy domyślne ustawienie i klikamy przycisk Zastosuj. Jeżeli nie zmieniono statusu dokumentu, to EAP XML Legislator zaproponuje zmianę statusu na Uchwalony. W poniższym oknie sprawdzamy, czy plik PDF poprawnie wyświetla wszystkie elementy aktu prawnego. 44

Po wybraniu przycisku Zobacz podgląd dokumentu zostanie uruchomiony domyślny program przeznaczony do przeglądania plików PDF. Jeżeli widok aktu jest poprawny, to zamykamy okno z plikiem PDF, a w oknie Podgląd dokumentu przed podpisaniem wybieramy przycisk Zatwierdź. Następnie na ekranie zostanie wyświetlone okno pozwalające na wybranie certyfikatu osoby podpisującej. 45

Po wskazaniu certyfikatu i opcjonalnym wypełnieniu pól w sekcji Dane dodatkowe wybieramy przycisk Zastosuj. Od tego momentu rozpoczyna się właściwy proces składania bezpiecznego podpisu elektronicznego. EAP XML Legislator utworzy sygnaturę XAdES-BES i przekaże do oprogramowania obsługi karty, żądanie wykonania podpisów pliku XML i włączonych w treść aktu elementów zewnętrznych. Okno wprowadzania kodu PIN nie jest w żaden sposób zarządzane przez EAP XML Legislator. EAP XML Legislator nie ma dostępu i nie przechowuje kodu PIN. Operacja wprowadzania kodu PIN i tworzenia skrótów kryptograficznych należy do oprogramowania obsługi karty. Po wprowadzeniu kodu PIN i uzyskaniu skrótów kryptograficznych EAP XML Legislator tworzy ostateczny plik PDF i XML i umieszcza go w pliku ZIPX. Po pomyślnym złożeniu podpisu, EAP XML Legislator wyświetli poniższy komunikat. 46

Podpisany dokument łatwo rozpoznać po czerwonej belce znajdującej się nad tekstem. Za pomocą przycisku Pokaż możliwe jest wyświetlenie metadanych aktu. Dalsza edycja dokumentu nie jest możliwa. Jeżeli dokonanie zmian w dokumencie jest konieczne, to należy wybrać opcję Usuń podpisy. Po dokonaniu niezbędnych poprawek, dokument trzeba ponownie podpisać. Podpisany plik ZIPX, można przekazać do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym za pomocą Urzędowej Poczty Elektronicznej dostępnej pod adresem https://upe.com.pl. Do wysyłania wniosku o ogłoszenie aktu w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym służy specjalny kreator dostępny jako moduł EAP XML Legislator. Akty prawne przeznaczone do publikacji w innych dziennikach urzędowych należy przekazywać zgodnie z wytycznymi organów odpowiedzialnych za ich publikację. 47