POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej PS-II.431.3.5.2016.MS P R O T O K Ó Ł z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Zarządzie Miejsko-Gminnym Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej w Pelplinie dotycząca sposobu i warunków dystrybucji pomocy żywnościowej przekazywanej osobom najbardziej potrzebującym przez Lokalną Organizację Partnerską w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 Podprogram 2016 Kontrola przeprowadzona na prośbę Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (pełniącym funkcję Instytucji Zarządzającej Programem) w związku z wnioskiem o udzielenie informacji publicznej dotyczącej prawidłowości działań Zarządu Miejsko - Gminnego PKPS w Pelplinie jako Lokalnej Organizacji Partnerskiej, zajmującej się dystrybucją żywności bezpośrednio do beneficjentów lokalnych.
2 I. Zasady i warunki organizacji kontroli Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r. poz. 525 z późn. zm), art. 126 ustawy z dnia 24 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 930 z późn. zm.) i Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.) przeprowadzona została kontrola doraźna w Zarządzie Miejsko - Gminnym Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej w Pelplinie dotycząca sposobu i warunków dystrybucji pomocy żywnościowej przekazywanej osobom najbardziej potrzebującym przez Lokalną Organizację Partnerską w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 (PO PŻ). Kontrolę przeprowadzono w dotychczasowej siedzibie tej Organizacji Pelplin, Plac Grunwaldzki 8A oraz nowej przydzielonej Oddziałowi PKPS przez Burmistrza Pelplina w ostatnich dniach września br., mieszczącej się w Pelplinie przy ul. Mickiewicza 23. Celem kontroli była ocena działań Zarządu Miejsko - Gminnego Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej w Pelplinie jako lokalnego dystrybutora żywności zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej (Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014 2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2016. Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie: - sposobu i rodzaju prowadzonej dokumentacji dotyczącej realizacji Programu na poziomie lokalnym, - form świadczonej pomocy żywnościowej i sposobu jej dystrybuowania, w tym współpraca Organizacji w tym zakresie z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Pelplinie. - stanu bazy magazynowej i technicznej będącej w dysponowaniu Oddziału PKPS w Pelpinie, w tym spełnienie minimalnych standardów w obszarze administrowania i magazynowania określonych w Wytycznych Instytucji Zarządzającej. Stwierdzenie zasadności (lub braku zasadności) zastrzeżeń co do warunków dystrybucji zgłoszonych do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
3 Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 930 z późn. zm.), ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), Program Operacyjny Pomoc Żywnościowa 2014 2020, Wytyczne Instytucji Zarządzającej (MRPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014 2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2016. Kontrolę przeprowadziły w dniu 10 października 2016 r.: - Małgorzata Szady starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 276/2016 (PS-II.0030.49.2016.MS) z dnia 4 października 2016 r., - Agnieszka Depka - starszy specjalista w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 277/2016 (PS-II.0030.49.2016.MS) z dnia 4 października 2016 r., W toku kontroli wyjaśnień udzielała: - Daniela Langowska Członek Zarządu Miejsko - Gminnego Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej w Pelplinie, Organizatorka Usług Opiekuńczych w Oddziale PKPS Pelplin, prowadząca (jako wolontariusz) dystrybucję żywności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 w Mieście i Gminie Pelplin. II. Ustalenia kontrolne: Zarząd Miejsko-Gminny PKPS w Pelplinie rozpoczął, jako Organizacja Partnerska Lokalna (OPL), dystrybucję żywności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020, Podprogram 2016 w dniu 22.09. 2016 r. Działania te były poprzedzone przekazaniem przez Pomorski Zarząd Wojewódzki PKPS pełniącego rolę
4 Organizacji Partnerskiej Regionalnej (OPR) pisemnych Wytycznych dotyczących realizacji Programu (obie jednostki są w strukturze PKPS, dlatego zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej nie zachodziła potrzeba podpisywania umowy). Wytyczne przekazane przez OPR wraz z Zobowiązaniem Zarządu Miejsko Gminnego PKPS w Pelplinie do przestrzegania zasad dystrybucji żywności i wszelkich działań podejmowanych w ramach Programu stanowią materiał dowodowy kontroli (Załącznik Nr 1). Ramy organizacyjne realizacji Programu na terenie Miasta i Gminy Pelplin zostały określone w dokumencie pn. Opis warunków i sposobu dystrybucji żywności w 2016 r., PO PŻ 2014 2020 (FEAD), który zawiera podstawowe dane dotyczące miejsca dystrybucji (adres, kontakt telefoniczny, powierzchnia lokalu, osoby prowadzące dystrybucję), jak i informację o wsparciu logistycznym tych działań przez MOPS Pelplin (zabezpieczenie transportu z magazynu centralnego). Dokument ten jako Załącznik Nr 2 stanowi materiał dowodowy kontroli. W trakcie kontroli ustalono że Zarząd Miejsko Gminny PKPS w Pelplinie prowadzi niezbędną, określoną w Wytycznych Instytucji Zarządzającej (IZ) dokumentację, tj.: dokumentacja potwierdzająca kwalifikowalność osób otrzymujących pomoc żywnościową: - skierowania do otrzymania pomocy żywnościowej w ramach Programu wystawiane przez Ośrodek Pomocy Społecznej (zgodnie z załącznikiem Nr 5, część A do Wytycznych IZ), - listy osób zakwalifikowanych do otrzymania pomocy żywnościowej w ramach Programu (zgodnie z załącznikiem Nr 1 do Wytycznych IZ), dokumentacja dotycząca wydawania artykułów spożywczych (zgodnie z załącznikiem Nr 2 do Wytycznych IZ), zbiorcza dokumentacja magazynowa (zgodnie z załącznikiem Nr 4 do Wytycznych IZ). W realizacji Programu Zarząd Miejsko Gminny PKPS w Pelplinie ściśle współpracuje z MOPS Pelplin. Ośrodek Pomocy społecznej jest informowany przez Lokalną Organizację Partnerską o terminie wydawanej żywności. MOPS na bieżąco wydaje skierowania do otrzymania pomocy żywnościowej i udziela beneficjentom wyjaśnień odnośnie możliwości uzyskania takiego wsparcia. Potwierdzeniem dobrej współpracy Oddziału PKPS w Pelplinie z Ośrodkiem Pomocy społecznej jest pismo, które w tej sprawie przekazał MOPS Pelplin, które stanowi materiał dowodowy kontroli (Załącznik Nr 3).
5 W budynku, w którym odbywa się dystrybucja żywności zamieszczone są (w miejscu ogólnie dostępnym) informacje dotyczące realizacji Programu, w szczególności dotyczące finansowania dystrybucji żywności ze środków Europejskiego Funduszu Pomocy Osobom Najbardziej Potrzebującym, kryteriów kwalifikowania do pomocy żywnościowej, zasad przekazywania żywności oraz możliwości składania skarg. Artykuły spożywcze wydawane są przez Lokalną Organizację Partnerską codziennie od 8.00 do 12.00 w zależności od potrzeb i ilości zgłoszonych osób do wsparcia oraz otrzymanej (dostępnej) puli art. spożywczych. Pomoc żywnościowa realizowana jest wyłącznie przez wydawanie osobom potrzebującym paczek żywnościowych. Każda paczka składa się przynajmniej z 3 rodzajów produktów (w zależności o asortymentu artykułów żywnościowych otrzymywanych poprzez Organizację Partnerską Regionalną) w ilości zależnej od liczy osób w rodzinie. Od momentu rozpoczęcia realizacji Programu, czyli od 22 września 2016 r. do końca września br. Oddział PKPS w Pelplinie jako Lokalna Organizacja Partnerska wydała ponad 5 ton żywności 730 osobom (faktyczna liczba osób objętych wsparciem jest jednak większa, gdyż każda z tych 730 osób pobrała żywność dla swych rodzin, często dość licznych) w załączeniu zestawienie przychodów i rozchodów żywności objętej Programem FEAD 2016 za miesiąc wrzesień stanowiące materiał dowodowy przedmiotowej kontroli (Załącznik Nr 4). Organizacją dystrybucji zajmuję się w ramach wolontariatu Pani Daniela Langowska wspomagana jeszcze dwoma wolontariuszami ( w razie potrzeby np. przy rozładunku dostarczonej partii żywności mobilizowane są jeszcze dodatkowe osoby wolontariusze). Pani Daniela Langowska zajmuje się dystrybucją żywności od bardzo wielu lat (obsługiwała m.in. program PEAD). Prowadzi tą działalność z dużym zaangażowaniem i szacunkiem do osób potrzebujących i z tego tytułu ona jak i jej współpracownicy są cenieni w środowisku lokalnym świadczy o tym treść pisma, które osoby korzystające z pomocy w ramach Programu podpisały i przesłały do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Potwierdzona kserokopia tego pisma stanowi materiał dowodowy kontroli (Załącznik Nr 5). Baza magazynowo-techniczna służąca realizacji Projektu: Bazę lokalową będącą w dyspozycji Oddziału PKPS w Pelplinie i służąca do tej pory realizacji Programu stanowił stary, parterowy budynek umiejscowiony w Pelplinie przy Placu Grunwaldzkim 8A. W budynku tym znajdują się 3 pomieszczenia (magazynowe i pomieszczenie administracyjne wyposażone w telefon stacjonarny z fax-em) o łącznej
6 powierzchni 29 m². Pomieszczenia te choć mocno wyeksploatowane, są jednak czyste i suche, spełniające warunki do przechowywania żywności. Odbywający się w tych warunkach proces dystrybucji żywności zdaniem kontrolujących nie narażał odbiorców pomocy na stygmatyzację i dyskryminację. Osoby zakwalifikowane do pomocy były bowiem szybko i sprawnie informowane o możliwości skorzystania ze wsparcia m.in. dzięki współpracy w tym zakresie z OPS i sołtysami okolicznych wiosek. Wydawanie żywności odbywało się w budynku OPL ( w korytarzu pomiędzy pomieszczeniem biurowym i magazynowym). W sytuacji zwiększonej liczby osób zakwalifikowanych do pomocy dystrybucja paczek przeprowadzana była też w pomieszczeniu administracyjnym. Ponadto dotychczasowa siedziba OPL zlokalizowana była na uboczu i dzięki temu, jak twierdzi przedstawiciel OPL, osoby czekające przed budynkiem nie czuły z tego powodu dyskryminowane i stygmatyzowane. Mimo to, Burmistrz Pelplina doceniając wagę i rozmiar pomocy żywnościowej jakiej udziela mieszkańcom Miasta i Gminy Pelplin tutejszy Oddział PKPS postanowił poprawić warunki lokalowe Organizacji przydzielając jej nowe pomieszczenia, usytuowane w budynku miasta (wcześniej funkcjonowała tutaj Sekcja Świadczeń MOPS Pelplin) - przy ulicy Mickiewicza 23. Lokal ten został udostępniony Oddziałowi na zasadzie bezpłatnego użyczenia (Organizacja będzie musiała tylko ponosić koszty mediów). Kontrolerzy zapoznali się z nową siedzibą Organizacji i przyszłym miejscem dystrybucji żywności. Standard tego lokalu jest dużo wyższy od dotychczasowego. W skład nowej siedziby OPL wchodzą 3 duże, przestronne pomieszczenia (o łącznej powierzchni przekraczającej 50 m² ) wraz z węzłem sanitarnym. W jednym z tych pomieszczeń funkcjonować będzie biuro, w następnym magazyn, a kolejne przeznaczone zostanie na poczekalnię (wyposażoną w krzesła). Cały lokal został już odmalowany przez Organizację, wkrótce nastąpi jego odbiór przez służby sanitarne (lokalny Sanepid). Według wyjaśnień przedstawiciela kontrolowanego Podmiotu kolejna dostawa żywności realizowana będzie już w nowej lokalizacji. W tej sytuacji zastrzeżenia dotyczące złych warunków dystrybucji żywności (w tym kwestia narażania odbiorców na stygmatyzację) prowadzonej przez Oddział PKPS w Pelplinie w ramach Programu Operacyjnego zgłoszone do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydają się niezasadne.
7 Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: 1. Sposób realizacji Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 przez Zarząd Miejsko-Gminny PKPS w Pelplinie jako Organizacji Partnerskiej Lokalnej (OPL) jest zgodny z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej (MRPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014 2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2016. 2. Zastrzeżenia zawarte we wniosku o udzielenie informacji publicznej przesłanym do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczących złych warunków dystrybucji żywności prowadzonej przez Oddział PKPS w Pelplinie (w tym kwestia braku poszanowania godności dla odbiorców pomocy i narażanie ich na stygmatyzację) nie potwierdziły się (szczególnie w sytuacji diametralnej zmiany warunków lokalowych, które nastąpiły w ostatnim czasie). Biorąc pod uwagę powyższe wnioski uznaje się końcowy wynik kontroli za pozytywny. * * * Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki. Osobie reprezentującej kontrolowaną jednostkę zgodnie z 16 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo zgłoszenia do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku u w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co do zawartych w nim ustaleń. Gdańsk, dnia 13 października 2016 r. Jednostka kontrolowana: Prezes Zarządu Miejsko-Gminnego PKPS w Pelplinie /-/ Teresa Czarnecka ORGANIZATOR usług domowych /-/ Daniela Langowska Kontrolujący: Starszy Inspektor Wojewódzki /-/ Małgorzata Szady Starszy Specjalista /-/ Agnieszka Depka