Fundacja Solidarności Międzynarodowej Program Wsparcie Demokracji 2015 OPIS ZAPYTANIA OFERTOWEGO Z-15 (ZASADY UCZESTNICTWA) Program Wsparcie Demokracji jest programem Fundacji Solidarności Międzynarodowej (zwanej dalej Fundacją) finansowanym ze środków polskiej współpracy rozwojowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP. Celem programu jest rozwój demokracji, w tym demokracji lokalnej, rządy prawa oraz przestrzeganie praw człowieka w państwach wymienionych na liście biorców pomocy rozwojowej DAC OECD a jednocześnie określonych w raporcie Freedom in the World (Freedom House) jako częściowo wolne i bez wolności. W ramach programu realizowane są projekty polskich organizacji pozarządowych podejmujących, we współpracy z partnerami lokalnymi, wspólne inicjatywy na rzecz wspierania prodemokratycznych przemian w społeczeństwach, które ze względu na system polityczny nie mają możliwości współdecydowania o własnym losie, w tym w krajach, gdzie system polityczny posiada jedynie pewne elementy powszechnie uznane za demokratyczne oraz krajach w okresie transformacji systemowej. 1. W ramach zapytania ofertowego można składać oferty dotyczące projektów na rzecz Armenii. Projekty muszą być realizowane w ścisłej współpracy z partnerami z krajów, do których są adresowane. Projekty muszą być realizowane na terenie w/w państw/a i mogą zawierać elementy realizowane na terenie Polski. 2. Dofinansowanie będzie przyznawane wyłącznie na projekty odpowiadające obszarom tematycznym zapytania ofertowego: Wsparcie niezależnych mediów lokalnych i/lub wsparcie środowisk proeuropejskich w Armenii. 3. Podmioty uprawnione do składania ofert w ramach zapytania ofertowego to zarejestrowane w Polsce stowarzyszenia i fundacje. W zapytaniu ofertowym nie może uczestniczyć podmiot: pozostający w stanie likwidacji lub podlegający zarządowi komisarycznemu, lub który zawiesił swoją działalność, lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, wobec którego zostało wszczęte postępowanie egzekucyjne, jeśli wobec członka organu zarządzającego podmiotu orzeczono zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi, został on prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione - w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, który nie dopełnił obowiązku płacenia składek ZUS lub należnych podatków, Fundacja, która nie dopełniła ustawowego obowiązku sprawozdawczości wobec właściwego ministra za ostatnie trzy lata, organizacja pożytku publicznego, która nie dopełniła obowiązku złożenia sprawozdania w Departamencie Pożytku Publicznego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej za ostatnie trzy lata, w którym pracownicy Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub placówek zagranicznych pełnią funkcje w organach zarządzających lub organach kontroli lub nadzoru, chyba że zostali skierowani do pełnienia tych funkcji przez Ministra Spraw Zagranicznych. 4. Wysokość dofinansowania projektu w ramach zapytania ofertowego nie może być wyższa niż 100 tys. zł. 5. Graniczne terminy realizacji projektów wyłonionych w ramach zapytania ofertowego: 1 lipca 30 listopada 2015 r. Wsparcie Demokracji 2015 Opis zapytania ofertowego Z-15 (zasady uczestnictwa) s. 1
6. O dofinansowanie aplikować mogą podmioty, które wykażą: doświadczenie podmiotu w realizacji projektów międzynarodowych w państwach Kaukazu Południowego. 7. Termin składania ofert: 25 maja 2015 r. do godz. 16:00. Decyduje data i czas zarejestrowania oferty w elektronicznym generatorze wniosków oraz data i czas dostarczenia (wpływu) do biura Fundacji wersji papierowej Oświadczenia wnioskodawcy o zgłoszeniu wniosku/oferty w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe. Oferty/wnioski zarejestrowane i/lub dostarczone po terminie nie będą rozpatrywane. 8. W ramach zapytania ofertowego dany podmiot może złożyć tylko jedną ofertę. 9. Wymagania dotyczące oferty (wniosku grantowego) 9.1. Ofertę/wniosek należy wypełnić on-line w generatorze wniosków dostępnym na stronie: https://formularze2015.solidarityfund.pl/. Należy wypełnić wszystkie rubryki formularza w generatorze wniosków (w tym linki do statutu i sprawozdań). W przypadku jeśli rubryka nie dotyczy oferty/wniosku należy wpisać: NIE DOTYCZY. 9.2. Złożone oferty muszą spełniać kryteria opisane w pkt. 1-8, 11.2, 11.3 Opisu zapytania ofertowego. 9.3. Obowiązkowymi załącznikami w formacie PDF do wersji elektronicznej oferty/wniosku są: Listy od partnerów zagranicznych uczestniczących w planowaniu i realizacji projektu (skany w językach białoruskim, ukraińskim, rosyjskim, angielskim, francuskim lub polskim listy w innych językach niż wymienione należy przesyłać z tłumaczeniem roboczym na język polski). 9.4. Ostateczną wersję wypełnionej oferty/wniosku należy zarejestrować w generatorze wniosków nie później niż w terminie podanym w pkt. 7 Opisu zapytania ofertowego. 9.5. W tym samym terminie (decyduje data wpływu do siedziby FSM) jeden egzemplarz wydrukowanego i podpisanego Oświadczenia wnioskodawcy o zgłoszeniu wniosku/oferty w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe dotyczącego zarejestrowanej wersji elektronicznej oferty/wniosku (bez żadnych załączników) należy przesłać pod adres: Fundacja Solidarności Międzynarodowej ul. Bagatela 10/12 00-585 Warszawa z dopiskiem Z-15 lub dostarczyć do biura Fundacji i uzyskać potwierdzenie tego dostarczenia. 10. Kryteria merytoryczne oceny ofert: o zgodność z obszarem tematycznym i wymogami zawartymi w Opisie zapytania ofertowego (50% punktów); o adekwatność (25% punktów): zgodność planowanych działań z potrzebami odbiorców z kraju docelowego oraz sytuacją politycznospołeczną i specyfiką kulturową kraju docelowego; o efektywność (25% punktów): dobór i realny udział partnera/partnerów lokalnych z Armenii w planowaniu, realizacji i ewaluacji projektu; dobór proponowanych działań, środków i metod projektowych w odniesieniu do zakładanych rezultatów i celów projektu, realność realizacji projektu przy zakładanym harmonogramie; gospodarność (stosunek kosztów projektu do rezultatów, zasadność i racjonalność wysokości poszczególnych pozycji kosztowych) oraz wkład własny wnioskodawców i partnerów; dotychczasowe doświadczenie wnioskodawcy w realizacji projektów międzynarodowych w państwach Kaukazu Południowego oraz kompetencje wnioskodawcy i kwalifikacje kluczowych osób zaangażowanych przez niego do realizacji projektu; trwałość rezultatów projektu i sposób zaplanowania ewaluacji wewnętrznej programu. Wsparcie Demokracji 2015 Opis zapytania ofertowego Z-15 (zasady uczestnictwa) s. 2
11. Warunki finansowe 11.1. Koszty powinny być realistyczne i dobrze uzasadnione. 11.2. Koszty administracyjne nie mogą stanowić więcej niż 15% wartości projektu i powinny uwzględniać wydatki oferenta i partnera/partnerów proporcjonalnie do roli w projekcie. 11.3. W każdym wniosku należy wykazać wkład własny stanowiący minimum 5% wartości projektu (w postaci wkładu finansowego i/lub rzeczowego i/lub pracy wolontariuszy). Planując budżet należy unikać nadmiernego obciążenia wkładem własnym partnerów z krajów, do których adresowany jest program. 11.4. Wkład własny nie może pochodzić ze środków programu MSZ RP polska pomoc (zarówno z grantów bieżących, jak i sfinansowanych w latach poprzednich) i/lub innych komórek organizacyjnych MSZ RP. Wkładem własnym nie mogą być także wydatki poniesione przez indywidualnych uczestników projektu. 11.5. Nie można łączyć wolontariatu z wynagrodzeniem np. trenera, eksperta, autora (to znaczy, że np. trener prowadzący warsztat nie może być jednocześnie pracownikiem i wolontariuszem). 11.6. Wnioskodawca nie może zlecać wykonania projektu (w całości i części, w tym poszczególnych działań, podmiotom nie ujętym we wniosku jako partnerzy). 11.7. Działania w ramach projektu nie mogą zakładać regrantingu. Mogą natomiast dotyczyć sfinansowania działań lokalnych, których ostateczny kształt zostanie określony np. w wyniku konkursu. 11.8. Koszty ewaluacji projektu są kosztami programowymi. Koszty ewaluacji są kosztem kwalifikowanym programowym, jeśli nie przekraczają 5% wartości projektu. 11.9. Koszty zarządzania i monitoringu wewnętrznego projektu są kosztami administracyjnymi. 11.10. Koordynatorzy powinni być związani z działalnością organizacji. Swoją pracę mogą wykonywać na podstawie umowy wolontariackiej lub umowy o pracę lub umowy zlecenie. W przypadku niezdolności do pracy lub nieobecności koordynatora przez okres dłuższy niż 7 dni wnioskodawca będzie zobowiązany wskazać osobę zastępującą koordynatora. 11.11. Zatrudnianie koordynatora projektu dodatkowo w innym charakterze w projekcie (np. jako trenera, tłumacza, autora publikacji) musi być opisane we wniosku lub wymaga odrębnej zgody Fundacji. 11.12. Wysokość wydatków finansowanych beneficjentom projektu przyjeżdżającym do Polski nie powinna być przekraczać wysokości diet, limitów za nocleg, które przysługują Polakom przy wyjazdach do krajów o kosztach życia podobnych do Polski (np. do Czech, Litwy). 11.13. W ramach grantu finansowane mogą być wyłącznie koszty niezbędne do zrealizowania projektu. W ramach grantu nie będą finansowane: koszty poniesione przed i po terminie określonym w umowie dofinansowania; zakup nieruchomości (grunty, budynki) z wyjątkiem przypadków, w których jest to konieczne dla bezpośredniej realizacji projektu. W takim przypadku prawo własności musi być przekazane beneficjentowi, tj. podmiotowi, który będzie wykorzystywał rezultaty projektu i/lub będzie odpowiedzialny za trwałość jego efektów, niezwłocznie po zakończeniu danego działania. zadłużenie i koszt obsługi zadłużenia, straty związane z wymianą walut; zakup środków trwałych w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. (art. 3 ust. 1 pkt. 15 ustawy) na rzecz wnioskodawcy z wyjątkiem, gdy zakup środków trwałych został ujęty w opisie projektu oraz budżecie, nie przekracza 1% dofinansowania, a realizator projektu zobowiąże się wykorzystywać zakupione środki trwałe do kontynuacji działań zainicjowanych w ramach projektu lub działań zbliżonych; koszty leczenia; studia wykonalności. 12. Opis działań 12.1. Projekt powinien być podzielony na minimum 2 działania oraz ewaluację. Każde działanie powinno mieć tytuł jednoznacznie opisujący działanie (np. 4 szkolenia metodyczne w Bielcach dla 4x25 mołdawskich nauczycieli; przygotowanie i przeprowadzenie konkursu dla gruzińskich dziennikarzy; wizyta studyjna 5 mołdawskich merów w Polsce). Nie należy traktować np. dojazdu na szkolenie czy przygotowania materiałów jako odrębnego działania. Wsparcie Demokracji 2015 Opis zapytania ofertowego Z-15 (zasady uczestnictwa) s. 3
12.2. W opisie działań należy obowiązkowo zawrzeć: Dla wizyt studyjnych, szkoleń, seminariów: informacje o uczestnikach, sposób rekrutacji uczestników, język komunikacji z uczestnikami, informacja o trenerach, ekspertach itp., ramowy program (tematy, metody pracy), liczbę dni/godzin szkolenia. Dla publikacji: tytuł, język, zawartość merytoryczną (np. konspekt, spis treści), format, objętość, nakład, autorzy, sposób dystrybucji, sposób publikacji (np. druk/pdf), łączny koszt egzemplarza (wszystkie koszty związane z publikacją bez kosztów administracyjnych/nakład) ew. redaktor, tłumacz. 12.3. W ramach jednego działania następujące kategorie kosztów powinny w miarę możliwości występować w jednej pozycji budżetu: przejazdy międzynarodowe uczestników (jednostka: osoba lub przejazd grupy lub km np. w przypadku wynajmowania mikrobusu); przejazdy międzynarodowe trenerów/ekspertów itp. (jednostka: osoba lub przejazd lub km w przypadku przejazdu samochodem); indywidualne przejazdy lokalne (jednostka: km lub średnio na osobę); wyżywienie i zakwaterowanie (jednostka: osobodzień); wynagrodzenie trenerów, ekspertów, wykładowców (jednostka: godzina, dzień pracy zespołu trenerów i ekspertów) Rozbicie w/w kosztów można zawrzeć w kolumnie budżetu kategoria kosztów/pozycja i/lub w opisie projektu. 13. Współpraca partnerska w planowaniu i realizacji projektu 13.1. W ramach zapytania ofertowego nie ma ograniczeń co do liczby partnerów uczestniczących przy realizacji danego projektu. Partnerzy powinni mieć realny udział w planowaniu i realizacji projektu potwierdzony oświadczeniem wnioskodawcy. 13.2. W każdym projekcie wymagany jest udział co najmniej jednego lokalnego partnera zagranicznego z krajów objętych zapytaniem ofertowym (nie może nim być polska placówka dyplomatyczna, oddziały instytucji polskich czy krajów rozwiniętych). 13.3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach partnerem w projekcie może być organizacja niezarejestrowana lub nieformalna grupa osób. 13.4. Zaangażowanie partnerów w projekcie ma charakter niedochodowy - partner projektu nie może czerpać zysków z uczestnictwa w projekcie, co oznacza, że dofinansowaniu mogą podlegać jedynie rzetelnie obliczone i niezbędne koszty udziału partnera w przedsięwzięciu. 13.5. Jeżeli wnioskodawca zakłada przekazywanie środków finansowych na poszczególne działania projektowe partnerowi z kraju beneficjenta, musi poinformować o tym we wniosku, a po podpisaniu umowy grantowej z Fundacją wnioskodawca zobowiązany jest do zawarcia z tym partnerem pisemnej umowy jednoznacznie określającej zasady i warunki partnerstwa. Umowa może być zawarta wyłącznie z partnerami posiadającymi osobowość prawną i powinna zawierać co najmniej: cel partnerstwa, obowiązki stron projektu, zadania i obowiązki partnera w związku z realizacją projektu, plan finansowy w podziale na partnerów oraz zasady zarządzania finansowego, zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie, zasady podejmowania decyzji w partnerstwie. 13.6. Za realizację projektu odpowiedzialny jest grantobiorca. Zgodnie z umową na nim spoczywają podstawowe obowiązki wobec Fundacji, takie jak np. realizacja i rozliczenie projektu. 14. Ewaluacja w ramach projektu 14.1. Ważnym elementem projektu jest ewaluacja wewnętrzna projektu dokonana przez partnerów zaangażowanych w projekt, w wybranym przez nich obszarze/obszarach projektu. 14.2. Ewaluacja powinna zostać zaplanowana w momencie składania wniosku. 14.3. Ewaluacja projektu jest odrębnym działaniem w projekcie (działanie nr 15). 15. Procedura wyboru ofert 15.1. Ocena i wybór ofert odbywa się w oparciu o Zasady opiniowania i wyboru wniosków (2015) Fundacji Solidarności Międzynarodowej. Zasady są uchwalane przez Zarząd Fundacji i uzgadniane z Ministerstwem Spraw Zagranicznych RP. Wsparcie Demokracji 2015 Opis zapytania ofertowego Z-15 (zasady uczestnictwa) s. 4
16. Obsługa finansowo-księgowa dofinansowania 16.1. Obsługa finansowa dofinansowania będzie wymagała: wyodrębnienia rachunku bankowego przeznaczonego wyłącznie do obsługi środków z dofinansowania programu Wsparcie Demokracji 2015; wydzielenia odpowiednich pozycji w księgowym planie kont; przechowywania wszystkich dokumentów finansowych w jednym odrębnym segregatorze, oddzielnie od innych dokumentów finansowych nie związanych z dofinansowaniem; księgowania wydatków na bieżąco po otrzymaniu dokumentów finansowych. 16.2. Dofinansowanie wypłacane jest zgodnie z indywidualnie ustalonymi harmonogramami wypłat (standardowo w dwóch transzach). 16.3. Przy realizacji projektu, prowadzeniu księgowości, a także administrowaniu środkami grantobiorca zobowiązany jest przestrzegać przepisów o rachunkowości obowiązujących w Polsce. 16.4 Organizacje, które otrzymają dofinansowanie, będą zobowiązane do udziału w szkoleniu z zakresu obsługi finansowo-księgowej dofinansowania. Ze szkolenia mogą zostać zwolnione organizacje, które w sposób wzorowy rozliczyły dofinansowania otrzymane w programie Wsparcie Demokracji w latach ubiegłych. 17. Obowiązki informacyjne, wykorzystanie współczesnych technologii informacyjnych 17.1. Realizatorzy projektu (grantobiorca i partnerzy) będą zobowiązani do informowania o źródle dofinansowania projektu w materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących projektu oraz umieszczania znaku graficznego programu polskiej współpracy rozwojowej oraz Fundacji na materiałach wykorzystywanych w ramach projektu, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych. 17.2. Realizatorzy projektu będą zobowiązani do informowania o przebiegu i rezultatach projektu m.in. na stronach domowych realizatorów projektu, stronach tematycznie powiązanych z projektem oraz w mediach społecznościowych. Pierwsza informacja o projekcie powinna zostać opublikowana nie później niż 14 dni od podpisania umowy. Informacja po każdym zakończonym wydarzeniu wraz ze zdjęciem powinna być opublikowana na stronie domowej organizacji i partnera nie później w ciągu 10 dni od zakończenia działania. 17.3. W przypadku nie wywiązywania się z obowiązku informowania opisanego w punktach 17.1 i 17.2 Fundacja wezwie pisemnie realizatora projektu uzupełnienia informacji w ciągu 14 dni. W przypadku niezastosowania się do wezwania realizator projektu zapłaci karę umowną w wysokości 1 000 zł. 17.4. W uzasadnionych przypadkach podyktowanych warunkami politycznymi i/lub bezpieczeństwem beneficjentów i/lub realizatorów projektów i/lub warunkami technicznymi możliwe jest uzyskanie zgody na częściowe lub całkowite odstąpienie od powyższych wymogów. 18. Sprawozdawczość i procedury kontrolne 18.1. Grantobiorca będzie zobowiązany do złożenia sprawozdania końcowego w terminie 30 dni kalendarzowych od zakończenia projektu, jednak nie później niż do 15 grudnia 2015 r. 18.2. Fundacja oraz Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP mają prawo do monitorowania i ewaluacji projektu w trakcie jego trwania, m.in. poprzez obecność przy realizacji poszczególnych działań, dostęp do wideokonferencji, szkoleń on-line, grup społecznościowych stworzonych w ramach projektu. Oba podmioty są również uprawnione do prowadzenia kontroli merytorycznej i finansowej w odniesieniu do realizowanego projektu, m.in. poprzez szczegółową kontrolę w siedzibie grantobiorcy dokumentów finansowych i merytorycznych dotyczących projektu. Wsparcie Demokracji 2015 Opis zapytania ofertowego Z-15 (zasady uczestnictwa) s. 5