WOJEWODA POMORSKI NK-II.1611.2.2014.EG Gdańsk, dnia 6 czerwca 2014 r. Pan Andrzej Rószkowski Pomorski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 w dniu 31 marca 2014, upoważniony pracownik Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku Pani Ewa Grodzka inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli Wydziału Nadzoru i Kontroli Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego (na podstawie upoważnienia Nr 39/2014 z dnia 24 marca 2014 r.) przeprowadziła czynności kontrolne w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Gdańsku. I. Temat, zakres kontroli i okres objęty kontrolą Temat kontroli: Prawidłowość przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Zakres przedmiotowy kontroli W toku kontroli sprawdzono zagadnienia dotyczące prawidłowości prowadzenia przez Komendę Wojewódzką Państwowej Straży Pożarnej w Gdańsku postępowań skargowych na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 2 oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków 3. Okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. 1 Dz. U. Nr 185, poz. 1092 2 Dz. U. z 2013 r. poz. 267 3 Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46 www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: wpn@gdansk.uw.gov.pl
Cel kontroli: Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzenia przez Komendę Wojewódzką Państwowej Straży Pożarnej w Gdańsku postępowania skargowego, według kryteriów legalności i rzetelności. Ilekroć w projekcie wystąpienia pokontrolnego jest mowa o: Komendancie Wojewódzkim rozumie się przez to Pomorskiego Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej; komendzie wojewódzkiej rozumie się przez to Komendę Wojewódzką Państwowej Straży Pożarnej w Gdańsku; Kpa rozumie się przez to ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego; rozporządzeniu rozumie się przez to rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Informacje wstępne: Pomorskim Komendantem Wojewódzkim Państwowej Straży Pożarnej jest Pan Andrzej Rószkowski, który pełni swoją funkcję od 27 marca 2006 r. Pan Andrzej Rószkowski został powołany na stanowisko Pomorskiego Wojewódzkiego Komendanta Państwowej Straży Pożarnej przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w dniu 24 marca 2006 r., zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej 4. Organizacja komendy wojewódzkiej określona w regulaminie organizacyjnym (stanowiącym załącznik do Decyzji Nr 300/2009 Pomorskiego Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 27 maja 2009 r.) przewiduje w 10 ust. 1 lit. n) i m), że do zakresu działania Wydziału Organizacji i Nadzoru należy organizowanie pracy w zakresie rozpatrywania oraz załatwiana skarg i wniosków wpływających do Komendanta Wojewódzkiego oraz przeprowadzanie okresowych badań i analiz w tym zakresie, a także koordynowanie, ewidencjonowanie oraz nadzór nad trybem załatwiania skarg i wniosków składanych do Komendanta Wojewódzkiego. Zgodnie zaś z 5 ust. 1 pkt 5 regulaminu organizacyjnego komendy wojewódzkiej do podpisu i aprobaty Komendanta Wojewódzkiego zastrzega się odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące działalności zastępców komendanta wojewódzkiego, kierowników komórek organizacyjnych komendy wojewódzkiej, komendantów powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej. W okresie objętym kontrolą do komendy wojewódzkiej wpłynęło 10 pism, które zostały zarejestrowane w rejestrach skarg i wniosków. Kontroli poddano wszystkie sprawy. 4 Dz. U. z 2013 r. poz. 1340 z późn. zm. www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: wpn@gdansk.uw.gov.pl Strona 2 z 7
II. Ocena skontrolowanej działalności: Pozytywnie z nieprawidłowościami ocenia się wykonywanie zadań przez Komendanta Wojewódzkiego w zakresie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Ocenę uzasadniają stwierdzone nieprawidłowości, które dotyczyły m.in. braku informacji wskazującej komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski, brak pouczenia o treści art. 239 Kpa w zawiadomieniach o odmownym załatwieniu skargi, rozpatrzenie 1 skargi po terminie oraz uchybienia polegające na błędnej rejestracji 2 pism w rejestrze skarg załatwianych bezpośrednio i użyciu niewłaściwego sformułowania w piśmie przekazującym skargę do załatwienia. III. Ustalenia: Powyższą ocenę uzasadniają następujące ustalenia: Ustalono, że zgodnie z art. 253 3 i 4 Kpa dostosowano dni i godziny przyjęć do potrzeb ludności oraz zamieszczono informację w widocznym miejscu w siedzibie jednostki, tj. na drzwiach wejściowych do komendy wojewódzkiej. Nie umieszczono natomiast w widocznym miejscu informacji wskazującej komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski, co jest niezgodne z 3 pkt 2 rozporządzenia. Poproszony o wyjaśnienia w tej sprawie Komendant Wojewódzki oświadczył: Pod względem merytorycznym skargi, w zależności od ich przedmiotu rozpatrywane są przez właściwe komórki organizacyjne Komendy Wojewódzkiej PSP w Gdańsku, tj. Wydział Organizacji i Nadzoru, Wydział Kontrolno Rozpoznawczy, Wydział Operacyjny jak również w sytuacji potrzeby szczegółowego zbadania sprawy, przez zespoły powoływane decyzją Pomorskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP w Gdańsku. Ruch osób w KW PSP w Gdańsku jest kontrolowany i ograniczony. W Komendzie Wojewódzkiej PSP w Gdańsku funkcjonuje portiernia, regulująca ruch osobowy i pojazdów. Dyżurny portier jest zobowiązany do wydawania przepustek osobowych interesantom ( ). Dyżurni kierują interesantów do pracowników załatwiających sprawy merytoryczne. Także w przypadku skarg, osoby skarżące są kierowane do właściwej osoby zajmującej się skargami ( ) lub pracownika sekretariatu Komendanta Wojewódzkiego. Interesanci w sprawach skarg w Komendzie Wojewódzkiej PSP w Gdańsku są przyjmowani na bieżąco, a ponadto informuję, że Pomorski Komendant Wojewódzki PSP w Gdańsku lub upoważniony przez niego Zastępca przyjmuje w sprawach skarg, wniosków, zażaleń i odwołań raz w tygodniu. Powyższe jest podane do powszechnej wiadomości przez umieszczenie stosownej informacji w Biuletynie Informacji Publicznej, na drzwiach wejściowych głównych do budynku Komendy Wojewódzkiej PSP w Gdańsku oraz w 5 ust. 6 Regulaminu Organizacyjnego KW PSP w Gdańsku. Niezależnie od powyższych wyjaśnień należałoby, zgodnie z 3 ust. 2 rozporządzenia, www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: wpn@gdansk.uw.gov.pl Strona 3 z 7
umieścić w siedzibie komendy wojewódzkiej, w widocznym miejscu informację wskazującą komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski. Skontrolowano 6 spraw zarejestrowanych w rejestrze skarg i wniosków załatwianych bezpośrednio i ustalono, że: skarga znak: WO.051.2.2013 została rozpatrzona po terminie, o którym mowa w art. 237 1 Kpa (wpływ skargi 22 marca 2013 r., załatwienie sprawy 2 maja 2013 r.) bez zawiadomienia o przyczynach zwłoki i wskazania nowego terminu załatwienia sprawy, co było niezgodne z art. 36 w zw. z art. 237 4 Kpa. Poproszony o wyjaśnienia Komendant Wojewódzki oświadczył: ( ) informuję, że była to skarga specyficzna i wyjątkowa. Pragnę podkreślić, że po wnikliwej analizie przedstawionej skargi oraz materiałów w niej zawartych Pomorski Komendant Wojewódzki PSP w Gdańsku uznał, że trudno mówić o zwłoce w załatwieniu przedmiotowej sprawy z uwagi na fakt, że skarga skierowana wcześniej do Komendanta Powiatowego PSP w Kartuzach nie odnosiła się do kompetencji Komendanta Powiatowego PSP w Kartuzach, a de facto dotyczyła działalności stowarzyszenia jakim jest Ochotnicza Straż Pożarna w Somoninie, nie będącego organem administracji publicznej i jej członków. Z uwagi na powyższe Pomorski Komendant Wojewódzki PSP w Gdańsku uznał, iż trudno w tej sytuacji mówić o zwłoce w działaniu Komendanta Powiatowego PSP w Kartuzach jeśli pismo ( ) było niespójne, miało charakter szyderczy i złośliwy ( ). Z uwagi na późniejsze polecenie Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej w Warszawie (pismo znak: BKSW-III- 052/8-4/13 z dnia 18.04.2013 r.), po kolejnej interwencji skarżącej w KG PSP, obejmującej dodatkowe treści, sprawa została formalnie załatwiona. Stąd też wynikło niezamierzone opóźnienie w przedmiotowej sprawie. Należy jednak podkreślić, że od polecenia załatwienia ww. sprawy tj. od dnia 23 kwietnia 2013 r. do dnia udzielenia odpowiedzi skarżącej tj. do dnia 2 maja 2013 r. upłynęło zaledwie 10 dni. Trudno zatem mówić o przekroczeniu terminu ustawowego w przedmiotowej sprawie. W pierwszej kolejności zwraca się uwagę, że przedmiotem postępowania kontrolnego nie była zwłoka w udzieleniu odpowiedzi skarżącej przez Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w Kartuzach. Odnosząc się natomiast do podnoszonego przez Komendanta Wojewódzkiego braku przekroczenia terminu załatwienia sprawy należy zauważyć, że skarga będąca przedmiotem czynności kontrolnych została przekazana do załatwienia zgodnie z właściwością przez Dyrektora Biura Kontroli, Skarg i Wniosków Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej pismem z dnia 18 marca 2013 r. znak: BKSW-III-052/8-2/13 (data wpływu do komendy wojewódzkiej 22 marca 2013 r.), a zawiadomienie o sposobie jej załatwienia zostało podpisane w dniu 2 maja 2013 r., a zatem Komendant Wojewódzki rozpatrzył skargę po terminie, o którym mowa w art. 237 1 Kpa. w 3 zawiadomieniach o odmownym załatwieniu skargi nie zawarto pouczenia o treści art. 239, co narusza dyspozycję art. 238 Kpa. Zgodnie z oświadczeniem Komendanta Wojewódzkiego: www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: wpn@gdansk.uw.gov.pl Strona 4 z 7
( ) w związku z tym, że pouczenie skarżącego o treści art. 239 Kpa jest pouczeniem fakultatywnym, a nie obligatoryjnym, w mojej ocenie ponowna skarga w tej samej sprawie powinna podlegać ponownej analizie ( ) Zgodnie z art. 238 Kpa zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239. Zwrot powinno zawierać nie oznacza bynajmniej, że jest to fakultatywny element zawiadomienia o odmownym załatwieniu skargi. Przeciwnie, przyjęta w systemie prawa administracyjnego technika legislacyjna nakazuje przyjąć, że jest to element obligatoryjny. 2 sprawy zostały błędnie zarejestrowane w rejestrze skarg i wniosków. W sprawie znak: WO.051.4.2013 Pełnomocnik Ministra Spraw Wewnętrznych ds. równego traktowania w służbach mundurowych pismem z dnia 21 listopada 2013 r. zwrócił się z prośbą o odniesienie się do wybranych cytatów zgłoszenia w przedmiocie nierównego traktowania, nie przekazując jednocześnie samego zgłoszenia. W celu wyjaśnienia sprawy wszczęto postępowanie kontrolne i w efekcie w dniu 21 stycznia 2014 r. udzielono odpowiedzi Pełnomocnikowi Ministra Spraw Wewnętrznych ds. równego traktowania w służbach mundurowych. Natomiast w sprawie znak: WO.051.5.2013 Dyrektor Biura Kontroli, Skarg i Wniosków w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej zwrócił się pismem z dnia 10 grudnia 2013 r. z prośbą o zajęcie stanowiska w sprawie pisma otrzymanego od Pełnomocnika Ministra Spraw Wewnętrznych ds. równego traktowania w służbach mundurowych, przekazując jednocześnie pismo Pełnomocnika. W celu wyjaśnienia sprawy poproszono o wyjaśnienia Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w Tczewie i w dniu 17 stycznia 2014 r. udzielono odpowiedzi Dyrektorowi Biura Kontroli, Skarg i Wniosków w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej. Poproszony o wyjaśnienia Komendant Wojewódzki oświadczył: Sprawy o numerach: WO.051.4.2013 i WO.051.5.2013 zostały zakwalifikowane, jako skargi załatwiane bezpośrednio z uwagi na to, iż rozpatrywane były przez zespół kontrolny tut. komendy wyznaczony decyzją Pomorskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP i cała dokumentacja ww. spraw znajduje się w Wydziale Organizacji i Nadzoru. Informuję, że postępowania dowodowe obejmujące postępowanie skargowe i kontrolne w przedmiotowych sprawach zawierające 319 stron (I sprawa WO.051.4.2013) i 13 stron (II sprawa WO.051.5.2013), były prowadzone w tym zakresie wyłącznie przez Komendę Wojewódzką Państwowej Straży Pożarnej w Gdańsku. Stanowiska przekazywane w przedmiotowych sprawach ( ) były stanowiskami wyczerpującymi i zgodnie z uzyskanymi informacjami, w całości zostały przekazane skarżącemu. Ponadto informuję, że zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości posiadają kategorię archiwalną B-3. W przypadku ww. spraw jest to zbyt krótki okres przechowywania, w związku z powyższym zarejestrowano je jako skargi załatwiane bezpośrednio, które mają kat. arch. A. Podyktowane jest to również faktem, iż wielokrotnie zdarzały się sytuacje powracania do wcześniej załatwianych skarg, zawierających dodatkowe www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: wpn@gdansk.uw.gov.pl Strona 5 z 7
zarzuty, jak również żądania od jednostek wyższego szczebla przekazania uwierzytelnionej kserokopii akt sprawy. Należy zaznaczyć, że obie sprawy były efektem zgłoszenia w przedmiocie nierównego traktowania przekazanego Pełnomocnikowi Ministra Spraw Wewnętrznych ds. równego traktowania w służbach mundurowych. Żaden z organów nie przekazał zgłoszenia jako skargi celem jej rozpatrzenia zgodnie z właściwością, Komendant Wojewódzki nie udzielił również odpowiedzi zgłaszającemu. Zatem powyższe wyjaśnienia nie mogą zostać uwzględnione i niezasadne było zarejestrowanie tych spraw w rejestrze skarg i wniosków załatwianych bezpośrednio. Ponadto należy zauważyć, że o kwalifikacji pism decyduje ich treść, a nie kategoria archiwalna danego rodzaju spraw. Skontrolowano 1 sprawę (WO.052.1.2013) zarejestrowaną w rejestrze skarg i wniosków przekazanych do załatwienia wg właściwości i ustalono, że przekazując skargę do załatwienia, zgodnie z art.. 232 2 Kpa, błędnie użyto sformułowania w celu rozpatrzenia zgodnie z właściwością. Przepis art. 232 1 i 2 posługuje się sformułowaniem przekazać do załatwienia i zgodnie z poglądem wyrażonym w literaturze przedmiotu 5 przepis ten wprowadza rozróżnienie dwóch rodzajów czynności - rozpatrzenia i załatwienia skargi. Rozpatrzenie stanowi przy tym taki zespół czynności przygotowawczych, które zmierzają do ustalenia treści i przedmiotu skargi oraz przygotowania materiału niezbędnego do załatwienia skargi (por. J. Lang, Struktura prawna skargi w prawie administracyjnym, Wrocław 1972, s. 143-144). Tych czynności nie można przekazywać w ramach art. 232. Przekazane może być natomiast załatwienie skargi, tj. jej rozstrzygnięcie, wydanie poleceń lub podjęcie innych stosownych środków, usunięcie stwierdzonych uchybień i w miarę możności przyczyn ich powstawania oraz zawiadomienie w sposób wyczerpujący skarżącego o wynikach załatwienia. Poproszony o wyjaśnienia, Komendant Wojewódzki oświadczył: Użycie sformułowania cyt. <<w celu rozpatrzenia zgodnie z właściwością>> w piśmie kierowanym do Komendanta Miejskiego PSP w Gdańsku było rozumiane, jako <<załatwienia zgodnie z właściwością>> przekazanej skargi. Informuję, że skarga dotycząca pisma WO.052.1.2013 była skargą na pracownika funkcjonariusza Komendy Miejskiej PSP w Gdańsku, nie była natomiast skargą na Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej w Gdańsku. Z uwagi na powyższe nie ulega wątpliwości, że organem właściwym ro rozpatrzenia powyższej skargi wg właściwości rzeczowej i miejscowej był Komendant Miejski PSP w Gdańsku, a nie Pomorski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej w Gdańsku. W związku z powyższym przedmiotowa skarga została przekazana według właściwości do rozpatrzenia Komendantowi Miejskiemu w Gdańsku. Odnosząc się do przedstawionych wyjaśnień należy w pierwszej kolejności zauważyć, że skarga nie została przekazana na podstawie art. 231 Kpa, który znajduje zastosowanie w sytuacji uznania się przez organ, który otrzymał skargę za niewłaściwy. Przedmiotowa skarga została przekazana na podstawie art. 232 zgodnie z tzw. właściwością delegacyjną, co samo w sobie było zasadne. Natomiast 5 M. Jaśkowska. Komentarz aktualizowany do art. 232 Kodeksu postępowania administracyjnego www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: wpn@gdansk.uw.gov.pl Strona 6 z 7
jak już wykazano powyżej w piśmie przekazującym błędnie użyto sformułowania w celu rozpatrzenia zgodnie z właściwością. Niezależnie od przyjętych wniosków należy uznać za prawidłowe stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach wyrażone w wyroku z dnia 5 sierpnia 2008 r. 6, w którym sąd stwierdził, że skarga na pracownika urzędu jest w rzeczywistości skargą na osobę kierującą danym urzędem. Co potwierdza, że w analizowanej skardze właściwym do jej rozpatrzenia był Komendant Wojewódzki, który zgodnie z art. 232 Kpa mógł przekazać skargę do załatwienia organowi niższego stopnia lub bezpośredniemu przełożonemu służbowemu pracownika, którego skarga dotyczyła. Ponadto skontrolowano 3 sprawy zarejestrowane w rejestrze anonimy i w tym zakresie nie wnosi się uwag. Ustalono także, że nadzór Komendanta Wojewódzkiego nad przyjmowaniem i załatwianiem skarg i wniosków, o którym mowa w art. 258 Kpa polega na analizie kwartalnych informacji z działalności Komendantów Miejskich i Powiatowych Państwowej Straży Pożarnej. Ponadto w okresie poddanym kontroli Komendant Wojewódzki przeprowadził 2 kontrole obejmujące swoim zakresem realizację zadań w przedmiocie skarg i wniosków. Zalecenia: Mając na uwadze powyższe oceny i ustalenia wnoszę o: 1. Umieszczenie w siedzibie komendy wojewódzkiej, w widocznym miejscu informacji wskazującej komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski. 2. Zwiększenie nadzoru w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących rozpatrywania skarg. Jednocześnie informuję, że oczekuję od Pana, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. WOJEWODA POMORSKI Ryszard Stachurski 6 IV S.A./Gl 77/08 www.gdansk.uw.gov.pl, e-mail: wpn@gdansk.uw.gov.pl Strona 7 z 7