Urzd przyjazny obywatelom Kodeks Etyki Pracy w Urzdzie zie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego Warszawa 2006
1. Wprowadzenie Potrzeba opracowania i wdroenia w Urzdzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego Kodeksu Etyki Pracy w Urzdzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego została podyktowana przede wszystkim specyfik działania Urzdu, w którym jako wykonywanych zada na rzecz obywateli i innych podmiotów jest pochodn postaw i zachowa pracowników realizujcych konkretne zadania. A zatem o satysfakcji klienta spełnieniu jego potrzeb i oczekiwa - decyduje głównie pracownik, jego osobowo, profesjonalizm, a przede wszystkim stosunek do klienta, który jest wyraany poprzez postaw etyczno moraln pracownika. Normy moralne oraz zasady postpowania etycznego maj szczególne znaczenie w pracy urzdnika, przede wszystkim ze wzgldu na duy wydwik społeczny tej grupy zawodowej. Postawy moralne i etyczne urzdników s bardzo wnikliwie i krytycznie oceniane przez klientów obywateli i czsto w sposób wiadomy lub podwiadomy przez nich naladowane. Wszelkie nieetyczne zachowania i formy działania urzdnika daj niejako moralne przyzwolenie na ich stosowanie przez obywateli. Etyka działania urzdu i urzdnika ma szczególne znaczenie w kształtowaniu postaw społecznych obywatela, a zwłaszcza kształtowania jego stosunku do obowizujcego prawa. Naruszanie prawa przez urzdnika powoduje podwaenie zaufania do prawa i organów władzy a w efekcie do ich lekcewaenia. Nie bez wpływu na postawy i zachowania ludzi jest równie - odziedziczona z poprzedniego okresu - społeczna tolerancja dla rónych form korupcji. Zagroenia korupcyjne obecne s wszdzie, jednak w najwikszym nasileniu wystpuj w instytucjach publicznych, w których podstawowa działalno sprowadza si do podejmowania rónego rodzaju decyzji administracyjnych. Opracowanie Kodeksu Etyki Pracy w Urzdzie Marszałkowskim, w formie dokumentu, oraz jego wdroenie w ycie słuy uporzdkowaniu i usankcjonowaniu dotychczas stosowanych zwyczajowo w Urzdzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego zasad etyki i powszechnie przyjtych moralnych norm postpowania. We wszystkich działaniach Urzdu niezbdne jest zachowanie podstawowych wartoci etycznych i uznanie zobowiza wobec wszystkich obywateli i podmiotów objtych zakresem działalnoci Urzdu. Uczciwo jest warunkiem koniecznym do prawidłowego funkcjonowania tej instytucji. Wizerunek Urzdu oraz zaufanie do niego jest jedn z najwikszych wartoci. To przesłanie towarzyszy Kierownictwu Urzdu od lat i znajduje 2
swój wyraz w stworzeniu rozumiejcej si, nie skonfliktowanej załogi, zintegrowanej w realizacji polityki, celów i zada Urzdu. Urzd wdroył i uzyskał certyfikat systemu zarzdzania jakoci, wg normy ISO 9001:2000. Wdroenie tego systemu przyniosło wiele pozytywnych efektów. Przede wszystkim uporzdkowało podstawowe obszary działania Urzdu, jednoznacznie okreliło zakresy uprawnie i odpowiedzialnoci na wszystkich poziomach zarzdzania, zwłaszcza na poziomie stanowiska pracy, usprawniło system przepływu informacji i decyzji. Jedn z najwikszych korzyci płyncych z faktu wdroenia systemu zarzdzania jakoci było zintegrowanie załogi wokół wspólnej realizacji polityki i celów Urzdu. Wytworzyła si wi pomidzy kierownictwem a pracownikami. Została zapocztkowana i jest coraz bardziej urzeczywistniana zasada pracy zespołowej, niezbdna przy realizacji dalszego, załoonego przez Urzd celu, to jest wdroenia zasad Total Quality Management - TQM i Europejskiego Modelu Doskonałoci EFQM (systemów, w których dominujc rol spełniaj midzy innymi takie elementy jak: przywództwo, kultura organizacyjna, komunikacja wewntrzna, systemy motywacyjne). Skuteczno działania tych wszystkich elementów jest bezporedni konsekwencj postaw, zachowa i wiadomoci pracowników Urzdu na wszystkich poziomach zarzdzania, poczwszy od najwyszego kierownictwa. Wdroenie oraz konsekwentne stosowanie zasad Kodeksu Etyki w Urzdzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego wpłynie na kształtowanie właciwych postaw etyczno moralnych pracowników, gwarantujcych lepsz wi z naszymi klientami i lepsze zaspokajanie ich potrzeb i oczekiwa, co umocni pozytywny wizerunek Urzdu wród klientów, instytucji współdziałajcych oraz całej społecznoci lokalnej. 2. Zasady Kodeksu Zawarte w Kodeksie zasady postpowania odnosz si do trzech obszarów, w których działalno Urzdu jest w decydujcym stopniu warunkowana postaw i zachowaniami człowieka: 1) relacji pomidzy Urzdem a obywatelem klientem oraz innymi podmiotami współdziałajcymi z Urzdem; 2) wzajemnych relacji pomidzy kierownictwem Urzdu a pracownikami; 3) zasad postpowania pracownika. 3
Wszystkie te trzy obszary s wzajemnie sprzone. Pracownik nie bdzie bowiem w pełni wywizywał si z odpowiedzialnoci wobec klienta, jeeli nie bdzie utosamiał si z celami swojego Urzdu i nie bdzie si czuł współodpowiedzialny za jego działania. Nie ma zadowolonych klientów bez zadowolonych pracowników. Aby pracownik utosamiał si z Urzdem naley w sposób przejrzysty okreli stosunki pomidzy Kierownictwem Urzdu a jego pracownikami oraz wzajemnie - pomidzy pracownikami. Ponadto naley bezwzgldnie stosowa zasad, e klient wewntrzny jest tak samo wany jak klient zewntrzny. Zadowolenie klienta zewntrznego jest nierozerwalnie zwizane z satysfakcj klienta wewntrznego. W systemie zarzdzania naley wic uj procedury umoliwiajce okrelanie wymaga i oczekiwa poszczególnych klientów wewntrznych i zewntrznych oraz badanie satysfakcji tych ostatnich. Klient obywatel jest najwaniejszy, to jego opinia decyduje o wizerunku Urzdu w oczach społecznoci lokalnej oraz postrzeganiu Urzdu przez władze, podmioty gospodarcze, inwestorów, banki, a take inne podmioty. Właciwe rozumienie zalenoci tych obszarów pomaga kształtowa wizerunek Urzdu, poniewa jako realizowanych zada i wiadczonych przez Urzd usług jest postrzegana przez pryzmat działania jego pracowników ich postaw i zachowa. Urzd zapewniajc pracownikom odpowiednie warunki i rodowisko pracy ma prawo oczekiwa aby te postawy i zachowania były profesjonalne, etyczne i moralne. Celem działania Urzdu jest zapewnienie pełnej satysfakcji obywatela, poprzez rzetelne wykonywanie przypisanym mu zada, w sposób gwarantujcy spełnienie wymaga potrzeb i oczekiwa obywatela. Aby spełni ten cel konieczne jest nawizanie z obywatelami trwałej partnerskiej współpracy, której efektem poza rzeteln realizacj wszystkich przypisanych Urzdowi zada - powinno by tworzenie wspólnej strategii działania na rzecz regionu. Taka partnerska współpraca jest moliwa tylko wtedy, gdy obywatel bdzie miał pewno, e w stosunku do niego Urzd postpuje w sposób rzetelny i uczciwy. Dla realizacji tego celu ustanawia si Kodeks Etyki Pracy w Urzdzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego okrelajcy standardy postpowania, których powinni przestrzega pracownicy Urzdu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego a take zasady wspierania pracowników w prawidłowym wypełnianiu tych standardów. 4
KODEKS ETYKI PRACY W URZDZIE MARSZAŁKOWSKIM WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO 1. Pracownik wykonuje swoj prac tak, aby jego działania były wzorem praworzdnoci i prowadziły do pogłbienia zaufania obywateli do Urzdu Marszałkowskiego. 2. Pracownik powinien by wiadomy, e wykonujc swoj prac współtworzy wizerunek Urzdu Marszałkowskiego. 3. Pracownik wykonuje swoj prac z poszanowaniem godnoci innych i poczuciem godnoci własnej. 4. Pracownik traktuje jednakowo wszystkich klientów, niezalenie od ich narodowoci, płci, rasy, koloru skóry, pochodzenia etnicznego lub społecznego, cech genetycznych, jzyka, religii lub wyznania, przynalenoci do mniejszoci narodowej, posiadanej własnoci, wieku, orientacji seksualnych. 5. Pracownik jest twórczy w realizowaniu zada, a wyznaczone obowizki wykonuje aktywnie. 6. Pracownik nie uchyla si od podejmowania trudnych rozstrzygni oraz odpowiedzialnoci za swoje postpowanie, wie, e interes publiczny wymaga działa rozwanych, ale skutecznych i realizowanych w sposób zdecydowany. 7. Pracownik przy wykonywaniu wszystkich zada stosuje zasad rzetelnoci działania. Kieruje si przepisami prawa i obowizujcymi w Urzdzie procedurami. 8. Pracownik realizuje zadania i wiadczy usługi na poziomie satysfakcjonujcym obywatela, poprzez zapewnienie zgodnoci usługi z obowizujcym prawem, z przyjtymi standardami działania instytucji pastwowych i samorzdowych, uwzgldniajc oczekiwania obywatela. 9. Pracownik realizujc zadania, przedstawia klientowi zawsze rzeczywisty, a nie podany obraz jego spraw. 5
10. Pracownik jest lojalny wobec Urzdu i zwierzchników, gotów do wykonywania słubowych polece, majc przy tym na wzgldzie, aby nie zostało naruszone prawo lub popełniona pomyłka. 11. Pracownik traktuje z poufnoci informacje uzyskiwane od obywatela lub innego współdziałajcego z nami podmiotu i wykorzystuje je tylko w takim zakresie, w jakim wymaga tego realizacja zadania. Ujawnianie jakichkolwiek szczegółów i informacji dotyczcych obywatela odbywa si jedynie za jego zgod. 12. Pracownik nie angauje si w jakiekolwiek działania, które stanowiłyby zagroenie bezpieczestwa i dobra obywateli. 13. Pracownik racjonalnie gospodaruje majtkiem i rodkami publicznymi, z dbałoci o nie i jest gotowy do rozliczenia swoich działa w tym zakresie. 14. Pracownik rozwija wiedz zawodow, potrzebn do jak najlepszego wykonywania pracy w Urzdzie, a w szczególnoci pracownik dy do pełnej znajomoci aktów prawnych oraz wszystkich faktycznych i prawnych okolicznoci załatwianych spraw. 15. Pracownik przy wykonywaniu zada dba o ich jako merytoryczn i o dobre stosunki midzyludzkie. 16. Pracownik jest yczliwy ludziom, zapobiega napiciom w pracy i przestrzega zasad poprawnego zachowania. 17. Pracownik w swoich działaniach kieruje si zasad apolitycznoci. 18. Pracownik nie uczestniczy w adnej formie korupcji. 19. Pracownik nie podejmuje adnych prac ani zaj, które koliduj z obowizkami słubowymi. 20. Pracownik szanuje prawo obywateli do informacji, majc na wzgldzie jawno działania Urzdu, rzetelnie informuje klientów o prowadzonych sprawach, osigniciach i perspektywach rozwoju, dochowujc przy tym tajemnic ustawowo chronionych. 6
Właciwie relacje pomidzy kierownictwem Urzdu a pracownikami oparte na wzajemnym zaufaniu tworz sprzyjajce rodowisko pracy, w którym pracownik czuje si bezpieczny, ma odpowiednie warunki do rozwoju własnej osobowoci i w pełni utosamia si ze swoj organizacj. Relacje pomidzy pracownikiem a Urzdem wynikaj z kultury organizacyjnej Urzdu, a wic wartoci realizowanych przez Urzd, jego Kierownictwo, z zasad i przyjtych zwyczajów, a take z systemu nieformalnych wizi. Kultura organizacyjna Urzdu wzmacniana jest przez istniejce w Urzdzie zasady, tradycje i zwyczaje. Istotnym elementem kształtujcym kultur organizacyjn Urzdu jest właciwie rozumiane przywództwo na wszystkich poziomach zarzdzania. Kierownictwo swoj postaw i zachowaniami tworzy niejako wzorzec postpowania, który wiadomie czy te podwiadomie jest naladowany przez pracowników. Aby w pełni zrealizowa cel postawiony przed Urzdem i zapewni właciwie relacje pomidzy kierownictwem Urzdu a pracownikami, URZD przyjmuje ponisze zasady postpowania: 1. Bada satysfakcj obywateli - klientów z realizowanych na ich rzecz zada, zgodnie z przyjtym standardem jakoci usługi a wszelkie odstpstwa, które mog wystpi s natychmiast korygowane. 2. Ocenia poziom jakoci realizowanych zada obiektywnymi miarami. 3. Stale doskonali system dwustronnej komunikacji z obywatelem i społecznoci lokaln, wykorzystujc w tym celu nowoczesne formy, jak na przykład Internet. 4. Z klientami obywatelami, jak równie z dostawcami i innymi podmiotami współpracujcymi z Urzdem prowadzi wspólne działania zmierzajce do eliminowania wszelkiego rodzaju zagroe, których nastpstwem moe by działanie korupcyjne. W szczególnoci stosuje jednoznaczne i przejrzyste procedury postpowania przy realizacji poszczególnych zada i podejmowaniu decyzji. 5. W celu zmniejszenia prawdopodobiestwa wystpienia zagroe korupcyjnych przyjmuje dokument pt.: Polityka Antykorupcyjna Urzdu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego, z którym zostały zapoznane wszystkie współdziałajce z Urzdem podmioty. 6. W Urzdzie rekrutacja, awansowanie i ocena pracowników odbywa si według znanych przez nich kryteriów merytorycznych dla danego stanowiska pracy. 7. W Urzdzie nie dyskryminuje si pracowników ze wzgldu na ras, religi, narodowo, kolor skóry, wiek, płe, stan cywilny czy inwalidztwo. 7
8. Urzd zapewnia pracownikom czyste, zdrowe i bezpieczne rodowisko pracy, zgodnie z przyjtymi standardami i przepisami prawa. 9. Urzd prowadzi polityk płacow opierajc si na czytelnych i przejrzystych, znanych pracownikom regułach, uwzgldniajcych osobisty wkład pracy kadego pracownika. Z myl o docenieniu wysiłków poszczególnych osób majcych wkład w sukces Urzdu - reguły systemu wynagradzania s tak konstruowane, aby uwzgldni wkład indywidualny kadego pracownika. 10. Urzd zapewnia pracownikom moliwo podnoszenia swoich kwalifikacji i rozwoju kariery osobistej. 11. W Urzdzie s zapewnione: właciwa kultura i klimat pracy dajce pracownikowi szans samorealizacji oraz szczere wyjanianie wszelkich kwestii dotyczcych zachowa i decyzji uwaanych za naganne etycznie. 12. W Urzdzie dy si do zapewnienia stabilnych miejsc pracy oraz rzetelnie informuje pracowników o perspektywach zatrudnienia. 13. Urzd na bieco informuje pracowników o polityce i celach działania Urzdu, o aktualnej sytuacji finansowej i zawieranych kontraktach, w tym uczestnictwa w przetargach publicznych, zbywaniu własnych nieruchomoci, o wynikach przegldów systemu zarzdzania, oraz o swoim miejscu i roli w systemie. 14. W Urzdzie dy si do zapewnienia jak najpełniejszej komunikacji z kadym pracownikiem. 15. W Urzdzie nie toleruje si molestowania seksualnego i psychicznego oraz uywania przemocy fizycznej. 16. W przypadku koniecznoci zwolnienia pracowników nie z ich winy podejmuje si starania, majce na celu znalezienie im nowej pracy. Kodeks Etyki Pracy w Urzdzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego jest wzorem postpowania dla wszystkich pracowników Urzdu, którzy w swojej słubie publicznej kieruj si obowizujcym porzdkiem prawnym, ogólnie przyjtymi zasadami moralnymi oraz trosk o dobro wspólnoty samorzdowej. Kodeks bdzie okresowo analizowany i w miar potrzeby aktualizowany. Dyrektorzy departamentów i kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych s zobowizani do monitorowania i analizy stosowania zasad ujtych w Kodeksie. 8