REGULAMIN MIĘDZYNARODOWYCH TARGÓW ENERGII ODNAWIALNEJ w ramach projektu nr projektu PL.3.22/3.3.04/13.04143 Energooszczędne polsko-czeskie pogranicze - Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej współfinansowanego w 85% ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz do 10% ze środków budżetu państwa Przekraczamy granice Niniejszy Regulamin Międzynarodowych Targów Energii Odnawialnej zwany w dalszej części Regulaminem Targów stanowi integralną część umowy i obowiązuje wszystkich uczestników Targów organizowanych przez miasto Racibórz. 1 Postanowienia ogólne 1. Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej (MTEO), są imprezą wystawienniczą. 2. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają: 1) Wystawca" uczestnik Targów, 2) Targi" - Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej, 3) Organizator" Urząd Miasta Racibórz, 4) Regulamin Targów" - dokument, który stanowi integralną część Umowy, 5) Zgłaszający"- podmiot gospodarczy, 6) Arena Rafako Hala Sportowa Arena Rafako, miejsce realizacji targów, 7) Stoisko stoisko targowe zarówno o wymiarach 3mx3m na Arenie Rafako jak również stoisko na powierzchni wystawienniczej, 8) Powierzchnia wystawiennicza powierzchnia udostępniona wystawcy poza Areną Rafako, 9) Karta Zgłoszenia" - dokument na podstawie, którego Wystawca wyraża chęć udziału w targach. Karta dostępna jest na stronie www.raciborz.pl, 10) Umowa" dokument określający warunki uczestnictwa w Targach, 11) Protokół Odbioru Stoiska" dokument, na podstawie którego Wystawcy przekazywane jest stoisko. Dokument obowiązuje również podczas zdawania stoiska Organizatorowi. 2 Lokalizacja 1. Targi zlokalizowane są w Arenie Rafako przy ul. Łąkowej 31 w Raciborzu i wokół Areny. 2. Działalność wystawiennicza odbywać się będzie w Stoiskach lub na powierzchni wystawienniczej w dniach 13-14.06.2014r. w godzinach od 10:00 do 18:00. 3. Arena Rafako objęta jest monitoringiem oraz dozorem osobowym. 3 Zasady udziału 1. Warunkiem udziału w Targach, w charakterze Wystawcy, jest dostarczenie (nadesłanie) wypełnionej karty zgłoszenia ( Karta Zgłoszenia ) wraz z wymaganymi informacjami w formie elektronicznej w przypadku zainteresowania działaniami reklamowymi (pkt. D Karty Zgłoszeniowej do Biura Obsługi Interesanta Urzędu Miasta Racibórz z dopiskiem Targi OZE ) oraz wpłacenie opłaty, w przypadku korzystania z usług reklamowych lub energii elektrycznej w przypadku powierzchni
wystawienniczej, o której mowa w 7 ust 1 pkt 2 po zakwalifikowaniu się do udziału w Targach. 2. Kartę Zgłoszenia należy przesłać do dnia 21.03.2014 r. 3. Nadesłanie Karty Zgłoszenia nie jest równoznaczne z przyjęciem osoby zgłaszającej do uczestnictwa w Targach. 4. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia do udziału w Targach jeżeli działalność firmy zgłaszającego nie jest zbieżna z tematyką Targów. 5. Organizator w terminie do dnia 31.03.2014 r. powiadomi wybranych Wystawców w formie telefonicznej, pisemnej lub elektronicznej o zakwalifikowaniu się do udziału w Targach oraz prześle druk Umowy. 6. Wystawca zobowiązany jest do podpisania Umowy i jej odesłania w 2 egzemplarzach w wersji papierowej do dnia 7.04.2014 r. (liczy się data wpływu do urzędu) na adres: Urząd Miasta Racibórz ul. Stefana Batorego 6, 47-400 Racibórz z dopiskiem Targi OZE oraz wniesienia opłaty o której mowa w 7 ust.1 7. Organizator zastrzega sobie prawo do przydziału Stoiska i jego położenia wg własnego uznania. 8. Stoisko przeznaczone jest wyłącznie dla Wystawcy, który zawarł umowę z Organizatorem Targów. 4 Stoisko 1. Wystawca ma obowiązek prowadzić Stoisko w godzinach wyznaczonych w Regulaminie bez możliwości opuszczenia Stoiska przed ustaloną w Regulaminie godziną. 2. O formie ekspozycji decyduje Wystawca (zabrania się ingerencji w Stoisko, takiej która spowoduje dewastacje lub trwałe uszkodzenie stoiska). 3. Prezentacja Wystawcy podczas Targów winna ograniczać się do tematyki targów i być zgodna z podaną w Karcie Zgłoszenia i zatwierdzoną przez Organizatora. 4. Wystawca jest zobowiązany do przygotowania Stoiska w dniu 13 czerwca 2014r. do godziny 9:00. Jeżeli Wystawca nie stawi się i nie przygotuje Stoiska do godziny 9:00 Organizator zastrzega sobie prawo zagospodarowania Stoiska oraz obciążenia wystawcy kosztami zgodnie z 10 ust. 2 pkt 2 Regulaminu. 5. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania na terenach targowych wszelkich przepisów handlowych, sanitarnych, bhp i p. poż., oraz poleceń obsługi. 6. Za nadzór i ochronę Stoiska w godzinach otwarcia imprezy odpowiedzialny jest Wystawca. 7. Targi będą ogólnie dostępne w dniach 13 i 14 czerwca 2014r., w godzinach 10:00-18:00. 8. Każdy Wystawca otrzyma na czas trwania Targów kartę identyfikacyjną z numerem Stoiska. 5 Powierzchnia wystawiennicza 1 Powierzchnię wystawienniczą przydziela Organizator w toku indywidualnych ustaleń z zainteresowanym Wystawcą. 2 Organizator na zgłoszenie Wystawcy (w oparciu o Kartę Zgłoszeniową) wykona
przyłącze elektryczne. 3 Wystawca korzystający z powierzchni wystawienniczej zobligowany jest do przestrzegania przepisów Regulaminu. 4 Organizator Targów zapewnia dozór na terenie powierzchni wystawienniczej od godz. 18.00 dnia 13.06.2014 r. do godz. 8.00 dnia 14.06.2014 r. 5 Organizator nie odpowiada z rzeczy pozostawione przez Wystawcę na terenie targów. 6 Działania reklamowe 1. Każdy Wystawca ma prawo skorzystać z oferowanych przez organizatora działań reklamowych: 1) reklama w Katalogu Firm wydany zostanie w formacie A4, w liczbie 1000 egzemplarzy, zawierać będzie treści w j. polskim, czeskim, angielskim i niemieckim, rozpowszechniany podczas Targów, 2) reklama na telebimie na telebimie umieszczonym w Arenie Rafako, gdzie w cyklach będą emitowane 20 sekundowe spoty reklamowe prezentujące m.in. podmioty uczestniczące w targach. 2. Wystawca korzystający z działań reklamowych zobowiązany jest do uiszczenia stosownej opłaty zgodnie z 7 ust. 1 pkt 2. 3. Każdy Wystawca ma prawo do reklamowania swoich produktów lub usług na swoim stoisku pod warunkiem, że nie zakłóca zwykłego toku pracy innych Wystawców. 7 Opłaty 1. Warunkiem udziału w Targach zakwalifikowanych Wystawców jest: 1) podpisanie i odesłanie w terminie umowy, 2) w przypadku korzystanie z działań reklamowych bądź korzystanie z energii elektrycznej w przypadku powierzchni wystawienniczej uiszczenia stosownej opłaty zgodnie z kartą zgłoszenia tj: Reklama w katalogu firm 100,00 zł brutto, Reklama na telebimie 50,00 zł brutto, przyłącze 230 V do 3 kw 500,00 zł brutto, przyłącze 380 V do 6 kw 700,00 zł brutto. Zapotrzebowanie na wyższą moc do uzgodnienia z organizatorem. 2. Opłatę należy uiścić do dnia 7.04.2014r. (liczy się data wpływu na konto Organizatora) na konto nr: PL 61 1050 1070 1000 0024 0540 5305 podając w tytule przelewu Targi OZE. 3. Organizator wystawi fakturę VAT tytułem dokonanej wpłaty. 4. W przypadku rezygnacji z udziału w Targach opłata nie jest zwracana. 8 Przekazanie i odbiór stoisk 1. Przekazanie Stoiska Wystawcy nastąpi w dniu 12.06.2013 w godz. 18.00-20.00 lub 13.06.2012 r. w godz. od 7:30 do 9:00. 2. Odbiór Stoiska od Wystawcy nastąpi w dniu 14.06.2014 r. od godz. 18:00.
3. Przejęcie Stoiska przez Wystawcę oraz odbiór stoiska przez Organizatora nastąpi wyłącznie na podstawie podpisania protokołu odbioru stoiska. 4. Wystawca przekazuje stoisko Organizatorowi w takim stanie, w jakim go odebrał. Stoisko musi być sprzątnięte i oczyszczone z ekspozycji umieszczonych przez Wystawcę. 9 Obowiązki i prawa Wystawców 1. Wystawca Targów ma obowiązek posiadać przy sobie identyfikator wydany przez Organizatora. 2. Wystawca ma obowiązek utrzymania porządku wewnątrz i na zewnątrz stoiska. 3. Nie dopuszcza się ustawienia Stoisk własnych Wystawców bez zgody Organizatora. 4. Na Targach obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu i innych używek oraz spożywania alkoholu. 5. Wystawca zobowiązuje się pokryć koszty ewentualnych napraw uszkodzeń lub braków, powstałych w wyniku nieprawidłowego użytkowania Stoisk w trakcie trwania umowy - od momentu przyjęcia Stoiska, aż do zdania go Organizatorowi. 10 Kary umowne 1. Organizator zastrzega sobie prawo do naliczania Wystawcom kar umownych 1) w wysokości 500 zł brutto za każde z poniższych naruszeń: a) opuszczenie Stoiska w czasie trwania targów tj. 13-14.06.2014 r. b) naruszanie postanowień niniejszego Regulaminu. 2) w wysokości 1000 zł brutto w przypadku nieobecności w dniu Targów. Uprawnia to Organizatora do wynajęcia Stoiska innemu Uczestnikowi. 2. Organizator zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego za powstałe szkody, jeśli ich wysokość przekroczy wartość kar umownych. 11 Ubezpieczenie 1. Wystawca ubezpiecza swoją działalność na Targach na własny koszt i ryzyko. 2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia powstałe na osobie lub mieniu Wystawcy przed, po i w trakcie Targów. 3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody i straty spowodowane kradzieżą, ogniem, wichurą, deszczem, eksplozją, uderzeniem pioruna i innymi przyczynami losowymi. 12 Postanowienia końcowe 1. W przypadku nie stosowania się Wystawcy do ustaleń Regulaminu, Organizator może rozwiązać Umowę i naliczyć karę umowną. 2. Egzekwowanie Regulaminu powierza się Organizatorowi, który wykonywał będzie swoje uprawnienia przy udziale Policji i Straży Miejskiej. 3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian godzin przejmowania Stoisk, zmian godzin otwarcia Targów.
4. Wszystkie odstępstwa od Regulaminu muszą być uzgodnione z Organizatorem i otrzymać jego pisemną zgodę. 5. Wszystkie spory, mogące wyniknąć z braku porozumienia rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Organizatora według przepisów prawa polskiego. Przyjmuję do wiadomości i stosowania (podpisuje Wystawca - osoba odpowiedzialna za podpisanie Karty Zgłoszenia) Data...... Czytelny podpis Wystawcy