UMOWA NA PROWADZENIE KSIĘGI HANDLOWEJ

Transkrypt

1 UMOWA NA PROWADZENIE KSIĘGI HANDLOWEJ Zawarta w dniu pomiędzy: NAZWA FIRMY Ul. Wspólna 3 m. 4, Warszawa KRS: NIP: REGON: zwanym dalej Zlecającym reprezentowanym przez Jana Kowalskiego a Biurem Rachunkowym: 7PLUSPLUS SP. Z O.O. Al. Niepodległości 46/50 lok. 232, Warszawa KRS: nadany przez Sąd rej. dla M.St. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy NIP: REGON: Kapitał zakładowy: 5000 zł, zwanym dalej Biurem, reprezentowanym przez: Jacka Gadzinowskiego Zlecający zleca prowadzenie, a Biuro przyjmuje do prowadzenia Księgę Handlową, zwaną dalej Księgą, przeznaczoną do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w ramach działalności prowadzonej przez Zlecającego. 1 2 W ramach niniejszej umowy Biuro zobowiązuje się do: 1. Prowadzenia Księgi z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie otrzymywanych od Zlecającego dokumentów oraz innych informacji. Księga prowadzona jest przy użyciu komputera w formie elektronicznych zbiorów danych. Dysponentem Księgi w trakcie trwania umowy jest Biuro. Przez prowadzenie Księgi rozumie się: a) dokonanie w imieniu i na życzenie Zlecającego zapisów księgowych odpowiadających poszczególnym zdarzeniom gospodarczym na podstawie dostarczonej przez Zlecającego dokumentacji lub innych informacji udzielonych przez Zlecającego, b) prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dla składników majątku o wartości początkowej przekraczającej wartość 3500,00pln lub o wartości niższej, jeśli obowiązek taki wynikałby z polityki rachunkowości przyjętej przez Zlecającego, c) sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego składającego się z bilansu, rachunku wyników oraz informacji dodatkowej, w oparciu o istniejące zapisy w Księdze 2. W oparciu o dostarczoną dokumentację oraz uzyskane od Zlecającego informacje, do dnia 20 każdego miesiąca dokonania odpowiednich zapisów w Księdze i na tej podstawie ustalenia wysokości miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy o których mowa w art. 25 Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Prawnych, 3. dokonania rozliczeń w zakresie podatku VAT i sporządzenia wymaganych deklaracji VAT7 lub VAT7K w zależności od metody rozliczeń jaką przyjął Zlecający, 4. Sporządzenia rocznych deklaracji podatkowych CIT8 / CITO 5. Jeśli nie postanowiono inaczej, dokonanie na życzenie zlecającego naliczenia płac oraz rozliczenia ZUS i podatku dochodowego z tytułu wynagrodzeń, przez co rozumie się: a) sporządzenie list płac oraz rachunków do umów cywilno prawnych wyłącznie na podstawie informacji uzyskanych od Zlecającego, b) na podstawie sporządzonych list płac i wystawionych rachunków do umów cywilno-prawnych wyliczenie należnych składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wynagrodzeń, c) sporządzenie rocznych deklaracji podatkowych rozliczających podatek z tytułu wynagrodzeń PIT4R oraz PIT11 6. Przestrzegania ścisłej tajemnicy służbowej i handlowej wobec osób trzecich.

2 3 Zlecający zobowiązuje się do: 1. Właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych podlegających wpisowi do Księgi. 2. Dostarczania do Biura wszelkich dokumentów, wyłącznie związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, stanowiących podstawę wpisów do Księgi nie później niż do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą oraz opisywania dostarczonych dokumentów w sposób umożliwiający ich właściwe zakwalifikowanie w Księdze. 3. Jeśli nie ustalono inaczej, prowadzenia ewidencji obrotu gotówkowego w postaci comiesięcznych raportów kasowych, 4. Przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów z częstotliwością i w sposób określony w ustawie o rachunkowości i ustawie o podatku dochodowym, 5. Informowania Biura, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów, o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na prowadzenie Księgi i ustalanie zaliczek na podatek dochodowy i VAT. Informacja taka powinna mieć formę pisemną. W szczególnosci: a) informowania Biura o nieopłaconych w całości lub części zobowiązaniach wynikających z otrzymanych faktur, rachunków, umów lub innych dokumentów w przypadku upływu 30 dni od daty ich płatności lub 90 dni dni od daty zaliczenia ich w koszty (dla zobowiązań z terminem płatności dłuższym niż 60 dni), zlecając Biuru dokonanie korekty podatkowych kosztów uzyskania przychodu lub korekty wielkości przychodu podatkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. b) informowania Biura o nieopłaconych w całości lub części zobowiązaniach wynikających z otrzymanych faktur, w przypadku upływu 150 dni od daty płatności określonej na fakturze lub w umowie, zlecając Biuru dokonanie korekty kwoty podatku VAT wynikającego z tej faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. c) informowania Biura o wystąpieniu transakcji zobowiązujących do rozliczenia podatku zgodnie z treścią art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (podatek u źródła) oraz dostarczenia niezbędnych dokumentów umożliwiających prawidłowe rozliczenie podatku. 6. Niezwłocznego uzupełniania braków w dostarczonej dokumentacji i stosowania się do zaleceń Biura. 7. Informowania Biura o wszelkich zdarzeniach mających wpływ na naliczanie płac oraz rozliczenia ZUS i podatku dochodowego z tytułu wynagrodzeń. W szczególności dostarczenia umów, kwestionariuszy osobowych, oświadczeń pracowniczych umożliwiających prawidłowe dokonanie zgłoszeń, rozliczeń i wyrejestrowań ZUS oraz naliczeń podatku z tytułu wynagrodzeń. 8. Kontroli przekazanej do księgowania dokumentacji z zapisami w dzienniku głównym lub dziennikach częściowych nie rzadziej niż raz na miesiąc. Wszelkie różnice Zlecający zobowiązany jest zgłosić do Biura nie później niż do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym dokonano rozliczenia. W przypadku braku zgłoszenia przyjmuje się iż Zlecający potwierdza kompletność dokonanych w Księdze zapisów i ich związek z przeprowadzonymi operacjami gospodarczymi. 4 Zlecający oświadcza, że: 1. Jest zobowiązany do prowadzenia rachunkowości w sposób i w formie przewidzianej w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz.591 ze zm.) 2. Nie toczy się w jego sprawie postępowanie podatkowe lub karne-skarbowe w zakresie podatków dochodowego i VAT należnych z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej Zlecający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia za czynności wykonywane przez Biuro na podstawie niniejszej umowy, w kwocie i na warunkach określonych w aneksie stanowiącym integralną część umowy. 2. Kwota i warunki płatności, o których mowa w ust. 1 mogą podlegać zmianie, co wymaga podpisania przez obie ze stron nowego aneksu do umowy. Niepodpisanie aneksu przez jedną ze stron powoduje rozwiązanie umowy na warunkach określonych w 7 ust Za datę wykonania usługi przyjmuje się przesłanie Zlecającemu elektronicznej informacji zawierającej miesięczne podsumowanie rozliczeń podatkowych Biuro zobowiązane jest do posiadania obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania czynności o których mowa w 2 ust. 1-4 z sumą gwarancyjną o wartości nie mniejszej niż euro, oraz dodatkowego ubezpieczenia z tytułu czynności określonych w 2 ust. 5 z sumą gwarancyjną nie niższą niż pln. 2. Odpowiedzialność Biura za wyrządzoną szkodę z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania czynności wymienionych w 2 ust 1-4 niniejszej umowy ograniczona jest do wysokości euro oraz czynności wymienionych w 2 ust. 5 umowy ograniczona jest do wysokości pln. Biuro nie odpowiada za wyrządzoną szkodę w postaci utraconych korzyści. 3. W szczególności Biuro nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z naruszenia przez Zlecającego zasad ustalonych w Ostateczna decyzja w zakresie interpretowania prawa podatkowego należy do Zlecającego. Zlecający w uzasadnionych przypadkach, we własnym interesie, powinien wystąpić z wnioskiem o wiążącą interpretację prawa podatkowego do wyznaczonych organów administracji skarbowej. Biuro nie ponosi odpowiedzialności, za zapisy w Księdze dokonane na żądanie Zlecającego.

3 5. Na życzenie zlecającego Biuro dokona wpisów w Księdze w dobrej wierze wyłącznie na podstawie uzyskanych od zlecającego informacji. Zlecający przyjmuje w takich wypadkach pełną odpowiedzialność za poprawność przekazanych informacji i ewentualny brak dowodów źródłowych stanowiących podstawę powyższych wpisów. Jednocześnie Zlecający oświadcza, że wszelkie wpisy i zmiany w Księdze dokonane na jego życzenie a niepoparte odpowiednią dokumentacją źródłową odzwierciedlają rzeczywiście dokonane operacje gospodarcze Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony 2. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron przez jednostronne jej wypowiedzenie z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia rozpoczyna się z pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu w którym zlożono wypowiedzenie 3. Umowa może zostać jednostronnie wypowiedziana przez Biuro bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku opóźnienia w płatnościach na rzecz Biura lub przez obie strony umowy w przypadku rażącego naruszenia warunków umowy przez którąś ze stron. 4. W przypadku stwierdzenia braku zapłaty za czynności wykonane przez Biuro na rzecz zlecającego, Biuro zwolnione jest z zobowiązań wyrażonych w 2 ust.1-5. Odpowiedzialność za konsekwencje wynikłe z tego tytułu ponosi Zlecający. 8 Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonywania niniejszej umowy, przed poddaniem ich pod rozstrzygnięcie właściwego sądu, strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji. 1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. 9 Zlecający: Biuro:

4 ANEKS DO UMOWY NA PROWADZENIE KSIĘGI HANDLOWEJ Z DNIA: Zawarty w dniu pomiędzy: NAZWA FIRMY Ul. Wspólna 3 m. 4, Warszawa KRS: NIP: REGON: zwanym dalej Zlecającym reprezentowanym przez Jana Kowalskiego a Biurem Rachunkowym: 7PLUSPLUS SP. Z O.O. Al. Niepodległości 46/50 lok. 232, Warszawa KRS: nadany przez Sąd rej. dla M.St. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy NIP: REGON: Kapitał zakładowy: 5000 zł, zwanym dalej Biurem, reprezentowanym przez: Jacka Gadzinowskiego 1 Zlecający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia za czynności wykonywane przez Biuro i określone w umowie na prowadzenie Księgi, co miesiąc w kwocie: 400,00 zł netto (kwota nie zawiera VAT) słownie: czterysta złotych w ramach czego Biuro dokona do 50 wpisów w Księdze w każdym miesiącu rozliczeniowym. Każdorazowe przekroczenie limitu wpisów do Księgi w miesiącu rozliczeniowym zobowiązuje Zlecającego do dokonania dopłaty w wysokosci: 8,00 zł netto (kwota nie zawiera VAT) za każdy kolejny wpis w Księdze Za sporzadzenie rocznego sprawozdania finansowego wraz ze sporządzeniem rocznej deklaracji podatkowej CIT8 pobierana jest dodatkowa oplata w kwocie: 400,00 zł netto (kwota nie zawiera VAT) słownie: czterysta złotych Za naliczenie płac oraz sporządzenie rozliczenia ZUS i podatku dochodowego z tytułu wynagrodzeń, pobrana zostanie opłata: 30,00 zł netto (kwota nie zawiera VAT), słownie: trzydzieści złotych. Opłata naliczana jest za każdą pozycję osobową na liście płac i każdy rachunek wystawiony do umowy cywilno-prawnej Za sporządzenie rocznych deklaracji podatkowych PIT11 pobrana zostanie opłata: 15,00 zł netto (kwota nie zawiera VAT) słownie: piętnaście złotych. Opłata naliczana jest za każdą deklarację. Pozostałe usługi niewymienione w umowie na prowadzenie Księgi świadczone przez Biuro na rzecz Zlecającego będą opłacane zgodnie z aktualnie obowiązującym cennikiem Biura. Cennik dostępny jest na stronie internetowej: Informacje o zmianach w cenniku będą przesyłane drogą mailową. 2 Kwoty ustalone w 1 będą płatne przez Zlecającego w ciągu siedmiu dni od dnia wystawienia faktury przez Biuro, gotówką lub przelewem na wskazane na fakturze konto bankowe. 3 Poprzez wpis do księgi należy rozumieć zaksięgowanie na odpowiednie konta Księgi jednego dokumentu księgowego. Za dokument ksiegowy uważa się:

5 1. Każdy dowód źródłowy dokumentujący przeprowadzoną operację gospodarczą, w szczególności: fakturę, okresowy raport fiskalny, dokumenty kasowe, dowody wewnętrzne, listy płac. 2. Do 10 operacji bankowych w danym dniu w przypadku wyciągów bankowych. 1. Stroną odpowiedzialną za przechowywanie dokumentacji księgowej jest: Zlecający 4 2. Wykreślony 3. Wykreślony 4. Po zakończeniu umowy zbiory danych w formie archiwum, zdatnym do odtworzenia przy wykorzystaniu oprogramowania tożsamego z oprogramowaniem w którym prowadzono Księgę, zostaną wydane na żądanie Zlecającego. Po zakończeniu umowy Biuro nie jest zobowiązane do dalszego przechowywania Księgi w jakiejkolwiek formie, w tym w formie elektronicznej. 5. Zlecajacy zobowiązany jest do sprawdzenia kompletności odbieranej dokumentacji potwierdzając ten fakt w sporządzonym przez Biuro protokole Pierwszym miesiacem rozliczeniowym dla którego zastosowanie mają postanowienia niniejszego aneksu jest: lipiec Aneks do umowy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Zlecający: Biuro: