Załącznik do Zarządzenia Nr 76/K/2013 Burmistrza Gminy Kęty z dnia 22 marca 2013 r. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW URZĘDU GMINY KĘTY 1 1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Kęty. 2. Instrukcja opracowana została na podstawie Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.). 3. Ilekroć w Instrukcji mowa jest o Urzędzie Gminy należy przez to rozumieć Urząd Gminy Kęty. 2 1. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej tj. dowody źródłowe oraz dowody sporządzone przez jednostkę. 2. Dowody źródłowe dzielą się na : a) zewnętrzne obce otrzymywane od kontrahentów b) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom c) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki 3. Dowody sporządzone przez jednostkę to: a) zestawienia zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione b) polecenie księgowania, wprowadzające nowe zapisy oraz korekty zapisów księgowych c) noty księgowe uznaniowe, obciążające, odsetkowe 3.1. Zestawienia dowodów źródłowych powinny: a) składać się co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu którego dotyczą objęte nim dowody, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej; b) obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części; c) zapewnić sprawdzalne powiązanie ujętych w nich kwot z dowodami na których podstawie zostały sporządzone. 3.2. Polecenie księgowania sporządza się : a) w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu przeprowadzenia operacji gospodarczej ( wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczanych kosztów, otwarcia ksiąg, dodatkowego dekretu do dokumentu źródłowego ), b) w innych przypadkach, wynikających ze stosowanej techniki księgowości.
3.3. Noty korygujące wystawiane są kontrahentom jednostki w celu skorygowania dowodów zewnętrznych obcych, ale tylko w przypadkach określonych w przepisach o podatku od towarów i usług. 4. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., za prawidłowy dowód księgowy uważa się dowód: a) stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, zawierający co najmniej : - określenie rodzaju dowodu : - określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; W dowodach własnych wewnętrznych określenie wystawcy oraz i adresów stron może być zastąpione nazwami lub symbolami wydziałów jednostki. - datę wystawienia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej; - przedmiot operacji gospodarczej, ilość jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych oraz jej wartość; - inne dane określone w odrębnych przepisach jako warunek prawidłowości określonego dowodu; - podpis wystawcy dowodu oraz osób odpowiedzialnych w jednostce za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie. b) sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym przez właściwe wydziały urzędu, a na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione, c) oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. 5. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także na stwierdzeniu, że dowody wystawione zostały przez właściwe jednostki. 6. Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów matematycznych. Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wpisanych przez przystosowane do tego maszyny. 7. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub załączniku do dowodu. 7.1. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawidłowe. 7.2. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony do poprawienia błędów w dowodach księgowych.
3 1. Dowód księgowy sporządza się w języku polskim. 2. Dowód księgowy może być sporządzony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym. Dowód księgowy w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. 3. Dowody księgowe powinny być rzetelne tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej którą dokumentują, kompletne i bezbłędne pod względem rachunkowym. 3.1. Dowody winny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały. 3.2. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. 3.3. Dane dowodów księgowych nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane lub usuwane w inny sposób. 4. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie. 5. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 1. Każda operacja gospodarcza musi być udokumentowana. 4 2. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie dotyczy to operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności. 3. Za prawidłowy zastępczy dowód księgowy uważa się pisemne oświadczenie pracownika dokonującego operacji gospodarczej, pod warunkiem, że : a) zakupiono rzeczowe składniki majątkowe w ilości przyjętej w obrocie detalicznym;
b) w treści oświadczenia podano ilość, cenę i wartość poszczególnych rodzajów zakupionych składników majątkowych oraz źródło ich zakupu; c) oświadczenia podpisała osoba upoważniona na dowód aprobaty zakupu. 3.1. Przepisy punktu 2 i 3 stosuje się również do zakupu usług. 5 1. Dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne winny być przekazywane tylko do tych wydziałów, które korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia. 2. Dokumenty zewnętrzne po przyjęciu przez dziennik podawczy wprowadzane są do systemu elektronicznego E-Dokument, a następnie rozdzielane i przesyłane do Dyrektorów Wydziałów lub na samodzielne stanowiska w celu akceptacji zapłaty dla kontrahenta. 2.1. Na dowód przyjęcia każdy dokument jest opieczętowany pieczątką wpływu do Urzędu Gminy z datą jego wpływu. 2.2. Akceptacja zapłaty polega na sprawdzeniu dokumentu pod względem merytorycznym i opisaniu dokumentu zgodnie z wymogami Ustawy o zamówieniach publicznych i Zarządzenia Burmistrza w sprawie szczegółowych zasad realizacji planu finansowego Urzędu Gminy. 3. Dokumenty winny być przetrzymywane przez zainteresowane wydziały tylko przez czas niezbędny do merytorycznego sprawdzenia dokumentu i jego opisania, nie przekraczając terminu zapłaty, a następnie przekazane do Wydziału Finansowo-Budżetowego. 6 1. Czynności związane z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania określa się nazwą dekretacja. 2. Dekretacja obejmuje następujące etapy: a) segregacja dokumentów; b) sprawdzenie czy przedstawione dokumenty są prawidłowym dowodem księgowym; c) właściwa dekretacja ( oznaczenie sposobu księgowania ). 2.1. Segregacja dokumentów polega na : a) wyłączeniu z ogółu dokumentów, które napływają do Wydziału Finansowo- Budżetowego dokumentów, które nie podlegają księgowaniu; b) podziale dowodów księgowych na dowody do realizacji gotówkowej i bezgotówkowej; c) kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres ( np. dzień, dekadę...) 2.2. Sprawdzenie dokumentów polega na ustaleniu czy są one podpisane na dowód kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
Wszystkie dokumenty będące podstawą do uregulowania zobowiązania, zarówno gotówkowe jak i bezgotówkowe muszą być zatwierdzone przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby przez nich upoważnione. W przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie były kontrolowane lub brak jest załączników należy przed księgowaniem zwrócić się do właściwego wydziału celem ich uzupełnienia. 2.3. Właściwa dekretacja polega na : a) nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane, b) umieszczeniu na dokumentach adnotacji, c) wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach / kontach / analitycznych; d) określeniu daty pod jaką dowód ma być zaksięgowany, jeżeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niż data jego wystawienia przy dowodach własnych lub pod datą otrzymania przy dowodach obcych, e) podpisaniu przez osobę upoważnioną do dekretacji. Do dekretacji należy stosować pieczątkę zawierającą odpowiednie rubryki. 7 1. Podstawą wydatkowania środków jest zamówienie dokonane zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych. 2. Dokumentami dotyczącymi zakupu robót, dostaw i usług oraz rozrachunków z dostawcami są: a) zamówienie umowa; b) oryginał faktury VAT lub rachunku, gdy wystawca nie jest obowiązany do wystawiania faktur VAT; W przypadku wystąpienia konieczności dokonania korekty wystawionej faktury VAT wystawia się dokumenty będące podstawą korekty tj. faktury korygujące zawierające wyraz Korekta albo wyrazy; Faktura korygująca lub noty korygujące. Dokumenty wystawiane przez podatników VAT są dokumentami o specjalnych dodatkowych wymaganiach określonych w przepisach o podatku od towarów i usług. c) dowody dostaw; d) protokoły odbioru robót i usług; e) dokumenty stwierdzające uregulowanie zobowiązania. 1. Dokumentami dotyczącymi sprzedaży oraz rozrachunków z odbiorcami są: a) zamówienie umowa, b) faktura VAT, W przypadku wystąpienia konieczności dokonania korekty wystawionej faktury wystawia się dokumenty będące podstawą korekty tj. faktury korygujące zawierające wyraz Korekta albo wyrazy Faktura korygująca. Faktura VAT oraz dokumenty korygujące wystawione faktury są dokumentami o specjalnych dodatkowych wymaganiach określonych w przepisach o podatku od towarów i usług. 8
c) dokumenty stwierdzające uregulowanie należności, d) wezwanie do zapłaty, e) noty odsetkowe. 1. W uzasadnionych przypadkach zakupione usługi są refakturowane. 9 2. Refaktura zawiera wszystkie elementy podstawowej faktury VAT i jest wystawiana niezwłocznie po otrzymaniu faktury VAT. 10 1. Faktury VAT, rachunki oraz ich korekty, noty księgowe, decyzje dotyczące zakupu (zapłaty) wpływające do Urzędu Gminy są niezwłocznie realizowane w następujący sposób: 1.1. Każda zarejestrowana przez dziennik podawczy i wprowadzona do systemu edokument, faktura lub inny dokument do zapłaty przekazywana jest elektronicznie oraz w formie dokumentu do wydziału merytorycznego, 1.2. Po sprawdzeniu, wydział merytoryczny wprowadza otrzymany dokument, do elektronicznego systemu Dysponent, a następnie dyrektor wydziału lub osoba zastępująca podpisuje pod względem merytorycznym, 1.3. Sprawdzone i podpisane pod względem merytorycznym dokumenty wracają do Wydziału Finansowo - Budżetowego celem sprawdzenia pod względem formalnorachunkowym, a następnie przekazywane są do zapłaty. 1.4. Dokumenty realizowane za pośrednictwem kasy przekazywane są pracownikowi przygotowującemu podjęcia gotówkowe. 1.5. Dokumenty realizowane za pośrednictwem banku są przekazywane pracownikowi przygotowującemu przelewy bankowe. 2. Dokumentami stwierdzającymi uregulowanie zobowiązań są wyciągi bankowe sumy zrealizowanych czeków, załączone do wyciągów kopie poleceń przelewu, dowody kasowe, rozliczenia pracowników z sum pobranych na zakup na podstawie wniosku o zaliczkę z dołączonym rozliczeniem zaliczki i dowodami stwierdzającymi poniesione wydatki. 11 Dowodami kasowymi uzasadniającymi wypłatę gotówki z kasy są : a) wniosek o zaliczkę zaliczki na wydatki do rozliczenia udzielane są pracownikom na pokrycie drobnych wydatków bieżących. Wniosek o zaliczkę wystawia osoba ubiegająca się o zaliczkę, określając jej cel. Przedstawiony do realizacji w kasie wniosek o zaliczkę sprawdza pod względem merytorycznym dyrektor wydziału, któremu pracownik podlega służbowo, a od względem formalno-rachunkowym pracownik Wydziału Finansowo-Budżetowego. Dowodem sprawdzenia jest podpis tych osób na wniosku. Wniosek o zaliczkę zawiera zobowiązanie zaliczkobiorcy o rozliczeniu jej w terminie wskazanym na wniosku a termin rozliczenia nie może być dłuższy niż 7 dni roboczych po dokonaniu transakcji. Pracownik, któremu udzielana jest zaliczka do rozliczenia wyraża
na wniosku pisemną zgodę na potrącenie nie rozliczonej w terminie zaliczki z najbliższego wynagrodzenia. Do czasu rozliczenia pobranej zaliczki pracownik nie może otrzymać następnej zaliczki. Zatwierdzony do wypłaty przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby przez nich upoważnione wniosek jest podstawą wypłaty gotówki z kasy lub dokonania przelewu na konto pracownika wskazane do celów przelewu wynagrodzenia za pracę. b) rozliczenie zaliczki Sporządza go pracownik, który pobrał zaliczkę w jednym egzemplarzu, a na odwrocie wyszczególnia dowody wraz z kwotami. Do Rozliczenia zaliczki dołącza się dowody ( faktury, rachunki, kwity, itp. ) stwierdzające wydatkowanie gotówki. Rozliczenia zaliczki wraz z dowodami dokumentującymi wydatkowane środki podpisuje pod względem merytorycznym dyrektor wydziału, któremu zaliczkobiorca podlega, a pod względem formalno-rachunkowym wyznaczony pracownik Wydziału Finansowo-Budżetowego. Dokument ten podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby przez nich upoważnione. c) polecenie wyjazdu służbowego Stanowi upoważnienie pracownika do wykonania zleconych mu czynności służbowych podczas wyjazdu służbowego. Dokument ten wystawia w dniu poprzedzającym wyjazd służbowy wyznaczony pracownik. Decyzje o delegowaniu podejmuje Burmistrz lub upoważniona osoba, ze wskazaniem środka lokomocji, jakim powinien podróżować delegowany. Pracownik zobowiązany jest potwierdzić pobyt w miejscu do którego był delegowany, a w przypadku braku tej możliwości potwierdzenia dokonuje przełożony pracownika. Po wykonaniu polecenia wyjazdu służbowego pracownik sporządza na odwrocie dokumentu rachunek kosztów podróży, zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie należności przysługujących pracownikowi w czasie podróży służbowej. Pracownik zobowiązany jest przedłożyć rozliczenie kosztów podróży służbowej niezwłocznie po wykonaniu polecenia wyjazdu a ostatecznie w terminie 7 dni roboczych po powrocie z delegacji. Polecenie wyjazdu sprawdza pod względem merytorycznym a na dowód sprawdzenia podpisuje dyrektor wydziału lub bezpośredni przełożony pracownika. Dokument pod względem formalno-rachunkowym sprawdza i podpisuje pracownik Wydziału Finansowo-Budżetowego. Sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzony do wypłaty przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby przez nich upoważnione dokument rachunku kosztów podróży służbowej stanowi podstawę wypłaty gotówki z kasy lub dokonania przelewu na rachunek bankowy wskazany przez pracownika delegowanego. Rozliczając zwracane koszty podróży służbowej pracownik potwierdza swoim podpisem odbiór gotówki podając kwotę otrzymanej gotówki cyfrą, słownie oraz datę pobrania.
d) polecenie zwrotu Stanowi podstawę zwrotu nienależnie wpłaconych lub orzeczonych do zwrotu dochodów budżetowych. Polecenie zwrotu wystawia pracownik Wydziału WD lub Wydziału FB po stwierdzeniu zaistniałej nadpłaty. Polecenia zwrotu podpisywane są przez Dyrektorów Wydziałów WD i FB. Polecenie zwrotu zawiera uzasadnienie zwrotu i wskazuje datę wypłacenia zwracanej kwoty. Polecenie zwrotu przed wypłatą musi być zatwierdzone do wypłaty przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby przez nich upoważnione. Jeżeli podstawą zwrotu nadpłaty jest dowód przychodowy, w wyniku realizacji którego powstała nadpłata, na dowodzie tym należy zamieścić adnotację o dokonanym zwrocie, ze wskazaniem daty i pozycji zaksięgowania zwrotu. 12 1. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń i innych świadczeń jest lista płac, którą sporządza Wydział FB. 2. Podstawą sporządzania listy płac jest: - umowa o pracę - zmiana umowy o pracę - rozwiązanie umowy o pracę - ewidencja czasu pracy - wnioski premiowe Umowę o pracę wystawia Wydział OS w 3-ech egzemplarzach, z przeznaczeniem: - oryginał - otrzymuje pracownik - pierwsza kopia - pozostaje w aktach osobowych pracownika - druga kopia - przekazywana jest do Wydziału FB Umowa o pracę winna zawierać datę rozpoczęcia pracy, określenie stanowiska i warunków wynagrodzenia oraz podpis Burmistrza. Zmiana umowy o pracę zawiera decyzję o zmianie zajmowanego stanowiska lub zaszeregowania i wystawiana jest przez Wydział OS w 3-ech egzemplarzach z przeznaczeniem : - oryginał otrzymuje pracownik - pierwsza kopia pozostaje w aktach osobowych pracownika - druga kopia przekazywana jest do Wydziału FB Rozwiązanie umowy o pracę dokonywane jest na piśmie, powinno zawierać datę rozwiązania umowy i być sporządzone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rozwiązanie umowy o pracę wystawia Wydział OS w 3-ech egzemplarzach, z przeznaczeniem : - oryginał otrzymuje pracownik - pierwsza kopia pozostaje w aktach Wydziału OS - druga kopia przekazywana jest do Wydziału FB Rozwiązanie umowy o pracę podpisuje Burmistrz.
Wnioski premiowe Podstawę do sporządzenia listy płac z tytułu premii stanowią wnioski premiowe sporządzone przez dyrektora Wydziału i zaakceptowane przez Burmistrza. Przy wystawianiu i akceptowaniu wniosków premiowych należy przestrzegać zasady premiowania i nagradzania. 3. Lista płac powinna zawierać co najmniej następujące dane: - okres za jaki obliczono wynagrodzenie, - nazwisko i imię pracownika, - łączną sumę do wypłaty, - sumę należnego wynagrodzenia brutto w rozbiciu na poszczególne składniki, - sumę wynagrodzenia netto, - sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, - sumę zasiłku rodzinnego, - podatek od dochodów osobistych, składki ubezpieczeniowe, - pokwitowanie odbioru (podpis lub sposób przekazania wynagrodzenia np. przelew), 4. Z wynagrodzenia pracownika dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń należności egzekucyjnych na podstawie nakazów egzekucyjnych. Inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą pracownika. 5. Listy płac z tytułu wynagrodzeń pracowników sporządza się przy użyciu komputera. Pozostałe listy płac z tytułu innych świadczeń sporządza się ręcznie. Listy płac stanowiące podstawę wypłaty nie mogą zawierać żadnych poprawek. 6. Przed wypłatą lista płac musi być podpisana przez osoby sporządzające i sprawdzające pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby przez nich upoważnione. 7. Listy płac podpisane i zatwierdzone do wypłaty są przekazywane do kasy celem wypłaty gotówkowej lub na ich podstawie dokonywany jest przelew środków do banku prowadzącego konta osobiste. 13 1. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS. 2. Szczegółowe zasady naliczania i rozliczani podatku od dochodów osobistych zawiera ustawa o podatku od osób fizycznych oraz przepisy wykonawcze. 14 Dowodami bankowymi są ujęte na wyciągu bankowym zrealizowane czeki, kopie bankowych dowodów wpłaty i przelewów bankowych.
Bankowy dowód wpłaty Wszystkie wpłaty gotówki do banku na rachunek własny lub obcy dokonywane są na specjalnych drukach Polecenie przelewu / bankowy dowód wpłaty. Dowód wpłaty wypełnia kasjer w 2 -ech egzemplarzach przy wpłatach na rachunek prowadzony w oddziale banku gdzie dokonuje się wpłaty oraz przy wpłatach na konto prowadzone w innym oddziale banku. Dowód wpłaty ujmowany jest w raporcie kasowym w dniu dokonania wpłaty. Czeki Czeki gotówkowe wystawiane są przez kasjera lub osobę upoważnioną w przypadku jego nieobecności. Czeki podpisują osoby upoważnione zgodnie z odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek gotówkowy kwituje odbiór na grzbiecie książeczki czekowej. Po otrzymaniu wyciągu bankowego realizacja czeku gotówkowego winna być sprawdzona z kwotą ujętą w raporcie kasowym. Czeki rozrachunkowe służą do regulowania zobowiązań wobec dostawców. Czeki te wystawia kasjer, a podpisują osoby upoważnione, zgodnie z odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Odbiór czeków przez instytucję otrzymującą czek jest kwitowany w książeczce czekowej. Po dokonaniu transakcji należy oddać książeczkę czekową w Wydziale FB wraz z oryginałem faktury, której zapłatę uregulowano czekiem. Elektroniczna dyspozycja podjęcia gotówki Dyspozycja podjęcia gotówki za pośrednictwem systemu bankowego INGBusinesOnLine dokonywana jest przez pracowników Urzędu upoważnionych do obsługi bankowości elektronicznej dla Gminy Kęty złożone w banku. Po wprowadzeniu przez pracownika i zatwierdzeniu dyspozycji podjęcia gotówki, przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby upoważnionej, generowany jest dokument na podstawie którego możliwy jest odbiór gotówki w oddziale ING Bank Śląski. Po otrzymaniu wyciągu bankowego realizacja podjęcia gotówki winna być sprawdzona z kwotą ujętą w raporcie kasowym. Polecenie przelewu Realizacja przez Urząd Gminy poleceń przelewów odbywa się za pomocą systemu Bankowość internetowa PekaoBIZNES24, oraz ING BusinesOnLine. Zrealizowane przelewy oraz wyciągi bankowe w ramach systemów są drukowane w Wydziale Finansowo- Budżetowym. Podstawą wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentu podlegającego zapłacie, wniosek do Wydziału FB o przekazanie środków lub inny dowód wewnętrzny określony przez kierownika jednostki. Dokumenty stanowiące podstawę przelewu muszą być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Burmistrza i Skarbnika lub przez osoby przez nich upoważnione. Wyciągi z rachunków bankowych Otrzymane z banku wyciągi rachunków bankowych oraz wydrukowane przez Wydział Finansowo-Budżetowy winny być sprawdzone przez pracownika Wydziału FB z załączonymi do nich dokumentami. Brak dokumentów należy natychmiast zgłosić w banku, a niezgodności niezwłocznie pisemnie uzgodnić z bankiem.
Do otrzymanych wyciągów bankowych dołącza się potwierdzenia przelewów z systemu Bankowość internetowa PekaoBIZNES24 oraz ING BusinesOnLine. 15 1. Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania zmian o stanie majątku Gminy są: - w zakresie gruntów - akty notarialne zakupu, umowy darowizny lub spadku, decyzje komunalizacji mienia, - w zakresie majątku trwałego - faktury dostawców (wykonawców), protokoły odbioru, dowody OT, PT, protokoły likwidacji LT zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, akty darowizny lub spadku, 2. Dostawy majątku trwałego przekazywanego do użytku równocześnie z jego odbiorem należy udokumentować fakturami dostawców oraz dołączonym do faktury dowodem OT przyjęcie środka trwałego. 3. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji obiektów majątku trwałego powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych. Do protokołu należy dołączyć dowody OT, w których zgodnie z wynikającą z protokołu faktyczną wartością inwestycji ustala się wartość poszczególnych składników obiektów otrzymanych z inwestycji. 4. Dowody OT stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokołem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji, są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych. Dowody PT stanowią udokumentowanie przekazania lub otrzymania majątku trwałego. Dowody OT i PT muszą spełniać wszystkie wymogi prawidłowego dowodu księgowego. Dowody OT sporządza się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem : - oryginał - otrzymuje Wydział FB - kopia - wydział rozliczający inwestycję Dowody PT sporządza się w 3-ech egzemplarzach z przeznaczeniem : - oryginał - otrzymuje Wydział FB - pierwsza kopia - jednostka otrzymująca majątek trwały - druga kopia - wydział przekazujący majątek trwały 5. Polecenie księgowania sporządzone przez pracownika Wydziału FB na podstawie dowodów źródłowych stanowi udokumentowanie wartości niematerialnych i prawnych na koncie inwestycji zakończonych.
6. Przy pracach projektowo-kosztorysowych do faktury wykonawcy winien być dołączony protokół z przyjęcia wykonanej dokumentacji. 7. Likwidacja rzeczowych składników majątku trwałego musi być udokumentowana protokołem likwidacji. Protokół likwidacji podpisują członkowie komisji kasacyjnej oraz zatwierdza Burmistrz. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: - oryginał - otrzymuje Wydział FB - kopia - otrzymuje Wydział OS Protokół stanowi podstawę do rozchodowania z ewidencji analitycznej i syntetycznej zlikwidowanych składników majątkowych. 8. Na arkuszach Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych ujmuje się różnice ilościowe i wartościowe jakie wynikają z przeprowadzonej inwentaryzacji. Arkusze te stanowią podstawę do sporządzenia dowodów Polecenie księgowania celem księgowego ujęcia różnic. 9. Wykaz osób, wraz ze wzorem podpisu, upoważnionych do zatwierdzania dowodów wewnętrznych takich jak faktury, rachunki, noty księgowe, listy płac, LT, OT, PT, przedstawia tabela Nr 1 załącznika do niniejszej Instrukcji. 10. Wykaz osób, wraz ze wzorem podpisu, upoważnionych do zatwierdzania dowodów wewnętrznych takich jak faktury, rachunki, noty księgowe, listy płac, LT, OT, PT, w razie usprawiedliwionej nieobecności osób ujętych w tabeli Nr1 przedstawia tabela Nr 2 załącznika do niniejszej Instrukcji. 11. W przypadku równoczesnej nieobecności osób wymienionych w tabeli Nr 1 i tabeli Nr 2 załącznika do niniejszej Instrukcji, dowody zatwierdzane są przez Burmistrza lub właściwego dla danego Wydziału Zastępcę Burmistrza albo Sekretarza.
Załącznik do Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Tabela Nr 1 - wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów wewnętrznych takich jak faktury, rachunki, noty księgowe, decyzje, listy płac, LT, OT, PT : Lp. Nazwisko i imię Stanowisko Wzór podpisu 1. Bąk Tomasz Burmistrz 2. Laszczak Dariusz I Zastępca Burmistrza 3. Olejak Krzysztof II Zastępca Burmistrza 4. Mreńca Wojciech Skarbnik 5. Jurzak Janusz Sekretarz 6. Jurzak Jarosław 7. Kasprzak Bożena 8. Zoń Karina 9. Własiński Piotr 10. Piecha Janusz 11. Dziedzic Józef 12. Bujarek Włodzimierz 13. Matkowska Dorota 14. Kojder Sabina Infrastruktury Społecznej Świadczeń Promocji i Rozwoju Infrastruktury Gminnej Geodezji i Kartografii Gospodarki Nieruchomościami Środowiska i Przedsiębiorczości Organizacyjny i Spraw Obywatelskich Zarządzania Kryzysowego 15. Kowalska Urszula Główny Księgowy 16. Błasiak Marzena Dochodów 17. Sordyl Małgorzata Wydział FB 18. Gasidło Grażyna Podinspektor Wydział FB
Lp. Nazwisko i imię Stanowisko Wzór podpisu 19. Ochnik Ewa 20. Lelek Joanna 21. Kanik Zbigniew Podinspektor Wydział FB Podinspektor Wydział FB Komendant Straży Miejskiej 22. Romanek Halina Z-ca Kierownika USC 20. Jacek Jarosz 21. Pilarczyk Zbigniew Biuro Informatyzacji Główny Specjalista Kancelaria Urzędu
Tabela Nr 2 - wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów wewnętrznych takich jak faktury, rachunki, noty księgowe, decyzje, listy płac, LT, OT, PT : Lp. 1. Blarowska Renata 2. Droździk Inka 3. Futyma Aneta Nazwisko i imię 4. Jodłowiecka-Jekiełek Teresa Stanowisko Wydział GK Wydział WS Wydział OS Wydział ZK 5. Kajdas Dorota KSM 6. Kozioł Grzegorz 7. Królicki Mieczysław 8. Kryska Marcin 9. Matusiak Katarzyna 10. Sordyl Ewa 11. Szczepańczyk Jadwiga Wydział PR Geodeta Wydział GN Biuro Informatyzacji Wydział SP Wydział WD Wydział IG Wzór podpisu