Regulamin Jarmarku Bożonarodzeniowego 2016 Organizator: Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie Miejsce Jarmarku Bożonarodzeniowego: Zamek Książąt Pomorskich w Szczecinie Cel: Głównym celem Jarmarku jest wykreowanie świątecznej atmosfery, jak również stworzenie możliwości wystawienniczo - handlowych w atrakcyjnym miejscu oraz pięknej scenerii dla wytwórców regionalnych wyrobów artystycznych i użytkowych, przedmiotów sztuki, kuchni regionalnej, produktów spożywczych oraz lokalnych organizacji lub przedsiębiorstw związanych blisko z regionem. Warunki udziału: 1. W Jarmarku w charakterze Wystawcy mogą brać udział osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki nieposiadające osobowości prawnej w tym przedsiębiorcy oraz stowarzyszenia. 2. Warunkiem udziału jest zgłoszenie chęci uczestnictwa w Jarmarku Bożonarodzeniowym w terminie do dnia 31.10.2016r., oraz pisemne zaakceptowanie przez Organizatora asortymentu wystawcy, potwierdzenie zapoznania się oraz bezwzględne przestrzeganie regulaminu, wniesienie stosownej opłaty za stoisko do dnia 30.11.2016r. Zgłoszenia należy dokonać poprzez formularz zgłoszenia drogą e-mailową lub osobiście w Centrum Informacji Kulturalnej i Turystycznej na Zamku. Wszelkie dodatkowe czynności (w szczególności związane z procedurą odwoławczą i rezygnacją) wymagają formy pisemnej. 3. Zgłaszający deklaruje listę produktów, na podstawie której zaszeregowuje się go do grupy Wystawców. Deklaracja zgłoszenia musi obejmować co najmniej jedną z wymienionych w punkcie 14 kategorię produktów przeznaczonych do prezentacji, degustacji, sprzedaży, oferty gastronomicznej. Zabronione jest przedstawianie na stoisku w jakimkolwiek celu produktów innych niż zgłoszone, o ile nie będą one należały do kategorii wymienionej w punkcie 14. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia grupy produktów z oferty Wystawcy. Organizator ma prawo zmienić grupę zaszeregowania na inną niż wybrał sobie wystawca. 4. Od decyzji Organizatora można odwołać się w ciągu 7 dni od otrzymania potwierdzenia wraz z przyporządkowaniem do innej kategorii Wystawiających. Ponowna decyzja Organizatora jest ostateczna. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zgody na udział w Jarmarku bez podawania przyczyn. 5. Potwierdzenie uczestnictwa wraz z nadanym numerem potwierdzenia w Jarmarku, przekazane przez Organizatora w formie pisemnej lub mailowej zobowiązuje wystawiającego do wniesienia opłaty za stoisko w wysokości podanej przez Organizatora do dnia 30.11.2016r. w Restauracji Zamkowej, Duży dziedziniec Zamku Książąt Pomorskich, wejście A, parter, w godz. 9.00-17.00 lub na rachunek bankowy 08 1090 2590 0000 0001 3124 4054. 6. Rezygnacja Wystawiającego z udziału w Jarmarku możliwa jest w formie pisemnej do dnia 30.11.2016r. Po tym terminie rezygnacja nie skutkuje zwrotem wniesionej opłaty. 1
Zasady wystawiania: 1. Wystawiający nie może bez zgody Organizatora odstąpić lub udostępnić całego lub części stoiska innym wystawiającym. Możliwe jest jednak grupowe zgłoszenie udziału w Jarmarku poprzez wspólne wynajęcie jednego stoiska. O szczegółach decyduje Organizator. 2. Wymiary stoiska wynoszą ok. 2 2 m. W wyjątkowych sytuacjach organizatorzy mogą przydzielić stoisko o innych wymiarach. 3. Opłata obejmuje wynajęcie powierzchni wraz ze stołem oraz 2 krzesłami, koszty funkcjonowania i promocji imprezy oraz sprzątanie otoczenia stoiska. 4. Wystawiający w zgłoszeniu przedstawia również szczegółowe zapotrzebowanie na energię elektryczną. Nie zgłoszenie zapotrzebowania na energię a korzystanie z niej skutkuje karą pieniężną uzależnioną od pobieranej mocy. 5. O ile Wystawiający ma zamiar korzystać z własnego wyposażenia dodatkowego ma obowiązek przedstawić wykaz tego wyposażenia. 6. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wyznaczania konkretnych miejsc określonym wystawcom, zgodnie z koncepcją organizacyjną i warunkami technicznymi Jarmarku. 7. Bezwzględnym wymogiem stawianym przez organizatora jest estetyczny wygląd stoiska. Wystawiający aranżują stoiska zgodnie z własną koncepcją i na własną odpowiedzialność i ryzyko. W przypadkach naruszeń zasad współżycia społecznego i bezpieczeństwa innych osób, Wystawiający ma obowiązek, na żądanie Organizatora, do usunięcia lub poprawy określonych elementów stoiska. 8. Organizator ma prawo zażądać od wystawcy zanim podejmie decyzje o jego uczestnictwie o przykładowe zdjęcie aranżacji własnego stoiska. 9. Wystawcy chętni do prowadzenia warsztatów podczas trwania Jarmarku, proszeni są o zgłoszenie tematu i propozycji zajęć. 10. Wystawiający zobowiązuje się do prowadzenia działalności przez cały okres i w godzinach trwania Jarmarku, czyli od 10 grudnia 2016r. od godziny 11.00 do 11 grudnia 2016 r. do godziny 22.00 11. Wystawiający nie może, bez zgody Organizatora, zająć większej powierzchni niż określona w zgłoszeniu. Zgoda i ewentualne warunki odpłatności pozostają do szczegółowego uzgodnienia z Organizatorem. 12. Wystawiający ma prawo reklamy i różnych form promocji swoich produktów w obrębie wynajętej powierzchni, o ile nie zakłóca ona toku działalności innych uczestników Jarmarku. 13. Możliwe jest również prowadzenie akcji reklamowych i promocyjnych w innych miejscach Jarmarku. Szczegóły, ewentualne odpłatności do uzgodnienia z Organizatorem. 14. Ze względu na wymagania PIH, US, PIP, SANEPIDU, BHP, P.POŻ. itp. Instytucji, Wystawcy są zobowiązani do posiadania aktualnych badań, zezwoleń, certyfikatów itp. 2
Przepisy organizacyjne: 1. Wystawiający ma obowiązek przygotowania stoiska najpóźniej do godziny 11.00 w dniu 10.12.2016r. 2. Wystawiający ma obowiązek zająć miejsce lub namiot o numerze przyporządkowanym wystawcy. Numer wraz z mapką sytuacyjną otrzymuje w dniu 10 grudnia 2016r od godziny 8.00 w biurze Centrum Informacji Kulturalnej i Turystycznej na Zamku. Nie ma możliwości zajęcia innego, niż wynika z przydziału miejsca. Organizator ma prawo nie wyrazić zgody na zamiany przydzielonych miejsc, gdy koliduje to z ogólną wizją i porządkiem. 3. Jarmark udostępniony jest dla Odwiedzających w dniu 10.12.2016 w godzinach 11.00-22.00, w dniu 11.12. 2016r w godzinach 11.00. 20.00. O ewentualnych zmianach godzin otwarcia ze względów organizacyjnych, Organizator będzie informować Wystawiających na bieżąco w trakcie trwania Jarmarku Wystawca nie ma prawa rozpocząć składania stoiska w dniu 11.12.2016r. wcześniej niż po godzinie 20.00. Nawet gdy wcześniej wysprzeda cały asortyment. 4. Dojazd samochodem do stoiska w celu za-i wyładunku możliwy będzie wyłącznie poza godzinami otwarcia dla zwiedzających. 5. Obowiązuje CAŁKOWITY ZAKAZ PARKOWANIA POJAZDÓW na terenie Zamku. 6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kradzież mienia wystawców oraz zniszczenia powstałe w wyniku przerw w dostawie prądu, aktów wandalizmu oraz innych przyczyn losowych, niezależnie od podejmowanych przez Organizatora działań mających na celu zapobieganie i minimalizację powyższych zagrożeń. 7. Usługi ochrony świadczone będą 24 h na dobę w czasie trwania Jarmarku. Personel ochrony zatrudniony jest w celu patrolowania i zapewnienia bezpieczeństwa i utrzymania porządku publicznego na terenie Jarmarku. 8. Zabronione są działania prowadzące do niszczenie elementów wyposażenia stoisk i wprowadzające zagrożenie bezpieczeństwa uczestników Jarmarku, szczególnie: - podłączania i użytkowania niesprawnych urządzeń elektrycznych; - wykonywania prac elektrycznych przez nieuprawnione osoby i bez zgody Organizatora; - pozostawiania bez dozoru działających urządzeń, które nie są przeznaczone do ciągłej eksploatacji, - używania urządzeń gazowych bez szczegółowego uzgodnienia z Organizatorem; -używania źródeł otwartego ognia bez szczegółowego uzgodnienia z Organizatorem; -wnoszenia, przechowywania, eksponowania materiałów niebezpiecznych; -stwarzania zagrożenia pożarowego; -blokowania dróg ewakuacyjnych; 9. Wystawiający ma obowiązek opuszczenia stoiska i zwrotu wyposażenia Organizatorom w dniu 11.12.2016. do godziny 22.00. 10. Wystawiający ponosi odpowiedzialność za uszkodzenia wyposażenia stoiska, powstałe w trakcie trwania Jarmarku z winy Wystawiającego. 3
11. Za rzeczy własne pozostawione przez Wystawiającego, Organizator nie ponosi odpowiedzialności i elementy te mogą zostać zagospodarowane przez Organizatora bez prawa roszczeń ze strony porzucającego mienie. 12. Wystawiający jest zobowiązany pozostawić teren stoiska uporządkowany i czysty. 13. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadku, gdyby Jarmark nie doszedł do skutku lub uległ skróceniu z przyczyn niezależnych od Organizatora. Nieprzestrzeganie powyższych ustaleń będzie skutkować karami finansowymi lub usunięciem z Jarmarku. I tak: Za każdorazowe naruszenie jakiegokolwiek postanowienia regulaminu 500,00 zł., w razie powtórnego naruszenia 1000,00 zł. Za nieprzestrzeganie godzin prowadzenia działalności na najmowanej powierzchni 500,00 zł za każdy dzień. 14. Kategorie wystawców: Kategoria I artyści rękodzielnicy, artyści ludowi, w tym pod kategorie: A) asortyment decoupage B) asortyment z filcu C) witraże D) dekoracje z drewna E) pamiątki i wydawnictwa ze Szczecina F) Biżuteria artystyczna G) Bombki i inne ozdoby bożonarodzeniowe H) lalki, maskotki, artykuły dziecięce I) Ceramika J) Siano, słoma K) Florystyka L) Inne Kategoria II pszczelarze Kategoria II wytwórcy produktów tradycyjnych i regionalnych z terenu województwa zachodniopomorskiego Kategoria II inni Wystawiający produkty wytwarzane na małą skalę Kategoria II- ryby Kategoria III piekarze i cukiernicy Kategoria III masarze, wędliniarze i wytwórcy serów Kategoria III browarnicy Kategoria III inni Wystawiający produkty wytwarzane na skalę komercyjną 4
15. Kryteria oceny formalnej i merytorycznej asortymentu na podstawie informacji z kart zgłoszeniowych oraz zdjęć asortymentu: Ocena formalna Ocena merytoryczna 1. Termin przyjmowania kart zgłoszeniowych jest ściśle określony innowacyjność (0 pkt lub 1 (od momentu pojawienia się na stronie internetowej Zamku tj. 04.10.2016r.do 31.10.2016r.). Zgłoszenia nadesłane poza wymienionym terminem nie będą rozpatrywane. (0 pkt lub 1 2. Zgłoszenia bez nadesłanych zdjęć asortymentu nie będą rozpatrywane niepowtarzalność (0 pkt lub 1 (0 pkt lub 1 3. Rozpatrywane będą tylko zgłoszenia wystawców posiadających własne regionalność (motywy regionalne) (0 pkt lub 1 oświetlenie ledowe (0 pkt lub 1 nie dotyczy wystawców w namiotach 4. Pod kartą zgłoszenia musi znajdować się własnoręczny, czytelny podpis. Niepodpisane estetyka stoiska, sposób wyeksponowania asortymentu (0 pkt lub 1 zgłoszenia nie będą rozpatrywane (0 pkt lub 1 5. - związek ze Świętami Bożego Narodzenia (0 pkt lub 1 6. - funkcjonalność (0 pkt lub 1 16. Formularze zgłoszeniowe będą rozpatrywane przez komisję powołaną przez Organizatora, na podstawie kryteriów o których mowa w punkcie 15 niniejszego regulaminu. 17. Indywidualna ocena zgłoszeń będzie zawarta w protokole, który jest jawny i będzie udostępniony osobom zainteresowanym na ich wniosek. 5