Postępowanie nr WAPW/ZO/2/ASK/2016 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT (ZO) w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na usługi cateringowe wraz z dostawą na poczęstunek podczas dwudniowej międzynarodowej konferencji naukowej organizowanej na Wydziale Architektury Politechniki Warszawskiej w ramach projektu Architecture for Society of Knowledge - ASK - Studia III stopnia w języku angielskim na Wydziale Architektury Politechniki Warszawskiej Przedmiot zamówienia jest współfinansowany ze środków funduszy norweskich i środków krajowych (Program Rozwoju Uczelni, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji - operator Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy) Zatwierdził: Dziekan Wydziału Architektury Politechniki Warszawskiej /-/ Prof. zw. dr hab. inż. arch. Stefan Wrona Warszawa, dnia 8.01.2016 r.
I. INFORMACJA O ZAMAWIAJĄCYM Politechnika Warszawska Plac Politechniki 1 00-661 Warszawa NIP: 525-000-58-34 Strona internetowa: www.pw.edu.pl Rozdział I INFORMACJE OGÓLNE Adres do korespondencji: Wydział Architektury Politechniki Warszawskiej ul. Koszykowa 55 00-659 Warszawa Tel. 22 628 28 87 Godziny urzędowania: 8.00-16.00 (od poniedziałku do piątku) Adres internetowy: www.arch.pw.edu.pl II. PODSTAWA PRAWNA Postępowanie numer WAPW/ZO/2/ASK/2016 prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego. Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady przejrzystości i uczciwej konkurencji, zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie Projektu. Kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 55320000-9 - Usługi podawania posiłków 55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków 55322000-3 - Usługi gotowania posiłków 55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków 55521200-0 - Usługi dowożenia posiłków III. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTÓW Z WYKONAWCAMI Osobami uprawnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami są: w sprawach proceduralnych: Katarzyna Mordaka-Sobipan, tel. 22 234 5551, e-mail: katarzyna.mordaka@arch.pw.edu.pl w sprawach merytorycznych: Katarzyna Ustrycka, tel. 22 234 5988, e-mail: k.ustrycka@pr.pw.edu.pl Rozdział II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I TERMIN WYKONANIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Zamówienie prowadzone jest w ramach projektu Architecture for Society of Knowledge - ASK - Studia III stopnia w języku angielskim na Wydziale Architektury Politechniki Warszawskiej współfinansowanego ze środków funduszy norweskich i środków krajowych (Program Rozwoju Uczelni, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji - operator Funduszu Stypendialnego i Szkoleniowego). 2
W ramach projektu zorganizowana zostanie międzynarodowa konferencja naukowa, promująca nowy program studiów doktoranckich unikatowych w skali kraju, spełniających zapotrzebowanie na koncepcję nowej generacji usług i produktów przestrzennych, zaspokajających potrzeby społeczeństwa informacyjnego, związanych z wdrożeniem materiałów i aplikacji przyjaznych środowisku i zmianom klimatycznym. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych wraz z dostawą na poczęstunek podczas dwudniowej międzynarodowej konferencji naukowej organizowanej na Wydziale Architektury Politechniki Warszawskiej w dniach 26-27 lutego 2016r., w godzinach 10-16 pierwszego dnia i w godzinach 10-16 drugiego dnia, polegające na zapewnieniu: 1. Serwisu kawowego wraz z poczęstunkiem w dniach 26 i 27 lutego 2016r. w godzinach 10-16 dla 60 osób, zawierającego minimum: a) kawa z ekspresu na kawę ziarnistą, razem z kawą ziarnistą, 100% typu arabica, wypalana tradycyjnie bez ograniczeń; b) wybór herbat minimum 4 rodzaje do wyboru (w tym mięta i herbata owocowa, herbata czarna), woda gorąca do zaparzenia, w warnikach bez ograniczeń; c) woda niegazowana w butelkach o pojemności nie większej niż 0,5 l bez ograniczeń; d) woda gazowana w butelkach o pojemności nie większej niż 0,5 l bez ograniczeń; e) soki owocowe 100%, minimum 2 rodzaje: pomarańczowy, jabłkowy 200 ml na osobę z każdego rodzaju; serwowane w szklanych dzbankach; f) cukier (biały i trzcinowy) w saszetkach bez ograniczeń; g) mleko 3,2 % UHT bez ograniczeń; h) cytryna bez ograniczeń, podawana na talerzyku, pokrojona w plasterki; i) galanteria cukiernicza - minimum 4 rodzaje kruchych ciasteczek bez ograniczeń; j) świeże, myte, krojone owoce, w tym: pomarańcze porcjowane, jabłka porcjowane, banany (mniejsze, porcjowane), ananas porcjowany, winogrona jasne i/lub ciemne; k) mini croissanty z nadzieniem malinowym 60 szt., croissanty bez nadzienia 60 szt., mini babeczki 70 szt.; l) mix orzechów nie solonych (nerkowca, włoskie, laskowe, makadamia, migdał. 2. Lunchu dla 60 osób w dniu 26 lutego 2016r. w godzinach 12:30-13:30 serwowanego w formie szwedzkiego bufetu, wraz z obsługą, składającego się z: a) pierwsze danie krem pomidorowy z groszkiem ptysiowym oraz zupa koperkowa do wyboru przez uczestników; b) drugie danie: pierś z indyka w sosie curry; łosoś w sosie cytrynowo-śmietanowym; makaron tagliatelle w sosie śmietanowym, z suszonymi pomidorami, szpinakiem, pieczarkami i serem gorgonzola; wybór minimum 2 rodzajów sałat z dressingiem i 2 rodzajów surówek, oraz minimum 3 składnikowych mieszanek grillowanych warzyw; Dodatki: ziemniaki opiekane w aromatycznych ziołach, mini kopytka, ryż jaśminowy; c) deser: kruche tarty z sezonowymi owocami - 60 porcji, jogurt naturalny z musem owocowym i musli 60 porcji. 3. Lunchu dla 60 osób w dniu 27 lutego 2016r. w godzinach 12:30-13:30 serwowanego w formie 3
szwedzkiego bufetu, wraz z obsługą, składającego się z: a) pierwsze danie krem brokułowy oraz zupa grzybowa do wyboru przez uczestników; b) drugie danie: aromatyczny gyros z indyka z pieczonymi warzywami; sola w sosie pomidorowym; kotleciki z kaszy jaglanej z natką i sezamem; wybór minimum 2 rodzajów sałat z dressingiem i 2 rodzajów surówek, oraz minimum 3 składnikowych mieszanek grillowanych warzyw; Dodatki: ziemniaki opiekane w aromatycznych ziołach, mini kopytka, ryż jaśminowy; c) deser: kruche tarty z sezonowymi owocami - 60 porcji, jogurt naturalny z musem owocowym i musli 60 porcji. Dania i dodatki będą ustawione na stołach bufetowych do samoobsługowego nakładania przez uczestników w minimum 2 bufetach jednocześnie. 1. Zamawiający nie podaje ilości ww. poczęstunku. Ilości powinny być skalkulowane indywidualnie przez Wykonawcę wg własnego doświadczenia tak, aby każdy uczestnik miał możliwość skorzystania z nich w ramach serwisu kawowego i lunchu oraz żeby w trakcie konferencji nie zabrakło poczęstunku. 2. Do przygotowania posiłków powinny być użyte świeże, wysokiej jakości składniki, zarówno co do wartości odżywczej, jak i gramatury. 3. Temperatura dań podawanych na ciepło nie powinna być niższa niż 75 C - zupy oraz 63 C drugie dania. 4. Dania gorące, powinny być serwowane z podgrzewanych lub trzymających ciepło, chromowanych bemarach. Dania zimne, desery oraz ciasta i ciastka powinny być podane na ceramicznych półmiskach lub chromowanych tacach, sałatki w ceramicznych lub szklanych miskach, sztućce powinny być stalowe - nierdzewne, do zimnych napojów i wody powinny być zapewnione szklanki i ponadto winny być zapewnione papierowe, trójwarstwowe serwetki, oraz obrusy. Wszystkie serwowane dania ciepłe i zimne muszą być podpisane w dwóch językach: w języku polskim i angielskim. 5. Ilość całej zastawy powinna być adekwatna do liczby osób oraz odpowiednia do ilości i rodzajów serwowanych dań. 6. Wykonawca zapewni stoły bufetowe w odpowiedniej ilości do przygotowania stanowiska na lunch oraz serwis kawowy oraz minimum 16 szt. stolików koktajlowych, wraz z nakryciami (tj. serwety i/lub obrusy). 7. Ilość obsługi kelnerskiej powinna zapewnić sprawną i płynną obsługę uczestników konferencji, być stosowna do liczby osób. Kelnerzy/kelnerki ubrani w jednolite stroje. Obsługa musi znać skład serwowanych dań. Obsługa powinna znać język angielski. 8. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za porządek, estetykę i czystość sali, w której odbywać się będzie catering w trakcie jego przygotowania i trwania. Wykonawca usunie i wywiezie nieczystości i odpady pokonsumpcyjne na swój koszt. 9. Wykonawca na swój koszt i ryzyko dostarczy przedmiot Zamówienia na miejsce wykonywania usługi tj. na Wydział Architektury Politechniki Warszawskiej, ul. Koszykowa 55, 00-659 Warszawa. 10. Wykonawca przygotuje miejsce świadczenia usługi cateringowej najpóźniej na 30 minut przed rozpoczęciem poczęstunku w terminie wskazanym przez Zamawiającego, w miejscu i sali, w której odbywać się będzie poczęstunek. 11. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania przedmiotu Zamówienia, w szczególności za 4
podanie potraw i obsługę kelnerską zgodnie z wymogami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego. 12. Zamawiający informuje, iż godziny rozpoczęcia i zakończenia posiłków mogą ulec przesunięciu do 15 minut. 13. Ostateczny skład menu zostanie uzgodniony między Zamawiającym a Wykonawcą po podpisaniu umowy. II. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Zamówienie musi być wykonane w dniach 26-27 lutego 2016 r. Rozdział III WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU oraz WYMOGI FORMALNE OFERTY I. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1) O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 22 ust.1 ustawy, dotyczące: 1. Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania (w szczególności koncesje, zezwolenia lub licencje) 2. Posiadania wiedzy i doświadczenia, tj.: Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, co najmniej 2 (dwie) usługi polegające na obsłudze cateringowej wydarzenia (np. konferencji, bankietu, szkolenia, przyjęcia, itp.) zorganizowanego dla grupy minimum 60 osób każde, które obejmowały co najmniej serwis kawowy oraz bufet z przekąskami. 3. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 2) O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców wg formuły "spełnia" - "nie spełnia". II. WYMOGI FORMALNE OFERTY Oferta musi spełniać następujące wymogi: a) Oferta musi być złożona na Formularzu ofertowym wraz z załącznikami do ZO b) Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę w każdej z części. c) Ofertę wraz z załącznikami należy sporządzić w języku polskim. d) Zamawiający w toku badania i oceny ofert, w razie potrzeby wezwie Oferentów w wyznaczonym przez siebie terminie do uzupełnienia i złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz załączonych dokumentów. e) Oferta musi być podpisana przez osoby/ę upoważnioną (za podpis uznaje się własnoręczny podpis złożony w sposób umożliwiający identyfikację osoby). f) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być dokonane w sposób czytelny, parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 5
III. WYMAGANE OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY Wykonawca na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu składa wraz z ofertą następujące dokumenty i oświadczenia: 1) kopia KRS/wpisu do ewidencji działalności gospodarczej Kopia aktualnego dokumentu rejestrowego jako załącznik (dotyczy wyłącznie podmiotu, którego danych rejestrowych nie można ustalić na podstawie wydruku aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru udostępnionych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego na stronie internetowej https://ems.ms.gov.pl lub na podstawie zaświadczenia o wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej www.ceidg.gov.pl). 2) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania oraz załączenie dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane należycie sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik 2 do niniejszego Zaproszenia. 3) oświadczenie potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy oraz braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy, sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego Zaproszenia. 4) Menu zgodne z zapisami rozdziału II pkt. 1-opis przedmiotu zamówienia. Rozdział IV OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY 1. Cena oferty zostanie podana przez Wykonawcę na Formularzu oferty zgodnym, co do treści i formy z Załącznikiem 1 do niniejszego ZO. 2. Cena oferty będzie obejmować całkowity koszt wykonania zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące wykonaniu zamówienia, oraz wszelkie inne ewentualne obciążenia. 3. Wykonawca określi cenę w złotych polskich, z dokładnością do setnych części złotego. 4. Płatność będzie dokonana w PLN przelewem na rachunek bankowy wskazany Zamawiającemu przez Wykonawcę na fakturze VAT w ciągu 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Rozdział V MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA, TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ, ZMIANA, WYCOFANIE I WYKLUCZENIE OFERTY I. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty w formie papierowej lub drogą elektroniczną w formie zeskanowanych dokumentów, zawierających własnoręczny podpis Wykonawcy lub opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym na podstawie ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: katarzyna.mordaka@arch.pw.edu.pl lub przesłać /złożyć w siedzibie Zamawiającego: Wydział Architektury Politechniki Warszawskiej, ul. Koszykowa 55, 00-659 Warszawa, pokój 3B, do dnia 18 stycznia 2016 r. II. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 6
III. ZMIANA I WYCOFANIE OFERTY 1. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę poprzez złożenie/przesłanie powiadomienia przed upływem wyznaczonego terminu składania ofert. 2. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian winno zostać złożone w sposób i formie przewidzianych w niniejszym ZO dla złożenia oferty, z zastrzeżeniem, że będzie zawierało dodatkowe oznaczenie ZMIANA. 3. Wycofanie złożonej oferty następuje poprzez złożenie/przesłanie oświadczenia podpisanego przez Wykonawcę. IV. WYKLUCZENIE OFERTY 1. Oferta nie spełniająca wymogów formalnych określonych w niniejszym postępowaniu podlega odrzuceniu. Rozdział VI KRYTERIA I ZASADY OCENY OFERT I. TRYB OCENY OFERT Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Oferentów do złożenia pisemnych wyjaśnień do złożonych ofert oraz wezwania do wyjaśnienia lub/i uzupełnienia dokumentów załączonych do oferty. II. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: Kryterium wyboru Znaczenie Cena całkowita (C) 100% Ocena ofert dokonywana będzie w poszczególnych kryteriach w następujący sposób: a. cena całkowita (C) - od 0 do 100 punktów Punkty w kryterium, zostaną obliczone według wzoru: C C min C x 100 gdzie: C = liczba punktów za kryterium cena całkowita C min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert nie podlegających odrzuceniu, C x = cena oferty badanej Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba punktów w kryterium. Wyniki w kryterium cena (C) zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów z końcowej oceny ofert. Rozdział VII POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 2. Zamawiający może unieważnić postępowanie, w szczególności gdy: cena najkorzystniejszej oferty 7
przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 3. W przypadku gdy Zamawiający nie otrzyma dwóch ważnych ofert, Zamawiający powtórzy procedurę wyboru Wykonawcy. W powtórzonej procedurze wyboru Wykonawcy, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który jako jedyny złożył ofertę. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia wartości zamówienia do wysokości 50% zamówienia określonego w umowie. 5. Załącznikami do niniejszego Postępowania są: Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy Załącznik nr 2 - Wykaz wiedzy i doświadczenia Załącznik nr 3 - Oświadczenie Załącznik nr 4 - Wzór Umowy 8
Lp. Nazwa jednostka miary cena jednostkowa netto (bez VAT) zł ilość oferowanych jednostek miary wartość netto (bez VAT) (4*5) zł stawka VAT % * kwota VAT 6*7 zł wartość brutto (z VAT)* 6+8 zł Załącznik 1 do ZO Formularz oferty do Postępowania nr WAPW/ZO/2/ASK/2016 Nawiązując do Zaproszenia do składania ofert w postępowaniu o zamówienie prowadzone w trybie zapytania ofertowego na usługi cateringowe wraz z dostawą na poczęstunek podczas dwudniowej międzynarodowej konferencji naukowej organizowanej na Wydziale Architektury Politechniki Warszawskiej w ramach projektu Architecture for Society of Knowledge - ASK - Studia III stopnia w języku angielskim na Wydziale Architektury Politechniki Warszawskiej my niżej podpisani:... działając w imieniu i na rzecz firmy: Wykonawca Adres REGON NIP Tel. E-mail 1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z Zaproszeniem do składania ofert. 2. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się z Zaproszeniem do składania ofert i uznajemy się za związanych określonymi w nim postanowieniami i zasadami postępowania. 3. OFERUJEMY wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę netto zł. (słownie złotych:...) powiększoną o podatek VAT w wysokości zł., co w wyniku daje cenę brutto zł (słownie złotych...) zgodnie z poniższą kalkulacją: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Usługa cateringowa wraz z dostawą i pełną obsługą podczas konferencji 1 napoje (kawa i herbata wraz z dodatkami, soki, woda mineralna) zestaw dla 1 osoby 60 CENA NETTO (suma pozycji z2 kolumny 6) X X X RAZEM KWOTA VAT (suma pozycji z kolumny 8) X CENA BRUTTO (suma pozycji z kolumny 9) 1. ZOBOWIĄZUJEMY SIĘ do wykonania zamówienia w dniach 26-27 lutego 2016 r. 2. AKCEPTUJEMY warunki płatności określone przez Zamawiającego w Zaproszeniu do składania ofert. 3. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez czas wskazany w Zaproszeniu do składania ofert, tj. przez okres 60 dni od upływu terminu składania ofert. 9
4. OŚWIADCZAMY, że zapoznaliśmy się z Zaproszeniem do składania ofert i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszą ofertą, na warunkach określonych w Zaproszeniu do składania ofert, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 5. WSZELKĄ KORESPONDENCJĘ w sprawie niniejszego postępowania należy kierować do: Imię i nazwisko Adres Tel. kontaktowy E-mail 6. Do OFERTY dołączamy wymagane załączniki (w tym menu)...., dnia...... Podpis osoby (osób) upoważnionej do występowania w imieniu Wykonawcy 1 1 Pożądany czytelny podpis albo podpis i pieczątka z imieniem i nazwiskiem osoby/osób upoważnionych. 10
Załącznik 2 do ZO Potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu Wykaz wiedzy i doświadczenia Oświadczamy, że wykonaliśmy, a w przypadku świadczeń okresowych i ciągłych również wykonujemy, w ciągu ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres działalności jest krótszy - w tym okresie, zamówienia polegające na obsłudze cateringowej wydarzenia (np. konferencji, bankietu, szkolenia, przyjęcia, itp.) które obejmowały co najmniej serwis kawowy oraz bufet z przekąskami, w tym wykonaliśmy: Nazwa wykonanej usługi Nazwa Odbiorcy usługi Zakres wykonanej usługi Czas realizacji Od (dd/mm/rrrr) 1 2 3 4 5 Rodzaj imprezy: Ilość uczestniczących osób: Do: (dd/mm/rrrr) Rodzaj imprezy: Ilość uczestniczących osób: Uwaga! Na potwierdzenie spełnienia warunku, Wykonawca załączy dokumenty potwierdzające, że wykazane usługi zostały wykonane należycie (np. protokoły odbioru, referencje)...., dnia...... Podpis osoby (osób) upoważnionej do występowania w imieniu Wykonawcy 2 2 Pożądany czytelny podpis albo podpis i pieczątka z imieniem i nazwiskiem osoby/osób upoważnionych. 11
Załącznik 3 do ZO OŚWIADCZENIE OFERENTA Oświadczam, iż spełniam warunki udziału w postępowaniu oraz nie zachodzą okoliczności wykluczające mnie o ubieganie się o zamówienie, a w szczególności wobec mnie/mojej firmy: nie wszczęto postępowania upadłościowego, ani nie ogłoszono jego upadłości, nie zalegam z opłacaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne, nie jestem osobą fizyczną prawomocnie skazaną za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego lub za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, nie jestem osobą prawną, której urzędujących członków władz skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej niezakłóconą realizację zamówienia...., dnia...... Podpis osoby (osób) upoważnionej do występowania w imieniu Wykonawcy 3 3 Pożądany czytelny podpis albo podpis i pieczątka z imieniem i nazwiskiem osoby/osób upoważnionych. 12
Załącznik nr 4 do ZO Wzór Umowy U M O W A nr.. zawarta dnia 2016 r. w Warszawie, pomiędzy: Politechniką Warszawską Wydział Architektury z siedzibą: 00-659 Warszawa, ul. Koszykowa 55, REGON: 000001554; NIP: 525-000-58-34, reprezentowaną przez...., zwaną dalej Zamawiającym. a 1) (dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą)... zamieszkałą/ym...,ul....prowadzącą/ym działalność gospodarczą pod nazwą.. wpisaną do CEIDG, REGON ; NIP:, zwaną/ym dalej Wykonawcą. 2) (dla osób prawnych)...(nazwa) z siedzibą w... przy ulicy... wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy, pod nr KRS, REGON, NIP:, reprezentowanym przez...., zwana dalej Wykonawcą W wyniku przeprowadzenia uproszonego postępowania o wartości poniżej równowartości kwoty 30 000 euro, zawarto umowę następującej treści: 1 PRZEDMIOT UMOWY 1. Przedmiotem umowy są usługi cateringowe wraz z dostawą na poczęstunek podczas dwudniowej międzynarodowej konferencji naukowej organizowanej na Wydziale Architektury Politechniki w ramach projektu Architecture for Society of Knowledge - ASK - Studia III stopnia w języku angielskim na Wydziale Architektury Politechniki Warszawskiej, zgodnie z ofertą z dnia.. stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszej umowy i będącymi jej integralną częścią. 2. Szczegółowe wymogi dotyczące ilości, rodzaju oraz jakości serwowanych posiłków w ramach Usługi, jak również warunki techniczne odnośnie realizacji przedmiotu Umowy, zostały określone w Załączniku nr 1 (opis przedmiotu zamówienia) do Umowy. 13
2 WYNAGRODZENIE 1. Za wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z ofertą z dnia... złożoną przez Wykonawcę, stanowiącą załącznik do umowy i będącą jej integralną częścią, ustala się wynagrodzenie w kwocie: netto:..zł, (słownie ), powiększoną o kwotę podatku VAT co stanowi kwotę brutto:..zł (słownie ) 2. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury za zrealizowanie przedmiotu umowy będzie podpisany przez obie Strony protokół zdawczo-odbiorczy (bez stwierdzonych wad i braków w dostawie). 3. Termin zapłaty faktury za wykonany i odebrany przedmiot umowy ustala się na. dni licząc od daty jej doręczenia Zamawiającemu (złożenia w siedzibie Zamawiającego). 4. Zapłata należności z tytułu wystawionej faktury będzie dokonana przez Zamawiającego przelewem na rachunek bankowy podany w fakturze. 3 OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY 1. Umowa zostaje zawarta na okres od dnia 26 lutego 2016 r. do dnia 27 lutego 2016 r. 2. Przedmiot umowy realizowany będzie w siedzibie Zamawiającego, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy, w następujących terminach: 1) serwis kawowy wraz z poczęstunkiem 26 lutego 2016 r., w godzinach od 10:00 do godziny 16:00, dla 60 osób oraz 27 lutego 2016 r. w godzinach od 10:00 do godziny 16:00, dla 60 osób; 2) lunch - ciepły posiłek, serwowany w formie szwedzkiego stołu, wraz z obsługą, 26 lutego 2016 r. oraz w dniu 27 lutego 2016 r. w godzinach 12:30-13:30, dla 60 osób; 4 WARUNKI REALIZACJI 1. Przedmiot umowy musi być zgodny z ofertą Wykonawcy, będącą integralną częścią umowy. 2. Przedmiot umowy zostanie dostarczony przez Wykonawcę na adres: Politechnika Warszawska, Wydział Architektury, 00-659 Warszawa, ul. Koszykowa 55. Koszty opakowania i ubezpieczenia na czas przewozu ponosi Wykonawca. 3. Dokładny termin i godzina dostawy powinny być wcześniej uzgodnione z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest zawiadomić Zamawiającego o 14
gotowości do dostarczenia przedmiotu umowy - w formie telefonicznej lub e-mailowej na co najmniej 2 dni przed planowaną datą dostawy. 4. Termin realizacji umowy określony w 3 ust. 2 uznaje się za dotrzymany, jeżeli przed jego upływem Wykonawca dostarczył przedmiot umowy na miejsce przeznaczenia w stanie zupełnym. 5. Strony wyznaczają osoby upoważnione do reprezentowania Strony w sprawach związanych z wykonaniem umowy: 1) ze strony Zamawiającego :. 2) ze strony Wykonawcy:... 6. W ramach realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia Usługi na najwyższym poziomie, w szczególności zapewnienia, iż: 1) dostarczone produkty żywnościowe będą świeże, odpowiedniej jakości oraz, że zostaną przygotowane w dniu ich dostarczenia; 2) dania ciepłe dostarczane będą w termosach cateringowych lub specjalnych pojemnikach izolacyjnych, zaś zimne w szczelnych opakowaniach gastronomicznych; 3) obsługa będzie świadczona na najwyższym poziomie, zgodnie z obowiązującymi standardami i zasadami w tym zakresie obowiązującymi (dotyczy to w szczególności kultury obsługi przez personel kelnerski). 7. W trakcie wykonywania Usługi Zamawiający zastrzega możliwość każdorazowego sprawdzania jakości i ilości dostarczonych posiłków, jak również jakości pracy personelu Wykonawcy, wykonującego Usługę. 8. W razie wykrycia przez Zamawiającego wad w dostarczonym przedmiocie zamówienia, Zamawiający złoży u Wykonawcy stosowną reklamację, która zostanie rozpatrzona w ciągu 3 dni kalendarzowych od dnia jej pisemnego zgłoszenia do Wykonawcy. Po upływie tego terminu reklamację uważa się za rozpatrzoną zgodnie z żądaniem Zamawiającego. 5 OŚWIADCZENIE I ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY 1. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie uprawnienia, wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu Umowy. Wykonawca zobowiązuje się jednocześnie do wykonania przedmiotu Umowy posługiwać się wyłącznie osobami posiadającymi właściwości, o których mowa w zdaniu poprzedzającym. 2. Wykonawca zobowiązuje się, iż przedmiot Umowy, o którym mowa w 1 ust. 1, zostanie wykonany w sposób profesjonalny, z należytą starannością, wynikającą z zawodowego charakteru wykonywania przez niego działalności oraz w oparciu o najwyższą wiedzę z zakresu obsługi cateringowej podczas prestiżowych wydarzeń kulturalnych. 3. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić odpowiednią liczbę personelu potrzebnego do 15
realizacji przedmiotu umowy tj. nie mniej niż 1 kelner na każdych 30 (słownie: trzydziestu) gości. 4. Wykonawca zobowiązuje się do rozstawienia stołów bufetowych i koktajlowych zgodnie ze wskazaniami osoby wymienionej w 4 ust. 5 pkt 1. 5. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania personelu skierowanego do wykonania przedmiotu umowy, jak za działania i zaniechania własne. 6. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania posiłków z zakupionych przez siebie artykułów spożywczych najwyższej jakości. 7. Wykonawca zobowiązuje się realizować przedmiot Umowy z wykorzystaniem własnego sprzętu oraz materiałów. 8. W przypadku potrzeby większej ilości źródeł prądu, do zapewnienia których, zgodnie z 6 ust. 2 poniżej zobowiązany jest Zamawiający, Wykonawca na swój koszt, zapewnia agregat prądotwórczy wraz z transportem do miejsca, w którym odbywa się Konferencja, paliwem niezbędnym do jego działania, elementami obwodu elektrycznego oraz zapewni osoby odpowiedzialne za jego obsługę. 9. Wykonawca zapewnia, że jego pracownicy, podwykonawcy oraz inne osoby, które w imieniu Wykonawcy będą brały udział w wykonywaniu przedmiotu Umowy, posiadają należyte przygotowanie do wykonywanych czynności, w tym stosowną wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie oraz wymagane prawem badania. 6 ZOBOWIĄZANIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą przy realizacji Umowy, jak również do udzielanie wyjaśnień niezbędnych do jej wykonania. 2. Zamawiający zapewnia zaplecze techniczne wielkości ponad 20 m 2, które Wykonawca może przeznaczyć na ustawienie niezbędnego sprzętu gastronomicznego oraz jedzenia, oraz w którym istnieje możliwość podłączenia urządzeń do źródeł prądu o mocy 3500 kw. 7 KARY UMOWNE 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wartości wynagrodzenia brutto wskazanego w 2 ust. 1 Umowy w przypadku odstąpienia od umowy wskutek okoliczności niezależnych od Zamawiającego; 2. Za niewykonanie przedmiotu Umowy Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 20% wartości wynagrodzenia brutto wskazanego w 2 ust. 1 Umowy. 3. W przypadku opóźnienia w wykonaniu przedmiotu Umowy z winy Wykonawcy do 1 godziny, Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 2 % wartości wynagrodzenia brutto wskazanego w 2 ust. 1 Umowy, za każde rozpoczęte 15 minut opóźnienia. 4. W przypadku opóźnienia w wykonaniu przedmiotu Umowy z winy Wykonawcy powyżej 1 jednej godziny, Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną 16
w wysokości 20 % wartości wynagrodzenia brutto wskazanego w 2 ust. 1 Umowy. 5. Za inne niż wskazane w ust. 2, 3 i 4 nienależyte wykonanie Umowy Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 1% wartości wynagrodzenia brutto wskazanego w 2 ust. 1 Umowy, odrębnie za każde naruszenie postanowienia Umowy. 6. Kary umowne określone w ust. 2-5 podlegają kumulacji. 7. Roszczenia z tytułu kar umownych będą pokrywane w pierwszej kolejności z wynagrodzenia brutto należnego Wykonawcy. Niezależnie od odpowiedzialności Wykonawcy przewidzianej w niniejszym 7, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych. 8 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 2. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej Umowy mogą nastąpić za zgodą Stron w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności. 3. Niniejszą Umowę sporządzono w dwóch (2) jednobrzmiących egzemplarzach po jednym (1) egzemplarzu dla każdej ze Stron. Zamawiający : Wykonawca : Załączniki do umowy: 1. Oferta Wykonawcy z dnia 2. Opis przedmiotu zamówienia 3. Protokół zdawczo-odbiorczy. 17