Badanie ewaluacyjne dot. oceny systemu realizacji projektu systemowego pt. Zwiększenie poziomu wiedzy na temat funkcjonowania sektora pozarządowego i dialogu obywatelskiego oraz doskonalenie umiejętności zarządzania sfera pożytku publicznego wdrażanego w ramach Działania 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. WSTĘP Departament Pożytku Publicznego (DPP) w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej jest jedną z instytucji zaangażowanych w proces implementacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 (PO KL). DPP pełni funkcję Beneficjenta Systemowego Poddziałania 5.4.1 Wsparcie systemowe dla trzeciego sektora projekty systemowe w ramach Działania 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora Priorytetu V Dobre rządzenie. Oznacza to, iż zadaniem DPP jest inicjowanie i realizacja projektów systemowych w obszarach określonych w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL (typy projektów możliwe do realizacji w ramach Poddziałania 5.4.1). Zgodnie z zapisami Planu Działania dla Priorytetu V PO KL na lata 2007-2008, w ramach Działania 5.4 (Poddziałanie 5.4.1) przewidziano realizację projektu systemowego pt.: Zwiększenie poziomu wiedzy na temat funkcjonowania sektora pozarządowego i dialogu obywatelskiego oraz doskonalenie umiejętności zarządzania sferą pożytku publicznego. Opis projektu Projekt ma charakter głównie badawczy i jest planowany do realizacji w okresie: luty 2008 r. - kwiecień 2010 r., jest pierwszym projektem systemowym dotyczącym dialogu obywatelskiego (kolejne realizowane będą w latach 2009-2013). Cel i charakter projektu Celem projektu jest budowanie podstaw kompleksowego i efektywnego wsparcia współpracy pomiędzy administracją publiczną a organizacjami pozarządowymi. Zakłada się, iż działania podejmowane w ramach projektu przyczynią się do: - wzrostu wiedzy na temat efektywności mechanizmów konsultacyjnych, - zbudowania podstaw systemu stałego, cyklicznego i efektywnego monitorowania współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi i pilotażowego wdrożenia, - usystematyzowania oraz wzrostu wiedzy na temat działalności i kondycji organizacji infrastrukturalnych oraz zdiagnozowania organizacji pozarządowych pod kątem ich zapotrzebowania na usługi szkoleniowo-doradcze, - usystematyzowania wiedzy na temat istnienia standardów działania III sektora, - wzmocnienia kompetencji kadr DPP w zakresie współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi. Struktura projektu Projekt składa się z 5 komponentów: 1. Badanie efektywności mechanizmów konsultacji społecznych. Strona 1 z 1
Działania podejmowane w ramach komponentu przyczynią się do wypracowania narzędzia do badania efektywności mechanizmów konsultacyjnych w zakresie stanowienia i realizacji polityk publicznych i regulacji prawnych, a następnie zdiagnozowania sytuacji w ww. obszarze. 2. Stworzenie systemu stałego monitorowania współpracy pomiędzy administracją publiczną a organizacjami pozarządowymi. Działania podejmowane w ramach komponentu będą miały na celu stworzenie w MPiPS systemu stałego monitorowania współpracy pomiędzy administracją publiczną a organizacjami pozarządowymi. 3. Badanie infrastruktury III sektora- charakterystyka regionalnych i lokalnych centrów informacji i wspomagania organizacji pozarządowych. Działania podejmowane w ramach komponentu przyczynią się do zdiagnozowania sytuacji w obszarze funkcjonowania regionalnych i lokalnych centrów informacji i wspomagania organizacji pozarządowych. 4. Standardy działania III sektora diagnoza. Ten komponent obejmuje diagnozę działalności organizacji pozarządowych pod kątem istnienia standardów działania oraz opracowanie rekomendacji dotyczących wypracowania standardów działania III sektora. Wypracowanie standardów będzie przedmiotem konkursów ogłaszanych w kolejnych latach w ramach Poddziałania 5.4.2. 5. Profesjonalizacja kadr DPP na rzecz III sektora. Działania podejmowane w ramach komponentu przyczynią się do podniesienia kompetencji kadr DPP, w celu usprawnienia współpracy z organizacjami pozarządowymi. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Temat badania ewaluacyjnego Badanie ewaluacyjne dot. oceny systemu realizacji projektu systemowego pt. Zwiększenie poziomu wiedzy na temat funkcjonowania sektora pozarządowego i dialogu obywatelskiego oraz doskonalenie umiejętności zarządzania sfera pożytku publicznego wdrażanego w ramach Działania 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Uzasadnienie realizacji Ewaluacja projektu systemowego pod kątem funkcjonowania przyjętych mechanizmów realizacji w trakcie jego wdrażania pozwoli na bieżące identyfikowanie i eliminację trudności, a także wskaże możliwości usprawnień mających na celu podniesienie efektywności wdrażania całego Poddziałania 5.4.1 przez DPP jako Beneficjenta Systemowego. Ocena ta pozwoli na uzyskanie niezbędnych informacji na temat istotnych elementów tego systemu oraz umożliwi wskazanie jego ewentualnych niedoskonałości. Wyniki ewaluacji zostaną także wykorzystane przy projektowaniu systemu realizacji dla kolejnych, przygotowywanych w DPP, projektów. Cel Głównym celem ewaluacji jest ocena funkcjonowania systemu realizacji w/w Projektu Systemowego oraz wypracowanie propozycji usprawnień w zakresie długofalowego funkcjonowania systemu realizacji projektów systemowych wdrażanych przez Departament Pożytku Publicznego w ramach Poddziałania 5.4.1 PO KL. Badanie powinno koncentrować się na przyjętych rozwiązaniach w zakresie systemu realizacji Projektu Systemowego w kontekście wdrażania projektów przez DPP jako Beneficjenta Systemowego. Strona 2 z 2
Pytania badawcze W ramach realizacji w/w celów badania Wykonawca powinien odpowiedzieć na następujące pytania badawcze: 1. W jakim stopniu system realizacji Projektu Systemowego jest przejrzysty i efektywny, w szczególności w obszarze zarządzania zakresem merytorycznym projektu, zasobami ludzkimi, komunikacją, jakością, ryzykiem oraz zamówieniami publicznymi? 2. W jakim stopniu system realizacji Projektu Systemowego umożliwia osiągnięcie celów projektu oraz skuteczne i efektywne wydatkowanie środków? 3. W jakim stopniu przyjęte rozwiązania w zakresie systemu realizacji umożliwiają kumulowanie wiedzy i doświadczeń, służących budowaniu zdolności instytucjonalnej Beneficjenta Systemowego w perspektywie okresu programowania 2007-2013? 4. Które elementy systemu realizacji Projektu Systemowego są dobrymi praktykami rekomendowanymi do stosowania we wdrażaniu przez DPP kolejnych Projektów Systemowych? Które z w/w elementów wymagają usprawnień? Jakich? Czy należy wprowadzić dodatkowe zasady i procedury? 5. W jakim stopniu dostępność środków EFS (środki w ramach projektu) tworzy efekt synergii między realizacją zadań w ramach projektu i innych zadań DPP? Przedstawiona powyżej lista pytań badawczych nie jest listą zamkniętą. Kryteria badawcze W badaniu należy uwzględnić następujące kryteria ewaluacyjne: adekwatność skuteczność spójność III. HARMONOGRAM Rozpoczęcie realizacji badania nastąpi z dniem zawarcia umowy. Zakończenie realizacji zadania nastąpi po 12 tygodniach od dnia podpisania umowy. Wykonawca zaproponuje w ofercie szczegółowy harmonogram prac. IV. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY Wykonawcą zadania może być podmiot, który spełnia łącznie następujące warunki: - posiada doświadczenie w zakresie ewaluacji projektów współfinansowanych z UE, - posiada udokumentowany potencjał do zrealizowania zadania (doświadczony zespół badawczy). V. WYMAGANIA DOTYCZĄCE RAPORTÓW Wykonawca przedstawi Zamawiającemu raport metodologiczny (w 2 tygodnie od podpisania umowy), wstępny raport końcowy (w 6 tygodni od podpisania umowy) oraz ostateczny raport końcowy (w 8 tygodni od podpisania umowy). Wszystkie materiały zostaną przygotowane w języku polskim Raport końcowy powinien dać jednoznaczne, wyczerpujące odpowiedzi na wszystkie postawione cele badania i pytania badawcze. Strona 3 z 3
Wykonawca dostarczy zamawiającemu ostateczną wersję raportu końcowego w wersji papierowej (3 egzemplarze) i elektronicznej (e-mail, CD-ROM). Odbiór przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego nastąpi w terminie do 2 tygodni od dnia złożenia przez Wykonawcę raportu końcowego. Wyszczególnione powyżej materiały muszą być zgodne z zasadami wizualizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozpowszechniania przedstawionych przez Wykonawcę wyników realizacji badania, zgodnie z postanowieniami umowy. VI. METODOLOGIA Oferta powinna zawierać: Proponowaną ogólną koncepcję badania Metody i techniki, które Wykonawca zamierza wykorzystać w trakcie realizacji badania wraz z uzasadnieniem oraz, w zależności od przyjętej koncepcji badania, Dodatkowe pytania badawcze, bądź jeśli uzna to za stosowne z punktu widzenia osiągnięcia celów badania, zmodyfikowane pytania badawcze wymienione powyżej - Propozycję harmonogramu badania - Zespół zaangażowany do realizacji zadania Opis doświadczeń oferenta w zakresie ewaluacji projektów współfinansowanych z EFS Ofertę cenową W realizacji badania Wykonawca będzie współpracował z Zamawiającym Departamentem Pożytku Publicznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej Od Wykonawcy oczekuje się sprawnej i terminowej realizacji badania oraz współpracy z Zamawiającym, w tym: konsultowania metodologii badania i narzędzi badawczych, pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym (wyznaczone osoby do kontaktów roboczych, spotkania odpowiednio do potrzeb, kontakt telefoniczny i e-mail), informowanie o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji badania. VII. KRYTERIA WYBORU OFERTY koncepcja badania uzupełniona o pytania badawcze spójność propozycji metodologicznej, zaproponowane metody i sposoby oceny 40%, potencjał Wykonawcy doświadczenie Wykonawcy w zakresie prowadzenia ewaluacji programów społeczno-gospodarczych 10%, zespół badawczy/zatrudnieni eksperci posiadanie przez ekspertów wiedzy w zakresie trzeciego sektora oraz dialogu społecznego w Polsce oraz na temat wdrażania funduszy strukturalnych 10%, cena - 40%. VIII. ŹRÓDŁA INFORMACJI Strona 4 z 4
Informacje dotyczące projektu znajdują się w Planie Działania dla Priorytetu V PO KL na lata 2007-2008 oraz na stronie internetowej projektu w ramach serwisu internetowego http://www.pokl541.pozytek.gov.pl/. IX. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Ofertę należy przesłać do dnia 13 lipca 2009 r. na adres: Departament Pożytku Publicznego Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00-513 Warszawa oraz na adres elektroniczny: aleksandra.piotrowska@mpips.gov.pl X. KONTAKT Informacji na temat badania udziela Aleksandra Piotrowska tel. (22) 661-14-39, e-mail: aleksandra.piotrowska@mpips.gov.pl Strona 5 z 5