Regulamin biura rachunkowego ReduTax obowiązujący od 1-04-2013 1.Postanowienia ogólne Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ReduTax i stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro rachunkowe ReduTax, zawartej pomiędzy Operatorem, a Klientem, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia. 2.Definicje. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 2.1.Regulaminie rozumie się przez to niniejszy Regulamin stanowiący załącznik do umowy o świadczenie usług księgowych poprzez Biuro Rachunkowe ReduTax. 2.2.Biurze rozumie się przez to Biuro Rachunkowe ReduTax świadczące usługi księgowe w oparciu o serwis ReduTax w zakresie, o których mowa w punkcie 4. 2.3.Operatorze rozumie się przez to spółkę ReduTax Sp. z o.o. 2.4.Kliencie rozumie się przez to korzystającą z usługi Biura Rachunkowego osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub spółkę osobową, 2.5.Umowie rozumie się przez to umowę o świadczenie poprzez Biuro usług księgowych wymienionych w pkt. 4, zawartą między Operatorem a Klientem. 2.6.Cenniku rozumie się przez to publikowaną na stronie www.redutax.pl informację, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za usługi Biura; zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu. 2.7.Okresie rozliczeniowym rozumie się pełny miesiąc kalendarzowy, którego dotyczy dokumentacja księgowa, kadrowopłacowa, deklaracje, ZUS
3. Okres świadczenia usług i zawarcie Umowy 3.1. Pomiędzy Operatorem a Klientem zostaje podpisana umowa w oparciu o prezentację usług i cennika dostępnego na stronie www.redutax.pl 3.2. Umowa wchodzi w życie w momencie otrzymania przez Biuro podpisanego egzemplarza. 4.Przekazywanie dokumentów do Biura 4.1.Terminy przekazywania dokumentów Usługa Dokumenty Termin dostarczenia Prowadzenie KPIR i rejestrów VAT Ewidencja środków trwałych i wyposażenia Ewidencja przebiegu pojazdów Sprawozdania GUS,NBP Akta osobowe Komplet dokumentów wykazujących poniesione koszty. Dokumenty powinny posiadać datę otrzymania, opis przeznaczenia pozycji na fakturze, oraz inne opisy niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego. Dowód zakupu (nabycia) środka trwałego lub wyposażenia lub protokół odbioru środka trwałego W formie papierowej opatrzona podpisami oraz zaznaczeniem jakiego samochodu dotyczy Przkazywanie informacji o konieczności sprawozdania GUS niezwłocznie po otrzymaniu takiej informacji przez klienta Kwestionariusz osobowy, oświadczenia do umowy zlecenie, badania lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu wstępnego szkolenia BHP, deklaracja PIT-2, świadectwa pracy i świadectwa ukończenia szkoły, inne dokumenty Do1-go dnia roboczego od otrzymanej informacji Przed rozpoczęciem zatrudnienia Sporządzanie zgłoszeń i wyrejestrowań ZUS. Na podstawie kwestionariusza osobowego do 3 dni od podpisania umowy Sporządzanie listy obecności, dokumenty potwierdzające nieobecność, 7 dni roboczych
list płac. przed dniem naliczania wynagrodzeń 4.2..Przekazywanie dokumentów Klient może przekazać Biuru dokumenty poprzez: 4.2.1. Wysłanie dokumentów przesyłką listową przez Pocztę Polską lub InPost 4.2.2 Wysłanie dokumentów kurierem 4.3.Data przekazania dokumentów Za datę przekazania dokumentów przyjmuje się datę wpływu dokumentów do Biura 4.4.Potwierdzenie przyjęcia dokumentów Po wpłynięciu do Biura dokumentów przesłanych, Biuro niezwłocznie przesyła do klienta informację o dacie wpłynięcia i ilości otrzymanych kartek dokumentów. 4.5.Przechowywanie dokumentów Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest: 4.5.1.siedziba Biura Jeżeli Klient przekazuje do Biura oryginały dokumentów. 4.5.2.siedziba Klienta Jeżeli Klient przekazuje do Biura kopie, skany, zdjęcia dokumentów. 4.6. Zwrot dokumentów Po zamknięciu roku podatkowego dokumenty przechowywane są wysyłane na adres wskazany przez Klienta przesyłką kurierską, na koszt Klienta. Od momentu wysłania dokumentacji Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za jej przechowywanie, zabezpieczenie przed zniszczeniem lub kradzieżą. 5.Odpowiedzialność Biura 5.1. Biuro zobowiązuje się do dołożenia wszelkiej staranności w wykonywaniu zlecenia oraz do postępowania zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi rozliczeń z ZUS i US. 5.2. Biuro bierze na siebie odpowiedzialność za przekazanie w terminie informacji o wyliczonych podatkach, składkach ZUS, oraz innych zdarzeniach, pod warunkiem
dotrzymania przez klienta terminów przekazania dokumentów ustalonych w pkt.4 niniejszego Regulaminu 5.3. O wysokości zobowiązań publicznoprawnych Klienta Biuro ma obowiązek poinformować go co najmniej 2 dni przed terminem płatności pod warunkiem dotrzymania przez klienta terminów ustalonych w pkt. 4. 5.4. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne. 5.5.Jeżeli zlecenie nie zostanie wykonane lub zostanie nienależycie wykonane z przyczyn niezależnych od Biura, Biuro nie bierze na siebie odpowiedzialności za powstałe szkody. 5.6. Biuro oświadcza, że w trakcie wykonywania usługi posiada ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanych przez siebie usług i będzie je utrzymywał przez cały czas trwania umowy. 5.7. Biuro ponosi odpowiedzialność za czynności objęte umową w trakcie jej trwania. Jeśli występuje konieczność wykonania czynności sprzed zawarcia umowy, wymaga to dodatkowych uzgodnień między stronami. 5.8. Biuro może odmówić wykonania zlecenia, jeśli dostarczone przez Klienta dokumenty nie są wystarczające do prawidłowego wykonania zlecenia, lub są niezgodne z prawem, a wykonanie zlecenia naraziłoby Biuro na odpowiedzialność karną lub szkodę finansową. 6.Odpowiedzialność klienta 6.1. Klient ma obowiązek przekazywać dokumenty w ustalonych terminach oraz przekazywać do Biura wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą. 6.2. Dokumenty kosztowe powinny posiadać odpowiednie adnotacje, m.in. datę otrzymania, przeznaczenie pozycji na fakturze, inne, które mają wpływ na prawidłową ewidencję księgową. Wszelkie uchybienia w tym zakresie podlegają uzupełnieniu przez Klienta w terminie wskazanym przez Biuro. 6.3. Biuro nie bierze odpowiedzialności za nieterminowe przekazanie wiadomości o wysokości zobowiązań i wyniku firmy Klienta jeżeli Klient nie przekaże lub nieterminowo przekaże Biuru dokumenty księgowe. 6.4. Klient zobowiązuje się do bezzwłocznego zawiadomienia Biura o wszelkich zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na prawidłowość świadczonej przez Biuro usługi. 7.Wynagrodzenie za usługę 7.1. Wynagrodzenie za usługi świadczone przez Biuro ustalane jest zgodnie z Cennikiem.
7.2.Zapłata za usługi Biura odbywa się na podstawie wystawianej faktury VAT. Faktury wystawiane są ostatniego dnia każdego. 7.3. Informację o wystawieniu faktury i kwocie do zapłaty Klient otrzymuje za pośrednictwem e-mail. 7.4. Oryginał faktury pozostaje w Biurze do zaksięgowania, chyba że Klient przyjął formę przechowywania dokumentacji księgowej u siebie wtedy faktura zostaje mu wysłana. 7.5.Wynagrodzenie z tytułu umowy jest płatne do 7 dnia kolejnego, chyba że strony ustaliły inaczej. Nie zapłacenie faktury w terminie powoduje naliczanie odsetek ustawowych. 7.6. W przypadku nieuregulowania przez Klienta FV w terminie do 30 dni od daty wystawienia Biuro ma prawo odmówić wykonywania usług do czasu realizacji zapłaty. 8.Komunikacja 8.1. Komunikacja odbywa się za pomocą poczty elektronicznej na adresy wskazane przez biuro i klienta 8.2. Aktualny adres e-mail klienta musi być podany do wiadomości Biura. 8.3. Odpowiedzi na e-maile Biuro udziela w ciągu 2 dni roboczych.. 9.Rozwiązanie umowy 9.1. Umowę współpracy każda ze stron może rozwiązać z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec kalendarzowego. 9.2. Rozwianie umowy wymaga formy pisemnej. Brak pisemnego wypowiedzenia upoważnia Biuro do wystawienia faktury zgodnie z umową za dany okres rozliczeniowy. 9.3. Po rozwiązaniu umowy Biuro odsyła dokumenty Klienta w ciągu 1 przesyłką kurierska na koszt Klienta. W razie nieodebrania przesyłki Biuro nie ponosi odpowiedzialności za dokumenty Klienta. 10.Postanowienia końcowe 10.1. Biuro zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie o których informuje klienta z jednomiesięcznym wyprzedzeniem. Zmieniony regulamin umieszczany jest na stronie internetowej z adnotacją, od kiedy obowiązuje. 10.2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa.