Instrukcja do modułu Kontroli Zarządczej (KZ) www.budzet-zadaniowy.com 1
Spis treści I Kontrola Zarządcza... 3 II Ogólna budowa KZ... 4 III Tworzenie nowych dokumentów KZ opcja Nowy... 5 IV Otwieranie dokumentów KZ opcja Otwórz... 5 V Zamykanie dokumentów opcja Zamknij... 6 VI Wybieranie JO do kontroli opcja Skontroluj JO... 7 VII Generowanie i pobieranie raportów opcja Raport... 7 VIII Baza jednostek organizacyjnych opcja Baza JO... 8 IX Szczegółowa lista wszystkich dokumentów KZ opcja Lista KZ... 10 X Plik KZ... 11 XI Przeprowadzanie diagnozy stanu kontroli zarządczej odpowiadanie na pytania... 12 XII Zatwierdzanie i wysyłanie raportów I stopnia na kontach JO... 13 XIII Duplikacja dokumentów na kontach JO... 14 2
I Kontrola Zarządcza Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych zastąpiła wcześniej istniejący w sektorze finansów publicznych system kontroli finansowej systemem kontroli zarządczej. Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Artykuł 68 ustawy stanowi, że kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Cele kontroli zarządczej to w szczególności zapewnienie: 1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2. skuteczności i efektywności działania; 3. wiarygodności sprawozdań; 4. ochrony zasobów; 5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6. efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7. zarządzania ryzykiem. Funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków: ministra w kierowanych przez niego działach administracji; wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego; kierownika jednostki. Przepisy ustawy zobowiązały ministra finansów do ogłoszenia w formie komunikatu standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zgodnych z międzynarodowymi standardami. Taki komunikat - nr 23 z 16 grudnia 2009 r. - ukazał się w Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84. E-usługa modułu Kontroli zarządczej umożliwi przeprowadzenie diagnozy stanu kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego i jej jednostkach podległych. Następnie system wygeneruje szczegółowy raport na I i II poziomie oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na każdym poziomie. 3
II Ogólna budowa KZ Po zalogowaniu się do naszego systemu i wybraniu modułu Kontrola Zarządcza (KZ) zostanie wyświetlona następująca strona: Na powyższym zdjęciu zaznaczony został pasek narzędzi. Będzie on widoczny cały czas podczas pracy w KZ. Na pasek narzędzi składają się następujące opcje: Nowy pozwala stworzyć nowy dokument KZ po wypełnieniu wszystkich potrzebnych informacji. Otwórz otwiera listę wszystkich dokumentów KZ gotowych do edycji. Zamknij zamyka aktualnie otwarty dokument KZ; opcja dostępna tylko po otworzeniu bądź stworzeniu nowego dokumentu. Skontroluj JO otwiera stronę, na której można dodać wybraną jednostkę organizacyjną (JO) do aktualnie otwartego pliku kontroli zarządczej; opcja dostępna tylko po otworzeniu bądź stworzeniu nowego dokumentu. Raport otwiera podręczne menu związane z generowaniem nowych oraz otwieraniem istniejących raportów; opcja dostępna tylko po otwarciu lub utworzeniu nowego dokumentu. 4
Baza JO otwiera podręczne menu, z którego można wybrać opcję dodania nowych JO lub wyświetlenie obecnych JO do edycji. Lista KZ otwiera szczegółową listę wszystkich dokumentów KZ. O usłudze opcja ta otwiera portal Budzet-Zadaniowy.com, w którym znajduje się szczegółowy opis KZ. Aktywuj usługę przenosi na stronę pozwalającą zamówić i aktywować wszystkie e- usługi dostępne w naszym portalu. III Tworzenie nowych dokumentów KZ opcja Nowy Po wybraniu opcji Nowy otworzy się strona, na której trzeba będzie podać wszystkie niezbędne informacje do utworzenia nowego dokumentu, czyli : nazwę nowego dokumentu, rok, na który powstaje oraz ilość JO, którą chcemy zdiagnozować. Przycisk Utwórz, znajdujący się prawym dolnym rogu, kończy proces tworzenia nowego dokumentu KZ. Przycisk Anuluj, znajdujący się w lewym dolnym rogu, przerywa proces tworzenia nowego dokumentu KZ. Należy zwrócić uwagę na określenie prawidłowej ilości JO do kontroli. Po wybraniu opcji Utwórz nie będzie możliwa zmiana ilości JO poddanych kontroli na większa niż wpisana przez użytkownika podczas tworzenia dokumentu. IV Otwieranie dokumentów KZ opcja Otwórz Opcja Otwórz wyświetla podręczne menu, z którego łatwo i szybko można otworzyć wcześniej stworzony dokument KZ. 5
W prawym górnym rogu znajduje się przycisk Zamknij, który zamyka okno otwierania dokumentów. Opcje Status oraz Nazwa dokumentu pozwalają szybko odnaleźć szukany dokument. Status pozwala wyświetlić tylko pliki ukończone, bądź też nieukończone. Nazwa dokumentu pozwala odnaleźć dokumenty, które w nazwie zawierają wpisane w pole wyszukiwania słowo. Przykładowo szukając dokumentu test57 wystarczy w pole Nazwa dokumentu wpisać 57 albo test i wcisnąć czerwony przycisk Szukaj. Pod opcjami pozwalającymi szukać znajduje się spis wszystkich utworzonych dokumentów KZ. Na prawo od każdej nazwy dokumentu znajdują się dwie opcje: Edytuj otwiera dany dokument do edycji. Raport opcja dostępna tylko dla skończonych dokumentów - otwiera ona dany dokument i przechodzi do podstrony poboru raportu końcowego. V Zamykanie dokumentów opcja Zamknij Opcja zamknij jest dostępna tylko po wcześniejszym otworzeniu dokumentu. Powoduje ona natychmiastowe zapisanie i zamknięcie aktualnie otwartego dokumentu KZ. 6
VI Wybieranie JO do kontroli opcja Skontroluj JO W tej zakładce można wybrać z rozwijanej listy JO, która zostanie dodana do aktualnie otworzonego pliku KZ. JO na liście znajdują się w dwóch grupach, zarejestrowane to JO z utworzonym odrębnym kontem, natomiast niezarejestrowane to JO bez odrębnego konta (procedurę tworzenia JO szczegółowo opisano w pkt VIII). Wybór zatwierdzamy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz w prawym dolnym rogu. VII Generowanie i pobieranie raportów opcja Raport Kliknięcie w opcję Raport otwiera podręczne menu, widoczne na obrazku powyżej. Są w nim dostępne dwie opcje: Generuj - generuje nowy raport II stopnia dla aktualnie otwartego dokumentu, a następnie przekierowuje na stronę, z której można go pobrać i otworzyć. Na stronie tej jest także możliwość późniejszego przygotowania i wygenerowania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Dla prawidłowego wyniku diagnozy, wskazane jest aby raport II stopnia został generowany dopiero po otrzymaniu kompletu raportów I stopnia ze wszystkich JO. Podczas generowania raportu II stopnia system sprawdzi kompletność danych i może wyświetlić komunikat informujący o brakach w dokumencie KZ. Wybranie opcji Tak pozwoli na kontynuowanie generowania raportu (należy zwrócić uwagę że tak wygenerowany raport nie odzwierciedli wszystkich elementów założonych podczas programowania kontroli). Opcja Nie automatycznie kończy generowanie i umożliwia uzupełnienie braków. 7
Otwórz otwiera stronę, z której można pobrać i otworzyć wcześniej wygenerowany raport II stopnia oraz oświadczenie. Pobieranie rozpoczyna się poprzez kliknięcie czerwonego przycisku Pobierz raport lub Pobierz oświadczenie. W przypadku oświadczenia generowanego po raz pierwszy, pojawi się okienko, w którym trzeba będzie odpowiedzieć na parę pytań i ewentualnie uzupełnić pola tekstowe, po czym kliknąć Zapisz w dolnym prawym rogu. Plik raportu i oświadczenia generowany jest w formacie PDF. VIII Baza jednostek organizacyjnych opcja Baza JO Po kliknięciu Baza JO na pasku zadań pojawi się podręczne menu z dwiema opcjami: Lista otwiera opcję wszystkich JO 8
Usuń opcja ta pozwala skasować wybraną JO, wymaga ona potwierdzenia, pojawia się tylko w przypadku JO bez konta. Edytuj otwiera dane JO do edycji, pojawia się tylko w przypadku JO bez konta. Wyłączenie konta JO pozwala zdezaktywować dane konto JO. Włączenie konta JO pozwa aktywować uprzednio wyłączone konto JO. Nowa otwiera stronę, na której po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji można dodać nową JO. 9
W przypadku dodawania JO z kontem należy dodatkowo podać e-mail osoby, na którą rejestrujemy konto, oraz login jakim będą się posługiwać. UWAGA: ważne aby adres e-mail był prawidłowy, ponieważ zostanie na niego wysłane hasło. IX Szczegółowa lista wszystkich dokumentów KZ opcja Lista KZ Opcja Lista KZ otwiera szczegółową listę wszystkich dokumentów KZ. Podobnie jak w przypadku podręcznego menu otwierania dokumentów, przy pomocy opcji Otwórz, możemy szybko wyszukać interesujący nas dokument przy pomocy Status i Nazwa dokumentu. (szczegółowy opis wyszukiwania w pkt IV Otwieranie dokumentów KZ opcja Otwórz). Przy każdym z dokumentów dostępne są trzy opcje: Usuń opcja ta pozwala skasować wybrany dokument KZ, wymaga ona potwierdzenia. 10
Edytuj otwiera wybrany dokument KZ. Raport opcja dostępna tylko dla skończonych dokumentów, otwiera ona dany dokument i przechodzi do podstrony poboru raportu II stopnia. X Plik KZ Po otworzeniu pliku KZ widzimy wszystkie JO dodane do danej kontroli, ich status oraz opcje związane z zarządzaniem pliku. Po prawej stronie w wierszu z wybranym JO znajdują się następujące opcje: Usuń Wyrzuca daną JO z obecnie otworzonego pliku KZ. Edytuj opcja dostępna tylko w przypadku JO bez konta, przenosi nas ona do formularza z pytaniami, które stanowią element diagnozy kontroli danej jednostki. Raport opcja dostępna tylko gdy dana jednostka organizacyjna dokona diagnozy stanu kontroli zarządczej, pozwala pobrać raport I stopnia stanu kontroli zarządczej danej JO, dostępne jest także oświadczenie oraz lista pytań wraz z udzielonymi odpowiedziami. 11
W zakładce Opcje kontroli znajdują się dwie opcje: Skontroluj JO pozwala wybrać JO z bazy i dodać je do aktualnego pliku KZ Zakończ kontrolę kończy kontrolę, co powoduje zablokowanie możliwości wysyłania raportów 1-go stopnia z kont podległych JO, oraz generuje raport 2-go stopnia XI Przeprowadzanie diagnozy stanu kontroli zarządczej odpowiadanie na pytania Pierwsza strona diagnozy stanu kontroli zarządczej zawiera spis wszystkich obszarów i podobszarów do jakich zostały przypisane poszczególne pytania. W celu przeprowadzenia kontroli należy odpowiedzieć na wszystkie 235 pytań, w sposób: pozytywny tak, negatywny nie lub zaznaczyć nie dotyczy jeżeli pytanie nie dotyczy danej jednostki organizacyjnej. W przypadku wyboru odpowiedzi nie dotyczy, dane pytanie nie zostanie uwzględnione w raporcie. W celu przejścia do następnego pytania należy kliknąc przycisk następne pytanie. Można również przejść do wybranego podobszaru poprzez najechanie myszką na ich spis. Wyświetlona zostanie wtedy rozwijana lista, dzięki której można szybko rozpocząć opracowywanie interesującej nas grupy pytań. 12
Odpowiedzi zapisywane są na serwerze w momencie kliknięcia następne pytanie bądź poprzednie pytanie. To znaczy, że proces odpowiedzi na pytania można rozłożyć na kilka etapów. XII Zatwierdzanie i wysyłanie raportów I stopnia na kontach JO Na koncie JO po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie pytania i wygenerowaniu raportu I stopnia, w celu przesłania go do konta JST należy zatwierdzić i wysłać dany raport. Służy temu opcja zatwierdź i wyślij. Po kliknięciu opcji zatwierdź i wyślij pojawi się okienko, w którym należy podać dane osób sporządzających i zatwierdzających dany raport. Dane te znajdą się w raporcie I stopnia JO. Po zatwierdzeniu raportu można zatwierdzić następny, który zastąpi poprzedni. Opcja ta jest dostępna tylko do momentu zakończenia kontroli przez JST. 13
XIII Duplikacja dokumentów na kontach JO Dokumenty KZ na kontach JO można duplikować w celu przyśpieszenia nanoszenia poprawek oraz wysyłania ich do następnych kontroli. Duplikować można na dwa sposoby: przy pomocy opcji Nowy na pasku narzędzi albo poprzez kliknięcie opcji duplikuj przy wybranym dokumencie KZ na liście KZ. Wybieramy dokument, który chcemy zduplikować, w dalszej kolejności nadajemy nazwę pod jaką ma pojawić się kopia oraz zlecenia kontroli. Następnie klikamy przycisk Utwórz. Nowo powstały dokument będzie wierną kopią oryginału, wystarczy nanieść w nim zmiany dla wybranych odpowiedzi i zatwierdzić. 14