Laboratorium 4 Strona 1 z 17 Spis treści: 1. Wielowymiarowa analiza danych w arkusza kalkulacyjnych z wykorzystaniem MS Excel: a. tworzenie tabel przestawnych, b. tworzenie wykresów przestawnych. 2. Praca z polami obliczeniowymi w tabelach przestawnych 3. Zadania do wykonania Ad 1a. Tabela przestawna to narzędzie służące do tworzenia dynamicznych podsumowań list utworzonych w Excelu lub pobranych z zewnętrznych baz danych. Raporty tabeli przestawnej pozwalają na opracowywanie tabelarycznych zestawień i podsumowań rekordów poprzez łączenie wartości pochodzących z różnych pól. Dane umieszczone w tabeli przestawnej można rozmieszczać na różne sposoby a także stosować różne funkcje do analizy zbioru. Zbudowaną tabelę można dowolnie modyfikować, zmieniając jej układ tak, aby prezentowała dane w żądanym aspekcie. W celu utworzenia tabeli przestawnej użytkownik musi dysponować odpowiednią liczbą danych, które zostaną wykorzystane do budowy tabeli przestawnej. Tabela przestawna zostanie utworzona na podstawie danych zapisanych w pliku: Dane źródłowe - faktury.xls. Fragment danych znajdujących się w podanym pliku przedstawiony został na rysunku 1. Rysunek 1. Dane źródłowe wykorzystywane do budowy tabeli przestawnej
Laboratorium 4 Strona 2 z 17 W celu utworzenia tabeli przestawnej należy uruchomić z menu Dane opcję Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego. Wywołanie tej opcji spowoduje uruchomienie kreatora tabel i wykresów przestawnych. W pierwszym ekranie kreatora widocznym na rysunku 2. należy wybrać opcje: Lista lub baza danych Microsoft Excel oraz Tabela przestawna wybór opcji zatwierdzić przyciskiem Dalej. Rysunek 2. Okno kreatora tabel i wykresów przestawnych #1 W kolejnym oknie kreatora - rysunek 3. należy zdefiniować, jakie dane mają zostać włączone do tabeli przestawnej. W rozpatrywanym przypadku do tabeli przestawnej mają trafić wszystkie dane z arkusza, co nie oznacza jednak, że zostaną one wyświetlone, przez co zakres danych podlegających analizie jest określony jako: $A$1:$T$2156. Po wpisanie lub zaznaczeniu odpowiedniego zakresu należy kliknąć przycisk Dalej. Rysunek 3. Okno kreatora tabel i wykresów przestawnych #2 Widoczne na rysunku 4. okno kreatora tabel i wykresów przestawnych jest etapem końcowym tworzenie tabeli przestawnej. Użytkownik musi zdecydować, czy utworzona tabela ma zostać umieszczona w nowym arkuszu, czy w którymś z istniejących. Dodatkowo użytkownik może zdefiniować strukturę tabeli przestawnej, czyli które dane mają być prezentowane w nagłówkach tabeli przestawnej, które w wierszach, a które w polach stron, już na etapie pracy kreatora poprzez kliknięcie opcji układ. Po uruchomieniu tej opcji system
Laboratorium 4 Strona 3 z 17 wyświetla okno, które umożliwia przypisanie danych do wierszy, kolumn i pól stron. Zakładając, ając, że użytkownik chce aby w poszczególnych wierszach zostały wyświetlone dane sprzedawców, w kolumnach nazwy krajów, a pole stron umożliwiało wybór produktu okno układ musi przyjąć postać taką jak na rysunku 5. Rysunek 4. Okno kreatora tabel i wykresów przestawnych #3 Rysunek 5. Definiowanie układu tabeli przestawnej Uwaga: Podwójne kliknięcie LPM na przesuniętą do odpowiedniego pola daną wywołuje okno umożliwiające zmianę sposobu wyświetlania określonej zmiennej np. zliczania pozycji zamiast domyślnego sumowania, ustawienie wyświetlanego formatu liczby (np. format walutowy) itp. Na rysunku 5. widać, że system ma policzyć (opcja Licznik ) ile było zamówień złożonych przez poszczególne kraje i obsłużonych przez poszczególnych sprzedawców.
Laboratorium 4 Strona 4 z 17 Korzystając z przycisku Opcje można ustawić dodatkowe opcje tabeli przestawnej takie jak: sumowanie kolumn i wierszy, zastępowanie pustych lub błędnych wartości odpowiednimi wyrażeniami itp. Po ustawieniu wszystkich stkich niezbędnych opcji i zdefiniowaniu układu tabeli przestawnej należy kliknąć w kreatorze przycisk Zakończ. System przejdzie do (lub stworzy) arkusza w którym zapisana zostanie tabela przestawna. Gotowa tabela przestawna zaprezentowana jest na rysunku 6. Rysunek 6. Gotowy raport tabeli przestawnej W celu edytowania stworzonej tabeli wystarczy kliknąć na dowolną jej komórkę, co spowoduje pojawienie się okna: Lista pól tabeli przestawnej. Korzystając z tego okna istnieje możliwość przesuwania zmiennych między tabelą przestawną a listą pól w celu utworzenia innego zestawienia danych. W celu stworzenie tabeli przestawnej, która poda informację na temat średniej ceny produktów sprzedawanych do poszczególnych krajów należy: Przesunąć następujące pola strony do Listy pól tabeli przestawnej : Produkt, Sprzedawca, Numer zamówienia. Pole Państwo przesunąć z kolumny do wiersza. Po wykonaniu tej operacji tabela powinna wyglądać tak, jak na rysunku 7. Dodać wymagane pole ( Cena sztuki ) do tabeli przestawnej, tak jak przedstawiono to na rysunku 8. Następnie zmienić domyślną operację sumowania wartość na obliczanie średniej rysunek 9. Ostatecznie sformatować pole tak, aby wszystkie wartości były typu walutowego z precyzją do dwóch liczb po przecinku. Ostatecznie po wykonaniu wszystkich określonych operacji raport tabeli przestawnej powinien wyglądać tak, jak na rysunku 10.
Laboratorium 4 Strona 5 z 17 Rysunek 7. Raport tabeli przestawnej podczas edycji #1 Rysunek 8. Raport tabeli przestawnej podczas edycji #2
Laboratorium 4 Strona 6 z 17 Rysunek 9. Raport tabeli przestawnej podczas edycji #3 Rysunek 10. Gotowy raport tabeli przestawnej Należy zwrócić uwagę, że w tabeli przestawnej jest tworzona automatycznie kolumna podsumowująca poszczególne wiersze i kolumny. Jeśli jej obecność jest niepożądana można ją wyłączyć poprzez wybranie opcji Opcje tabeli z menu kontekstowego wywołanego PPM w dowolnym miejscu tabeli przestawnej operacja przedstawiona jest na rysunku 11.
Laboratorium 4 Strona 7 z 17 Rysunek 11. Zmiana opcji tabeli przestawnej W opcjach tabeli należy odznaczyć sumy końcowe wierszy i/lub kolumn. Nazwę komórki podsumowującej można zmienić standardowo poprzez umieszczenie kursora w komórce z nazwą komórki i następnie zmienienie jej nazwy. Operacja taka jest przedstawiona na rysunku 12. Rysunek 12. Nazwa komórki podsumowującej przed i po zmianie Analogicznie zmienić można nazwy innych wyświetlanych pól. Filtrowanie pól Tabele przestawne umożliwiają filtrowanie wyświetlanych danych, w celu umożliwienia użytkownikowi zanalizowania tylko wybranych danych ze zbioru. Przykładowo mając tabelę przestawną określającą ilość zamówień, które wpłynęły z poszczególnych krajów (rysunek 13.), użytkownik może wyświetlić dla porównania tylko kilka wybranych krajów korzystając z opcji filtrowania. W tym celu należy kliknąć przycisk i z rozwijanej listy wybrać kraje, które mają być wyświetlane i analizowane. Przykładowo na rysunku 14. przedstawione zostały ilości zamówień złożone przez kraje europejskie.
Laboratorium 4 Strona 8 z 17 Rysunek 13. Liczba zamówień wg poszczególnych krajów Rysunek 14. Tabela przestawna po wykonaniu procesu filtrowania Należ zwrócić uwagę na fakt, iż funkcja podsumowująca zwróciła inny wynik. Oznacza to, że działa ona tylko na danych niefiltrowanych, co stwarza bardzo szerokie możliwości analizy danych oraz sprawia, że proces tworzenia tabel przestawnych jest bardzo elastyczny. Szczegóły i grupowanie danych Jedną z opcji menu kontekstowego dotychczas niewykorzystywaną jest opcja Grupuj i pokaż szczegółu przedstawiona na rysunku 15. Opcja Pokaż szczegóły umożliwia wyświetlanie dodatkowych szczegółów dotyczących wybranego elementu z tabeli przestawnej lub stworzenie i wyświetlenie dodatkowej (nowej) tabeli zawierającej kolumny danych takie jak wybrane do tworzenia tabeli przestawnej z której wywoływana jest opcja Pokaż szczegóły
Laboratorium 4 Strona 9 z 17 dotyczące wybranego (zaznaczonego) przypadku. Przykład działania opcji Pokaż/ukryj szczegóły : zakładając, że użytkownik ma do dyspozycji tabelę taką jak przedstawiona na rysunku 16. Rysunek 15. Wywoływanie opcji grupowania i pokazywania szczegółów Rysunek 16. Tabela przestawna przed pokazaniem szczegółów wybranej pozycji W celu wyświetlenia dodatkowych informacji przy wybranych pozycjach należy umieścić kursor w komórce, dla której chce się wyświetlić szczegóły (np. Meksyk ), następnie z menu kontekstowego ego wybrać opcję Pokaż szczegóły i wskazać pole dodatkowe, które chce się wyświetlić. Na rysunku 17. przedstawiono tabelę przestawną z dodatkowymi szczegółami dla pozycji Meksyk i Polska określającymi dane klientów, dla których zostały wystawione faktury.
Laboratorium 4 Strona 10 z 17 Rysunek 17. Tabela przestawna z wyświetlonymi szczegółami W celu ukrycia szczegółów dla wybranej pozycji, należy wywołać na niej menu kontekstowe i wybrać opcję Ukryj szczegóły. W wypadku wykonania opcji Pokaż szczegóły nie na nazwie kraju, lecz na prezentowanej wartości system stworzy automatycznie nowy arkusz z kolumnami danych takimi jak wybrane podczas tworzenia raportu tabeli przestawnej i uzupełni go danymi dotyczącymi danego przypadku. Na rysunku 18. przedstawiono o fragment arkusza stworzonego automatycznie po wybraniu opcji Pokaż szczegóły dla kraju Polska, przed wybraniem opcji kursor umieszczono w komórce określającej średnią wartość towarów na zamówieniach. Rysunek 18. Opcja "Pokaż szczegóły" - tworzenie nowego arkusza danych Opcje Grupuj i Rozgrupuj umożliwiają grupowanie danych według określonych kryteriów. Przykładowo mając tabelę taką jak przedstawioną na rysunku 19. zestawiającą wartości zamówień w poszczególnych krajach według dni, użytkownik korzystając z opcji Grupuj ma możliwość zgrupowania danych czasowego według określonych kryteriów.
Laboratorium 4 Strona 11 z 17 Rysunek 19. Fragment tabeli przestawnej przed grupowaniem danych Wywołanie opcji grupuj na danych typu data/czas powoduje wyświetlenie okna takie jak na rysunku 20., dzięki któremu użytkownik może określić początek i koniec okresu go interesującego, a także zamienić wartości dni na miesiące, kwartały itp. Dla tabeli przedstawionej na rysunku 19. grupowanie danych według lat i kwartałów powoduje, że tabela przyjmuje postać taką jak przedstawiona na rysunku 21. Rysunek 20. Okno grupowania danych Rysunek 21. Tabela przestawna po zgrupowaniu danych
Laboratorium 4 Strona 12 z 17 W wypadku użycia opcji grupuj na danych, których system nie może sklasyfikować i zgrupować spowoduje wyświetlenie błędu, że Zgrupowanie zaznaczonego obszaru nie jest możliwe. Analizując zaprezentowany przykład tabeli niezgrupowanej i zgrupowanej można dojść do wnioski, że opcja grupowania jest bardzo użyteczne szczególnie w przypadku danych zbieranych w czasie. W celu anulowania grupowania, z menu kontekstowego należy wybrać opcję Rozgrupuj. Ad 1b. Wykresy przestawne można tworzyć z wykorzystaniem kreatora ra raportów tabel i wykresów przestawnych lub na podstawie gotowej tabeli przestawnej. W pierwszej kolejności zostanie przedstawione tworzenie wykresu przestawnego przy użyciu tabeli przestawnej. Mając przygotowaną tabelę przestawną (rysunek 22.) należy wywołać wołać dla niej menu kontekstowe i wybrać opcję Wykres przestawny. System w nowym arkuszu wygeneruje wykres przestawny, który użytkownik może odpowiednio sformatować oraz ponieważ wykres jest typu przestawnego, użytkownik może wykonywać wszystkie operacje typowe dla tabeli przestawnej czyli przesuwać dane z kolumn, wierszy, stron, filtrować dane itp. Wymienione cechy wykresu przestawnego powodują, że jest to bardzo użyteczne narzędzie wizualizacyjne umożliwiające duże przekształcenia wykresu bez konieczności edycji tabeli przestawnej. Gotowy wykres przestawny dla zaprezentowanej na rysunku 22. tabeli przestawnej przedstawiono na rysunku 23. Rysunek 22. Tabela przestawna - wykres
Laboratorium 4 Strona 13 z 17 Rysunek 23. Wykres przestawny stworzony na podstawie tabeli przestawnej Tworzenie wykresu przestawnego z użyciem kreatora raportów tabeli i wykresu przestawnego jest analogiczne to zaprezentowanego sposobu, gdyż przed wykonaniem wykresu przestawnego system stworzy tabelę przestawną na podstawie której będzie tworzony wykres. Na rysunku 24. przedstawiono przykład wykresu, w którym wykorzystano opcję filtrowania według krajów i roku, grupowanie według lat i miesięcy, sformatowano kolory wykresu i włączono opcję Ukryj przyciski pól wykresu przestawnego (opcja widoczna jest na rysunku 25.) Rysunek 24. Przykład wykresu przestawnego
Laboratorium 4 Strona 14 z 17 Rysunek 25. Ukrywanie przycisków pól wykresu przestawnego Ad 2. Podczas pracy z tabelami przestawnymi czasem zachodzi konieczność obliczenia wyników jakiegoś wyrażenie, dla którego dane wejściowe są zgromadzone w tabeli przestawnej. Aby użytkownik nie musiał pracochłonnie kopiować interesującego go obszaru tabeli przestawnej i dokonywać obliczeń w innym arkuszu pakiet MS Excel jest wyposażony w możliwość tworzenia pól obliczeniowych w tabelach przestawnych. Sposób pracy z polami obliczeniowymi w tabelach przestawnych zostanie przedstawiony na podstawie tabeli przestawnej przedstawionej na rysunku 26. Rysunek 26. Praca z polami obliczeniowymi #1
Laboratorium 4 Strona 15 z 17 Na podstawie danych zawartych w tabeli przestawnej użytkownik chce wyliczyć wartość każdego produktu w zamówieniu. W celu dodania odpowiednich pól obliczeniowych do tabeli należy zaznaczyć zyć dowolną komórkę tabeli, a następnie z paska narzędziowego Tabela przestawna wybrać opcję Pole obliczeniowe z menu Formuły. Lokalizację tej opcji przedstawiono na rysunku 27. Rysunek 27. Praca z polami obliczeniowymi #2 Uruchomienie tej opcji spowoduje pojawienie się okna widocznego na rysunku 28. zatytułowanego Wstawianie pola obliczeniowego. W pole Nazwa należy wpisać nazwę tworzonego pola obliczeniowego (w przykładzie Wartość towaru ), zaś w pole Formuła należy wpisać formułę obliczeniową realizującą obliczenie dla danego pola. Rysunek 28. Praca z polami obliczeniowymi #3
Laboratorium 4 Strona 16 z 17 Po kliknięciu przycisku OK pole obliczeniowe o określonej nazwie zostaje utworzone rysunek 29. Rysunek 29. Praca z polami obliczeniowymi #4 Po wyliczeniu wartości poszczególnych towarów na zamówieniu użytkownik chce stworzyć wykres zestawiający wartości poszczególnych towarów w każdym zamówieniu. Gotowy wykres przedstawiono na rysunku 30. Rysunek 30. Wykres wartości towarów w zamówieniu #10250 Uwaga: W wypadku zmiany wartości danych źródłowych stworzone tabele lub wykresy przestawne należy zaktualizować opcją Odśwież dane rysunek 31.
Laboratorium 4 Strona 17 z 17 Rysunek 31. Opcja odświeżenia danych źródłowych Ad 3. Zadania do wykonania: a) zapoznać się ze sposobem tworzenia tabel przestawnych, b) wykonać tabelę przestawną i wykres przestawny zgodnie z instrukcją laboratorium wykorzystując dane źródłowe z pliku Dane źródłowe faktury.xls, c) wykonać własne przykłady tabel przestawnych wykorzystując dane źródłowe wykorzystując różne formaty liczbowe danych, operacje obliczeniowe, możliwość pokazywania/ukrywania szczegółów oraz grupowania wartości, d) do stworzonych tabel przestawnych utworzyć wykresy przestawne, zadbać o czytelność danych na wykresie, w wypadku problemów, spróbować dane przefiltrować, zgrupować, zmienić typ lub układ wykresu, e) zapoznać się ze sposobem pracy z polami obliczeniowymi w tabelach przestawnych, f) stworzyć własne pola obliczeniowe w tabelach przestawnych, korzystając z kalkulatora sprawdzić poprawność działania stworzonych pól g) wykonać zestaw ćwiczeń sprawdzających umiejętności pracy z tabelami i wykresami przestawnymi oraz polami obliczeniowymi w tabelach przestawnych przedstawiony w pliku AiWD_4a_cw.pdf