Regionalny Punkt Kontaktowy Programów Ramowych UE Finansowanie projektów w 7. PR UE
Dokumenty na stronach KE (także e w polskiej wersji językowej) j - Decyzja nr 1982/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006r. dotycząca siódmego programu ramowego Wspólnoty Europejskiej w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (2007-2013) - Rozporządzenie (WE) nr 1906/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006r. ustanawiające zasady uczestnictwa przedsiębiorstw, ośrodków badawczych i uczelni wyższych w działaniach prowadzonych w ramach siódmego programu ramowego oraz zasady upowszechniania wyników badań (2007-2013) http://ec.europa.eu/research/fp7/documents_en.html
Dokumenty na stronach KE Model Grant Agreement: http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html Guide to Financial Issues (draft): http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html Frequently Asked Questions http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=faq&lg=en Wysyłanie zapytań do KE http://ec.europa.eu/research/enquiries
Zmiany w terminologii w porównaniu z 6.PR CONTRACT (kontrakt) GRANT AGREEMENT (umowa grantowa) CONTRACTOR (wykonawca) BENEFICIARY (beneficjent) AUDIT CERTIFICATE (certyfikat audytora) CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT (świadectwo kontroli sprawozdań finansowych)
Część I Typy kosztów
Koszty kwalifikowalne Muszą być - rzeczywiste faktycznie poniesione - poniesione przez beneficjenta, dla wszystkich kosztów należy zachować dowody zapłaty - poniesione w trakcie realizacji projektu (wyjątek to koszty sprawozdań końcowych, sprawozdań dotyczących ostatniego okresu, świadectwa kontroli sprawozdań finansowych, które mogą być poniesione w terminie do 60 dni od zakończenia projektu)
Koszty kwalifikowalne cd. - ustalone zgodnie ze zwykłymi zasadami i praktykami rachunkowości i zarządzania beneficjenta i państwa, w którym beneficjent ma swoją siedzibę - poniesione wyłącznie dla osiągnięcia celów i oczekiwanych wyników projektu z zachowaniem zasad gospodarności, skuteczności i wydajności - wykazane w zapisach księgowych beneficjenta - wskazane w szacunkowym całkowitym budżecie w aneksie I do Umowy grantowej
Koszty niekwalifikowalne - dające się określić podatki pośrednie, w tym podatek VAT - cła - należne odsetki - rezerwy na poczet przyszłych strat lub obciążeń - straty na różnicy kursowej, koszty zwrotu z kapitału - koszty deklarowane, poniesione lub zwrócone w ramach innego projektu wspólnotowego - zadłużenie i koszty zadłużenia - koszty związane z przygotowaniem i złożeniem wniosku
Koszty bezpośrednie i pośrednie w projektach - koszty bezpośrednie to wszystkie koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu i wykazane jako takie przez beneficjenta - koszty pośrednie takie, których beneficjent nie może wykazać jako bezpośrednie wynikające z projektu, są to koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z realizacją danego projektu (np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji budynków, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności, ogrzewania, wyposażenia biurowego, zatrudnienia personelu administracyjnego)
Koszty bezpośrednie - wynagrodzenie personelu - materiały - podróże i diety - sprzęt trwały - podwykonawstwo
Koszty bezpośrednie - wynagrodzenia W kosztach projektu można wykazać wynagrodzenie stałych pracowników instytucji, jak też pracowników zatrudnionych na czas określony dotyczy to osób bezpośrednio wykonujących prace w ramach projektu Osoby te muszą: - być zatrudnione bezpośrednio przez beneficjenta zgodnie z jego ustawodawstwem krajowym - pracować pod wyłącznym nadzorem technicznym beneficjenta i na jego wyłączną odpowiedzialność - być wynagradzane zgodnie z normalnymi praktykami beneficjenta Rozliczane mogą być jedynie koszty godzin rzeczywiście przepracowanych przez osoby bezpośrednio wykonujące prace w ramach projektu
Koszty bezpośrednie - wynagrodzenia Czas pracy w ramach projektu musi być ewidencjonowany! Karta czasu pracy powinna zawierać: - pełną nazwę beneficjenta - imię i nazwisko pracownika - tytuł realizowanego projektu - okres, którego dotyczy - liczbę godzin przepracowanych w danym projekcie ze wskazaniem wykonywanych działań - imię i nazwisko oraz podpis kierownika projektu lub innego przełożonego
Koszty bezpośrednie - wynagrodzenia Przykład: Godziny produktywne powinny być kalkulowane zgodnie z praktykami beneficjenta, z wyłączeniem weekendów, świąt, urlopów, szkoleń, zwolnień chorobowych. W materiałach KE przedstawiona jest przykładowa kalkulacja z zaznaczeniem, że w większości przypadków liczba 210 dni produktywnych w roku może być uznana za reprezentatywną, ale będzie się różniła w zależności od sektora przemysłu, charakteru instytucji, kategorii pracownika itp. Wszystkie dni w roku 365 Weekendy -104 Urlopy - 21 Święta -15 Zwolnienia chorobowe/inne -15 Produktywne dni w roku 210
Koszty bezpośrednie - wynagrodzenia - koszty personelu powinny wynikać z listy płac i stanowić wartość wynagrodzenia brutto powiększonego o składki na ZUS pracodawcy, dodatki wakacyjne i inne składniki regulaminowe; koszty personelu są wyliczane indywidualnie dla każdego pracownika, - beneficjent może wybrać opcje zgłaszania średnich kosztów personelu, o ile zostały one wyliczone zgodnie z certyfikowaną metodologią zatwierdzoną przez KE i odpowiadają zwyczajowo przyjętym praktykom rachunkowości i zarządzania beneficjenta - uznaje się, że średnie koszty personelu rozliczane przez beneficjenta w ramach projektu na podstawie uzyskanego świadectwa metodologii, nie różnią się znacząco od rzeczywistych kosztów personelu
Koszty bezpośrednie - wynagrodzenia Wypłata premii/dodatku - zasada generalna: wypłata premii, dodatków do wynagrodzeń, które nie wynikają z obowiązujących regulacji, nawet jeśli ich poniesienie jest potwierdzone listą płac, może być zakwestionowane i nie uznane za normalne wynagrodzenie - jeśli jednak taka wypłata jest częścią normalnego wynagrodzenia i jest zgodna z normalną praktyką instytucji beneficjenta, wtedy może być uznana za koszt personelu
Koszty bezpośrednie - wynagrodzenia Żeby premia/dodatek mogły być zakwalifikowane jako koszty personelu muszą spełnić poniższe warunki: - Wypłata musi następować na podstawie wewnętrznych regulacji oraz/lub praktyk instytucji (metoda kalkulacji, kategorie pracowników, których dotyczy, maksymalna wysokość itd.) - System dodatków musi obowiązywać we wszystkich typach projektów (EU i innych, krajowych i międzynarodowych) - System dodatków nie może skutkować zawyżeniem poziomu wynagrodzeń w stosunku do rynkowych wynagrodzeń pracowników tego samego rodzaju, o podobnym stopniu kwalifikacji i doświadczenia - Dodatki muszą być księgowane w księgach beneficjenta jako koszty wynagrodzeń i muszą podlegać opodatkowaniu i obciążeniom socjalnym odnoszącym się do wynagrodzeń - Dodatki muszą być wypłacane jedynie jako część wynagrodzenia brutto
Koszty bezpośrednie - wynagrodzenia KONSULTANCI (osoby spoza instytucji zatrudnione w projekcie) 1. Koszt zatrudnienia takich osób może być zaliczony do kosztów osobowych projektu, jeżeli spełnione są poniższe warunki: - umowa powinna zobowiązywać osobę fizyczną do wykonywania na rzecz beneficjenta pracy, która obejmuje zadania należące do projektu - osoba fizyczna powinna pracować pod kierownictwem beneficjenta - osoba fizyczna powinna pracować w pomieszczeniach beneficjenta (za wyjątkiem uzgodnionej telepracy) - wynik pracy powinien należeć do beneficjenta - koszt takiego zatrudnienia nie może odbiegać znacząco od kosztu pracowników podobnej kategorii zatrudnionych u beneficjenta na podstawie umowy o pracę - koszty podróży oraz diet związane z uczestnictwem danej osoby w projekcie powinny być pokrywane bezpośrednio przez beneficjenta
Koszty bezpośrednie - wynagrodzenia KONSULTANCI (osoby spoza instytucji zatrudnione w projekcie) 2. Koszty zatrudnienia takich osób mogą być uznawane jako podwykonawstwo, jeżeli nie spełniają warunków z poprzedniego slajdu (podwykonawca zazwyczaj nie pracuje w pomieszczeniach beneficjenta i nie pracuje pod bezpośrednim kierownictwem beneficjenta) 3. Takie osoby mogą brać udział w projekcie jako beneficjenci (osoby fizyczne lub MŚP)
Koszty bezpośrednie - wynagrodzenia Inne szczególne przypadki: - Koszty związane z urlopami rodzicielskimi osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu - Telepraca - Nadgodziny - Korzyści w naturze
Ćwiczenie Karta czasu pracy
Koszty bezpośrednie - podróże e i diety - powinny być wykazane przez beneficjenta zgodnie z zasadami obowiązującymi w jego instytucji, - jeżeli zwyczajem pracodawcy jest uznawanie kosztów podróży lub ich części za koszty pośrednie, to koszty te nie mogą zostać wykazane jako bezpośrednie - jeżeli zostanie określone przez KE, że w danym projekcie tego typu koszty są zwracane zgodnie z ryczałtem lub płatności per diem, wtedy refundacja będzie następowała nie na podstawie wykazania poniesionych kosztów, ale określonych przez KE wartości
Koszty bezpośrednie ryczałt t na koszty diet i hoteli - 29 marca 2009 r. KE podjęła decyzję o wprowadzeniu możliwości stosowania ryczałtu na koszty diet i hoteli związanych z podróżami w ramach projektu - Możliwość zastosowania ryczałtu w ramach danego konkursu określona będzie w stosownym Programie Pracy - Stosowanie ryczałtu jest opcjonalne - Jeśli beneficjent rozlicza się za pomocą ryczałtu, to w przypadku audytu nie będą sprawdzane koszty faktycznie przez niego poniesione. Audytor będzie sprawdzał jedynie, czy podróż się odbyła, faktyczny czas jej trwania i czy była związana z realizacją zadań projektu.
Koszty bezpośrednie ryczałt t na koszty diet i hoteli cd. - Szczegóły dotyczące stosowania ryczałtu na koszty diet i hoteli oraz tabela stawek odnośnie poszczególnych krajów znajduje się na stronie: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/flat-rates-subsistence_en.pdf - Zamieszczone tam stawki będą przez KE w miarę potrzeby aktualizowane. Jednak beneficjent będzie stosował w projekcie stawki, które były aktualne w momencie podpisywania danej Umowy Grantowej.
Koszty bezpośrednie - sprzęt t trwały - musi być określony zgodnie z normalnymi zasadami księgowymi stosowanymi u beneficjenta - koszt amortyzacji sprzętu nie może nigdy przekroczyć kosztu jej zakupu - amortyzacja wykazywana jest odpowiednio w każdym odnośnym raporcie finansowym okresowym - amortyzacja może być naliczana dla sprzętu zakupionego przed datą rozpoczęcia umowy, a który będzie wykorzystywany w projekcie - wykorzystanie sprzętu można wykazać jedynie w takim stopniu w jakim został on wykorzystany w projekcie Jeżeli beneficjent zwyczajowo amortyzację sprzętu uznaje za koszt pośredni, to koszty te nie mogą być wykazane jako bezpośrednie
Koszty bezpośrednie - sprzęt t trwały Koszt leasingu finansowego (z opcją wykupu) wykazywany jest zgodnie z zasadami księgowymi stosowanymi przez beneficjenta. Zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, koszty wykazane z tytułu leasingu sprzętu trwałego użytku z opcją zakupu nie mogą przekroczyć kosztów, które by poniesiono, gdyby sprzęt ten zakupiono i amortyzowano według normalnie stosowanej procedury Koszt leasingu operacyjnego (wynajęcie) bez możliwości wykupienia sprzętu. Nie mamy tu do czynienia z amortyzacją. Koszt tego typu leasingu będzie kosztem dopuszczalnym, o ile jest to zgodne z normalnymi zasadami beneficjenta i nie przewyższa kosztów zakupu sprzętu trwałego
Koszty bezpośrednie - podwykonawstwo - podwykonawca to strona trzecia, która zawarła umowę na warunkach handlowych z jednym lub z kilkoma beneficjentami w celu realizacji części prac projektu - umowa o podwykonawstwo może być zawierana jedynie ze stroną trzecią, nie jest dopuszczalne zawieranie tego typu umów między partnerami w projekcie - podwykonawcami w projektach są również audytorzy zewnętrzni, którzy będą poświadczać sprawozdania finansowe lub metodologię
Koszty bezpośrednie - podwykonawstwo Beneficjent ma obowiązek zapewnić, aby na podstawie podpisanej przez niego umowy z podwykonawcą, obowiązywały podwykonawcę następujące artykuły aneksu II Umowy Grantowej Art. 11 informacje, które należy przekazywać państwom członkowskim lub państwom stowarzyszonym Art. 12 informacje i komunikacja Art. 13 przetwarzanie danych osobowych Art. 22 audyty i kontrole finansowe, możliwość przeprowadzenia audytu przez audytorów KE i Trybunału Obrachunkowego zgodnie z tym artykułem powinna być rozszerzona także na podwykonawcę
Koszty bezpośrednie - podwykonawstwo - generalnie beneficjent powinien być w stanie samodzielnie wykonać prace przewidziane umową, jednak w określonych okolicznościach część prac może zostać podzlecona - podwykonawstwo może obejmować jedynie realizację ograniczonej części projektu - konieczność skorzystania z podwykonawstwa musi zostać uzasadniona w aneksie I - zasadniczo nie powinny być podzlecane podstawowe zadania projektowe; jeżeli taka potrzeba zaistnieje powinno to być zaaprobowane przez KE (proponowane rozwiązania to: włączenie podwykonawcy jako partnera do projektu, skłonienie konsorcjum do znalezienia innego partnera będącego w stanie wykonać te zadania)
Koszty bezpośrednie - podwykonawstwo Beneficjenci mogą korzystać z zewnętrznych usług wspierających w celu uzyskania pomocy przy mniejszych zadaniach, które same w sobie nie stanowią zadań projektu, ale które są konieczne do jego realizacji. Takie pomniejsze podzlecane zadania nie muszą być wyszczególniane w aneksie I, jako że z definicji ich znaczenie i koszt są nieznaczne
Koszty bezpośrednie - podwykonawstwo Koordynator nie może podzlecać wykonania następujących zadań związanych z zarządzaniem konsorcjum: - przesłanie płatności otrzymanych z KE na rzecz beneficjentów - prowadzenie dokumentacji pozwalającej na stwierdzenie w dowolnym momencie, jaka część dofinansowania KE została wypłacona na rzecz każdego z beneficjentów i informowanie KE o rozdysponowaniu płatności - kontrolowanie sprawozdań w celu zweryfikowania ich zgodności z zadaniami projektu przed przekazaniem ich do KE - monitorowanie wypełniania przez beneficjentów ich zobowiązań wynikających z umowy Inne działania związane z zarządzaniem mogą być podzlecane
Koszty bezpośrednie - podwykonawstwo Procedura wyboru podwykonawcy - Podmioty publiczne mają obowiązek zastosowania procedur wynikających z Ustawy o zamówieniach publicznych - Podmioty prywatne muszą przeprowadzić konkurs ofert, w którym wymagane jest złożenie kilku ofert, zwykle minimum 3 - Możliwe do przyjęcia są także umowy podwykonawstwa podpisane na podstawie umów ramowych zawartych między beneficjentem a podwykonawcą przed rozpoczęciem projektu - Powinna zostać zachowana proporcjonalność między rozmiarem i kosztem podzlecanego zadania, a sformalizowaniem i zasięgiem procedury wyboru
Sprawozdawanie kosztów w projektach - wyliczenie i sprawozdanie rzeczywistych kosztów pośrednich (często w rzeczywistości przewyższających naliczany ryczałt), dla instytucji posiadających księgowość analityczną - rozliczanie metodą ryczałtową, wg stawki ustalonej przez KE jako procent od poniesionych kosztów bezpośrednich z wyłączeniem podwykonawstwa Ryczałt na koszty pośrednie nie musi być potwierdzany dokumentami księgowymi
Wysokość ryczałtu na koszty pośrednie - podstawowa stawka 20% - stawka 60% dla podmiotów publicznych nie nastawionych na zysk, szkół średnich i wyższych, instytucji badawczych oraz MŚP, gdy uczestniczą w projektach zawierających działania w zakresie badań i rozwoju technologicznego oraz działania demonstracyjne - stawka 7% w projektach typu akcje koordynujące i wspierające - stawka 20% w programie IDEAS - stawka 10% w projektach badawczo-szkoleniowych Marie-Curie
Przydatne definicje Podmiot publiczny oznacza dowolny podmiot prawny ustanowiony w tej formie na podstawie krajowego prawa publicznego lub organizację międzynarodową Podmiot prawny jest uznawany za organizację o charakterze niezarobkowym jeśli jest traktowany jako tego rodzaju organizacja w świetle przepisów prawa krajowego lub międzynarodowego Organizacja badawcza - oznacza podmiot prawny ustanowiony jako organizacja o charakterze niezarobkowym, - której jednym z głównych celów jest prowadzenie działalności w zakresie badań lub rozwoju technologicznego
GUIDE FOR APPLICANTS Indirect Costs Decision tree
Sprawozdawanie kosztów w projektach - instytucja jest zobowiązana do stosowania wybranego sposobu rozliczania do wszystkich projektów realizowanych w 7.PR. Jeżeli koszty pośrednie poprzedniego projektu były rozliczane w formie ryczałtu to istnieje możliwość rozliczania kosztów pośrednich w sposób rzeczywisty w następnym projekcie. Odwrotny kierunek zmian nie jest możliwy - wszystkie wydziały, instytuty, działy i inne jednostki organizacyjne w ramach jednej osoby prawnej muszą stosować ten sam system rozliczania kosztów pośrednich, chyba że zostanie zastosowana klauzula specjalna 30, która pozwala na rozliczanie się w sposób rzeczywisty jednostki organizacyjnej w ramach instytucji rozliczającej swoje koszty pośrednie ryczałtem, w sytuacji kiedy dana jednostka organizacyjna posiada odpowiedni system księgowy
Sprawozdanie okresowe W terminie 60 dni od daty zakończenia danego okresu sprawozdawczego, który określony jest w Umowie Grantowej - Opis, w tym sprawozdanie do publikacji, postępu prac wykonywanych w ramach realizacji projektu - Opis zaangażowania zasobów przez każdego z beneficjentów oraz uzasadnienie konieczności ich poniesienia - Sprawozdanie finansowe każdego z beneficjentów oraz zbiorcze sprawozdanie finansowe zawierające zestawienie kosztów wykazanych przez wszystkich beneficjentów w ich formularzach C
Kurs przeliczania waluty - kurs wymiany, który obowiązywał w dniu poniesienia rzeczywistych kosztów lub - kurs wymiany obowiązujący w pierwszym dniu miesiąca następnego po dacie zakończenia okresu sprawozdawczego Beneficjenci powinni stosować kursy wymiany waluty Europejskiego Banku Centralnego Informacja o kursach na stronie internetowej: http://www.ecb.int/stats/eurofxref/ - w przypadku dni, w których nie są publikowane kursy dzienne wymiany walut np. soboty, niedziele, Nowy Rok należy zastosować kurs wymiany opublikowany następnego dnia - beneficjenci obowiązani są do stosowania takiego samego sposobu przeliczania waluty we wszystkich sprawozdaniach finansowych składanych przez cały okres realizacji projektu
Część II Dofinansowanie Komisji Europejskiej
Wysokość dofinansowania KE - działania badawczo-rozwojowe lub innowacyjne do 50% (wyjątkiem jest do 75% dla podmiotów publicznych nie nastawionych na zysk, szkół średnich i wyższych, instytucji badawczych i MŚP) badania skierowane na zdobycie nowej wiedzy, która będzie wykorzystana w celu rozwoju nowych produktów, procesów lub usług lub też doprowadzi do znaczącej poprawy istniejących produktów, procesów lub usług - działania demonstracyjne do 50% działania związane ze sprawdzeniem w badaniach przemysłowych nowych lub poprawionych produktów, procesów lub usług, włącznie z prototypami, jeżeli nie mogą być one bezpośrednio skomercjalizowane
Wysokość dofinansowania KE cd. Inne działania do 100% obejmują m.in. działania w zakresie: - zarządzania - upowszechniania wiedzy (np. tworzenie strony internetowej, publikacje, prezentacja projektu podczas konferencji) - koordynacji, sieci współpracy (np. organizacja spotkań, seminariów, koszty podróży dot. koordynacji i rozwoju współpracy) - ochrony praw własności intelektualnej - badań dotyczących społeczno-ekonomicznych oddziaływań wyników - organizacji szkoleń
Wysokość Dofinansowania KE cd. Dofinansowanie do 100% dla: - Projekty typu akcje koordynujące i wspierające - Badania pionierskie program IDEAS - Projekty badawczo-szkoleniowe Marie-Curie
Wysokość Dofinansowania KE cd. Zmiany statusu instytucji: - Jeżeli dany podmiot (stosujący dotychczas 60% koszty pośrednie, 75% dofinansowania) straci swój status w trakcie trwania projektu, to stawki preferencyjne 60%/75% będą obowiązywały do momentu tej zmiany - Jeśli dany podmiot uzyska w czasie trwania projektu status upoważniający do stosowania 60% ryczałtu na koszty pośrednie, nie może stosować tej stawki w trwającym projekcie; będzie ją stosować w przyszłych projektach
Wysokość Dofinansowania KE cd. Zmiany statusu SME: Przedsiębiorstwo traci status SME, jeśli w ciągu dwóch kolejnych lat przekracza limity ustalone dla SME SME zatrudnia mniej niż 250 osób, jego roczny obrót nie przekracza 50 mln EUR i/lub całkowity bilans roczny nie przekracza 43 mln EUR Przykład: - 1 rok spełnione kryteria SME 60% koszty pośr., 75% dofinans. - 2 rok nie spełnione kryteria SME status SME zachowany 60% koszty pośr., 75% dofinans. - 3 rok nie spełnione kryteria SME status SME zachowany 60% koszty pośr., 75% dofinans. - 4 rok nie spełnione kryteria SME traci status SME 60% koszty pośr., 50% dofinans.
EPSS przykład tabeli (A3.1 budżet) dla projektu współpracy malej lub średniej skali (collaborative project) RTD Demons tration Training Coordi nation Support Managem ent Other Total Personnel costs ( ) Subcontracting ( ) Other direct costs ( ) Indirect costs ( ) Lump sum, flat rate or scale of unit (option only for ICPC) ( ) Total budget ( ) KOLUMNY NIEAKTYWNE Requested EC contribution ( ) Total receipts ( )
Ćwiczenie Kalkulacja dofinansowania KE
Wpływy do projektu - dochód wytworzony przez projekt (np. opłaty konferencyjne, opłaty za materiały pobierane od uczestników konferencji, szkoleń) - zasoby udostępnione przez strony trzecie na rzecz beneficjenta w postaci nieodpłatnych transferów finansowych i aportów, jeśli zostały one wniesione specjalnie w celu wykorzystania w ramach projektu. Jeśli sposób wykorzystania tych zasobów został pozostawiony do uznania beneficjenta, nie są one uznawane za wpływy na rzecz projektu W przypadku każdego beneficjenta dofinansowanie KE nie może przekroczyć kosztów kwalifikowalnych pomniejszonych o wpływy do projektu
Wpływy do projektu cd. - wpływy do projektu powinny być wzięte pod uwagę na etapie tworzenia budżetu, jeżeli można je w tym momencie przewidzieć - Beneficjenci w swoich okresowych sprawozdaniach finansowych (Form C) powinni wykazać wpływy uzyskane w danym okresie sprawozdawczym; będą one wzięte pod uwagę w momencie kalkulacji płatności końcowej
Ćwiczenie Wpływy do projektu a wysokość dofinansowania KE
Przewidywane dofinansowanie ze strony MNiSW - Nowelizacja ustawy o zasadach finansowania nauki (z dniem 1 lipca 2007r. weszła w życie ustawa o zmianie ustawy o zasadach finansowania nauki) - Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 września 2007r. w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie współpracy naukowej z zagranicą
Przewidywane dofinansowanie ze strony MNiSW Wysokość dofinansowania - nie większe niż wysokość kosztów zaplanowanych na ten cel przez jednostkę naukową ze środków krajowych i jednocześnie - nie większe niż 60% planowanych kosztów udziału jednostki w projekcie, czyli całego budżetu jednostki (środki zagraniczne + środki krajowe)
Przewidywane dofinansowanie ze strony MNiSW Granty na Granty 2010 4 edycja??? - dofinansowanie kosztów przygotowania wniosku do 7.PR dla koordynatorów międzynarodowych konsorcjów - w 2009r. było maksymalnie 75.000 PLN
Część III Płatności i kontrola
Wkład finansowy KE - jednorazowa zaliczka będzie wypłacona w ciągu 45 dni od wejścia w życie umowy o dotację - płatności okresowe będą wypłacane na podstawie przedstawionych sprawozdań (płatność = zaakceptowane koszty x stawka dofinansowania) - ostateczna wypłata na zakończenie projektu Suma płatności wynikających z wypłaconej zaliczki i płatności okresowych nie może przekroczyć 90% maksymalnego dofinansowania ze strony KE
Wysokość zaliczki - w przypadku projektów trwających dłużej niż dwa okresy sprawozdawcze wynosi 160% średniego finansowania wspólnotowego na jeden okres sprawozdawczy - w przypadku projektów obejmujących jeden lub dwa okresy sprawozdawcze będzie wynosić 60-80% całkowitego wkładu KE
Odsetki od zaliczki wypłaconej przez KE - odsetki od zaliczki należy wykazać w przypadku, gdy jej wysokość przekracza 50.000 euro - w konsekwencji przy określaniu przez KE kwoty kolejnej płatności, kwota odsetek od zaliczki będzie uwzględniona - koordynator sprawozdaje jedynie odsetki od zaliczki, nie od kolejnych płatności okresowych
Ćwiczenie Płatności
Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych - jest obowiązkowe tylko wtedy, gdy łączna żądana wysokość dofinansowania do danego projektu z KE na rzecz pojedynczego uczestnika, w ujęciu kumulatywnym za wszystkie okresy, za które świadectwo kontroli sprawozdań finansowych nie było przedstawiane, wynosi 375.000 euro lub więcej - po przekazaniu świadectwa próg 375.000 euro nalicza się na nowo dla kolejnych wypłat od KE - dla projektów trwających dwa lata lub krócej, od uczestnika wymaga się tylko jednego świadectwa kontroli sprawozdań finansowych na zakończenie projektu - świadectwo kontroli sprawozdań finansowych musi obejmować wszystkie wydatki kwalifikowalne
Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych - Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych nie jest wymagane, jeśli dany projekt jest w całości finansowany w formie płatności ryczałtowej lub stawki zryczałtowanej - Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych nie jest również wymagane w sytuacji beneficjentów ponoszących koszty w ramach projektu, które nie są finansowane przez KE (np. beneficjenci z krajów trzecich). Taka sytuacja znajdzie odzwierciedlenie w klauzuli specjalnej nr 9 w art. 7 Umowy Grantowej.
Świadectwo kontroli metodologii - dla instytucji, które zgłoszą do KE chęć przedstawienia świadectwa kontroli metodologii i KE wyrazi na to zgodę - potwierdzenie metodologii kalkulacji kosztów osobowych i kosztów pośrednich wystawione przez audytora - możliwość skierowana do instytucji, które realizowały w 6.PR co najmniej 8 projektów lub w 7.PR co najmniej 4 projekty z umową zawartą przed 1.01.2010r. albo też co najmniej 8 projektów w 7.PR z dofinansowaniem KE równym lub większym niż 375.000 Euro lub - świadectwo ważne na cały czas trwania 7.PR - świadectwo może być wystawione w każdym momencie trwania 7.PR, ale najwcześniej w dniu rozpoczęcia pierwszej umowy grantowej podpisanej przez instytucję w ramach 7.PR
Świadectwo kontroli metodologii cd. Korzyści dla instytucji: - zniesienie konieczności przedstawiania okresowych świadectw kontroli sprawozdań finansowych, gdy jednostki są do nich zobowiązane ogólnymi zasadami - uproszczona forma końcowego świadectwa kontroli sprawozdań finansowych
Świadectwo kontroli metodologii dot. średnich kosztów w personelu - potwierdzenie metodologii kalkulacji średnich kosztów personelu wystawione przez audytora i zatwierdzane przez KE, - przedstawiona metodologia musi być zgodna z zasadami zarządzania i rachunkowości instytucji, - przeciętne wynagrodzenia nie mogą się różnić w sposób znaczący od wynagrodzeń rzeczywistych, - świadectwo to może być wystawione w każdym momencie trwania 7.PR, ale najwcześniej w dniu rozpoczęcia pierwszej umowy grantowej podpisanej przez instytucje z KE, - świadectwo jest ważne przez cały okres trwania 7.PR Korzyści dla instytucji: - Instytucja sprawozdaje do KE średnie koszty personelu zgodnie z zatwierdzoną metodologią (audytor sprawdza jedynie zgodność sprawozdawanych kosztów personelu z metodologią)
Fundusz Gwarancyjny - nie obowiązuje zasada wspólnej odpowiedzialności finansowej, w celu zarządzania ryzykiem związanym z nie odzyskanymi kwotami należnymi KE stworzono Fundusz Gwarancyjny - jest to własność beneficjentów stanowiąca zabezpieczenie przed ryzykiem finansowym - fundusz składa się z wkładów wnoszonych przez wszystkich uczestników, które wynoszą 5% maksymalnego dofinansowania KE należnego uczestnikowi (wszystkich z wyjątkiem beneficjentów niedofinansowanych przez KE) - kwota ta nie jest wpłacana na konto koordynatora, lecz przelewana przez KE bezpośrednio na Fundusz (o tę kwotę pomniejsza się zaliczkę)
Fundusz Gwarancyjny - z chwilą ostatecznej wypłaty na zakończenie realizacji projektu kwota ta zostanie zwrócona beneficjentom przez koordynatora - całość wkładu odzyskują podmioty publiczne, podmioty prawne, których udział w działaniu jest gwarantowany przez państwo członkowskie lub państwo stowarzyszone, szkoły średnie, uczelnie wyższe - pozostałe jednostki odzyskują całość wkładu, w przypadku gdy indeks funduszu będzie równy bądź wyższy od 1 - jeżeli indeks funduszu będzie mniejszy niż jeden odzyskują wkład pomniejszony (o nie mniej niż 1% ostatecznego wkładu KE dla danego beneficjenta)
Ćwiczenie Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych
Część IV Dofinansowanie krajów trzecich ICPC
Ryczałt t dla państw ICPC - możliwość korzystania z dofinansowania w formie ryczałtu - każdy z partnerów ICPC decyduje, czy w danym projekcie rozlicza się na zasadach ogólnych, czy w formie ryczałtu - partnerzy ICPC mogą stosować formę ryczałtową w niektórych projektach, a w innych rozliczać się na zasadach ogólnych - ryczałt określony przez KE pokrywa wszystkie koszty partnera (koszty wynagrodzeń, podróży, zakupu sprzętu, materiałów, koszty pośrednie)
Kraje ICPC Lista krajów partnerskich współpracy międzynarodowej (International Cooperation Partner Countries ICPC) http://ec.europa.eu/research/iscp/pdf/icpc_countries_en.pdf
Finansowanie dla państw ICPC ryczałt Wysokość ryczałtu zależy od poziomu dochodu w poszczególnych grupach krajów (aby wliczyć wielkość ryczałtu dla danego partnera należy przemnożyć wartość z tabeli przez liczbę osobo-lat dla danego partnera) Stan gospodarki kraju ICPC (grupa dochodowa) Low income niski dochód Lower middle income średni niższy dochód Upper middle income średni wyższy dochód Ryczałt (Euro/naukowiec/rok) 8.000 9.800 20.700
Finansowanie dla państw ICPC refundacja Aby wyliczyć dofinansowanie dla danego partnera należy otrzymaną kwotę ryczałtu przemnożyć przez dofinansowanie KE wg poniższej tabeli Rodzaj finansowania Podmioty publiczne o charakterze niezarobkowym, szkoły średnie i wyższe, organizacje badawcze, MŚP Wszystkie inne podmioty Projekty współpracy 75% 50% Sieci doskonałości 75% 50% Akcje koordynujące i wspierające Wsparcie na rzecz badań pionierskich Badania na rzecz określonych grup Wsparcie na rzecz kształcenia i rozwoju kariery naukowców 100% 100% 100% 100% 75% 50% Nie dotyczy Nie dotyczy
Część V Badania na rzecz MŚP
Badania na rzecz MŚPM Umożliwiają małym grupom MŚP zakup potrzebnej im technologii W projektach tego typu występują trzy rodzaje beneficjentów: - wykonawcy badań (min. 2) - uczestnicy będący MŚP (min. 3) - dodatkowo w projekcie mogą też uczestniczyć inni beneficjenci nie będący ani MŚP, ani wykonawcami badań (np. tzw. użytkownicy końcowi)
Badania na rzecz MŚPM Rodzaje działań w tego typu projektach - działania w zakresie badań i rozwoju technologicznego stanowią zasadniczą części projektu i są domeną wykonawców badań. Zadaniem MŚP jest z reguły testowanie wyników badań oraz etap przygotowania do wdrożenia - działania w zakresie demonstracji są to działania związane ze sprawdzeniem w badaniach przemysłowych nowych technologii, jeśli nie mogą być one bezpośrednio skomercjalizowane - inne działania mają ułatwić przejęcie rezultatów badań przez MŚP, głównie będą to działania w zakresie szkoleń i upowszechniania wiedzy - działania związane z zarządzaniem konsorcjum. Ponieważ zarządzanie konsorcjum jest zadaniem złożonym i wymaga doświadczenia, możliwe jest powierzenie tego zadania wykonawcy badań lub też partnerem w projekcie może być instytucja zajmująca się profesjonalnie zarządzaniem projektem
Badania na rzecz MŚPM Kalkulacja dofinansowania KE - działania badawczo-rozwojowe do 50% (w przypadku podmiotów publicznych o charakterze niezarobkowym, szkół średnich i wyższych, organizacji badawczych oraz MŚP do 75%) - działania demonstracyjne do 50% - inne działania/zarządzanie do 100% W projektach tego typu obowiązuje zasada, że dofinansowanie KE będzie ograniczone do wartości 110% całkowitej kwoty podwykonawstwa w zakresie działań badawczo-rozwojowych i demonstracji, przeznaczonej dla wykonawców badań
Badania na rzecz MŚPM TWORZENIE BUDŻETU MŚP Płatność dla wykonawców badań (bez VAT, który nie jest kosztem kwalifikowalnym) ujmuje się w budżecie w kosztach MŚP TWORZENIE BUDŻETU DLA WYKONAWCÓW BADAŃ Do kosztów wykonawców badań zaliczymy koszty związane z zarządzaniem konsorcjum i innymi działaniami (włączając szkolenie i upowszechnianie rezultatów), koszty prowadzonych przez nich badań i demonstracji ujęte zostały w budżecie MŚP, które zapłacą je wykonawcom badań zgodnie z przedstawioną im fakturą
Więcej informacji: 7. Program Ramowy: http://cordis.europa.eu/fp7 Strony w języku polskim: http://www.kpk.gov.pl http://www.rpk.ppnt.poznan.pl (Newsletter) http://www.grantyeuropejskie.pl (Biuletyn)
Ćwiczenie Tworzenie budżetu projektu
Dziękujemy Państwu za uwagę! Ewa Kocińska, ek@ppnt.poznan.pl tel. (61) 8279 748 Agata Bartoszewska, ab@ppnt.poznan.pl, tel. (61) 8279 744 Regionalny Punkt Kontaktowy Programów Ramowych UE Fundacja UAM Poznański Park Naukowo-Technologiczny ul. Rubież 46, 61-612 Poznań http://rpk.ppnt.poznan.pl