Oprogramowanie do analizy i rozliczania czasu pracy na podstawie danych z tachografów SuperTacho OPIS FUNKCJI
1. Opis ogólny Mamy przyjemność zaprezentować Państwu nowy, intuicyjny i szybki program do ewidencji i rozliczania czasu pracy kierowców. Początkowo oprogramowanie zostało stworzone na zlecenie zaprzyjaźnionych biur rozliczeniowych, dla których istotne były funkcjonalności, których nie można znaleźć w innych produktach dostępnych na rynku. Po fazie testów, biorąc pod uwagę pozytywne opinie i rozwojowe uwagi profesjonalistów, dostosowaliśmy program do potrzeb klientów indywidualnych. Od pierwszych miesięcy funkcjonowania programu (2014 rok) do dnia dzisiejszego rozwinęliśmy wiele funkcji i obecnie oferujemy Państwu profesjonalne narzędzie w bardzo przejrzystej i intuicyjnej formie. Wszelkie uwagi dotyczące programu i jego działania zostaną przez nasz zespół poddane wnikliwej analizie. Zapraszamy do zgłaszania potrzeb kolejnych funkcjonalności, ciekawe pomysły z pewnością zostaną wdrożone tworzymy ten program dla Państwa wygody. Struktura programu Program SuperTacho zbudowany jest z modułów funkcjonalnych, które można uruchamiać na osobnych stanowiskach w ramach tej samej licencji. Projekt systemu przewiduje realizowanie całej ścieżki praktycznej od odczytu/pobrania danych z karty kierowcy (informacji o rzeczywistych aktywnościach) poprzez sprawdzenie poprawności tych odczytów, prawidłowej obsługi tachografu i rejestracji zdarzeń, poprzez analizę naruszeń i wykonanie odpowiednich pouczeń i oświadczeń na potrzeby późniejszej kontroli ITD. Po analizie związanej z wymogami Inspekcji Transportu Drogowego, rozpoczyna się etap rozliczania należności finansowych. Przeliczenie kosztów podróży służbowych (delegacji) w postaci diet i ryczałtów noclegowych a następnie przeliczenie należności z Ewidencji Czasu Pracy - godziny nadliczbowe, praca w porze nocnej i dyżury (przerwy i dyspozycje kierowcy w czasie okresu pracy).
Program umożliwia rozliczanie składników o charakterze ryczałtowym i wykazuje niedopłaty, które należy uzupełnić, jeśli się pojawią. Wszystkie dokumenty drukowane są zgodnie z wymogami służb kontrolnych i jednocześnie maksymalnie uproszczone, aby dalsze działania działu płac (w firmie czy zewnętrznym biurze rachunkowym) były maksymalnie proste i standardowe. Wykazane kwoty wynagrodzenia brutto wystarczy wprowadzić na listę płac, odpowiednio składować i nie trzeba już po raz kolejny wnikać w "tachografy". Wynagrodzenie kierowcy wykazane przez system SuperTacho traktujemy jak wynagrodzenie każdego innego pracownika "stacjonarnego", bo przecież to niczym się nie różni. Ewidencja czasu pracy Obowiązek wykonywania ewidencji czasu pracy kierowcy spoczywa na przedsiębiorcy, który realizuje przewóz (czyli posiada licencję lub zezwolenie na transport na potrzeby własne). Nawet jeśli kierowca współpracuje z firmą transportową na zasadzie działalności gospodarczej (jest kierowcą-przedsiębiorcą), to za jego czas pracy i naruszenia odpowiada PRZEWOŹNIK, który organizuje ten transport. Ewidencja czasu pracy kierowcy to szerokie pojęcie, ale głównie jest to dokument potwierdzający wymiar pracy kierowcy w poszczególnych dniach miesiąca. Na podstawie ewidencji czasu pracy dokonuje się naliczania wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych i dodatków za dyżur.
Program SuperTacho oprócz ewidencji godzinowej rozlicza kwoty wynagrodzeń brutto za nadgodziny, pracę w porze nocnej i dyżury. Dokonuje automatycznych rekompensat czasem wolnym i odpowiednio dopasowuje wymiar czasu pracy w systemie równoważnym. Gotowe wydruki z kwotami brutto do wypłaty można przekazać do księgowości lub biura rachunkowego. Program ma wbudowane mechanizmy rozliczania składników o charakterze ryczałtowym (nadgodziny, nocne, dyżury) oraz gotowe wydruki rozliczenia tych składników i wykazania ewentualnych dopłat po wskazanym okresie rozliczeniowym. Rozliczanie płacy minimalnej UE (Niemcy, Norwegia, Francja) Wraz z pojawiającymi się nowymi wymogami natychmiast dopasowujemy nasz system do potrzeb dokumentacji związanych z rozliczaniem unijnych płac. Korzystamy zawsze z wiarygodnych wytycznych i tworzymy takie algorytmy aby rozliczenia były optymalne. Gotowe wydruki w obcych językach wraz z ewidencją wjazdów i wyjazdów z danego kraju i wykazem dokładnych godzin pracy są kompletną dokumentacją wymaganą podczas ewentualnych kontroli. W celu zapoznania się ze szczegółami i praktycznymi poradami w sprawie zgłaszania kierowców i zasad rozliczania płac minimalnych w UE prosimy o kontakt z naszymi specjalistami. Jak dotąd nasi Klienci dzięki odpowiednim procedurom unikali kontroli.
Delegacje - rozliczanie podróży służbowych Rozliczanie wyjazdów na podstawie danych z tachografu z szybkim i intuicyjnym mechanizmem wprowadzania przekroczeń granic oraz automatycznym generowaniem ryczałtów noclegowych. W ustawieniach programu można dowolnie parametryzować wysokość diet i ryczałtów oraz skorzystać z kilku opcji automatycznego generowania ryczałtów noclegowych. Dla użytkownika dostępna jest opcja graficznego ustawiania znaczników wyjazdowych i granic lub tabelaryczny sposób wprowadzania każdej pozycji ręcznie.
Naruszenia - kontrola czasu pracy Oczywistą funkcją dostępną w aplikacji jest moduł kontroli naruszeń czasu pracy wg przepisów unijnych, a dokładniej wg Rozporządzenia 561/2006 i Umowy AETR oraz Ustawy o Czasie Pracy Kierowców. Kontrola wszystkich zasad i czytelne komunikaty pozwala nawet początkującemu użytkownikowi łatwo zdiagnozować problem i odpowiednio pouczyć kierowcę. Wydruki związane z naruszeniami są uzupełnione o formalne pouczenia dla kierowcy, co spełnia wymogi dowodów w sprawie prawidłowej organizacji i nadzoru nad kierowcami. Oprócz wydruków kontrolnych, są też przydatne formularze wyjazdowe, listy kontrolne - ogólnie przydatne dokumenty w codziennej pracy z kierowcami.
Wykresy tygodniowe, miesięczne i roczne pozwalają w łatwy sposób analizować każdą sytuację i planować trasy z wyprzedzeniem uwzględniając wymagane odpoczynki tygodniowe i rekompensaty. W programie istnieje również prosta opcja generowania zaświadczeń o nieprowadzeniu pojazdu w sytuacjach, gdy kierowca nie uzupełni odpowiednio zapisów na tachografie.
Zaświadczenia drukowane są w jęz. polskim lub w tłumaczeniu na angielski, francuski i niemiecki. Automatyczne wyszukiwanie wymagalnych zaświadczeń znacząco przyspiesza pracę i pozwala uniknąć kar za okazywanie do kontroli niepełnych okresów aktywności kierowcy. Terminarz - kontrola i przypominanie Kolejnym praktycznym elementem programu SuperTacho jest terminarz, który automatycznie ustawia alerty przypominające o zbliżających się wymaganych odczytach kart i pojazdów czy legalizacji tachografów. Terminarz oprócz automatycznych terminów ustawianych na podstawie wczytywanych danych z tachografów ma możliwość dodawania własnych, indywidualnych zdarzeń - wg potrzeb użytkownika.
Ustawienia programu Znając praktyczne reguły funkcjonowania firm transportowych udostępniliśmy cały moduł ustawień parametrów rozliczania i analizy danych. Można dzięki temu dopasować sposób działania programu do własnych potrzeb i różnych interpretacji przepisowych. Ustawienia są opisane i intuicyjne - zatem nie powinny sprawiać problemów nawet niedoświadczonym użytkownikom. Dla wygody i komfortu Klienta zawsze oferujemy usługę wdrożenia i szczegółowego wyjaśnienia opcji i możliwości optymalizacji ustawień, co zawsze wiąże się również z potrzebą przygotowania odpowiednich zapisów do dokumentów firmowych (umów o pracę, regulaminów). Zawsze możecie Państwo skorzystać z naszych usług szkoleniowo-doradczych. Wersje programu i licencjonowanie Program SuperTacho zbudowany jest modułowo, a zatem istnieje możliwość konfiguracji posiadanej licencji i funkcji w zależności od potrzeb. Moduł podstawowy - wczytywania danych, analizy naruszeń i delegacji - taki zestaw wystarcza dla obsługi kierowców na umowach cywilnoprawnych (działalność, zlecenie). Ten moduł jest podstawowym elementem systemu i jest niezbędny do prawidłowego działania całego programu.
Osobny moduł Rozliczania Ewidencji czasu pracy i należności z tytułu płacy UE - jest uzupełnieniem modułu podstawowego i spełnia wymogi przepisowe dla firm, gdzie kierowcy są zatrudnieni na umowie o pracę. Licencje wielostanowiskowe - powyższe moduły funkcjonalne można wg potrzeb mnożyć dodatkowo na wiele stanowisk - tak aby równocześnie mogły pracować na tych samych funkcjach różne osoby. Opcja wielostanowiskowa realizowana jest dzięki odpowiedniemu zabezpieczeniu licencji kluczem HASP USB, w którym można ustawić liczbę dostępnych (zakupionych) stanowisk każdego z modułów funkcjonalnych.