Zamawiający: SIEWKA TOMASZ SIEKIERSKI Łódź 07.11.2013 ul. Podchorążych 35b/15 94-234 Łódź NIP 7272299152 REGON 100638484 ZAPYTANIE OFERTOWE NA: Kompleksowe wdrożenie systemu B2B o następujących parametrach: 1. Wdrożenie modułu franczyzowego; 2. Wdrożenie modułu generowania raportów; 3. Wdrożenie modułu testowego Zakup współfinansowany z środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG) 2007 2013, działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B. Tytuł projektu: Automatyzacja procesów B2B w zakresie działalności masterfranczyzodawcy poprzez wdrożenie systemu B2B. Numer umowy o dofinansowanie: UDA-POIG.08.02.00-10-051/11-00
A. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe wdrożenie modułów systemu B2B: 1. Moduł franczyzowy Specyfikacja uproszczona: ułatwienie kooperacji między Zamawiającym a Partnerem-franczyzobiorcą usprawnienie kontroli Zamawiającego nad działaniami Partnera Przeznaczenie ogólne: Moduł związany z procesem integracji systemu franczyzowego znacząco usprawni kwestie związane z kontrolą franczyzobiorcy. Dzięki wdrożeniu systemu B2B (w tym wypadku elementu systemu jakim jest moduł franczyzowy) kontrola franczyzobiorcy zostanie w pełni zautomatyzowana. Specyficzne wymagania funkcjonalne: Moduł franczyzowy - związany z procesem integracji systemu franczyzowego Wnioskodawcy z systemem informatycznym Partnera. Jego zadaniem będzie m.in. przesyłanie danych poprzez system EDI niezbędnych do efektywnej kontroli franczyzobiorcy. Takie dane zawierać będą m. in. ilość sztuk sprzedanego towaru, ceny, dane klientów itp. Wymiana odbywać się będzie poprzez system EDI. Proces ten opierać się będzie na Elektronicznej Wymianie Danych w standardzie EDI oraz użyciu podpisu elektronicznego. Zakres prac: Wdrożenie modułu franczyzowego. Przystosowanie programu do potrzeb firmy franczyzowej. Termin wykonania zamówienia: do 31.12.2013
2. Moduł generowania raportów Specyfikacja uproszczona: ułatwienie kooperacji między Zamawiającym a Partnerami automatyzacja przesyłania wygenerowanych raportów zaoszczędzenie czasu pracownikom firmy Przeznaczenie ogólne: Moduł związany z procesem procesem generowania i wysyłania raportów. Planowany system B2B, całkowicie zautomatyzuje ten proces. Raporty będą generowane i wysyłane przez system pocztą elektroniczną do współpracującego przedsiębiorcy. Cały proces odbywałby się automatycznie, bez udziału pracowników. Specyficzne wymagania funkcjonalne: Funkcją tego modułu jest generowanie i wysyłania raportów. Planowany system B2B, całkowicie zautomatyzuje ten proces. Raporty będą generowane i wysyłane przez system pocztą elektroniczną do współpracującego przedsiębiorcy. Cały proces odbywałby się automatycznie, bez udziału pracowników. Zakres prac: Wdrożenie modułu generowania raportów. Przystosowanie programu do potrzeb firmy franczyzowej. Termin wykonania zamówienia: do 31.12.2013
3. Moduł testowy Specyfikacja uproszczona: weryfikacja poprawności działania poszczególnych modułów jak i całego systemu B2B uruchomienie ostatecznej wersji systemu B2B Przeznaczenie ogólne: Moduł ten jest niezbędny do sprawdzenia prawidłowego funkcjonowania systemu B2B. Będzie wdrożony w ostatnim etapie realizacji projektu. Moduł ten będzie wersją beta systemu odpowiedzialny za testy nowo powstałego systemu B2B w zakresie integracji poszczególnych modułów systemu u Wnioskodawcy jak i w szeroko pojętych testach integracji systemów pomiędzy Wnioskodawcą a Partnerami. Specyficzne wymagania funkcjonalne: Moduł testowy - moduł ten jest niezbędny do sprawdzenia prawidłowego funkcjonowania systemu B2B. Będzie wdrożony w ostatnim etapie realizacji projektu. Moduł ten będzie wersją beta systemu odpowiedzialny za testy nowo powstałego systemu B2B w zakresie integracji poszczególnych modułów systemu u Wnioskodawcy jak i w szeroko pojętych testach integracji systemów pomiędzy Wnioskodawcą a Partnerami. Zakres prac: Wdrożenie modułu testowego. Przystosowanie programu do potrzeb firmy franczyzowej. Termin wykonania zamówienia: do 30.06.2014 Przedmiot zamówienia musi być zgodny przepisami polskiego prawa na dzień oddania systemu do użytku, w szczególności z: 1. Ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168 z późn. zm.) 2. Ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. 2001 nr 130 poz. 1450 z późn. zm.) 3. Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883 z późn. zm.)
Ogólny opis systemu B2B: Wdrożenie projektu w firmie SIEWKA TOMASZ SIEKIERSKI ma za zadanie implementację nowego systemu B2B, który pozwoli na integrację systemu franczyzowego Wnioskodawcy z systemem informatycznym Partnera, zautomatyzowanie procesów generowania i wysyłania raportów, a także na wysyłanie E-faktur. Procesy przyjmowania automatycznych zgłoszeń oraz wysyłania e-faktur wykorzystywać będą system Elektronicznej Wymiany Danych. Zostanie również użyty podpis elektroniczny. Zakres projektu będzie obejmował budowę nowoczesnego systemu informatycznego zarządzającego najważniejszymi procesami zachodzącymi wewnątrz firmy. Cele i korzyści możliwe do osiągnięcia w wyniku wdrożenia systemu B2B: usprawnienie komunikacji i wymiany informacji między Zamawiającym a Partnerami ułatwiające działania w branży franczyzowej (integracja systemu franczyzowego z systemem informatycznym Partnera, fakturowanie, generowanie raportów) zwiększenie zadowolenia Partnera poprzez usprawnienie najważniejszych procesów interakcji pomiędzy Partnerem a Zamawiającym (ułatwienie przesyłania informacji np. w postaci faktur, raportów itp) możliwość udostępniania i przesyłania Partnerowi-franczyzodawcy zestawień/raportów usprawnienie fakturowania (automatyzacja) możliwość większego skoncentrowania się na obsłudze klientów (pozyskiwanie nowych klientów). Wykonawca zapewnia gwarancję na zrealizowane w prace na okres 36 miesięcy od daty zakończenia wdrożenia. Gwarancja obejmuje nieodpłatne wykonanie wymaganych po zakończeniu wdrożenia korekt i poprawek wynikających z pojawiających się ewentualnych błędów. B. KRYTERIA OCENY OFERT Zamawiający stosował będzie następujące kryteria przy wyborze oferty najkorzystniejszej: Numer kryterium Nazwa kryterium Waga 1 Cena 60,00% 2 Łatwość modyfikacji systemu 30,00% 3 Wartości dodane do systemu 10,00% SUMA PUNKTÓW 100,00% Szczegółowy opis kryteriów:
Cena = 60% Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w tym kryterium to 60 punktów. Liczbę punktów oblicza się na podstawie wzoru: C = Cn/Cb x 100 x 60% gdzie: Cn = najniższa cena brutto oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, Cb = cena brutto oferty badanej. W szczególności w ramach ryczałtowej ceny należy zawrzeć koszty: Lp. Badana cecha 1. Całkowite koszty realizacji w czasie trwania projektu, w tym: 1.1 Koszty analiz 1.2 Koszty licencji podane przez oferenta (przy licencji per stanowisko/użytkownik przyjmuje się 50 pełnych stanowisk) 1.3 Koszty wdrożenia podane przez oferenta 1.4 Koszty utrzymania licencji przez 2 lata (czas trwania projektu) wlicza się opłaty licencyjne, maintenance i wszelkie inne czynniki kosztotwórcze 1.5 Koszty licencji dodatkowych koniecznych do wdrożenia (np. Wymiana systemów operacyjnych bądź systemów serwerowych i ich licencji, serwerów baz danych) 1.6 Koszty wdrożenia dodatkowych 2 języków obcych; 1.7 Koszty zakwaterowania i dojazdów konsultantów zadeklarowane przez oferenta 2. Całkowite koszty wdrożenia w okresie trwałości projektu (3 lata po zakończeniu realizacji projektu), w tym: 2.1 Koszty licencji podane przez oferenta (dodatkowe 50 pełnych stanowisk) 2.2 Koszty utrzymania licencji przez 3 lata (czas trwałości projektu) wlicza się opłaty licencyjne, maintenance i wszelkie inne czynniki kosztotwórcze 2.3 Koszty szkoleń dla nowych pracowników zgodnie z pkt. 2.1 2.4 Koszty licencji dodatkowych koniecznych do wdrożenia (np. Wymiana systemów operacyjnych bądź systemów serwerowych i ich licencji, serwerów baz danych) 2.5 Koszty zakwaterowania i dojazdów konsultanta zadeklarowane przez oferenta 3. Całkowite koszty wdrożenia w okresie użytkowania projektu (5 lat od zakończenia realizacji projektu) 3.1 Koszty licencji podane przez oferenta (dodatkowe 50 pełnych stanowisk) 3.2 Koszty utrzymania licencji przez 5 lat (czas użytkowania projektu) wlicza się opłaty licencyjne, maintenance i wszelkie inne czynniki kosztotwórcze 3.3 Koszty szkoleń dla nowych pracowników zgodnie z pkt.3.1 3.4 Koszty licencji dodatkowych koniecznych do wdrożenia (np. Wymiana systemów operacyjnych bądź systemów serwerowych i ich licencji, serwerów baz danych)
3.5 Koszty zakwaterowania i dojazdów konsultanta zadeklarowane przez oferenta Łatwość modyfikacji systemu = 30% Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać w powyżym kryterium oferta to 30 punktów. Zamawiający przyzna wskazaną w tabeli liczbę punktów za każdą zadeklarowaną przez wykonawcę cechę. Dodatkowo punktowane będą następujące cechy: Lp. Cecha Liczba punktów 1. Przekazanie Zamawiającemu pełnego kodu źródłowego Przekazanie pełnego kodu = 3 modułów systemu wraz z dokumentacją kodu. pkt; 2. Przekazanie Zamawiającemu prawa do dowolnej modyfikacji kodu źródłowego modułów Systemu 3. Zamawiający będzie miał możliwość nieodpłatnego korzystania z Systemu na nieograniczonej liczbie stanowisk i serwerów Częściowo = 1 pkt. Przekazanie praw = 3 pkt; Częściowe przekazanie praw = 1 pkt. Tak = 3 pkt, częściowo = 1 pkt. Maksymalnie oferta może uzyskać 9 punktów. Przyznane punkty zostaną przeliczone według podanego poniżej wzoru: M = Mo/Mn x 100 x 30% gdzie: Mo = liczba punktów zdobyta przez ocenianą ofertę, Mn = liczba punktów zdobyta przez ofertę z najwyższą liczbą punktów Wartości dodane = 10% Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać w powyżym kryterium oferta to 10 punktów. Zamawiający przyzna wskazaną w tabeli liczbę punktów za każdą zadeklarowaną przez wykonawcę cechę. Dodatkowo punktowane będą następujące cechy: Lp. Cecha Liczba punktów 1. Zamawiający będzie miał możliwość nieodpłatnego korzystania z systemu przez czas określony w kryterium Czas nieograniczony = 3 pkt; Okres trwałości projektu = 2 pkt; Czas trwania projektu = 1 pkt; 2. Gwarancja obejmuje nieodpłatne wykonanie wymaganych po zakończeniu wdrożenia korekt i poprawek wynikających z pojawiających się ewentualnych błędów Brak możliwości = 0 pkt. Tak = 3 pkt; Nie = 0 pkt.
3. System umożliwia tworzenie raportów w formacie PDF z wykorzystaniem XML 4. System ma wbudowany mechanizm eksportu danych do formatu csv lub równoważnie z możliwości indywidualnej konfiguracji przez użytkownika Tak = 3 pkt Tak = 3 pkt. Maksymalnie oferta może uzyskać 12 punktów. Przyznane punkty zostaną przeliczone według podanego poniżej wzoru: W = Wo/Wn x 100 x 10% gdzie: Wo = liczba punktów zdobyta przez ocenianą ofertę, Wn = liczba punktów zdobyta przez ofertę z najwyższą liczbą punktów. Wybór wykonawcy nastąpi w oparciu o następujące kryteria po wypełnieniu przez Oferenta załącznika nr 1 do SIWZ: C. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Termin wykonania całości zamówienia: 30.06.2014 Wdrożenie następujących modułów powinien następować zgodnie z harmonogramem: 2013 2014 Nazwa modułu III kwartał IV kwartał I kwartał II kwartał Moduł franczyzowy X X Moduł generowania raportów X X Moduł testowy X X D. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1.1 posiadania wiedzy i doświadczenia: Warunek zostanie spełniony gdy Wykonawca zrealizował co najmniej 3 wdrożenia systemów B2B; 1.2 dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Warunek zostanie spełniony, gdy Wykonawca dysponuje lub dysponował będzie następującymi osobami: osobą pełniącą funkcję Kierownika Projektu posiadającą 2 letnie doświadczenie w prowadzeniu projektów informatycznych; osobami deweloperami każdy z minimum 2 zrealizowanymi wdrożeniami systemów B2B. E. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU Z POSTĘPOWANIA 1. W celu wykazania spełniania warunku posiadania wiedzy i doświadczenia Wykonawca przedstawi wykaz wykonanych usług wraz z załączeniem dowodów, potwierdzającymi ich należyte wykonanie; 2. W celu wykazania spełniania warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Wykonawca przedstawi wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; 3. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawca przedstawi oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych między Zamawiającym a Wykonawcą. F. PRZYGOTOWANIE I ZŁOŻENIE OFERTY 1. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2. Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Oferent, który złoży więcej niż jedną ofertę zostanie wykluczony z postępowania. 3. Oferta musi być złożona w takiej formie, która uniemożliwi wysunięcie się stron w przypadku wersji papierowej. 4. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty zgodnie z wpisem do właściwego rejestru, albo przez osobę umocowaną przez osoby uprawnione, przy czym umocowanie musi być załączone do oferty. Brak takich podpisów skutkuje odrzuceniem oferty. Ofertę sporządza się wyłącznie w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką biurową. 5. Każda strona oferty wraz z załącznikami musi być ponumerowana kolejnymi numerami i parafowana przez osobę podpisującą ofertę.
6. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę uprawnioną do złożenia oferty. 7. Wymagane dokumenty należy przedstawić w formie oryginałów bądź kserokopii. Dokumenty przedstawione w formie oryginałów muszą być parafowane przez osobę/osoby upoważnione do złożenia oferty. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być opatrzone klauzulą za zgodność z oryginałem i poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnione do złożenia oferty. 8. Maksymalny stopień zlecenia podwykonawstwa w ramach projektu Zamawiający określa na 10% wartości projektu. 9. Kilka podmiotów może złożyć ofertę wspólną, w tym przypadku podmioty te ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania. 10. Oferta Oferentów, którzy będą ubiegać się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum) musi spełniać następujące wymagania: 10.1 Oferta musi być podpisana w taki sposób, aby prawnie zobowiązywała wszystkich Oferentów występujących wspólnie. 10.2 Oferenci występujący wspólnie muszą ustanowić pełnomocnika (wyznaczyć lidera) do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz zawarcia umowy. Umocowanie może też wynikać z treści umowy konsorcjum lub zostać przedłożone oddzielnie wraz z ofertą. UWAGA: TREŚĆ PEŁNOMOCNICTWA POWINNA DOKŁADNIE OKREŚLIĆ ZAKRES UMOCOWANIA. 10.3 Wszelka korespondencja oraz rozliczenia prowadzone będą wyłącznie z pełnomocnikiem (liderem). 11. Wymagania dotyczące konsorcjum stosuje się odpowiednio do spółki cywilnej. G. POZOSTAŁE WARUNKI POSTĘPOWANIA 1. Przedstawiona w ofercie cena jest ceną ryczałtową, wyrażoną w PLN. 2. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów w przedmiotowym postępowaniu. 3. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że co najmniej dwie oferty przedstawiają taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną, w przypadku gdy to nie będzie możliwe wówczas Zamawiający dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty po przeprowadzeniu dodatkowo negocjacji z Wykonawcami. 4. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od potencjalnych Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Prowadzenie negocjacji dotyczących złożonej oferty między Zamawiającym a Wykonawcą jest niedopuszczalne przed dokonaniem wyboru oferty najkorzystniejszej. 5. Zamawiający w terminie 10 dni roboczych od wyboru najkorzystniejszej oferty zawiadamia o wyborze Wykonawców, którzy złożyli oferty poprzez zamieszczenie informacji na stronie www oraz w siedzibie firmy.
6. Zamawiający zawiadamia Wykonawców, którzy złożyli oferty o zakończeniu postępowania bez wyboru Wykonawcy. 7. Po rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający zawiera umowę w sprawie udzielenia zamówienia. 8. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 10. Koszty przygotowania oferty obciążają Wykonawcę. 11. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. H. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Zapraszamy zainteresowane firmy do składania ofert na adres: SIEWKA TOMASZ SIEKIERSKI, ul. Podchorążych 35B/15, 94-234 Łódź lub bezpośrednio w siedzibie firmy ul. Podchorążych 35B/15, 94-234 Łódź. 2. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie zwrócona Oferentowi bez otwierania, po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu. 3. Termin składania ofert do dnia: 18.11.2013 do godziny 12:00. 4. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dn. 19.11.2013r. o godzinie 12:30. 5. Wyniki postępowania zostaną ogłoszone na stronie internetowej oraz w siedzibie firmy zamawiającego dnia 19.11.2013. I. INFORMACJE KONTAKTOWE 1. Osobą do kontaktu ze strony beneficjenta jest: Tomasz Siekierski tel. 601-177-630, e-mail: t.siekierski@siewka.pl