Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na piknik sportowy w Kutnie w dniu 27 kwietnia 2016 r. w ramach Projektu PL13

Transkrypt

1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na piknik sportowy w Kutnie w dniu 27 kwietnia 2016 r. w ramach Projektu PL13 Żyjesz dla siebie i innych zadbaj o zdrowie w ramach zadania Serce jest zdrowe 1. Termin realizacji pikniku sportowego 27 kwietnia 2016 roku. 2. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania pozwolenia od Prezydenta Miasta Kutno lub od osoby zarządzającej obiektem sportowym, na zorganizowanie pikniku sportowego na terenie Kutna. W ramach zabezpieczenia przez Wykonawcę pikniku zdrowotnego obowiązywać będą stosowne przepisy Ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych. (tekst jednolity Dz.U ) 3. Miejsce realizacji: obiekty sportowe w Kutnie. 4. Zorganizowanie pikniku zdrowotnego opierać się będzie na realizacji zadań w ramach: - strefy gier i zabaw sportowych organizowanych na terenie zamkniętego obiektu sportowego na terenie Kutna, dostosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych, na nie mniej niż 500 osób. 5. Wykonawca ma obowiązek dołączyć wszelkie zaświadczenia, pozwolenia oraz referencje potwierdzające wymagania opisane w ramach realizacji wszelkich działań pikniku sportowego. Wymagane przez Zamawiającego od Wykonawcy dokumenty powinny zostać dostarczone razem ze scenariuszem pikniku. 5.1 Wykonawca ma obowiązek przekazania wraz z ofertą dokładnego scenariusza przebiegu pikniku sportowego wraz z załączeniem opisu wszystkich jego części, użytego sprzętu sportowego oraz zabawek sportowych, które stanowić będą wyposażenie potrzebne do realizacji poszczególnych zadań dla dzieci podczas pikniku sportowego. Scenariusz powinien zawierać regulaminy konkursów sportowych, turniejów gier sportowych, z dokładnym opisem każdej konkurencji, z uwzględnieniem podania liczby osób niepełnosprawnych w tym drużyn, animatorów i osób obsługi technicznej oraz informacją kto i za co podczas ich realizacji jest odpowiedzialny. Ponadto Wykonawca ma obowiązek do scenariusza załączyć propozycję miejsca realizacji zadania. Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć dokumentację potwierdzającą fakt, że proponowany obiekt jest dostosowany do wymagań 1

2 Zamawiającego. IPS Wykonawca ma obowiązek przekazania wraz z ofertą listy osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania pikniku, w tym: osób odpowiedzialnych za realizację zadań sportowych: a) konferansjer b) realizujących zadanie z pkt 7; 7.1; 7.2; 7.3 oraz 7.5 i 7.6, w tym minimum 2 osób współpracujących,. c) rozstawieniu sprzętu sportowego oraz obsługę techniczną imprezy, oraz d) odpowiedzialnych za przebieg i realizację zadań z pkt. 7, 7.5 i 7.6 e) wykonujących zadania opisane w pkt 7, 7.5, 7.6 będących animatorami zabaw sportowych, posiadających doświadczenie przy realizacji minimum 3 imprez sportowych lub kulturalnych z osobami niepełnosprawnymi w tym niepełnosprawnymi ruchowo, intelektualnie oraz fonicznie, f) realizujących zadanie ze znajomością języka migowego w zakresie wykonywanych działań g) dotyczących promocji wydarzenia, h) dotyczących obsługi technicznej obiektu sportowego i obsługi utrzymującej porządek w trakcie pikniku i posprzątania terenu po ww. wydarzeniu, i) dotyczących obsługi serwisu napojowego przez hostessy zgodnie z wytycznymi pkt 9i, 9j i 9k, j) dotyczących zabezpieczenia elektrycznego imprezy zgodnie z pkt 9u, k) dotyczących zapewnienia odpowiedniego nagłośnienia i oświetlenia pikniku 6. Wymagania przebiegu imprezy: Wykonawca ma obowiązek zapewnić na potrzeby pikniku sportowego w trakcie realizacji każdego zadania: Tłumacza / tłumaczy języka migowego, oraz 6.1 Miejsce realizacji i przebieg minimum 4 godzinnego pikniku sportowego w zamkniętym obiekcie sportowym (np. hali sportowej) na terenie Kutna dostosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć dokumentację potwierdzającą fakt, iż proponowany obiekt jest dostosowany do wymagań Zamawiającego. 2

3 3 IPS Realizację zadań informacyjno-sportowo-kulturalnych w tym prowadzącego ją trenera lub konferansjera imprez sportowych dla dzieci. Wszelkie zadania powinny być przeprowadzone przez prowadzącego piknik sportowy konferansjera z uwzględnieniem aktywnego udziału publiczności. 7. Miejsce realizacji i przebieg zawodów sportowych z gimnastyki sprawnościowej z torami przeszkód z uwzględnieniem aktywnego udziału grupy seniorów z lokalnego stowarzyszenia z terenu powiatu kutnowskiego oraz grup dzieci niepełnosprawnych w ramach integracji pokoleniowej. Za przebieg konkursu, scenariusz, nagrody i jury odpowiada Wykonawca, za organizację udziału seniorów i grup dzieci niepełnosprawnych w konkursie odpowiada Zamawiający. 7.1 Miejsce realizacji, scenariusz i przebieg wykładu dietetyka sportowego na temat co zdrowego jedzą sportowcy oraz konkursu na zdrowe całodniowe menu sportowca z uwzględnieniem tłumaczenia na język migowy. 7.2 Miejsce realizacji i przebieg pokazu sztuk walki i samoobrony dostosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych, z uwzględnieniem tłumaczenia na język migowy. 7.3 Miejsce realizacji i przebieg pokazu i gry w tenisa stołowego dla osób niepełnosprawnych. Za scenariusz, regulamin gry odpowiedzialny jest Wykonawca. Za organizację osób niepełnosprawnych biorących udział w zawodach odpowiada Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym. Za realizację, po wcześniejszym uzgodnieniu i akceptacji scenariusza imprezy odpowiada Wykonawca. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sprzętu niezbędnego do realizacji konkurencji sportowych. 7.4 Miejsce realizacji i przebieg pokazu ratownictwa medycznego dla osób niepełnosprawnych z uwzględnieniem resuscytacji krążeniowo-oddechowej. 7.5 Zabezpieczyć miejsce realizacji i przebieg zawodów/konkursów sportowych z udziałem delegacji osób niepełnosprawnych z powiatu kutnowskiego, w ramach działań integracyjnych realizacji projektu prozdrowotnego. Za scenariusz, regulamin zawodów odpowiedzialny jest Wykonawca. Za organizację osób niepełnosprawnych biorących udział w zawodach odpowiada Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym. Za realizację zawodów/konkursów po wcześniejszym uzgodnieniu i akceptacji scenariusza imprezy i regulaminów konkursów i zawodów odpowiada Wykonawca. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sprzętu niezbędnego do realizacji konkurencji sportowych.

4 7.6 Zabezpieczyć miejsce realizacji i przebieg minimum trzydziestominutowego pokazu jogina i minimum godzinnych zawodów sportowych z gimnastyki artystycznej z elementami jogi z aktywnym udziałem osób niepełnosprawnych. Za regulamin zawodów odpowiedzialny jest Wykonawca. Za organizację osób niepełnosprawnych biorących udział w zawodach odpowiada Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym. Za realizację zawodów, po wcześniejszym uzgodnieniu i akceptacji scenariusza imprezy, regulaminu zawodów odpowiada Wykonawca. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sprzętu niezbędnego do realizacji konkurencji sportowych. 8. Stoisko wystawiennicze wraz ze stołem minimum 1 m x 2 m z przeznaczeniem na prezentację i darmowy poczęstunek dla uczestników imprezy, zdrowymi produktami żywnościowymi. Wykonawca zapewni schludną dekorację stołu oraz niezbędne talerzyki jednorazowego użytku (1000 szt.), jak również 2 osoby do obsługi stoiska przez całość trwania imprezy oraz zakupi minimum 10 kg jabłek, 10 kg bananów, 10 kg pomarańczy, 10 kg mandarynek, 20 kg marchewki,5 kg ogórków, do wyboru (minimum 5 z proponowanych) po 5 kg innych, zróżnicowanych, sezonowych warzyw i owoców np. kalarepek, rzodkiewek, śliwek, melonów, winogron, pomidorów koktajlowych, (umytych i obranych) itp. Warzywa i owoce w ramach stoiska mają być rozdawane bezpłatnie. Osoby obsługujące stoisko warzywno owocowe będą na bieżąco przygotowywać/serwować/podawać produkty do spożycia dla uczestników pikniku zdrowotnego. Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć wszystkie potrzeby techniczne do sprawnej obsługi stoiska. W ramach sprawnej realizacji konkursów, zawodów sportowych opisanych wyżej Wykonawca powinien zabezpieczyć minimum 4 animatorów - osoby pełnoletnie, mogące poszczycić się udokumentowaną działalnością realizacji minimum 5 imprez sportowych lub kulturalnych dla dzieci niepełnosprawnych, przeprowadzonych w ostatnich 3 latach. 8.1 Wykonawca zapewni mikrofony bezprzewodowe oraz nagłośnienie dla animatorów zabaw, którzy będą informować o konkursach oraz nagłośnienie na potrzeby pikniku 4

5 sportowego. Liczba mikrofonów uzależniona jest od liczby animatorów zaplanowanych do realizacji działania. Zamawiający wymaga od Wykonawcy zachowania wszelkich aspektów bezpieczeństwa psychicznego, emocjonalnego oraz zdrowotnego każdego dziecka, które weźmie udział w zabawie. Do zabaw przystępują dzieci za zgodą rodziców lub opiekuna. Wykonawca zobowiąże animatorów odpowiedzialnych za przeprowadzenie konkursów do systematycznego notowania liczby osób biorących udział w konkursach, a także ilości i rodzajów przekazanych nagród. Za zakup nagród odpowiedzialny jest Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym. Informacje te powinny następnie zostać zawarte w sprawozdaniu końcowym. 9. DO DODATKOWYCH OBOWIĄZKÓW WYKONAWCY NALEŻEĆ BĘDZIE: a) pozyskanie pozwolenia na korzystanie z przyłącza prądu oraz na korzystanie z energii elektrycznej podczas trwania pikniku sportowego, niezbędnego do umożliwienia przeprowadzenia wszystkich zadań pikniku sportowego z zachowaniem norm zabezpieczenia wszelkich materiałów elektrycznych znajdujących się na terenie pikniku zdrowotnego przez cały czas jego trwania, b) zapewnienie sprawnie funkcjonującego sprzętu i infrastruktury umożliwiającej przebieg i obsługę pikniku sportowego, c) zapewnienie obsługi technicznej i porządkowej pikniku sportowego, d) zapewnienie ubezpieczenia NW i OC pikniku sportowego własnego oraz, jeżeli występują podwykonawców, wykonawca najpóźniej w terminie do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy przedstawi kopię polisy ubezpieczeniowej przedmiotowej imprezy, e) zapewnienie ochrony lub osób porządkowych podczas całego czasu trwania imprezy zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych, f) zapewnienie spełnienia wymogów w zakresie bezpieczeństwa osób obecnych na imprezie, w czasie jej trwania, ochrony porządku publicznego, zabezpieczenia pod względem medycznym, w postaci zespołu przeszkolonych ratowników medycznych, g) zapewnienie posprzątania terenu po przebiegu pikniku sportowego, 5

6 6 IPS h) zapewnienie koszy na śmieci, Wykonawca zapewni nie mniej niż 6 dużych pojemników na śmieci o pojemności nie mniejszej niż 240 litrów, rozstawionych w okolicach miejsca trwania imprezy plenerowej, a także minimum 18 małych koszy na śmieci o pojemności nie mniejszej niż 20 litrów i) w ramach przygotowania pikniku Wykonawca zobowiązany jest wydzielić i zabezpieczyć miejsce na serwis napojowy: - z sokami owocowymi, (minimum 4 rodzaje/smaki soków x minimum 150 butelek szklanych lub plastikowych lub metalowych o pojemności maksymalnie 0,5 litra. Serwis napojowy będą obsługiwały min. 2 hostessy, które powinny być ubrane w białe koszule i granatowe lub czarne spodnie lub spódnice), Hostessy mają obowiązek należytego wykonywania zleconej pracy przez cały czas trwania pikniku zdrowotnego i stosowania się do uwag i sugestii pracowników projektu wskazanych w umowie jako osoby odpowiedzialne za przebieg oraz realizację pikniku z ramienia Wykonawcy. Hostessy mają dbać o porządek, czystość i estetykę wydzielonego na serwis napojowy miejsca przez cały czas trwania pikniku zdrowotnego. j) zapewnienie obsługi serwisu napojowego, w serwisie napojowym ma być serwowana/dostępna woda mineralna gazowana i niegazowana (butelki nie większe niż 0,5 I nadające się do recyklingu). Wykonawca zobowiązany jest zapewnić minimum 50 I wody mineralnej gazowanej i 50 I wody mineralnej niegazowanej (ponad te, które dostępne są dla organizatorów, pracowników oraz obsługi pikniku zdrowotnego), do wody Wykonawca zobowiązany jest zapewnić minimum 500 szt. plastikowych, przezroczystych kubeczków o pojemności 0,2 I, k) zapewnienie przez Wykonawcę miejsca wystawienniczego, a w nim stołu lub ławy, na zamieszczenie minimum 150 szt. filiżanek plastikowych, 150 kubków do gorących napoi oraz 300 szt. łyżeczek plastikowych, kawę (1 kg mielona i 3 kg rozpuszczalnej renomowanej marki) herbata (50 torebek ekspresowych czarnej, zielonej owocowej) 2 kg cukru lub ksylitolu, 1 opakowanie/100 tab. słodzika, kawa i herbata ma być przygotowywana przez hostessy, ubrane w białe koszule i granatowe lub czarne spodnie lub spódnice. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić odpowiedniej wielkości stół/ ławę (długość minimum 2 m) do umieszczenia kawy, herbaty, postawienia filiżanek, cukru, cytryny w pojemnikach zamkniętych. Wydzielone miejsce ma być estetycznie i schludnie nakryte białymi lub jasnymi obrusami przez cały czas trwania pikniku (obrusy powinny być systematycznie wymieniane,

7 w przypadku ich poplamienia bądź uszkodzenia) a hostessy mają dbać o porządek w tej strefie przez cały czas trwania imprezy. Hostessy powinny być ubrane w białe koszule i granatowe lub czarne spodnie lub spódnice o długości zgodnej z obowiązującym zasadami dress code. Z uwagi na fakt, że w pikniku zdrowotnym będą uczestniczyć dzieci i młodzież stroje hostess nie powinny wzbudzać negatywnych skojarzeń wśród odbiorców wydarzenia. Hostessy mają obowiązek należytego wykonywania zleconej pracy przez cały czas trwania pikniku zdrowotnego i stosowania się do uwag i sugestii pracowników projektu wskazanych w umowie jako osób odpowiedzialnych za przebieg oraz realizację pikniku z ramienia Zamawiającego. Hostessy mają dbać o porządek, czystość i estetykę wydzielonego na serwis napojowy miejsca przez cały czas trwania pikniku zdrowotnego, l) Wykonawca zapewni miejsca siedzące dla 200 osób na terenie obiektu sportowego, w miejscu uzgodnionym przez Zamawiającego, m) Wykonawca na maksymalnie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy przekaże Zamawiającemu kopie: - zezwolenia na przeprowadzenie imprezy zdrowotnej na danym terenie; - opinii policji, straży pożarnej, pogotowia ratunkowego oraz państwowego inspektora sanitarnego dla pikniku określonego w pkt 8.1; - umowy z: ochroną imprezy, ze służbami ratunkowymi, które będą zabezpieczać imprezę, u) zabezpieczenie techniczne i energetyczne kompleksowego zapewnienia przyłączy energetycznych na potrzeby całego pikniku zdrowotnego oraz pokrycie opłat ryczałtowych za jego zużycie. Na miejscu przy podłączeniu oraz na imprezie powinien być obecny elektryk z uprawnieniami SEP, eksploatacji i dozoru, sieci wewnętrznych i sieci napowierzchniowych, które Wykonawca ma obowiązek zweryfikować przed przystąpieniem elektryka do pracy, wymogi dla przyłączy energetycznych dla pikniku sportowego. 7