Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze 65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: zielonagora@rio.gov.pl Zielona Góra, 2014.04.19 RIO.I.092.61.2014 Pan Jerzy Adamowicz Wójt Gminy Brzeźnica WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 10.12.2013 r. do 04.04.2014 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Brzeźnica za lata 2012-2013. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu 4.04.2014 r. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych, rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przekazuję Panu Wójtowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Kontrola w zakresie prowadzenia rachunkowości wykazała następujące nieprawidłowości: Księgi rachunkowe Urzędu Gminy nie zostały oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą, co narusza art. 13 ust. 4 pkt 1 z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Dziennik budżetu Gminy oraz dziennik Urzędu Gminy za 2012 r. nie zostały wydrukowane do dnia kontroli tych ksiąg rachunkowych (16.01.2014 r.), co narusza art. 13 ust. 6, w związku z art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Do dnia kontroli księgi budżetu Gminy oraz księgi Urzędu Gminy za lata 2011 i 2012 nie zostały zamknięte, co narusza art. 12 ust. 2 pkt 1 tej ustawy. Oznacza to również, że do dnia kontroli nie dokonano ostatecznego zamknięcia tych ksiąg rachunkowych, co narusza 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 289) oraz art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Wykazane w księgach rachunkowych za rok 2011 na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów nie zostały ujęte w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych, co narusza art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W księgach budżetu Gminy za 2012 r. nie dokonano żadnych zapisów na koncie 961 Wynik wykonania budżetu, ani na koncie 960 Skumulowane wyniki budżetu, co narusza zasady prowadzenia tych kont określone w zakładowym planie kont dla budżetu Gminy. Zasady prowadzenia konta 960 zostały naruszone również przy prowadzeniu ksiąg budżetu Gminy za 2011 r. brak jakichkolwiek zapisów oraz sald konta 960. Niestosowanie przyjętych zasad rachunkowości narusza art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości, w tym z tytułu nadzoru, ponosi Wójt Gminy, co wynika z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Osobą odpowiedzialną za powyższe nieprawidłowości jest również Skarbnik Gminy, który zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 54 ust. 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) pełni funkcję głównego księgowego budżetu 2
Gminy. Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika Gminy wynika, że przyczyną ww. nieprawidłowości było nieprawidłowe oznaczanie ksiąg przez firmę, od której zakupiono program komputerowy dla Urzędu Gminy. Nie zmienia to jednak ustaleń kontroli, ponieważ to jednostka kontrolowana odpowiada za prowadzenie swoich ksiąg rachunkowych. Z wyjaśnień Skarbnika wynika ponadto, że dzienniki budżetu Gminy oraz Urzędu Gminy nie zostały wydrukowane z uwagi na błędną interpretację przepisów prawnych. Księgi rachunkowe nie zostały zamknięte, ponieważ nie zgłoszono tego do serwisu, który jest upoważniony do dokonywania takich zmian w systemie. Brak zamknięcia ksiąg spowodował, że stany aktywów i pasywów na koniec 2011 r. nie zostały ujęte w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowy księgach. Niestosowanie przyjętych zasad rachunkowości dla kont 960 i 961 spowodowane było niedostosowaniem się do przepisów. Przyczyną nieprawidłowości był również nieodpowiedni nadzór Wójta Gminy nad prowadzeniem rachunkowości jednostki. Kontrola prawidłowości zapisów w ewidencji księgowej wykazała co następuje. Na 2.004 zapisy dokonane w księgach budżetu Gminy 1.975 zapisów (98,6 % ogółu) nie zawiera zrozumiałego tekstu, skrótu ani kodu opisu operacji, co narusza art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Osobą odpowiedzialną za powyższe nieprawidłowości jest Wójt Gminy z tytułu nieodpowiedniego nadzoru oraz Skarbnik Gminy jako główny księgowy. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że nieprawidłowości wynikały z błędnego zrozumienia przepisów ustawy o rachunkowości oraz zasad rachunkowości przyjętych w Urzędzie Gminy. Ewidencja szczegółowa (konta ksiąg pomocniczych) dotycząca klasyfikacji wydatków budżetowych prowadzona była w księgach Urzędu Gminy zarówno na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki, jak i na koncie 101 Kasa. Środki pobrane z rachunku bankowego do kasy Urzędu Gminy nie były ujmowane w ewidencji szczegółowej prowadzonej według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych do konta 130, co narusza zasady prowadzenia tego konta określone w zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy. Niestosowanie przyjętych zasad rachunkowości narusza art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto w księgach Urzędu Gminy nie prowadzono ewidencji pozabilansowej w zakresie planu finansowego wydatków budżetowych Urzędu Gminy, ani w zakresie zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego, co narusza zasady prowadzenia kont 980 i 998 określone w zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy. Niestosowanie przyjętych zasad rachunkowości narusza art. 4 ust. 1 ww. ustawy. Osobą odpowiedzialną za powyższe nieprawidłowości jest Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy jako 3
główny księgowy. Przyczynami nieprawidłowości były błędna interpretacja zasad prowadzenia konta 130 w powiązaniu z kontem 101, a także niedostosowaniem się do zasad rachunkowości przyjętych w Urzędzie Gminy dla kont 980 i 998. W toku kontroli stwierdzono również, że 17 zapisów na łączną kwotę 283.638,92 zł nie odzwierciedla stanu rzeczywistego, co narusza art. 24 ust. 1, w związku z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Osobą odpowiedzialną za powyższe nieprawidłowości jest Wójt Gminy (z tytułu nieodpowiedniego nadzoru) oraz Skarbnik Gminy. Przyczyną nieprawidłowości był błędny podział środków odprowadzonych na rachunek Urzędu Gminy, a także błędne zastosowanie paragrafu 0870 Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych zamiast 0770 Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości, paragrafu 2820 Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom zamiast paragrafu 2360 Dotacje celowe z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, udzielone w trybie art. 221 ustawy, na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego oraz paragrafu 6050 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych (czwarta cyfra 0 ) zamiast 6058 (czwarta cyfra 8 ) i 6059 (czwarta cyfra 9 ). Błędne zastosowanie czwartych cyfr dla paragrafu 605 wynika z tego, że operacja rozliczania środków otrzymanych w związku z realizacją przedsięwzięcia finansowanego ze środków z funduszy unijnych finansujących Wspólną Politykę Rolną miała miejsce w Gminie po raz pierwszy, stąd trudności w prawidłowym klasyfikowaniu tych środków. Wyciągi bankowe dotyczące 2 rachunków bankowych Gminy otwartych w związku z realizacją przedsięwzięcia finansowanego ze środków z funduszy unijnych finansujących Wspólną Politykę Rolną nie zostały ujęte w księgach Urzędu Gminy za lata 2012-2013, ani w księgach budżetu Gminy za lata 2012-2013. Nieujęcie w księgach rachunkowych zdarzeń, w tym operacji gospodarczych, wykazanych na tych wyciągach bankowych narusza art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a także zasady prowadzenia konta 133 Rachunek budżetu i konta 130 Rachunek bieżący jednostki, określone w zakładowym planie kont odpowiednio dla budżetu i Urzędu Gminy. Niestosowanie przyjętych zasad rachunkowości narusza art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Osobą odpowiedzialną za powyższe nieprawidłowości jest Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy jako główny księgowy. Przyczyną nieujęcia w księgach operacji 4
finansowych wykazanych na wyciągach bankowych było błędne stosowanie przyjętych zasad rachunkowości. Kontrola sprawozdawczości budżetowej wykazała co następuje: Wójt Gminy nie sporządził rocznych sprawozdań jednostkowych Rb-27S i Rb-28S za 2012 r. Gminy jako jednostki budżetowej i jako organu, czym naruszył 6 ust. 1 pkt 1, w związku z 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). Rozporządzenie to obowiązywało do dnia 23.01.2014 r. i miało w szczególności zastosowanie do sprawozdań Rb-27S i Rb-28S za rok 2012. Od dnia 24.01.2014 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119). Z wyjaśnień udzielonych przez Wójta Gminy wynika, że przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów prawa. W związku z powyższymi ustaleniami (brakiem sprawozdań jednostkowych Gminy jako jednostki budżetowej i jako organu) kontrolę sprawozdań zbiorczych Gminy Rb-27S za 2012 r. oraz Rb-28S za 2012 r. dokonano w oparciu o dane wynikające ze sprawozdań jednostkowych jednostek podległych i dane wynikające z ewidencji księgowej prowadzonej w Urzędzie Gminy. r W zakresie 4 podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych kwoty wydatków wykonanych wykazane w rocznym sprawozdaniu zbiorczym Gminy Rb-28S za 2012 r. nie są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej powiększonej o kwoty wykazane w sprawozdaniach jednostkowych przez jednostki podległe, co naruszyło 9 ust. 2, w związku z 6 ust. 1 pkt 1 i 3 ww. rozporządzenia. Ponadto roczne sprawozdanie zbiorcze Gminy Rb-28S za 2012 r., roczne sprawozdanie zbiorcze Gminy Rb-27S za 2012 r., kwartalne sprawozdanie Gminy Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31.12.2012 r. oraz kwartalne sprawozdanie Gminy Rb-NDS za okres od początku roku do dnia 31.12.2013 r. nie zostały sporządzone rzetelnie ani prawidłowo pod względem merytorycznym, co naruszyło 9 ust. 1 ww. rozporządzenia. W wyniku tych nieprawidłowości ogólna kwota wydatków 2012 r. została zawyżona o kwotę 40.036,93 zł, ogólna kwota dochodów 2012 r. została zawyżona o 35.649,86 zł, ogólna kwota przychodów 2012 r. została zaniżona o 123.198,75 zł, natomiast ogólna kwota rozchodów 2013 r. została zawyżona o 45.768,25 zł. Kontrola wykazała również, że sposób sporządzenia kwartalnego sprawozdania zbiorczego Gminy Rb-27ZZ za okres od początku roku do końca IV kwartału 2012 r. naruszył 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie 5
sprawozdawczości budżetowej, w związku z 6 ust. 1 i 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do tego rozporządzenia. Za powyższe nieprawidłowości odpowiada Wójt Gminy. Odpowiedzialność merytoryczną ponosi Skarbnik Gminy, który również podpisał ww. sprawozdania. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że przyczyną nieprawidłowości w zakresie sprawozdania Rb-28S było to, że na koniec 2012 r. nie zrobiono korekt błędnych zapisów, które dokonywane są zwyczajowo na koniec każdego kwartału. Dotyczyło to 8 podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych. W zakresie pozostałych podziałek klasyfikacji ujętych w sprawozdaniu Rb-28S dane wykazane w sprawozdaniu zostały dostosowane do planu wydatków, przy czym w ogólnym rozrachunku, w wyniku omyłki związanej z wydatkami poniesionymi w ramach projektu unijnego w rozdziale 92109, doprowadziło to do zawyżenia ogólnej kwoty wydatków o 40.036,93 zł. Wójt Gminy wyjaśnił, że nie miał czasu zweryfikować ww. sprawozdania ze względu na dużą ilość pozycji ujętych w tym sprawozdaniu i nie był świadomy, że Skarbnik Gminy dokonuje takich dopasowań na etapie sporządzania sprawozdania Rb-28S. Przyczyną nieprawidłowości w sprawozdaniu Rb-27S oraz w sprawozdaniach Rb-NDS oraz w zakresie nieprawidłowego sposobu sporządzenia sprawozdania Rb-27ZZ była niewłaściwa interpretacja przepisów prawa oraz błędna interpretacja rozliczeń zadania finansowanego ze środków z funduszy unijnych. Kontrola w zakresie inwentaryzacji wykazała, że z zawiadomień banku prowadzącego obsługę rachunków bankowych Urzędu Gminy oraz budżetu Gminy otrzymanych przez Urząd Gminy w zakresie sześciu rachunków bankowych wynikają inne salda niż salda wykazane w księgach rachunkowych prowadzonych w Urzędzie Gminy. Kontrolowana jednostka nie wyjaśniła i nie rozliczyła tych różnic, co narusza art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Niewyjaśnienie i nierozliczenie różnic w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji narusza art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Łączna wartość różnic (ich wartości bezwzględnych) wyniosła 917.925,39 zł. Ponadto do konta 133 Rachunek budżetu nie była prowadzona ewidencja szczegółowa według poszczególnych rachunków bankowych, co narusza zasady prowadzenia konta 133 określone w zakładowym planie kont dla budżetu Gminy, a lokaty księgowane były na stronie Ma konta 133 w korespondencji ze stroną Winien konta 140, co narusza zasady prowadzenia konta 133 oraz konta 140 określone w zakładowym planie kont dla budżetu Gminy. Niestosowanie przyjętych zasad rachunkowości 6
narusza art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Saldo Winien konta budżetu Gminy 140 Środki pieniężne w drodze wynosiło na koniec roku 606.278,99 zł i nie wyjaśnia ono rozbieżności dla konta 133. Kontrola wykazała również, że operacje dokonane na jednym z rachunków bankowych ujęte zostały na trzech odrębnych kontach księgowych w dwóch różnych zestawach ksiąg rachunkowych, w sposób naruszający przyjęte zasady rachunkowości. Niestosowanie przyjętych zasad rachunkowości narusza art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Osobami odpowiedzialnymi za powyższe nieprawidłowości jest Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy jako główny księgowy. Przyczyną nieprawidłowości była niewłaściwa interpretacja przepisów prawa i niezamknięcie ksiąg rachunkowych poprzedniego roku, co spowodowało, że salda początkowe i salda końcowe były nieprawidłowe. Kontrola w zakresie realizacji budżetu Gminy za 2012 r. wykazała co następuje: W Urzędzie Gminy w 2012 r. dokonano wydatków, które przekroczyły limity wydatków ujęte w budżecie Gminy na 2012 r., co narusza art. 52 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Wydatki przekroczyły limity o łączną kwotę 484.919,57 zł. Poszczególne przekroczenia miały miejsce w dniach dokonania poszczególnych wydatków. Łączna kwota przekroczeń w ramach dyspozycji wydatków podpisanych przez Wójta Gminy wyniosła 464.227,78 zł, natomiast w ramach dyspozycji wydatków podpisanych przez Sekretarza Gminy wyniosła 20.691,79 zł. Przyczyną nieprawidłowości było to, że Skarbnik Gminy nie informował Wójta, ani Sekretarza Gminy o przekroczeniach. Z wyjaśnień wynika, że faktury i przelewy były zawsze w pierwszej kolejności podpisywane przez Skarbnika, który dokonywał wstępnej kontroli. Dokonując dyspozycji wydatków Wójt i Sekretarz Gminy podpisywali przelewy w dobrej wierze, przyjmując prawidłowość operacji, to znaczy, że mieszczą się one planie finansowym. Z opisanych wyżej nieprawidłowości dotyczących prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań budżetowych oraz dokonywania wydatków wynika, że działania Wójta w zakresie zapewnienia zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi oraz wiarygodności sprawozdań nie były wystarczające. Oznacza to, że Wójt Gminy nie zapewnił funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej wymaganej przepisami z art. 68 ust. 1 i art. 68 ust. 2 pkt 1 i 3 w związku art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). 7
Z wyjaśnień Wójta wynika, że przyczyną niezapewnienia odpowiedniej kontroli zarządczej, w szczególności w zakresie dotyczącym prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań budżetowych oraz dokonywania wydatków z przekroczeniem planu finansowego, było obdarzenie Skarbnika Gminy przez Wójta Gminy nadmiernym zaufaniem Skarbnik Gminy nie zgłaszał jakichkolwiek problemów w zakresie powierzonych mu obowiązków. Kontrola w zakresie pozyskiwania dochodów z tytułu opłat za wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wykazała, że w przypadku dwóch zezwoleń jednorazowych opłaty za te zezwolenia zostały wniesione po wydaniu tych zezwoleń, co narusza art. 18 1 ust. 3 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 1356 z późn. zm.). Zezwolenia te wydane zostały przez Wójta Gminy. Z wyjaśnień udzielonych przez Wójta Gminy wynika, iż przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie. Sprawdzając wydatki z tytułu wynagrodzeń kontrolujący stwierdzili, że dodatkowe wynagrodzenia roczne dla 5 pracowników Urzędu Gminy zostały ustalone niezgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jedn. Dz. U. z 2013, poz. 1144) w związku z 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.). Przy ustalaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego uwzględniono jednorazowe wypłaty z tytułu indywidualnych nagród pieniężnych o charakterze uznaniowym przyznanych przez Wójta Gminy. Dodatkowe wynagrodzenia roczne zostały zawyżone łącznie o kwotę 1215,50 zł. Z wyjaśnień udzielonych E. W. inspektor w Referacie Finansowo-Budżetowym osobę odpowiedzialną merytorycznie za tą nieprawidłowość wynika, iż jej przyczyną było nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa. Kontrola w zakresie zamówień publicznych wykazała, że w umowie nr GKM.272.3.2012 z dnia 15.05.2012 r. dokonane zostały istotne zmiany postanowień tej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, polegające na przedłużeniu terminu wykonania przedmiotu zamówienia. Możliwość dokonania zmian postanowień umowy z powyższego powodu nie została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu, ani w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a więc zmiana umowy dokonana została z naruszeniem 8
art. 144 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). Zmiany te dokonane zostały aneksem nr 1 z dnia 04.02.2013 r., który zawarty został przez Wójta Gminy. Z wyjaśnień udzielonych przez Wójta wynika, iż przy sporządzeniu aneksu przeoczono zapisy specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Kontrola w zakresie zagadnień dotyczących długu publicznego wykazała, że w wieloletniej prognozie finansowej Gminy uchwalonej uchwałą Nr XXXIII/187/2013 Rady Gminy z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie: Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Brzeźnica na lata 2014 2020 rozchody budżetu Gminy określone na rok 2020 ( wynikające z aneksu nr 1/2010 z dnia 24.09.2010 r. do umowy o kredyt inwestycyjny w rachunku kredytowym nr 139/2010/0 z dnia 07.05.2010 r.) zostały zaniżone o kwotę 505,00 zł. Za opracowywanie projektu wieloletniej prognozy finansowej odpowiada Skarbnik Gminy. Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika wynika, że powyższa rozbieżność wynika z błędnego przepisania cyfr w końcówce kwoty rozchodów 303 zamiast 808. W toku kontroli dochodów z najmu stwierdzono, że w stosunku do 2 najemców którzy uiszczali czynsz za najem lokalu z naruszeniem umownego terminu nie ustalono odsetek w łącznej kwocie 88,47 zł., co narusza art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, w związku z art. 481 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Za powyższe nieprawidłowości odpowiada E. W. inspektor w Referacie Finansowo-Budżetowym. Z wyjaśnień udzielonych przez E. W. wynika, że nieprawidłowości wynikały z faktu, że każdorazowo były to niewielkie kwoty odsetek, a koszt przesyłek pocztowych i korespondencji byłby wyższy od wartości odsetek. Wyjaśnienia E. W. nie zmieniają ustaleń kontroli, ponieważ obowiązek ustalenia należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, nie jest uzależniony od wartości tych należności. Kontrola w zakresie udzielania dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych wykazała, że 2 ogłoszenia o konkursach, na podstawie których udzielono dotacji o łącznej wartości 64.000,00 zł, nie zawierały informacji o zasadach przyznawania dotacji w zakresie odrzucania ofert, co narusza art. 13 ust. 2 pkt 3, w związku z art. 15 ust. 2i ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.). 9
Kontrolujący stwierdzili, że dwie oferty nie były opisane według wymagań wynikających z ogłoszeń o konkursach, a jedna z ofert została złożona niezgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25). Ponieważ w ogłoszeniach o otwartym konkursie ofert brak było odpowiednich postanowień oferty te nie zostały odrzucone. Za prowadzenie spraw z organizacją konkursów dla organizacji pożytku publicznego odpowiada M. B. inspektor ds. działalności gospodarczej, handlu i kultury oraz oświaty. Z wyjaśnień udzielonych przez M. B. wynika, że przyczyną nieprawidłowości było niedopatrzenie. Kontrola w zakresie wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, o którym stanowią przepisy art. 30a ust. 1 ust. 6 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.) nie wykazała nieprawidłowości. W zakresie stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości inspektorzy udzielili stosownego instruktażu dotyczącego prawidłowej interpretacji przepisów prawnych i ich stosowania w praktyce. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi, działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zakresie działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy zgodnie z art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), w szczególności w zakresie prowadzenia rachunkowości, sporządzania sprawozdań budżetowych oraz dokonywania wydatków w ramach planu finansowego. 2. Oznaczanie ksiąg rachunkowych nazwą jednostki, której dotyczą, stosownie do art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). 3. Drukowanie dzienników budżetu Gminy oraz Urzędu Gminy lub przenoszenie ich na inny komputerowy nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie 10
krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych, nie później niż na koniec roku obrotowego, zgodnie z art. 13 ust. 6, w związku z art. 13 ust. 1 pkt 1 ww. stawy o rachunkowości. 4. Zamykanie ksiąg rachunkowych na dzień kończący rok obrotowy zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości. 5. Ostateczne zamykanie ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy (jako jednostki budżetowej) do dnia 30 kwietnia roku następnego, stosownie do 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 289), w związku z 2 pkt 3 tego rozporządzenia. 6. Ostateczne zamykanie ksiąg rachunkowych budżetu Gminy najpóźniej 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego Gminy, zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości. 7. Ujmowanie wykazanych w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stanów aktywów i pasywów w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 8. Stosowanie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w szczególności poprzez dokonywanie zapisów na kontach budżetu Gminy 961 Wynik wykonania budżetu i 960 Skumulowane wyniki budżetu oraz kontach Urzędu Gminy (jako jednostki budżetowej) 980 Plan finansowy wydatków budżetowych i 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, a także poprzez ujmowanie na koncie budżetu Gminy 133 Rachunek budżetu operacji ujętych na wszystkich wyciągach bankowych Gminy, oraz prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 130 Rachunek bieżący jednostki według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych również dla środków pobranych do kasy z rachunku bankowego na realizację wydatków budżetowych. 9. Zawieranie w zapisach księgowych zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu opisu operacji, zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości. 11
10. Rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, poprzez dokonywanie w nich zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty, stosownie do art. 24 ust. 1, w związku z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w szczególności poprzez stosowanie prawidłowych podziałek klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych. 11. Ujmowanie w księgach rachunkowych zdarzeń, w tym operacji gospodarczych, ujętych na wyciągach bankowych Gminy, zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 12. Sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-27S i Rb-28S Gminy jako jednostki budżetowej i jako organu, zgodnie z 6 ust. 1 pkt 1, w związku z pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119). 13. Wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych kwot zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 14. Sporządzanie sprawozdań budżetowych rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym, zgodnie z 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 15. Sporządzanie sprawozdań zbiorczych Rb-27ZZ w sposób zgodny z 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w związku z 6 ust. 1 i 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do tego rozporządzenia. 16. Wyjaśnianie i rozliczanie różnic stwierdzonych w trakcie inwentaryzacji aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. 17. Wyjaśnienie i rozliczenie ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, stosownie do art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 18. Dokonywanie wydatków nieprzekraczających limity wydatków ujętych w budżecie Gminy, zgodnie z art. 52 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 12
19. Wydawanie zezwoleń jednorazowych na sprzedaż napojów alkoholowych po wniesieniu opłat za te zezwolenia, zgodnie z art. 18 1 ust. 3 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1356 z późn. zm.). 20. Ustalanie dodatkowych wynagrodzeń rocznych zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 poz. 1144) w związku z 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) w szczególności poprzez nieuwzględnianie jednorazowych wypłat z tytułu indywidualnych nagród pieniężnych o charakterze uznaniowym. 21. Dokonywanie zmian postanowień umów w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). 22. Ujmowanie w wieloletniej prognozie finansowej Gminy rozchodów budżetu Gminy w sposób zapewniający zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym. 23. Ustalanie przypadających Gminie należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, w związku z art. 481 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). 24. Zawieranie w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert informacji o zasadach przyznawania dotacji, zgodnie z art. 13 ust. 2 pkt 3, w związku z art. 15 ust. 2i ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.). Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. 13
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: 1. Rada Gminy Brzeźnica, 2. a/a. 14