Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na piknik zdrowotny w Strzelcach w dniu 27 września 2015 r. w ramach programu PL13 Żyjesz dla siebie i innych zadbaj o zdrowie 1. Termin realizacji pikniku zdrowotnego 27 września 2015 roku. 2. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania pozwolenia od Wójta Gminy Strzelce na zorganizowanie pikniku zdrowotnego na terenie gminy. W ramach zabezpieczenia przez Wykonawcę pikniku zdrowotnego obowiązywać będą stosowne przepisy Ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (tekst jednolity Dz.U.2013.611). 3. Miejsce realizacji: tereny rekreacyjne w Gminie Strzelce. 4. Zorganizowanie pikniku zdrowotnego opierać się będzie na realizacji zadań w ramach: -strefy sceny, -strefy wystawienniczej, -strefy gier i zabaw. 5. Wykonawca ma obowiązek przekazania wraz z ofertą dokładnego scenariusza przebiegu pikniku z wyszczególnieniem strefy sceny, strefy wystawienniczej oraz strefy gier i zabaw, wraz z załączeniem zdjęć zabawek, które stanowić będą wyposażenie placu zabaw dla dzieci podczas pikniku. Scenariusz powinien zawierać regulaminy konkursów: o zdrowym żywieniu, sportowego i kulinarnego (z dokładnym opisem każdej konkurencji, z uwzględnieniem podania liczby animatorów i osób obsługi technicznej oraz informacją, kto i za co podczas ich realizacji jest odpowiedzialny). Scenariusz oraz regulaminy wraz z listą animatorów i osób odpowiedzialnych za realizację zamówienia podlega negocjacjom i powinny być one zatwierdzone w okresie 3 dni od dnia wyłonienia Wykonawcy, nie później jednak niż na 10 dni roboczych przed realizacją pikniku. W przypadku niedotrzymania ww. terminów Wykonawca zapłaci Zamawiającemu
karę umowną w wysokości 20% kwoty ustalonego wynagrodzenia za realizację całego pikniku. 6. Wymagania przebiegu imprezy w strefie sceny: Wykonawca ma obowiązek zapewnić na potrzeby pikniku zdrowotnego: 6.1 Miejsce realizacji i przebieg koncertu zespołu muzycznego The Ukrainian Folk lub Harlem lub innego zespołu grającego podobne utwory muzyczne z gatunku folk lub rock, (zespół co najmniej czteroosobowy, z udokumentowaną działalnością w kraju lub zagranicą, np. wydane minimum 2 płyty) wybranego przez zamawiającego na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę nagrań minimum pięciu propozycji zespołów, 6.2 Wykonawca zapewni zabawę muzyczną w postaci dyskoteki pod chmurką z elementami np. karaoke i utworów znanych zespołów lat 70-tych, 80-tych i 90-tych oraz prowadzącego ją DJ-a, podczas trwania imprezy lub na jej zakończenie. 7. Wymagania przebiegu imprezy w strefie wystawienniczej: Wykonawca ma obowiązek zapewnić na potrzeby pikniku zdrowotnego: 7.1 Stoiska wystawiennicze w liczbie 12 szt. na potrzeby delegacji gospodyń wiejskich z wszystkich gmin powiatu kutnowskiego z przeznaczeniem na promowanie produktów zdrowego żywienia, w zależności od ustalonego na danym pikniku hasła kulinarnego. Podczas pikniku zdrowotnego w gminie Strzelce zostanie przeprowadzony konkurs na delicje drobiowe z dodatkiem/nadzieniem zbożowym, grzybowym, wielowarzywnym, oraz wieloziarniste ciasto jogurtowe. Przepisy laureatów będą zamieszczone na stronie internetowej projektu. Za przebieg konkursu odpowiada Wykonawca, za organizację przedstawicieli gmin biorących udział oraz wyłonienie jury w konkursie odpowiada Zamawiający. 7.2 Stoisko wystawiennicze/namiotowe z przeznaczeniem na punkt medyczny, w ramach którego będzie przeprowadzane m.in. badanie poziomu cukru we krwi, ciśnienia i wagi ciała. Za osoby w punkcie medycznym odpowiada Wykonawca, który został wyłoniony do obsługi ww. punktów medycznych. 7.3 Stoisko wystawiennicze/namiotowe wraz ze stołem minimum 1m x 2m z przeznaczeniem na prezentację i darmowe częstowanie uczestników imprezy zdrowymi produktami żywnościowymi. Wykonawca zapewni schludną dekorację stołu oraz niezbędne talerzyki jednorazowego użytku, 200 szt.), jak również
2 osoby do obsługi stoiska przez całość trwania imprezy oraz zakupi minimum 10 kg jabłek, 10 kg bananów, 10 kg pomarańczy, 10 kg gruszek,10 kg marchewek, 10 kg ogórków, do wyboru (minimum 5 z proponowanych) po 10 kg innych, zróżnicowanych, sezonowych warzyw i owoców np. kalarepek, rzodkiewek, śliwek, arbuzów, melonów, mandarynek, winogrona, nektarynek, czereśni, pomidorów koktajlowych, (umytych i obranych) itp. Warzywa i owoce w ramach stoiska mają być rozdawane bezpłatnie. Osoby obsługujące stoisko warzywno owocowe będą na bieżąco przygotowywać/serwować/podawać produkty do spożycia dla uczestników pikniku zdrowotnego. Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć wszystkie potrzeby techniczne do sprawnej obsługi stoiska. 7.4 Stoisko wystawiennicze/namiotowe wraz ze stołem minimum 1m x 2m z przeznaczeniem na prezentację i darmowe częstowanie uczestników imprezy zdrowymi produktami warzywno-owocowymi z grilla dla minimum 100 osób Wykonawca zapewni schludną dekorację stołu oraz niezbędne talerzyki jednorazowego użytku, 200 szt.), jak również 2 osoby do obsługi stoiska przez całość trwania imprezy oraz zakupi na wykonanie zadania kulinarnego w niniejszym punkcie niezbędną ilość warzyw i owoców. 7.5 Do każdego ww. stoiska wystawienniczego (z wyłączeniem pkt. 7.3), niezależnie od przeznaczenia, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia w każdym stoisku stołu o wymiarach 1 x 1,60 m i trzech krzeseł lub innych miejsc siedzących. 8. Wymagania przebiegu imprezy w strefie sportu, gier lub zabaw: Wykonawca ma obowiązek zapewnić na potrzeby pikniku zdrowotnego: 8.1 Zabezpieczyć miejsce realizacji i przebieg zawodów sportowych z elementami gimnastyki sprawnościowej oraz jogi z udziałem delegacji każdej z gmin powiatu kutnowskiego oraz przedstawicieli lokalnej społeczności w ramach integracji gminnej podczas realizacji projektu prozdrowotnego. Za regulamin zawodów odpowiedzialny jest Wykonawca. Za organizację przedstawicieli gmin biorących udział w konkursie odpowiada Zamawiający. Za realizację zawodów, po wcześniejszym uzgodnieniu i akceptacji scenariusza imprezy odpowiada Wykonawca. Wykonawca zobowiązany jest do zabezpieczenia sprzętu niezbędnego do realizacji zawodów sportowych. 8.2 W ramach konkursów opisanych w pkt 8.1 Wykonawca powinien zabezpieczyć animatorów - harcerzy posiadających uprawnienia ratowników
medycznych, z których przynajmniej cztery są osobami pełnoletnimi i działającymi w ZHP od minimum 5 lat, mogących poszczycić się udokumentowaną działalnością realizacji minimum 5 imprez zdrowotno-kulturalnych dla dzieci, przeprowadzonych w ostatnich 3 latach oraz nieposzlakowaną opinią wśród społeczności powiatowej. 8.3 Zabezpieczyć miejsce realizacji strefy gier i zabaw dla dzieci. a) Wykonawca zaaranżuje PLAC ZABAW DLA DZIECI, w ramach którego zapewni minimum dwie z proponowanych zabawek dla dzieci: - aeroplan - trampolinę dla dzieci - dmuchany tor przeszkód z piłkami wielkoformatowymi, - animacje gier i zabaw dla dzieci z wykorzystaniem aranżacji artystycznych z balonów. W przypadku braku dostępności ww. zabawek istnieje możliwość uzgodnienia zamiany na inne, bezpieczne zabawki zaakceptowane przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia pisemnego oświadczenia potwierdzającego brak dostępności ww. zabawek wraz z podaniem przyczyny. UWAGA! Korzystanie z atrakcji w STREFIE SPORTU, GIER I ZABAW odbywa się bez pobierania opłat. W przypadku atrakcji otwartych od danej godziny do danej godziny Wykonawca ma obowiązek zapewnić tabliczki informujące o godzinach otwarcia danej atrakcji. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zapewnienie obsługi zabawek dmuchanych przez wykwalifikowany personel, zgodnie z zasadami użytkowania ww. zabawek, co udokumentuje stosownymi zaświadczeniami od osób uprawnionych do ich obsługi. Przed każdą z zabawek powinna znaleźć się tabliczka z obowiązującymi do niej wytycznymi zasad bezpieczeństwa jej użytkowania. Brak dostarczenia wymaganych zaświadczeń dotyczących bezpieczeństwa i obsługi zabawek, najpóźniej w ciągu 3 dni przed terminem realizacji pikniku skutkuje karą finansową w kwocie 20% kwoty ustalonego wynagrodzenia za realizację całego pikniku lub odstąpieniem od podpisanej umowy. Wystawienie w dniu pikniku innej
zabawki niż określona w scenariuszu skutkować będzie nie wywiązaniem się z umowy i stanowić będzie podstawę do nie wypłacenia wynagrodzenia. b) Wykonawca zapewni mikrofony bezprzewodowe oraz nagłośnienie dla animatorów zabaw, którzy będą informować o konkursach, oraz nagłośnienie na potrzeby strefy gier i zabaw. Liczba mikrofonów uzależniona jest od liczby animatorów zaplanowanych do realizacji tego działania, nie powinna być jednak mniejsza niż 3 osoby. Animatorzy powinni wykazać referencje dotyczące doświadczenia nabytego podczas wcześniejszej współpracy przy obsłudze minimum 5 pikników zdrowotno kulturalnych. Za imprezę kulturalną nie uważa się warsztatów edukacyjnych, psychologicznych, szkoleniowych). Referencje powinny zostać dostarczone najpóźniej w terminie pozwalającym na zamknięcie negocjacji i akceptacji scenariusza oraz regulaminów, określonym w punkcie 5 niniejszego przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga od Wykonawcy zachowania wszelkich aspektów bezpieczeństwa psychicznego, emocjonalnego oraz zdrowotnego każdego dziecka, które weźmie udział w zabawie. Do zabaw przystępują dzieci za zgodą rodziców lub opiekuna. Wykonawca zobowiąże animatorów odpowiedzialnych za przeprowadzenie konkursów do systematycznego notowania liczby osób biorących udział w konkursach, a także ilości i rodzajów przekazanych nagród. Informacje te powinny następnie zostać zawarte w sprawozdaniu końcowym. 9. DO DODATKOWYCH OBOWIĄZKÓW WYKONAWCY NALEŻEĆ BĘDZIE: a) promocja imprezy poprzez rozkolportowanie na terenie gminy Strzelce, gminy Łanięta, gminy Oporów, gminy Nowe Ostrowy, miasta i gminy Kutno przez trzy dni z rzędu w okresie co najmniej 5 dni przed terminem pikniku (poprzez np. rozklejenie w widocznych miejscach tablice ogłoszeń, sklepy, etc.) plakatów, zaproszeń dostarczonych Wykonawcy przez zamawiającego w ilości co najmniej 100 na każdą z ww. gmin. b) zapewnienie własnej mini sceny z zadaszeniem o wymiarach podestów min. 6m x 8m z regulowaną wysokością 0,6m 1m, posiadająca barierki,
regulowane schody, pokrytą sklejką antypoślizgową. Siatki kryjące boczne i tylne w kolorze czarnym. Scena musi posiadać wszelkie wymagane prawem atesty, w tym na trudno zapalność. Nagłośnienie koncertów według systemu liniowego renomowanych producentów (np.: EAW, JBL, Electro Voice) o skuteczności min. 30 metrów od sceny, spełniający wymagania riderów technicznych zamówionych zespołów. Oświetlenie sceniczne zgodne z riderami technicznymi wykonawców. Wykonawca przedstawi pełną dokumentację z wykazaniem wymaganych atestów, najpóźniej w terminie pozwalającym na zamknięcie negocjacji i akceptacji scenariusza oraz regulaminów, określonym w punkcie 5 niniejszego przedmiotu zamówienia. c) zapewnienie obrendowania sceny, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, riderów technicznych gwiazd muzycznych, umieszczenie na horyzoncie oraz bocznych ścianach zewnętrznych sceny banerów, roll - upów oraz plakatów z logo i hasłem pikniku zdrowotnego, przekazanych przez Zamawiającego, d) zapewnienie profesjonalnego nagłaśniającego stołu mikserskiego i innego sprzętu niezbędnego do odtwarzania podkładów muzycznych oraz osób do obsługi w/w sprzętu na czas trwania pikniku zdrowotnego, w tym minimum 2 osób z wykształceniem muzycznym lub współpracujących z placówką kulturalną, biorącą udział w minimum pięciu podobnych imprezach zdrowotno-kulturalnych. Opis ww. sprzętu wraz z informacją o osobach obsługujących, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej w terminie pozwalającym na zamknięcie negocjacji i akceptacji scenariusza oraz regulaminów, określonym w punkcie 5 niniejszego przedmiotu zamówienia, e) uiszczenie opłat ZAIKS od emisji materiału muzycznego i występów artystów na scenie, f) zapewnienie urozmaiconego podkładu muzycznego, który będzie odtwarzany przez cały czas trwania pikniku zdrowotnego/ imprezy sportowej z uregulowanymi prawami do odtwarzanych utworów, g) pozyskanie pozwolenia korzystania z przyłącza prądu oraz korzystania z energii elektrycznej podczas trwania pikniku zdrowotnego, niezbędnego do umożliwienia przeprowadzenia wszystkich zadań pikniku zdrowotnego, z zachowaniem norm zabezpieczenia wszelkich materiałów elektrycznych
znajdujących się na terenie pikniku zdrowotnego przez cały czas trwania pikniku zdrowotnego, h) wykonawca w szczególności zobowiązany jest do zapewnienia sprawnie funkcjonującego sprzętu i infrastruktury umożliwiającej przebieg i obsługę pikniku zdrowotnego, i) zapewnienie obsługi technicznej sceny i stoisk wystawienniczych, j) ubezpieczenie NW i OC pikniku zdrowotnego własne oraz, jeżeli występują podwykonawców, wykonawca na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem imprezy przedstawi kopię polisy ubezpieczeniowej przedmiotowej imprezy, k) zapewnienie ochrony i osób porządkowych podczas całego czasu trwania imprezy, zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych, l) zapewnienie spełnienia wymogów w zakresie bezpieczeństwa osób obecnych na imprezie, w czasie jej trwania, ochrony porządku publicznego, zabezpieczenia pod względem medycznym, w postaci karetki pogotowia ratunkowego wraz ze stosownym wyposażeniem, a także technicznym obiektów budowlanych wraz ze służącymi tym obiektom instalacjami i urządzeniami technicznymi, w szczególności ppoż. i sanitarnymi, zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych, m) zapewnienie przenośnych toalet i ich czystości przez całość trwania pikniku zdrowotnego (nie mniej niż 3, w tym minimum 1 przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych, 2 toalety z umywalką, z których jedna umiejscowiona zostanie przy mobilnym punkcie poboru badań ciśnienia i cukru we krwi). n) zapewnienie posprzątania terenu po przebiegu pikniku zdrowotnego, o) zapewnienie koszy na śmieci, Wykonawca zapewni nie mniej niż 6 dużych pojemników na śmieci o pojemności nie mniejszej niż 240 litrów, rozstawionych w okolicach miejsca trwania imprezy plenerowej, a także minimum 18 małych koszy na śmieci o pojemności nie mniejszej niż 20 litrów wraz z minimum 3 pasującymi workami na śmieci do każdego z koszy rozstawionych w części wystawienniczej imprezy oraz strefie sportu, gier i zabaw. Kosze rozstawione w strefie namiotów wystawienniczych oraz tam, gdzie będzie mierzone ciśnienie poziom cukru we krwi powinny być opróżniane co 2 godziny od momentu rozpoczęcia pikniku zdrowotnego,
p) w ramach przygotowania pikniku Wykonawca zobowiązany jest wydzielić i zabezpieczyć miejsce na serwis napojowy: - z gorącymi napojami tj. różnymi rodzajami herbat np. zielona, biała, owocowa, miętowa, kawą zbożową (po 100 szt. torebek ekspresowych każdej), cukrem oraz jego zamiennikami, np. ksylitol, słodzik, syrop klonowy, glukoza, cytryną, kubeczkami do napoi gorących w ilości 500 szt. oraz łyżeczkami plastikowymi jednorazowego użytku, - z sokami owocowymi, (minimum 4 rodzaje/smaki soków x minimum 50 butelek szklanych lub plastikowych lub metalowych o pojemności maksymalnie 0,5 litra), q) serwis napojowy będą obsługiwały min. 2 hostessy, które powinny być ubrane w białe koszule i granatowe lub czarne spódnice, r) w serwisie napojowym ma być serwowana/dostępna woda mineralna gazowana i niegazowana (butelki nie większe niż 0,5 I nadające się do recyklingu). Wykonawca zobowiązany jest zapewnić minimum 100 I wody mineralnej gazowanej i 100 I wody mineralnej niegazowanej (ponad te, które dostępne są dla organizatorów, pracowników oraz obsługi pikniku zdrowotnego), Wykonawca zobowiązany jest zapewnić minimum 1 000 szt. plastikowych, przezroczystych kubeczków o pojemności 0,2 I., s) Wykonawca zapewni miejsce wystawienniczo/namiotowe, a w nim stół lub ławę, na zamieszczenie minimum 150 szt. filiżanek plastikowych, 150 kubków do gorących napoi oraz 300 szt. łyżeczek plastikowych, kawę (1 kg mielona i 2 kg rozpuszczalnej renomowanej marki) herbata (50 torebek ekspresowych czarnej, zielonej owocowej) 2 kg cukru lub ksylitolu, 1 opakowanie/100 tab. słodziku, kawa i herbata ma być przygotowywana przez hostessy jedynie w strefie sceny dla obsługi, organizatorów i pracowników pikniku zdrowotnego tylko i wyłącznie dla osób z niej korzystających. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić odpowiedniej wielkości stół/ ławę (długość minimum 2 m) do umieszczenia kawy, herbaty, postawienia filiżanek, cukru, cytryny w pojemnikach zamkniętych. Wydzielone miejsce ma być estetycznie i schludnie nakryte, a hostessy mają dbać o porządek w tej strefie (hostessy powinny być ubrane w białe koszule i granatowe lub czarne spódnice), t) Wykonawca zapewni ławki lub inne miejsca siedzące dla 200 osób i rozstawi je na terenie przebiegu pikniku zdrowotnego,
u) Wykonawca na 7 dni roboczych przed planowanym terminem imprezy masowej przekaże Zamawiającemu kopie: - zezwolenia na przeprowadzenie imprezy zdrowotnej na danym terenie, - opinii policji, straży pożarnej, pogotowia ratunkowego oraz państwowego inspektora sanitarnego, - umowy z: ochroną imprezy, ze służbami ratunkowymi, które będą zabezpieczać imprezę, u) zabezpieczenie techniczne i energetyczne kompleksowego zapewnienia przyłączy energetycznych na potrzeby całego pikniku zdrowotnego oraz pokrycie opłat ryczałtowych za jego zużycie. Na miejscu przy podłączeniu oraz na imprezie powinien być obecny elektryk z uprawnieniami SEP, eksploatacji i dozoru, sieci wewnętrznych i sieci napowierzchniowych powyżej 1 kv, które Wykonawca ma obowiązek zweryfikować przed przystąpieniem elektryka do pracy, wymogi dla przyłączy energetycznych dla strefy gier i zabaw na terenie pikniku odbywającego się w gminie Strzelce zgodne z oczekiwaniami podwykonawców ze strefy zabaw dla dzieci. v) zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia i oświetlenia estradowego oraz namiotu dla realizatorów oświetlenia i nagłośnienia, w tym minimum 2 osób posiadającym minimum roczny staż pracy w placówce kulturalnej, biorącej udział w minimum pięciu podobnych imprezach oraz minimum dwóch akustyków, którzy pracowali przynajmniej przy 5 podobnych imprezach kulturalno-zdrowotnych (za imprezy kulturalno-zdrowotne nie uważa się warsztatów szkoleniowych, edukacyjnych, naukowych, konferencyjnych), zapewnienie ochrony: artystów występujących na scenie, ekipy, sprzętu nagłaśniającego, oświetleniowego i sceny oraz punktów mikserskich, ciągów kablowych i energetycznych oraz wszelkich urządzeń użytych do wykonania usługi od momentu rozpoczęcia ustawiania sprzętu na miejscu wykonania zlecenia, aż do końca jego demontażu po zakończeniu pikniku zdrowotnego, w) umożliwienia przeprowadzenia co najmniej godzinnej próby z artystami nagłośnienia i oświetlenia w dniu imprezy, w obecności wszystkich swoich pracowników niezbędnych do jej sprawnego przeprowadzenia, od rozpoczęcia pikniku zdrowotnego w strefie sceny powinien rozbrzmiewać urozmaicony, podkład muzyczny przeplatany dżinglami, w których mowa
będzie o Projekcie Pl13, dostarczonymi przez Wykonawcę i zaakceptowanymi przez Zamawiającego.