OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Czynności do wykonania w ramach zawartej umowy. I. Wpisywanie przesyłek rejestrowanych do dokumentu oddawczego komputerowo i ręcznie 1. Wpisowi do dokumentów oddawczych podlegają następujące informacje: a) dane adresata/ nadawcy przesyłki imię i nazwisko bądź nazwa podmiotu; b) dane adresowe adresatów/nadawców przesyłek nazwa ulicy, numer domu bądź numer domu i lokalu; c) dane nadawcze przesyłki rodzaj przesyłki, numer nadania przesyłki, placówka pocztowa nadawcza, wartość przesyłki, kwota pobrania, ostrożnie, inne uwagi. 2. Za mylnie wpisaną uważa się przesyłkę wpisaną z jakimkolwiek błędem dotyczącym danych określonych w pkt. 1. Poprawa zapisu danych zgodnie z zasadami ortografii nie będzie uważana za mylny wpis. Ilość mylnie wpisanych przesyłek ustala się: w oparciu o wydruki komputerowe dokumentów oddawczych wydanych do doręczenia przesyłek. 3. Zamawiający udostępni Wykonawcy sprzęt komputerowy w ilości niezbędnej do realizacji usługi wraz z zainstalowanym systemem informatycznym, do którego będą wprowadzane dane. 4. Zamawiający udostępni Wykonawcy druki nakładu Poczty Polskiej do ręcznego wpisywania przesyłek w przypadku awarii systemu komputerowego. II. Opracowywanie przesyłek listowych nierejestrowanych ręcznie. otwieranie odsyłek, licowanie przesyłek, stemplowanie przesyłek, dzielenie przesyłek na kategorie, dzielenie przesyłek wg PNA, sporządzanie wiązanek z przesyłek, sporządzanie odsyłek, - oraz inne nie wymienione powyżej czynności związane z opracowywaniem przesyłek zlecone przez Zamawiającego.
3. Za niewłaściwe opracowywanie przesyłek uważa się brak ostemplowania na przesyłce, ostemplowanie nieczytelne lub po niewłaściwej stronie przesyłki, brak skasowania znaczka lub skasowanie znaczka niezgodnie z instrukcją technologiczną o przesyłkach listowych, mylne skierowanie przesyłki, mylne skierowanie wiązanki, nieprawidłowe zamknięcie odsyłki, niejednorodne poukładanie przesyłek do stemplowania. III. Opracowywanie przesyłek listowych rejestrowanych ręcznie. dzielenie przesyłek na rejony doręczeń, liczenie przesyłek, sporządzanie wiązanek z przesyłek. drukowanie i układanie kart doręczeń dla przesyłek rejestrowanych. 3. Za niewłaściwe opracowywanie przesyłek uważa się nie przeliczenie lub nieprawidłowe przeliczenie przesyłek, mylne skierowanie przesyłki. IV. Opracowywanie paczek i przesyłek pobraniowych. rozdział paczek i przesyłek pobraniowych na rejony wydzielanie paczek i przesyłek pobraniowych ostrożnie i na warunkach szczególnych, wprowadzanie paczek i przesyłek pobraniowych do systemu - komputerowo, opracowywanie paczek i przesyłek pobraniowych, 3. Za niewłaściwe opracowywanie i przygotowanie paczek i przesyłek pobraniowych uważa się nieprawidłowości polegające na nieprawidłowym podziale na kierunki, kategorie, rejony, nieprawidłowym wydzieleniu paczek i przesyłek pobraniowych ostrożnie na warunkach szczególnych,
V. Rozładunek i załadunek przedmiotów ładunku. rozładunek przedmiotów ładunku z kursów pocztowych, załadunek przedmiotów ładunku na kursy pocztowe, segregacja i grupowanie przedmiotów ładunku zgodnie z miejscem przeznaczenia, przekazywanie przedmiotów ładunku do poszczególnych miejsc celem dalszego ich opracowania, odbiór opracowanych przedmiotów ładunku z poszczególnych miejsc, rozbiór kontenerów i palet z paczkami i przesyłkami pobraniowymi i innych przedmiotów ładunku rejestrowanymi sumarycznie i szczegółowo, sporządzanie kontenerów i palet z paczkami, przesyłkami pobraniowymi i innymi przedmiotami ładunku rejestrowanymi sumarycznie i szczegółowo. 3. Za niewłaściwy rozładunek i załadunek kursów pocztowych uważa się: - odbiór i załadunek przedmiotów ładunku pocztowego niezgodnego z dokumentami zdawczymi, - mylne kierowanie niezgodne z planami kierowania, - niedokładne liczenie ilości, mylne kierowanie paczek, przesyłek pobraniowych i innych przedmiotów ładunku, - nieprawidłowe wydzielenie paczek i przesyłek pobraniowych ostrożnie i na warunkach szczególnych materiały i sprzęt oraz druki nakładu Poczty Polskiej niezbędne do realizacji usługi; VI. Przyjmowanie przesyłek od masowych nadawców. 1. W ramach tej usługi Wykonawca zobowiązuje się wykonywać następujące czynności: odbiór przesyłek wraz z zestawieniem od masowego nadawcy, przeliczanie przesyłek, sprawdzenie wysokości uiszczonej opłaty na przesyłce zgodnie z obowiązującym cennikiem, sprawdzenie na przesyłkach adnotacji o zawartej umowie z Pocztą Polską, sprawdzenie ilości nadanych przesyłek z ilością wykazaną w zestawieniach masowego nadawcy, sprawdzenie masy przesyłek, wpisanie masy przesyłki w książce nadawczej i/lub na adresie pomocniczym, wpisanie numerów nadania przesyłek w książce nadawczej, wpisanie kwoty należnej opłaty w zestawieniu,
sprawdzenie poprawności wypełnienia druku potwierdzenie odbioru, ostemplowanie druku potwierdzenie odbioru, ostemplowanie zestawienia, oraz inne nie wymienione powyżej czynności związane z przyjmowaniem przesyłek od masowych nadawców zlecone przez Zamawiającego. 2. Za niewłaściwe przyjęcie przesyłek od masowych nadawców skutkujące obowiązkiem zapłaty kar umownych przez Wykonawcę uważa się: - brak lub błędne przeliczenie przesyłek, niesprawdzenie zestawień nadawcy, niesprawdzenie prawidłowości oznaczeń na przesyłce, - niewłaściwe wypełnienie dokumentów nadawczych (tj. błędy dotyczące danych obejmujących: rodzaj przesyłki, numer nadania przesyłki, wagę, kwotę opłaty, uwagi np.: potwierdzenie odbioru, pobranie, ostrożnie, plus itp). - brak odcisku datownika, nieczytelny odcisk datownika, brak skasowania znaczka, źle przestawiony datownik 3. Zamawiający udostępni osobom, przy pomocy których Wykonawca będzie realizował usługę materiały i sprzęt oraz druki nakładu Poczty Polskiej niezbędne do realizacji usługi; VII. Ogólne warunki świadczenia przedmiotu zamówienia. 1. Usługi wymienione w pkt. I-VI będą realizowane w placówkach pocztowych podległych CP ORJ Olsztyn funkcjonujących na obszarze powiatów: olsztyńskiego, nidzickiego, szczycieńskiego, mrągowskiego, piskiego, giżyckiego, węgorzewskiego, a przede wszystkim w Urzędach Pocztowych: - UP Olsztyn 2, ul. Partyzantów 39, - UP Olsztyn 10, ul. Jaroszyka 21 - UP Giżycko 1, ul. Pocztowa 2, - UP Mrągowo 1, ul. Królewiecka 39, - UP Pisz 1, ul. Gizewiusza 6, - UP Szczytno 1, ul Polska 22, - UP Nidzica, ul 1go Maja, oraz Punkcie Pocztowym Olsztyn N102, przy ul. Partyzantów 39. 2. Potwierdzenie zakończenia wykonania usługi nastąpi w 2 dniu roboczym następnego miesiąca po zakończeniu świadczenia usług (ilość roboczogodzin) i dokonywane będzie przez upoważnionych pracowników Wykonawcy i Zamawiającego protokół odebrania prac (Załącznik do umowy nr 7). 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a. wydawania poleceń osobom, za pomocą których Wykonawca będzie realizował usługę, b. odsunięcia osób, za pomocą których Wykonawca będzie realizował usługę, od wykonywania pracy w momencie naruszenia zasad obowiązujących u Zamawiającego, a także w przypadkach, gdy działanie tych osób narusza postanowienia umowy lub może narazić Zamawiającego na szkodę.
4. Zlecona praca będzie podlegała kontroli ze strony Zamawiającego. 5. Wykonawca będzie realizował usługę z należytą starannością, zgodnie z organizacją pracy i procedurami obowiązującymi w Poczcie Polskiej 6. Zamawiający zapewni instruktaż stanowiskowy osobom, za pomocą których Wykonawca będzie realizował usługę, w zakresie czynności podejmowanych przez nich w związku z wykonaniem przedmiotu zamówienia. 7. Dla realizacji umowy Wykonawca zapewni osoby pełnoletnie oraz nie karane. 8. Po zawarciu umowy, a przed rozpoczęciem realizacji zamówienia, nie później niż na pięć dni przed rozpoczęciem realizacji umowy, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wykaz osób, za pomocą których będzie realizował usługę. 9. Wykonawca zobowiązuje się do aktualizowania na bieżąco wykazu osób w przypadku dokonywania zmian w zatrudnieniu. 10. Brak przedłożenia wykazu pracowników lub brak aktualizowania na bieżąco listy osób będzie skutkować odstąpieniem Zamawiającego od umowy z winy Wykonawcy, w trybie natychmiastowym. 11. Zamawiający zaopatrzy osoby za pomocą których Wykonawca będzie realizował usługę w przepustki, okazanie których będzie przez Zamawiającego wymagane przy wpuszczeniu do obiektu, w którym świadczona będzie usługa. 12. Zamawiający zapewni osobom, za pomocą których Wykonawca będzie realizował usługę, dostęp do pomieszczeń umożliwiających wykonanie usługi oraz dostęp do pomieszczeń socjalnosanitarnych. 13. W imieniu Zamawiającego bieżącą kontrolę nad realizacją usług sprawować będą osoby pełniące nadzór eksploatacyjny w danej placówce pocztowej. 14. Uzyskiwane pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą informacje służące realizacji zamówienia traktowane są jako tajemnica handlowa i w związku z powyższym Zamawiający i wykonawca zobowiązują się do nie przekazywania ich osobom trzecim za wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa. 15. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania zasad ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa Poczta Polska. 16. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101 poz. 926 z późn. zmianami) a w szczególności danych osobowych przetwarzanych w ramach realizacji usługi.