c 20140612- rev. 2 [WYSYŁANIE MAILI Z PROGRAMU EXCEL]
ZAWARTOŚĆ Wstęp... 3 Funkcje w excelu... 4 Funkcja Hiperłącza... 7 Dodawanie odbiorców... 8 Uzupełnianie tytułu... 8 Wpisywanie treści... 8 Znane problemy... 10 2
WSTĘP Jest to kolejna część kursu obsługi programu Excel. Lekcja ta jest pierwszą częścią z tej serii. Podzieliłem zagadnienia na poszczególne operacje tak, aby nie tworzyć długich, skomplikowanych lekcji. To podejście ma jednak wadę. Dopiero po wykonaniu kilku kroków będziemy mogli wykonać proces od A do Z, dlatego proszę o cierpliwość. Dziś skupiamy się na komunikacji pomiędzy programem Excel, a Outlookiem. Będzie to pierwszy krok to pełnego automatycznego procesu, dzięki któremu będzie można wysyłać np. raporty, potwierdzenia, wykazy ipt. Zadanie na dziś to: wysłać maila z Excela. 3
FUNKCJE W EXCELU Jak zapewne wszyscy wiedzą Excel to program z KOMÓRKAMI. Można do nich wprowadzać różne rzeczy np. liczby, słowa. Wiersze ponumerowane są liczbami, a kolumny literami. Arkusz jest to rodzaj tabeli. Można by przyjąć, że Excel to taka wielka tabelka, ale posada on także całkiem nowe i wspaniałe możliwości (i to odróżnia go od tabeli w Wordzie). Dziś zobaczycie pierwszą z takich różnic. Litery oznaczają kolejne kolumny. Pojedyńcza komórka, w tym przypadku: A1 Liczby oznaczają kolejne wiersze. Wprowadzenie zawartości do komórki jest bardzo proste. Wystarczy kliknąć w wybrane przez nas miejsce i zacząć pisać. Można to też zrobić w inny sposób i na tym skupimy się dziś. Ja widać poniżej w pasku funkcji znajduje się wartość komórki F36. Dla łatwości analizy przyjmijmy, że ponieważ pasek funkcji jest dużo dłuższy i większy niż komórka można wprowadzać do niego dużo większe, elementy np. funkcje automatyczne. 4
Kliknięta przez nas komórka ma numer F36. Pasek funkcji automatycznych Jedną z najprostszych funkcji automatycznych jest funkcja SUMA(). Jeśli w pasku funkcji automatycznych wpiszemy (zamiast 1 jak to jest na powyższym zdjęciu), =suma(a1,a2) to będzie to oznaczało, że w to miejsce chcemy, aby komputer wpisał wartość sumy komórki A1 i B1. Oznacza to po krótce, że właśnie zaoszczędziliśmy pieniądze. Następnym razem zamiast dodać dwie liczby na kalkulatorze poprosimy Excela, aby zrobił to za nas. Czemu zaoszczędzimy? No, bo zaoszczędzimy czas. Jak to? Przecież wpisanie tego zajęło nam więcej czasu niż użycie kalkulatora? No niby tak, ale tylko za pierwszym razem i jest też ukryta zaleta. Jeśli zmienimy teraz zawartość komórki A1 lub B1 to suma tych dwóch liczb doda się sama. Już nie musimy wpisywać ponownie formuły. Operacja ta zajęła naszemu komputerowy ok 1/100000000000sekundy i to jest na pewno mniej czasu niż zajęłoby nam wpisanie tego na kalkulatorze. Myślę, że już jasno widać, że przyspiesza to naszą pracę. No tak, ale nikt nie lubi pisać trudnych formuł. Na to też jest rozwiązanie! Wystarczy wpisać = a komputer zrobi resztę za nas. No prawie. Musimy jeszcze powiedzieć mu S, a komputer automatycznie wyświetli wszystkie opcje na literkę S. Jak widać pierwsza od góry jest suma, więc wystarczy kliknąć na klawiaturze przycisk TAB (po lewej stronie go znajdziemy), a komputer dopisze resztę sam. 5
No tak, ale jeszcze nie wie, co mamy dodać? Dlatego teraz wystarczy kliknąć komórkę, która ma zostać dodana (podświetli się kolorową ramką), a następnie,, następną komórkę, przecinek..itd. W ten sposób możemy za pomocą klikania bez wpisywania skomplikowanych adresów komórek dodać do siebie elementy. Należy pamiętać, że po ostatniej klikniętej komórce (aby komputer wiedział, że to już koniec zaznaczania) kliknąć na klawiaturze przycisk ). 6
FUNKCJA HIPERŁĄCZA Funkcja HIPERŁĄCZE używana jest do tworzenia łączy w pliku Excel, które możemy uruchamiać, aby np. otworzyć stronę internetową: =HIPERŁĄCZE("www.google.pl";"WYSZUKIWARKA") Pierwszy argument funkcji wskazuje, co ma być otwarte, podczas gdy drugi jak ma wyglądać tekst wyświetlony w komórce. Działanie wspomnianej funkcji jednak na tym się nie kończy. Znacznie ciekawsze jest użycie konstrukcji mailto: =HIPERŁĄCZE("mailto:lzabierowski@geminiholdings.com.pl";"Wyślij wiadomość") Po wpisaniu tej funkcji w komórkę, pojawi się hiperłącze, po którego kliknięciu wyskoczy nam okno nowej wiadomości. Co z pozostałymi polami? Czy można także wypełnić automatycznie pola DW, tematu czy nawet treści? 7
Dodawanie odbiorców Zależy nam na większej ilości odbiorców? Żaden problem, wystarczy dodać ich po przecinku: =HIPERŁĄCZE("mailto:lzabierowski@geminiholdings.com.pl, lukasz.zabierowski@gmail.pl"; "Wyślij wiadomość") Trzeba dodać kogoś do wiadomości lub Bcc (UDW w polskim Outlook)? Po wpisaniu adresatów głównych należy tylko napisać "?", po czym użyć zmiennej cc : =HIPERŁĄCZE("mailto:lzabierowski@gmail.com,pytania@gmail.com?cc=dowiadomosci@gmail. com";"wyślij wiadomość") lub bcc : =HIPERŁĄCZE("mailto:lzabierowski@gmail.com,pytania@gmail.com?bcc=tajemnica@gmail.com ";"wyślij wiadomość") lub obu naraz, oddzielonych "&" =HIPERŁĄCZE("mailto:lzabierowski@gmail.com,pytania@gmail.com?cc=dowiadomosci@gmail. com&bcc=tajemnica@gmail.com";"wyślij wiadomość") UZUPEŁNIANIE TYTUŁU Do uzupełniania tytułu służy zmienna subject : =HIPERŁĄCZE("mailto:lzabierowski@gmail.com,pytania@gmail.com?cc=dowiadomosci@gmail. com&subject=bardzo dobry kurs";"wyślij wiadomość") WPISYWANIE TREŚCI Natomiast treść maila uzupełnimy zmienną body. =HIPERŁĄCZE("mailto:lzabierowski@gmail.com,pytania@gmail.com?cc=dowiadomosci@gmail. com&subject=bardzo dobry kurs&body=moja opinia";"wyślij wiadomość") 8
Poniżej przedstawiony jest przykład wykorzystania. Jeśli np. Andrzej w projekcie 1212 zalega z opłatą, wystarczy kliknąć przycisk Przypomnienie, a mail wyśle się automatycznie. 9
ZNANE PROBLEMY W przypadku jakichkolwiek problemów prosimy o kontakt z ŁZ. 10