Zeszyty Naukowe Towaroznawstwo Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie 874 Kraków 2011 Piotr Kafel Katedra Zarządzania Jakością Tadeusz Sikora Katedra Zarządzania Jakością Składniki kosztów wdrożenia i certyfikacji systemu zarządzania jakością w małych i średnich przedsiębiorstwach branży spożywczej 1. Wprowadzenie Decyzja o wdrożeniu i certyfikacji systemu zarządzania jakością (SZJ) zgodnego z wymaganiami norm ISO serii 9000 nie jest łatwa i wymaga dogłębnej analizy kosztów i korzyści wynikających z takiego przedsięwzięcia. W artykule przedstawione zostały podstawowe zagadnienia, które mogą mieć wpływ na oszacowanie całkowitego kosztu wdrożenia i certyfikacji SZJ w przedsiębiorstwie branży spożywczej. 2. Główne składniki kosztów Analizując koszty wdrożenia i certyfikacji SZJ, można dokonać podziału tych składników na trzy główne grupy wyróżnione pod względem okresu ich powstawania. Do pierwszej grupy zaliczyć można koszty związane z wdrożeniem
38 Piotr Kafel, Tadeusz Sikora systemu w przedsiębiorstwie. Po wdrożeniu systemu przedsiębiorstwo może przystąpić do jego certyfikacji w wybranej jednostce certyfikującej działającej na terenie kraju. Do ostatniej grupy składników zaliczyć można koszty wynikające z konieczności utrzymania i doskonalenia SZJ oraz utrzymania ważności certyfikatu. Charakteryzując poszczególne koszty, należy zaznaczyć, że część z nich to koszty jednorazowe, które powstają wyłącznie na etapie wdrażania systemu, zdecydowana większość to jednak koszty, które organizacja ponosić będzie przez cały okres funkcjonowania SZJ. Wysokość ponoszonych kosztów zależeć będzie również od specyfiki i wielkości organizacji oraz od konkretnych rozwiązań związanych ze spełnieniem wymagań poszczególnych punktów normy, które mogą być bardzo różne. W przedsiębiorstwach branży spożywczej dużym ułatwieniem we wdrożeniu SZJ i obniżeniu kosztów tego przedsięwzięcia może się okazać sprawnie funkcjonujący system bezpieczeństwa żywności HACCP. Poniżej przedstawione zostały podstawowe zagadnienia, które mogą mieć wpływ na oszacowanie całkowitego kosztu wdrożenia i certyfikacji SZJ w przedsiębiorstwie. Zalicza się do nich: koszty konsultantów pomagających wdrożyć SZJ, koszty powstałe w wyniku błędów popełnionych podczas zmian dokonywanych w organizacji, koszty przeszkolenia kadry zarządzającej oraz pracowników, koszty pracy osób bezpośrednio związanych z utrzymywaniem SZJ, koszty audytów, koszty związane z utrzymaniem dokumentacji systemowej, koszty zakupu i aktualizacji norm oraz koszty związane z doskonaleniem systemu jakości [Badania statutowe 2004, Kafel, Sikora i Salerno-Kochan 2004]. Na całkowity koszt wdrożenia i certyfikacji SZJ składają się m.in. koszty konsultantów pomagających wdrożyć SZJ, o ile przedsiębiorstwo decyduje się z ich usług skorzystać. Zakres pomocy jednostek doradczych, a co za tym idzie również jej koszt, będzie w dużym stopniu uzależniony od zakresu zadań, za jakie będzie odpowiedzialna jednostka doradcza podczas wdrażania SZJ. Odpowiedni wybór jednostki doradczej może przyczynić się do sukcesu lub porażki we wdrożeniu SZJ. Przedsiębiorstwa, które decydują się na taki krok, bez względu na to, czy wybiorą pomoc firmy doradczej, czy też niezależnego konsultanta, powinny przed podpisaniem umowy przeanalizować zakres konsultacji i warunki umowy, sprawdzić wiedzę konsultanta odpowiedzialnego za pomoc, jego doświadczenie w przeprowadzaniu podobnych przedsięwzięć poparte referencjami, umiejętności prezentacji, dokonać oceny konsultanta po przeprowadzeniu bezpośredniej rozmowy [Bamford 2003, ISO 9000 2003]. Dopiero po przeanalizowaniu powyższych elementów oferty możliwa jest kalkulacja kosztów takiej pomocy. Inny rodzaj kosztów to koszty powstałe w wyniku błędów popełnianych podczas zmian w organizacji (czyli wdrażania systemu) w wyniku chaosu organi-
Składniki kosztów wdrożenia 39 zacyjnego. Koszty te powstawać mogą w bardzo różnych obszarach i niestety nie można ich w pełni wyeliminować. Koszty przeszkolenia kadry zarządzającej oraz pracowników w zależności od wielkości organizacji oraz przyjętego modelu szkoleniowego mogą być bardzo różne. Wdrożenie SZJ wymaga przeszkolenia najwyższego kierownictwa oraz wszystkich pracowników organizacji. Oczywiście szkolenia takie przynajmniej częściowo mogą mieć charakter szkoleń wewnętrznych, które są znacznie tańsze niż szkolenia zewnętrzne, konieczne jest jednak oderwanie pracowników od ich dotychczasowych zajęć, co powoduje określone straty. Zgodnie z pkt 6.2.1 normy ISO 9001:2009 personel organizacji wykonujący pracę wpływającą na jakość wyrobu powinien być kompetentny na podstawie odpowiedniego wykształcenia, szkolenia, umiejętności i doświadczenia [PN-EN ISO 9001:2009]. Konsekwencją powyższego wymagania normy jest konieczność przeprowadzania szkoleń pracowników w organizacji w całym okresie funkcjonowania SZJ, a nie tylko na etapie wdrażania. Koszty szkoleń są więc składnikiem wydatków, z którymi trzeba się liczyć w całym okresie funkcjonowania systemu, chociaż tematyka i zakres szkoleń będą różne. Kolejny rodzaj kosztów to koszty pracy osób związanych bezpośrednio z utrzymaniem SZJ. Do osób takich zaliczyć można np. pełnomocnika ds. jakości. Oszacowanie tego typu kosztów może być trudne, ponieważ częstą praktyką jest przypisywanie tej funkcji osobie, która wykonuje również inne czynności w organizacji, np. kierownikowi produkcji czy też głównemu technologowi. W małych przedsiębiorstwach branży spożywczej decydujących się na wdrażanie SZJ jest to najczęściej ta sama osoba, która odpowiada za system HACCP. Każda organizacja, w której funkcjonuje SZJ, zobowiązana jest do przeprowadzania audytów wewnętrznych, a w przypadku certyfikacji również audytów zewnętrznych. Koszty audytów zewnętrznych są relatywnie łatwe do oszacowania, a zależą w szczególności od wielkości organizacji, branży przemysłu, w której dana organizacja funkcjonuje, oraz wyboru konkretnej jednostki certyfikującej 1. Nie bez znaczenia jest też liczba i rodzaj wykrytych niezgodności, które mogą powodować konieczność przeprowadzania dodatkowych pozaplanowych płatnych audytów w nadzorze. Zdecydowanie trudniej jest oszacować koszty, które przedsiębiorstwo poniesie na zorganizowanie skutecznie działającego programu 1 W kraju akredytację Polskiego Centrum Akredytacji (PCA) uprawniającą do przeprowadzania certyfikacji na zgodność z normą PN-EN ISO 9001:2009 posiada 31 jednostek certyfikujących (www.pca.gov.pl, stan na 29 września 2010 r.). Ponadto działają jednostki certyfikujące posiadające uprawnienia do certyfikacji systemów zarządzania jakością wydane przez zagraniczne jednostki akredytujące. Tak duża liczba jednostek certyfikujących działających w warunkach wolnej konkurencji powoduje ustalanie zróżnicowanych opłat za procesy związane z certyfikacją, co jednak wiązać się może z różnym poziomem jakości świadczonych przez te jednostki usług.
40 Piotr Kafel, Tadeusz Sikora audytów wewnętrznych. Audyty takie powinny być prowadzone w określonych odstępach czasu, co w praktyce oznacza konieczność przeprowadzania od jednego audytu wewnętrznego w ciągu roku w organizacjach małych do kilku audytów wewnętrznych w większych organizacjach. Do kosztów ponoszonych w procesie audytów wewnętrznych zaliczyć można m.in.: 1) koszty wyszkolenia audytorów wewnętrznych, łącznie z kosztami ich okresowego dokształcania; 2) koszty zatrudniania audytorów z zewnątrz, jeżeli istnieje taka potrzeba. Dotyczy to w szczególności organizacji bardzo małych, w których trudne jest wyznaczenie audytora spośród osób zatrudnionych, ponieważ uniemożliwiałoby to zachowanie obiektywności i niezależności procesu, o czym jest mowa w pkt 8.2.2 normy PN-EN ISO 9001:2009. Konieczność zatrudnienia osób z zewnątrz może mieć również miejsce, gdy w przedsiębiorstwie zachodzą procesy wymagające posiadania specjalistycznej wiedzy. W wewnętrznym laboratorium badawczym organizacji przeprowadza się badania z wykorzystaniem urządzeń i metod badawczych, o których pracownicy innych działów przedsiębiorstwa mogą niewiele wiedzieć. W organizacji takiej zasadne będzie skorzystanie z audytora technicznego, który przeprowadzi audyt danego obszaru. Istotną kwestią związaną z zatrudnieniem audytorów z zewnątrz jest obawa kierownictwa dotycząca zachowania poufności procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Osoby posiadające specjalistyczną wiedzę i doświadczenie, które mają kompetencje potrzebne do przeprowadzania audytów, najczęściej są przynajmniej w niewielkim stopniu powiązane z konkurencją. Praktyka zatrudniania wyłącznie zewnętrznych audytorów, choć kosztowna, pozwala jednak ograniczyć koszty szkolenia i utrzymania grupy własnych audytorów wewnętrznych; 3) koszty związane z czasem poświęconym przez audytorów i pracowników udzielających wyjaśnień podczas audytu. Pamiętać jednak należy, że szacunkowy czas pracy audytora wewnętrznego związany z wykonaniem audytu to ok. 50% całkowitego czasu audytu. Pozostałe fazy audytu to przygotowanie do niego (zajmuje ok. 25% całkowitego czasu audytu), sporządzenie raportu z audytu (15% całkowitego czasu audytu) i zamknięcie (średnio 10% całkowitego czasu audytu) [Wójcik 2007]. Czas poświęcony przez audytorów na prace związane z audytami wewnętrznymi jest tym cenniejszy, że wyznaczeni audytorzy wewnętrzni to często osoby będące kierownikami średniego szczebla w organizacji. Kolejnym elementem, który należy uwzględnić, przeprowadzając kalkulację kosztów funkcjonowania SZJ, są koszty związane z utrzymaniem dokumentacji systemowej. Rodzaj i forma dokumentacji wdrożonej w przedsiębiorstwie zależy w dużym stopniu od przyjętych przez organizację rozwiązań. W przypadku korzystania z elektronicznej formy dokumentacji konieczna jest kalkulacja kosztów
Składniki kosztów wdrożenia 41 zakupów specjalistycznego oprogramowania oraz jego serwisowania. Dodatkowe koszty dotyczące dokumentacji związane są z opracowywaniem, aktualizacją, zmianami, dystrybucją oraz archiwizacją dokumentacji i zapisów. Koszty zakupu i aktualizacji norm należy uwzględnić w szczególności w przypadku przedsiębiorstw, które korzystają nie tylko z norm ISO serii 9000, ale np. również z innych norm związanych z SZJ, takich jak normy dotyczące audytowania, statystycznej kontroli jakości itd. Wydawać by się mogło, że jest to niewielki i jednorazowy wydatek, trzeba się jednak liczyć z tym, że nowe wydania norm pojawiają się co kilka lat. Koszty związane z doskonaleniem systemu jakości to bardzo obszerna grupa kosztów, która obejmować może nakłady ponoszone na realizację działań korygujących i zapobiegawczych, nakłady związane z angażowaniem pracowników w doskonalenie systemu, koszty związane z wykorzystaniem metod i narzędzi jakości, takich jak np. FMEA czy analiza kosztów jakości. 3. Podsumowanie W artykule wskazano najistotniejsze obszary, w których obrębie mogą powstać koszty wdrażania i certyfikacji SZJ. Precyzyjne oszacowanie kosztów wdrożenia i certyfikacji SZJ może okazać się trudne, ponieważ niektóre z wymienionych kosztów tylko w części wynikają z wdrożenia SZJ. Przykładowo prowadzenie dokumentacji jest konieczne w każdej organizacji bez względu na to, czy ma ona wdrożony SZJ, czy nie, chociaż forma i objętość dokumentacji może się zdecydowanie zmienić. Podobnie jest np. w przypadku inwestycji związanych z zakupem nowych maszyn i urządzeń wykorzystywanych w procesie realizacji wyrobu. Nawet jeżeli potrzeba zakupu takich urządzeń wynika z ustaleń poaudytowych, to prawdopodobnie w przedsiębiorstwie bez wdrożonego SZJ potrzeba ta również by zaistniała. Koszty modernizacji zakładu mogą znacząco przewyższyć koszty wdrożenia i certyfikacji systemu zarządzania. Z badań A. Maleszki, M. Gąsiorowskiej i U. Balon [2006] wynika, że koszty poniesione przez analizowaną firmę na wdrożenie i certyfikację systemu HACCP stanowiły tylko 0,5% ogólnych kosztów wdrożenia, pozostałe wydatki związane były z modernizacją zakładu. Na rys. 1 przedstawiono wyniki badań dotyczące kosztów ponoszonych w czasie wdrażania zasad TQM w przedsiębiorstwie 2. Bez względu na to, czy dane 2 W badaniach tych przyjęto, że wdrożenie SZJ zgodnego z normami ISO serii 9000 jest pierwszym krokiem we wdrażaniu zasad TQM. W grupie badanych przedsiębiorstw znalazły się jedynie firmy z certyfikowanym SZJ. Przedsiębiorstwa mogą wdrażać zasady TQM, nie wykorzystując norm ISO serii 9000, ze względu jednak na cel prowadzonych badań nie zostały one uwzględnione w prezentowanych wynikach badań.
42 Piotr Kafel, Tadeusz Sikora przedsiębiorstwo realizuje założenia tej koncepcji, czy też jest do niej nastawione sceptycznie, zdecydowana większość pytanych uważa, że wdrażanie zasad TQM wymaga poniesienia dodatkowych kosztów. Jedynie ok. 15% przedsiębiorców uważa, że możliwa jest taka zmiana bez ponoszenia dodatkowych kosztów. 80 70 60 50 % 40 30 20 10 0 wdrożenie TQM wymaga poniesienia dodatkowych kosztów wdrożenie TQM nie wymaga poniesienia dodatkowych kosztów Firmy wdrażające lub zamierzające wdrożyć TQM Firmy niezamierzające wdrożyć TQM Rys. 1. Konieczność przeznaczenia dodatkowych nakładów na działania związane z realizacją zasad TQM w przedsiębiorstwie Źródło: opracowanie własne na podstawie: [Badania statutowe 2004]. Należy jednak pamiętać, że koszty ponoszone na wdrożenie i utrzymanie SZJ lub wdrażanie zasad TQM traktuje się jako długoterminową inwestycję i tylko w takiej perspektywie możliwe jest ocenianie efektów takich działań. Literatura Badania statutowe Katedry Towaroznawstwa Ogólnego i Zarządzania Jakością [2004], AE w Krakowie, badania 44/KTOiZJ/1/2004/S/154, kier. badań T. Sikora, wyk.: P. Kafel, T. Sikora, Kraków (materiały niepublikowane). Bamford W. [2003], Right Selection Adds Value Quality, Troy, vol. 42, nr 10. ISO 9000 dla Małych Firm. Metody postępowania. Poradnik Komitetu ISO/TC 176 [2003], wyd. 2, PKN, Warszawa. Kafel P., Sikora T., Salerno-Kochan M. [2004], Uwarunkowania wdrażania systemu zarządzania jakością w polskich przedsiębiorstwach, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie, Kraków, nr 653.
Składniki kosztów wdrożenia 43 Maleszka A., Gąsiorowska M., Balon U. [2006], Wdrożenie systemu HACCP w zakładach utylizacji odpadów pochodzenia mięsnego z uwzględnieniem kosztów wdrożenia, Zeszyty Naukowe AE w Krakowie, Kraków, nr 717. PN-EN ISO 9001:2009, Systemy zarządzania jakością. Wymagania. Wójcik K. [2007], Auditowanie najwyższego kierownictwa, Materiały XIII Sympozjum POLLAB pt. Audity wewnętrzne, 16 18 września 2007 r., Zakopane 2007. Implementation and Certification Costs Components of a Quality Management System in Small and Medium Enterprises in the Food Industry The article examines basic issues that may influence the assessment of the total implementation and certification costs of a quality management system at enterprises in the food industry.