Poznaj nasze pakiety oprogramowania Ricoh Polska Sp. z o.o. ul. Żwirki i Wigury 18A 02-092 Warszawa tel.: (22) 651 96 37 www.ricoh.pl Rozwiązania dla małych i średnich firm Infolinia handlowa: 0 801 822 802 Infolinia serwisowa: 0 801 399 007 Rozwiazania dla Twojego binzesu, Bezpieczne drukowanie i precyzyjne rozliczanie Skanowanie dokumentów do wersji edytowalnych Cyfrowe archiwum i dystrybucja dokumentów
O Ricoh Polska Ricoh Polska to firma z branży technologicznej, która specjalizuje się w sprzęcie biurowym, rozwiązaniach do druku produkcyjnego, systemach zarządzania dokumentami i usługach IT. Oferta Ricoh obejmuje oprogramowanie, urządzenia wielofunkcyjne (MFP), drukarki laserowe i żelowe, urządzenia szerokoformatowe, faksy, powielacze cyfrowe, urządzenia produkcyjne na papier cięty i ciągły, projektory i wyspecjalizowane produkty branżowe. Firma jest znana ze względu na wysoką jakość, którą zapewnia, wyjątkowe podejście do klienta i liczne inicjatywy na rzecz zrównoważonego rozwoju. Główna siedziba Ricoh Polska znajduje się w Warszawie. Poza tym firma ma pięć oddziałów: w Katowicach, Poznaniu, Szczecinie, Łodzi oraz we Wrocławiu, a także sieć Autoryzowanych Partnerów Handlowych. Najważniejsze nagrody i wyróżnienia zdobyte w latach 2011-2013: Numer jeden w Europie w sprzedaży urządzeń wielofunkcyjnych oraz kolorowych urządzeń produkcyjnych na papier cięty Medal Europejski dla urządzeń wielofunkcyjnych z kontrolerem GWNX WorkingDoc Digital Set (cyfrowe archiwum dokumentów) WorkingDoc Digital Set to zintegrowane z urządzeniami Ricoh narzędzie, które umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentami w firmie. Dzięki niemu możliwe jest stworzenie struktury repozytorium (w formie elektronicznej), która istnieje w danym przedsiębiorstwie. Dzięki interfejsowi opartemu na technologii WWW dostęp do dokumentów jest łatwy z każdego miejsca. Zaawansowany moduł bezpieczeństwa chroni przed nieautoryzowanym dostępem do dokumentów. Dzięki niemu mamy pewność, że żadne dane nie wydostaną się w sposób niekontrolowany poza firmę. WDDS posiada szereg udogodnień. Są to m.in.: - możliwość elastycznego skonfigurowania typów dokumentów - możliwość śledzenia obiegu - brak ograniczeń co do formatów plików, które mogą być przechowywane w repozytorium - system bezpieczeństwa - obsługa automatyki indeksowania dokumentów na urządzeniach kompatybilnych z oprogramowaniem - za a w a n s o w a ny m o d u ł p r ze s z u k i w a n i a dokumentów Ricoh Aficio MP C3002AD/ 3502AD/ 4502AD /4502SPDF/ 5502AD/ 5502SPDF Złote Godło w konkursie Najwyższa Jakość QI dla urządzenia wielofunkcyjnego MP 201SPF Nagroda magazynu ITReseller za najlepszy program partnerski Get Ricoh Lider w Magicznych Kwadrantach firmy Gartner - dla usług zarządzania drukiem oraz dla urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek Dziewięć razy z rzędu na liście Global 100 Most Sustainable Corporations in the World oraz na liście FTSE4Good Index ze względu na działania podejmowane w zakresie społecznej odpowiedzialności biznesu Numer jeden w Europie w zakresie obsługi serwisowej Hit Roku Gentlemana dla projektora Ricoh PJ WX4130N Zaawansowane bezpieczeństwo nigdy nie było tak proste: - aktywny znak wodny - log zdarzeń dla dokumentów - szyfrowanie SSL - bezpieczna baza danych
Pakiet I Bezpieczne drukowanie i precyzyjne rozliczanie AutoStore (oprogramowanie wspierające skanowanie) AutoStore to oprogramowanie zapewniające inteligentne skanowanie z urządzeń Ricoh wraz z tzw. metadanymi, pełnotekstowym OCR i umożliwiające personalizację ekranów skanowania na urządzeniach. AutoStore zapewnia również skanowanie w wiele zróżnicowanych miejsc docelowych np. bazy danych i systemy zarządzania dokumentami. Przetwarzanie dokumentów przy pomocy jednego z modułów AutoStore: Rozpoznawanie tekstu i konwersja rozpoznanego tekstu do różnych, możliwych do przeszukiwania, formatów wyjściowych takich jak PDF, PDF/A, RTF, XLS, DOC itp. Poprawianie, jakości skanowanych dokumentów przy pomocy zaawansowanych algorytmów. Rozpoznawanie kodu kreskowego (1D/2D). Nanoszenie znaków wodnych. Rozpoznawanie formularzy. Szyfrowanie/ deszyfrowanie. Zarządzanie kosztami. Automatyczne powiadamianie za pomocą e-maila. Raportowanie. Przesyłanie do: Serwerów plików; katalogów domowych. Serwerów pocztowych (np. Exchange, Notes). Serwerów faksowych. Serwerów (S)FTP. Baz danych takich jak MS SQL, Access, IBM DB2, MY SQL, ORACLE. Systemów zarządzania dokumentami DMS (SharePoint, Documentum, Interwoven, IBM CM, FileNet, OpenText edocs & Livelink, Captaris, DocuShare, WORLDOX, ELO, Windream, Saperion, Easy Archive i innych). XML & WebDav, CSV. Proponowane rozwiązanie to pełna integracja funkcjonalności kilku produktów z oferty Ricoh. Pozwala ono na pełne wykorzystanie możliwości w zakresie bezpieczeństwa i kontroli kosztów oferowanych przez urządzenia klasy MFP. Rozwiązanie oparte jest na autoryzacji użytkowników na urządzeniach drukujących za pomocą kart zbliżeniowych, z rozróżnieniem na poszczególne funkcjonalności (kopiarka, faks, skaner i serwer dokumentów), indywidualnie dla każdego użytkownika. W ramach rozwiązania proponujemy pełną integrację z domeną Active Directory, jak również rozliczanie kosztów ze stuprocentową dokładnością, oparte na licznikach użytkowników gromadzonych przez urządzenia. Dzięki temu nie ma konieczności monitorowania kolejek drukowania na serwerach i komputerach użytkowników. W skład pakietu wchodzi również moduł pobierający informacje o użyciu urządzeń przez poszczególnych użytkowników i przedstawiający je w formie predefiniowanych raportów z możliwością tworzenia własnych i ich automatycznej dystrybucji do osób odpowiedzialnych za rozliczanie kosztów w formie wiadomości e-mail. Moduł raportowy pozwala na dokładne przyporządkowanie kosztów z rozbiciem na poszczególne działy, projekty, konta księgowe czyli tak zwane MPK (Miejsca Powstawania Kosztów). Dodatkową zaletą pakietu jest wydruk podążający w wariancie bezserwerowym, jak i z wykorzystaniem serwera oraz druk z zatrzymaniem. Obie te funkcjonalności zapewniają możliwość zatrzymania wydruków użytkowników na urządzeniach i ich odbiór dopiero po podejściu do urządzenia i zbliżeniu karty do czytnika, co pozwala na uniknięcie mieszania się wydruków i dodatkowo wzmacnia bezpieczeństwo. Możliwy jest również odbiór zleconych prac przez pracownika na dowolnym urządzeniu, w przypadku gdy najbliższe urządzenie jest w danym momencie zajęte lub np. brakuje w nim papieru czy uległo awarii. Pakiet zawiera usługę wdrożenia przez specjalistę Ricoh, która obejmuje instalację, konfiguracją i szkolenia z produktów wchodzących w skład zestawu. Dowolne urządzenie wielofunkcyjne (HDD i JAVA wymagane) CAP ELP WorkingDoc Cost Control Lite Czytnik Unique
Pakiet II Dlaczego TM GELJET? Skanowanie dokumentów do wersji edytowalnych Pakiet ten zawiera proste i wygodne w użytkowaniu oprogramowanie pozwalające na zaawansowane zarządzenie i modyfikację skanowanych dokumentów. Rozwiązanie pozwala na zapis skanowanych plików do wielu popularnych formatów tj.: Excel, Word, PDF. Pakiet zapewnia też rozpoznawanie tekstu, czyli tzw. OCR w wielu językach. Dzięki temu otrzymane dokumenty nie wymagają przepisywania w celu edycji. Istnieje również możliwość przeszukiwania po dowolnej frazie. To rozbudowane i zaawansowane rozwiązanie z szerokim wachlarzem możliwych konfiguracji pozwala na tworzenie w pełni spersonalizowanych scenariuszy skanowania i dystrybucji dokumentów, m.in: poprawianie jakości skanowanych dokumentów, rozpoznawanie kodów kreskowych, nanoszenie znaków wodnych i rozpoznawanie formularzy. Pakiet może być stosowany zarówno z wykorzystaniem jedynie komputerów osobistych użytkowników, jak i platformy serwerowej zależnie od potrzeb i oczekiwań. Skuteczne zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie pomaga w odniesieniu sukcesu. Istotne jest więc zapewnienie firmie najlepszych dostępnych zasobów i rozwiązań technologicznych, które będą w stanie poradzić sobie z dokumentami zarówno w wersji drukowanej, jak i elektronicznej. Pakiet integruje się z ponad 150 systemami, dzięki czemu może pomóc w zarządzaniu zasobami informacyjnymi firmy. Dużą zaletą pakietu jest możliwość personalizacji ekranów skanowania dla poszczególnych użytkowników (na urządzeniach Ricoh wyposażonych w duży ekran dotykowy) i przesyłanie skanowanych dokumentów bezpośrednio do odpowiednich baz danych i dowolnych systemów zarządzania dokumentami. Pakiet zawiera usługę wdrożenia przez specjalistę Ricoh, która obejmuje instalację, konfigurację i szkolenia z produktów wchodzących w skład zestawu. 1) Dla urządzeń z małym panelem Dowolne urządzeie wielofunkcyjne (HDD wymagany) Document Manager NX 2) Dla urządzeń z dużym panelem Dowolne urządzeie wielofunkcyjne (HDD i Java wymagane) AutoStore Foundation Print&Share Lite (aplikacja do customizacji wydruków) Print&Share to intuicyjne rozwiązanie biurowe dla małych i średnich przedsiębiorstw, automatyzujące personalizację i dystrybucję dokumentów, w celu oszczędności kosztów. Print&Share może zredukować czas przeznaczany na czynności administracyjne aż o 87%. Pracownicy mogą używać Print&Share w celu dostosowania standardowej faktury do indywidualnych wymagań klienta. Mogą także automatycznie przesłać dokument drogą mailową, przekonwertować go na format cyfrowy, a nawet dodać przypomnienie do swojego kalendarza w celu późniejszej edycji dokumentu. Print&Share zawiera szeroką gamę łatwych do skonfigurowania szablonów i opcji. Te opcje to m.in. tworzenie i konwertowanie dokumentów na formaty cyfrowe, takie jak XML i PDF, automatyczne dystrybuowanie poprzez e-mail, internet, faks lub druk. Oprogramowanie to wzbogaca także standardowe sterowniki do drukarek o funkcje takie jak oznaczanie stron, wybór tacy odbiorczej i sprawdzenie dostępności drukarki. Aby móc sprostać specyficznym potrzebom pracowników, można z łatwością ustawić profile osobowe dla często wykonywanych czynności.
Pakiet III Document Manager NX (oprogramowanie wspierające skanowanie) Document Manager NX umożliwia swobodną konwersję wersji papierowej oraz bazujących na ilustracjach dokumentów elektronicznych w dowolne, edytowalne formaty plików. Sprawia, że codzienne przetwarzanie dokumentów staje się łatwiejsze i szybsze, gdyż eliminuje czasochłonne czynności związane ze zmianą formatu i ponownym tworzeniem dokumentów, pozwalając użytkownikom na konwersję i łączenie różnych typów dokumentów przy pomocy prostego narzędzia przeciągnij i upuść. Przy pomocy tego oprogramowania pracownicy mogą w prosty sposób i w krótkim czasie dokonywać konwersji skanowanych dokumentów papierowych i ponad 150 różnych typów plików do formatów cyfrowych, które można następnie edytować. Szybka oraz dokładna konwersja plików pozwala tworzyć dokumenty, które zachowują istniejące formatowanie i układ, a wszystko dzieje się ciągu zaledwie paru sekund. WorkingDoc Cost Control Lite (WDCC Lite) (kontrola kosztów) WorkingDoc Cost Control Lite jest uproszczoną wersją oprogramowania WorkingDoc Cost Control. Pozwala na sprawne raportowanie i kontrolę kosztów na urządzeniach Ricoh. Oprogramowanie charakteryzują bardzo małe wymagania platformy sprzętowej - nie wymaga ono serwera, aplikacja jest instalowana bezpośrednio na stacji roboczej. Do autoryzacji użytkowników można wykorzystywać wszelkie możliwe metody autoryzacji, takie jak: karty zbliżeniowe, kody PIN, autentykacja LDAP. Wystarczy podejść do urządzenia z kartą zbliżeniową, wpisać kod PIN lub login i hasło. Aplikacja sama zakwalifikuje u ży t ko w n i ka d o o d p o w i e d n i e g o m i e j s ca powstawania kosztów oraz prawidłowo zakwalifikuje koszty z podziałem na wydruki czarnobiałe i kolorowe. Oprogramowanie daje szerokie możliwości raportowania w oparciu o użytkowników, działy i miejsca powstawania kosztów (MPK). Administrator otrzymuje w pełni konfigurowalne narzędzie odpowiedzialne za zachowanie precyzji i spójności całego środowiska drukującego. Nieocenione narzędzie dla potrzeb zarządzania kosztami urządzeń eksploatowanych na zasadzie najmu lub kontraktów serwisowych. Dystrybucja dokumentów drukowanych Pakiet Print&Share Lite to bardzo przydatny zestaw narzędzi pozwalający zarówno na indywidualną, jak również automatyczne dostosowywanie wydruków. Zapewnia pełną integralność z urządzeniami Ricoh i poszerza możliwości urządzeń o dodatkowe funkcjonalności. Główną zaletą pakietu jest możliwość modyfikacji prac zlecanych do druku przez użytkowników oraz wysyłanie ich w kilka miejsc docelowych równocześnie. Za pomocą jednego kliknięcia użytkownik może równocześnie zlecić wydrukowanie swojej pracy na kilku urządzeniach, opatrzyć drukowane dokumenty logo firmy lub innym, dowolnym znakiem graficznym, dodatkowym tekstem, czy znakiem wodnym, zależnie od przygotowanych schematów predefiniowanych lub własnych. Dodatkowo poza drukowaniem, dokumenty mogą być archiwizowane w tle poprzez automatyczną wysyłkę za pomocą poczty e-mail czy zapisu np. w zasobie sieciowym. Pakiet ten zapewni zgodność i standaryzację wszystkich dokumentów drukowanych w firmie dzięki temu staną się jej wizytówką i znakiem rozpoznawczym. Pozwoli również na stworzenie szablonu np. papieru firmowego wraz z logo i odpowiednią stopką zawierającą niezbędne informacje o firmie tj.: kontakt, adres itp. Pozwoli to uniknąć zakupu specjalnie przygotowanego papieru na potrzeby druku dokumentów przeznaczonych do dystrybucji na zewnątrz, np. do klientów czy partnerów handlowych. Pakiet zawiera usługę wdrożenia przez specjalistę Ricoh, która obejmuje instalację, konfigurację i szkolenia z produktów wchodzących w skład zestawu. Dowolna drukarka lub urządzenie wielofunkcyjne Print&Share Lite
Pakiet IV Cyfrowe archiwum dokumentów Pakiet cyfrowego archiwum dokumentów jest narzędziem w pełni zintegrowanym z urządzeniami Ricoh. Umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentami. Dzięki niemu możliwe jest stworzenie struktury repozytorium w formie elektronicznej w pełni odzwierciedlającej obieg dokumentów w firmie. Zaletą rozwiązania jest interfejs oparty na technologii WWW. Zapewnia on łatwy dostęp do dokumentów z każdego miejsca, w tym z urządzeń mobilnych. Zaawansowany moduł bezpieczeństwa oparty na wielopoziomowej strukturze dostępu, zależnej od zajmowanego stanowiska i departamentu, w połączeniu z dynamicznym znakiem wodnym i szyfrowaniem połączeń, chroni przed nieautoryzowanym dostępem do dokumentów. Pakiet posiada szereg udogodnień niezbędnych w codziennej pracy z dokumentami. Zapewnia elastyczne konfigurowanie typów dokumentów wraz z ustawieniem konkretnych ścieżek obiegu wspomagających proces decyzyjny. Dokumenty klasyfikowane są wg typów, np. faktura, umowa, wniosek. System nie ogranicza formatów plików, które mogą być przechowywane w archiwum. Rozwiązanie zapewnia zarówno automatyczne indeksowanie dokumentów na urządzeniach Ricoh kompatybilnych z oprogramowaniem, jak i na komputerach użytkowników. Scenariusze skanowania dokumentów dostępne dla urządzeń Ricoh mogą być odzwierciedlone również na stacjach roboczych użytkowników. Dużą zaletą pakietu jest możliwość personalizacji ekranów skanowania dla poszczególnych użytkowników (na urządzeniach Ricoh wyposażonych w duży ekran dotykowy) i przesyłanie skanowanych dokumentów bezpośrednio do odpowiedniego miejsca w archiwum elektronicznym. W ramach rozwiązania proponujemy pełną integrację z domeną Active Directory, zapewniającą użytkownikom zintegrowaną i pojedynczą autoryzację. Pakiet zawiera usługę wdrożenia przez specjalistę Ricoh, która obejmuje instalację, konfigurację i szkolenia z produktów wchodzących w skład zestawu. Mając na uwadze ewentualną złożoność struktury bądź nietypową specyfikę pracy, obiegu i typów dokumentów, proponujemy dodatkowo analizę przedwdrożeniową zapewniającą dokładne dopasowanie rozwiązania do wymagań oraz oczekiwań. Dowolne urządzenie wielofunkcyjne (HDD i Java wymagane) WorkingDoc DigitalSet AutoStore DRUKOWANIE (ELP) ( wydruk podążający, wydruk z zatrzymaniem ) ELP zapewnia bezpieczną i wygodną metodę kontroli dostępu do drukowanych dokumentów. ELP przechowuje dokumenty na wybranym urządzeniu wielofunkcyjnym Ricoh do momentu, aż zostaną one bezpiecznie zwolnione, co zabezpiecza przed przeglądaniem lub pobraniem poufnych dokumentów przez inną, nieupoważnioną osobę. Dostęp do ważnych dokumentów może być ściśle kontrolowany, dokumenty poufne mogą być chronione przed nieupoważnionym przeglądaniem do chwili ich zatwierdzenia do druku przez właściciela. Ponadto ELP umożliwia pobieranie wydruków z dowolnego urządzenia w firmowej sieci. Card Authentication Package (CAP) (autoryzacja za pomocą kart zbliżeniowych) CAP wykorzystuje wiodącą technologię odczytu kart do kontrolowania dostępu użytkowników do standardowych funkcji drukowania, skanowania, kopiowania i faksowania w urządzeniach wielofunkcyjnych Ricoh. Poprzez kontrolę dostępu do funkcji urządzeń wielofunkcyjnych MFP, CAP zabezpiecza przed przeglądaniem, kopiowaniem lub wysyłaniem dokumentów przez nieupoważnionych użytkowników. Autoryzacja za pomocą kart eliminuje również konieczność wprowadzania haseł i numeru PIN, które mogą być łatwo ujawnione.