Firma Lobo pragnie poinformować, iż znalazła się na liście projektów wyłonionych do dofinansowania w ramach działania 8.2 POIG.

Transkrypt

1 Warszawa, LOBO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA AL. NIEPODLEGŁOŚCI 151 LOK 9, WARSZAWA NIP REGON KRS Firma Lobo pragnie poinformować, iż znalazła się na liście projektów wyłonionych do dofinansowania w ramach działania 8.2 POIG. Tytuł projektu: Automatyzacja procesów B2B w zakresie działalności związanej z usługami rekrutacyjnymi dzięki wdrożeniu systemu B2B numer umowy UDA-POIG /13-00 W związku z powyższym Lobo ogłasza rozpoczęcie postępowania konkursowego na zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie systemu B2B. UWAGA: Prosimy o szczegółowe zapoznanie się z załącznikiem Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. Dokument zawiera koncepcję działania systemu, ogólne wymagania techniczne pracy systemu B2B, oraz zasady udziału w przetargu. Informacja o przetargu została umieszczona na stronie internetowej zamawiającego oraz w siedzibie firmy zamawiającego.

2 Struktura ceny Struktura ceny powinna uwzględniać podział systemu na 4 podstawowe moduły wskazane poniżej. Cena powinna być podana dla każdego modułu z osobna. - Moduł zamówień - Moduł finansowy - Moduł raportów - Moduł integracji Opis funkcjonalności modułów wskazany został w załączniku Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. Wdrożenie następujących modułów powinien następować zgodnie z harmonogramem: Nazwa modułu I II III IV I II III IV kwartał kwartał kwartał kwartał kwartał kwartał kwartał kwartał Moduł zamówień X Moduł finansowy X X Moduł raportów X X Moduł integracji X X Ostateczny termin wykonania całości Zamówienia to r.

3 Uwaga: W związku z realizacją projektu w ramach działania 8.2 POIG każda strona dokumentów ze strony Wykonawcy musi zostać opatrzona logiem Innowacyjna Gospodarka oraz Unia Europejska Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego dostępnych na stronie internetowej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Każda strona dokumentu powinna zostać opatrzona informacją, iż projekt jest współfinansowany ze środków unijnych.

4 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Część I Instrukcja dla oferentów 1. Nazwa i adres Zamawiającego: LOBO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA AL. NIEPODLEGŁOŚCI 151 LOK 9, WARSZAWA NIP REGON KRS Tryb udzielenia zamówienia 2.1. Zamawiający pragnie poinformować, iż znalazła się na liście projektów wyłonionych do dofinansowania w ramach działania 8.2 POIG. Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego. 3. Przygotowanie i złożenie oferty 3.1. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Oferent, który złoży więcej niż jedną ofertę zostanie wykluczony z postępowania Oferta musi być złożona w takiej formie, która uniemożliwi wysunięcie się stron w przypadku wersji papierowej Oferta powinna zawierać nazwę oferenta, datę, dane osoby kontaktowej, oświadczenie o zapoznaniu się ze Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, wartość netto oraz brutto, okres ważności oferty, termin realizacji. Oferty winny być zgłoszone w języku polskim. 4

5 3.5. Każda strona oferty wraz z załącznikami musi być ponumerowana kolejnymi numerami i parafowana przez osobę podpisującą ofertę Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę uprawnioną do złożenia oferty Wymagane dokumenty należy przedstawić w formie oryginałów bądź kserokopii. Dokumenty przedstawione w formie oryginałów muszą być parafowane przez osobę/osoby upoważnione do złożenia oferty. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być opatrzone klauzulą za zgodność z oryginałem i poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnione do złożenia oferty Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych Kilka podmiotów może złożyć ofertę wspólną, w tym przypadku podmioty te ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania Oferta Oferentów, którzy będą ubiegać się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum) musi spełniać następujące wymagania: W odniesieniu do wymagań postawionych przez Zamawiającego, każdy z Oferentów wchodzący w skład konsorcjum oddzielnie musi udokumentować, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych Warunki zawarte w art. 22 ust. 1 pkt. 1-3 ustawy o zamówieniach publicznych musi spełniać każdy z tych podmiotów lub podmioty te złożą wspólne oświadczenie, że łącznie spełniają te warunki Oferta musi być podpisana w taki sposób, aby prawnie zobowiązywała wszystkich Oferentów występujących wspólnie Oferenci występujący wspólnie muszą ustanowić pełnomocnika (wyznaczyć lidera) do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz zawarcia umowy o udzielenie zamówienia publicznego. Umocowanie może też wynikać z treści umowy konsorcjum lub zostać 5

6 przedłożone oddzielnie wraz z oferta. Treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określić zakres umocowania Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty zgodnie z wpisem do właściwego rejestru, albo przez osobę umocowaną przez osoby uprawnione, przy czym umocowanie musi być załączone do oferty. Brak takich podpisów skutkuje odrzuceniem oferty W przypadku, gdyby oferta zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Oferent winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które spośród zawartych w ofercie informacji stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Dokumenty te winny być umieszczone w osobnym wewnętrznym opakowaniu, trwale ze sobą połączone i ponumerowane, z zachowaniem ciągłości numeracji stron oferty. Informacje podawane do wiadomości podczas otwarcia ofert, tj. Informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie nie mogą stanowić tajemnicy przedsiębiorstwa Ofertę dostarczona do firmy w formie papierowej wraz z oświadczeniami i pozostałymi dokumentami należy umieścić w zamkniętym opakowaniu, uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Oferenta, zaadresowane do Zamawiającego pod adresem: Lobo sp. z o. o. sp. k. Ul. Śląska 33/64, Gdynia oraz opisana: Przetarg na realizację projektu Automatyzacja procesów B2B w zakresie działalności związanej z usługami rekrutacyjnymi dzięki wdrożeniu systemu B2B Przed upływem terminu składania ofert, Oferent może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Zmiany winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian winno być opakowane tak, jak oferta, a opakowanie lub 6

7 tytuł a winno zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazem: ZMIANA. 4. Przebieg postępowania 4.1. Postępowanie rozpoczyna się ogłoszeniem przetargu na stronie internetowej Wnioskodawcy oraz siedzibie firmy Zamawiający może zmienić warunki udzielenia zamówienia lub unieważnić postępowanie konkursowe Oferenci składają oferty w miejscu i terminie określonym w przetargu Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę i zawiera umowę z Oferentem, który tę ofertę złożył. 5. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z Oferentami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów 5.1. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje pomiędzy Zamawiającym oraz Oferentami będą przekazywane pisemnie w formie papierowej bądź elektronicznej. 6. Termin, do którego Oferent będzie związany złożoną ofertą 6.1. Termin związania ofertą wynosi 7 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą, Zamawiający może, tylko jeden raz, zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu, o którym mowa w pkt 1 o dalszych 5dni. Zgoda Oferenta na przedłużenie terminu związania ofertą winna być wyrażona na piśmie lub w formie a W przypadku wniesienia protestu po upływie terminu składania ofert bieg terminu związania ofertą ulega zawieszeniu do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia protestu. 7. Miejsce i termin składania ofert 7.1. Wszystkich zainteresowanych zapraszamy do składania ofert na adres: Lobo sp. z o. o. sp. k., ul Śląska 33/64, Gdynia 7

8 7.2. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie zwrócona Oferentowi bez otwierania, po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu Termin składania ofert do dnia: do godziny Informacja o miejscu i terminie otwarcia ofert oraz wynikach 8.1. Oferty zostaną przeanalizowane przez Zamawiającego i do dnia do godziny zostaną ogłoszone wyniki na stronie internetowej oraz w siedzibie firmy zamawiającego W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. 9. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej 9.1. Jako najkorzystniejszą rozumie się ofertę zgodnie z art. 2 pkt. 5 ustawy o zamówieniach publicznych. 10. Informacje dotyczące walut obcych Rozliczenia będę dokonywane w walucie polskiej. 11. Opis sposobu obliczania ceny Cena brutto oferty powinna zawierać wszystkie koszty, jakie Zamawiający będzie musiał ponieść na dostawę i wdrożenie rozwiązania z uwzględnieniem podatku od towarów i usług VAT, kosztów transportu, kosztów licencji i innych opłat i podatków z uwzględnieniem ewentualnych upustów i rabatów Ceną podlegającą ocenie będzie łączna cena brutto (wraz z VAT) wyrażona w złotych polskich, obejmująca wszystkie koszty wykonania zamówienia Wszelkie składniki wynagrodzenia winny być określone z uwzględnieniem wszelkich podatków, opłat oraz wszelkich innych ewentualnych obciążeń. 12. Udzielenie zamówienia Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta zostanie uznana za 8

9 najkorzystniejszą. 9

10 Część II Formularz oferty oraz formularz cenowy 1. Formularz oferty (pierwsza strona oferty) [pieczęć oferenta] OFERTA W odpowiedzi na zaproszenie do wzięcia udziału w przetargu ograniczonym na realizację projektu Automatyzacja procesów B2B w zakresie działalności związanej z usługami rekrutacyjnymi dzięki wdrożeniu systemu B2B składamy niniejszą ofertę: Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę: Moduł Zamówień: zł Moduł Finansowy:.. zł Moduł Raportów:..zł Moduł Integracji:...zł Cena brutto wynosi ogółem:... zł Słownie:... zł 10

11 Cena netto wynosi ogółem:... zł Słownie:... zł Podatek VAT... % wynosi ogółem:... zł Słownie:... zł Oświadczamy, że przedmiot zamówienia zrealizujemy w terminie do...roku. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia, uzyskaliśmy niezbędne informacje do przygotowania oferty na wykonanie przedmiotu zamówienia i nie wnosimy do niej zastrzeżeń. Informujemy, że uważamy się związani niniejszą ofertą na okres 7dni od terminu złożenia oferty. Podpis uprawnionego przedstawiciela Oferenta dnia... 11

12 Część III Opis przedmiotu zamówienia 1. Całościowy ogląd rozwiązania 1.1. Przedmiot zamówienia musi być zgodny przepisami polskiego prawa na dzień oddania systemu do użytku, w szczególności z: Ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U nr 30 poz. 168) Ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U nr 130 poz Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U nr 133 poz. 883) 1.2. Projekt przewiduje implementacje nowego systemu B2B, który pozwoli na znaczące usprawnienie 3 procesów B2B zachodzących pomiędzy Wnioskodawca a jego Partnerami. Procesy te to zdalne składanie zamówień, fakturowanie oraz raportowanie. W ramach systemu wdrożone mają zostać technologie podpisu elektronicznego i elektronicznej wymiany danych, prowadzące do eliminacji obiegu dokumentacji w formie papierowej Cele i korzyści możliwe do osiągnięcia w wyniku wdrożenia systemu B2B: Dostęp do systemu on-line. System powinien działać w sieci internetowej i zapewniać możliwość korzystania z jego wszystkich funkcjonalności przy wykorzystaniu urządzeń wyposażonych w połączenie internetowe oraz przeglądarkę internetową Możliwość realizowania kluczowych procesów biznesowych Zamawiającego i jego Partnerów poprzez zdalne i zautomatyzowane składanie i obsługę zamówień, fakturowanie oraz raportowanie przebiegu realizacji współpracy i jej historii Zmiana efektywności zarządzania procesami zachodzącymi wewnątrz przedsiębiorstwa Synchronizacja działań wewnątrz poszczególnych działów oraz pomiędzy działami firmy Zamawiającego, w tym poprzez implementacje Workflow. 12

13 Automatyzacja monitorowania i raportowania zachodzących procesów w firmie Wielozadaniowość systemu oraz integracja wszystkich kluczowych informacji w jednym miejscu Skalowalność systemu Automatyzacja wykonywanych zadań przekładająca się na oszczędność czasu pracy Wzrost zadowolenia klientów wynikający z zastosowania nowoczesnych technik komunikacyjnych Lepsza kontrola nad procesem fakturowania Wzrost przychodów firmy. 2. Kluczowe funkcjonalności elementów przedmiotu zamówienia 2.1. Modułu zamówień Usprawnienie i automatyzacja zdalnego składania, przyjmowania i obsługi zamówień Możliwość zdalnego dostępu do historii zamówień, w tym możliwość generowania raportów zamówień Automatyczne powiadamianie pracowników Zamawiającego o złożonych zamówieniach. Opis funkcjonalności Moduł zamówień związany jest z procesem przyjmowania zamówień od Partnerów współpracujących z Zamawiającym. Planowany do implementacji system B2B powinien umożliwiać zdalny dostęp klientów, za pomocą którego możliwe będzie składanie zamówień na usługi firmy, edycja tych zamówień oraz możliwość przeglądu historii dotychczas złożonych zamówień i stanu ich realizacji. System będzie informował pracowników firmy o złożonych zamówieniach oraz zapewni możliwość komunikacji pracowników z klientem w zakresie realizacji zamówienia. Proces ten opierać się będzie na Elektronicznej Wymianie Danych w standardzie EDI lub poprzez interfejs WWW. Zakres prac: Zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie modułu przyjmowania zamówień. 13

14 Termin wykonania zamówienia: do Moduł finansowy Automatyzacja procesu fakturowania oraz kontroli płatności Zdalny dostęp Klientów do bieżących i archiwalnych faktur Kalkulator wysokości faktury Opis funkcjonalności: Główną rolą tego modułu będzie obsługa procesu fakturowania usług świadczonych przez Zamawiającego dla swoich Partnerów. Pracownicy Zamawiającego powinni mieć możliwość automatycznego generowania faktur, które po akceptacji przez dział finansowy firmy zostają automatycznie przesyłane elektronicznie do Partnera. Partner może w każdym momencie zdalnie zalogować się do systemu i pobrać bieżące i archiwalne faktury oraz sprawdzić stan realizacji płatności faktur. Ponadto moduł ten umożliwi klientom zdalne korzystanie z kalkulatora, który pozwoli na wyliczenie przewidywanej wysokości faktury, która uzależniona może być od takich czynników jak: wysokość wynagrodzenia pracowników dostarczonych przez Lobo w ramach realizacji zamówienia, wysokość marży Lobo, wysokość aktualnych danin publicznych (ZUS i US). Zakres prac: Zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie modułu finansowego. Termin wykonania zamówienia: do Modułu raportów Automatyzacja generowania i przesyłania raportów związanych z realizowanymi usługami, w szczególności w zakresie zamówień oraz faktur Umożliwienie zdalnego generowania i pobierania raportów przez Partnerów Generowanie raportów dotyczących funkcjonowania systemu B2B 14

15 Opis funkcjonalności: Moduł związany z procesem generowania i wysyłania raportów. Planowany system B2B całkowicie zautomatyzuje ten proces. Raporty będą generowane i wysyłane przez system pocztą elektroniczną bądź też będą dostępne dla klienta zalogowanego zdalnie do systemu w formie zestawień tabelarycznych. Klient powinien mieć możliwość generowania raportów na podstawie zdefiniowanych przez siebie parametrów związanych z realizacją usługi zgodnie z zamówieniem. Przykładowymi parametrami możliwymi do edycji są: okres objęty raportem, rodzaj i stan realizacji zamówień, rodzaj stanowisk pracy. Zakres prac: Zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie modułu generowania raportów. Termin wykonania zamówienia: do Moduł integracji Zapewnienie zdalnego dostępu do systemu Zapewnienie prawidłowej komunikacji i przepływu informacji pomiędzy modułami systemu Zapewnienie przepływu danych zgodnie z zasadami Workflow Zapewnienie wielozadaniowości systemu Możliwość wywoływania określonych (okresowych lub ad hoc) akcji w systemie Możliwość tłumaczeń etykiet i interfejsów użytkownika Możliwość definiowania w systemie wartości domyślnych oraz własnych szablonów Możliwość przeprowadzenia testów systemu Dostosowanie witryny internetowej do potrzeb systemu. 15

16 Opis funkcjonalności Główną rolą modułu integracji jest zapewnienie prawidłowej komunikacji i przepływu informacji wewnątrz całego systemu B2B. Moduł ten zapewnia spójność systemu i jego prawidłowe funkcjonowanie. Ponadto zapewnia przepływ danych zgodnie z zasadami Workflow zapewniając automatyczną zmianę statusów procesów zachodzących w systemie. Moduł będzie służył do przygotowania wdrożenia ostatecznej wersji systemu B2B. Umożliwi przetestowanie prawidłowości funkcjonowania systemu oraz wychwyci ewentualne błędy, które zostaną przedstawione w raporcie błędów. Istotną funkcjonalnością modułu będzie możliwość przeprowadzania testów. Testy te będą weryfikować spójność systemu i prawidłowe przenoszenie informacji między modułami oraz zmiany statusów wywoływane tymi informacjami. Moduł będzie wyposażony w możliwość tłumaczenia na inne języki etykiet i interfejsów użytkownika, co umożliwi korzystanie z systemu osobom obcojęzycznym. Ponadto moduł pozwoli na wywoływanie określonych akcji w systemie, np. wyświetlanie komunikatów dla użytkowników oraz na tworzenie szablonów, np. raportów lub ogłoszeń zamawianych przez klientów firmy. Zakres prac: Zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie modułu integracji. Termin wykonania zamówienia: do Ogólne wymagania techniczne systemu B2B 3.1. Wymagania techniczne systemu B2B powinny spełniać wszelkie warunki niezbędne do zagwarantowania ciągłego i bezawaryjnego działania systemu oraz realizacji założeń określonych w punkcie 2 powyżej, w szczególności w zakresie funkcjonalności i korzyści wynikających z użytkowania systemu przez Zamawiającego i jego Partnerów 16

17 3.2. Wszystkie moduły systemu powinny opierać się o relacyjne bazy danych, system EDI oraz komunikację z użytkownikami za pomocą witryny internetowej Jedną z priorytetowych funkcjonalności systemu powinna być swoboda dostępu pracowników Zamawiającego i Partnerów do systemu za pomocą urządzeń elektronicznych wyposażonych w dostęp do internetu i przeglądarkę internetową. W tym celu korzystnym będzie umożliwienie działania systemu w tzw. chmurze, jako internetowy portal B2B Wymiana informacji pomiędzy użytkownikami powinna być możliwa poprzez witrynę internetową oraz system EDI w standardzie UN/EDIFACT. Ponadto system powinien umożliwić obsługę bezpiecznego podpisu cyfrowego z zaimplementowaniem szyfrowania za pomocą 2048 bitowych kluczy z wykorzystaniem algorytmów RSA System informatyczny powinien być skalowalny. Z uwagi na rozwój Zamawiającego wymaganym jest by system mógł obsługiwać stale powiększającą się liczbę użytkowników oraz zachodzących w nim procesów Automatyzacja procesów oraz wymiany danych powinna być zapewniona poprzez korzystanie z: Relacyjnych baz danych Technik informatycznych automatyzujących przekazywanie informacji pomiędzy poszczególnymi modułami systemu Technik zapewniających funkcjonowanie zasady Workflow Mechanizmów Business Intelligence System powinien być tworzony za pomocą otwartego kodu (open source), co umożliwi Zamawiającemu m.in. dalszy rozwój i dostosowywanie oprogramowania do zmieniających się potrzeb firmy. 17

18 3.8. Technologia wykonania systemu powinna opierać się o: Język programowania PHP Relacyjną bazę danych PostgresSQL Oprogramowanie klienta (client-side) JavaScript EDI i podpis elektroniczny UN/EDIFACT i DSS Bezpieczeństwo SSL Technologie wspomagające AJAX, SOAP 4. Wymagania dotyczące gwarancji na System B2B: 4.1. Gwarancja na bezawaryjne funkcjonowanie Systemu B2B obejmuje okres 36 miesięcy od daty zakończenia wdrożenia Gwarancja obejmuje nieodpłatne wykonanie wymaganych po zakończeniu wdrożenia korekt i poprawek wynikających z pojawiających się ewentualnych błędów Oferowany system powinien działać zgodnie z polskim prawodawstwem. 18