REGULAMIN. korzystania z usług biura rachunkowego BURDA Sp. z o.o. przy pomocy serwisu "Księgowość Internetowa"

Transkrypt

1 REGULAMIN korzystania z usług biura rachunkowego BURDA Sp. z o.o. przy pomocy serwisu "Księgowość Internetowa" 1. Postanowienia ogólne Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Biuro Rachunkowe BURDA Sp. z o.o. przy wykorzystaniu serwisu i stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro rachunkowe BURDA Sp. z o.o., zawartej pomiędzy Operatorem, a Klientem, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia. 2. Definicje. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 2.1. Regulaminie rozumie się przez to niniejszy Regulamin stanowiący załącznik do umowy o świadczenie usług księgowych poprzez Biuro Rachunkowe BURDA Sp. z o.o Serwisie rozumie się przez to Serwis internetowy innowacyjna-ksiegowosc.pl 2.3. Biurze rozumie się przez to Biuro Rachunkowe BURDA Sp. z o.o. świadczące usługi księgowe w oparciu o serwis innowacyjna-ksiegowosc.pl w zakresie, o których mowa w punkcie Operatorze rozumie się przez to spółkę BURDA Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecin, ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 20/ Kliencie rozumie się przez to korzystającą z usługi Biura Rachunkowego osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub spółkę osobową, 2.6. Umowie rozumie się przez to umowę o świadczenie poprzez Biuro usług księgowych wymienionych w pkt. 4, zawartą między Operatorem a Klientem Cenniku rozumie się przez to publikowaną na stronie głównej Serwisu innowacyjna-ksiegowosc.pl informację, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za usługi Biura; zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu Okresie rozliczeniowym rozumie się pełny miesiąc kalendarzowy, którego dotyczy dokumentacja księgowa, kadrowo-płacowa, ZUS 3. Prawa autorskie Wyłączne prawa autorskie do Serwisu innowacyjna-ksiegowosc.pl należą do BURDA Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie, ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 20/2. Prawa autorskie związane z Serwisem innowacyjnaksiegowosc.pl podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 1994r. nr 24, Poz.83 ze zm.).

2 4. Zakres usług Biura i obowiązki Klienta 4.1. Usługi Biura są świadczone w oparciu o serwis innowacyjna-ksiegowosc.pl: 4.2. Klient Biura otrzymuje dostęp do serwisu innowacyjna-ksiegowosc.pl w zakresie koniecznym do: generowania dokumentów sprzedaży FV w formacie PDF i e-faktury wprowadzania dokumentów kosztowych prowadzenia listy kontrahentów prowadzenia listy towarów i usług monitorowania płatności generowania raportów kasowych 4.3. Obowiązki klienta Klient zobowiązuje się do: wystawiania w serwisie innowacyjna-ksiegowosc.pl faktur sprzedażowych, rejestrowania sprzedaży nieudokumentowanej w serwisie innowacyjna-ksiegowosc.pl, wprowadzania do serwisu innowacyjna-ksiegowosc.pl dokumentów kosztowych tj. faktur, rejestrowanie kosztów innych niż FV prowadzenia listy towarów i usług, sposób wykorzystywania samochodu dla celów firmowych, prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - jeśli pojazd prywatny jest przeznaczony do celów służbowych, obsługi umów zleceń i umów o dzieło, dostarczanie umów pracowniczych, dostarczanie aneksów do umów pracowniczych, prowadzenia ewidencji czasu pracy, sporządzenie na koniec roku remanentu w formie spisu z natury ilości oraz wyceny tych ilości, dostarczać miesięczne raporty magazynowe sprzedaży w cenach zakupu (cenach netto), bilans otwarcia lub stany magazynowe w przypadku prowadzenia działalności handlowo usługowej, terminowego przekazywania kompletnych dokumentów, zgodnego z rzeczywistością opisania wydatku na dostarczonych dokumentach a w przypadku zakupów do istniejących w ewidencji środków trwałych starannego opisu pozwalającego stwierdzić którego środka trwałego dotyczy zakup oraz charakter wydatku czyli czy jest to ulepszenie (przebudowa, nadbudowa, odbudowa, modernizacja) czy remont tj. wymiana zepsutego elementu (każdy środek trwały lub jego ulepszenie powinno być zgłoszony księgowej na a, chat, opisany w dokumentach nieksięgowych) składania wszystkich innych deklaracji niż VAT, PIT, ZUS regulowania w terminach wynikających z ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. nr 139, poz ze zm.) i ustawy o VAT art. 89a ust. 3) swoich zobowiązań, wprowadzanie w serwisie innowacyjna-ksiegowosc.pl informacji o dokonaniu zapłaty swoich wydatków. Użytkownik zobowiązuje się i bierze odpowiedzialność za prawidłowe i zgodne z prawdą uzupełnienie dokumentów księgowych (faktur przychodowych i kosztowych i innych dokumentów księgowych wpływających na wyliczenia księgowe). dostarczenia przez Serwis wszystkich dokumentów źródłowych, potrzebnych do wywiązania się Biura z obowiązków wynikających z niniejszej umowy, nie później niż do 05 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, którego dotyczy okres obrachunkowy (okresem obrachunkowym jest jeden miesiąc), za wyjątkiem potwierdzeń wpłaty składek ZUS, które należy dostarczyć do 20 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, którego dotyczy okres obrachunkowy. Jeśli Klient nie wprowadzi i nie przekaże do księgowania dokumentów przy pomocy Serwisu lub innego wcześniej umówionego (potwierdzonego na piśmie) przekazu Biuro nie ponosi odpowiedzialności za zaniechania Klienta, przekazywania do Biura korespondencji wysyłanej do Urzędu Skarbowego bądź otrzymywanej od Urzędu Skarbowego w ciągu 3 dni roboczych od dnia wysłania lub otrzymania korespondencji, Klient zobowiązuje się do terminowego przekazywania danych i informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania przez Biuro obowiązków wynikających z niniejszego regulaminu i Umowy.

3 poinformowania Biura w formie pisemnej o wszelkich istotnych zmianach dotyczących prowadzonej przez Klienta działalności gospodarczej w terminie 3 dni od daty zaistnienia zdarzenia, jeżeli mają one wpływ na usługi wykonywane przez Biuro Jednocześnie Klient zleca Biuru w ramach podstawowego abonamentu: prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów Zryczałtowanych; prowadzenie Ewidencji zakupów i sprzedaży VAT ; wyliczanie zobowiązań podatkowych z tytułu PIT i VAT na podstawie wprowadzonych i przekazanych przez Klienta informacji przez serwis do Biura ; składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną - wysyłanie deklaracji do US - wysyłanie deklaracji do ZUS; sporządzanie rocznych zeznań podatkowych dla podatnika rozliczającego się indywidualnie (PIT-36 + PIT-O lub PIT-36L) ; rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS; wyliczanie zobowiązań wobec ZUS; sporządzanie listy płac Klient ma wgląd Online (w serwisie) w dokumenty, ewidencje i deklaracje wytworzone przez Biuro Rozszerzenie zakresu usług lub zmiany usług. Rozszerzenie zakresu usług lub zmiany usług może być ustalony na drodze indywidualnych negocjacji. 5. Rejestracja Klienta Biura Rachunkowego i dostęp do serwisu 5.1. Operator świadczy usługi Biura Rachunkowego za pomocą sieci Internet Klient, rozpoczynając współpracę z Biurem, musi się zarejestrować zgodnie z poleceniami Serwisu. Zarejestrować Klienta może również Operator lub Biuro jeśli strony jednogłośnie podjęły taką decyzję Rejestracja w serwisie nie jest jednoznaczna z zawarciem umowy o świadczeniu usług księgowych Klient ma obowiązek wprowadzania danych zgodne ze stanem faktycznym i prawnym Aby zapewnić prawidłowe rozliczenia pomiędzy Klientem a Operatorem, ten pierwszy obowiązany jest podać zgodne z prawdą następujące dane: imię, nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, adres siedziby firmy (ulicę, numer, kod, miejscowość), NIP, adres poczty elektronicznej ( ) W przypadku zmiany jakiejkolwiek z danych, o których mowa w pkt , użytkownik obowiązany jest do niezwłocznego wprowadzenia zmian w swoim profilu administracyjnym i powiadomieniem swojego opiekuna księgowego o tym fakcie na piśmie (listownie, em) Podczas rejestracji Klient wprowadza wymyślone przez siebie i znane tylko sobie hasło oraz ustala identyfikator podając swój adres W przypadku zapomnienia hasła Klient otrzymuje możliwość skorzystania z funkcji serwisu zapomniałeś hasła Klient zobowiązany jest do postępowania zgodnie z instrukcjami zawartymi w serwisie Klient korzystając z usług Biura akceptuje bez zastrzeżeń Regulamin korzystania z Serwisu innowacyjnaksiegowosc.pl oraz znajdujących się w nim narzędzi WebTaxOffice.

4 6. Okres świadczenia usług i zawarcie Umowy 6.1. Po rejestracji w serwisie i wprowadzeniu przez Klienta danych zgodnie z pkt Biuro wyśle na wskazany adres owy szkic Umowy o świadczeniu usług księgowych Klient akceptuje treść umowy, ustala od którego okresu rozliczeniowego umowa obowiązuje Biuro wysyła Klientowi umowę w uzgodnionej treści w dwóch egzemplarzach na jego adres korespondencyjny w celu jej podpisania. Do umowy są załączone upoważnienia do reprezentacji Klienta przez Biuro przed urzędem skarbowym, ZUS i innymi urzędami w zakresie, jaki obejmuje umowa Umowa wchodzi w życie w momencie jej otrzymania przez Biuro czyli po jej podpisaniu i odesłaniu na adres Biura. 7. Przekazywanie dokumentów do Biura 7.1. Terminy przekazywania dokumentów Usługa Dokumenty Termin dostarczenia Prowadzenie KPIR lub EP i rejestrów VAT Komplet informacji zawartych na zebranych przez siebie dokumentach wykazujących poniesione koszty i uzyskane przychody. Dokumenty powinny posiadać datę otrzymania/sprzedaży, opis przeznaczenia pozycji na fakturze, oraz inne opisy niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego. Do 5-go następnego miesiąca Ewidencja środków trwałych i wyposażenia Dowód zakupu (nabycia) środka trwałego lub wyposażenia lub protokół odbioru środka trwałego Do 5-go następnego miesiąca Ewidencja przebiegu pojazdów Na druku pobranym ze strony lub własnym Do 5-go następnego miesiąca Akta osobowe Kwestionariusz osobowy, oświadczenia do umowy zlecenie, badania lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu wstępnego szkolenia BHP, deklaracja PIT-2, świadectwa pracy i świadectwa ukończenia szkoły, i wszystkie inne dokumenty Przed rozpoczęciem zatrudnienia Sporządzanie zgłoszeń i wyrejestrowań ZUS. Wypełniony kwestionariusz osobowy do 3 dni od podpisania umowy Sporządzanie list płac. listy obecności, dokumenty potwierdzające nieobecność, 7 dni roboczych przed dniem naliczania wynagrodzeń

5 Zmiany w zakresie podlegania ubezpieczeniom ZUS w szczególności ubezpieczeniu chorobowemu Pisemne oświadczenie klienta (w formie e- maila) 4 dni robocze przed dniem zajścia zmiany 7.2. Przekazywanie dokumentów Klient przekazuje przez Serwis zbiór informacji zawartych na zebranych przez siebie dokumentach Przekazanie dokumentów/zbioru informacji po terminie wymienionym w pkt. 7.1 wiąże się z naliczeniem przez Biuro dodatkowych opłat zgodnie z Cennikiem Klient przekazuje dokumenty/zbiór informacji do Biura przez Serwis przy pomocy przycisku "Księguj" znajdującego się przy dokumentach Klient zobowiązuje się do przekazywania informacji o zakończeniu przekazywania dokumentów do Biura w Serwisie klikając (naciskają) przycisk "Zakończ miesiąc". Przycisk "Zakończ miesiąc" jest aktywny tylko w przypadku uregulowanych zobowiązań wobec Biura Jeśli przycisk "Zakończ miesiąc" opisywany w pkt nie zostanie użyty, Biuro uznaje że dokumenty/zbiór informacji nie zostały dostarczone bez względu na to czy zostały wysłane za pośrednictwem poczty , poczty Polskiej, Kuriera, Serwisu czy innej umówionej formy. Skutkuje to tym iż Biuro nie będzie odpowiedzialne z wykonanie jakichkolwiek umówionych usług księgowych Klienta. Użycie przycisku "Zakończ miesiąc" skutkuje wpisem do logu widocznym w Serwisie. W logu zapisywana jest informacja o dacie użycia funkcji przez Klienta Data przekazania dokumentów Za datę przekazania dokumentów ścieżką 7.1. i 7.2. przyjmuje się datę zapisaną w historii dokumentu jednak nie wcześniej niż użycie metody zgodnie z pkt , , W przypadku informacji przekazywanych em za datę wpływu przyjmuje się datę otrzymania e- maila przez Biuro jednak nie wcześniej niż użycie metody zgodnie z pkt , , Przekazanie dokumentów po terminie wymienionym w pkt. 7.1 wiąże się z naliczeniem przez Biuro dodatkowych opłat zgodnie z Cennikiem Dokumenty/zbiór informacji przekazane do Biura za pośrednictwem Serwisu i innych metod po terminie opisanym w pkt (termin wciśnięcia przycisku "Zakończ miesiąc") mogą nie być przez brane pod uwagę przez Biuro jeśli Klient po raz kolejny nie wciśnie przycisku "Zakończ miesiąc" (przycisk "Zakończ miesiąc" kliknięty po raz drugi informuje Biuro o dostarczeniu kolejnych/dodatkowych dokumentów/informacji) Przechowywanie dokumentów Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest siedziba Klienta Biuro otrzymuje zbiór informacji wprowadzonych przez Klienta do systemu innowacyjna-ksiegowosc.pl w celu wykonania umówionych czynności księgowych Zwrot dokumentów Biuro nie przechowuje dokumentów Klienta. 8. Odpowiedzialność Biura 8.1. Biuro zobowiązuje się do dołożenia wszelkiej staranności w wykonywaniu zlecenia oraz do postępowania zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi rozliczeń z ZUS i US Biuro bierze na siebie odpowiedzialność za przekazanie w terminie informacji o wyliczonych podatkach, składkach ZUS, oraz innych zdarzeniach, pod warunkiem dotrzymania przez Klienta terminów ustalonych w pkt O wysokości zobowiązań publicznoprawnych Klienta Biuro ma obowiązek poinformować go co najmniej jeden dzień przed terminem płatności pod warunkiem dotrzymania przez Klienta terminów ustalonych w pkt Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne.

6 8.5.Jeżeli zlecenie nie zostanie wykonane lub zostanie nienależycie wykonane z przyczyn niezależnych od Biura, jak również w sytuacji, w której świadczenie usług przez Biuro zostało zawieszone ze względu na nierealizowanie przez Klienta zobowiązań płatniczych wobec Biura w myśl pkt.9, Biuro nie ponosi odpowiedzialności za powstałe szkody Biuro oświadcza, że w trakcie wykonywania usługi posiada ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanych przez siebie usług i będzie je utrzymywał przez cały czas trwania umowy Biuro nie ponosi odpowiedzialności za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z zawieszeniem przez Biuro realizacji zawartej umowy zgodnie z pkt. 9, z związku z nierealizowaniem przez Klienta jego zobowiązań płatniczych wobec Biura Biuro ponosi odpowiedzialność za czynności objęte umową w trakcie jej trwania. Jeśli występuje konieczność wykonania czynności sprzed zawarcia umowy, wymaga to dodatkowych uzgodnień między stronami Biuro może odmówić wykonania zlecenia, jeśli dostarczony przez Klienta zbiór informacji lub dokumenty nie są wystarczające do prawidłowego wykonania zlecenia, lub są niezgodne z prawem, a wykonanie zlecenia naraziłoby Biuro na odpowiedzialność karną lub szkodę finansową. 9. Zawieszenie wykonywania usług 9.1. W przypadku nie zapłacenia przez Klienta wynagrodzenia w terminie, o którym mowa w pkt Biuro mailowo wezwie Klienta do wykonania płatności niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie dwóch dni od dnia otrzymania zawiadomienia W przypadku nie zapłacenia przez Klienta wynagrodzenia w terminie określonym w wezwaniu przekazanym mu w myśl pkt. 9.1., Biuro uprawnione jest do zawieszenia wykonywania usług na rzecz Klienta do momentu zaksięgowania na rachunku bankowym Biura należnego wynagrodzenia W okresie zawieszenia wykonywania usług na rzecz Klienta, Biuro nie wykonuje na rzecz Klienta usług określonych w pkt ani żadnych innych usług ustalonych w indywidualnej umowie z Klientem. Biuro zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas zawieszenia wykonywania usług na warunkach określonych w niniejszym pkt Skorzystanie przez Biuro z prawa do zawieszenia wykonywania usług na rzecz Klienta nie oznacza utraty prawa do skorzystania z uprawnień przewidzianych w pkt niniejszego Regulaminu Jeśli Klient nie zapłaci zaległego wynagrodzenia do ostatniego dnia miesiąca, w którym Biuro zawiesiło wykonywanie usług na rzecz Klienta, Operator uprawniony jest do natychmiastowego rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. 10. Odpowiedzialność Klienta Klient ma obowiązek przekazywać dokumenty w ustalonych terminach oraz przekazywać Biuru wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą Dokumenty kosztowe powinny posiadać odpowiednie adnotacje, m. in. datę otrzymania, przeznaczenie pozycji na fakturze, inne, które mają wpływ na prawidłową ewidencję księgową. Klient zobowiązuje się prawidłowo przypisywać kategorie i pod kategorie dokumentów Biuro nie bierze odpowiedzialności za nieterminowe przekazanie wiadomości o wysokości zobowiązań i wyniku firmy Klienta jeżeli Klient nie przekaże lub nieterminowo przekaże Biuru dokumenty księgowe Klient zobowiązuje się do bezzwłocznego zawiadomienia Biura o wszelkich zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na prawidłowość świadczonej przez Biuro usługi Klient i inna osoba odwiedzająca Serwis ponoszą całkowitą i wyłączną odpowiedzialność za wprowadzane przez siebie do Serwisu i Aplikacji treści, w szczególności za dane niezbędne do prawidłowego wyliczania wysokości należności publicznoprawnych.

7 10.6. W przypadku prowadzenia usługi księgowej przy pomocy Serwisu i narzędzi WebTaxOffice znajdujących się w Serwisie. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość czy rzetelność danych umieszczanych na fakturach oraz innych dokumentach przesyłanych/przekazywanych za pośrednictwem Serwisu przez Klienta. W celu tworzenia dokumentów księgowych w Serwisie użytkownik będzie wybierał określone Kategorie dokumentu i Kategorie produktów, które na odpowiedzialność Klienta muszą być dopasowywane do wprowadzanej faktury czy innego dokumentu. 11. Wynagrodzenie za usługę Wynagrodzenie za usługi świadczone przez Biuro ustalane jest zgodnie z Cennikiem Zapłata za usługi Biura odbywa się na podstawie wystawianej faktury VAT. Faktury wystawiane są 27 dnia każdego miesiąca, jeśli 27 dzień miesiąca wypada w sobotę, niedzielę lub święta faktura zostanie wystawiona pierwszego dnia roboczego po dniach wolnych Informację o wystawieniu faktury i kwocie do zapłaty Klient otrzymuje za pośrednictwem oraz w serwisie innowacyjna-ksiegowosc.pl Podstawą zapłaty za usługi świadczone przez Biuro jest zawarta umowa, więc Klient jest zobowiązany uregulować płatność nawet w przypadku, gdy nie otrzyma informacji o wystawionej fakturze Wynagrodzenie z tytułu umowy jest płatne w ciągu 7 dni od dnia wystawienia faktury i nie później niż do 5 dnia każdego miesiąca, chyba że strony ustaliły inaczej. Nie zapłacenie faktury w terminie powoduje naliczanie odsetek ustawowych. 12. Komunikacja Komunikacja odbywa się em oraz przez chat w serwisie innowacyjna-ksiegowosc.pl na adresy wskazane przez Biuro i Klienta Aktualny mail klienta musi być wpisany przez niego w Danych Firmy w serwisie innowacyjnaksiegowosc.pl. W przypadku zmiany adresu przez Klienta należy w sposób skuteczny powiadomić opiekuna księgowego Odpowiedzi na e Biuro udziela w ciągu 2 dni roboczych. 13. Rozwiązanie umowy Umowę współpracy każda ze stron może rozwiązać z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego Biuro jest uprawnione do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku określonym w pkt Rozwiązanie umowy wymaga formy pisemnej. Brak pisemnego wypowiedzenia upoważnia Biuro do wystawienia faktury zgodnie z umową za dany okres rozliczeniowy Po rozwiązaniu umowy Biuro odsyła dokumenty Klienta w ciągu 1 miesiąca przesyłką kurierska na koszt Klienta. W razie nieodebrania przesyłki Biuro nie ponosi odpowiedzialności za dokumenty Klienta. 14. Postanowienia końcowe Biuro zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie o których informuje klienta z jednomiesięcznym wyprzedzeniem. Zmieniony regulamin umieszczany jest na stronie internetowej serwisu innowacyjna-ksiegowosc.pl z adnotacją, od kiedy obowiązuje W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa.