Załcznik do Uchwały nr 157/04 z dnia 17 maja 2004 r Zarzdu Powiatu Pabianickiego PROCEDURY l METODYKA PRZEPROWADZANIA AUDYTU WEWNTRZNEGO KARTA AUDYTU WEWNTRZNEGO Okrela prawa i obowizki audytora, do najwaniejszych praw zalicza si: 1. Prawo dostpu do wszystkich dokumentów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych ródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenie audytu. 2. Prawo dostpu do pomieszcze jednostki w których przeprowadzany jest audyt. 3. Prawo uzyskania od kierownika i pracowników jednostki informacji oraz wyjanie w celu zapewnienia efektywnego i wydajnego przeprowadzania audytu. 4. Prawo do przeprowadzenia audytów finansowych, systemowych, działalnoci informatycznych, zarzdzania, gospodarnoci, wydajnoci, efektywnoci i innych. W/w uprawnienia audytor posiada z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych. Do najwaniejszych obowizków zalicza si: 1 Programowanie i planowanie audytu. 2. Interpretuje zasady i procedury oraz stosuje standardy rachunkowoci i audytu do oceny systemów finansowych i operacyjnych jednostki. 3. Identyfikuje i analizuje przyczyny uchybie i nieprawidłowoci i przedstawia alternatywne rozwizania, które mog przynie podane rezultaty. 4. Opracowuje zalecenia celem doprowadzenia działa jednostki do zgodnoci z celami i zdaniami. 5. Przygotowuje dokumenty robocze, zestawienia i sprawozdania.
.DZIAŁANIA WSTPNE PLANOWANEGO AUDYTU 1. Oszacowanie i ocena czynników ryzyka. 2. Zbieranie informacji bazowych o czynnociach jakie maj zosta poddane kontroli. 3. Zadania kontrolowanej jednostki, jej cele i plany. 4. Informacje organizacyjne o jednostce kontrolowanej. 5. Plan finansowy i dane finansowe dotyczce obszarów działalnoci, które maj by poddane kontroli. 6. Okrelenie zasobów koniecznych do przeprowadzenia audytu. 7. Komunikowanie si ze wszystkimi osobami z jednostki kontrolowanej oraz omawianie z nimi tematów jak: - planowane cele audytu; - zakres prac audytu; - opis procedur i technik bada; - proces informacji - jej wymiany przez cały czas trwania audytu z osobami, które bd za to odpowiedzialne. II. PLAN AUDYTU > Roczny plan audytu przygotowuje audytor wewntrzny w porozumieniu z Zarzdem Powiatu Pabianickiego w terminie ustawowym t.j. do 30 padziernika kadego roku. Plan ten zawiera min.: 1. Tematy audytu wewntrznego. 2. Harmonogram prac audytorskich. 3. Obszary, które powinny zosta objte audytem. 4. Analiza ryzyka. III. NARADA OTWIERAJCA Kade rozpoczcie audytu rozpoczyna (otwiera) narada otwierajca, w której udział bierze audytor wewntrzny, kierownik i pracownicy jednostki audytowanej. Problemy omawiane na naradzie otwierajcej to:
1. Terminy i czas trwania poszczególnych prac audytowych oraz wszelkich kwestii majcych wpływ na terminy. 2. Tematyka i cel audytu - zarysowanie ogólnego planu audytu. 3. Załoenia organizacyjne - wyjanienia w jaki sposób przedstawia si bdzie ustalenia audytora w czasie jego trwania. 4. Jak bd uwzgldniane sugestie kierownictwa jednostki audytowanej w zakresie prowadzonego audytu. 5. Współpraca organizacyjna. 6. Metodyka audytu. IV. PRZEPROWADZENIE ZADANIA AUDYTOWEGO Audytor Wewntrzny sprawdza czy okrelone cele i zadania jednostki audytowanej s zgodne z celami i zadaniami przez: 1. Zapoznanie si z dokumentami słubowymi. 2. Uzyskanie wyjanie i informacji od pracowników jednostki audytowanej. 3. Odbywanie narad z pracownikami jednostki audytowanej. 4. Obserwacje wykonywania zada przez pracowników jednostki audytowanej. 5. Przeprowadzenie ogldzin w przypadku gdy naley zweryfikowa stan lub istnienie zasobów komórki audytowanej. 6. Rekonstrukcje wydarze lub oblicze pozwalajcych oceni dokładno i prawidłowo stosowanych działa oraz wiarygodnoci wyników. 7. Sprawdzenie rzetelnoci informacji i porównanie jej z informacj z innego ródła. 8. Porównanie okrelonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych lub wymagajcych wyjanie. Audytor Wewntrzny w procesie audytu stosuje równie: - graficzna analiz procesów; - badanie próbek (testowanie); - przeprowadzanie testów; - badania analityczne.
V. NARADA ZAMYKAJCA Elementem koczcym zadanie audytora jest narada zamykajca: przedstawiajca wstpne ustalenia i wnioski zawarte w projekcie sprawozdania. Udział bior: audytor, kierownik jednostki organizacyjnej i pracownicy badanej jednostki. Projekt sprawozdania dostarczony jest kierownikowi jednostki audytowanej celem ustosunkowania si do jego treci. VI. SPRAWOZDANIE Z PRZEPROWADZONEGO AUDYTU Po naradzie zamykajcej audytor sporzdza kocowe sprawozdanie z przeprowadzonego audytu. > Sprawozdanie to podpisuje równie kierownik jednostki organizacyjnej w której przeprowadzony był audyt, dla potwierdzenia, e jego tre jest mu znana i,e otrzymał jeden egzemplarz sprawozdania. Sprawozdanie zawiera min. 1. Oznaczenie zadania audytowego. 2. Cel przeprowadzenia zadania audytowego. 3. Zakres przedmiotowy zadania audytowego. 4. Podjte działania i techniki prowadzenia audytu. 5. Ustalenie stanu faktycznego. 6. Okrelenie oraz analiz przyczyn i skutków uchybie. 7. Uwagi i wnioski w sprawie usunicia stwierdzonych uchybie. Kierownik jednostki audytowej w porozumieniu z audytorem okreli czas przewidziany na wdroenie i osoby odpowiedzialne za wprowadzenie w ycie ustale i zalece sformułowanych w kocowym sprawozdaniu audytu. Zastrzeenia i uwagi ze strony kierownictwa jednostki audytowanej musz by składane na pimie i dołczone do akt audytu w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania po rozpatrzeniu zastrzee. Audytor Wewntrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjanie lub zastrzee przekazuje sprawozdanie Zarzdowi Powiatu Pabianickiego oraz Kierownikowi jednostki audytowanej".
Kierownik jednostki audytowanej po otrzymaniu sprawozdania moe zgłosi na pimie Zarzdowi Powiatu swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania AKTA AUDYTU Wszelkie dokumenty robocze musz by zamieszczone w aktach audytu (akta stałe i biece). Kada teczka audytu zawiera: nr akt, nazw akt; nazw jednostki poddanej audytowi; czas trwania czynnoci zbierania akt. Akta audytu zostaj zamknite po zatwierdzeniu kocowego sprawozdania z przeprowadzonego audytu przez Zarzd Powiatu Pabianickiego. Dokument zamykajcy akta audytu sporzdzony przez audytora umieszcza si jako ostatni dokument w aktach jako dokument zamknicia audytu". Akta audytu przenosi si do archiwum zgodnie z przepisami prawa obowizujcymi w Rzeczypospolitej Polskiej. AUDYT SPRAWDZAJCY 1. Jest to zespół czynnoci wykonywanych przez audytora w celu sprawdzenia czy i w jakim stopniu kierownictwo danej jednostki podjło kroki zmierzajce do wprowadzenia w ycie zalece ustalonych w wyniku audytu. 2. Wyniki czynnoci sprawdzajcych przedstawia si w notatce informacyjnej i przekazuje si kierownikowi Zarzdowi Powiatu Pabianickiego oraz kierownikowi badanej jednostki. 3. Audytor raz w roku przedstawia Zarzdowi Powiatu Pabianickiego sprawozdanie z czynnoci sprawdzajcych za poprzedni rok. Sprawozdanie to odzwierciedla wszelkie ustalenia badanego okresu wraz z uwagami oddajcymi stan rzeczy na koniec roku. Opracowanie: Zbigniew Merdała Audytor Wewntrzny 04.05.2004 r.