Zmiany stawek VAT w systemach Humansoft Zgodnie z opublikowanym na stronach Ministerstwa Finansów projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, od początku 2011 roku zaczną obowiązywać nowe, zmienione stawki VAT w wysokości 5%, 8% oraz 23%. Oznacza to: Podwyższenie stawki podstawowej podatku VAT z 22% do 23 %, Podwyższenie stawki na żywność nieprzetworzoną z 3% do 5%, Obniżenie stawki na żywność przetworzoną z 7% do 5%, Podwyższenie stawki preferencyjnej z 7% do 8%. Po analizie zmian w ustawie o VAT wiadomo już, że będzie to spore wyzwanie dla przedsiębiorstw, nie tylko pod kątem dostosowania oprogramowania i urządzeń fiskalnych ale również zmian organizacyjnych w firmach. Obecnie w firmie Humansoft trwają prace projektowe nad wersją, w której przygotowujemy niezbędne zmiany związane z wprowadzeniem nowych stawek VAT. Poniżej postaramy się wyjaśnić Państwu jakie operacje trzeba będzie wykonać aby, zmiany stawek VAT były jak najmniej odczuwalne i pracochłonne dla Państwa firm. Poniższy artykuł jest poglądowy i ma na celu przybliżyć Państwu jakie zmiany będą wprowadzone w systemie. Szczegółowy opis funkcjonalności zostanie oddany wraz z dystrybucją wersji. Należy pamiętać, ze na przełomie roku wprowadzenie nowych stawek wymusi we wszystkich firmach handlowych: I. Rejestracje aktualnych i poprzednich stawek w programie oraz zmiany stawek w kartotekach artykułów II. Ustalenie poziomu nowych cen sprzedaży a następnie przeliczenie wszystkich cen sprzedaży zgodnie z polityka handlową firmy III. Zmianę wszystkich etykiet towarowych na nowe ze zmienionymi cenami IV. Przygotowanie urządzeń fiskalnych V. Przegląd umów i cenników z kontrahentami pod kątem nowych stawek I. Obsługa dwóch tabel stawek w systemach Humansoft W związku ze zmianami dotyczącymi stawek VAT od kolejnej wersji będą funkcjonować nowe pojęcia w systemie, którymi w dalszej części materiału będziemy się posługiwać: Aktualne stawki VAT czyli stawki jakie będą obowiązywały od 1 stycznia 2011 Poprzednie stawki VAT stawki obowiązujące w bieżącym roku czyli 2010 1
Tryb pracy z poprzednimi stawkami VAT możliwość pracy z tabelą stawek obowiązującą w bieżącym 2010 r. (czyli 22%, 7% itd.) Od wersji 3.21 zostanie dodana obsługa drugiej tabeli stawek VAT. Wprowadzona zmiana pozwala w tym samym czasie korzystać z dwóch zestawów stawek. Ma to umożliwić pracę w okresie przejściowym, kiedy wystąpi potrzeba wystawiania dokumentów zarówno w aktualnych jak i w poprzednich stawkach VAT. Obsługa Poprzednich stawek VAT obejmuje dokumenty, z wyłączeniem jednak sprzedaży fiskalnej i konfiguracji urządzeń fiskalnych tu same urządzenia nie pozwalają na taką pracę. 1. Zmiana aktualnie obowiązujących stawek na nowe Aktualne stawki VAT, czyli te które będą obowiązywały od 1 stycznia 2011 r., ustalamy w opcji Konfig-> Ustawieniach globalne-> Aktualne stawki VAT. Przykładowy zestaw stawek od 1 stycznia 2011 Wartości i nazwy drugiej tabeli stawek, obowiązujących w bieżącym roku ustalamy w opcji Konfig-> Ustawieniach globalne-> Poprzednie stawki VAT. Przykładowy zestaw stawek obowiązujących w 2010 r. 2
2. Tryb pracy z poprzednimi stawkami VAT a) zmiana trybu pracy Po wprowadzeniu już obydwu zestawów stawek, aby móc pracować ze stawkami obowiązujących w roku 2010, należy w menu Administracja skorzystać z opcji Włącz/wyłącz tryb pracy z poprzednimi stawkami VAT. Program uruchamia się zawsze w trybie pracy z aktualnymi stawkami VAT, bez względu na tryb pracy, który obowiązywał w chwili jego zamknięcia. Zmiana trybu użycia stawek VAT działa tylko dla bieżącego operatora, bez wpływu na pracę pozostałych. Przy trybie pracy z poprzednimi stawkami VAT, na formularzach dokumentów, pojawi się informacja w jakim trybie pracujemy, aby operator wystawiając dokument z poprzednimi stawkami miał tego świadomość. b) uprawnienia do zmiany trybu pracy 3
Aby móc zmienić tryb pracy lub zmienić zestaw stawek VAT na dokumencie, należy posiadać uprawnienie Może zmieniać tryb pracy z poprzednimi stawkami VAT. Bez tego uprawnienia, pozycja w menu jest niedostępna. II. Zmiany stawek VAT w kartotece artykułów. Zmiana stawek VAT w kartotece artykułów dla obrotu towarami opodatkowanymi stawką podstawową VAT 22%, nastąpi automatycznie wraz ze zmianą Aktualnych stawek w ustawieniach globalnych na 23 %. Przy obrocie towarami opodatkowanymi innymi stawkami niż podstawowa sytuacja będzie wyglądać trochę inaczej. Dla części artykułów, które do tej pory miały stawkę 7%, po zmianach w ustawienia globalnych, z automatu stawka zmieni się na 8 %. Jednak według ustawy dla niektórych grup artykułów stawka np. obniża się z 7% na 5 % i w takiej sytuacji trzeba będzie dokonać zmian ręcznie. Dotyczy to wszystkich zmian podwyższenia lub obniżenia stawek, które nie są zgodne ze stawkami ustalonymi w Ustawieniach globalnych. Aby uprościć Państwu tą operacje, proponujemy następujące rozwiązanie (nie dotyczy HSTD i HMF): a) Stworzyć na drzewku artykułów nową grupę np., Stawka 5% b) Następnie artykuły o których wiemy ze powinny mieć stawkę 5%, przypisać do tej grupy c) Możemy również odpowiednio przefiltrować takie artykuły lub dopisac dodatkowe pole po którym będziemy filtrować takie artykuły d) Następnie zaznaczyć wszystkie artykuły z tej grupy i korzystając z opcji Zbiorowe przypisywanie cech pod F12, zbiorczo zmienić stawkę dla zaznaczonych artykułów na 5% 4
Ponieważ zmieniają się nie tylko wartości stawek VAT, ale również rodzaje stawek VAT dla niektórych artykułów, została dołożona obsługa poprzedniej stawki VAT. Uaktywnia się ona na dokumentach, wystawionych w trybie użycia poprzedniej stawki VAT, jak również na korektach dokumentów wystawionych wg. wcześniej obowiązujących stawek VAT. III. Ustalenie cen sprzedaży Zmiana stawek VAT postawi przed nami również problemy związane z ustaleniem nowych cen sprzedaży. Zmiany te związane są nie tylko z wprowadzeniem ich do systemu ale z podjęciem przez Państwa odpowiednich decyzji związanych z polityką cenową firmy. W wyniku ustalenia nowych cen sprzedaży, pojawią się sytuacje w których: 5
1. zdecydujecie Państwo na pozostawienie sprzedaży na dotychczasowym poziomie kosztem swojej marży 2. zachowacie marże na stałym poziomie, zwiększając cenę sprzedaży W związku z tym, po zmianie stawek VAT, czynnością konieczną będzie przeliczenie cen sprzedaży. Do tego celu proponujemy zastosować funkcje Przeszacowania cen sprzedaży dostępnej z opcji Operacje w kartotece artykułów. Jeżeli zdecydujecie się Państwo na pozostawieniu marży na dotychczasowym poziomie i podwyższenie ceny brutto, należy przy przeliczaniu na nowo cen sprzedaży, wyliczyć ceny brutto od cen netto. Jeżeli natomiast decydujecie się państwo na pozostawienie dotychczasowych cen brutto kosztem własnej marży, należy wyliczyć ceny netto od brutto. 6
Wspomniana funkcja przeliczy nam ceny sprzedaży w kartotece artykułów. Należy jednak pamiętać o tym ze polityka cenowa w systemach Humansoft to również rabaty, cenniki indywidualne, gazetki promocyjne oraz promocje. Jeżeli w tych opcjach mamy ustawioną stałą cenę a nie procent, należy sprawdzić czy pozostawienie jej na dotychczasowym poziomie jest zgodne z Państwa polityką cenową. W cennikach, promocjach i gazetkach, ceny brutto wyliczane są od netto, jednak po zmianie stawki, ceny w tych opcjach nie przeliczą się automatycznie. W związku z tym jeżeli decydujemy się pozostawić marże na dotychczasowym poziomie, należy te ceny ręcznie przeliczyć. Jeżeli tego nie zrobimy, np. przy fakturach wystawianych od cen brutto, system będzie pobierał dotychczasowe brutto czyli wyliczane w stawce 22%. IV. Urządzenia fiskalne Zaplanowane zmiany stawek w bardzo dużym stopniu dotyczą również urządzeń fiskalnych. Jedną z podstawowych czynności będzie zmiana stawek VAT w kasach fiskalnych (zmiana przypisania wartości w słowniku stawek VAT). W tym celu należy skontaktować się z serwisem Państwa dostawcy urządzeń. W przypadku kas fiskalnych po zmianie stawek w naszych systemach, powinniście Państwo na nową wczytać bazę z programu do kasy. Jeżeli jesteście Państwo użytkownikami drukarki fiskalnej należy pamiętać ze wszystkie drukarki zapamiętują historie zmian podatku dla każdego towaru sprzedanego za pomocą drukarki. W szczególności wymaga się od drukarek aby próba sprzedaży towaru dla którego obniżono stawkę VAT, a następnie ją podwyższono, powodowała zablokowanie sprzedaży tego towaru. Drukarki zapamiętują również towary sprzedane z omyłkowo zdefiniowaną stawką VAT, które później zostały zmienione. W takich sytuacjach artykuły mogą być w drukarce blokowane. W związku z tym dla artykułów, dla których obniżamy stawkę VAT, należałoby zmienić nazwę towaru przez dodanie jakiegoś znaku np.: kropki lub wartości stawki VAT na końcu nazwy. W przeciwnym przypadku artykuły z obniżoną stawką będą się blokowały przy wysłaniu na drukarkę. V. Okres przejściowy Zgodnie z przepisami przejściowymi w przypadku transakcji dokonywanych pod koniec 2010 roku, dla których obowiązek podatkowy powstanie w 2011, zastosowanie będą miały stawki obowiązujące w 2010 r. Okres przejściowy będzie dotyczył miedzy innymi dokumentów WZ wystawianych w 2010 r. a fakturowanych w 2011 r. oraz korekt wystawianych do faktur z roku poprzedniego. W związku tym w systemach Humansoft, przy wyfakturowaniu WZ lub wystawieniu korekty do dokumentów z roku 2010, system pobiera stawki z dokumentu 7
źródłowego, czyli takie dokumenty bez przełączania się w Tryb pracy z poprzednimi stawkami VAT automatycznie będą wystawiane w poprzednich stawkach. Natomiast dla zamówień, które zostały wystawione w 2010 roku oraz towarów, które zarezerwowano w tym okresie, faktury powinny być wystawiane wg stawek obowiązujących w 2011 r. Jeżeli chodzi o zaliczki wystawiane w 2010 roku, to wg przepisów powinny być w 2011 roku wyfakturowane z poprzednią stawką VAT. Jednak duży problem będzie stanowiło rozliczenie częściowych zaliczek, gdzie jedna z nich będzie wystawiona w poprzednich stawkach, a pozostałe w aktualnych. Nie jesteśmy w stanie przygotować zmian w systemie, które umożliwiłyby przeprowadzenie takiej operacji Dlatego zalecamy wyfakturowanie całości zaliczki w starym roku. 8