ZAPYTANIE OFERTOWE nr 18/9.2/2013 z dnia 15 maja 2013 prowadzone w trybie zasady konkurencyjności I. Narodowe Forum Doradztwa Kariery zaprasza do złożenia oferty cenowej dotyczącej dostarczenia oraz uruchomienia (zainstalowania) oprogramowania do pracowni logistyki. Zakup realizowany jest w ramach projektu Atrakcyjne kształcenie zawodowe w Bielsku Podlaskim współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. II. Przedmiot zamówienia: obejmuje dostarczenie oraz uruchomienie (zainstalowania) oprogramowania do pracowni logistyki składającego się z następujących elementów: sprzedaż wraz z gospodarką magazynową, księga przychodów i rozchodów, system finansowo księgowy z środkami trwałymi, system kadrowo - płacowy, których szczegółowa specyfikacja jest zgodna z opisem zamieszczonym poniżej. Urządzenia zostaną dostarczone do Zespołu Szkół nr 3 w Bielsku Podlaskim. Osoba do kontaktu ze strony Szkoły: Paweł Laszkiewicz kom. 508 821 631 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Oprogramowanie do prowadzenia małego i średniego przedsiębiorstwa składające się z następujących modułów 25 licencji wraz z nośnikami instalacyjnymi: a) System sprzedaży wraz z gospodarką magazynową z następującymi podstawowymi możliwościami: pełna obsługa wszystkich typów dokumentów handlowych i magazynowych; prowadzenie kartoteki kontrahentów, obejmującej również informacje typu CRM; możliwość definiowania rubryk z dodatkowymi informacjami; prowadzenie kartoteki towarów, usług, kompletów i opakowań zwrotnych z rozbudowaną kalkulacją cen (10 poziomów cen sprzedaży w tym ceny walutowe); pełny rozdział dokumentów magazynowych i handlowych, pojedyncze lub zbiorcze generowanie faktur do dokumentów WZ itp.; automatyczne generowanie dokumentu WZ do faktury; obsługa płatności kartą kredytową oraz sprzedaży kredytowanej; obsługa zamówień z rezerwacją towarów oraz zaliczek i przedpłat; rozbudowana obsługa rachunków bankowych (złotówkowych lub walutowych) z operacjami wpłaty, wypłaty i transferu (plus opłaty prowizyjne, wyciągi itp.); pełna obsługa rozrachunków (należności i zobowiązań) w tym rozrachunków wielowalutowych; wiele różnorodnych zestawień, raportów i analiz; możliwość tworzenia własnych raportów; rozbudowana obsługa urządzeń zewnętrznych (kasy fiskalne, drukarki fiskalne, wagi etykietujące, czytniki kodów paskowych); pełna integracja z komputerową księgą przychodów i rozchodów oraz systemem finansowo-księgowym. b) Księga przychodów i rozchodów oraz system naliczania podatku zryczałtowanego z następującymi podstawowymi cechami:
prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego (w zależności od wybranej formy księgowości); prowadzenie ewidencji VAT: zakupów, sprzedaży w tym ewidencjonowanie transakcji unijnych; możliwość wprowadzania sprzedaży nieudokumentowanej rozliczanej strukturą zakupów; prowadzenie ewidencji danych pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych, rachunków związanych z eksploatacją pojazdów oraz ewidencji przebiegu pojazdów; prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (naliczanie i księgowanie amortyzacji, wydruk planu amortyzacji), a także prowadzenie ewidencji wyposażenia i remanentów; prowadzenie kartoteki kontrahentów oraz wspólników (indywidualne parametry dotyczące rozliczeń z ZUS, automatyczne księgowanie w koszty lub odliczanie od dochodu składek ZUS i innych funduszy, obliczanie i dokumentowanie odpowiednim raportem zaliczki na podatek dochodowy); rozbudowana obsługa wynagrodzeń: ewidencja osobowa, umów cywilnoprawnych oraz umów o pracę; wystawianie rachunków do umów cywilnoprawnych oraz wypłat (w tym możliwość automatycznego wyliczania na podstawie zdefiniowanych schematów wynagrodzeń); naliczanie, wydruk oraz pełna obsługa wysyłki elektronicznej deklaracji skarbowych (wraz z niezbędnymi załącznikami): VAT-7, VAT-7K, VAT-7D,VAT-UE, PIT-11, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-40, PIT-4R, PIT-28, PIT-8AR; obsługa korekt deklaracji skarbowych z wysyłką elektroniczną; wystawianie deklaracji ZUS (DRA, RCA, RZA) oraz możliwość eksportu do programupłatnik ZUS; integracja z systemem obsługi sprzedaży. c) System finansowo księgowy z obsługa środków trwałych z następującymi podstawowymi cechami: elastyczne zarządzanie planami kont: możliwość generowania wzorcowego planu kont, przeniesienia z innego roku obrotowego, automatycznie tworzenie kont kartotekowych przez podłączanie kartotek, obsługa kont pozabilansowych; rozbudowana dekretacja: podział dokumentów księgowych na dekrety i dokumenty zaksięgowane, automatyzacja wykonywanych czynności (tworzenie i rozliczanie rozrachunków, generowanie zapisów VAT), obsługa dekretów walutowych; zaawansowane zarządzanie rozrachunkami (tworzenie i rozliczanie); ścisłe powiązanie rozrachunków z zapisami na kontach; pełna historia rozrachunków; rozrachunki wspólne z systemem sprzedaży (punkt a); ewidencja i rozliczanie podatku VAT w pełni zgodne z aktualnie obowiązującą ustawą: ewidencjonowanie transakcji VAT krajowych (dostawy i nabycia), wewnątrzwspólnotowych (WNT i WDT) oraz pozaunijnych (eksport towarów, import towarów); automatyczne wyliczanie deklaracji VAT-7/7K - rozliczanie miesięczne lub kwartalne; automatyczne tworzenie dekretów księgowych za pomocą dekretacji kontekstowej i importu; rozbudowane schematy importu;
funkcje specjalnie przygotowane dla biur rachunkowych: obsługa dowolnej liczby podmiotów gospodarczych, przenoszenie planów kont z innych podmiotów, zbiorcze operacje na licencjach, archiwizacja wszystkich podmiotów jednocześnie i inne; ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz operacji z nimi związanych; definiowanie i wyliczanie szeregu sprawozdań i zestawień finansowych oraz deklaracji skarbowych; tworzenie wydruków graficznych (wszystkie) i tekstowych (główne); zaawansowane zarządzanie wydrukami graficznymi z poziomu programu; praca w sieci komputerowej lub na pojedynczym stanowisku. d) System kadrowo płacowy o następującej funkcjonalności: unikalny i elastyczny model wynagrodzeń, dający bardzo duże możliwości w zakresie tworzenia, zarządzania i naliczania wynagrodzeń dla pracowników; rozbudowana ewidencja pracowników (badania lekarskie, kursy bhp, nagrody, kary, historia zatrudnienia, podział na grupy, przypisywanie cech, zdjęcia pracownika i wiele innych); ewidencja umów o pracę z bardzo elastycznym mechanizmem tworzenia zaawansowanych systemów wynagrodzeń (wiele definicji wypłat w jednej umowie, globalne lub indywidualne składniki płacowe); planowanie czasu pracy pracownika w umowach o pracę (zmiany kalendarza pracy w czasie trwania umowy, określanie wyjątków), wydruki kalendarzy miesięcznych i rocznych; ewidencja umów zleceń, o dzieło oraz kontraktów menedżerskich (m.in. kwotowe koszty uzyskania przychodów); definiowanie elastycznych harmonogramów wypłacania rachunków dla umów cywilnoprawnych; rejestracja faktycznego czasu pracy pracownika (nadgodziny, godziny nocne, godziny absencji, rozliczanie miesięczne lub okresowe, np. co 3 miesiące); ewidencja nieobecności w pracy (absencje chorobowe, urlopowe i wiele innych) dla umów o pracę i umów cywilnoprawnych (wybrane absencje); rozbudowane składniki płacowe (naliczenia, potrącenia, składniki parametryczne, składniki definiowalne, składniki automatyczne, duże możliwości parametryzacji); definicje list płac i zestawów płacowych, ułatwiające i automatyzujące naliczanie comiesięcznych wynagrodzeń; rozliczanie ewidencji czasu pracy, akordów, prowizji, naliczeń, potrąceń i potrąceń komorniczych w dowolnej liście płac; rozbudowany analizator wypłat; naliczanie i drukowanie deklaracji skarbowych (PIT-4, PIT-4R,PIT-8AR, PIT-11/8B, PIT- 36, PIT-36L, PIT-37, PIT-40); generowanie danych do deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS. e) Multimedialny podręcznik na CD pozwalający przybliżyć uczniom zagadnienia związane z kadrami i płacami 25 sztuk. Dostarczany towar musi być nowy, nieużywany, wolny od obciążeń i praw ustanowionych na rzecz osób trzecich oraz posiadać instrukcje użytkowania w języku polskim.
III. Kryteria i zasady złożenia oraz oceny oferty: 1. Składana oferta musi być zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3. Zastrzega się, że jeden oferent może złożyć nie więcej niż jedną ofertę. 4. Wykonawca ubiegający się o realizację zamówienia musi założyć następujące dokumenty: Uzupełniony formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1, Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych stanowiący załącznik nr 2. 5. W przypadku niezgodności złożonej oferty z opisem przedmiotu zamówienia i/lub innymi wymaganiami Zamawiającego dana oferta nie będzie brana pod uwagę. 6. Oferta powinna zostać złożona na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania w terminie do dnia 29.05.2013r. do godz.12.00 w siedzibie Biura Projektu przy ul. I Armii Wojska Polskiego 9 lok 402,15-102 Białystok drogą pocztową (opcjonalnie scan mailem na adres projekt.nfdk@gmail.com, w tytule prosimy podać numer zapytania ofertowego), faxem, przesyłka kurierska lub osobiście. 7. Kryteria oceny ofert: cena 100%. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania bez wyboru żadnej oferty, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 9. O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną powiadomieni droga mailową. IV. Rozliczenie usługi: 1. Zamawiający zastrzega, że rozliczenie nastąpi na podstawie podpisanej umowy, protokołu odbioru oraz prawidłowo wystawionej i dostarczonej faktury/rachunku za dostarczony towar według zamówienia. 2. Faktura będzie płatna w terminie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego. V. Pozostałe informacje: 1. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Wykonawcy będą zobowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, na każdym jego etapie bez podania przyczyny. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy cena tej oferty przekroczy o mniej niż 25% kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przekroczy o ponad 25% kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania.
5. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość wzrostu wartości zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą. 6. Za dzień zakończenia realizacji zamówienia przyjmuje się dzień podpisania protokołu odbioru z klauzulą bez zastrzeżeń. 7. Oferta wiążę, aż do momentu podpisania umowy w wybranym wykonawcą. Jeżeli wybrany wykonawca odmówi podpisania umowy zamawiający uprawniony jest do wyboru oferty, która uzyskała następną w kolejności najwyższą ilość punktów.... /podpis osoby upoważnionej/
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego formularz ofertowy...... /nazwa wykonawcy/ /miejscowość i data/ OFERTA Odpowiadając na zapytanie ofertowe dotyczące dostarczenia oraz uruchomienia (zainstalowania) oprogramowania do pracowni logistyki w ramach projektu Atrakcyjne kształcenie zawodowe w Bielsku Podlaskim współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym, oferujemy realizacje zakupu urządzeń będących przedmiotem zamówienia w terminie do 14 dnia od daty złożenia zamówienia za łączną wartość/cenę w wysokości:... zł brutto, słownie:... zł, w tym należny podatek VAT, według poniżesz specyfikacji: l.p. Nazwa towaru Ilość sztuk Cena za sztukę brutto 1. 2. 3. 4. 5. 6. Wartość łączna brutto Ponadto oświadczamy, iż: a) Spełniamy wszystkie kryteria usługi wymienione w zapytaniu ofertowym, b) Akceptujemy treść umowy, w szczególności termin oraz warunki realizacji i rozliczenia usługi. c) Zobowiązujemy się zawrzeć umowę w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. d) Zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego (w tym ze wzorem umowy) i nie wnosimy do niej zastrzeżeń oraz przyjmujemy warunki w niej zawarte.... /podpis Wykonawcy/
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego oświadczenie o braku występowania powiązań...... /nazwa wykonawcy/ /miejscowość i data/ OŚWIADCZENIE Oświadczam, iż nie ma powiązań z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: a) Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; c) Pełnieni funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.... /podpis/