Zapytanie ofertowe dotyczące poprowadzenia 3 warsztatów przez zespół projektantów (2 projektantów) wraz z ekspertem oraz ich czynny udział w 1 seminarium w ramach projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk nr umowy o dofinansowanie POIG.05.02.00-00-001/14 Warszawa, 18.08.2014 r.
Informacja o projekcie Projekt Wzornictwo-Biznes-Zysk (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 Wspieranie Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Czas realizacji projektu 1.06.2014 31.12.2015 r. Głównym celem projektu Wzornictwo Biznes Zysk jest stworzenie profesjonalnego otoczenia biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach. Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są: Przedsiębiorcy, Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe), Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu, Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej. W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych oraz powstanie portal internetowy. Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Informacje o Zamawiającym Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa NIP: 525-00-12-484 Regon: 141244081 Informacja o sposobie prowadzenia postępowania Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. 1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego: 1.1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest poprowadzenie 3 warsztatów przez 2 projektantów wraz z ekspertem (np. projektantem, product menedżerem lub szefem działu rozwoju firmy współpracującym z projektantem wzornictwa) - przedstawicieli osoby prawnej lub osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą (zwaną dalej Firmą) oraz ich czynny udział w seminarium w ramach projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk, realizowanych w Warszawie, w siedzibie Zamawiającego, zwane dalej Usługą. 1.2. Firma zobowiązana jest do oddelegowania 2 projektantów (zwanych dalej Zespołem projektantów) oraz eksperta do świadczenia Usługi dla Zamawiającego. 2
1.3. Terminy warsztatów i seminariów zostały określone w załączniku nr 1. 1.4. Zakres merytoryczny warsztatów i seminariów został określony w załączniku nr 2. 1.5. Każdy z warsztatów będzie trwać 2 dni, łącznie 18 godzin dydaktycznych 1 zajęć. 1.6. Seminarium będzie trwało 1 dzień, łącznie 5 godzin dydaktycznych, z czego czynny udział zespołu projektantów trwać będzie maksymalnie 1 godzinę dydaktyczną. 2. Tryb składania ofert 2.1. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). 2.2. Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia wszystkich ofert danego Oferenta. 2.3. Oferta musi zostać złożona na piśmie, z wykorzystaniem Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego, pod rygorem nieważności. 2.4. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych. 3. Kryteria oceny ofert: 3.1. Kryteria dopuszczające: Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełnić łącznie następujące warunki, niezależnie od innych określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym: 3.1.1. Członkowie Zespołu projektantów muszą posiadać wykształcenie wyższe z zakresu wzornictwa przemysłowego. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent złoży oświadczenie i wskaże w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 3), że każdy członek Zespołu projektantów posiada wykształcenie wyższe z zakresu wzornictwa przemysłowego oraz poda tytuł naukowy bądź zawodowy oraz dziedzinę i uczelnię w której tytuł ten został uzyskany. 3.1.2. Zespół projektantów posiada co najmniej 2 wdrożenia przemysłowe w ostatnich 3 latach (tj. od czerwca 2011 r. do czerwca 2014 r.). Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent złoży oświadczenie oraz uzupełni właściwą tabelę zamieszczoną w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 3, o listę wdrożeń przemysłowych, dokonanych przez osoby wchodzące w skład Zespołu projektantów w ostatnich 3 latach (tj. od czerwca 2011 r. do czerwca 2014 r.). Nie muszą być to być wspólne wdrożenia przemysłowe osób tworzących Zespół projektantów. 1 Godzina dydaktyczna = 45 minut 3
3.1.3. Każdy z członków Zespołu projektantów prowadził co najmniej 2 warsztaty/szkolenia/seminaria w ostatnich 2 latach (tj. od czerwca 2012 r. do czerwca 2014 r.). Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent złoży oświadczenie oraz uzupełni właściwie tabele zamieszczone w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 3, o listę warsztatów/ szkoleń/ seminariów przeprowadzonych przez każdego z członków Zespołu projektantów. Z przedstawionych informacji musi wynikać, że każdy z członków Zespołu projektantów prowadził co najmniej 2 warsztaty/szkolenia/seminaria w ostatnich 2 latach (tj. od czerwca 2012 r. do czerwca 2014 r.). 3.1.4. Co najmniej 1 członek Zespołu projektantów posiada umiejętność zespołowego prowadzenia warsztatów/szkoleń/seminariów, w tym z przedstawicielami różnych dziedzin związanych z wprowadzaniem nowego produktu. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent złoży oświadczenie i wskaże w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 3), iż co najmniej 1 członek Zespołu projektantów posiada doświadczenie w zespołowym prowadzeniu warsztatów/szkoleń/seminariów, w tym z przedstawicielami różnych dziedzin związanych z wprowadzaniem nowego produktu. 3.1.5. Oferent zobowiąże się, iż Zespoły projektantów oraz ekspert poprowadzą 3 warsztaty i wezmą czynny udział w 1 seminarium, w terminach wskazanych w harmonogramie zajęć, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, zgodnie zakresem merytorycznym stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent zobowiąże się w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 3), iż Firma zobowiązuje się do udziału w warsztatach i seminariach w terminach wskazanych w harmonogramie zajęć stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego oraz ich poprowadzenia zgodnie z zakresem merytorycznym stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 3.1.6. Oferent oświadczy, iż zapoznał się z Zapytaniem ofertowym, przyjął warunki w nim zawarte i nie zgłasza zastrzeżeń. 3.1.7. Oferent oświadczy, iż Firma znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3.1.8. Oferent oświadczy, iż Firma zapewni wykonanie zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym. 3.1.9. Oferent oświadczy, iż informacje zawarte w złożonej ofercie są zgodne ze stanem faktycznym. 3.1.10. Oferent musi dołączyć do oferty odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru lub ewidencji (np. KRS, CEiIDG). Dokumenty o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do złożenia wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkować wykluczeniem 4
takiego Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym. 3.2. Kryteria rozstrzygające: 3.2.1. Całkowita cena netto wyrażona w złotych polskich za przeprowadzenie przez Zespół projektantów oraz eksperta 3 warsztatów oraz wzięcie czynnego udziału w 1 seminarium. 3.2.2. Liczba udokumentowanych przez Zespół projektantów wdrożeń przemysłowych w ostatnich 5 latach (tj. od czerwca 2009 do czerwca 2014 r.) Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent złoży oświadczenie i wskaże w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 3), listę wdrożeń przemysłowych, dokonanych przez osoby wchodzące w skład Zespołu projektantów w ciągu ostatnich 5 lat (tj. od czerwca 2009 do czerwca 2014 r.). Nie muszą być to być wspólne wdrożenia przemysłowe osób tworzących Zespół projektantów. 4. Sposób oceny ofert: 4.1. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną w ust. 5. 4.2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające o których mowa w ust. 3 pkt 3.1) będzie dokonana wg kryteriów: tak - nie i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem go z postępowania. 4.3. Oferty spełniające wszystkie kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów rozstrzygających. 4.4. Sposób oceny ofert w ramach kryteriów rozstrzygających został przedstawiony w tabeli poniżej. Kryterium Sposób oceny UWAGI Całkowita cena netto wyrażona w złotych polskich za przeprowadzenie przez Zespół projektantów oraz eksperta 3 warsztatów oraz czynny udziału w 1 seminarium. Cena nie obejmuje kosztów druku prezentacji dla uczestników warsztatów i seminarium, które są kosztami Zamawiającego. Maksymalną liczbę punktów (30) otrzyma oferent, który zaoferuje najniższą całkowitą cenę netto za przeprowadzenie 3 warsztatów oraz za czynny udział w 1 seminarium. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: C= (O Najniższa /O Badana ) x 30 gdzie: - Każdy z warsztatów trwa 2 dni, łącznie po 18 godzin dydaktycznych zajęć. - Seminarium trwa 1 dzień, 5 godzin dydaktycznych, z czego czynny udział Zespołu projektantów trwać będzie maksymalnie 1 godzinę dydaktyczną. - Warsztaty i seminarium będą realizowane w 5
Liczba udokumentowanych przez Zespół projektantów wdrożeń przemysłowych w ostatnich 5 latach. C- liczba punktów przyznanych Oferentowi O Najniższa najniższa zaoferowana w postępowaniu cena O Badana cena zaoferowana w ofercie badanej Maksymalną liczbę punktów (70) otrzyma Zespół legitymujący się największą liczbą udokumentowanych wdrożeń przemysłowych w ostatnich 5 latach. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów. L= (L Oceniana / L Najwyższa ) x 70 gdzie: L- liczba punktów przyznanych Oferentowi L Najwyższa największa liczbą udokumentowanych przez Zespół projektantów wdrożeń przemysłowych w ostatnich 5 latach. L Oceniana liczba udokumentowanych przez Warszawie, w siedzibie Zamawiającego. - Podana przez Oferenta cena musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania niniejszego zamówienia, w tym koszty dojazdu, noclegów, opracowania materiałów szkoleniowych. Oferent ponosić będzie skutki błędów w ofercie wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia. Podana przez Oferenta cena nie obejmuje kosztu druku materiałów edukacyjnych dla uczestników warsztatów i seminarium. - Nie można składać ofert wariantowych. Komisja oceniająca oferty przyzna punkty na podstawie danych (nazwa produktu, firma produkująca/wdrażająca, rok wdrożenia do produkcji) przedstawionych w Formularzu ofertowym w pkt. 2 (załącznik nr 3). 6
Zespół projektantów wdrożeń przemysłowych w ostatnich 5 latach w ofercie ocenianej. 4.5. Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać oferent na podstawie kryteriów rozstrzygających to 100. 4.6. Zamawiający do realizacji Usługi wyłoni dwóch Oferentów, którzy zdobędą najwyższą liczbę punktów. 5. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty: 5.1. Ofertę należy sporządzić na załączonym druku Formularz ofertowy (załącznik nr 3). Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis: Oferta na zapytanie ofertowe poprowadzenie warsztatów i udział w seminarium Zespół projektantów wraz z ekspertem. 5.2. Oferta musi być podpisana przez uprawioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y reprezentującą/e Oferenta. Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać z załączonych do Oferty dokumentów, w szczególności dokumentu z właściwego rejestru (KRS, CEiIDG) lub z pełnomocnictwa, w przypadku jego udzielenia przez osobę/osoby do tego uprawnioną/e. 5.3. Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres: Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa (piętro II, pokój 200) 5.4. Termin składania ofert: do 27 sierpnia 2014 roku, do godziny 16:30. Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego. 5.5. Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia bez rozpatrzenia Oferty. 5.6. Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent. 6. Istotne warunki zamówienia 7
6.1. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni licząc od dnia wskazanego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym jako termin składania ofert. 6.2. Z Oferentami, których oferty będą najkorzystniejsze (tj. otrzymają najwyższą liczbę punktów), zostaną zawarte umowy. 6.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową. 6.4. Oferenci, których oferty zostaną uznane za najkorzystniejsze, po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze ich ofert przez Zamawiającego, są zobowiązani do zawarcia umowy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. W razie braku zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę. 6.5. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. 6.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia postępowania. 7. Kontakt z Zamawiającym 7.1 Każdy Oferent może zwrócić się do Zamawiającego drogą elektroniczną o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego. 7.2 Zamawiający będzie porozumiewać się z Wykonawcami drogą elektroniczną pod adresem e-mail: wbz_oferty@iwp.com.pl. 7.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi na pytania do dnia 22 sierpnia do godz. 12:00. Załączniki: Załącznik nr 1 Harmonogram warsztatów i seminariów Załącznik nr 2 Zakres merytoryczny warsztatów i seminariów Załącznik nr 3 Formularz ofertowy 8
Załącznik nr 1 Harmonogram zajęć Rok: 2014 2015 Terminy przeprowadzania warsztatów z ekspozycją studiów przypadków (wystawą) Seminarium 23-24 września 11 grudnia 10-11 lutego 14-15 kwietnia 12 marca 09-10 czerwca 14 maja 15-16 września 1 października 17-18 listopada Załącznik nr 2 Zakres merytoryczny warsztatów i seminariów Warsztat z ekspozycją studiów przypadków (wystawą) Celem warsztatów jest zdobycie umiejętności kierowania interdyscyplinarnymi zespołami wdrożeniowymi, a także zdobycie wiedzy z zakresu zarządzania rozwojem nowego produktu i prowadzenia procesu projektowania wzorniczego. Warsztaty kierowane są do kadry zarządzającej każdego szczebla w firmach, projektantów i osób wprowadzających nowe wdrożenia, a także do studentów oraz absolwentów uczelni wyższych zainteresowanych pracą w charakterze product managerów. Podstawą merytoryczną warsztatów jest metoda Design Thinking, zakładająca rozszerzenie metodyki powszechnie stosowanej w projektowaniu produktów na inne procesy występujące podczas wdrażania nowych, innowacyjnych przedsięwzięć. Etapy przebiegu procesu w metodzie Design Thinking to: właściwe rozpoznanie problemu i jego źródeł w firmie, poznanie potrzeb potencjalnych użytkowników produktu (rozpoznanie rynku), stworzenie prawidłowych założeń do przedsięwzięcia (tzw. brief), doprowadzenie do jak najszybszego powstania modeli, prototypów, badanie skuteczności użytkowej, technicznej i ekonomicznej proponowanych przez zespół rozwiązań, decyzja o wyborze najlepszego rozwiązania. Podczas warsztatów uczestnicy zapoznają się z kolejnymi etapami procesu, i będą przygotowywani do prowadzenia zespołu realizującego wdrożenie w macierzystej firmie. Szczególnie istotne jest 9
zrozumienie wagi koordynacji zadań członków zespołu różnych specjalności w kontekście skuteczności osiągnięcia celu. Każdy warsztat będzie trwał 2 dni, łącznie 18 godzin dydaktycznych. Przewidywana liczba uczestników 25 do 30 osób Seminarium Seminaria o charakterze informacyjno-dyskusyjnym z udziałem projektantów, przedsiębiorców, osób odpowiedzialnych za wdrożenie wzornictwa, zajmujących się finansowaniem procesów wzorniczych oraz zagadnieniami prawnymi w tym zakresie. Podczas seminariów uczestnikom zostaną przedstawione korzyści z rozwoju nowego produktu z udziałem wzornictwa na podstawie konkretnych przykładów, a także uczestnicy zostaną zapoznani z trendami światowymi. W tym celu zaproszeni zostaną goście zagraniczni i polscy - skuteczni projektanci, przedsiębiorcy i menedżerowie, szczególnie z doświadczeniem projektowania i wdrażania produktów w innych krajach. Czas trwania: 1 dzień 5 godzin dydaktycznych. Przewidywana liczba uczestników jednego seminarium: 100 osób. 10