KAMSOFT S.A. 40-235 Katowice ul. 1-Maja 133 Tel. 032-2090705, Fax. 032-2090715 www.kamsoft.pl, biuro@kamsoft.pl ZASADY WDROŻENIA DO EKSPLOATACJI SYSTEMU INFORMATYCZNEGO KS-AOW'2014 ZALECENIA PRODUCENTA PRZED ZAINSTALOWANIEM OPROGRAMOWANIA PROSIMY O DOKŁADNE ZAPOZNANIE SIĘ Z ZALECANYMI ZASADAMI WDROŻENIA
1. WSTĘP W celu zapewnienia prawidłowej eksploatacji systemu informatycznego do wspomagania pracy aptek KS-AOW 2014, zwanego dalej Systemem, Producent zaleca, aby proces wdrożenia został przeprowadzony przez osobę posiadającą aktualny status Autoryzowanego Serwisanta. może nabyć System od Sprzedawcy, którym może być: Producent, Dowolna firma zajmująca się pośrednictwem w sprzedaży systemów informatycznych, Autoryzowany Serwisant, który sprawuje opiekę techniczną nad Nabywcą. Wdrożenia systemu może dokonać również lub osoba nie będąca Autoryzowanym Serwisantem Systemu, jednak w takim przypadku odpowiedzialność na prawidłowe funkcjonowanie Systemu spoczywa na Nabywcy. lub Autoryzowany Serwis (Autoryzowany Serwisant), albo upoważniona przez Nabywcę inna osoba, dokonująca wdrożenia Systemu, zwana jest w dalszej części dokumentu Instalatorem. 1.1. Zadania procesu wdrożeniowego 1. Poprawne wdrożenie Systemu, zapewniające jego niezakłóconą eksploatację wymaga wykonania szeregu zadań, z zachowaniem określonej kolejności realizowanych czynności. 2. W procesie wdrożenia systemu Instalator winien zrealizować, co najmniej, następujące procesy: Dostawa do Nabywcy Systemu pobranego droga elektroniczną z serwisu FTP Producenta. Instalacja i uruchomienie Systemu na sprzęcie komputerowym Nabywcy. Szkolenie bezpośrednich Użytkowników w zakresie obsługi Systemu. Przeprowadzenie testów kwalifikacyjnych znajomości obsługi Systemu. Rozruch i start produktywny Systemu. Nadzór autorski nad eksploatacją Systemu. Przekazanie Systemu do eksploatacji. 3. Niniejsza dokumentacja nie uwzględnia procesu zakupu, dostawy i instalacji sprzętu komputerowego, niezbędnego do prawidłowej pracy Systemu, nie obejmuje dostawy środowiska sieci lokalnej oraz sprzętu komputerowego i fiskalnego niezbędnego do zainstalowania Systemu i jego eksploatacji. 4. Niniejsza dokumentacja nie obejmuje serwisu technicznego sieci lokalnej oraz sprzętu komputerowego i fiskalnego, niezbędnego do prawidłowej eksploatacji Systemu. Serwis techniczny sieci lokalnej i sprzętu komputerowego może być przedmiotem odrębnej umowy z Autoryzowanym Serwisem. 2. PRZYGOTOWANIE DO INSTALACJI 2.1. Sprawdzenie kompletności pakietu 1. Przed rozpoczęciem instalacji Systemu, winien zapoznać się z dokumentem Warunki Licencji i Gwarancji na Produkt, udostępnionym na stronie internetowej Producenta, w serwisie Farmacja. 2. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości ze zrozumieniem dokumentu, winien niezwłocznie powiadomić Sprzedawcę, u którego nabył System. 3. W przypadku stwierdzenia uzasadnionego roszczenia Nabywcy, Sprzedawca winien w terminie 7 dni dokonać czynności wyjaśniających zgłoszony przez Nabywcę problem. 2.2. Minimalne wymagania sprzętu komputerowego 1. Prawidłowy przebieg procesu instalacji, jak również późniejsza eksploatacja Systemu zależy od jakości sprzętu komputerowego, na którym instalowany jest System. 2. Producent zaleca zastosowanie sprzętu komputerowego, co najmniej o parametrach wymienionych poniżej: KOMPUTER PROCESOR RAM HDD DVD Serwer sieci lokalnej Min. 2.0 GHz 4 GB 250 GB TAK Stacja Robocza Min. 1.7 GHz 4 GB 100 GB NIE Technologia wdrożenia Technologia wdrożenia systemu KS-AOW 2014 Strona 3 z 7
3. Jeżeli sprzęt komputerowy udostępniony przez Nabywcę, odbiega parametrami od wartości podanych powyżej, mogą wystąpić problemy z prawidłową eksploatacją Systemu, w szczególności może występować niezadowalająca wydajność pracy Systemu. 4. Do prawidłowej eksploatacji systemu KS-AOW 2014 wymagane są komputery z systemem operacyjnym Microsoft Windows XP lub nowszym. 2.3. Wymagane parametry sieci lokalnej Sieć lokalna winna być wykonana zgodnie z jednym, z powszechnie stosowanych standardów. Przepustowość sieci nie powinna być niższa niż 100 Mb/sek. 2.4. Zasilanie elektryczne Instalacja elektryczna winna być wyposażona w system przeciwzwarciowy, wyłączający zasilanie elektryczne komputerów, jeżeli upływność sieci elektrycznej przekroczy 20 ma. Wszelkie gniazda elektryczne do których przyłączony jest sprzęt komputerowy przeznaczony do eksploatacji Systemu winny być wyposażone w sprawne uziemienie. 2.5. Zasilanie awaryjne Serwer sieci lokalnej winien być obowiązkowo wyposażony w system zasilania awaryjnego, pozwalający na pracę serwera sieci lokalnej, co najmniej, przez okres niezbędny do zakończenia pracy z Systemem i zamknięcia rozpoczętych transakcji. W typowych warunkach eksploatacji, system zasilania awaryjnego winien umożliwić pracę serwera sieci lokalnej przez ok. 30 min. Stacje robocze (stanowiska pracy) winny mieć własne układy zasilania awaryjnego pozwalające na pracę przez okres ok. 20 min, po zaniku zasilania elektrycznego. 2.6. Kopie bezpieczeństwa winien wyposażyć sprzęt komputerowy w dodatkowy komputer lub co najmniej dodatkowy dysk twardy, do co najmniej codziennego sporządzania kopii zapasowych baz danych zgromadzonych w Systemie. 3. INSTALACJA SYSTEMU 1. Instalacja Systemu dokonywana jest wyłącznie w lokalizacji wskazanej przez Nabywcę, zapisanej dodatkowo w pliku konfiguracyjnym zakupionego Systemu. 2. Instalacja Systemu dokonywana jest na sprzęcie komputerowym udostępnionym przez Nabywcę. 3. System instalowany jest na liczbie komputerów zgodnej z posiadaną licencją nadaną przez Producenta. Instalacja Systemu na innej liczbie komputerów, niż wynikająca z przedmiotu umowy, traktowana jest jako naruszenie warunków licencji Producenta. 4. Przed przystąpieniem do instalacji Systemu, zobowiązany jest do przekazania przed rozpoczęciem instalacji, sprzętu komputerowego i peryferyjnego oraz infrastruktury technicznej w stanie umożliwiającym poprawne zainstalowanie i uruchomienie Systemu. 5. W szczególności zobowiązany jest do przekazania: 1. Sieci zasilania awaryjnego wyposażonej w urządzenia do podtrzymywania napięcia (UPS). 2. Lokalnej sieci komputerowej, wraz z protokołem testów wydajnościowych. 3. Serwera sieci lokalnej wraz z systemem operacyjnym. 4. Stacji roboczych wraz z systemem operacyjnym, w konfiguracji zapewniającej poprawną pracę Systemu. 5. Urządzeń peryferyjnych (drukarki, modemy), w konfiguracji zapewniającej poprawną pracę Systemu. 6. Ustawienia i podłączenia sprzętu komputerowego i peryferyjnego w miejscu jego eksploatacji, 7. Podłączenia sprzętu komputerowego i peryferyjnego do sieci lokalnej i sieci zasilania awaryjnego, 6. Przed przystąpieniem do instalacji Systemu, Instalator dokonuje sprawdzenia poprawności funkcjonowania sieci lokalnej i sprzętu komputerowego oraz zgodności konfiguracji z wymogami Systemu. Technologia wdrożenia Technologia wdrożenia systemu KS-AOW 2014 Strona 4 z 7
7. W przypadku nie spełnienia wymaganych warunków minimalnych, Instalator może odmówić instalacji Systemu, do czasu spełnienia przez Nabywcę wymaganych warunków. 8. W przypadku nie spełnienia wymaganych warunków minimalnych, Instalator na podstawie odrębnej umowy z Nabywcą może dokonać odpłatnej dostawy, instalacji oraz konfiguracji sieci lokalnej i sprzętu komputerowego. 9. Instalacja Systemu na sprzęcie komputerowym spełniającym warunki wymienione w ust. 5 obejmuje: 1. Fizyczne zainstalowanie Systemu na serwerze i stacjach roboczych, 2. Zsynchronizowanie pracy stacji roboczych w sieci komputerowej, 3. Wprowadzenie do Systemu, na wniosek Nabywcy, modułu podstawowego (BLOZ-0) bazy leków BLOZ, lub pozostawienie bazy pustej do ręcznego uzupełnienia listy leków przez Nabywcę, 4. Ustawienie podstawowych parametrów pracy Systemu, 5. Uzupełnienie niezbędnych danych dotyczących Nabywcy, 6. Założenie podstawowej listy pracowników Nabywcy i nadanie haseł dostępu do Systemu, 7. Sprawdzenie prawidłowości funkcjonowania Systemu w sieci komputerowej, 8. Uruchomienie Systemu jako całości w oparciu o bazy ćwiczeniowe zawarte na nośniku instalacyjnym. 10. Instalacja Systemu nie obejmuje przenoszenia danych z innego systemu komputerowego stosowanego dotychczas przez Nabywcę. Przeniesienie danych z dotychczas użytkowanego Systemu, o ile jest możliwe, wykonane może być przez Instalatora na podstawie odrębnej umowy uzupełnionej kosztorysem. 11. Instalację i uruchomienie Systemu uważa się za zakończone, jeżeli na każdym stanowisku roboczym możliwe jest uruchomienie wszystkich modułów Systemu, zgodnie z uprawnieniami przydzielonymi pracownikowi posiadającemu najwyższe prawa dostępu do Systemu. 4. SZKOLENIE 4.1. Szkolenie pracowników Nabywcy 1. Szkolenie pracowników Nabywcy następuje po etapie instalacji i uruchomienia Systemu. Szkolenie odbywa się w miejscu instalacji Systemu i na sprzęcie Nabywcy. 2. Przed rozpoczęciem szkolenia przekazuje Instalatorowi listę pracowników przeznaczonych do odbycia szkolenia, zawierającą informacje wymagane rozporządzeniem w sprawie recept lekarskich, uzupełnione o dane wymagane przez System, w tym: 1. Imię i nazwisko. 2. Tytuł zawodowy. 3. Zajmowane stanowisko, lub pełniona funkcja. 4. Numer PESEL. 5. Zalakowaną kopertę z listą imienną pracowników, zawierającą hasła dostępu do Systemu. 3. Instalator przeprowadza szkolenie pracowników wskazanych przez Nabywcę, w celu zapoznania z podstawowymi zasadami eksploatacji Systemu, z uwzględnieniem zasad pracy w sieciach lokalnych i sieciach rozległych. 4. Zalecany minimalny wymiar czasowy szkolenia podstawowego wynosi 4 godziny zegarowe, w tym 2 godziny wykładu ogólnego i 2 godziny ćwiczeń praktycznych wykonywanych pod kontrolą Instalatora. 5. Szkolenie obsługi Systemu nie obejmuje zagadnień związanych z podstawą obsługi komputerów. Instalator zakłada, że pracownik oddelegowany do szkoleń zna podstawowe zasady obsługi komputerów. W przeciwnym przypadku na wniosek Nabywcy, Instalator może przeprowadzić odpłatny kurs obsługi komputerów w terminie i wymiarze godzinowym uzgodnionym z Nabywcą. 6. Po zakończeniu szkolenia Instalator przekazuje pracownikom Nabywcy wskazówki praktyczne do dalszego samokształcenia. Instalator ustala z Nabywcą termin przeprowadzenia testu z zakresu stopnia opanowania obsługi Systemu przez pracowników Nabywcy. 4.2. Testy opanowania obsługi Systemu 1. Po zakończeniu szkolenia rozpoczyna się okres samokształcenia pracowników Nabywcy, który nie powinien być dłuższy niż 14 dni. Na wniosek Nabywcy okres samokształcenia może być przedłużony. 2. Samokształcenie z wykorzystaniem Systemu odbywa się w oparciu o zainstalowane bazy ćwiczeniowe, które mogą być dowolnie modyfikowane przez Nabywcę i nie wpływają na przyszłą eksploatację Systemu. 3. Instalator określa zakres materiału do samodzielnego opanowania przez pracowników Nabywcy oraz określa zakres tematyczny testu kwalifikacyjnego, kładąc zdecydowany nacisk na zagadnienia praktyczne. Technologia wdrożenia Technologia wdrożenia systemu KS-AOW 2014 Strona 5 z 7
4. W ustalonym przez Strony terminie Instalator przeprowadza test kwalifikacyjny sprawdzający stopień opanowania obsługi Systemu przez pracowników Nabywcy. Wynik testu jest podstawą do podjęcia decyzji o rozpoczęciu, lub przesunięciu terminu eksploatacji Systemu. 5. Jeżeli wyniki testów kwalifikacyjnych nie potwierdzają opanowania obsługi Systemu na poziomie gwarantującym prawidłową eksploatację, Instalator może wystąpić do Nabywcy z wnioskiem o wstrzymanie eksploatacji Systemu, do czasu opanowania obsługi na właściwym poziomie. 6. może przedłużyć okres samokształcenia pracowników, albo może wystąpić do Instalatora z wnioskiem o przeprowadzenie dodatkowych odpłatnych szkoleń lub może podjąć na własną odpowiedzialność decyzję o rozpoczęciu eksploatacji Systemu, niezależnie od negatywnej opinii Instalatora. 7. Termin oraz zakres dodatkowych szkoleń ustala się na podstawie odrębnej umowy. 5. EKSPLOATACJA 1. Przygotowanie Systemu do eksploatacji rozpoczyna się z chwilą zainstalowania i uruchomienia Systemu w wersji produktywnej oraz pozytywnego zakończenia testów kwalifikacyjnych. 2. Przed rozpoczęciem eksploatacji Systemu, w porozumieniu z Instalatorem, jest obowiązany wprowadzić do Systemu niezbędne parametry początkowe i dane eksploatacyjne. 5.1. Wprowadzenie początkowych stanów magazynowych 1. Przed rozpoczęciem tzw. Startu Produktywnego Systemu, winien utworzyć podstawowe bazy danych Systemu, w tym w szczególności: 1. Bazę asortymentową (kartotekę leków), 2. Bazę kontrahentów, 3. Bazę zawierającą początkowe stany magazynowe (remanent początkowy). 2. Stany magazynowe tworzone są sposobem ręcznym, poprzez wprowadzanie wymaganych danych za pomocą klawiatur. Instalator może uczestniczyć odpłatnie w tworzeniu remanentu początkowego, na odrębnych zasadach ustalonych między Stronami. 3., w uzgodnieniu z Instalatorem, może dokonać automatycznego utworzenia bazy asortymentowej na podstawie bazy BLOZ, albo na podstawie innych zbiorów danych, będących w posiadaniu Instalatora. 4. Każda baza danych utworzona sposobem automatycznym podlega sprawdzeniu i zatwierdzeniu przez Nabywcę. 5. Uruchomienie Systemu uważa się za zakończone, jeżeli na dowolnym stanowisku pracy jest zapewniony dostęp do baz danych wymienionych w ust. 1. 5.2. Przyłączenie do systemu OSOZ 1. Instalator, w uzgodnieniu z Nabywcą dokonuje przyłączenia Systemu do Ogólnopolskiego Systemu Ochrony Zdrowia OSOZ. 2. Za pośrednictwem systemu OSOZ uzyskuje zdalny dostęp do dodatkowych serwisów świadczonych przez Producenta, zapewniających wyższą sprawność i bezpieczeństwo eksploatacji Systemu. 3. Na podstawie odrębnej umowy, Producent za pośrednictwem systemu OSOZ udostępnia Nabywcy następujące serwisy: 1. Kontrola recept zablokowanych przez Narodowy Fundusz Zdrowia. 2. Identyfikacja recept fałszywych i wielokrotnych. 3. Przekazywanie komunikatów Głównego Inspektora Farmaceutycznego. 4. Przekazywanie komunikatów z Okręgowych Izb Aptekarskich. 5. Przekazywanie komunikatów od Producenta, wspierających eksploatację Systemu. 6. Okresowe szkolenia za pośrednictwem platformy edukacyjnej OSOZ TV. 4. Instalator jest w posiadaniu wzorów stosownych umów na przystąpienie do systemu OSOZ i rodzaje świadczonych przez Producenta serwisów, które powinien okazać na wniosek Nabywcy. 5.3. Start produktywny Systemu Start Produktywny jest ostatnim elementem okresu wdrożenia Systemu, po którym rozpoczyna się okres standardowej eksploatacji Systemu. 1. pod Kontrolą Instalatora rozpoczyna pracę z systemem i ewentualnie koryguje nieprawidłowości ujawniające się w pierwszych godzinach użytkowania Systemu. Technologia wdrożenia Technologia wdrożenia systemu KS-AOW 2014 Strona 6 z 7
2. Przez okres 3 dni od chwili rozpoczęcia Startu Produktywnego, Instalator na wniosek Nabywcy, może pełnić zdalny Nadzór Autorski, w szczególności wspomagać Nabywcę w realizacji bieżących zadań, za pośrednictwem telefonu lub innych dostępnych metod komunikacji. 3. W szczególnych przypadkach, w tym w przypadku zatrzymania pracy Systemu, Instalator na wniosek Nabywcy, może prowadzić odpłatny nadzór autorski bezpośrednio w siedzibie Nabywcy. 5.4. Zakończenie Wdrożenia 1. Wdrożenie Systemu uważa się za zakończone z chwilą upływu terminu Nadzoru Autorskiego. 2. Po zakończeniu okresu Nadzoru Autorskiego trwa okres Gwarancji na System, który kończy się po upływie 12 miesięcy, licząc od daty zakupu Systemu przez Nabywcę. 6. SERWIS EKSPLOATACYJNY 1. W okresie Eksploatacji Systemu może zawrzeć z Instalatorem odrębną umowę na świadczenie odpłatnego Serwisu Eksploatacyjnego. 2. Celem Serwisu Eksploatacyjnego jest sprawowanie bieżącej opieki nad Systemem zapewniającej między innymi eksploatowanie Systemu stosownie do zmieniających się przepisów prawa. 3. Treść i zakres umowy na sprawowanie serwisu Eksploatacyjnego ustalana jest między Nabywcą i Instalatorem. KONIEC DOKUMENTU Technologia wdrożenia Technologia wdrożenia systemu KS-AOW 2014 Strona 7 z 7