Załącznik nr 1 do zarządzenia Ministra Finansów nr 34 z dnia 30 października 2003r. (po uwzględnieniu zarządzenia Nr 6 MF z dnia 17 lutego 2005r.) Załącznik nr 2 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT IZB I URZĘDÓW SKARBOWYCH Spis haseł klasyfikacyjnych klas pierwszego i drugiego stopnia i ich symboli 0 Zarządzanie 4 00 Legislacja i pomoc prawna 4 01 Organizacja 5 02 Planowanie 5 03 Sprawozdania. Analizy 6 04 Informatyzacja 6 05 Skargi i wnioski 7 06 Wydawnictwa. Upowszechnianie informacji o działalności izb i urzędów 7 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi wspólnymi dla izb i urzędów 8 08 Obsługa kancelaryjna izb i urzędów. Archiwum zakładowe. Składnice akt. Biblioteka 8 09 Kontrole izb i urzędów 9 1 Kadry 10 10 Organizacja pracy. Zasady wynagradzania 10 11 Zatrudnianie pracowników 10 12 Bezpieczeństwo i higiena pracy 10 13 Szkolenie zawodowe pracowników. Przygotowanie do służby cywilnej 11 14 Wykorzystanie czasu pracy 11 15 Sprawy socjalne 12 16 Ubezpieczenia. Emerytury i renty 12 17 Ewidencja osobowa 12 18 Ochrona danych osobowych informacji niejawnych. Ochrona tajemnicy 12 skarbowej 13 19 Obrona cywilna 13 2 Gospodarka mieniem izb i urzędów 13 20 Inwestycje i modernizacja obiektów 13 21 Administrowanie nieruchomościami 14 22 Ochrona mienia 14 23 Gospodarka materiałowa 14 24 Transport i łączność 15 25 Zamówienia publiczne 15 Strona
3 Gospodarka finansowo-księgowa własna 16 30 Zasady gospodarki finansowo-księgowej 16 31 Budżet i sprawozdawczość finansowo-księgowa 16 32 Przychody i wydatki budżetowe 16 33 Obsługa kasowa 16 34 Rozliczenia płac i zasiłków ubezpieczeniowych 17 35 Fundusze specjalne 17 36 Inwentaryzacja składników majątkowych. Ewidencja środków trwałych 17 4 Pobór podatków 18 40 Ewidencja i identyfikacja podatników i płatników 18 41 Podatek dochodowy od osób fizycznych 18 42 Podatek dochodowy od osób prawnych 20 43 Podatki majątkowe 21 44 Podatek od towarów i usług 21 45 Podatek akcyzowy 24 46 Podatek od gier 25 47 Nadzór nad kształtowaniem cen towarów 25 48 Dotacje i niepodatkowe należności budżetowe 25 49 Poświadczenie stanu majątkowego 26 5 Postępowanie w zakresie kontroli podatkowej 26 50 Kontrola podatkowa 26 51 Współdziałanie z zewnętrznymi instytucjami 26 52 Źródłowe materiały informacyjne 26 6 Postępowanie w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe 26 60 Dochodzenie w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe 26 61 Nadzór w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe 27 7 Egzekucja administracyjna 27 70 Organizacja egzekucji administracyjnej 27 71 Przydział spraw poborcom skarbowym 27 72 Tytuły wykonawcze 27 73 Wykonywanie postanowień o zabezpieczeniu roszczeń i kar 27 74 Wykonywanie orzeczeń o przepadku przedmiotów i innych przypadków przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa własności nieruchomości 28 75 Wykonywanie orzeczeń o przepadku przedmiotów i innych przypadków przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa własności ruchomości 28 76. Składnice zajętych ruchomości 28 8 Rachunkowość podatkowa 28 80 Planowanie dochodów i sprawozdania z realizacji dochodów 28 81 Urządzenia księgowe 28 82 Dokumenty księgowe 28-2-
SYMBOLE KLAS STOPNI KLASYFIKACYJNYC H DOKUMENTACJI HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGORIA ARCHIWALNA w komórce merytorycznej *) izby skarbowej urzędu skarbowego ** ) w innych komórkach UWAGI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 ZARZĄDZANIE 00 Legislacja i pomoc prawna 000 Zbiory aktów prawnych organów władzy ustawodawczej i administracji rządowej 001 Zbiory aktów prawnych terenowych organów administracji rządowej i organów samorządowych 002 Zbiory aktów prawnych 0020 Zbiory aktów prawnych izb 0021 Zbiory aktów prawnych urzędów Ustawy oraz akty prawne Rady Ministrów, Ministrów (Kierowników Urzędów Centralnych) A B10 Bc Komplet oryginałów zarządzeń, okólników, pism okólnych, poleceń, komunikatów urzędowych Dyrektora Izby Skarbowej. Dla każdego rodzaju aktów prawnych należy prowadzić odrębne teczki. B5 B25 Bc Komplet oryginałów zarządzeń, okólników, pism okólnych, poleceń, komunikatów urzędowych Naczelnika Urzędu Skarbowego. Dla każdego rodzaju aktów prawnych należy gromadzić odrębne teczki. 003 Zbiory innych aktów prawnych Bc Bc Bc Niepublikowane przepisy dla bieżących potrzeb komórek organizacyjnych 004 Opiniowanie projektów aktów prawnych 005 Interpretacja przepisów Nie dotyczy opiniowania projektów aktów prawnych, przepisów i opinii prawych 006 Opinie prawne 007 Sprawy w postępowaniu sądowym i przed innymi organami orzekającymi B10 B10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy *) Komórka merytoryczna oznacza komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostatecznie pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość akt sprawy. **) W przypadku ustalenia przez archiwum państwowe urzędu skarbowego jako wytwarzającego materiały archiwalne, kategorię B-25 zamienia się na kategorię A w uzgodnieniu z tym archiwum. -3-
008 System Informacji Podatkowej (SIP) B10 B10 Bc Zbiór wyroków SN, rejestr pism interpretacyjnych kierowanych przez IS do US 01 Organizacja 010 Podstawy prawne działalności izb i urzędów 011 Organizacja izb i urzędów A B25 Bc Przepisy dotyczące bezpośrednio działalności izb i urzędów A B25 Bc Zarządzenia i regulaminy organizacyjne, wnioski i decyzje dotyczące zmian w regulaminach, schematy organizacyjne A B25 Bc 012 Podział kompetencji w ramach izb i urzędów 013 Organizacja i technika pracy A B25 Bc Wdrożenie nowych metod i technik pracy 014 Terytorialny zasięg działania izb A B25 Bc i urzędów 015 Wymiana informacji w sprawach organizacyjnych między izbą i urzędami skarbowymi 016 Wymiana informacji w sprawach organizacyjnych między komórkami organizacyjnymi własnej jednostki 017 Narady własne A B25 Bc Protokoły 02 Planowanie Dla każdego rodzaju planów zakłada się odrębne teczki 020 Plany roczne 0200 Plany roczne dochodów i wydatków izb 0201 Plany roczne dochodów i wydatków urzędów 0202 Zbiorcze plany roczne A - Bc 0203 Roczne plany pracy komórek organizacyjnych 021 Plany okresowe 0210 Plany okresowe izb B5 - Bc A - Bc Dotyczy wyłącznie wersji ostatecznej planów, wersje robocze kategoria B2 A B25 Bc 0211 Plany okresowe urzędów - B5 Bc 0212 Plany okresowe komórek B2 B2 Bc organizacyjnych w izbach i urzędach 022 Materiały źródłowe do planów B2 B2 Bc 023 Współdziałanie w sprawach planowania 03 Sprawozdania. Analizy Dla każdego rodzaju sprawozdań i analiz zakłada się odrębne teczki 030 Sprawozdania roczne 0300 Sprawozdania roczne izb 0301 Sprawozdania roczne urzędów 0302 Zbiorcze sprawozdania roczne A - Bc A - Bc Kat. A dotyczy wyłącznie wersji ostatecznej, wersje robocze kategoria B2 A B25 Bc -4-
0303 Sprawozdania roczne komórek organizacyjnych izb i urzędów 031 Sprawozdania okresowe 0310 Sprawozdania izb B5 - Bc 0311 Sprawozdania urzędów 0312 Sprawozdania komórek organizacyjnych w izbach i urzędach 032 Materiały źródłowe do sprawozdań B2 B2-033 Analizy własnej działalności A B25 Bc Do kat. A należą wyłącznie wersje ostateczne analiz kompleksowych i problemowych, wersje robocze i materiały źródłowe do analiz - kat. B5 034 Opracowania roczne z zakresu majątkowej represji karnej A B25 Bc Opracowania okresowe kat. B10 04 Informatyzacja 040 Przepisy dotyczące eksploatacji B10 B10 Bc systemów informatycznych, baz danych i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania i konserwacji zbiorów danych 041 Projektowanie systemów informatycznych 0410 Organizacja prac projektowych Oferty, umowy, notatki, protokoły odbioru prac, korespondencja Okres przechowywania liczy się od daty realizacji umowy 0411 Dokumentacja programowa systemów i podsystemów A B25 Do kat. A B25 należy zakwalifikować opracowania własne lub opracowania wykonane na zlecenie izb i urzędów 042 Zakup i uruchomienie sprzętu, instalacji towarzyszących i oprogramowania systemów sieciowych Oferty, zamówienia, umowy, korespondencja handlowa. Okres przechowywania liczy się od daty wycofania z eksploatacji sprzętu, instalacji towarzyszących lub oprogramowania 043 Administrowanie systemów informatycznych 044 Eksploatacja systemów Korespondencja informatycznych 045 Serwis techniczny sprzętu Umowy, ewidencja napraw i komputerowego konserwacji 046 Szkolenie informatyczne Umowy, korespondencja 05 Skargi i wnioski 050 Ewidencja skarg i wniosków A B25 Bc 051 Skargi i wnioski załatwiane przez izby i urzędy skarbowe A B25 Bc W razie masowości skarg i wniosków, do kat. A należy zakwalifikować przykładowo 5-10 % spraw załatwionych w ciągu roku -5-
052 Skargi i wnioski przekazywane do B3 B3 Bc załatwienia według właściwości 053 Analizy skarg i wniosków A B25 Bc 06 Wydawnictwa. Upowszechnianie informacji o działalności izb i urzędów 060 Wydawnictwa Zaopatrzenie i rozdział publikacji i czasopism 061 Informacje o działalności izb i urzędów w środkach masowego przekazu A B25 Bc Relacje z konferencji, teksty wystąpień i wywiadów, informacje w mediach 062 Reprezentacja B2 B2 Bc Zaproszenia, zawiadomienia, podziękowania 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi wspólnymi dla izb i urzędów 070 Współpraca z Ministerstwem Finansów 071 Współpraca z organami administracji rządowej 0710 Współpraca z centralnymi organami administracji rządowej 0711 Współpraca z terenowymi organami administracji rządowej 072 Współpraca z jednostkami samorządowymi 073 Współpraca z organami ścigania przestępstw -6- BE5 B5 Bc 074 Współpraca z organami kontroli 075 Współpraca z przedstawicielstwami pracowniczymi 076 Współpraca z bankami 077 Współpraca z innymi instytucjami 08 Obsługa kancelaryjna izb i urzędów. Archiwum zakładowe. Biblioteka 080 Obsługa kancelaryjna 0800 Przepisy dotyczące obsługi kancelaryjnej 0801 Środki ewidencji i kontroli wewnętrznego obiegu dokumentacji A B25 Bc Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt Rejestry korespondencji wychodzącej i przychodzącej, dowody doręczeń i opłat pocztowych, rejestr znaczków pocztowych. 0802 Wzory odcisków pieczęci i stempli A B25 Bc Obejmuje również ewidencję wzorów odcisków pieczęci i stempli 081 Obsługa archiwów zakładowych i składnic akt 0810 Przepisy dotyczące organizacji archiwów zakładowych i składnic akt A B25 Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych i składnic akt
0811 Ewidencja archiwów zakładowych i składnic akt A B25 Bc Spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykaz spisów zdawczoodbiorczych, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, spisy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego 0812 Udostępnianie akt B2 B2 Bc Karty ewidencyjne 082 Obsługa biblioteki 0820 Gromadzenie publikacji i czasopism fachowych 0821 Ewidencja zasobu bibliotecznego 09 Kontrole izb i urzędów 090 Kontrole zewnętrzne w izbach 091 Kontrole zewnętrzne w urzędach B50 B50 Bc 092 Kontrole wewnętrzne 093 Ewidencja kontroli przeprowadzonych w izbach i urzędach 094 Uczestnictwo w obcych kontrolach 095 Audyt wewnętrzny 0950 Założenia audytu A - - 0951 Kontrole B5 - - A - Bc Protokoły, sprawozdania z kontroli, wystąpienia i zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji i zaleceń. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę. Kategoria A dotyczy kontroli kompleksowych i problemowych, inne kontrole kategoria B5. - B25 Bc Jak przy klasie 090 Kategoria B25 dotyczy kontroli kompleksowych i problemowych, inne kontrole kategoria B5 Okres przechowywania liczy się od następnego roku po ostatnim zapisie o kontroli 0952 Analizy A - - 1 KADRY 10 Organizacja pracy. Zasady wynagradzania 100 Regulaminy pracy A B25 Bc Kat. A, B25 dotyczy własnych regulaminów pracy 101 Zasady wynagradzania i premiowania pracowników 102 Gospodarka etatami i osobowym funduszem płac 11 Zatrudnianie pracowników A B25 Bc Do kat. A, B25 zalicza się tylko własne przepisy, zewnętrzne przepisy kat. B5 A B25 Bc Plany etatów, limity funduszu wynagrodzeń -7-
110 Zasady naboru kandydatów do pracy A B5 Bc Kat. A, B25 dotyczy własnych przepisów 111 Przyjmowanie i zwalnianie pracowników Ogłoszenia,umowy z urzędami pracy, oferty kandydatów, wnioski o przyjęcie do pracy. Akta przyjętych pracowników odkłada się do akt osobowych 112 Rozmieszczenie pracowników B2 B2 Bc 113 Wykazy etatów A B25 Bc 114 Prace zlecone Umowy-zlecenia i umowy o dzieło, ewidencja umów 115 Zezwolenia na dodatkowe prace własnych pracowników 116 Nagrody, odznaczenia 1160 Nagrody B10 B10 Bc 1161 Odznaczenia B10 B10 Bc 117 Postępowanie dyscyplinarne, kary 1170 Przepisy dotyczące działalności komisji dyscyplinarnych A B25 Bc Kat. A dotyczy wyłącznie własnych przepisów, zewnętrzne przepisy kat. B10 1171 Akta postępowania dyscyplinarnego B10 - Bc 1172 Rejestr wniosków w sprawie B10 - Bc postępowania dyscyplinarnego 118 Wojskowe sprawy pracowników 119 Stanowiska pracy B50 B50 Bc Opisy stanowisk pracy 12 Bezpieczeństwo i higiena pracy 120 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy 121 Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z pracy Kategoria B dotyczy zewnętrznych przepisów, własne przepisy kategoria A. B10 B10 Bc Protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia. Dokumentacja wypadków śmiertelnych i zbiorowych kategoria A. 122 Analizy wypadków przy pracy A B25 Bc 123 Przeglądy warunków pracy Protokoły posiedzeń komisji bezpieczeństwa i higieny pracy, ustalenia i wnioski z przeglądów, analizy i oceny 124 Profilaktyczne badania lekarskie pracowników 13 Szkolenie zawodowe pracowników. Przygotowanie do służby cywilnej 130 Programy szkoleniowe, metodyka szkoleń, pomoce dydaktyczne A B10 Bc Kategoria A dotyczy własnych programów, programy zewnętrzne szkoleń i kursów kategoria B3-8-
131 Przygotowanie organizacyjne i obsługa administracyjna szkoleń Zgłoszenia, umowy, korespondencja z ośrodkami szkoleniowymi, informacje na temat szkoleń, ewidencja szkolonych 132 Protokoły egzaminacyjne i świadectwa ukończenia szkoleń B50 B50 Bc Kopie świadectw odkłada się do akt osobowych pracowników 133 Dokształcanie pracowników 134 Staże i praktyki zawodowe 135 Przygotowanie do służby cywilnej B10 B10 Bc 14 Wykorzystanie czasu pracy 140 Dowody obecności w pracy B3 B3 Bc Listy obecności, karty obecności w pracy 141 Absencja B3 B3 Bc Kategoria B dotyczy ewidencji zwolnień lekarskich, urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia i nieobecności kat. Bc 142 Urlopy pracownicze B3 B3 Bc Karty urlopowe, plan urlopów 143 Delegacje służbowe Ewidencja 15 Sprawy socjalne 150 Zasady załatwiania spraw socjalnych A B25 Bc Kategoria A dotyczy własnych przepisów m.in. regulaminów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zewnętrzne przepisy kategoria B5 151 Sprawy socjalne załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 1510 Refundacja kosztów wypoczynku pracowników i ich rodzin 1511 Pożyczki na cele mieszkaniowe 1512 Zapomogi 1513 Dofinansowanie imprez kulturalno - oświatowych 16 Ubezpieczenia. Emerytury i renty 160 Przepisy dotyczące ubezpieczeń pracowników 161 Legitymacje ubezpieczeniowe Ewidencja 162 Dowody uprawnień do zasiłków B10 B10 Bc ubezpieczeniowych 163 Ubezpieczenia zbiorowe na życie B10 B10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej 164 Emerytury i renty 17 Ewidencja osobowa -9-
170 Akta osobowe pracowników BE50 B50 Bc Dla każdego pracownika należy prowadzić odrębną teczkę zawierającą wniosek o przyjęcie do pracy, ankiety, opinie, umowy o pracę, odpisy akt stanu cywilnego i przebiegu pracy (angaże, odznaczenia, nagrody, kopie świadectw szkolnych i naukowych, świadectwa pracy, karta obiegowa) 171 Pomoce ewidencyjne do akt B50 B50 Bc Skorowidze, wykazy imienne osobowych 172 Legitymacje służbowe Ewidencja 173 Informacje i zaświadczenia o B2 B2 Bc pracownikach 18 Ochrona danych osobowych i informacji niejawnych. Ochrona tajemnicy skarbowej 180 Ochrona danych osobowych B10 B10 Bc Plany i sprawozdania z kontroli, protokoły kontroli, korespondencja 181 Ochrona informacji niejawnych Kategoria archiwalna została określona przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego 1810 Akta postępowania sprawdzającego B10 B10 Bc Akta postępowania sprawdzającego w sprawie dopuszczenia do informacji niejawnych, poświadczenia osób dopuszczonych do informacji niejawnych, rejestry, korespondencja. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia upoważnienia dostępu do informacji niejawnych 1811 Urządzenia ewidencyjne B10 B10 Bc dokumentów zawierających informacje niejawne 1812 Nadzór nad ochroną informacji niejawnych Protokoły kontroli, sprawozdania, oceny 182 Ochrona tajemnicy skarbowej B10 B10 Bc Ewidencja pracowników dopuszczonych do informacji zawierających tajemnicę skarbową 2 GOSPODARKA MIENIEM IZB I URZĘDÓW SKARBOWYCH 20 Inwestycje i modernizacja obiektów 200 Dokumentacja techniczna i prawna obiektów B10 B10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty zaprzestania użytkowania obiektu -10-
201 Wykonawstwo i odbiór inwestycji B10 B10 Bc Wnioski, opinie, umowy, kosztorysy robót, harmonogramy prac, rozliczenia ilościowowartościowe itp. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji 21 Administrowanie nieruchomościami 210 Nabywanie i zbywanie nieruchomości B10 B10 Bc Dokumentacja prawna i techniczna nabywanych obiektów. Okres przechowywania liczy się od daty zbycia nieruchomości 211 Wynajem budynków i lokali Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy najmu 212 Remonty bieżące i konserwacja budynków i lokali 213 Eksploatacja budynków i lokali Zaopatrzenie w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia, ogrzewania 214 Podatki od nieruchomości B10 B10 Bc Deklaracje podatkowe 22 Ochrona mienia 220 Strzeżenie budynków i lokali 2200 Zabezpieczenie budynków i lokali B2 B2 Bc Rejestr przepustek, rejestr kluczy biurowych 2201 Kontrola i ocena zabezpieczenia obiektów Wytyczne, instrukcje, plan ochrony, protokoły i sprawozdania 221 Ochrona przeciwpożarowa B10 B10 Bc Instrukcje, plany ochrony przeciwpożarowej, protokoły z kontroli, oświadczenia o przeszkoleniu przeciwpożarowym 222 Ubezpieczenia majątkowe B10 B10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej. 23 Gospodarka materiałowa 230 Zaopatrzenie 2300 Zaopatrzenie w meble i sprzęt biurowy 2301 Zaopatrzenie w materiały biurowe 231 Magazynowanie Dowody przychodu i rozchodu materiałów, ewidencja materiałów w magazynie 232 Konserwacja i remonty Umowy, protokoły przeglądu i napraw 233 Dokumentacja technicznoeksploatacyjna sprzętu i urządzeń Opisy techniczne, instrukcje obsługi, okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia -11-
234 Gospodarka drukami i formularzami Zapotrzebowanie, materiały źródłowe, dokumentacja dystrybucji 235 Gospodarka narzędziami i sprzętem biurowym Jak w klasie 234 236 Gospodarka odzieżą ochronną i mundurami 24 Transport, łączność 240 Eksploatacja własnych środków transportu 241 Dokumentacja technicznoeksploatacyjna pojazdów 242 Eksploatacja środków łączności urządzeń kopiujących (telefonów, telefaksów, poczty elektronicznej, itp.) 25 Zamówienia publiczne 250 Przepisy dotyczące zamówień publicznych 251 Tryb postępowania o zamówienie publiczne 3 GOSPODARKA FINANSOWO- KSIĘGOWA WŁASNA 30 Zasady gospodarki finansowoksięgowej 31 Budżet i sprawozdawczość finansowo-księgowa 310 Plany finansowe dochodów i wydatków budżetowych Normatywy, dokumentacja naliczania oraz wypłat ekwiwalentów za odzież i mundury Dla każdego pojazdu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą kopię umowy w sprawie zakupu pojazdu, kartę rejestracji, dokumentację eksploatacyjną (przeglądy, naprawy). Okres przechowywania liczy się od daty wycofania pojazdu z eksploatacji B3 B3 Bc Oferty, protokoły komisji przetargowych, umowy. Okres przechowywania liczy się od daty realizacji umowy A B10 Bc Kategoria A dotyczy wyłącznie własnych przepisów, zewnętrzne kategoria B10 A B10 Bc Kat. A dotyczy wersji ostatecznej; wersja robocza i materiały źródłowe kat. B3 311 Zmiany budżetu Korespondencja 312 Roczne sprawozdania finansowe A B25 Bc 313 Bilans okresu finansowego A B25 Bc 314 Okresowe sprawozdania budżetowe 315 Materiały źródłowe i wersje robocze bilansu i sprawozdań budżetowych 316 Analizy roczne przychodów i wydatków budżetowych A B10 Bc 32 Przychody i wydatki budżetowe 320 Finansowanie działalności izb i urzędów 321 Finansowanie inwestycji i remontów -12-
322 Współpraca z bankiem Kredyty i operacje bankowe, korespondencja 323 Rozliczenia z dostawcami i odbiorcami, instytucjami ubezpieczeniowymi 324 Dowody księgowe finansowe i materiałowe przychodów i wydatków 325 Książeczki czekowe i rozrachunkowe, asygnaty i kwitariusze 326 Dokumentacja księgowa 327 Ewidencja analityczna i syntetyczna 328 Uzgodnienia sald 329 Windykacja należności 33 Obsługa kasowa 330 Plany i raporty kasowe 331 Dokumentacja kasowa 34 Rozliczenia płac i zasiłków ubezpieczeniowych 340 Dokumentacja wyliczania płac 3401 Listy płac wynagrodzeń osobowych B50 B50 Bc Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac; dotyczy również przypadków potrącania składki ZUS od umów zleceń 3402 Dokumentacja wynagrodzeń funduszu płac 341 Karty roczne wynagrodzeń B50 B50 Bc osobowych 342 Zaświadczenia o zarobkach pracowników 343 Wynagrodzenie z tytułu umów zleceń i umów o dzieło 344 Rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych 345 Rozliczenia składek z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych 3450 Przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych Rachunki za prace zlecone, ewidencja prac zleconych Kartoteka podatkowa, deklaracje podatkowe 3451 Dowody uprawnień do zasiłków B10 B10 Bc 3452 Deklaracje składek ubezpieczonych B10 B10 Bc 3453 Raporty o wpłacie składek ubezpieczeniowych B50 B50 Bc 3454 Listy płatnicze zasiłków ubezpieczeń B50 B50 Bc zdrowotnych 35 Fundusze specjalne 350 Zasady gospodarowania funduszami specjalnymi 351 Ewidencja przychodów i rozchodów funduszy specjalnych Dalszy podział według rodzajów funduszy 36 Inwentaryzacja składników majątkowych. Ewidencja środków trwałych -13-
360 Inwentaryzacja składników majątkowych Spisy i protokoły inwentaryzacji, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji 361 Ewidencja środków trwałych Dowody przyjęcia do eksploatacji środka trwałego, książka ewidencyjna środków trwałych, dowody zmiany miejsca użytkowania, protokoły likwidacji środka trwałego. Okres przechowywania liczy się od momentu wycofania z eksploatacji środka trwałego 4 POBÓR PODATKÓW 40 Ewidencja i identyfikacja podatników 400 Orzecznictwo w sprawie NIP 4000 Decyzje w sprawie NIP - B50 Bc Rejestr, decyzje; okres przechowywania liczy się od ustania bytu prawnego lub zgonu podatnika 4001 Postanowienia w sprawie NIP - B50 Bc Rejestr postanowień, postanowienia 4002 Decyzje o odmowie nadania NIP - B50 Bc Rejestr, decyzje 4003 Odwołania - B50 Bc Wnioski, decyzje, rejestr 401 Informacje pomocnicze dotyczące - B5 Bc ewidencji podatników 402 Współdziałanie z zewnętrznymi instytucjami w sprawach ustalenia danych do ewidencji podatników 403 Informacje o NIP Korespondencja 404 Odpowiedzi na zapytanie podatnika Korespondencja dotyczące NIP 405 Orzecznictwo dot. trybów B10 B10 Bc nadzwyczajnych (art. 240, 247, 253 Ordynacji podatkowej) 406 Interpretacje prawa podatkowego w B10 B10 Bc indywidualnych sprawach, wiążące organy podatkowe i organy kontroli skarbowej 407 Skargi rozstrzygane przez sądy administracyjne B10 B10 Bc 41 Podatek dochodowy od osób fizycznych 410 Akta podatkowe w sprawie podatku dochodowego 411 Orzecznictwo w sprawie podatku dochodowego od osób fizycznych 4110 Decyzje w sprawie podatku dochodowego -14- - B10 Bc Deklaracje, zeznania, informacje, wezwania, protokoły - B10 Bc Obejmuje rejestr i decyzje. Okres przechowywania należy liczyć od końca roku kalendarzowego w którym decyzja została doręczona
4111 Postanowienia: o wstrzymaniu wykonania oraz inne B10 B10 Bc Rejestr postanowień, postanowienia 4112 Decyzje w sprawie zwolnienia płatnika z obowiązku pobrania - B10 Bc Obejmuje wnioski, decyzje, rejestr podatku 4113 Decyzje w sprawie umorzenia - B10 Bc Jak przy klasie 4110 zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę 4114 Decyzje w sprawie odroczenia - B10 Bc Jak przy klasie 4110 terminów płatności podatku 4115 Decyzje w sprawie rozłożenia na - B10 Bc Jak przy klasie 4110 raty zapłaty zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę 4116 Decyzje w sprawie orzeczenia - B10 Bc Jak przy klasie 4110 odpowiedzialności podatkowej osób trzecich 4117 Odwołania B10 B10 Bc Wnioski, decyzje, rejestr 412 Współdziałanie z zewnętrznymi instytucjami w sprawie podatku dochodowego 413 Informacje dla podatników i płatników 414 Orzecznictwo w postępowaniu zabezpieczającym w podatku dochodowym od osób fizycznych 4140 Decyzje o zabezpieczeniu 4141 Wydawanie zaświadczeń 4142 Inne informacje dotyczące postępowania zabezpieczającego 415 Interpretacje prawa podatkowego w B10 B10 Bc indywidualnych sprawach, wiążące organy podatkowe i organy kontroli skarbowej 416 Skargi rozstrzygane przez sądy administracyjne - B10 Bc 4160 Ewidencja skarg złożonych przez osoby fizyczne B10 B10 Bc Okres przechowywania należy liczyć od daty zakończenia postępowania przed NSA 4161 Zbiory skarg B10 B10 Bc Jak przy klasie 4160 417 Potrącenia - B10 Bc Wnioski, decyzje 418 Orzecznictwo dotyczące trybów nadzwyczajnych (art. 240, 247, 253 Ordynacji podatkowej) 42 Podatek dochodowy od osób prawnych 420 Akta podatkowe w sprawie podatku dochodowego od osób prawnych 421 Orzecznictwo w sprawach podatku dochodowego od osób prawnych B10 B10 Bc Rejestr, decyzje; okres przechowywania należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została doręczona B10 Bc Deklaracje, zeznania, informacje, wezwania, protokoły -15-
4210 Decyzje w sprawie podatku dochodowego osób prawnych - B10 Bc Decyzje, rejestr, okres przechowywania należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została doręczona 4211 Postanowienia: o wstrzymaniu wykonania oraz inne - B10 Bc Rejestr postanowień, postanowienia 4212 Decyzje w sprawie zwolnienia płatnika z obowiązku pobrania podatku 4213 Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę 4214 Decyzje w sprawie odroczenia terminów płatności podatku 4215 Decyzje w sprawie rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę 4216 Decyzje w sprawie orzeczenia odpowiedzialności podatkowej osób trzecich B10 Bc Obejmuje wnioski, decyzje, rejestr - B10 Bc Jak przy klasie 4212 - B10 Bc Jak przy klasie 4212 - B10 Bc Jak przy klasie 4212 - B10 Bc Jak przy klasie 4212 4217 Decyzje o zabezpieczeniu 4218 Odwołania B10 B10 B10 Wnioski, decyzje, rejestr 422 Współdziałanie z zewnętrznymi instytucjami w sprawach podatkowych 423 Interpretacje prawa podatkowego w indywidualnych sprawach, wiążące organy podatkowe i organy kontroli skarbowej B10 B10 Bc 424 Skargi rozstrzygane przez sądy administracyjne 4240 Ewidencja skarg złożonych przez osoby prawne B10 B10 Bc Okres przechowywania należy liczyć od daty zakończenia postępowania przed NSA 4241 Zbiory skarg B10 B10 Bc Jak przy klasie 4230 425 Potrącenia - B10 Bc Wnioski, decyzje 426 Zabezpieczenie wierzytelności Skarbu Państwa w postępowaniu upadłościowym i postępowaniu naprawczym jednostek gospodarczych -16-
4260 Postępowanie upadłościowe jednostek gospodarczych Każde postępowanie upadłościowe stanowi osobną sprawę, w ramach której gromadzi się całość dokumentów tej sprawy: protokoły, notatki, odpisy orzeczeń sądowych, sprawozdania syndyka masy upadłościowej, korespondencja z podmiotami uczestniczącymi w postępowaniu upadłościowym 4261 Likwidacja jednostek gospodarczych 4262 Zarząd komisaryczny 4263 Bankowe postępowanie ugodowe 4264 Restrukturyzacja 427 Orzecznictwo dotyczące trybów nadzwyczajnych (art. 240, 247, 253 Ordynacji podatkowej) 43 Podatki majątkowe 430 Orzecznictwo w sprawach podatków majątkowych 4300 Decyzje w sprawie ustalenia podatku od spadków i darowizn 4301 Decyzje w sprawie podatku od czynności cywilnoprawnych 4302 Decyzje w sprawie zwolnienia płatnika z obowiązku pobrania podatku 4303 Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę 4304 Decyzje w sprawie odroczenia terminu płatności podatku 4305 Decyzje w sprawie rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę 4306 Odwołania w sprawie podatku od spadków i darowizn 4307 Odwołania w sprawie podatku od czynności cywilnoprawnych B10 B10 Bc Rejestr, decyzje; okres przechowywania należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została doręczona - B10 Bc Rejestr, decyzje - B10 Bc Jak przy klasie 4300 B10 Bc Jak przy klasie 4300 - B10 Bc Wnioski, decyzje, rejestr - B10 Bc Jak przy klasie 4300 - B10 Bc Jak przy klasie 4300 B10 B10 Bc Wnioski, decyzje, rejestr B10 B10 Bc Wnioski, decyzje, rejestr 4308 Decyzje o zabezpieczeniu 431 Skargi rozstrzygane przez sądy administracyjne 4310 Ewidencja skarg B10 B10 Bc Okres przechowywania należy liczyć od daty zakończenia postępowania przed NSA 4310 Zbiory skarg B10 B10 Bc Jak przy klasie 4310 432 Akta podatkowe 4320 Akta podatku od spadków i darowizn - B10 Bc Akty notarialne, umowy, notatki, arkusze wymiarowe, decyzje -17-
4321 Akta podatku od czynności cywilno prawnych - B10 Bc Akty notarialne, umowy, notatki, decyzje 433 Szacunki i opinie biegłych - B10 Bc 434 Współdziałanie z zewnętrznymi instytucjami 435 Informacje dla podatników i płatników 4350 Zaświadczenia w sprawach płatności - B5 Bc Rejestr, korespondencja podatków majątkowych i opłat 4351 Informacje dla płatników podatków majątkowych - B5 Bc Rejestr, korespondencja 436 Interpretacje prawa podatkowego w indywidualnych sprawach, wiążące organy podatkowe i organy kontroli skarbowej B10 B10 Bc 437 Orzecznictwo dotyczące trybów nadzwyczajnych (art. 240, 247, 253 Ordynacji podatkowej) B10 B10 Bc Rejestr, decyzje; okres przechowywania należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została doręczona 44 Podatek od towarów i usług 440 Orzecznictwo w sprawach podatku od towarów i usług 4400 Decyzje w sprawie ustalenia lub - B10 Bc Decyzje, rejestry określenia podatku od towarów i usług 4401 Decyzje w sprawie zwolnienia płatnika z obowiązku pobrania podatku od towarów i usług - B10 Bc Jak przy klasie 4400 4402 Zwroty w podatku od towarów i usług - B10 Bc Wnioski, decyzje, rejestr 4403 Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę 4404 Decyzje w sprawie odraczania terminów płatności podatku 4405 Decyzje w sprawie rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę 4406 Decyzje w sprawie orzeczenia odpowiedzialności podatkowej osób trzecich - B10 Bc Wnioski, decyzje, rejestr - B10 Bc Jak przy klasie 4402 - B10 Bc Jak przy klasie 4402 - B10 Bc 4407 Odwołania B10 B10 Bc Wnioski, decyzje, rejestr 4408 Decyzje dotyczące podatków zniesionych - B10 Bc Jak przy klasie 4400 441 Kasy rejestrujące 4410 Decyzje o nadaniu numerów - B10 Bc Rejestr, decyzje ewidencyjnych kas rejestrujących 4411 Decyzje pozostałe w sprawie kas - B10 Bc Jak przy klasie 4410 rejestrujących 4412 Informacje dotyczące kas rejestrujących - B10 Bc Korespondencja -18-
442 Orzecznictwo w postępowaniu zabezpieczającym w podatku od towarów i usług 4420 Decyzje o zabezpieczeniu 4421 Wydawanie zaświadczeń 4422 Inne informacje dotyczące postępowania zabezpieczającego 443 Interpretacje prawa podatkowego w indywidualnych sprawach, wiążące organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - B10 Bc 444 Skargi rozstrzygane przez sądy administracyjne 4440 Ewidencja skarg złożonych przez osoby fizyczne 4441 Ewidencja skarg złożonych przez osoby prawne B10 B10 Bc Okres przechowywania należy liczyć od daty zakończenia postępowania przed NSA B10 B10 Bc 4442 Zbiory skarg B10 B10 Bc Jak przy klasie 4440 445 Potrącenia - B10 Bc Wnioski, decyzje, rejestr 446 Akta podatkowe podatku od towarów i usług 447 Rejestracja podatkowa podatników podatku od towarów i usług 448 Współdziałanie z zewnętrznymi instytucjami w sprawach podatku od towarów i usług 449 Orzecznictwo dotyczące trybów nadzwyczajnych (art. 240, 247, 253 Ordynacji podatkowej) 45 Podatek akcyzowy 450 Orzecznictwo w sprawie podatku akcyzowego 4500 Decyzje w sprawie podatku akcyzowego 4501 Decyzje w sprawie zwolnienia płatnika z obowiązku pobrania podatku akcyzowego 4502 Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek za zwłokę 4503 Decyzje w sprawie odroczenia terminów płatności podatku 4504 Decyzje w sprawie rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę - B10 Bc Decyzje, protokoły kontroli, korespondencja, deklaracje, wnioski - B10 Bc B10 B10 Bc Rejestr, decyzje; okres przechowywania należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została doręczona - B10 Bc Obejmuje rejestr i decyzje, okres przechowywania należy liczyć od końca roku kalendarzowego w którym decyzja została dostarczona - B10 Bc Jak przy klasie 4500 - B10 Bc Jak przy klasie 4500 - B10 Bc Jak przy klasie 4500 - B10 Bc Jak przy klasie 4500-19-
4505 Decyzje w sprawie orzeczenia - B10 B Jak przy klasie 4500 odpowiedzialności podatkowej osób trzecich 4506 Odwołania B10 B10 Bc Wnioski, decyzje, rejestr 451 Akta podatkowe w sprawie podatku akcyzowego - B10 Bc Deklaracje, zeznania, informacje, wezwania 452 Skargi rozstrzygane przez sądy administracyjne 4520 Ewidencja skarg złożonych przez osoby fizyczne 4521 Ewidencja skarg złożonych przez osoby prawne B10 B10 Bc Okres przechowywania należy liczyć od daty zakończenia postępowania przed NSA B10 B10 Bc Jak przy klasie 4510 4522 Zbiory skarg B10 B10 Bc Jak przy klasie 4510 453 Znaki skarbowe akcyzy 4530 Decyzje w sprawie znaków - B10 Bc akcyzy 4531 Dystrybucja znaków - B10 Bc akcyzy 4532 Wydawanie zaświadczeń - B10 Bc związanych ze znakami skarbowymi akcyzy 4533 Sprawozdawczość związana ze znakami skarbowymi akcyzy - B10 Bc 454 Orzecznictwo dotyczące trybów nadzwyczajnych (art. 240, 247, 253 Ordynacji podatkowej) B10 B10 Bc Rejestr, decyzje; okres przechowywania należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została doręczona 46 Podatek od gier 460 Gry losowe B10 B10 Bc Wnioski, decyzje i postanowienia, odwołania od 461 Zakłady wzajemne B10 B10 Bc Jak przy klasie 460 47 Nadzór nad kształtowaniem cen towarów 470 Urzędowe ceny towarów B10 B10 Bc 471 Informacje o zamiarze podwyższenia B10 B10 Bc cen towarów 472 Informacje o poziomie cen towarów B2 B2 Bc 48 Dotacje i niepodatkowe należności budżetowe 480 Akta dotyczące dotacji budżetowych B10 B10 Bc Rozliczenie dotacji, informacje, wezwania, protokoły 481 Orzecznictwo w sprawie dotacji budżetowych 4810 Decyzje w sprawie dotacji budżetowych B10 B10 Bc Rejestr, decyzje; okres przechowywania należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została doręczona 4811 Odwołania B10 - Bc Wnioski, decyzje, rejestr -20-
482 Akta niepodatkowych należności B10 B10 Bc budżetowych 49 Poświadczenie stanu majątkowego 490 Zaświadczenia dotyczące Rejestr, korespondencja zobowiązań podatkowych 491 Zaświadczenia o obrotach, Jak przy klasie 490 przychodach i dochodach podatnika 492 Zażalenia dotyczące wydanych B10 B10 Bc zaświadczeń 493 Skargi rozstrzygane przez sądy B10 B10 Bc administracyjne 5 POSTĘPOWANIE W ZAKRESIE KONTROLI PODATKOWEJ 50 Kontrola podatkowa 500 Plany kontroli podatkowej 5000 - dla urzędów B10 B10 Bc 5001 - dla urzędów kontroli skarbowej B10 B10 Bc 501 Sprawozdania z czynności B10 B10 Bc kontrolnych 502 Analiza danych kontrolowanego B10 B10 Bc podmiotu 503 Akta kontroli - B10 Bc Protokoły, decyzje i postanowienia 504 Ewidencja prowadzonych kontroli - B10 Bc 505 Ewidencja upoważnień do przeprowadzenia kontroli - B5 Bc 51 Współdziałania z zewnętrznymi instytucjami 52 Źródłowe materiały informacyjne 520 Wnioski w sprawie kontroli 521 Doniesienia 522 Ewidencja doniesień 6 POSTĘPOWANIE W SPRAWACH O PRZESTĘPSTWA I WYKROCZENIA SKARBOWE 60 Dochodzenie w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe 600 Akta spraw o przestępstwa i - B10 Bc wykroczenia skarbowe 601 Repertoria spraw o przestępstwa - B10 Bc i wykroczenia skarbowe 602 Rejestr mandatów karnych - B10 Bc 603 Sprawozdania z zakresu spraw o przestępstwa i wykroczenia skarbowe 61 Nadzór nad postępowaniem w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe 610 Zażalenia w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe Korespondencja, rozstrzygnięcia 611 Inspekcje w sprawach o przestępstwa i wykroczenia skarbowe -21- Protokoły, zarządzenia poinspekcyjne, korespondencja
7 EGZEKUCJA ADMINISTRACYJNA 70 Organizacja egzekucji administracyjnej 700 Plany egzekucji administracyjnej - B10 Bc Plany i zestawienia wykonania planów, podział na rejony egzekucji administracyjnej 71 Przydział spraw poborcom skarbowym 710 Przydział i odbiór spraw od - B5 Bc Arkusze przydziału spraw poborców 711 Analizy i oceny pracy służby egzekucyjnej 72 Tytuły wykonawcze 720 Ewidencja tytułów wykonawczych - B10 Bc 721 Akta spraw egzekucyjnych - B10 Bc Tytuły wykonawcze, protokoły o stanie majątkowym, raporty, protokoły o zajęciu ruchomości 722 Akta spraw dotyczących przejęcie - B50 Bc nieruchomości 723 Postępowanie o zabezpieczeniach B10 B10 Bc Ewidencja postępowania zabezpieczającego 724 Orzecznictwo w postępowaniu egzekucyjnym 7240 Dotyczące należności podatkowych B10 B10 Bc 7241 Dotyczące należności B10 B10 Bc wierzycielskich 725 Skargi rozstrzygane przez NSA B10 B10 Bc 73 Wykonywanie postanowień o zabezpieczeniu roszczeń i kar 74 Wykonywanie orzeczeń o przepadku przedmiotów i innych przypadków przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa własności nieruchomości 75 Wykonywanie orzeczeń o przepadku przedmiotów i innych przypadków przeniesienia na rzecz Skarbu Państwa własności ruchomości - B10 Bc Postanowienia sądów i prokuratury, ewidencja realizacji postanowień B50 B50 Bc Orzeczenia, protokoły zdawczo-odbiorcze dowodów rzeczowych i dowody rzeczowe, protokoły zniszczenia B10 B10 Bc 76 Składnice zajętych ruchomości B10 B10 Bc 8 RACHUNKOWOŚĆ PODATKOWA 80 Planowanie dochodów i sprawozdania z realizacji dochodów 800 Plany dochodów podatkowych A B25 Bc 801 Roczne sprawozdania o dochodach A B25 Bc Kat. A, B25 dotyczy wyłącznie wersji ostatecznej; wersje robocze B2 802 Okresowe sprawozdania o dochodach 803 Analizy dochodów A B25 Bc 81 Urządzenia księgowe 810 Dzienniki zbiorcze obrotów -22-
811 Konta syntetyczne i analityczne 812 Zestawienie obrotów i sald okresu księgowego 813 Bilans okresu księgowego A B25 Bc 814 Inne urządzenia księgowe 82 Dokumenty księgowe 820 Rozrachunki i rozliczenia z podatnikami 821 Rozrachunki i rozliczenia z płatnikami 822 Rozrachunki i rozliczenia z inkasentami Karty kontowe, postanowienia o zaliczeniu wpłaty/nadpłaty, dowody wpłaty, decyzje w sprawie określenia należnych odsetek za zwłokę itd. Jak w klasie 820 Jak w klasie 820 823 Rozrachunki i rozliczenia z bankami Karty kontowe, wyciągi bankowe, dokumenty dołączone do wyciągów bankowych 824 Rozrachunki i rozliczenia z innymi instytucjami 825 Orzecznictwo w sprawie rozrachunków z podatnikami 826 Skargi rozstrzygane przez sądy administracyjne B10 B10 Bc Odwołania w sprawie odmowy potrącania, zażalenia na postanowienia o zaliczeniu wpłaty, nadpłaty, zwrotu podatku na zaległe zobowiązania oraz orzecznictwo dot. trybów nadzwyczajnych B10 B10 Bc Rejestr skarg do sądów administracyjnych -23-