MS Word Podstawy 1. Narzędzia ułatwiające pracę w MS Word: 1.1. Skróty klawiaturowe: Skok do początku dokumentu: Ctrl+Home; na koniec dokumentu: Ctrl+End, Skok na początek wiersza: Home; na koniec wiersza: End, Wciśnięcie klawisza Shift powoduje zaznaczenie fragmentu od bieżącego położenia kursora do miejsca skoku, Zaznaczenie całego dokumentu: Ctrl+A, Wyrównanie do lewej: Ctrl+L, do prawej: Ctrl+R, do środka: Ctrl+E, Wyszukiwanie: Ctrl+F, Zamienianie: Ctrl+H, Kopiuj (Ctrl+C), Wytnij (Ctrl+X), Wklej (Ctrl+V), Pogrubienie (Ctrl+B), pochylenie (Ctrl+I), podkreślenie (Ctrl+U), Powtórz ostatnią czynność: F4 BARDZO POMOCNE NARZĘDZIE! 1
1.2. Skróty z użyciem myszy: Narzędzie powiększania/zmniejszania widoku: Ctrl+rolka myszy Po umieszczeniu kursora myszy przez na początek wiersza, kursor zmienia się z na, wówczas kliknięcie umożliwia zaznaczenie całego wiersza. Zaznaczony fragment tekstu można chwytać (po wciśnięciu LKM), przeciągać, i upuszczać w dowolne miejsce (zwolnienie LKM) (metoda Przeciągnij i upuść) 1.3. Korzystanie ze ścieżek adresu Podczas pracy w systemie Windows BARDZO pomocne jest korzystanie ze ścieżek adresu. Ćwiczenie: Uruchom Explorator Windows (Windows+E), w drzewie katalogów znajdź materiał kursy średnie.doc, skopiuj ścieżkę adresu z paska adresu exploratora Windows, uruchom edytor MS Word, wywołaj polecenie Otwórz (Ctrl+O), wklej skopiowaną ścieżkę do pliku i wskaż plik kursy średnie.doc. 2
1.4. Metoda Przeciągnij i upuść W przypadku dużych monitorów efektywne jest korzystanie z metody Przeciągnij i upuść, i otwieranie pliku przez przeciągnięcie go z okna exploratora Windows na do okna docelowego programu. 1.5. Wklejanie tekstu z odrzuceniem formatowań Przy kopiowaniu sformatowanych fragmentów tekstów, których formatowanie chcemy nadać samodzielnie, tekst należy wklejać poprzez: Edycja->Wklej specjalnie-> Tekst niesformatowany 3
2. Struktura dokumentu określenie struktury dokumentu, podział dokumentu nadrzędnego (np. książki) na dokumenty podrzędne (rozdziały), podział dokumentu podrzędnego na części (sekcje) oraz ich wzajemne powiązanie (elementy nadrzędne, podrzędne, równorzędne), hierarchiczna struktura sekcji, określenie struktury poszczególnych sekcji: np. tytuł sekcji, tekst ciągły podzielony na akapity. 4
5
6
3. Elementy struktury tekstu: tytuł rozdziału, tytuł podrozdziału, tekst wprowadzający, tekst właściwy (tekst ciągły) podzielony na akapity. 4. Przykład (tekst uzyskany po rozpoznaniu, z wyłączoną opcją zachowaj odległość między liniami). Ćwiczenie: Zmodyfikuj Styl Normalny : Pierwszy wiersz: 1,27 cm Odstępy: przed 6pt; po 6pt Interlinia: wielokrotnie, co 1,25 7
8
5. Podstawowe zasady redagowania tekstu: Pojecie oraz zastosowanie stylów Zasady doboru stylów do akapitów Modyfikacje stylów Automatyczne numerowanie rozdziałów Automatyczne numerowanie ilustracji Automatyczny spis treści Automatyczne numerowanie stron Tworzenie dokumentów nadrzędnych 9
6. Podstawowe pojęcia: Akapit logicznie spójna część tekstu, złożona z jednego lub kilku zdań. W programie MS Word utworzenie nowego akapitu następuje po naciśnięciu klawisza Enter. Akapity oznaczane są znakiem niedrukowalnym: Kolejne linie akapitu tworzą wiersze tekstu. Wiersze łamią się automatycznie zależnie od ustawień szpalty (szerokości zarezerwowanej dla tekstu). Nie zaleca się ręcznego wymuszania podziału wierszy. W wyjątkowych sytuacjach złamanie wiersza bez tworzenia nowego akapitu następuje poprzez wciśnięcie klawisza Shift+Enter (ozn. Znakiem niedrukowalnym: ). Wyświetlanie znaków niedrukowalnych można włączyć wybierając z paska narzędzi Formatowanie ikonę Pokaż wszystko 10
7. Styl zestaw cech formatowań o określonej nazwie. nazwa stylu typ stylu (zasięg): akapit, znak, tabela, lista podstawa stylu (styl na podstawie) hierarchia styli, dziedziczenie cech stylu styl następnego akapitu 8. Formaty stylu: Czcionka Akapit Tabulatory Obramowanie Język Ramka Numerowanie Klawisz Skrótu 11
12
9. Ćwiczenia z definiowania i nadawania styli Tekst podstawowy: zmodyfikuj styl Normalny nadając mu formatowanie: czcionka 12 pt, Times New Roman akapit: odstęp przed i po akapicie 12 pt, interlinia: wielokrotnie, 1,25, pierwszy wiersz: 1,25 cm Nagłówek 1: czcionka: 24 pt, pogrubiony, kolor ciemnoniebieski, wyrównanie do lewej akapit: wysunięcie 1 cm, odstęp przed i po 12 pt numerowanie: konspekt numerowany, tzw. norma ISO, np. 1.1., wyrównanie 0 cm, odstęp tabulatora po: 1 cm, wcięcie: 1 cm obramowanie: cieniowanie 10% szary, obramowanie lewo, góra, prawo: kolor R:230, G:230, B:230, grubość linii 1 pt, obramowanie dół, kolor 40% szary 13
14
Nagłówek 2: Ilustracje: czcionka: 16 pt, pogrubiona (prosta), kolor: zielonomodry Nowy styl Ilustracja : na podstawie stylu Normalny, typ stylu akapit, styl następnego akapitu Normalny czcionka: 10 pt, pogrubiony, wyrównanie do środka akapit: specjalne: brak, nie dodawaj odstępu między akapitami o takim samym stylu, wcięcia, od lewej: 5,5 cm, od prawej: 5,5 cm obramowanie: cieniowanie 10% szary, obramowanie: 40% szary, ramka, odległość od tekstu (we wszystkich kierunkach) 10 pt Styl nadaj jednocześnie ilustracjom ich podpisom 15
10. Ćwiczenie: Stwórz nowy styl o nazwie Wyróżnienie i następujących parametrach: typ stylu: znak, styl na podstawie: domyślna czcionka akapitu czcionka pogrubiony, kolor: czerwony obramowanie: cieniowanie kolor jasnożółty, obramowanie: 1 pt, ramka, kolor żółty klawisz skrótu: Ctrl+Q Następnie oznacz tym stylem występujący w tekście skrót BON korzystając z utworzonego skrótu. 16
11. Malarz formatów Do łatwego przenoszenia formatowań służy narzędzie Malarz formatów w pasku narzędzi standardowy, ozn. Aby skopiować formatowanie należy zaznaczyć lub wskazać blok tekstu o określonym formatowaniu, wcisnąć ikonę Kopiuj format a następnie zaznaczyć lub wskazać myszą docelowy blok tekstu, który przejmie skopiowane formatowanie. 17
12. Autonumerowanie Za pomocą Listy numerowanej konspektu uzyskaliśmy automatyczne numerowanie tytułów i podtytułów. Utwórzmy automatycznie numerowany spis ilustracji. Pod każdym ze zdjęć usuwamy skrót Fot., ustawiamy kursor w jego miejsce i wywołujemy Wstaw->Odwołanie->Podpis.Tworzymy nową etykietę: Fotografia Dalej pod każdym ze zdjęć wstawiamy etykietę Fotografia z automatycznie nadanym kolejnym numerem. W opcjach numerowania możemy zmienić sposób numerowania etykiet. 18
13. Ćwiczenie: Przy pierwszym wystąpieniu skrótu BON wstaw przypis dolny, z definicją rozwinięcia skrótu: Biuro ds. Osób Niepełnosprawnych Wstaw numerację stron, położoną w stopce, wyrównaną zewnętrznie. 19
14. Wstawienie spisu treści i spisu ilustracji Spis treści utworzymy na podstawie odwołań do elementów tekstu konsekwentnie oznaczonych dowolnymi stylami. Domyślnie są to style nagłówków 1, 2 i 3. Aby wstawić spis treści ustawiamy kursor w miejscu dokumentu, gdzie chcemy wstawić spis treści, a następnie wybieramy: Wstaw->Odwołanie->Indeksy i spisy-> Spis treści Analogicznie możemy wstawić spis ilustracji: Wstaw->Odwołanie->Indeksy i spisy-> Spis ilustracji 20
15. Mechanizm zamiany w MS Word Narzędzie zamiany (Ctrl+H) umożliwia zamianę: Sekwencji znaków Formatowań Znaków specjalnych 15.1. Zamiana sekwencji znaków Do znajdowanie/zamiany sekwencji znaków można użyć symboli wieloznacznych po włączeniu odpowiedniej opcji w oknie wyszukiwania/zamiany: Dowolny pojedynczy znak:? ( k?t = kit = kot ) Dowolny ciąg znaków: * ( k*c = koc = kopiec ) Początek wyrazu: <(): ( <(pom) = pomiar = pomoc ale nie upominek ) Koniec wyrazu: ()>: ( (ek)> = kominek = dzwonek ale nie sekcja ) 21
Symbole wieloznaczne można wybierać z listy Specjalny po zaznaczeniu opcji Użyj symboli wieloznacznych Podczas wyszukiwania możemy (ale nie musimy) rozróżniać wielkość liter. 15.2. Ćwiczenie: zamień wszystkie użycia słowa biuro we wszelkich odmianach, które rozpoczyna się z małej litery na to samo słowo, ale rozpoczynające się z dużej litery. 22
15.3. Zamiana kodów Narzędzie zamiany umożliwia znajdowanie i zamienianie kodów sterujących. Można je wpisywać w postaci kodu rozpoczynającego się od znaku ^ lub poprzez wybranie kodu z listy Specjalny Kodów sterujących możemy użyć: itp. itd Do połączenia wyrazów podzielonych w kolejnych wierszach Połączeniu ręcznie podzielonych wierszy w pełen akapit Usunięcia wiszących literek na końcach zdań 23
16. Ćwiczenie 16.1. Korzystając z mechanizmu zamiany wykonaj polecenia: 1. Połączenie wyrazów przedzielonych myślnikiem w kolejnych liniach akapitu. Zamienić sekwencję "-^l" na sekwencję pustą (usuwamy sekwencje "myślnik+ręczny podział wiersza" 2. Połączenie ręcznych podziałów zdań. Zamienić sekwencję "^l" na znak spacji (zamieniamy ręczny podział wiersza na spację) UWAGA: wykonanie punktów 1 i 2 w odwrotnej kolejności uniemożliwi połączenie podzielonych wyrazów. 3. Zamieniamy znaki tabulacji na znak spacji (kod "^t" na pojedynczą spację) 24
4. Usuwamy wielokrotne spacje Zamienić sekwencję dwóch spacji (okno "znajdź") na spację pojedynczą (okno "zamień na"). Operację "Zamień wszystko" powtarzamy, aż liczba zamian wyniesie zero, dzięki czemu w tekście pozostaną tylko pojedyncze znaki spacji. 5. Zamieniamy cudzysłowy drukarskie na proste. Najpierw wyłączamy autokorektę zamiany znaków prostych na drukarskie wyłączając zaznaczenie przy Narzędzia->Opcje Autokorekty->Autoformatowanie podczas pisania oraz przy Narzędzia->Opcje Autokorekty->Autoformatowanie Kopiujemy do schowka cudzysłów drukarski otwierający i wklejamy go do okienka "Znajdź". W okienko zamień wpisujemy znak cudzysłowu prostego. Wciskamy przycisk "Zamień wszystko". Operację powtarzamy dla cudzysłowie drukarskiego zamykającego. 25
Uwaga: W przypadku języka angielskiego typowo stosuje się cudzysłowy pojedyncze. Dla wielu czcionek symbol cudzysłowu pojedynczego otwierającego/zamykającego jest identyczny dla symbolu apostrofa. W takim przypadku należy ręcznie przejrzeć obrabiany dokument wspomagając się mechanizmem "Znajdź" i odpowiednio wstawić znaki cudzysłowu prostego bądź pozostawić znak apostrofu. 6. Pauzy i półpauzy na symbol myślnika Półpauzy: W okienku "Znajdź" wciskamy kombinację klawiszy: Ctrl+Num- (klawisze kontrol i minus na klawiaturze numerycznej), uzyskujemy znak półpauzy: W okienko "Zamień na" wpisujemy znak myślnika (minusa) Pauzy: W okienku "Znajdź" wciskamy kombinację klawiszy: Ctrl+Alt+Num- (klawisze kontrol, alt i minus na klawiaturze numerycznej), uzyskujemy znak pauzy: W okienko "Zamień na" wpisujemy znak myślnika (minusa) 26
7. Wielokropki (niedokończenia) na symbol trójkropka W okienko "Zmień" wpisujemy trzy kropki, w okienku "Zamień na" wciskamy kombinację klawiszy: Prawy Alt+. (klawisze prawy alt i kropka), uzyskujemy znak trójkropka: 16.2. Inne możliwości wykorzystania mechanizmu "Znajdź-Zamień" W przypadku przygotowywania materiału dla osób słabowidzących przydatne będzie automatyczne usunięcie wiszących spójników na końcach zdań oraz zapobiegnięcie przeskakiwania do nowej linii zaimków odnoszących się do poprzedzającego wyrazu (liczby) jak np. 1980 r.; XIX w.; 25 cm; itp. 1. Wiszące spójniki na końcach zdań usuniemy wykonując sekwencję: Znajdź: "_x_" (spacja+spójnik+spacja) na Zamień na: "_x^s" (spacja+spójnik+spacja nierozdzielająca). W ten sposób "przykleimy" spójniki do następującego po nich wyrazu. Uwaga: W okienku zamiany należy zaznaczyć opcję rozróżniania małych i dużych liter (Rozróżniaj małe i duże litery). Operację należy powtórzyć dla wszystkich spójników i przyimków: "a", "i", "o", "u", "w", "z" oraz wielkich liter: "A", "I", "O", "U", "W", "Z". 27
2. Analogicznie przykleimy do poprzedzających wyrazów oznaczenia mian, wielkości itp. Sekwencję "_x." (spacja+oznaczenie miana+kropka) zamieniamy na sekwencję "^sx." (spacja nierozdzielająca+oznaczenie miana+kropka). 3. Przydatnym z punktu widzenia czytelności jest poprzedzenie symbolu ukośnika "/" znakami spacji. Można uzyskać to automatycznie zamieniając symbol "/" na sekwencję "_/_" (spacja+ukośnik+spacja) 28
17. Odstępy: - odstępy pionowe: odległość przed i po akapicie; interlinia (odległość między wierszami akapitu), - odstępy poziome: spacja (rozciągliwa), twarda spacja lub spacja nierozdzielająca (Ctrl+Shift+Spacja), tabulatory (znak niedrukowalny: ) 18. Rodzaje tabulatorów Tabulator lewy Tabulator środkowy Tabulator dziesiętny Tabulator paskowy Tabulator prawy 29
Ćwiczenie: Podane kursy walut wyrównaj wg przecinka dziesiętnego, dodaj znaki wiodące między nazwami walut a ich wartościami, dane tabelaryczne obejmij (zepnij) liniami pionowymi (tabulator paskowy) Uwaga: wszelkie dane tabelaryczne powinny być sformatowane w postaci tabeli! 30
19. Dokumenty nadrzędne Do pracy z dużymi dokumentami przydatne będzie podzielenie dokumentu na mniejsze części. Utworzone części można połączyć do postaci jednego dokumentu tworząc dokument nadrzędny. W celu utworzenia dokumentu nadrzędnego należy po uruchomieniu programu MS Word przejść do menu Widok i wybrać pozycję Konspekt - rysunek poniżej. Widok ten można również zmienić w lewym dolnym rogu - tak jak to przedstawione jest na rysunku poniżej. 31
Po przejściu do rozpatrywanego widoku widok dokumentu zmieni się na ten przestawiony poniżej. W tym miejscu możemy tworzyć nowe, lub wstawiać już stworzone dokumenty podrzędne - dzięki wybraniu odpowiednich opcji w menu, które pojawiło się w momencie przejścia do widoku konspektu. W przypadku dodania dokumentów podrzędnych utworzonych wcześniej należy wybrać opcję Wstaw dokument podrzędny - wtedy pojawi się okno dialogowe z możliwością przeszukania dysku w poszukiwaniu odpowiedniego dokumentu. W ten sposób możemy stworzyć dokument nadrzędnego w którym znajdują się poszczególne rozdziały oraz spisy (symboli, tabel, rysunków, bibliografii, spis treści). 32