Pierwsze kroki z ClickMeeting www.clickmeeting.pl
Celem tego przewodnika jest pokazanie, jak szybko możesz przygotować wirtualny pokój, w którym odbędzie się Twoje pierwsze spotkanie online. Podpowiemy Ci także, jak przeprowadzać skuteczne prezentacje oraz uzyskiwać informację zwrotną od uczestników po zakończeniu wydarzenia. Spis Treści Wstęp Przygotowanie pokoju Organizowanie spotkania Planowanie spotkania Data i czas spotkania Rejestracja Zaproszenie uczestników Szczegóły spotkania Zapraszanie prezenterów i uczestników Przygotowanie spotkania Otwieranie wirtualnego pokoju Ustawienia urządzeń audio i wideo. Zarządzanie listą uczestników Zapraszanie dodatkowych uczestników Personalizacja wirtualnego pokoju 2
Prezentacja - pliki i multimedia Udostępnianie plików Udostępnianie interaktywnej tablicy Współdzielenie ekranu Uzyskiwanie informacji zwrotnej od uczestników spotkania Opinie uczestników podczas spotkania Prywatny czat Przeprowadzanie ankiet Wyświetlanie wyników ankiet Po spotkaniu Zakończenie spotkania Historia spotkania i statystki Pomoc i wsparcie 3
Wstęp Witaj w ClickMeeting platformie, dzięki której możesz organizować wideokonferencje i webinary oraz przeprowadzać prezentacje, nie odchodząc od biurka, oszczędzając czas i pieniądze. ClickMeeting to narzędzie proste w obsłudze bez względu na to, czy prowadzisz prezentację dla międzynarodowej publiczności rzędu 1000 uczestników, czy jest to jeden kluczowy klient. Nasze rozwiązanie pozwoli Ci na organizowanie wielu spotkań, począwszy od wewnętrznych konferencji ze współpracownikami na webinariach o globalnym zasięgu kończąc. Funkcjonalności dostępne w ClickMeeting umożliwią Ci natychmiastową wymianę informacji, ułatwią planowanie strategii oraz pozwolą na interakcję z odbiorcami poprzez dyskusje na czacie lub przeprowadzane ankiety. Wszystko to odbywa się z poziomu prostego w obsłudze panelu administracyjnego w koncie ClickMeeting, uzupełnionego o elementy pozwalające na personalizowanie spotkań z wykorzystaniem firmowej kolorystyki czy logo Twojej organizacji. Przygotowanie pokoju Przygotowanie wirtualnego pokoju, w którym odbędzie się spotkanie, jest niezwykle łatwe. ClickMeeting poprowadzi Cię krok po kroku, więc dodawanie plików, filmów wideo czy też personalizacja wyglądu spotkania jest szybkim do opanowania procesem. Organizowanie spotkania Zaloguj się do konta ClickMeeting i kliknij na zakładkę Spotkania. Z tego poziomu uzyskasz wgląd do wszystkich zaplanowanych spotkań lub webinariów. Po prawej stronie ekranu, kliknij w przycisk Nowe Spotkanie lub Nowa Konferencja. W przypadku obu wydarzeń, możesz zadecydować, czy spotkanie ma rozpocząć się natychmiast, czy też chcesz je zaplanować na później. 4
Planowanie spotkania Jeśli wybierzesz opcję Zaplanuj spotkanie, w oknie pojawią się jego szczegóły. Ustal nazwę pokoju, która będzie zawarta w adresie URL Twojego spotkania. Wpisz wiadomość powitalną, którą uczestnicy otrzymają po wejściu do wirtualnej poczekalni. W razie potrzeby, zabezpiecz dostęp do pokoju hasłem lub tokenem, który zostanie wygenerowany automatycznie przez nasz system i podany w zaproszeniu wysyłanym do Twoich gości. Jeśli chcesz podzielić się informacją o spotkaniu na swoim profilu w serwisie Facebook, zaznacz tę opcję. Data i czas Wybierz datę spotkania oraz godzinę jego rozpoczęcia. Ustal czas trwania wydarzenia. Uwzględnij różnice w strefach czasowych oraz to czy dany pokój ma być pokojem otwartym. 5
Rejestracja Wejdź w zakładkę Rejestracja. Aby umożliwić uczestnikom rejestrację przed spotkaniem, wybierz odpowiednią opcję. Zaznacz pola, które Twoi goście będą musieli wypełnić przy rejestracji. Opcjonalnie wpisz adres URL, na który po zakończonej rejestracji zostaną skierowani uczestnicy. Kliknij przycisk Utwórz spotkanie by zapisać je w panelu. Po tym kroku zobaczysz szczegóły spotkania, w których znajdziesz również informację dotyczącą możliwości uczestniczenia w nim za pomocą telefonu. Zapraszanie uczestników Proces zapraszania uczestników jest intuicyjny i szybki. Został skonstruowany tak, abyś nie ominął żadnego z wymaganych kroków. Szczegóły spotkania Przejdź do zakładki Spotkania, następnie wybierz spotkanie, na jakie chcesz zaprosić swoich odbiorców i wejdź w jego szczegóły. Na Twoim ekranie pojawi się okno zawierające szczegóły spotkania. 6
Zaproszenie prezenterów i uczestników Zaproś uczestników lub prezenterów, klikając w jedną z opcji kopiuj i wklej, zaproś z kontaktów, zaproś z rejestracji lub zaproś z social media. Na każdy zaproszony adres zostanie wysłane zaproszenie z opisem spotkania, datą i godziną oraz adresem URL. Przygotowanie spotkania Dzięki ClickMeeting uda Ci się zrobić wrażenie na uczestnikach, nawet jeśli nie masz wielkiego doświadczenia w przeprowadzaniu spotkań online. To Ty masz całkowitą kontrolę nad sposobem, w jaki zaprezentujesz przygotowane treści i sam decydujesz o sposobie interakcji ze swoimi gośćmi. Otwieranie wirtualnego pokoju Przejdź do zakładki spotkań. Wybierz z listy spotkanie, które chciałbyś rozpocząć i wejdź do pokoju. Pojawią się dwie opcje do wyboru: Rozpocznij spotkanie teraz lub Przygotuj spotkanie. Uczestnicy będą czekali w wirtualnej poczekalni aż do momentu, kiedy rozpoczniesz spotkanie. Ustawienia urządzeń audio i wideo Po wejściu do pokoju pojawi się okno pozwalające dostosować ustawienia kamery i wybrać mikrofon. Wybierz opcję, która zezwoli na ich uruchomienie. Jeśli Twój komputer jest wyposażony w więcej niż jedno urządzenie audio i wideo, wybierz z listy to, którego będziesz używał. Zamiast transmisji obrazu z kamery (widoku na żywo), możesz użyć opcji Avatar. Dodaj wcześniej plik ze zdjęciem lub zrób zdjęcie kamerą. Zdjęcie będzie widoczne dla Twoich uczestników. 7
W tym samym oknie możesz włączać i wyłączać zarówno obraz jak i dźwięk. Zarządzanie listą uczestników Z listy uczestników widocznej w pokoju uzyskasz informacje dotyczące lokalizacji oraz adresów e-mail uczestników. W tym oknie możesz także nadawać prawa prezentera poszczególnym osobom, blokować ich aktywność, a w razie konieczności, usunąć z pokoju. Prowadząc webinar, możesz też przyznać prawa audio lub wideo wybranym uczestnikom, jak również decydować o ich przywilejach oraz o tym, co zobaczą na swoich ekranach. 8
Zapraszanie dodatkowych uczestników W trakcie spotkania możesz zaprosić kolejne osoby. Po kliknięciu w przycisk Zaproś, zlokalizowany w oknie Lista Uczestników, wprowadź adresy e-mail tych osób, wpisując je kolejno po przecinku. Możesz także udostępnić link do spotkania poprzez jego dystrybucję na komunikatorze, jak również korzystając z serwisów społecznościowych takich jak Facebook, Twitter czy Linkedin. Personalizacja wirtualnego pokoju Podczas spotkania możesz dowolnie zmieniać wygląd pokoju poprzez minimalizowanie lub powiększanie wybranych przez siebie okien, a także dostosowanie opcji ich wyświetlania do swoich potrzeb. Wybrane ustawienia możesz również zapisać w celu ponownego użycia. Prezentacja pliki i multimedia Esencją ClickMeeting jest szybki przekaz informacji. Swoją prezentację możesz wzbogacić poprzez udostępnianie swojego pulpitu, interaktywnej tablicy czy wszelkiego rodzaju dokumenty w różnych formatach. Udostępnianie plików Po wybraniu funkcji prezentacji, otworzy się lista plików aktualnie znajdujących się w bibliotece. Wybierz odpowiedni dokument, który chcesz pokazać swoim uczestnikom. Jeśli zaznaczysz opcję Udostępnij, uczestnicy Twojego spotkania będą mogli zachować plik prezentacji na swoich komputerach. Dozwolone formaty plików, które możesz prezentować swoim uczestnikom, to: prezentacje w programie PowerPoint, zdjęcia, pliki audio i video oraz pliki.pdf,.doc,.xls i inne. Załadowanie ich oraz konwersja zajmuje jedynie kilka chwil. Jeśli chcesz pokazać uczestnikom filmik z serwisu YouTube, wystarczy kliknąć w ikonę YouTube i wpisać jego adres URL. 9
Udostępnianie interaktywnej tablicy Po otwarciu okna interaktywnej tablicy, pojawi się biała, pusta strona, która służy do rysowania różnych kształtów oraz zapisywania informacji w formacie tekstowym. Dzięki niej możesz wspólnie z uczestnikami pracować i wymieniać się pomysłami. Współdzielenie ekranu ClickMeeting umożliwia udostępnianie i współdzielenie ekranu z uczestnikami. Ponadto pozwala na udostępnienie wybranego ekranu bądź jego części ekranu lub jego fragmentu pozostałym uczestnikom. Dzięki tej funkcjonalności możesz pokazać innym na przykład działanie oprogramowania czy odtworzyć innego rodzaju pliki z własnego komputera. Za pierwszym razem program poprosi Cię o zgodę na zainstalowanie dodatku na Twoim komputerze. 10
Uzyskiwanie informacji zwrotnej od uczestników spotkania Zapoznanie się z opinią uczestników po spotkaniu jest niezwykle ważne dla obu stron. Tobie jako prezenterowi pozwoli lepiej spełnić ich oczekiwania podczas kolejnych spotkań, a Twoi odbiorcy będą mieli poczucie zainteresowania z Twojej strony jak i świadomość, że ich uwagi są dla Ciebie istotne. Opinie uczestników podczas spotkania W trakcie trwania spotkania uczestnicy mogą opisać swój aktualny status poprzez wykorzystanie do tego funkcji dostępnych w prawym dolnym rogu okienka listy uczestników: Status Podnieś rękę zawiadamia, że uczestnik chce zadać pytanie. Zgadzam się lub Nie zgadzam się informuje o opinii uczestnika w danym temacie. Poprzez status Mów głośniej lub Mów ciszej goście poinformują Cię, jeśli nie będą dobrze Cię słyszeć. W razie wystąpienia jakichkolwiek problemów, uczestnicy mogą skierować do Ciebie komunikat Potrzebuję pomocy Prywatny czat Jeśli potrzebna jest Twoja pomoc, możesz poprzez kliknięcie w imię danego uczestnika zaprosić go do prywatnego czatu. Uczestnik musi wyrazić na to zgodę, a jeśli to zrobi, otworzy się osobne okienko czatu. Przeprowadzanie ankiet Dowiedz się, co uczestnicy sądzą na dany temat, zapraszając ich do udziału w ankiecie lub głosowaniu. Dodatkowo możesz sprawdzać wiedzę swoich uczestników tworząc i udostępniając im punktowany test, któremu również możesz przypisać dostępny czas na odpowiedzi. Zalecamy przygotowanie takich ankiet odpowiednio wcześniej. Ankiety możesz również tworzyć w trakcie spotkania, a ich wyniki wyświetlić natychmiast lub zachować je na później. 11
Wyświetlanie wyników ankiet Po zakończonym głosowaniu istnieje możliwość opublikowania jego wyników, które natychmiast zostaną wyświetlone na ekranach uczestników. Każda z odpowiedzi wyodrębniona jest innym kolorem oraz przedstawiona w formie wykresu, co pozwoli na szybką weryfikację odpowiedzi przez obie strony. Jeśli jednak szczegóły głosowania oraz ich wyniki są tajne, organizator może ich nie publikować. Wyniki ankiet są również dostępne w statystykach spotkania po jego zakończeniu. Po spotkaniu ClickMeeting zapewnia niezbędne narzędzia, takie jak nagrywanie spotkań czy statystyki, za pomocą których możesz prześledzić szczegóły minionych spotkań oraz udoskonalać kolejne. 12
Zakończenie spotkania Kliknij w przycisk Zakończ spotkanie w prawym górnym rogu. Możesz również opuścić pokój, pozostawiając w nim uczestników, którzy mogą w tym czasie korzystać z materiałów przez Ciebie udostępnionych lub prowadzić dyskusje między sobą na czacie. Historia spotkania i statystyki Statystyki dostępne są w panelu Twojego konta po każdym zakończonym spotkaniu. Istnieje możliwość wygenerowania ich w formie szczegółowego raportu. Zawarta w nim analiza szczegółów spotkania oraz jego uczestników pomoże Ci usprawnić procesy związane z organizacją kolejnych webinarów/spotkań. Statystyki dzielą się na dwie części: szczegóły spotkania i szczegóły uczestnika. Raport generowany jest w formacie.pdf, dane uczestników można też wyeksportować do pliku.xls lub.csv, w zależności od potrzeb. Pomoc i wsparcie ClickMeeting dostarcza narzędzia oraz materiały edukacyjne, które pomogą Ci osiągnąć zamierzone cele podczas spotkań online. Nasz zespół konsultantów telefonicznych pomoże Ci w razie jakichkolwiek problemów lub wątpliwości. Wystarczy skierować się do sekcji Pomoc, by uzyskać potrzebne informacje oraz wsparcie. Zapoznaj się także z naszymi materiałami edukacyjnymi oraz instrukcjami, które krok po kroku poprowadzą Cię przez proces obsługi naszej platformy. Jesteśmy dostępni 6 dni w tygodniu pod numerem telefonu: (58) 735 65 45. Nasi konsultanci dostępni są również na czacie oraz pod adresem mailowym dostępnym na naszej stronie internetowej www.clickmeeting.pl 13