Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem w ramach PO KL - kwoty ryczałtowe i stawki jednostkowe - Warszawa, 22 lutego 2012 r. 1
Spis treści Podstawa prawna System obowiązywania Kwoty ryczałtowe Stawki jednostkowe Zalecenia IZ PO KL przykłady praktyczne 2
Podstawa prawna Europejski plan naprawy gospodarczej z dnia 26 listopada 2008 r. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 396/2009 z dnia 6 maja 2009 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 w sprawie EFS w celu rozszerzenia rodzajów kosztów kwalifikujących się do objęcia dofinansowaniem z EFS, wprowadzające: kwoty ryczałtowe pokrywające w całości lub w części koszty operacji, stawki jednostkowe, czyli zryczałtowane koszty wyliczone na podstawie standardowych taryf ustalonych przez dane państwo członkowskie. Nota COCOF nr 09/0025/04-EN z dnia 28 stycznia 2010 r. 3
Podstawa prawna Implementacja do krajowych dokumentów programowych I etap Od 1 stycznia 2010 r. (Wytyczne z dnia 28 grudnia 2009 r., v. 5) - wprowadzenie możliwości rozliczania kosztów bezpośrednich kwotami ryczałtowymi w projektach PO KL realizowanych w ramach Działań 6.3, 7.3 i 9.5 (inicjatywy oddolne). II etap Od 1 stycznia 2011 r. (Wytyczne z dnia 22 listopada 2010 r., v. 6) - wprowadzenie możliwości rozliczania kosztów bezpośrednich stawkami jednostkowymi w projektach PO KL realizowanych w województwie zachodniopomorskim (wyłącznie szkolenia językowe). III etap Od 1 stycznia 2012 r. (Wytyczne z dnia 15 grudnia 2011 r., v. 7) wprowadzenie możliwości rozliczania kosztów bezpośrednich stawkami jednostkowymi (wyłącznie szkolenia językowe i komputerowe) oraz kwotami ryczałtowymi w projektach o wartości do 100 tys. PLN. 4
Podstawa prawna Uchwała Komitetu Monitorującego PO KL z dnia 6 grudnia 2011 r. - wprowadzenie ogólnego kryterium horyzontalnego w zakresie stosowania kwot ryczałtowych oraz stawek jednostkowych Kryteria wyboru projektów (w tym kryteria horyzontalne) są nadrzędne w stosunku do regulacji zawartych w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. 5
System obowiązywania Stosowanie uproszczonych form rozliczania kosztów bezpośrednich powinno mieć odzwierciedlenie: we wszystkich konkursach ogłoszonych od dnia 1 stycznia 2012 r. we wszystkich projektach systemowych, dla których wniosek został złożony od dnia 1 stycznia 2012 r. Stosowanie uproszczonych form rozliczania kosztów bezpośrednich nie ma zastosowania, gdy: konkurs został ogłoszony w 2011 r. (nawet w przypadku, gdy wniosek został złożony w 2012 r.) korekta wniosku (złożonego w 2011 r.) wpłynęła w 2012 r. 6
System obowiązywania UWAGA: W przypadku projektów PO KL, których: wartość całkowita nie przekracza 100 tys. zł lub występują usługi zestandaryzowane stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów bezpośrednich jest obligatoryjne! Powyższy obowiązek nie ma zastosowania w przypadku beneficjentów będących jednostkami sektora finansów publicznych. 7
System obowiązywania Kwoty ryczałtowe Każdy projekt o wartości nieprzekraczającej 100 tys. zł realizowany przez beneficjenta niebędącego jednostką sektora finansów publicznych musi być rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe. Każdy projekt o wartości nieprzekraczającej 100 tys. zł realizowany przez beneficjenta będącego jednostką sektora finansów publicznych może (ale nie musi) być rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe. Stawki jednostkowe W projektach, w których realizowane są szkolenia językowe lub komputerowe - w zakresie zgodnym z zakresem wskazanym w Wytycznych rozliczanie kosztów szkoleń następuje wyłącznie w oparciu o stawki jednostkowe. 8
System obowiązywania Optymalny zakres informacji we wniosku o dofinansowanie: 1. Kwoty ryczałtowe należy wskazać wysokość i zakres stosowania kwot (w tym ew. wskazać poszczególne kwoty ryczałtowe w ramach projektu), wskaźniki oraz dokumenty potwierdzające zrealizowania działań. 2. Stawki jednostkowe - należy wskazać wysokość i zakres stosowanych stawek wraz z uzasadnieniem (zgodnie z załącznikami nr. 2 i 3 do Wytycznych), wskaźniki, dokumenty potwierdzające zrealizowanie działań, a w Szczegółowym budżecie projektu należy zaznaczyć pole typu check-box ( Stawka jednostkowa T/N ). 9
System obowiązywania Doprecyzowanie kryterium horyzontalnego W przypadku projektów, których wartość nie przekracza 100 tys. PLN lub występują usługi zestandaryzowane zachodzi konieczność jednoznacznego poinformowania w treści wniosku o dofinansowanie projektu o przyjętej uproszonej metodzie rozliczania kosztów bezpośrednich. W przypadku zamieszczenia we wniosku o dofinansowanie informacji świadczącej o rozliczaniu kosztów bezpośrednich kwotami ryczałtowymi lub stawkami jednostkowymi, kryterium horyzontalne należy uznać za spełnione. W przypadku niezamieszczenia we wniosku o dofinansowanie jakiejkolwiek informacji mogącej jednoznacznie świadczyć o rozliczaniu kosztów bezpośrednich kwotami ryczałtowymi lub stawkami jednostkowymi, kryterium horyzontalne należy uznać za niespełnione. 10
System obowiązywania Weryfikacja kryterium horyzontalnego na etapie oceny merytorycznej odbywa się w trybie 0-1. Wnioski podlegają odrzuceniu na etapie oceny merytorycznej na podstawie nowego kryterium horyzontalnego w następujących przypadkach: wniosek o wartości 99 tys. zł nierozliczany kwotą ryczałtową - brak informacji o rozliczaniu wydatków kwotą ryczałtową; wniosek przewiduje szkolenia językowe w grupach 12 osób w wymiarze 60 h nierozliczane stawką jednostkową - brak informacji o stosowaniu stawki. 11
System obowiązywania Wnioski nie podlegają odrzuceniu na etapie oceny merytorycznej na podstawie nowego kryterium horyzontalnego w następujących przypadkach: wniosek o wartości 101 tys. zł rozliczany kwota ryczałtową; wniosek przewiduje szkolenia językowe w grupach 15 osób w wymiarze 60 h rozliczane stawką jednostkową (zakres stawki niezgodny z Wytycznymi ( ); wniosek przewiduje szkolenia językowe w grupach 12 osób w wymiarze 60h rozliczane stawką jednostkową, przy czym wskazana wysokość stawki jest niezgodna z Wytycznymi ( ). Możliwość realizacji szkoleń językowych np. w grupach 15 osobowych w wymiarze 60 h i/lub w grupach 12 osobowych w wymiarze 50 h ale poza Poddziałaniem 9.6.2 PO KL, w którym obowiązują usługi zestandaryzowane i stawki jednostkowe! 12
System obowiązywania Dokumentacja konkursowa konieczność szczegółowego opisania i wyjaśnienia roli kryterium horyzontalnego dotyczącego stosowania uproszczonych form rozliczania kosztów bezpośrednich w projektach PO KL; konieczność precyzyjnego określenia obowiązków i możliwości beneficjentów w zakresie stosowania kwot ryczałtowych oraz stawek jednostkowych; IZ zaleca wskazanie przez IP/IP2 w dokumentacji konkursowej optymalnego zakresu informacji nt. sposobu rozliczania kosztów bezpośrednich we wniosku o dofinansowanie. 13
Kwoty ryczałtowe Kwota ryczałtowa to uzgodniona pomiędzy beneficjentem a instytucją będącą stroną umowy o dofinansowanie projektu (na etapie zatwierdzania danego projektu do realizacji) zryczałtowana kwota za wykonanie określonego w projekcie zadania (zadań). Każdy projekt o wartości nieprzekraczającej 100 tys. zł realizowany przez beneficjenta niebędącego jednostką sektora finansów publicznych musi być rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe. Każdy projekt o wartości nieprzekraczającej 100 tys. zł realizowany przez beneficjenta będącego jednostką sektora finansów publicznych może ale nie musi) być rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe. 14
Kwoty ryczałtowe I etap wniosek o dofinansowanie Brak możliwości rozliczania kwotami ryczałtowymi tylko części z zadań realizowanych w ramach projektu; Brak możliwości rozliczania ryczałtem zadań, których całość bądź istotna część dotyczy zadań zleconych; Wysokość i liczba kwot do zastosowania w danym projekcie podlega negocjacjom na etapie jego oceny; Brak możliwości zmiany formy rozliczania kosztów bezpośrednich w trakcie realizacji projektu (dotyczy również braku możliwości zmiany wysokości kwot ryczałtowych); Ryzyko zastosowania jednej kwoty ryczałtowej dla wszystkich zadań (kwalifikowanie wydatków odbywa się na podstawie rzeczywiście zrealizowanych zadań oraz osiągniętych wskaźników); 15
Kwoty ryczałtowe I etap wniosek o dofinansowanie Potwierdzenie realizacji zadań następuje na podstawie dokumentacji, której zakres zostaje określony na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie, a następnie wpisany do umowy (lista obecności, dziennik zajęć, dokumentacja zdjęciowa); Możliwość rozliczania wydatków związanych z cross-financingiem (do wysokości limitu określonego we wniosku o dofinansowanie) wskazane jest odzwierciedlenie wydatków związanych z cross-financigiem we wskaźnikach (twardych) projektu; Możliwość rozliczania kosztów zarządzania projektem (wliczone do kwoty ryczałtowej); Możliwość rozliczania kosztów pośrednich (nieuwzględnione w kwocie ryczałtowej); Konieczność uwzględnienia w opisie działań także standardów realizowanych usług / zakupywanych dóbr (aspekt nie tylko ilościowy, ale także jakościowy). 16
Kwoty ryczałtowe (przykład) I etap wniosek o dofinansowanie W ramach projektu PO KL beneficjent przewiduje do realizacji następujące zadania: Zadanie 1 - Zarządzanie projektem Zadanie 2 - Utworzenie i funkcjonowanie Biura Aktywizacji Zawodowej Zadanie 3 - Organizacja 4 seminariów nt. instrumentów aktywnego poszukiwania pracy Beneficjent określa następujące wskaźniki: Zadanie 2 - Utworzenie i funkcjonowanie Biura Aktywizacji Zawodowej W ramach kwoty ryczałtowej na utworzenie i funkcjonowanie Biura Aktywizacji Zawodowej: liczba osób, które otrzymały wsparcie psychologa 25 osób, liczba osób, które otrzymały wsparcie doradcy zawodowego 50 osób. Zadanie 3 - Organizacja 4 seminariów nt. instrumentów aktywnego poszukiwania pracy W ramach kwoty ryczałtowej na organizację 4 seminariów nt. instrumentów aktywnego poszukiwania pracy: liczba osób, które uczestniczyły w seminariach 200 osób. UWAGA: Zadanie 1 Zarządzanie projektem koszty rozliczane proporcjonalnie w ramach kwot ryczałtowych. 17
Kwoty ryczałtowe I etap wniosek o dofinansowanie Kwalifikowanie kwot ryczałtowych odbywa się na podstawie: zrealizowanych zadań osiągniętych wskaźników produktu IZ PO KL zaleca stosowania wskaźników twardych (mierzalnych)! Należy mieć na uwadze, że wskaźniki stanowią minimalny próg, który uprawnia do kwalifikowania wydatków objętych kwotą ryczałtową. Wskaźniki miękkie powinny stanowić uzupełnienie, a nie podstawę do rozliczania kwoty ryczałtowej. 18
Kwoty ryczałtowe I etap wniosek o dofinansowanie Szczegółowy budżet projektu Sporządzany na zasadach ogólnych nie odzwierciedla specyfiki kwot ryczałtowych Konieczność weryfikacji zasadności i efektywności wydatków na zasadach ogólnych określonych w Wytycznych ( ) - doświadczenie KOP, porównanie cen itp. 19
Kwoty ryczałtowe (przykład) I etap wniosek o dofinansowanie Szczegółowy budżet projektu Jako potwierdzenie wykonania zadań w ramach projektu przewiduje się: Zadanie 1 - Zarządzanie projektem zbędne, gdyż koszty kwalifikowalne wyliczane proporcjonalnie do zrealizowanych zadań i osiągniętych wskaźników. Zadanie 2 - Utworzenie i funkcjonowanie Biura Aktywizacji Zawodowej lista obecności z zajęć z doradcą zawodowym oraz psychologiem; dokumentacja zdjęciowa. Zadanie 3 - Organizacja 4 seminariów ( ) lista obecności wraz z potwierdzeniem otrzymania materiałów i odbioru posiłku; dokumentacja zdjęciowa; egzemplarz materiałów; ankiety wypełnione przez uczestników. 20
Kwoty ryczałtowe II etap umowa o dofinansowanie IZ PO KL określiła wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu rozliczanego na podstawie kwot ryczałtowych (załącznik nr 3 do Zasad finansowania PO KL); IP/IP2 może modyfikować ww. wzór w celu uwzględnienia specyfiki i potrzeb realizowanego projektu; Wszelkie zmiany dokonane we wzorze wymagają zgody IZ PO KL; 21
Kwoty ryczałtowe (przykład) II etap umowa o dofinansowanie Założenia wniosku o dofinansowanie: Zadanie 1 - Zarządzanie projektem 9.000 zł Zadanie 2 - Biuro Aktywizacji Zawodowej 19.300 zł Zadanie 3 - Organizacja 4 seminariów ( ) 9.600 zł Wyliczenie wartości kwot ryczałtowych: 19.300 zł + 9.600 zł = 28.900 zł Zadanie 2-19.300 zł / 28.900 zł = 66,78% Zadanie 3-9.600 zł / 28.900 zł = 33,22% Podział kosztów Zarządzania projektem pomiędzy kwoty ryczałtowe: Zadanie 2 66,78% * 9.000 zł = 6.010,38 zł Zadanie 3-33,22% * 9.000 zł = 2.989,62 zł Ostateczna wartość kwot ryczałtowych: Zadanie 2 19.300 zł + 6.010,38 zł = 25.310,38 zł Zadanie 3 9.600 zł + 2.989,62 zł = 12.589,62 zł 22
Kwoty ryczałtowe (przykład) II etap umowa o dofinansowanie 7 Kwoty ryczałtowe 1. Beneficjent rozlicza wydatki w ramach projektu w oparciu o kwoty ryczałtowe: 1) za wykonanie zadania Biuro Aktywizacji Zawodowej przyznaje się kwotę ryczałtową 25 310,38 zł; 2) za wykonanie zadania Seminaria przyznaje się kwotę ryczałtową 12 589,62 zł. 2. Na wydatki związane z cross-financingiem przyznaje się kwotę: 1) 1 000 zł w ramach kwoty ryczałtowej, o której mowa w ust. 1 pkt 1. Wyliczenie kwot ryczałtowych oraz wydatków związanych z crossfinancingiem powinno zostać udokumentowane i zarchiwizowane wraz z dokumentacją projektową (niezbędność m.in. w procesie weryfikacji wniosków o płatność, kontroli, czy postępowań administracyjnych w sprawie zwrotu środków). 23
Kwoty ryczałtowe (przykład) II etap umowa o dofinansowanie 7 Kwoty ryczałtowe (cd.) 3. Dokumentami potwierdzającymi wykonanie: 1) Kwoty ryczałtowej, o której mowa w ust. 1 pkt 1 są: a) załączane do wniosku o płatność: lista obecności z zajęć z doradcą zawodowym oraz psychologiem, b) dostępne podczas kontroli na miejscu: dokumentacja zdjęciowa; 2) Kwoty ryczałtowej, o której mowa w ust. 1 pkt 2 są: a) załączane do wniosku o płatność: lista obecności wraz z potwierdzeniem otrzymania materiałów i odbioru posiłku, b) dostępne podczas kontroli na miejscu: dokumentacja zdjęciowa, egzemplarz materiałów, ankiety uczestników seminariów. Decyzja IP / IP2 na podstawie dokumentów wskazanych przez beneficjenta w zatwierdzonym przez IP/IP2 wniosku o dofinansowanie projektu. 24
Kwoty ryczałtowe (przykład) II etap umowa o dofinansowanie 7 Kwoty ryczałtowe (cd.) 4. W związku z kwotami ryczałtowymi, o których mowa w ust. 1 beneficjent zobowiązuje się osiągnąć co najmniej następujące wskaźniki: 1) w ramach kwoty ryczałtowej, o której mowa w ust. 1 pkt 1: a) liczba osób, które otrzymały wsparcie psychologa 25 osób, b) liczba osób, które otrzymały wsparcie doradcy zawod. 50 osób; 2) w ramach kwoty ryczałtowej, o której mowa w ust. 1 pkt 2: a) liczba osób, które uczestniczyły w seminariach 200 osób. Tylko wskaźniki twarde (mierzalne)! 25
Kwoty ryczałtowe III etap rozliczanie wydatków Wnioski o płatność składane zgodnie z harmonogramem (nie rzadziej, niż raz na 3 miesiące); Rozliczenie wydatków następuje dopiero po wykonaniu całości zadania objętego kwotą ryczałtową przed ostatecznym rozliczeniem beneficjent: składa wnioski na kwotę 0 ; opis zrealizowanych działań w pkt 5 Postęp rzeczowy. Beneficjent nie składa wraz z wnioskiem o płatność załącznika nr 1 (pozostałe zgodnie z umową o dofinansowanie projektu); Beneficjent nie jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, gromadzenia faktur oraz innych dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki - pod warunkiem, że cały projekt (a więc zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie) rozliczany jest w sposób ryczałtowy. 26
Kwoty ryczałtowe (przykład) III etap rozliczanie wydatków Beneficjent zrealizował w projekcie następujące działania: Zadanie 2 - Utworzenie i funkcjonowanie Biura Aktywizacji Zawodowej w tym liczba osób, które otrzymały wsparcie psychologa 10 (zakładane 25); w tym liczba osób, które otrzymały wsparcie doradcy zawodowego 30 (zakładane 50); Zadanie 3 - Organizacja 4 seminariów ( ) łączna liczba osób, które uczestniczyły w seminariach 200 (zakładane 200). Na podstawie powyższego przykładu uznano za kwalifikowalne: Zadanie 2 - Utworzenie i funkcjonowanie Biura Aktywizacji Zawodowej W związku z nieosiągnięciem minimalnego poziomu wskaźników wskazanych w umowie koszty objęte kwotą ryczałtową w wysokości 25 310,38 zł zostały uznane za niekwalifikowalne. Zadanie 3 - Organizacja 4 seminariów ( ) W związku z pełnym osiągnięciem minimalnego poziomu wskaźników wskazanych w umowie koszty objęte kwotą ryczałtową w wysokości 15.589,62 zł zostały uznane za kwalifikowalne. 27
Kwoty ryczałtowe III etap rozliczanie wydatków Informacja o wynikach weryfikacji wniosku o płatność Uzasadnienie ewentualnych wydatków niekwalifikowalnych wraz ze szczegółowymi wyliczeniami (metodologią); Informacja o weryfikacji dodatkowych dokumentów (załączniki do wniosku o płatność); Uwagi do wniosku o płatność w przypadku błędnego wyliczenia przez beneficjenta wnioskowanej kwoty środków: jeżeli wnioskowana przez beneficjenta kwota jest mniejsza, niż wynika z wyliczeń IP/IP2 instytucja odsyła wniosek do poprawy; jeżeli wnioskowana przez beneficjenta kwota jest wyższa, niż wynika z wyliczeń IP/IP2 instytucja zatwierdza wniosek w kwocie wynikającej z własnych wyliczeń. 28
Kwoty ryczałtowe IV etap kontrola projektu W przypadku projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi: Szczególną rolę odgrywają wizyty monitoringowe; W toku kontroli na miejscu nie są weryfikowane dokumenty księgowe, ani wyodrębniona ewidencja księgowa; Szczegółowej weryfikacji podlegają dokumenty potwierdzające wykonanie zadań (wskazane w umowie o dofinansowanie projektu); Konieczność weryfikacji także standardów opisanych we wniosku o dofinansowanie projektu (aspekt nie tylko ilościowy, ale także jakościowy); 29
Kwoty ryczałtowe Zadanie 1 Czy beneficjent niebędący jednostką sektora finansów publicznych musi rozliczać w 2012 r. projekt o wartości 90 tys. zł kwotami ryczałtowymi? 30
Kwoty ryczałtowe Zadanie 1 Czy beneficjent niebędący jednostka sektora finansów publicznych musi rozliczać w 2012 r. projekt o wartości 90 tys. zł kwotami ryczałtowymi? Odpowiedź NIE. Przykładowe wyjątki: Konkurs ogłoszony w 2011 r.; Konkurs ogłoszony w 2012 r., pierwsza wersja wniosku o dofinansowanie przewidywała wartość projektu w wysokości 100 tys. zł, ale w wyniku negocjacji została obniżona do 90 tys zł. 31
Kwoty ryczałtowe Zadanie 2 Czy zakup laptopa dla koordynatora projektu rozliczanego kwotami ryczałtowymi można uznać za kwalifikowalny, jeżeli beneficjent w trakcie kontroli na miejscu nie jest w stanie go okazać i nie posiada również dokumentu księgowego potwierdzającego dokonanie zakupu? 32
Kwoty ryczałtowe Zadanie 2 Czy zakup laptopa dla koordynatora projektu rozliczanego kwotami ryczałtowymi można uznać za kwalifikowalny, jeżeli beneficjent w trakcie kontroli na miejscu nie jest w stanie go okazać i nie posiada również dokumentu księgowego potwierdzającego dokonanie zakupu? Odpowiedź: TAK. Zakup laptopa dla koordynatora projektu finansowany jest w ramach kosztów zarządzania projektem, które rozliczane są proporcjonalnie w ramach kwot ryczałtowych zdefiniowanych w projekcie. Tym samym, koszty zarządzania projektem są kwalifikowalne pod warunkiem wykonania pozostałych zadań objętych kwotami ryczałtowymi oraz osiągnięcia wskaźników założonych dla tych zadań. Beneficjent nie ma obowiązku ich udokumentowania. 33
Kwoty ryczałtowe Zadanie 3 Jaka wartość kwoty ryczałtowej powinna być kwalifikowalna, jeżeli beneficjent osiągnął zakładany w umowie o dofinansowanie wskaźnik w 110%? 34
Kwoty ryczałtowe Zadanie 3 Jaka wartość kwoty ryczałtowej powinna być kwalifikowalna, jeżeli beneficjent osiągnął zakładany w umowie o dofinansowanie wskaźnik w 110%? Odpowiedź 100%. Wskaźniki wskazane w umowie o dofinansowanie projektu stanowią minimalny próg, który uprawnia do kwalifikowania wydatków objętych daną kwotą ryczałtową. Tym samym, przekroczenie ww. progu minimalnego nie skutkuje zwiększeniem kwoty ryczałtowej należnej za wykonanie danego zadania w projekcie. 35
Kwoty ryczałtowe Zadanie 4 Jaka wartość cross-financingu powinna być kwalifikowalna, jeżeli projekt został zrealizowany zgodnie z umową (wskaźniki zostały osiągnięte), ale jednocześnie beneficjent poinformował, że nie zakupił w ramach projektu sprzętu, który został uwzględniony w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu? 36
Kwoty ryczałtowe Zadanie 4 Jaka wartość cross-financingu powinna być kwalifikowalna, jeżeli projekt został zrealizowany zgodnie z umową (założone wskaźniki zostały osiągnięte) ale jednocześnie beneficjent poinformował, że nie zakupił w ramach projektu sprzętu, który został uwzględniony w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu (nie został odzwierciedlony we wpisanych do wniosku wskaźnikach)? Odpowiedź Zgodna z wnioskiem o dofinansowanie projektu. Opiekun projektu dokonuje weryfikacji wydatków wykazanych przez beneficjenta we wniosku o płatność m.in. pod kątem ich zgodności z zapisami zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie, w tym w szczególności zrealizowanych zadań oraz osiągniętych wskaźników. A zatem, w przedmiotowym przypadku, kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danej kwoty ryczałtowej, nie powinna zostać pomniejszona o niezrealizowane wydatki związane z zakupem sprzętu. UWAGA IZ PO KL zaleca odzwierciedlenie wydatków ponoszonych w ramach cross-financingu w zakładanych we wniosku o dofinansowanie wskaźnikach, w szczególności, gdy ma to wpływ na jakość projektu np. podjazad dla osób niepełnosprawnych! 37
Kwoty ryczałtowe Zadanie 5 Co zrobić w sytuacji, gdy w ramach projektu realizowanego w oparciu o kwoty ryczałtowe beneficjent rozlicza wydatki w wysokości niższej, niż zakładane w umowie o dofinansowanie projektu? 38
Kwoty ryczałtowe Zadanie 5 Co zrobić w sytuacji, gdy w ramach projektu realizowanego w oparciu o kwoty ryczałtowe beneficjent rozlicza wydatki w wysokości niższej, niż zakładane w umowie o dofinansowanie projektu? Odpowiedź Niezrealizowane w ramach danej kwoty ryczałtowej wydatki nie stanowią przychodu projektu. O ile wszystkie założone zadania zostały w ramach projektu zrealizowane, a wskaźniki osiągnięte, to beneficjent nie ma obowiązku rozliczania/ udokumentowania wydatków poniesionych w ramach danej kwoty ryczałtowej. Co do zasady, ani IP / IP2 ani beneficjent, nie powinni wyliczać wydatków faktycznie poniesionych w ujęciu księgowym w ramach projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi. Niemniej jednak, przychód w projekcie rozliczanym kwotami ryczałtowymi może wystąpić (np. sprzedaż produktów wytworzonych podczas warsztatów). 39
Kwoty ryczałtowe Zadanie 6 Czy w przypadku niewykorzystania całości środków przekazanych w ramach zaliczki na realizację zadań rozliczanych kwotami ryczałtowymi beneficjent ma obowiązek ich zwrotu z końcem roku budżetowego? 40
Kwoty ryczałtowe Zadanie 6 Czy w przypadku niewykorzystania całości środków przekazanych w ramach zaliczki na realizację zadań rozliczanych kwotami ryczałtowymi beneficjent ma obowiązek ich zwrotu z końcem roku budżetowego? Odpowiedź TAK. Niemniej jednak, w sytuacji gdy z weryfikacji wniosku o płatność, bądź oświadczenia beneficjenta wynika, że wszystkie zaplanowane do realizacji w danym roku zadania zostały rzeczywiście zrealizowane (nawet w przypadku gdy założone w projekcie wskaźniki nie zostały w pełni osiągnięte), środki przekazane beneficjentowi w ramach dotacji celowej na pokrycie kosztów bezpośrednich rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych na dany rok należy uznać za wykorzystane. 41
Kwoty ryczałtowe Zadanie 7 Czy do realizacji powinien zostać zatwierdzony projekt POKL o wartości 99 tys. zł, w którym Beneficjent zakłada: rozliczanie kosztów bezpośrednich w oparciu o kwoty ryczałtowe; przeprowadzenie kursu za kierowcę wózka widłowego o wartości 60.000 zł (usługa zlecona)? 42
Kwoty ryczałtowe Zadanie 7 Czy do realizacji w ramach PO KL powinien zostać zatwierdzony projekt o wartości 99 tys. zł, w którym beneficjent zakłada: rozliczanie kosztów bezpośrednich w oparciu o kwoty ryczałtowe; przeprowadzenie kursu za kierowcę wózka widłowego o wartości 60.000 zł (usługa zlecona)? Odpowiedź NIE. Zgodnie z Wytycznymi, koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem nie mogą dotyczyć zadań, których całość bądź istotna część dotyczy zadań zleconych. W związku z powyższym, beneficjent musi zapewnić realizację zadań merytorycznych we własnym zakresie albo podjąć się realizacji projektu w partnerstwie. Uwaga: definicja zlecania zadań merytorycznych z Wytycznych ( ). 43
Stawki jednostkowe Stawka jednostkowa to kwota (stawka) należna za daną usługę, której wysokość jest określona przez Instytucję Zarządzającą w załącznikach nr 2 i 3 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Możliwość stosowania stawek jednostkowych dotyczy wyłącznie: szkoleń językowych (angielski, francuski, niemiecki), szkoleń komputerowych w zakresie uzyskania kompetencji ECDL (poziom ECDL Start i ECDL Core). 44
Stawki jednostkowe W projektach, w których realizowane są szkolenia językowe lub komputerowe - w zakresie zgodnym z zakresem wskazanym w Wytycznych rozliczanie kosztów szkoleń następuje wyłącznie w oparciu o stawki jednostkowe. Stawki mają w szczególności zastosowanie w przypadku projektów realizowanych w ramach Poddziałania 9.6.2 PO KL Podwyższanie kompetencji osób dorosłych w zakresie ICT i znajomości języków obcych projekty konkursowe (patrz zapisy SzOP). Koszty kwalifikowalne ustalane są na podstawie przemnożenia danej stawki dla konkretnej usługi przez liczbę usług rzeczywiście zrealizowanych w ramach projektu. 45
Stawki jednostkowe - szkolenia językowe - Stawka jednostkowa mająca zastosowanie do szkoleń językowych z angielskiego, francuskiego i niemieckiego obejmuje usługę szkoleniową dla 1 osoby, przy następujących założeniach: 60 godzin lekcyjnych szkolenia; liczebność grupy max. 12 osób; zakres usługi szkoleniowej: koszty wynagrodzenia wykładowcy koszty wynajmu sali szkoleniowej. Stawki zostały opracowane odrębnie dla każdego województwa z uwzględnieniem rozróżnienia na osoby pełno- i niepełnosprawne. 46
Stawki jednostkowe - szkolenia językowe - Udokumentowaniem wykonania liczby usług objętych stawką jednostkową może być np. certyfikat ukończenia kursu, lista obecności na szkoleniu itp. Instytucja Zarządzająca przeprowadza aktualizację stawek każdego roku w sierpniu, pod warunkiem, że współczynnik indeksacji przekroczy 5%. Zaktualizowane stawki mają zastosowanie wyłącznie do umów o dofinansowanie zawartych na podstawie wniosków złożonych po dniu wydania komunikatu. 47
Stawki jednostkowe - szkolenia komputerowe - Szkolenia komputerowe pokrywają następujące obszary zastosowań: 1. Podstawy technik informatycznych i komunikacyjnych; 2. Użytkowanie komputerów; 3. Przetwarzanie tekstów; 4. Arkusze kalkulacyjne; 5. Bazy danych; 6. Grafika menedżerska i prezentacyjna; 7. Przeglądanie stron internetowych i komunikacja. Wymagania: ECDL Start 4 z 7 obszary, ECDL Core wszystkie 7 obszarów. 48
Stawki jednostkowe - szkolenia komputerowe - Stawka jednostkowa mająca zastosowanie do szkoleń komputerowych obejmuje usługę szkoleniową dla 1 osoby o następującym zakresie: wynagrodzenie wykładowcy, koszt wynajmu sali wraz z wyposażeniem, koszt materiałów dydaktycznych (w tym podręcznik). Udokumentowaniem wykonania liczby usług objętych stawką jednostkową może być np. certyfikat ukończenia kursu, lista obecności na szkoleniu itp. Instytucja Zarządzająca przeprowadza aktualizację stawek każdego roku w sierpniu, pod warunkiem, że współczynnik indeksacji przekroczy 5%. Zaktualizowane stawki mają zastosowanie wyłącznie do umów o dofinansowanie zawartych na podstawie wniosków złożonych po dniu wydania komunikatu. 49
Stawki jednostkowe I etap wniosek o dofinansowanie Konieczność szczegółowego opisu zakresu usługi; Potwierdzenie realizacji zadań następuje na podstawie dokumentacji, której zakres zostaje określony na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie, a następnie wpisany do umowy (lista obecności uczestników, dziennik zajęć, dokumentacja zdjęciowa); Usługa objęta stawką jednostkową nie dotyczy wydatków objętych cross-financingiem; Możliwość rozliczania kosztów zarządzania i kosztów pośrednich (nieuwzględnione w stawce jednostkowej). 50
Stawki jednostkowe I etap wniosek o dofinansowanie Szczegółowy budżet projektu Sporządzany na zasadach ogólnych; Konieczność zaznaczenia pola typu check-box w celu odzwierciedlania stosowania stawki jednostkowej ( Stawka jednostkowa T/N ); Konieczność weryfikacji zgodności uwzględnionych we wniosku o dofinansowanie projektu stawek jednostkowych z zapisami załączników nr 2 i/lub 3 do Wytycznych ( ); Koszt kwalifikowalny w ramach projektu jest ustalany nie na podstawie faktycznie poniesionych wydatków, lecz w wyniku przemnożenia ustalonej stawki dla danej usługi (zgodnie ze stawkami określonymi w zał. 2 i 3 do Wytycznych) przez liczbę usług założonych do realizacji w projekcie. 51
Stawki jednostkowe (przykład) I etap wniosek o dofinansowanie W ramach projektu PO KL beneficjent przewidział realizację nast. zadań: Zadanie 1 Zarządzanie projektem Zadanie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków; Wartość zadania 10.000 zł; Brak zdefiniowanego wskaźnika. Zadanie 2 Szkolenie komputerowe (osoby pełnosprawne) Zadanie rozliczane na podstawie stawki jednostkowej; Wartość zadania 221.250 zł (125 uczestników * 1770 zł); Zakładany wskaźnik szkolenie ukończy 125 uczestników projektu. Zadanie 3 Szkolenie z języka angielskiego (osoby pełnosprawne, woj. maz.) Zadanie rozliczane na podstawie stawki jednostkowej; Wartość zadania 60.250 zł (125 uczestników * 482 zł); Zakładany wskaźnik szkolenie ukończy 125 uczestników projektu. Zadanie 4 Rekrutacja uczestników Zadanie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków; Wartość zadania 5.000 zł; Zakładany wskaźnik deklaracje uczestnictwa podpisze 280 uczestników projektu. 52
Stawki jednostkowe (przykład) I etap wniosek o dofinansowanie Kwalifikowanie stawek jednostkowych odbywa się na podstawie: zrealizowanych zadań osiągniętych wskaźników produktu. IZ PO KL zaleca stosowania wskaźników twardych (mierzalnych)! Wskaźniki miękkie powinny mieć charakter uzupełniający, a nie stanowić podstawę do rozliczania wydatków objętych stawką jednostkową. 53
Kwoty ryczałtowe (przykład) I etap wniosek o dofinansowanie Jako potwierdzenie wykonania zadań w ramach projektu przewiduje się: Zadanie 1 - Zarządzanie projektem Faktury, inne dokumenty księgowe, zawarte umowy, itp. Zadanie 2 - Szkolenie komputerowe Lista obecności; Oświadczenie uczestników o otrzymaniu materiałów szkoleniowych; Kopie certyfikatów uzyskanych przez uczestników. Zadanie 3 Szkolenie z języka angielskiego Lista obecności; Dokumentacja zdjęciowa; Ankiety wypełnione przez uczestników. Zadanie 4 Rekrutacja uczestników Podpisane deklaracje uczestnictwa, dokumenty księgowe, zawarte umowy itp.; 54
Stawki jednostkowe (przykład) II etap umowa o dofinansowanie IZ PO KL nie określiła wzoru minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu rozliczanego na podstawie stawek jednostkowych; Zastosowanie ma standardowy wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie (załącznik nr 2 Zasad finansowania PO KL), jednak z uwzględnieniem specyfiki stawek jednostkowych; UWAGA IZ PO KL przekaże zalecenia w zakresie minimalnego zakresu zmian do umowy o dofinansowanie dla projektów rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych. 55
Stawki jednostkowe III etap rozliczanie wydatków Wnioski o płatność składane zgodnie z harmonogramem (nie rzadziej, niż raz na 3 miesiące); Rozliczanie kosztów bezpośrednich na podstawie stawki jednostkowej jest dokonywane we wniosku o płatność na podstawie ustalonej stawki w zależności od faktycznie wykonanej liczby usług w stosunku do założeń zawartych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu; Beneficjent nie jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, gromadzenia faktur oraz innych dokumentów księgowych potwierdzających poniesione awydatki - pod warunkiem, że cały projekt (a więc zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie) rozliczany jest w sposób ryczałtowy. W toku kontroli na miejscu weryfikacji podlega dokumentacja wskazana w umowie o dofinansowanie projektu. 56
Stawki jednostkowe (przykład) III etap rozliczanie wydatków Beneficjent przedstawił następujące rozliczenie projektu: Zadanie 1 - Zarządzanie projektem Poniósł koszty w wysokości 10.000 zł. Zadanie 2 - Szkolenie komputerowe Zadeklarował wydatki w wysokości 221.250 zł (1.770 zł * 125 uczestników); 125 osób ukończyło szkolenie. Zadanie 3 Szkolenie z języka angielskiego Zadeklarował wydatki w wysokości 60.250 zł (482 zł * 125 uczestników); 105 osób ukończyło szkolenie. Zadanie 4 Rekrutacja uczestników Poniósł koszty w wysokości 5.000 zł; 250 osób przystąpiło do projektu. 57
Stawki jednostkowe (przykład) III etap rozliczanie wydatków IP/IP2 dokonała oceny zadeklarowanych wydatków: Zadanie 1 - Zarządzanie projektem Zastosowano regułę proporcjonalności w związku z nieosiągnięciem zakładanego wskaźnika (liczba osób, które przystąpiły do projektu oraz liczba uczestników, którzy ukończyli szkolenie z języka angielskiego); Zadanie 2 - Szkolenie komputerowe Kwalifikowano wszystkie zadeklarowane wydatki (wskaźnik osiągnięty w 110%). Zadanie 3 Szkolenie z języka angielskiego Za niekwalifikowalne uznano wydatki w wysokości 9 640 zł (beneficjent zadeklarował we wniosku o płatność koszty związane z uczestnictwem 125 osób, podczas gdy z list obecności wynika, że jedynie 105 uczęszczało na szkolenie) 20*482 zł. Zadanie 4 Rekrutacja uczestników Zastosowano regułę proporcjonalności w związku z nieosiągnięciem zakładanego wskaźnika (liczba osób, które przystąpiły do projektu). 58
Stawki jednostkowe IV etap kontrola projektu W przypadku projektów rozliczanych stawkami jednostkowymi: Szczególną rolę odgrywają wizyty monitoringowe; W toku kontroli na miejscu nie są weryfikowane dokumenty księgowe, ani wyodrębniona ewidencja księgowa (w odniesieniu do zadań rozliczanych stawkami); Szczegółowej weryfikacji podlegają dokumenty potwierdzające wykonanie zadań (wskazane w umowie o dofinansowanie projektu). 59
Stawki jednostkowe Zadanie 1 Czy w ramach Działania 9.6.2 PO KL możliwa jest realizacja szkolenia z języka hiszpańskiego dla grupy 12 osobowej w wymiarze 60 godzin i rozliczenie go stawką jednostkową? 60
Stawki jednostkowe Zadanie 1 Czy w ramach Działania 9.6.2 PO KL możliwa jest realizacja szkolenia z języka hiszpańskiego dla grupy 12 osobowej w wymiarze 60 godzin i rozliczenie go stawką jednostkową? Odpowiedź NIE. Szkolenie z języka hiszpańskiego nie jest objęte zakresem stawek jednostkowych wskazanym w załączniku nr 2 do Wytycznych i z związku z powyższym: nie może być rozliczane stawką jednostkową; nie może być realizowane w ramach Poddziałania 9.6.2. Niemniej jednak istnieje możliwość realizacji ww. szkolenia w ramach innego Działania/Poddziałania PO KL i rozliczenie go kwotą ryczałtową lub na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. 61
Stawki jednostkowe Zadanie 2 Czy w ramach Działania 9.6.2 PO KL możliwe jest rozliczenie szkolenia komputerowego stawką jednostkową oraz dodatkowo w ramach tego samego zadania - rozliczenie kosztów egzaminu dla uczestników szkolenia na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków? 62
Stawki jednostkowe Zadanie 2 Czy w ramach Działania 9.6.2 PO KL możliwe jest rozliczenie szkolenia komputerowego stawką jednostkową oraz dodatkowo w ramach tego samego zadania - rozliczenie kosztów egzaminu dla uczestników szkolenia na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków? Odpowiedź TAK. Koszt egzaminu dla uczestników szkolenia nie jest wliczony w zakres wystandaryzowanej usługi. 63
Co dalej? IZ PO KL dostrzega konieczność upowszechnienia tematyki uproszczonych form rozliczania kosztów bezpośrednich w ramach projektów PO KL: W najbliższych dniach na stronie www.efs.gov.pl opublikowany zostanie FAQ dotyczący ryczałtowego rozliczania kosztów bezpośrednich w projektach PO KL; W dniu 8 lutego 2012 r. na stronie www.mrr.gov.pl opublikowano Opis Zamówienia na wykonanie zlecenia nt. Materiały i warsztaty szkoleniowe dla instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO KL z zakresu kwot ryczałtowych oraz stawek jednostkowych. W ramach ww. zlecenia przewiduje się: zawarcie umowy z wykonawcą w marcu 2012 r.; organizację 18 szkoleń warsztatowych (6h) dla wszystkich IP/IP2 (maj-lipiec 2012 r. w Warszawie); opracowanie i zamieszczenie modułu kursu samokształceniowego na platformie e-learningowej (marzec 2012 r.). 64