Instrukcja obsługi systemu ECAS Wersja dokumentu: 02.00 Data: 28 kwietnia 2015r.
Wstęp ECAS to System Uwierzytelniania Komisji Europejskiej (ang. European Commission Authentication Service), który umożliwia dostęp do stron i serwisów internetowych prowadzonych przez Komisję Europejską, w tym również do Rejestru Unii. Każdy użytkownik Rejestru Unii powinien posiadać jedno konto w systemie ECAS z aktualnym i indywidualnym adresem e-mail oraz numerem telefonu komórkowego. Rozdziały I i II instrukcji przeznaczone są dla użytkowników nowych, którzy jeszcze nie posiadają swojego konta w systemie ECAS, a tym samym w Rejestrze Unii. Rozdział III przedstawia możliwości administrowania przez zarejestrowanych użytkowników istniejącym kontem w ECAS i dokonywania na nim niezbędnych aktualizacji. Dane do systemu ECAS wprowadzane są przez użytkowników samodzielnie, natomiast zmiany w danych wprowadzanych do systemu Rejestru Unii powinny zostać zgłoszone na właściwych formularzach aktualizacyjnych. Informacje wprowadzone do obu tych systemów powinny być spójne, w przeciwnym przypadku zalogowanie do Rejestru Unii nie będzie możliwe. Każdy użytkownik powinien posiadać jedno konto w systemie ECAS oraz jeden identyfikator URID w polskiej części systemu Rejestru Unii.
Spis treści ROZDZIAŁ I... 4 1 Utworzenie konta użytkownika w systemie ECAS... 4 1.1 Wprowadzenie podstawowych danych użytkownika do systemu ECAS... 4 1.2 Tworzenie hasła... 6 1.3 Dodanie numeru telefonu komórkowego... 7 ROZDZIAŁ II... 9 2 Wprowadzenie danych użytkownika do Rejestru Unii... 9 2.1 Sprawdzenie identyfikatora URID... 11 ROZDZIAŁ III... 12 3.1 Zmiana adresu e-mail w ECAS... 12 3.1.1 Użytkownik posiada dostęp do poprzedniego adresu e-mail lub nie posiada dostępu do poprzedniego adresu e-mail, ale pamięta hasło do systemu ECAS... 12 3.1.2 Użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego adresu e-mail i nie pamięta hasła do systemu ECAS... 14 3.2 Zmiana numeru telefonu komórkowego w ECAS... 16 3.2.1 Użytkownik posiada dostęp do poprzedniego numeru telefonu komórkowego... 16 3.2.2 Użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego numeru telefonu komórkowego.. 19 3.3 Przypomnienie i zmiana hasła... 20 3.4 Samodzielne zablokowanie konta w systemie ECAS (Przycisk STOP )... 21
ROZDZIAŁ I 1 Utworzenie konta użytkownika w systemie ECAS 1.1 Wprowadzenie podstawowych danych użytkownika do systemu ECAS W przeglądarce internetowej należy wpisać URL systemu ECAS: https://webgate.ec.europa.eu/cas/ Na stronie ECAS należy upewnić się, że: wybrany jest odpowiedni język (np. polski) (1), wybrana domena jest ZEWNĘTRZNA (2). (Jeżeli wskazana jest inna domena, należy ją zmienić wybierając opcję Zmień (3), a następnie wybrać opcję Zewnętrzna (4)) Po upewnieniu się, że użytkownik znajduje się we właściwej domenie należy wybrać opcję Załóż nowe konto i wypełnić wszystkie pola. Należy podać imię i nazwisko oraz dwukrotnie adres e-mail. Każdy adres e-mail może zostać zarejestrowany w ECAS tylko raz. Istnieje również możliwość nadania własnego Loginu (pole Nazwa użytkownika ). Pole jest nieobowiązkowe i w przypadku pozostawienia go pustym system nadaje Nazwę użytkownika automatycznie.
S t r o n a 5 Następnie użytkownik powinien wybrać preferowany przez siebie język komunikacji, zapoznać się z Oświadczeniem o ochronie prywatności i zaakceptować je, wprowadzić kod z obrazka i wybrać opcję Załóż nowe konto. W wyniku prawidłowego wypełnienia formularza rejestracyjnego pojawi się następująca informacja:
S t r o n a 6 1.2 Tworzenie hasła Zgodnie z informacją o zakończeniu procesu rejestracji należy zalogować się na własną skrzynkę pocztową, na którą w ciągu ok. 30 min powinna dotrzeć automatycznie wygenerowana wiadomość z systemu ECAS (przesłana z adresu: ecas-admin@ec.europa.eu) zawierająca następujące dane: Nazwę użytkownika (1), Link umożliwiający utworzenie hasła dostępu do konta użytkownika w systemie (2). (Link będzie ważny przez 1,5 godziny od otrzymania wiadomości) W celu przystąpienia do procesu tworzenia hasła należy kliknąć w link znajdujący się w treści wiadomości (2). UWAGA W przypadku, gdyby wiadomość nie została dostarczona, prosimy o kontakt pod numer telefonu: +48 22 833 24 84 lub na adres e-mailowy: rejestr@kobize.pl. Pojawi się strona systemu ECAS, na której zostały podane reguły tworzenia nowego hasła dostępu. Hasło należy utworzyć zgodnie z podanymi zasadami, następnie potwierdzić je wprowadzając ponownie i wybrać Wyślij.
S t r o n a 7 Jeżeli hasło zostało poprawnie utworzone pojawi się komunikat przedstawiony poniżej, a po kliknięciu Dalej użytkownik będzie miał możliwość zalogowania do systemu ECAS. 1.3 Dodanie numeru telefonu komórkowego Po dokonaniu rejestracji w systemie ECAS i utworzeniu hasła dostępu do konta, użytkownik powinien zalogować się do systemu ECAS (https://webgate.ec.europa.eu/cas/ ) i zarejestrować numer telefonu komórkowego, na który w trakcie użytkowania Rejestru Unii będą wysyłane wiadomości SMS z kodami jednorazowymi umożliwiającymi logowanie oraz przeprowadzanie transakcji. UWAGA Należy pamiętać, że każdy użytkownik musi posiadać indywidualny numer telefonu komórkowego. Będąc zalogowanym do systemu ECAS należy wybrać na stronie opcję Moje konto, Moje numery telefonów komórkowych, a następnie Dodaj numer telefonu komórkowego :
S t r o n a 8 Należy wprowadzić indywidualny numer telefonu komórkowego użytkownika, na który będzie on otrzymywał wiadomości SMS z kodami jednorazowymi i wybrać Dodaj. Na podany numer telefonu komórkowego w ciągu 15 minut zostanie wysłana wiadomość SMS zawierająca kod jednorazowy, który następnie należy wprowadzić w polu Niepowtarzalny kod przesłany sms-em i zatwierdzić wybierając Zakończ. Po poprawnym dodaniu telefonu komórkowego powinien pojawić się komunikat przedstawiony poniżej. Jednocześnie użytkownik powinien otrzymać wiadomość SMS potwierdzającą dodanie numeru telefonu komórkowego do ECAS.
S t r o n a 9 ROZDZIAŁ II 2 Wprowadzenie danych użytkownika do Rejestru Unii Po pełnej rejestracji w systemie ECAS można przystąpić do pierwszego logowania do Rejestru Unii używając zarejestrowanego w ECAS adresu e-mail, ustanowionego hasła oraz numeru telefonu komórkowego. 1. W polu adresu przeglądarki internetowej należy wpisać URL Rejestru Unii: https://ets-registry.webgate.ec.europa.eu/euregistry/pl/index.xhtml 2. W prawym górnym rogu aplikacji należy wybrać odpowiedni język (np. polski) (1). 3. Wybrać opcję Logowanie (2). Po zalogowaniu się poprzez System Uwierzytelniania Komisji Europejskiej (ECAS) użytkownik powinien zostać automatycznie przekierowany na stronę Rejestru Unii. Na stronie Rejestru należy wybrać opcję Wprowadź swoje dane osobowe, aby utworzyć konto użytkownika w części Rejestru Unii administrowanej przez Polskę.
S t r o n a 10 W formularzu rejestracji, należy wprowadzić swoje dane i wskazać preferowany język, w którym będzie prowadzona korespondencja z administratorem Rejestru. W Rejestrze zostały przewidziane środki bezpieczeństwa w celu przeciwdziałania nielegalnemu wykorzystaniu aplikacji. Z uwagi na to, przy rejestracji wymagane jest podanie następujących informacji: Rodzaj dokumentu tożsamości: należy wybrać dowód osobisty, paszport lub inny; Numer dokumentu tożsamości: należy wprowadzić numer dokumentu tożsamości. Jeżeli rodzaj dokumentu tożsamości został wybrany jako Inny, należy zdefiniować typ dokumentu tożsamości; Data upływu ważności: należy wprowadzić datę upływu ważności wskazanego dokumentu tożsamości; Adres e-mail: należy podać ten sam adres, który uprzednio został zarejestrowany w systemie ECAS; Nr telefonu komórkowego: należy podać ten sam numer, który uprzednio został zarejestrowany w systemie ECAS; Poufne pytanie i odpowiedź: należy wprowadzić poufne pytanie i odpowiedź. Stanowią one dodatkowy środek bezpieczeństwa umożliwiający administratorowi Rejestru weryfikację Państwa tożsamości. Po wprowadzeniu wymaganych informacji należy wybrać opcję Dalej. Pojawi się podsumowanie wprowadzonych danych, które należy sprawdzić, a następnie zatwierdzić.
S t r o n a 11 Po zatwierdzeniu danych powinien pojawić się komunikat z potwierdzeniem rejestracji i nadanym identyfikatorem URID. Numer ten należy zapisać i podać na formularzu wniosku do Rejestru Unii. 2.1 Sprawdzenie identyfikatora URID Identyfikator URID widoczny jest w komunikacie po rejestracji w Rejestrze Unii (patrz slajd powyżej). Użytkownik może w każdej chwili sprawdzić swój URID logując się do Rejestru Unii poprzez link: https://ets-registry.webgate.ec.europa.eu/euregistry/pl/index.xhtml. Na stronie głównej systemu w jej lewym górnym rogu znajduje się identyfikator URID użytkownika:
S t r o n a 12 ROZDZIAŁ III 3.1 Zmiana adresu e-mail w ECAS Zmiana adresu e-mail w systemie ECAS możliwa jest po zalogowaniu się do systemu ECAS https://webgate.ec.europa.eu/cas/. Aby aktualizacja adresu stała się skuteczna wymagane jest dokonanie dodatkowo stosownej zmiany w systemie Rejestru Unii. W tym celu należy przesłać do administratora rejestru formularz aktualizacyjny. Poniżej omówiono dwa przypadki zmiany adresu e-mail użytkownika. Należy pamiętać, że dany adres e-mail może być przypisany wyłącznie do jednego konta w systemie ECAS. 3.1.1 Użytkownik posiada dostęp do poprzedniego adresu e-mail lub nie posiada dostępu do poprzedniego adresu e-mail, ale pamięta hasło do systemu ECAS Jeżeli użytkownik posiada dostęp do poprzedniego adresu e-mail, należy zalogować się na stronie https://webgate.ec.europa.eu/cas/ i wybrać z menu opcję Moje konto, a następnie Zmień moje dane osobowe.
S t r o n a 13 Następnie na stronie należy podać nowy adres e-mail (1) i zatwierdzić wybierając Wyślij (2). Zgodnie z prezentowaną (patrz slajd poniżej) informacją z adresu ecas-admin@ec.europa.eu na Państwa nowy adres e-mail zostanie wysłana wiadomość zawierająca link służący do potwierdzenia, że użytkownik zainicjował zmianę adresu e-mail w ECAS. (Jednocześnie na poprzedni (stary) adres otrzymają Państwo informację o zmianie adresu e-mail w systemie ECAS).
S t r o n a 14 Po kliknięciu w link umieszczony w treści wiadomości pojawi się strona systemu ECAS z informacją, że adres e-mail został zmieniony na nowy: UWAGA Należy pamiętać, że zmiana danych w ECAS nie spowoduje zmiany danych w Rejestrze Unii i odwrotnie. W celu zaktualizowania danych w Rejestrze Unii należy przesłać wniosek aktualizacyjny, którego formularz znajduje się pod adresem: https://formularzeue.kobize.pl 3.1.2 Użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego adresu e-mail i nie pamięta hasła do systemu ECAS Jeżeli użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego adresu e-mail powinien na nowo utworzyć konto w systemie ECAS używając nowego adresu e-mail. Procedura ta została opisana w Rozdziale I niniejszej instrukcji. Po założeniu konta w systemie ECAS należy sprawdzić swój Niepowtarzalny Identyfikator Komisji - UID (jest to inny identyfikator niż URID) w systemie ECAS. Aby sprawdzić swój identyfikator UID należy zalogować się na stronie https://webgate.ec.europa.eu/cas/ i wybrać z menu Moje konto Szczegółowe informacje dotyczące mojego konta ECAS (1). Poniżej zaznaczono pole, w którym użytkownik odczyta identyfikator UID (2).
S t r o n a 15 UID należy przesłać do Administratora z nowo zarejestrowanego w systemie ECAS adresu e-mail. Wiadomość prosimy przesłać na adres: rejestr@kobize.pl, używając w tym celu szablonu wiadomości email przedstawionego poniżej: Tytuł wiadomości: UID w systemie ECAS Treść wiadomości: Ja, [imię i nazwisko] informuję, iż mój niepowtarzalny identyfikator Komisji (UID) w systemie ECAS jest następujący: [UID]. UWAGA Po przesłaniu do Administratora identyfikatora UID nie należy wykonywać żadnych działań w systemie. Administrator skontaktuje się z Państwem, aby udzielić dalszych instrukcji dotyczących zakończenia procesu uzyskania dostępu do Rejestru Unii.
S t r o n a 16 3.2 Zmiana numeru telefonu komórkowego w ECAS 3.2.1 Użytkownik posiada dostęp do poprzedniego numeru telefonu komórkowego Jeżeli użytkownik posiada dostęp do poprzedniego numeru telefonu, należy zalogować się na stronie https://webgate.ec.europa.eu/cas przy użyciu poprzedniego numeru telefonu komórkowego (tego który ma zostać zmieniony) i wybrać z menu Moje konto, a następnie Moje numery telefonów komórkowych oraz Dodaj numer telefonu komórkowego.
S t r o n a 17 Należy dodać nowy numer telefonu komórkowego, a następnie zatwierdzić dodanie hasłem jednorazowym z wiadomości SMS otrzymanej na nowy numer (1) i zatwierdzić (2). Po otrzymaniu informacji, że nowy numer telefonu komórkowego został dodany (1), należy usunąć nieaktualny numer wybierając opcję Usuń numer telefonu komórkowego (2). W nowym oknie należy wprowadzić stary numer telefonu komórkowego i wybrać Usuń :
S t r o n a 18 A następnie ponownie potwierdzić chęć jego usunięcia, klikając Usuń. Pojawi się komunikat informujący o poprawnym usunięciu starego numeru telefonu komórkowego: UWAGA Usunięcie poprzedniego numeru telefonu komórkowego przed dodaniem nowego, spowoduje, że użytkownik będzie musiał otrzymać nowy Klucz Aktywacyjny i w związku z tym proces uzyskania dostępu do Rejestru wydłuży się. UWAGA W systemie ECAS i w Rejestrze Unii musi być zarejestrowany ten sam numer telefonu komórkowego w przeciwnym przypadku dostęp do Rejestru nie będzie możliwy. Dostęp do Rejestru zostanie ponownie aktywowany po przesłaniu Administratorowi wniosku aktualizacyjnego potwierdzającego nowy numer telefonu komórkowego. Wnioski dostępne są na stronie: https://formularzeue.kobize.pl.
S t r o n a 19 3.2.2 Użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego numeru telefonu komórkowego Jeżeli użytkownik nie posiada dostępu do poprzedniego numeru telefonu, należy zalogować się na stronie https://webgate.ec.europa.eu/cas/ i wybrać z menu Moje konto a następnie STOP: Usuń wszystkie moje numery telefonu komórkowego oraz elektroniczny dokument tożsamości i zatwierdzić usunięcie. Po usunięciu wszystkich numerów telefonów system ECAS przekieruje użytkownika do strony logowania. Należy zalogować się ponownie do ECAS i wybrać Moje konto. Następnie należy wybrać Moje numery telefonów komórkowych i dalej Dodaj numer telefonu komórkowego ; dodanie nowego numeru należy potwierdzić hasłem jednorazowym z wiadomości SMS otrzymanej na ten numer. Proces ten został przedstawiony w Rozdziale 1.3 niniejszej Instrukcji. UWAGA Dostęp do Rejestru Unii będzie mógł zostać aktywowany ponownie po przesłaniu Administratorowi wniosku aktualizacyjnego (https://formularzeue.kobize.pl) potwierdzającego nowy numer telefonu komórkowego. Proces ten wymaga wprowadzenia przez użytkownika nowego Klucza Aktywacyjnego.
S t r o n a 20 3.3 Przypomnienie i zmiana hasła Przed przypomnieniem/zmianą hasła należy się upewnić, czy wybrana została właściwa domena w systemie ECAS. Powinna być to domena ZEWNĘTRZNA. W przypadku, gdy użytkownik nie pamięta hasła dostępu do swojego konta w ECAS lub ze względów bezpieczeństwa chce je zmienić, należy skorzystać z możliwości zresetowania hasła przy użyciu funkcji Zmiana hasła lub Nie pamiętasz hasła?. Funkcje te są dostępne bezpośrednio ze strony Systemu Uwierzytelniania Komisji Europejskiej (ECAS). Link do utworzenia nowego hasła przesyłany jest na adres e-mail użytkownika zarejestrowany w ECAS. UWAGA Hasło do systemu ECAS można zmieniać nie częściej niż raz dziennie. Ze względów bezpieczeństwa zalecana jest zmiana hasła nie rzadziej niż raz na miesiąc.
S t r o n a 21 3.4 Samodzielne zablokowanie konta w systemie ECAS (Przycisk STOP ) Użytkownik ma możliwość samodzielnego zablokowania dostępu do systemu ECAS. Zablokowanie dostępu do ECAS skutkuje jednoczesnym zawieszeniem możliwości zalogowania się do Rejestru Unii. Funkcja ta może okazać się przydatna w przypadku naruszenia lub podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa, np. gdy poufne dane użytkownika, które są wykorzystywane podczas logowania zostaną ujawnione osobie trzeciej lub istnieje podejrzenie, że takie ujawnienie mogło nastąpić. Należy pamiętać, że aby po użyciu funkcji blokowania dostępu zalogowanie do systemu stało się ponownie możliwe wymagane jest wprowadzenie nowego Klucza Aktywacyjnego. Po samodzielnym zablokowaniu konta w systemie ECAS należy więc skontaktować się z Administratorem Rejestru i zgłosić wniosek o przesłanie nowego Klucza Aktywacyjnego. Dostarczenie go potrwa kilka dni roboczych, gdyż wysyłany jest on listem poleconym. Aby samodzielnie zablokować dostęp do systemu należy zalogować się do systemu ECAS (https://webgate.ec.europa.eu/cas/), wejść w zakładkę Moje konto i przy użyciu przycisku STOP: Usuń wszystkie moje numery telefonu komórkowego oraz elektroniczny dokument tożsamości zablokować dostęp.