Zarządzanie projektami w NGO Warsztaty dla Grupy Nowe Technologie Federacja Organizacji Służebnych MAZOWIA 4 września 2012 Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Kim jestem? Marek Słowiński Specjalizuje się w projektach, które realizowane są na pograniczu różnych obszarów - IT, marketing, NGO. Przez 12 lat pracy zawodowej miałem okazję uczestniczyć zarówno w projektach związanych z analizą i budową rozwiązań IT jak i realizacją projektów internetowych dla biznesu (Aviva, PZU, TP S.A,. TVN S.A. i inne). Od 2007 roku prowadzę firmę MrWeb, która świadczy profesjonalne usługi w zakresie doradztwa i realizacji projektów informatycznych. Dostarcza wiedzę i zasoby do efektywnego prowadzenia działań w internecie. Od 2009 roku współpracuję z organizacjami z trzeciego sektora Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego, Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, Polski Klubu Adventure Racing, Fundacja TechSoup. slajd 2
Poznajmy się Przedstaw się Jakie są Twoje doświadczenia w zakresie projektów IT slajd 3
Czym jest projekt? Projekt to indywidualne lub wspólne przedsięwzięcie, zaplanowane tak aby osiągnąć konkretny cel slajd 4
Czym jest zarządzanie projektami? Zarządzanie projektem to próba zapanowania nad trójkątem: zakres, czas, koszty Jest też czwarty element - jakość slajd 5
Czym jest kierowanie projektem? Kierowanie projektem to zorganizowanie i zarządzanie działaniami w kierunku realizacji konkretnego celu. Można przy tym zastosować szereg podejść: Podejście "tradycyjne" identyfikuje sekwencje kroków, jakie muszą zostać wykonane i stara się przewidzieć wszystkie ryzyka wpływające na zmiany w projekcie Podejście adaptacyjne traktuje projekt jako zbiór zadań do realizacji i akceptuje ryzyko pojawienia się zmian w projekcie slajd 6
Kroki prowadzące do sukcesu Zrozumiem celu działań i zebranie wymagań Identyfikacja osób decyzyjnych i zainteresowanych realizacją działań Zaplanowanie: zakresu, czasu, kosztów (i jakość) oraz określenie hierarchii ich ważności Określenie osób uczestniczących w projekcie i wyraźne wskazanie sponsora projektu Przyjęcie określonego sposobu kierowania metodyki zarządzania projektami (PMBOK, Prince2, APM) Ustalenie rytmu prac Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna slajd 7
Kroki prowadzące do sukcesu a najważniejsze jest nie zapominanie po co realizujemy projekt..zrealizować określony cel zamiast przeprowadzić proces zgodnie z określoną metodyką slajd 8
Prowadzenie projektu w NGO tyle teorii a jak wygląda praktyka* * na podstawie doświadczeń zebranych przy budowie serwisów internetowych dla organizacji z trzeciego sektora slajd 9
Prowadzenie projektu w NGO Dynamicznie zmieniające się warunki wewnątrz projektu jak i w otoczeniu Sezonowość początek roku pozyskiwanie grantów, koniec realizacja i rozliczanie projektów slajd 10
Prowadzenie projektu w NGO Luźne przypisanie osób do projektu, ale równocześnie duże ich zaangażowanie w sprawę Demokracja podczas określania wymagań i różne spojrzenie na cel projektu slajd 11
Prowadzenie projektu w NGO Brak doświadczenia w realizowaniu projektów IT (internetowych) przy równoczesnym dużym doświadczeniu w realizacji projektów grantowych Świadomość konieczności ewaluacji realizowanych działań slajd 12
Jak realizować projekt w NGO? Środowisko NGO jest bardzo podobne do środowiska internetowego, dynamiczne i nie przewidywalne, wymaga działania w warunkach niepewności Dla tego sprawdza się podejście adaptacyjne podejście Agile slajd 13
Czym jest podejście Agile? Agile (APM) było pierwotnie metodą zarządzania procesem wytwarzania oprogramowania* obecnie jest to szersze podejście do zarządzania, które można określić jako filozofia Agility * Podstawą tej metody jest Manifest Tworzenia Zwinnego Oprogramowania http://agilemanifesto.org/iso/pl/ slajd 14
Czym jest podejście Agile? Skupienie na celu robić tylko to, co ma wartość zaczynając od najbardziej wartościowych elementów Podejście iteracyjne wartości dostarczane są szybko, a następnie adaptowane Reagowanie na zmiany - informacje zwrotne pozwalają weryfikować działania i adaptować zakres dalszych działań Akceptacja ryzyka jako stałego elementu działań Postawienie na ludzi i współpracę Komunikacja na różnych poziomach slajd 15
Czym jest podejście Agile? Lekka metodyka nie oznacza wcale lekkiego podejścia do zarządzania projektem Korzysta z różnych narzędzi do prowadzenia projektów slajd 16
Na marginesie Lekkie metodyki promują organizację i zarządzanie czasem pracy (Getting Things Done, Personal Kanban) http://pl.wikipedia.org/wiki/getting_things_done http://www.personalkanban.com slajd 17
Agile w praktyce Biblioteki.org - funkcjonalności CMS Newsletter Wirtualny Segregator i obsługa Programu Rozwoju Bibliotek Baza Bibliotek Ankiety Konkursy Obsługa szkoleń Ekstranet slajd 18
Agile w praktyce Biblioteki.org iteracje (prace trwały 10 miesięcy start serwisu po 6 miesiącach, iteracja 2 tygodnie) iteracja 0, 1, 2 - analiza zakończona przygotowaniem biznes planu iteracja 3,4 - ustalenie budżetu i harmonogramu, iteracje 5, 6 - spis wymagań oraz wybór wykonawcy iteracja 7,8 - modyfikacja dotychczasowej koncepcji, równolegle prace programistyczne iteracja 9 - projekt graficzny, prace programistyczne iteracja 10 - projekt graficzny, prace programistyczne iteracja 11 - testy nowego serwisu iteracja 12 - start nowego serwisu biblioteki.org iteracja 13, 14 - dopracowanie i uruchomienie kolejnych modułów (wirtualny segregator) iteracja 15, 16, 17 - dopracowanie i uruchomienie kolejnych modułów (ekstranet) slajd 19
Pytania? Czy TYLKO w projektach informatycznych można stosować podejście Agile? slajd 20
Książki Zarządzanie projektami IT. Przewodnik po metodykach. Autor: Adam Koszlajda APM Agile Project Management. Jak Tworzyć Innowacyjne Produkty Autor:Jim Highsmith Metoda Lean Startup. Wykorzystaj innowacyjne narzędzia i stwórz firmę, która zdobędzie rynek Autor: Eric Ries slajd 21
Dziękuję Marek Słowiński marek.slowinski@mrweb.pl www.mrweb.pl Federacja Organizacji Służebnych MAZOWIA ul. Żytnia 16 lok. 31 01-014 Warszawa tel.: 22 652 22 66 e-mail: mazowia@mazowia.org.pl slajd 22