Akademia Młodego Ekonomisty Zarządzanie czasem własnym Czas na naukę dr Eleonora Kuczmera-Ludwiczyńska Szkoła Główna Handlowa w Warszawie 15 marca 2011 r. CZYM SIĘ RÓŻNIMY? OSOBOWOŚĆ WIEDZA UMIEJĘTNO TNOŚCI MOTYWACJA WARUNKI -w jakich się uczymy 1
CECHY OSOBOWOŚCI I UMIEJĘTNOŚCI UŁATWIAJĄCE i UTRUDNIAJĄCE WŁAŚCIWE ZARZĄDZANIE CZASEM Cechy osobowości i umiejętności wspierające zarządzanie czasem wiara w siebie myślenie pozytywne twórcza analiza błędów - następnym razem postawy charakterystyczne dla zwycięstwa konsekwencja w działaniu asertywność silna wola, wytrwałość Cechy osobowości utrudniające zarządzanie czasem niskie poczucie wartości myślenie negatywne bezcelowa analiza błędów - gdybym postawy charakterystyczne dla pokonanego myślenie chaotyczne i brak konsekwencji w działaniu brak asertywności brak silnej woli, lenistwo CECHY OSOBOWOŚCI I UMIEJĘTNOŚCI UŁATWIAJĄCE i UTRUDNIAJĄCE WŁAŚCIWE ZARZĄDZANIE CZASEM Cechy osobowości i umiejętności wspierające zarządzanie czasem zaufanie do własnych sił i możliwości umiejętność kierowania stresem odwaga w myśleniu i działaniu umiejętność wykonywania zadań doskonale lecz bez perfekcjonizmu znajomość własnej fizjologii ogólna sprawność psychofizyczna Cechy osobowości utrudniające zarządzanie czasem brak zaufania do własnych możliwości, nieufność wobec innych ludzi poddawanie się stresowi strach bezwzględne dążenie do perfekcjonizmu brak wiedzy na temat fizjologii człowieka brak zdrowia, witalności i kondycji 2
NADMIERNE ROZCZŁONKOWANIE DNIA PRACY ZJAWISKO PIŁY efektywność 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 czas/godziny/ Najwięksi pożeracze czasu według Aleca Mackenzie Przerwy na telefony Niewłaściwe planowanie Usiłowanie zrobienia ZBYT WIELE Wpadanie NA CHWILĘ Osobista dezorganizacja Brak samodyscypliny Brak umiejętności mówienia nie Odkładanie NA PÓŹNIEJ Pozostawianie niedokończonych zadań Słaba komunikacja z innymi Podróże 3
PROCEDURA TIME MANAGEMENTU Ustal cele Ustal priorytety Planuj Sprawdź co ci przeszkadza Cel określa to co starasz się osiągnąć i co najważniejsze z reguły posiadasz więcej niż jeden cel CELE SĄ WAŻNE Z CO NAJMNIEJ CZTERECH POWODÓW: ZAPEWNIAJĄ NAM POCZUCIE KIERUNKU DZIAŁANIA (dzięki celom ludzie i organizacje podejmują wysiłki i zyskują źródło motywacji, która pozwala im pokonywać powstające przeszkody) KONCENTRUJĄ NASZE WYSIŁKI (wybierając cel lub wiązkę pokrewnych celów ustalamy priorytety i w określony sposób wykorzystujemy ograniczone zasoby sił i czasu i inwestycji) WYZNACZAJA NASZE PLANY I DECYZJE (Jaki jest nasz cel i czy to co chcemy zrobić przybliży nas do tego celu) POMAGAJĄ W OCENIE OSIĄGANYCH POSTĘPÓW REALIZACYJNYCH (poprawnie sformułowany cel z wyznaczonym terminem realizacji staje się normą efektywności, która pomaga kontrolować czy Twoje działania przyczyniają się do realizacji celów czy też wymagają korekt) 4
PRIORYTETY ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW (dla kogo ustalamy priorytet, kaskadowanie priorytetów, koordynacja priorytetów pionowa i pozioma, koordynacja w strukturze matrix pozioma i pionowa KRYTERIA USTALANIA PRIORYTETÓW pilność ważność (dla kogo) jakość wykonania (skutku) precyzja wykonania skutek pozytywny wielkość straty niewykonania (ile stracę nie wykonując tego zadania) USTALANIE PRIORYTETÓW CELÓW I ZADAŃ wg Eisenhowera CEL/ZADANIE typu B CEL/ZADANIE typu A WAŻNOŚĆ ustalić termin i osobę realizującą wykonać natychmiast CEL/ZADANIE typu C zlecić PILNOŚĆ 5
Zasada Vilfredo Pareto (1848-1923) 20% nakład czasu ISTOTNA MNIEJSZOŚĆ 80% rezultat/efekt ISTOTNA WIĘKSZOŚĆ KARTA KONTROLNA ZADAŃ Lp. DATA PRIORYTET Rodzaj zajęcia/zadania A B C Kto wykona Termin rozpoczęcia Termin zakończenia Potwierdzenie wykonania 6
DELEGOWANIE ZADAŃ, UPRAWNIEŃ, ODPOWIEDZIALNOŚCI 5. Inni muszą to wykonać 4. Inni powinni to wykonać, ale możesz im w razie konieczności pomóc 3. Mógłbyś to wykonać, ale inni również mogliby to wykonać, gdybyś dał im taką szansę 2. Powinieneś to wykonać, ale ktoś inny mógłby ci pomóc 1. Musisz osobiście wykonać te zadania (organiczne) GODZINA CISZY - PRIORYTET A 7
REGUŁA 60:40 SPONTANICZNE 20 % NAGŁE 20 % ZAPLANOWANE 60 % KRZYWA WYDAJNOŚCI DOBOWEJ + 50 % wydajność 100 % - 50 % 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 Godziny 8
WYDAJNOŚĆ (KONCENTRACJA) W CIĄGU GODZ. KONCENTRACJA 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 CZAS w minutach PLAN DZIENNY PLAN DZIENNY DATA: 8 00 MUSZĘ: 9 00 10 00 11 00 POWINIENEM: 12 00 13 00 14 00 15 00 MÓGŁBYM: 16 00 17 00 9