Starogard Gdański r. ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI PONIŻEJ EURO.

Transkrypt

1 Starogard Gdański r. ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI PONIŻEJ EURO. Gmina Miejska Starogard Gdański na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 późn. zm.) zaprasza do złożenia oferty na wykonanie następującego zamówienia: Organizacja II Wielkiego Jarmarku Kociewskiego Przedmiot zlecenia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja II Wielkiego Jarmarku Kociewskiego. Nazwa i adres zleceniodawcy: Gmina Miejska Starogard Gdański, ul. Gdańska 6, Starogard Gdański. Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca kompleksową organizację i realizację masowej imprezy plenerowej artystyczno - rozrywkowej - II Wielki Jarmark Kociewski, zwanej dalej imprezą, oraz zapewnienie zaplecza technicznego, medycznego i ochrony w dniach 4-6 lipca 2014 roku na Rynku Miejskim w Starogardzie Gdańskim 2. Teren imprezy będzie zajmował ok m2 z wydzielonej części Rynku Miejskiego. Przewidywania ilość uczestników imprezy: około 1500 osób. 3. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje przygotowanie i realizację imprezy II Wielki Jarmark Kociewski według autorskiego scenariusza, organizowanej dla mieszkańców. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do: 1. Ustawienia trzech 3 hal namiotowych o łącznej pow m2, składających się z konstrukcji aluminiowej zabezpieczonych w poszycia dachowe oraz boczne wg. następującego harmonogramu: 1) strona południowa Rynku hala o wymiarach 15m x 50m z podłoga i oświetleniem, 2) strona zachodnia Rynku hala o wymiarach 10m x 40m z podłogą i oświetleniem, 3) strona północna Rynku hala o wymiarach 10m x 30m z podłogą i zadaszeniem. Montaż hal namiotowych odbędzie się w dniu r. po godz , odbiór nastąpi w dniu r. do godz. 8.00, demontaż sprzętu w dniu r. po godz Przygotowania i zabezpieczenia w hali namiotowej, usytuowanej po stronie południowej Rynku sceny wraz z nagłośnieniem i oświetleniem estradowym, spełniającym wymogi techniczne wykonawców. 3. Przygotowanie w hali namiotowej, usytuowanej po stronie północnej Rynku sceny wraz z nagłośnieniem i oświetleniem estradowym, spełniającym wymogi techniczne wykonawców. 4. Przeprowadzenie naboru wystawców z terenu Kociewia, prezentujących swoje wyroby i usługi w hali namiotowej usytuowanej po stronie zachodniej Rynku. 5. Przeprowadzenie naboru stoisk handlowych i wystawienniczych usytuowanych poza namiotem wystawienniczym w obrębie imprezy.

2 6. Złożenie zaplecza technicznego po zakończeniu imprezy w dniu 6 lipca 2014 r. po godz. 18:00. Teren imprezy powinien być opuszczony przez Wykonawcę w stanie nienaruszonym. 7. Ogrodzenia terenu imprezy masowej łatwo demontowalnymi barierkami przestawnymi o wys. min. 1 m, z wydzielonymi czterema bramami wejściowymi o szerokości min. 3,5 m każda;. 8. Zamówienia i wykonanie bannera informującego o imprezie o wym. 250 cm x 600 cm oraz umieszczenie go w widocznym miejscu na scenie usytuowanej w hali namiotowej południowa strona Rynku. 9. Wykonawca nie będzie rościł pretensji co do ustawionych przez Zamawiającego w obrębie sceny sprzętów, urządzeń technicznych, ścianki sponsorskiej, jak również pojazdów należących do Zamawiającego podczas imprezy. 10. Zapewnienia toalet typu TOI TOI dla uczestników imprezy zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych. 11. Zapewnienia sprzątania terenu imprezy, po zakończeniu każdego dnia. 12. Zorganizowania imprezy masowej w rozumieniu przepisów ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 611 z późn. zm.), poprzez: 1) Uzyskanie wszelkich niezbędnych zezwoleń na zorganizowanie i przeprowadzenie imprezy masowej, w tym w szczególności zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej wydanego w drodze decyzji przez Prezydenta Miasta Starogard Gdański. 2) Zapewnienie ochrony imprezy masowej, adekwatnie do liczby uczestników, zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 611 z późn. zm.) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 sierpnia 2011 r. w sprawie wymogów, jakie powinni spełniać: kierownik do spraw bezpieczeństwa, służby porządkowe i służby informacyjne organizatora imprezy masowej w zakresie wyszkolenia i wyposażenia oraz szczegółowych warunków i sposobów ich działania. Wykonawca we własnym zakresie zapewni całodobową ochronę sceny, zaplecza technicznego i wszelkich elementów będących integralną częścią organizowanego przedsięwzięcia. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe od momentu rozpoczęcia przygotowań do imprezy do momentu całkowitego ich zakończenia. 3) Zabezpieczenie imprezy pod względem zaplecza medycznego poprzez zapewnienie podmiotu świadczącego usługi transportu sanitarnego wraz z opieką medyczną, zgodnie z Ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 611 z późniejszymi zmianami) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 lutego 2012 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących zabezpieczenia pod względem medycznym imprezy masowej; 13. Zapewnienie zaplecza technicznego do sprawnej obsługi imprezy tj. garderób dla artystów oraz pozostałych występujących, zgodnie z riderami technicznymi poszczególnych artystów i występujących, namiotu sztabu organizacyjnego. 14. Zapewnienia zabezpieczenia technicznego, sprzętu oświetleniowego i nagłośnieniowego, który spełnia wymogi w zakresie bezpieczeństwa używania, organizacji imprezy masowej oraz który jest zgodny z riderami technicznym artystów i występujących, zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu imprezy; 15. Zapewnienia obsługi technicznej, nagłośnienia i oświetlenia w czasie trwania całej imprezy, a także zapewnienie osoby kierownika sceny, dbającego o sprawny przebieg imprezy według ustalonego scenariusza imprezy; 16. Zapewnienia identyfikatorów bądź opasek do oznaczenia osób uprawnionych do przebywania w obrębie sceny otoczonej barierkami (płotkami zaporowymi).

3 Identyfikatory (opaski) muszą być różne dla: 1. artystów, 2. obsługi technicznej, 3. Zamawiającego (z nazwą: Organizator), 4. gości, 5. przedstawicieli mediów (fotoreporterów). Przedstawiciele mediów zostaną zapoznani przez Wykonawcę z zasadami oraz możliwością fotografowania czy przeprowadzania wywiadów z artystami i występującymi; 17. Zapewnienia agregatu prądotwórczego (z paliwem), zapewniającego niezależną obsługę energetyczną imprezy, przez cały czas jej trwania oraz osoby posiadającej uprawnienia potwierdzone świadectwem kwalifikacyjnym uprawniającym do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci. Zamawiający zapewnia dostęp do energii elektrycznej dla zaplecza sceny; 18. Zapewnienia osoby prowadzącej imprezę, która posiada doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju wydarzeń artystycznych. Konferansjer oprócz zapowiadania kolejnych punktów scenariusza imprezy, będzie prowadził konkursy dla publiczności, jak również będzie zobowiązany do odczytania listy sponsorów oraz komunikatów przygotowanych przez Zamawiającego; 19. Przedstawienia na każdy dzień imprezy (4-6 lipca) scenariusza imprezy z zapewnieniem artystów, gwarantujących jej wysoki poziom. Pod pojęciem scenariusza rozumie się program przebiegu (plan) imprezy wraz z opisami poszczególnych działań. Scenariusz imprezy zawierać będzie występy artystyczne, atrakcje itp. Przez gwiazdę rozumie się zespół, wokalistę, wokalistkę, którzy są uznani w całej Polsce i odnieśli w ostatnim czasie sukces, poprzez np. wydanie nowej płyty, wysokie pozycje na ogólnopolskich listach przebojów, bądź odnoszą stale komercyjne sukcesy i są od lat uznawani przez przedstawicieli różnych pokoleń. RAMOWY PROGRAM IMPREZY II WIELKI JARMARK KOCIEWSKI RYNEK MIEJSKI: Hala namiotowa strona południowa: godz oficjalne otwarcie jarmarku godz program artystyczno-rozrywkowy, występy zespołów, konkursy i inne atrakcje; godz zabawa taneczna godz proponowane zakończenie imprezy. godz występy zespołów muzycznych; godz program artystyczno-rozrywkowy: występy zespołów, konkursy i inne atrakcje; godz Koncert Gwiazdy Wieczoru (dowolny gatunek); godz zabawa taneczna godz proponowane zakończenie imprezy godz występy zespołów muzycznych; godz program artystyczno-rozrywkowy (muzyka pop i disco polo): występy zespołów, konkursy i inne atrakcje; godz zakończenie imprezy. Hala namiotowa strona zachodnia: godz. od do prezentacja wyrobów i usług przygotowana przez lokalnych godz. od do prezentacja wyrobów i usług przygotowana przez lokalnych

4 godz. od do prezentacja wyrobów i usług przygotowana przez lokalnych Hala namiotowa strona północna: godz program artystyczny dla młodzieży prezentacje dj-ów, muzyka klubowa, hip hop, techno dance itp zakończenie imprezy godz program artystyczny dla młodzieży prezentacje dj-ów, muzyka klubowa, hip hop, techno dance itp zakończenie imprezy 20. W ofercie należy podać godzinowy rozkład programu artystycznego na każdy dzień imprezy; 21. Zapewnienie podczas trwania całej imprezy oprócz występów muzycznych, konkursów dla osób w różnych kategoriach wiekowych (w trakcie trwania przerw technicznych), w których nagrodami będą przedmioty bądź usługi przekazane przez sponsorów lub Zamawiającego; 22. Zapewnienie obsługi fotograficznej podczas trwania całej imprezy (w tym zgranie zdjęć na płyty CD (DVD) i przekazanie ich do Wydziału Promocji i Współpracy Zagranicznej Urzędu Miasta Starogard Gdański w terminie do 14 dni po zakończeniu imprezy); 23. Uiszczenie niezbędnych opłat oraz wykonanie wszelkich formalności na rzecz ZAiKS-u; 24. Sporządzenia, wydrukowania i umieszczenia Regulaminu imprezy (4 egz.) w obrębie Rynku miejskiego na barierkach (płotkach zaporowych) oraz przy wejściach na teren imprezy masowej; 25. Umieszczenia scenariusza imprezy w widocznych miejscach dal publiczności, jak również na zapleczu; 26. Zawarcie stosownych umów z artystami i zespołami oraz zapłaty za wszelkie wynikające z zapisów umów zobowiązania (transport, noclegi, wyżywienie, etc.); 27. Ubezpieczenia imprezy. Sposób obliczenia ceny: Cena dla celów porównania oferty zostanie obliczona wg złożonego Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Termin i miejsce wykonania zlecenia: 4-6 lipca 2014 r., Rynek Miejski w Starogardzie Gdańskim. Termin rozliczenia z Zamawiającym 14 dni od wykonania zamówienia. Kryteria oceny ofert: 1. Kryterium oceny ofert: 1) cena brutto (70%), 2) program artystyczny (30%). 2. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia oraz program artystyczny należy przedstawić w Formularzu ofertowym stanowiącymi odpowiednio załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 3. Cena podana w ofercie: 1) uwzględnia wszystkie zobowiązania dotyczące wykonania zamówienia publicznego, musi być podana w polskich złotych cyfrowo i słownie z wyodrębnieniem podatku od towarów i usług (VAT), do dwóch miejsc po przecinku,

5 2) powinna obejmować wyłącznie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego, 3) może być tylko jedna; nie dopuszcza się wariantowości cen. 4. Kryteria oceny programu artystycznego: 1) spójność elementów programu z charakterem wydarzenia, 2) atrakcyjność proponowanych elementów programu, 3) poziom artystyczny proponowanych elementów programu, 4) dostosowanie programu imprezy do zróżnicowanego wieku odbiorców. Najwyżej oceniona oferta otrzyma max. 30 punktów w ramach tego kryterium. Termin i miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć pisemnie w terminie do dnia 9 maja 2014r. do godziny w Urzędzie Miasta w Starogardzie Gdańskim, pod adresem: ul. Gdańska 6, Starogard Gdański, Biuro Obsługi Klienta, pokój 01 z dopiskiem na kopercie: Oferta na "Organizację II Wielkiego Jarmarku Kociewskiego". Wymagania jakie powinien spełniać Wykonawca zamówienia w zakresie dokumentów i oświadczeń: 1. Posiadanie uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 2. Doświadczenie w organizacji plenerowych imprez artystyczno-rozrywkowych, w tym Dni Miast. 3. Zamawiający wymaga, aby wykonawcy ubiegający się o zamówienie wykazali posiadanie doświadczenia w realizacji tego typu przedsięwzięć, tj wykazali wykonanie w okresie 3 lat przed upływem składania ofert co najmniej 4 usług polegających na kompleksowej realizacji plenerowych imprez artystycznorozrywkowych. Na potwierdzenie spełniania warunku wykonawcy zobowiązani są złożyć wykaz zrealizowanych usług wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie. 4. Oferta powinna zawierać wypełniony Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 5. Oferty niekompletne, nieczytelne lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Dodatkowych informacji udziela Ewa Życzyńska, pracownik Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Starogard Gdański, nr telefonu , pok. nr 209.