WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III.431.74.2015 Kraków, 01.12.2015 r. Pan Maciej Ostrowski Burmistrz Miasta i Gminy Myślenice Ul. Rynek 8/9 32-400 Myślenice WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Urzędzie Miasta i Gminy Myślenice kontrolę realizacji Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch edycja 2014, której przedmiotem było rozliczenie pod względem finansowo-księgowym wykorzystania przekazanej dotacji oraz przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Kontrola została przeprowadzona w okresie od 27 lipca do 03 sierpnia 2015 r. przez Bartosza Wojtasa inspektora wojewódzkiego w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie upoważnienia o numerze 99/2015 z dnia 22.07.2015 r. Kontrolą objęto okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Zakres kontroli obejmował prawidłowość: I. Wykorzystania środków dotacji pod względem finansowym. II. Przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. W związku z przeprowadzoną kontrolą, ocenia się pozytywnie działalność Gminy w powyższym zakresie. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń dokonanych w czasie kontroli: 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 238 * fax 12 39 21 438 http://www.malopolska.uw.gov.pl
I. Wykorzystanie dotacji celowych przekazanych z budżetu państwa na realizację zadania finansowanego w ramach Resortowego Programu Maluch edycja 2014. Celem kontroli w zakresie prawidłowości wydatkowania przeznaczonych na inwestycję środków finansowych z budżetu państwa w 2014 r. było rozliczenie pod względem finansowo księgowym wykorzystania dotacji przekazanej z budżetu Wojewody Małopolskiego w 2014 r. na realizację zadania finansowanego w ramach Resortowego Programu Maluch. Resortowy program rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH zakładał dofinansowanie środkami z budżetu państwa działań gminy w zakresie: - utworzenia w 2014 r. nowych miejsc w instytucjach opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 oraz zapewnienie ich funkcjonowania (moduł 1) oraz - zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 tworzonych przez gminy do dnia 31 grudnia 2013 r. (moduł 2). W odpowiedzi na ogłoszony konkurs w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi do lat 3 MALUCH edycja 2014 Gmina złożyła ofertę w ramach modułu 2: zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 tworzonych przez gminy do dnia 31 grudnia 2013 r. Oferta konkursowa została złożona pismem z dnia 14.03.2014 r., znak: EKS.7330.4.1.2014, tj. w terminie określonym w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi do lat 3 MALUCH edycja 2014 (19.03.2014 r.). Całkowita wartość zadania zgodnie z przedmiotową ofertą wyniosła 111.118,00 zł, w tym: środki własne gminy 22.223,00 zł, wnioskowana kwota dotacji 88.895,00 zł. Gmina pismem z dnia 01.04.2014 r., znak: EKS.7330.4.2.2014 przekazała korektę oferty konkursowej, z godnie z którą całkowita wartość zadania wyniosła 111.118,00 zł, w tym: środki własne gminy 22.224,00 zł, wnioskowana kwota dotacji 88.894,00 zł. Zgodnie z ww. ofertą środki dotacji Gmina przeznaczyć miała na: wynagrodzenia osobowe pracowników (na 10 utworzonych miejsc): kwotę 55.580,00 zł, składki na ubezpieczenia społeczne: kwotę 9.504,00 zł, dodatkowe wynagrodzenie roczne: kwotę 4.146,00 zł, zakup energii: kwotę 5.208,00 zł, 2
zakup usług pozostałych: kwotę 1.160,00 zł. Zgodnie z umową Nr 7/M2/2014 zawartą w dniu 17.07.2014 r. pomiędzy Wojewodą Małopolskim a Gminą Myślenice na dofinansowanie zadania własnego z zakresu opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 przyznana została dotacja celowa w wysokości 75.598,00 zł w ramach działu 853 Pozostałe działania w zakresie polityki społecznej, rozdziału 85305 Żłobki, 2030 Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) i w działaniu wynikającym z budżetu zadaniowego 13.4.1.2 Rozwój instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. Zgodnie z 1 ust. 3 ww. umowy Gmina zobowiązała się do przeznaczenia na realizację zadania ze środków własnych kwotę 35.520,00 zł, co stanowi 31,97% wartości zadania, wynoszącej 111.118,00 zł. Zgodnie natomiast z 1 ust. 5 dotacja przeznaczona była na wydatki bieżące określone w art. 124 ust. 3 ustawy z dnia 29.08.2009 r. o finansach publicznych i nie mogła być przeznaczona na wydatki majątkowe, o których mowa w art. 124 ust. 4 tej ustawy. Zgodnie z 8 umowy dotacyjnej Nr 7/M2/2014 zawartej w dniu 17.07.2014 r. beneficjent zobowiązał się do zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi z udziałem środków z resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH edycja 2014, poprzez minimalny okres od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r. W przedmiotowym zakresie Dyrektor Żłobka Samorządowego w Myślenicach złożyła stosowne oświadczenia, z którego wynika, iż miejsca te zostały zapewnione do dnia 31.12.2015 r., zgodnie z cytowanym wyżej zapisem umowy dotacyjnej. Pismem nr WF-I.3111.18.5.2014 z dnia 09.06.20142013 r. Wydział Finansów i Budżetu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie poinformował Gminę, że zarządzeniem nr poz. Rej. 155/14 Wojewody Małopolskiego z dnia 08.06.2014 r. zwiększony został plan dotacji celowej z przeznaczeniem na dofinansowanie zadań własnych w zakresie ustalonym resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH edycja 2014 w dziale 853, rozdziale 85305, 2030, działaniu 13.4.1.2 o kwotę 75.598,00 zł. Zarządzeniem nr OA.0050.162.2014 Burmistrza Miasta i Gminy Myślenice z dnia 16.06.2014 r. dokonano zmiany w planie finansowym po stronie dochodów w rozdziale 85305 w 2030 o kwotę 75.598,00 zł oraz po stronie wydatków w rozdziale 85305 w 4010 o kwotę 55.580,00 zł, w 4110 9.504,00 zł, 4040 4.146,00 zł, 4260 5.208,00 zł, 4300 1.160,00 zł. 3
Środki dotacji przekazano Gminie w 5 transzach: w dniu 04.08.2014 r. kwota 51.798,00 zł, w dniu 03.09.2014 r. kwota 5.950,00 zł, w dniu 03.10.2014 r. kwota 5.950,00 zł, w dniu 05.11.2014 r. kwota 5.950,00 zł oraz w dniu 05.12.2014 r. kwota 5.950,00 zł. Analogicznie w 5 transzach Gmina przekazywała środki dotacji na rachunek bankowy Żłobka Samorządowego w Myślenicach w dniach: 06.08.2015 r., 04.09.2015 r., 06.10.2015 r., 06.11.2015 r. oraz 08.12.2015 r. Żłobek Samorządowy w Myślenicach powstał z dniem 1 sierpnia 2011 r. na podstawie uchwały nr 58/VIII/2011 Rady Miejskiej w Myślenicach z dnia 31.05.2011 r. w sprawie przekształcenia Placówki Opiekuńczo-Profilaktycznej dla Dzieci Zdrowych i Specjalnej Troski w Myślenicach w Żłobek Samorządowy w Myślenicach. Załącznikiem do ww. uchwały jest Statut Żłobka Samorządowego w Myślenicach. Zgodnie z ww. statutem Żłobek jest jednostką organizacyjną (jednostka budżetowa) Gminy powołaną do realizacji zadań Gminy w zakresie opieki nad dziećmi do lat 3. Żłobek jest jednostką budżetowa, której dochody i wydatki są objęte budżetem Gminy. Obsługę prawną Żłobka prowadzi Urząd Miasta i Gminy Myślenice. Obsługę finansowo-księgową Żłobka prowadzi Zespół Ekonomiki Oświaty w Myślenicach. Zespół Ekonomiki Oświaty w Myślenicach utworzony został Uchwałą nr 60/XI/2003 Rady Miejskiej w Myślenicach z dnia 30.05.2003 r. w sprawie utworzenia Zespołu Ekonomiki Oświaty w Myślenicach, zmienioną Uchwałą nr 354/LIV/2006 Rady Miejskiej w Myślenicach z dnia 19.10.2006 r. oraz Uchwałą nr 132/XVII/2011 Rady Miejskiej w Myślenicach z dnia 16.12.2011 r. Załącznikiem do powyższej uchwały jest Statut Zespołu Ekonomiki Oświaty w Myślenicach, który określa szczegółowe zasady organizacji i funkcjonowania tej jednostki. Zgodnie z art. 31 ww. statutu Zespół prowadzi ewidencję księgową m. in. dla Żłobka Samorządowego (rozdział 85305). Realizacja zadania sfinansowanego ze środków dotacji została ujęta w wyodrębnionej ewidencji księgowej (na koncie 977-853-85305-D Opieka nad dziećmi do 3 lat Maluch ). Ponadto wyodrębnioną ewidencję prowadzono również dla środków własnych przeznaczonych na realizacje zadania (na koncie 977-853-85305-G Opieka nad dziećmi do 3 lat Maluch ). Wykazane wydatki poniesione ze środków dotacji w łącznej wysokości 75.491,00 zł na realizację zadania w 2014 r. przedstawiały się następująco: - wynagrodzenia osobowe pracowników: 55.580,00 zł, - składki na ubezpieczenia społeczne: 9.504,00 zł, 4
- dodatkowe wynagrodzenie roczne: 4.146,00 zł, - zakup energii (prąd, gaz, woda): 5.208,00 zł, - zakup usług pozostałych (ścieki, wywóz nieczystości): 1.053,00 zł. Kontrolą objęto opisaną poniżej dokumentację źródłową, taką jak: faktury, rachunki, listy płac, przelewy, wyciągi bankowe. Szczegółowy spis dowodów księgowych objętych kontrolą stanowi akta kontroli. Objęte kontrolą dowody księgowe sprawdzone zostały pod względem formalnorachunkowym oraz merytorycznym i zatwierdzone do zapłaty przez osoby upoważnione, a ponadto zawierały wszystkie elementy określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) i były zgodne z uregulowaniami wewnętrznymi obowiązującymi w kontrolowanej jednostce. Na dzień 31.12.2014 r. w Żłobku Samorządowym w Myślenicach zatrudnionych było łącznie 21 osób, z tego: - dyrektor (1 etat), - intendent (1 etat), - opiekunka dziecięca (9 etatów), - kucharka (1 etat), - salowa (1,50 etatu), - pielęgniarka (1 etat), - dietetyczka (1 etat), - kierowca (1,50 etatu), - konserwator (0,50 etatu), - pomoc kuchenna (0,50 etatu), - sprzątaczka (1 etat). Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi w toku kontroli przez Dyrektora Żłobka Samorządowego w Myślenicach do rozliczenia kosztów kwalifikowanych opieki nad dziećmi z 4010 i 4110 (na 10 utworzonych miejsc zgodnie z ofertą konkursową) rozliczani byli następujący pracownicy: z całego etatu: dyrektor, 5
2 opiekunów zatrudnionych w okresie od 01.01.2014 r. do 31.08.2014 r., następnie w okresie od 01.09.2014 r. do 31.12.2014 r., kucharka, pielęgniarka, dietetyk, intendent, sprzątaczka, konserwator. Kontrola wykazała, że na wynagrodzenia brutto (w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne) pracowników Żłobka Samorządowego wydatkowano łącznie kwotę 87.832,00 zł, w tym ze środków dotacji 59.726,00 zł, natomiast ze środków własnych Gminy 28.106,00 zł. Na składki na ubezpieczenie społeczne wydatkowano łącznie kwotę 13.977,00 zł, w tym ze środków dotacji 9.504 zł, natomiast ze środków własnych Gminy 4.473 zł. Analizą w tym zakresie objęto listy plac, przelewy wynagrodzeń na osobiste rachunki bankowe pracowników, deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA, przelewy składek do ZUS i przelewy składek do Urzędu Skarbowego. Kontrola wykazała, że wynagrodzenia pracowników netto, przekazowe były w większości przypadków na osobiste rachunki bankowe. Część pracowników wynagrodzenie odbierała w kasie, co każdorazowo potwierdzane było własnoręcznym podpisem na liście plac. Należne składki ZUS od wynagrodzeń były zgodne z kwotami wynikającymi z poszczególnych deklaracji rozliczeniowych oraz z wysokością składek przekazanych w 2014 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Składki za dany miesiąc odprowadzane były w tym samym miesiącu lub do 15. dnia następnego miesiąca (za miesiąc grudzień w dniu 18.12.2014 r.), tj. z zachowaniem terminu określonego w art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.). Przelewy pobranych zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników odprowadzane były zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. Nr 361 z późn. zm.), tzn. w terminie do 20. dnia miesiąca 6
następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (za miesiąc grudzień w dniu 18.12.2014 r.). Ponadto kontrola wykazała, iż ze środków dotacji wydatkowano na realizację wydatków bieżących łącznie kwotę 6.261,00 zł, w tym: - na zakup energii ( 4260) kwotę 5.208,00 zł oraz - na zakup usług pozostałych ( 4300) kwotę 1.053,00 zł. Kwoty ujęte w ewidencji księgowej dotacji celowych prowadzonej do rozdziału 85305, 2030 są zgodne ze sprawozdaniem Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2014. Natomiast kwoty ujęte w ewidencji księgowej wydatków prowadzonej do rozdziału 85305, 4010, 4110, 4040, 4260 oraz 4300 są zgodne ze sprawozdaniem Rb-28S z wykonania planów wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2014. Dotacja w wysokości 75.598,00 zł została wykorzystana w 2014 r. w kwocie 75.491,00 zł, co stanowiło 68,03% kosztów kwalifikowalnych inwestycji. Kontrola wykazała, że Gmina wywiązała się z obowiązku przeznaczenia na realizację zadania środków własnych, wydatkując na ten cel kwotę 35.474,00 zł, co stanowiło 31,97% kosztów kwalifikowalnych, zgodnie z 1 ust. 3 i 6 umowy. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości 107,00 zł została zwrócona na rachunek bankowy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w dniu 31.12.2014 r. Zgodnie z 7 umowy w dniu 22 stycznia 2015 r. Gmina pismem z dnia 21.01.2015 r., znak: EKS.7330.4.7.2014 przekazała do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie sprawozdanie z realizacji zadania objętego kontrolą. Reasumując, środki z budżetu Wojewody przyznane na realizację zadania objętego kontrolą zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, a dokumentacja źródłowa potwierdza, że dotacja celowa została wydatkowana w odpowiednim dziale i rozdziale klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 7
Dokumenty objęte kontrolą spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Niemniej jednak w toku kontroli stwierdzono, że na dowodach księgowych zamieszczano błędne opisy dotyczące stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp). W przypadku faktur wystawianych przez Miejski Zakład Wodociągów i Kanalizacji sp. z o. o. zawierano zapis o stosowaniu ustawy, podczas gdy zamówienia udzielano bez zastosowania ustawy z uwagi na fakt, iż zlecano je podległym sobie podmiotom (spółkom komunalnym). W przypadku natomiast faktur wystawianych przez PGNiG S.A. (dostarczanie paliwa gazowego) zawierano zapis o zastosowaniu art. 67 ust 1 pkt 1 Pzp, podczas gdy stosowano art. 4 ust. 8 Pzp. Przedmiotową sprawę omówiono w toku kontroli z Dyrektorem Zespołu Ekonomiki Oświaty, w związku z czym odstępuje się od formułowania zalecenia pokontrolnego w tym zakresie. II. Ustalenia kontroli w zakresie przestrzegania zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), dalej: Pzp przedstawiają się następująco: Zgodnie z przedstawionym w toku kontroli wykazem zamówień publicznych udzielonych przez Gminę Myślenice w 2014 r., z wykorzystaniem środków dotacji przekazanych z budżetu Wojewody Małopolskiego (w zakresie zadań objętych kontrolą) w ramach wykorzystania dotacji na realizację Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch edycja 2014 udzielono następujących zamówień publicznych: 1. sprzedaż energii elektrycznej w rozumieniu ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne umowa z TAURON Sprzedaż sp. z o.o. zawarta w dniu 09.12.2013 r.; 2. kompleksowe dostarczanie paliwa gazowego umowa z PGNiG S.A. zawarta w dniu 01.01.2014 r.; 3. usługi w zakresie usuwania stałych odpadów komunalnych umowa z Rejonowym Przedsiębiorstwem Gospodarki Komunalnych Sp. z o. o. w Myślenicach zawarta w dniu 02.01.2014 r.; 8
4. dostawa wody i odprowadzanie ścieków do kanalizacji miejskiej umowa z Miejskim Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o. o. w Myślenicach zawarta w dniu 12.04.2015 r., zmieniona aneksem nr 1 z dnia 06.09.2011 r. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na zakup energii elektrycznej od 01.01.2014 r. do 31.12.2014 r. przeprowadził, jako Zamawiający zgodnie z art. 16 ust. 1 Pzp, Powiat Myślenicki na podstawie porozumienia w sprawie wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego na zakup energii elektrycznej w trybie przetargu nieograniczonego zawartego w Myślenicach w dniu 10.09.2013 r. Sygnatariuszem porozumienia była m.in. Gmina Myślenice. W zakresie pozostałych wymienionych wyżej zamówień publicznych ustalono w toku kontroli, iż zostały one udzielone prawidłowo bez zastosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). W przypadku zamówienia na dostawę wody i odprowadzanie ścieków do kanalizacji miejskiej udzielono tzw. zamówienia wewnętrznego, tj. umowę podpisano z Miejskim Zakładem Wodociągów i Kanalizacji sp. z o. o., który jest spółka komunalną, w której Gmina Myślenice posiada 100% udziałów. Możliwość udzielenia zamówienia publicznego w takim przypadku bez konieczności przeprowadzania procedury wyboru wykonawcy na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych potwierdza ustalone w tym zakresie orzecznictwo, w tym wyrok NSA z dnia 11.08.2005 r., sygn.. akt: II GSK 105/05 W przypadku natomiast zamówień na kompleksowe dostarczanie paliwa gazowego oraz usługi w zakresie usuwania stałych odpadów komunalnych odstąpiono od stosowania przepisów o zamówieniach publicznych na podstawie art. 4 pkt. 8 Pzp, z uwagi na fakt, iż wartość tych zamówień nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro. W przedmiotowym zakresie Dyrektor Zespołu Ekonomiki Oświaty w Myślenicach złożyła następujące wyjaśnienia: Umowę z PGNiG o dostarczenia paliwa podpisano na podstawie umowy z 2013 r., w której deklarowany przez Żłobek Samorządowy roczny pobór paliwa gazowego wynosi 8.000 m 3. Wartość zużycia gazu w roku 2013 wynosiła 36.696,35. W związku z czym na podstawie Art. 4 ust. 8 do zamówienia tej usługi nie jest stosowana ustawa PZP. Umowę z Rejonowym Przedsiębiorstwem Gospodarki Komunalnej na wywóz odpadów 9
komunalnych podpisano bez zastosowania ustawy PZP na podstawie Ustawy art. 4.8. Wartość przedmiotu zamówienia ustalono na podstawie umowy z 2013 r. kwota 4.312,88 zł.. Środki z budżetu Wojewody przyznane na realizację zadania objętego kontrolą zostały wydatkowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Z up. Wojewody Małopolskiego Sławomir Dyl Dyrektor Wydziału Organizacji i Kontroli 10