WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III.431.23.2013 Łódź, dnia 9 grudnia 2013 r. Pan Rafał Zagozdon Prezydent Miasta Tomaszowa Mazowieckiego Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414) zespół kontrolerów w składzie: Iwona Kozłowska kierownik oddziału spraw obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów i Ewa Alex starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu zmiany imienia i nazwiska w Urzędzie Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim, ul. Św. Antoniego 42, 97-200 Tomaszów Mazowiecki. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Prezydent Miasta Tomaszowa Mazowieckiego Pan Rafał Zagozdon. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 6 listopada 2013 r. Kontrola objęła swym zakresem wykonywanie zadań z zakresu zmiany imienia i nazwiska w okresie od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sposób prowadzenia postępowań administracyjnych w sprawach o zmianę imienia i nazwiska oraz przekazywanie informacji ul. Piotrkowska 103, 90-425 Łódź Tel. (0-42) 664-17-66; Fax (0-42) 664-17-64 www.paszporty.lodzkie.eu; so@lodz.uw.gov.pl
2 o zmianie imienia i nazwiska organom wskazanym w ustawie o zmianie imienia i nazwiska. W kontrolowanym okresie zarejestrowano 28 spraw, z czego 27 zakończono wydaniem decyzji administracyjnej w 2012 r. Kontroli poddano 50% postępowań zakończonych w 2012 r. (14 spraw). W ogólnej liczbie skontrolowanych spraw wszystkie podjęte decyzje uwzględniały wniosek strony o zmianę imienia lub nazwiska, przy czym ocena merytoryczna rozstrzygnięć nie wchodziła w zakres kontrolowanych zagadnień, a jedynie ocena spełnienia przesłanek proceduralnych, wynikających zarówno z ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 267). We wszystkich skontrolowanych sprawach wnioski o zmianę imienia lub nazwiska składały osoby posiadające obywatelstwo polskie. W przeważającej liczbie przypadków (92,86%) wnioski o zmianę imienia lub nazwiska strony składały osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim, za wyjątkiem jednego przypadku, gdy wniosek złożono osobiście przed Konsulem Rzeczypospolitej Polskiej w Kopenhadze (strony 29-31 akt kontroli). Wszystkie skontrolowane wnioski o zmianę imienia lub nazwiska zawierały dane osoby, której zmiana dotyczy, imię lub nazwisko, na jakie ma nastąpić zmiana oraz uzasadnienie. We wszystkich przypadkach do wniosku dołączono przewidziane prawem dokumenty: niezbędne odpisy zupełne aktów stanu cywilnego oraz inne dokumenty uzasadniające zmianę imienia lub nazwiska. We wszystkich skontrolowanych postępowaniach administracyjnych o zmianę imienia lub nazwiska zachowano właściwość Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim. We wszystkich zbadanych sprawach organ rozpoznający sprawę zawiadamiał stronę o wszczęciu postępowania administracyjnego w dniu złożenia wniosku w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim, z wyjątkiem jednej sprawy, w której zawiadomienie wysłano stronie za pośrednictwem poczty, na adres Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Kopenhadze. We wszystkich przypadkach organ rozstrzygający sprawę wydał decyzję administracyjną jedynie w oparciu o materiał dowodowy przedstawiony przez wnioskodawcę, a zatem nie zachodziła konieczność powiadomienia strony o możliwości zapoznania się z zebranymi dowodami (art. 10 Kpa).
3 Wszystkie zbadane decyzje administracyjne zawierają elementy określone w art. 107 Kpa. W większości skontrolowanych spraw (92,86%) pisma i decyzje administracyjne podjęte w sprawach zmiany imienia lub nazwiska doręczono w sposób zgodny z przepisami art. 39-49 Kpa. W jednej sprawie wniosek o zmianę imion strona złożyła za pośrednictwem Konsula Rzeczypospolitej Polskiej w Kopenhadze. W wysłanym, za pośrednictwem Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Kopenhadze, zawiadomieniu o wszczęciu postępowania, strona została pouczona m. in. o treści przepisów art. 40 4 i 5 Kpa. Pomimo niewskazania w kraju pełnomocnika do prowadzenia sprawy lub pełnomocnika do doręczeń, Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim wysłał stronie decyzję o zmianie imion za pośrednictwem Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Kopenhadze (strony 35 i 37 akt kontroli). Skutkiem takiego postępowania jest naruszenie przepisów art. 40 4 i 5 Kpa. Z wyjaśnienia złożonego w trakcie kontroli wynika, iż przyczyną wskazanej nieprawidłowości jest przekonanie Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim, iż w sytuacji, gdy strona składa wniosek o zmianę imienia lub nazwiska przed konsulem, jedynie doręczenie za pośrednictwem konsula gwarantuje stronie możliwość odbioru decyzji. Przedstawione wyjaśnienie nie zostało uwzględnione, gdyż przepisy art. 40 Kpa 4 i 5 Kpa nie przewidują odrębnego sposobu doręczania korespondencji stronie zamieszkałej za granicą w sytuacji, gdy złożyła ona wniosek za pośrednictwem konsula. Jedynie, w sytuacji gdy kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje decyzję bez prowadzenia postępowania dowodowego, wymagającego korespondencji z wnioskodawcą, rozstrzygnięcie może być doręczone wnioskodawcy za pośrednictwem konsula, który wniosek przyjął. Stosownie bowiem do przepisu art. 40 5 Kpa będzie to de facto pierwsze doręczenie. Jednakże, także w tej sytuacji strona powinna być poinformowana, że w przypadku kierowania kolejnych wystąpień do urzędu stanu cywilnego w tej sprawie (np. odwołania od decyzji), obowiązana jest wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju, gdyż w przeciwnym razie pismo dla niej przeznaczone pozostawi się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Pośrednictwo konsula w opisanym przypadku nie pozostaje w sprzeczności z regulacją przewidziana w przepisie art. 40 Kpa, ponieważ pismo zawierające decyzję kierownika urzędu stanu cywilnego jest pierwszą korespondencją skierowaną do strony. Wszystkie zbadane decyzje wydano w przewidzianym w kodeksie postępowania administracyjnego terminie, uwzględniając zasadę szybkości postępowania, wynikającą z art. 12 1 Kpa.
4 Spośród wszystkich zbadanych spraw jedynie w jednym przypadku wniosek dotyczył zmiany nazwiska małoletniego. W aktach sprawy znajduje się pisemna zgoda drugiego z rodziców na wnioskowaną zmianę. W ośmiu spośród zbadanych spraw (57,14%), wydanych w pierwszej połowie 2012 r., w decyzji pouczano stronę o treści art. 130 4 Kpa i jednocześnie opatrywano rozstrzygnięcie adnotacją o ostateczności decyzji w dacie wydania lub doręczenia decyzji stronie, a zatem przed terminem do wniesienia odwołania. Skutkiem takiego sposobu postępowania jest naruszenie przepisu art. 16 1 Kpa, który stanowi, że jedynie decyzje, od których nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji, są ostateczne. Z wyjaśnienia Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim złożonego podczas kontroli wynika, że po ponownej analizie przepisów, odstąpiono od wyżej opisanej praktyki (strona 38 akt kontroli). W pięciu zbadanych sprawach rozstrzygniętych w drugiej połowie 2012 r., adnotację o ostateczności decyzji umieszczano w dacie bezskutecznego upływu terminu do wniesienia odwołania. We wszystkich przypadkach wymagane prawem informacje o zmianie imienia lub nazwiska były każdorazowo niezwłocznie przekazywane organom wymienionym w przepisie art. 13 ustawy o zmianie imienia i nazwiska: kierownikowi urzędu stanu cywilnego miejsca sporządzenia aktu urodzenia wnioskodawcy (10 przypadków), kierownikowi urzędu stanu cywilnego miejsca sporządzenia aktu małżeństwa wnioskodawcy (9 przypadków), organowi gminy prowadzącemu ewidencję ludności (14 przypadków) i organowi, który wydał dowód osobisty (11 przypadków). Osobami odpowiedzialnymi za opisane wyżej nieprawidłowości jest Kierownik i Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim. Wobec powyższych ustaleń działalność Kierownika i Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim w kontrolowanym okresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku z dokonanymi ustaleniami, zalecam Kierownikowi i Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim przestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie doręczania pism stronie. Wobec powyższego, proszę o poinformowanie mnie, w nieprzekraczalnym terminie trzydziestu dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania powyższego zalecenia. Odnośnie nieprawidłowości polegającej na opatrywaniu rozstrzygnięcia adnotacją o ostateczności decyzji w dacie wydania lub doręczenia decyzji stronie, a zatem przed terminem do wniesienia odwołania, odstępuję od wydania zaleceń pokontrolnych
5 w tym zakresie, gdyż od drugiej połowy 2012 r. adnotację o ostateczności decyzji umieszczano, zgodnie z przepisem art. 16 1 Kpa, w dacie bezskutecznego upływu terminu do wniesienia odwołania. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Monika Skonieczna Z-CA DYREKTORA WYDZIAŁU SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW