ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW 2007-2013

ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW 2007-2013 na 2012 rok sporządzony dla Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa 1. Cele działań Głównym celem "Rocznego Planu Komunikacyjnego PROW 2007 2013" jest wsparcie realizacji Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013, tak aby zapewnić maksymalne wykorzystanie środków finansowych z tego Programu przez beneficjentów oraz promocja jego efektów. Zadanie to będzie realizowane poprzez następujące cele szczegółowe: informowanie społeczeństwa o efektach realizacji PROW 2007 2013 i jego wpływie na rozwój rolnictwa i obszarów wiejskich w Polsce i w poszczególnych regionach kraju, upowszechnianie informacji na temat prawidłowego rozliczania projektów przez beneficjentów poszczególnych działań PROW 2007 2013, a zwłaszcza działań inwestycyjnych; upowszechnianie informacji na temat warunków i zasad korzystania z dostępnej jeszcze pomocy finansowej w poszczególnych działaniach PROW 2007 2013 informowanie o naborach wniosków, udostępnianie wzorów wniosków i innych dokumentów potrzebnych do złożenia wniosków; podnoszenie poziomu wiedzy i umiejętności beneficjentów w zakresie pozyskiwania pomocy finansowej, a zwłaszcza umiejętności przygotowywania wniosków o pomoc i wniosków o płatność w poszczególnych działaniach PROW 2007 2013; informowanie wnioskodawców i beneficjentów o funkcjonowaniu ARiMR jako agencji płatniczej PROW 2007 2013; Celem "Rocznego Planu Komunikacyjnego PROW 2007 2013" jest też informowanie o zakresie pomocy finansowej z Europejskiego Funduszu na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW). 1

2. Kategorie grup docelowych Kategorie grup docelowych - ogół mieszkańców w kraju, a w szczególności: potencjalni beneficjenci poszczególnych działań PROW 2007 2013 obsługiwanych przez ARiMR; partnerzy społeczni i gospodarczy beneficjentów pomocy; ośrodki doradztwa rolniczego, izby rolnicze; samorządy województw, powiatów i gmin; placówki naukowo badawcze i szkolnictwo rolnicze; środki masowego przekazu upowszechniające informacje o Programie; instytucje zaangażowane bezpośrednio we wdrażanie Programu; inne instytucje działające na rzecz rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich. 3. Opis planowanych działań informacyjnych i promocyjnych oraz sposób ich realizacji, w tym wizualizacja Ze względu na duże zróżnicowanie beneficjentów - adresatów pomocy w ramach Programu zaplanowane zostało wykorzystanie różnorodnych metod i środków działań informacyjnych. Działania Departamentu Komunikacji Społecznej koncentrują się wokół dwóch podstawowych zadań. Po pierwsze dotarcie z informacją o PROW 2007-2013 do jak najszerszego kręgu społeczeństwa, nie tylko grupy do której adresowany jest ten Program. Drugie zadanie polega na promocji PROW 2007 2013 wśród potencjalnej grupy docelowej. Realizacja "Planu komunikacyjnego" będzie odbywać się poprzez wykorzystanie następujących narzędzi: strona internetowa ARiMR; infolinia; seminaria i szkolenia; publikacje materiałów informacyjnych; targi, wystawy, konferencje; współpraca ze środkami masowego przekazu (TV, radio, prasa, portale internetowe); płatne spoty radiowe i telewizyjne; promocja z zastosowaniem gadżetów; prezentacje multimedialne pokazujące efekty PROW 2007-2013 inne formy promocji wg aktualnych potrzeb komunikacyjnych Planu. Strona Internetowa ARiMR Strona internetowa www.arimr.gov.pl jest jednym z podstawowych środków komunikacji ARiMR jako agencji płatniczej Programu. Strona internetowa ARiMR zawiera aktualne 2

dokumenty programowe oraz obowiązujące akty prawne. Na stronie są publikowane w szczególności następujące informacje związane z PROW 2007-2013: komunikaty i informacje o działaniach PROW 2007-2013; informacje o efektach wdrażania PROW 2007 2013, w tym specjalna podstrona pokazująca dobre praktyki wdrażania PROW 2007-2013; audycje radiowe i telewizyjne oraz sponsorowane spoty radiowe i telewizyjne; najciekawsze pytania słuchaczy publikowane w specjalnych zakładkach "Audycje radiowe" oraz "Ekspert ARiMR odpowiada na pytania"; dokumenty dla podmiotów aplikujących o pomoc finansową (wnioski o pomoc, wnioski o płatność, instrukcje wypełniania wniosków); terminy naboru wniosków o pomoc; informacje praktyczne dla beneficjentów; informacje o przebiegu wdrażania poszczególnych działań z PROW 2007 2013; linki do innych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu. Infolinia Pod numerem telefonu 0 800 38-00-84, w godzinach od 7.00 do 21.00 przez siedem dni w tygodniu, wszyscy zainteresowani będą mogli uzyskać bezpłatnie informacje o możliwościach skorzystania ze środków PROW 2007 2013, o tym jak prawidłowo rozliczyć operacje itd. Seminaria i szkolenia Przedsięwzięcia dydaktyczne w formie krótkich seminariów lub szkoleń mają na celu przekazanie szczegółowej wiedzy o zasadach głównie rozliczania i w mniejszym stopniu wdrażania poszczególnych działań Programu, na które są jeszcze dostępne środki. Organizowane będą dwa rodzaje szkoleń i seminariów. Seminaria i szkolenia wewnętrzne będą organizowane dla osób zaangażowanych w realizację programu (pracowników ARiMR i pracowników realizujących zadania delegowane). Seminaria otwarte zaadresowane będą dla beneficjentów PROW 2007 2013. Promocja Programu będzie się odbywała także poprzez zorganizowanie seminariów poświęconych efektom realizacji PROW 2007-2013 lub poszczególnych jego działań. Przewidywana liczba uczestników takich szkoleń i seminariów organizowanych przez OR ARiMR lub partnerów zewnętrznych to ok. 1 000 osób. Publikacje materiałów informacyjnych Publikacja materiałów informacyjnych dotyczących PROW 2007 2013, przygotowanych przez Departament Komunikacji Społecznej we współpracy z innymi departamentami odbywa się za pośrednictwem strony internetowej ARiMR, a także dziennikarzy (prasowych, radiowych, telewizyjnych) do których wysyłane są takie materiały pocztą elektroniczną. Materiały o PROW 2007 2013 publikowane są także w miesięczniku "Biuletyn Informacyjny", wydawanym przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, który jest dystrybuowany do wielu adresatów, w tym do urzędów, gmin i powiatów. Ponadto (jak co roku) planowana jest publikacja własnych materiałów informacyjnych (m.in. 3

broszur, ulotek) w trzech rodzajach. Pierwszy z nich to materiały skierowane m.in. do tych rolników i przedsiębiorców, którzy już skorzystali z pomocy oferowanej w ramach PROW 2007-2013 i będą zawierały informacje jak prawidłowo rozliczyć inwestycje zrealizowane dzięki dofinansowaniu z tego Programu. Drugi rodzaj publikacji będzie zawierał informacje o efektach jakie zostały osiągnięte dzięki wsparciu wypłaconemu w ramach PROW 2007-2013. Trzeci rodzaj publikacji będą to materiały informacyjne opisujące zasady ubiegania się o pomoc finansową z tych działań PROW na które są jeszcze dostępne środki finansowe. Wydawnictwa będą dotyczyły m.in. następujących działań "Tworzenie i rozwój mikroprzedsiębiorstw"; "Przywracanie potencjału produkcji rolnej i leśnej zniszczonego w wyniku występowania klęsk żywiołowych oraz prowadzenie odpowiednich działań zapobiegawczych"; "Korzystanie z usług doradczych przez rolników i posiadaczy lasów"; "Uczestnictwo rolników w systemach jakości żywności". Wszystkie broszury i ulotki będą oznakowane zgodnie z "Księgą wizualizacji znaku PROW 2007-2013" w następujący sposób: - logo Unii Europejskiej wraz z pełną nazwą funduszu zamieszczoną poniżej tego logotypu: "Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich"; - logo Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013; - slogan "Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie." - odesłanie do instytucji odpowiedzialnej za treść informacji w formie: "Publikacja opracowana przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa."; - odesłanie do Instytucji Zarządzającej PROW 2007-2013 w formie: "Instytucja Zarządzająca PROW 2007-2013 - Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi." - informacja o współfinansowaniu strony internetowej ze środków UE w następujący sposób: "Publikacja współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013." Szacowane nakłady wydawnictw: broszury - około 15 tys. egzemplarzy; ulotki - 25 tys. egzemplarzy. ARiMR będzie zamieszczała też materiały o PROW 2007 2013 w prasie centralnej, branżowej regionalnej i lokalnej. Przewiduje się następujące publikacje: publikacje ogłoszeń w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim dotyczących terminów uruchamiania poszczególnych działań PROW. Umowa realizowana będzie zgodnie z harmonogramem wdrażania poszczególnych działań PROW 2007-2013; publikacja informacji o efektach PROW 2007-13 w ogólnopolskiej prasie branżowej i regionalnej - około 20 artykułów. Przewiduje się też dodruk plakatu promującego PROW 2007-2013. Targi, wystawy, konferencje Promocja PROW 2007-2013 będzie się nadal odbywała podczas ogólnopolskich, lokalnych i regionalnych imprez rolniczych takich jak targi, wystawy, dożynki, konkursy, rankingi, konferencje. W tym m.in. promocja Programu na targach Polagra, AgroTech, dożynkach centralnych i regionalnych, innych wystawach zaadresowanych do rolników i mieszkańców wsi. Podobnie jak w ostatnich latach w 2012 r. centrala ARiMR będzie promować PROW 2007-4

2013 na wspólnych stoiskach z Ministerstwem Rolnictwa i Rozwoju Wsi, oraz innymi instytucjami resortowymi (ARR, ANR i KRUS) podczas imprez o charakterze ponadregionalnym. Natomiast na szczeblu regionalnym i lokalnym stoiska promocyjne oraz dystrybucje materiałów informacyjnych zorganizują OR ARiMR. Inną formą promocji PROW 2007 2013 będzie współorganizowanie oraz udział w konferencjach, seminariach, sympozjach i konkursach organizowanych przez instytucje zewnętrzne działające na rzecz rolnictwa i obszarów wiejskich. Przewidywana liczba uczestników imprez targowo-wystawienniczych, które odbywać się będą w 2012 roku - ok. 200 000. Współpraca elektronicznymi środkami masowego przekazu Nadal będzie kontynuowana współpraca z ogólnopolskimi i regionalnymi środkami masowego przekazu,w tym m.in. z TVP1, TVP2, TVP Info, TVN, TVN CNBC, TV Biznes, Polsat, Telewizja Trwam, TVR Telewizją Rolniczą, Polskim Radiem - Program I, RMF FM, Radiem Zet, Radiem Maryja, Radiem Plus oraz regionalnymi i wyznaniowymi rozgłośniami radiowymi. Kontynuowana też będzie współpraca z portalami internetowymi zajmującymi się rolnictwem. Telewizja. W ramach promocji prowadzonej na ekranach telewizyjnych przewiduje się następujące działania: spoty reklamowe promujące działalność agencji płatniczej przez pokazanie efektów skorzystania z pomocy w ramach PROW 2007-2013. Emisja spotów planowana jest w TVP jak i stacjach komercyjnych. Przewidywana liczba emisji około 30, z tym że przeprowadzenie kampanii jest uzależnione od ostatecznej wysokości środków finansowych przewidzianych na działania promocyjno-informacyjne, które już zostały niestety bardzo ograniczone w przyszłym roku. Współfinansowanie audycji telewizyjnych przygotowywanych wspólnie przez ARiMR i stacje telewizyjne. Przewiduje się zarówno współpracę na szczeblu centrali Agencji z ogólnopolskimi stacjami telewizyjnymi jak i oddziałów regionalnych ARiMR z regionalnymi ośrodkami TVP. Zakres współpracy uzależniony jest od wielkości środków na promocje i możliwości wynegocjowania umów z TVP i innymi stacjami. uczestnictwo członków kierownictwa ARiMR i ekspertów z departamentów merytorycznych w programach telewizyjnych poświęconych WPR, PROW 2007-2013 i innych o tematyce rolniczej. Radio. ARiMR planuje w 2012 roku utrzymanie dotychczasowej współpracy z Polskim Radiem SA i innymi stacjami radiowymi. W ramach współpracy przewiduje się: Program 1 Polskiego Radia produkcja i emisja audycji "Informator ARiMR" w "Porannych Rozmaitościach Rolniczych" oraz udział w programach radiowych ekspertów z ARiMR, którzy także będą pełnili dyżury telefoniczne w sumie około 20 audycji. Przewidywany udział kierownictwa ARiMR w audycjach emitowanych na antenie "Sygnałów Dnia", które dotyczyć będą efektów działań inwestycyjnych finansowanych z PROW 2007 2013, około 5 audycji. Zawieszanie na stronach internetowych Polskiego Radia fragmentów audycji w których brali udział 5

przedstawiciele ARiMR. Prezentacja efektów PROW 2007-2013 w ramach cyklu reportaży "Prosto z kraju" pokazujących rolników i przedsiębiorców z sektora rolno-spożywczego, którzy skorzystali z tego Programu - 12 audycji. Program 1 Polskiego Radia promocja PROW 2007-2013 w powieści radiowej "W Jezioranach" - 12 audycji w ciągu roku; współpraca oddziałów regionalnych ARiMR z lokalnymi rozgłośniami radiowymi (uzależniona od terminu wdrażania poszczególnych działań PROW 2007-2013); uczestnictwo przedstawicieli ARiMR, członków kierownictwa ARiMR i ekspertów z departamentów merytorycznych w programach radiowych poświęconych WPR, PROW 2007-2013 i innych o tematyce rolniczej. Portale internetowe: Departament Komunikacji Społecznej planuje nadal przekazywanie drogą internetową do portali internetowych materiałów i informacji o działalności ARiMR oraz wdrażanych programach i zrealizowanych płatnościach, przedstawienie najlepszych projektów zrealizowanych w ramach działań PROW 2007-2013 a także informacji o dobrych praktykach stosowanych przy realizacji Programu rocznie ma być około 100 takich informacji. Promocja z zastosowaniem gadżetów Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 2013 będzie nadal promowany poprzez umieszczanie logo tego Programu na różnego rodzaju gadżetach, które rozdysponowywane będą wśród uczestników różnorodnych imprez z udziałem rolników i innych beneficjentów oraz potencjalnych beneficjentów PROW 2007-13 oraz w środowiskach zajmujących się rolnictwem. Wśród planowanych do zakupu gadżetów promujących Program będą m.in.: długopisy, czapki, pamięć przenośna (pen driwe), kubki, opaski odblaskowe, kamizelki odblaskowe, t-shirty, breloczki, parasole, itp. Łączna liczba materiałów około 3 tys. sztuk. Wizualizacja PROW 2007-2013 zgodnie z wytycznymi w tym zakresie Polegać będzie na oznakowaniu logotypami i hasłami ( zgodnie z Księgą zastosowania znaków) punktów informacyjnych w trakcie różnorodnych imprez organizowanych przez instytucje zewnętrzne na terenie całego kraju - około 50 imprez. 4. Opis systemu wdrażania planu komunikacyjnego z uwzględnieniem zadań wykonywanych przez właściwe jednostki organizacyjne podmiotów wdrażających System wdrażania planu komunikacyjnego składa się z: kontraktowania i realizowania zaplanowanych przedsięwzięć; współpracy z mediami ogólnopolskimi, regionalnymi, lokalnymi i branżowymi; współpraca z rolniczymi i około-rolniczymi portalami internetowymi; organizacji spotkań oraz udziału w targach, konferencjach i seminariach; działalności środowiskowej, w obrębie własnych struktur w ramach posiadanych 6

środków oraz możliwości technicznych i organizacyjnych; współpracy z partnerami zewnętrznymi, instytucjonalnymi i społecznymi, takimi jak organizacje rolnicze, samorządy szczebla gminnego, powiatowego i wojewódzkiego, doradztwo rolnicze, organizacje pozarządowe, placówki oświatowe; zamieszczanie i aktualizowanie materiałów w "Aktualnościach" portalu internetowego Agencji; zamieszczanie i aktualizowanie materiałów w zakładkach merytorycznych strony internetowej Agencji. Za wdrażanie przedstawionego przez ARiMR Planu Komunikacyjnego PROW 2007-2013 odpowiedzialna jest Centrala ARiMR Dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej, (022) 318-40-90, ul. Poleczki 33, 02-822 Warszawa, a w oddziałach regionalnych Agencji dyrektorzy oddziałów. W realizacji Planu uczestniczyć będą także pracownicy departamentów merytorycznych Centrali ARiMR. 5. Ramowy harmonogram Lp. Nazwa działania Okres realizacji 1. Konferencje prasowe organizowane przez Centralę ARiMR Zorganizowanie po jednej konferencji w każdym kwartale 2011 roku. 2. Współpraca z ogólnopolskimi i regionalnymi środkami masowego przekazu (radio, TV) Emisja w Polskim Radiu przez cały rok audycji z udziałem ekspertów ARiMR. Emisja spotów w TV promujących efekty skorzystania z pomocy w ramach PROW 2007 2013 w czasie wskazanym przez kierownictwo ARiMR. (Produkcja i emisja uzależniona od wielkości środków). Audycje sponsorowane i bezpłatne przez cały rok. 3. Publikacja materiałów informacyjnych (m. in. Przez cały rok broszury, ulotki) 4. Oznakowane punkty informacyjne Przez cały rok w zależności od strategicznych i bieżących decyzji kierownictwa ARiMR o tym w jakich imprezach weźmiemy udział 5. Publikacja aktualnych informacji na stronie Przez cały rok internetowej www.arimr.gov.pl 6. Bezpłatna infolinia Czynna siedem dni w tygodniu w godz. od 7 do 21. 7. Współpraca z ogólnopolskimi i regionalnymi Przez cały rok środkami masowego przekazu 8. Publikacja artykułów w prasie centralnej, Przez cały rok branżowej i regionalnej 9. Promocja programu podczas ogólnopolskich, Przez cały rok lokalnych i regionalnych imprez 10. Organizowanie seminariów poświęconych Przez cały rok PROW 2007-2013 11. Współorganizowanie oraz udział w Przez cały rok konferencjach, seminariach, sympozjach i konkursach organizowanych przez instytucje zewnętrzne 12. Współpraca z rolniczymi i około rolniczymi Przez cały rok portalami internetowymi 7

6. Indykatywny budżet Lp. Nazwa działania I kwartał II kwartał III kwartał IV kwartał 1. Konferencje prasowe organizowane przez Centralę ARiMR Koszty własne Koszty własne Koszty własne Koszty własne 2. Publikacja materiałów informacyjnych (m. in. broszury, ulotki) 10 000 30 000 50 000 70 000 3. Bezpłatna infolinia 80 000 80 000 80 000 80 000 4. Współpraca z ogólnopolskimi i regionalnymi elektronicznymi środkami 100 000 700 000 700 000 100 000 masowego przekazu (radio, TV) 5. Publikacja artykułów w prasie centralnej, branżowej i regionalnej 30 000 30 000 30 000 30 000 6. Promocja programu podczas targów i wystaw oraz promocja z zastosowaniem 50 000 70 000 170 000 100 000 gadżetów 7. Współorganizowanie oraz udział w konferencjach, seminariach, sympozjach i konkursach organizowanych przez 20 000 30 000 30 000 30 000 instytucje zewnętrzne 8. Razem: 290 000 940 000 1 060 000 410 000 Wydatki związane z oznakowaniem punktów informacyjnych, publikacją aktualnych informacji na stronie internetowej www.arimr.gov.pl, organizowaniem seminariów poświęconych PROW 2007-2013 oraz współpracą z rolniczymi i około rolniczymi portalami internetowymi będą ponoszone w ramach wewnętrznych kosztów funkcjonowania ARiMR. Terminy wydatków budżetowych na promocję i informację o PROW 2007-2013 mogą ulec przesunięciu w stosunku do planowanych terminów w związku z dynamiką zdarzeń związanych z wdrażaniem tego Programu ( np. naborami wniosków, których dokładnych terminów w przyszłym roku nie znamy) oraz w związku z niezależnymi od ARiMR wydarzeniami jak np. przebieg negocjacji z kontrahentami zewnętrznymi w sprawie zawarcia umów dotyczących przeprowadzenia kampanii promocyjnych czy, np. produkcji materiałów promocyjnych, przebiegiem przetargów itd. Przewidywana wysokość wydatków może też ulec zmianie jeśli dojdzie do dalszego, zapowiadanego przez ministerstwo finansów oraz parlamentarzystów, gwałtownego zmniejszenia budżetu na działania informacyjno-promocyjne ARiMR. 7. Sposób ewaluacji działań Ocena działań informacyjnych i promocyjnych i ich ewentualne korygowanie będą przeprowadzone z wykorzystaniem następujących wskaźników: liczba osób odwiedzających stronę internetową ARiMR; liczba uczestników seminariów i szkoleń; dane telemetryczne dotyczące oglądalności audycji i programów w radio i telewizji, powstających we współpracy z ARiMR z radiem i telewizją; 8

liczba czytelników artykułów dotyczących ARiMR zamieszczanych w prasie regionalnej i ogólnopolskiej; wyniki badań opinii publicznej przeprowadzonych na terenie całego kraju przez instytucje prowadzące badania opinii publicznej; liczba rozmów telefonicznych przeprowadzonych przez infolinię z uwzględnieniem najczęściej poruszanych tematów; ankiety przeprowadzane przez infolinię ARiMR. 8. Zasady sprawozdawczości ze stopnia realizacji działań promocyjno-informacyjnych i szkoleniowych Funkcję organu sprawującego monitoring całego PROW 2007 2013 pełni Komitet Monitorujący. Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, jako Instytucja Zarządzająca Programem prowadzi stały monitoring efektów działań informacyjnych i promocyjnych. Zaplanowane zostało gromadzenie kwartalnych raportów z realizacji działań informacyjno promocyjnych ARiMR, w tym w zakresie PROW 2007 2013. Informacje o realizacji "Planu komunikacyjnego" zawarte będą w sprawozdaniach opracowywanych przez ARiMR, a zwłaszcza w "Zbiorczym sprawozdaniu bieżącym wykonywanych zadań instytucji zarządzającej dotyczącej realizacji PROW 2007 2013". oraz w "Sprawozdaniu okresowym z wykonywanych zadań instytucji zarządzającej dotyczącej realizacji PROW 2007 2013". Akceptuję 9